Procedimentos para solicitações e registro de demandas - 04-03-2022


1	ANEXO I
2	Procedimentos para solicitações e registro de demandas para aquisições de materiais, equipamentos, mobiliários, acervo bibliográfico ou contratação de serviços
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4	Fase	Etapas		Observações	Responsável
5	Planejamento interno dos requisitantes e registro da demanda	1	Planejar e analisar as necessidades do setor anualmente, no período correspondente à elaboração do Plano de Contratações Anual - PCA	Cada setor deve se organizar para identificar os itens e serviços necessários para o seu adequado funcionamento. O setor de almoxarifado fica responsável pelos itens comuns e de uso geral (material de escritório, limpeza, etc). Os setores devem então identificar os itens específicos de sua área de atuação como, por exemplo, os materiais de laboratório ou ainda itens que não são armazenados no almoxarifado do campus.	Responsável pela utilização do material, serviço ou equipamento
6		2	Definir os itens, quantidades e justificativas da necessidade e das quantidades	Após a identificação das necessidades, cada setor deve elaborar a justificativa adequada para a aquisição de itens ou contratação de serviços, procurando demonstrar a correlação da demanda com as atribuições/responsabilidades/competências do setor e com os interesses institucionais. Devem-se evitar justificativas demasiadamente sucintas, para evitar dúvidas sobre as reais motivações da demanda. Deve ainda, justificar de forma concreta a quantidade pretendida com critérios objetivos, como consumo histórico ou previsão de aumento de demanda (como a oferta de novo curso, por exemplo).	Requisitante
7		3	Verificar procedimentos do núcleo acadêmico, do departamento acadêmico ou diretoria sistêmica, caso necessário	Seguir as determinações do setor, caso existam, antes do registro da demanda no PGC. Dar ciência e solicitar autorização do núcleo e departamento acadêmico ou diretoria sistêmica	Requisitante
8		4	Materiais, equipamentos e serviços de Tecnologia da Informação devem ser registrados no Sistema de Gestão de Demandas do Campus Juiz de Fora	Sistema de Gestão de Demandas (o acesso deve ser solicitado à Coordenação de TI)	Requisitante
9		5	Solicitar parecer técnico do setor competente quando a aquisição/contratação envolver instalação de equipamentos, alteração de layout de sala ou laboratório, intervenção ou modificação de ambiente que envolva serviços de engenharia, entre outros.	Seguir as determinações do setor competente	Requisitante
10		6	Registrar a necessidade de todos os itens no Documento de Formalização da Demanda - DFD no sistema com acesso pelo compras.gov.br	Seguir as orientações do Novo PGC	Requisitante
11		6		O registro da demanda no DFD/PGC finaliza a fase de planejamento interno dos requisitantes. A partir das demandas registradas será elaborado o Calendário de Contratações do Campus Juiz de Fora e então inicia-se a fase de planejamento da licitação, com a participação dos requisitantes. O atendimento das demandas registradas dependerá da análise das prioridades, justificativas inseridas no DFD e disponibilidade orçamentária.	Requisitante
12		7	Análise das demandas registradas no DFD/PGC, prioridades e justificativas	Os DFD's lançados no sistema serão analisados pelo setor de licitações e autorizados pela autoridade competente para a incusão no Plano de Contratações Anual - PCA.	Direção-Geral, Diretoria de Administração e Planejamento, Coordenação de Licitações e demais diretorias sistêmicas
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14	Planejamento Unificado do IF Sudeste MG	1	Elaboração do Calendário de Contratações Unificado com a definição dos campi responsáveis por cada processo licitatório previsto	A partir do registro das necessidades no sistema DFD/PGC será elaborado o Calendário de Contratações do IF Sudeste MG com as datas previstas para o processo licitatório de cada objeto	Pró-Reitoria de Administração em conjunto com os setores de licitação de cada campus
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16	Planejamento Específico do Campus Juiz de Fora	1	Elaboração do Calendário de Contratações do Campus Juiz de Fora, de acordo com os lançamentos das demandas e definições do Calendário Unificado do IF Sudeste MG	Calendário do Campus Juiz de Fora disponível na página da Diretoria de Administração e Planejamento	Diretoria de Administração e Planejamento e Coordenação de Licitações do Campus Juiz de Fora
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18	Planejamento para a Execução do Processo Licitatório	a) Campus Juiz de Fora como gerenciador do processo, conforme definido no Calendário de Contratações
19		1	Elaboração de planilha com os itens e quantidades do Campus Juiz de Fora, contendo a relação de todos os itens definidos pelos requisitantes do campus	Modelo de planilha	Requisitante
20		2	Encaminhar a planilha com os itens para a Coordenação de Licitações para divulgação junto aos demais campi	Os demais campi que se interessarem em participar do processo poderão incluir suas quantidades. Caso queiram incluir novos itens, os campi devem elaborar a justificativa para a aquisição, elaborar o ETP (se for o caso), descrever adequadamente os itens e realizar pesquisa de preços.	Requisitante
21		3	Divulgação da planilha com os itens no e-mail do grupo de licitações		Coordenação de Licitações
22		4	Elaborar o Documento de Oficialização da Demanda - DOD do Campus Juiz de Fora	Modelo de DOD - Materiais	Requisitante
23		4		Modelo de DOD - Serviços	Requisitante
24		5	Solicitar dos campi participantes o envio do Documento de Oficialização da Demanda - DOD	O documento deve ser preferencialmente digitado diretamente no SIPAC (Dica: elaborar no Word e copiar e colar no SIPAC)	Coordenação de Licitações
25		6	Envio dos DOD's dos campi para o requisitante		Coordenação de Licitações
26		7	Encaminhar a planilha final com a manifestação dos campi participantes e os DOD's para o setor requisitante		Coordenação de Licitações
27		8	Abertura de processo administrativo de demanda no SIPAC com a inclusão do Documento de Oficialização da Demanda - DOD de todos os campi participantes	O DOD deve ser preferencialmente digitado diretamente no SIPAC (Dica: elaborar no Word e copiar e colar no SIPAC) O DOD deve ser assinado pelo requisitante e pela chefia imediata, que irá aprovar a demanda.	Requisitante
28		9	Ofício Interno dentro do processo encaminhando a demanda para a Diretoria de Administração e Planejamento, para conhecimento e providências		Requisitante
29		10	Tramitar o processo para a Diretoria de Administração e Planejamento	A Diretoria de Administração e Planejamento irá analisar o DOD e encaminhar para a Direção-Geral autorizar o prosseguimento da demanda	Requisitante
30		11	Solicitação de autorização da Direção-Geral para prosseguimento da demanda e participação no processo gerenciado por outro campus		Diretoria de Administração e Planejamento
31		12	Autorização da Direção-Geral para prosseguimento da demanda e aprovação do DOD		Direção-Geral
32		13	Tramitar o processo para o requisitante		Diretoria de Administração e Planejamento
33		14	Elaborar o Estudo Técnico Preliminar - ETP Digital no sistema com acesso pelo compras.gov.br e, após, inserir no SIPAC	Perguntas e Respostas sobre o ETP Digital: https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/perguntas-frequentes/etp-digital	Requisitante
34		15	Elaborar o Termo de Referência com base no ETP e a Matriz de Riscos, dentro do processo no SIPAC (ou anexando o arquivo devidamente assinado via gov.br)	Deve ser utilizada a minuta padrão da AGU mais atualizada:	Requisitante
35				Minuta para Compras (materiais e equipamentos) - Lei 8.666/93
36				Minuta para Serviços não continuados - Lei 8.666/93
37				Matriz de Riscos a ser implementada pela Nova Lei de Licitações
38		16	Elaborar a Pesquisa de preços de acordo com a IN 73/2020 (para a Lei 8.666/93) ou IN 65/2021 (para a Lei 14.133/21), anexando os arquivos no SIPAC	IN 73/2020 - Lei 8.666/93	Requisitante
39				IN 65/2021 - Lei 14.133/21
40				Video com orientações sobre pesquisa no Painel de Preços (Elaborado por: Departamento de Material e Patrimônio (DMP/UFG))
41				Modelo de solicitação de orçamento diretamente com fornecedor
42				Painel de Preços
43				Manual do Painel de Preços
44		17	Elaborar Planilha Comparativa com a pesquisa de preços, inserindo como anexo em PDF no processo administrativo do SIPAC.	Modelo de planilha	Responsável por ter realizado a pesquisa de preços. Pode ser mais de uma pessoa.
45		18	Elaborar declaração e justificativas sobre a pesquisa de preços, dentro do processo no SIPAC	Modelo de análises e justificativas sobre a pesquisa de preços com base na IN 73/2020	Responsável por ter realizado a pesquisa de preços. Pode ser mais de uma pessoa.
46		19	Consolidar a planilha de itens com a participação de outros campi, quantidades e valores estimados de acordo com a pesquisa de preços, anexando a versão final no processo administrativo no SIPAC		Requisitante
47		20	Inserir comprovante da previsão no PCA (Lei 14.133/21) ou PAC (Lei 8.666/93), extraído do sistema PGC	Caso necessário poderá ser solicitato para a Coordenação de Licitações	Requisitante
48		21	Elaborar Declaração e Justificativas caso haja algum item sem previsão ou incluído após a data limite no PCA ou PAC		Requisitante
49		22	Inserir no processo documento do tipo Ofício Interno, encaminhando a demanda para a Diretoria de Administração e Planejamento, para conhecimento e providências		Requisitante
50		23	Tramitar o processo para a Diretoria de Administração e Planejamento	A Diretoria de Administração e Planejamento irá analisar os documentos do processo e encaminhar para a Coodenação de Licitações para o prosseguimento da demanda	Requisitante
51		24	Ofício Interno inserido dentro do processo encaminhando a demanda para a Coordenação de Licitações, para conhecimento e providências		Diretoria de Administração e Planejamento
52		25	Tramitar o processo para a Coordenação de Licitações	A Coordenação de Licitações irá consolidar as informações de todos os campi participantes e realizar os procedimentos internos necessários à execução da licitação	Diretoria de Administração e Planejamento
53		26	Análise dos documentos do processo administrativo de demanda	A Coordenação de Licitações irá analisar os documentos, definir a modalidade de licitação e solicitar a aprovação do Termo de Referência e autorização da Direção -Geral para a abertura de processo de licitação	Coordenação de Licitações
54		27	Solicitação de aprovação do Termo de Referência e autorização da Direção-Geral para a abertura de processo licitatório		Coordenação de Licitações
55		28	Análise dos documentos e aprovação do Termo de Referência e autorização da Direção-Geral para abertura do processo licitatório		Direção-Geral
56		29	Tramitar o processo para a Coordenação de Licitações		Direção-Geral
57		b) Outro campus como gerenciador do processo, conforme definido no Calendário de Contratações
58		1	Coordenação de Licitações encaminha para o setor requisitante a planilha com os itens definidos pelo campus gerenciador do processo		Coordenação de Licitações
59		2	Análise da planilha encaminhada	Os requisitantes deverão incluir suas quantidades na planilha. Caso queiram incluir novos itens, os requisitantes devem elaborar a justificativa para a aquisição, descrever adequadamente os itens e realizar pesquisa de preços.	Requisitante
60		3	Elaborar o Documento de Oficialização da Demanda - DOD do Campus Juiz de Fora	Modelo de DOD - Materiais	Requisitante
61				Modelo de DOD - Serviços
62				O DOD deve ser elaborado com os mesmos itens da planilha compartilhada e que o requisitante tenha inserido quantidades. O documento deve ser digitado diretamente no SIPAC (Dica: elaborar no Word e copiar e colar no SIPAC) O documento deve ser assinado pelo requisitante e pela chefia imediata, que irá aprovar a demanda.
63		4	Abertura de processo administrativo de demanda no SIPAC com a inclusão do DOD do Campus Juiz de Fora		Requisitante
64		5	Ofício Interno dentro do processo encaminhando a demanda para a Diretoria de Administração e Planejamento, para conhecimento e providências		Requisitante
65		6	Tramitar o processo para a Diretoria de Administração e Planejamento	A Diretoria de Administração e Planejamento irá analisar o DOD e encaminhar para a Direção-Geral autorizar o prosseguimento da demanda	Requisitante
66		7	Solicitação de autorização da Direção-Geral para prosseguimento da demanda e participação no processo gerenciado por outro campus		Diretoria de Administração e Planejamento
67		8	Autorização da Direção-Geral para prosseguimento da demanda e aprovação do DOD		Direção-Geral
68		9	Ofício Interno dentro do processo encaminhando a demanda para a Coordenação de Licitações, para conhecimento e providências		Diretoria de Administração e Planejamento
69		10	Tramitar o processo para a Coordenação de Licitações		Diretoria de Administração e Planejamento
70		11	Coordenação de Licitações encaminha o DOD do Campus Juiz de Fora para o campus gerenciador	O campus gerenciador do processo irá consolidar as informações de todos os campi participantes e realizar os procedimentos internos necessários à execução da licitação	Coordenação de Licitações
71		c) Outro órgão como gerenciador do processo (participação em Intenção de Registro de Preços - IRP)
72		1	Diretoria, departamento ou coordenação toma conhecimento da IRP e analisa a necessidade de participação	O setor requisitante deve avaliar a viabilidade e a necessidade de participação, justificando as quantidades e a necessidade da participação na IRP	Diretoria de Administração e Planejamento
73		2	Elaborar o Documento de Oficialização da Demanda - DOD do Campus Juiz de Fora	Modelo de DOD - Materiais	Requisitante
74				Modelo de DOD - Serviços
75				O DFD deve ser elaborado com os mesmos itens da IRP pretendida. O documento deve ser digitado diretamente no SIPAC (Dica: elaborar no Word e copiar e colar no SIPAC) O documento deve ser assinado pelo requisitante e pela chefia imediata, que irá aprovar a demanda.
76		3	Abertura de processo administrativo de demanda no SIPAC com a inclusão do DOD do Campus Juiz de Fora		Requisitante
77		4	Ofício Interno dentro do processo encaminhando a demanda para a Diretoria de Administração e Planejamento, para conhecimento e providências		Requisitante
78		5	Tramitar o processo para a Diretoria de Administração e Planejamento	A Diretoria de Administração e Planejamento irá analisar o DOD e encaminhar para a Direção-Geral autorizar o prosseguimento da demanda	Requisitante
79		6	Solicitação de autorização da Direção-Geral para prosseguimento da demanda e participação no processo gerenciado por outro campus		Diretoria de Administração e Planejamento
80		7	Autorização da Direção-Geral para prosseguimento da demanda e aprovação do DOD		Direção-Geral
81		8	Ofício Interno dentro do processo encaminhando a demanda para a Coordenação de Licitações, para conhecimento e providências		Diretoria de Administração e Planejamento
82	9	Tramitar o processo para a Coordenação de Licitações		Diretoria de Administração e Planejamento
83	10	Coordenação de Licitações deverá efetuar os lançamentos no sistema compras.gov.br		Coordenação de Licitações
84	11	Coordenação de Licitações deverá acompanhar a aceitação por parte do órgão gerenciador e registrar no processo aberto pelo requisitante		Coordenação de Licitações
85
86	Execução do Proceso Licitatório	Campus Juiz de Fora como gerenciador do processo, conforme definido no Calendário de Contratações
87		1	Abertura do processo licitatório	O processo administrativo de demanda estará apensado ao processo licitatório	Coordenação de Licitações
88		2	Elaboração do Edital e demais documentos necessários para análise jurídica		Coordenação de Licitações
89		3	Encaminhamento do processo para análise e parecer jurídico		Coordenação de Licitações
90		4	Análise do parecer jurídico e ajustes caso necessário		Coordenação de Licitações
91		5	Publicação do edital de licitação e agendamento da sessão pública		Coordenação de Licitações
92		6	Atualização do Calendário de Contratações do Campus Juiz de Fora com a informação do processo administrativo de licitação e data prevista para a homologação		Coordenação de Licitações
93		7	Análise das propostas e habilitação dos fornecedores		Coordenação de Licitações
94		8	Adjudicação dos fornecedores		Coordenação de Licitações
95		9	Encaminhamento do processo para análise e homologação por parte da Direção-Geral		Coordenação de Licitações
96		10	Homologação do processo		Direção-Geral
97		11	Elaboração de atas de registro de preço e assinatura por parte do fornecedor	Após a assinatura da ata os itens estarão aptos a serem empenhados	Coordenação de Licitações
98		12	Acompanhamento do andamento do processo por parte do requisitante	O requisitante deve acompanhar o processo administrativo no SIPAC, conforme disponibilizado no Calendário de Contratações do Campus Juiz de Fora	Requisitante
99		Outro campus como gerenciador do processo, conforme definido no Calendário de Contratações
100		1	Análise dos documentos do processo administrativo de demanda		Coordenação de Licitações do campus gerenciador
101		2	Solicitação de aprovação do Termo de Referência e autorização da Direção-Geral para a abertura de processo licitatório		Coordenação de Licitações do campus gerenciador
102		3	Análise dos documentos e aprovação do Termo de Referência e autorização da Direção-Geral para abertura do processo licitatório		Direção-Geral do campus gerenciador
103		4	Abertura do processo licitatório	O requisitante poderá consultar o número do processo licitatório no Calendário de Compras do Campus Juiz de Fora, divulgado na página do DAP no Portal Institucional, seção Transparência.	Coordenação de Licitações do campus gerenciador
104		5	Elaboração do Edital e demais documentos necessários para análise jurídica		Coordenação de Licitações do campus gerenciador
105		6	Encaminhamento do processo para análise e parecer jurídico		Coordenação de Licitações do campus gerenciador
106		7	Análise do parecer jurídico e ajustes caso necessário		Coordenação de Licitações do campus gerenciador
107		8	Publicação do edital de licitação e agendamento da sessão pública		Coordenação de Licitações do campus gerenciador
108		9	Coordenação de Licitações do Campus Juiz de Fora atualiza o Calendário de Contratações com a informação do processo administrativo de licitação do campus gerenciador		Coordenação de Licitações do Campus Juiz de Fora
109		10	Análise das propostas e habilitação dos fornecedores		Coordenação de Licitações do campus gerenciador
110		11	Adjudicação dos fornecedores		Coordenação de Licitações do campus gerenciador
111		12	Encaminhamento do processo para análise e homologação por parte da Direção-Geral		Coordenação de Licitações do campus gerenciador
112		13	Homologação do processo		Direção-Geral do campus gerenciador
113		14	Elaboração de atas de registro de preço e assinatura por parte do fornecedor	Somente após a assinatura da ata os itens estarão aptos a serem empenhados	Coordenação de Licitações do campus gerenciador
114		15	Acompanhamento do andamento do processo por parte do requisitante	O requisitante deve acompanhar o processo administrativo no SIPAC, conforme disponibilizado no Calendário de Contratações do Campus Juiz de Fora	Requisitante
115
116	Notas de revisão
117	Versão:	1
118	Data da versão:	22/06/2022
119	Atualizado por:	Diretoria de Administração e Planejamento