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1 | Betroffene | Zweck | Daten | Speicherort | Dauer der Speicherung / Löschfristen | Empfänger & Verarbeiter | Übermittlung an Drittländer | Sicherung | Transparenz / Informationen | Verfahren Rechte der Betroffenen | |||||||||||||||||
2 | Interessenten | Kontaktaufnahme | Mailadresse | vpn geschützter Hochschulserver | 1 Jahr | AHP | - | Externe Festplatte | Wir informieren in der ersten Mail nach Kontaktaufnahme durch den Interessenten | Verfahren 1, 2, 3 | |||||||||||||||||
3 | Name | vpn geschützter Hochschulserver | dto | dto | - | dto | dto | ||||||||||||||||||||
4 | Teilnehmer/ Bewerber für den M.A. | Zugangsprüfung | Letztes Abschlusszeugnis | vpn geschützter Hochschulserver | 2 Jahre nach Abschluss des Masters/ Besuch des letzten Weiterbildungsmoduls/ | dto | - | dto | Einverständniserklärungen werden bei Anmeldemail mitgesendet | ||||||||||||||||||
5 | Lebenslauf | vpn geschützter Hochschulserver | dto | dto | - | dto | dto | ||||||||||||||||||||
6 | Ausstellen der Zertifikate | Geburtsdatum und –ort | vpn geschützter Hochschulserver/ Ordner, Schrank | 10 Jahre nach Abschluss des Masters/ Besuch des letzten Weiterbildungsmoduls | dto | - | dto | dto | |||||||||||||||||||
7 | In welchem Semester welches Modul belegt wurde | dto | dto | dto | - | dto | dto | ||||||||||||||||||||
8 | Vor- und Nachname | dto | dto | dto | - | dto | dto | ||||||||||||||||||||
9 | Note | vpn geschützter Hochschulserver/ Ordner, Schrank | dto | dto | - | dto | dto | ||||||||||||||||||||
10 | Kontaktaufnahme | Telefonnummer | dto | 2 Jahre nach Abschluss des Masters/ Besuch des letzten Weiterbildungsmoduls | dto | - | dto | dto | |||||||||||||||||||
11 | Mailadresse | dto | dto | dto | - | dto | dto | ||||||||||||||||||||
12 | Zusenden von wichtigen Unterlagen | Name | dto | dto | dto | - | dto | dto | |||||||||||||||||||
13 | Adresse | dto | dto | dto | - | dto | dto | ||||||||||||||||||||
14 | Vorbereitung der Lehre durch Professoren mit starkem Praxisbezug | Arbeitgeber | dto | AHP: 2 Jahre nach Abschluss des Masters/ Besuch des letzten Weiterbildungsmoduls Professoren: direkt nach Ende des Semesters | AHP; ProfessorInnen | - | dto | dto | |||||||||||||||||||
15 | Aktuelle Position | dto | dto | dto | - | dto | dto | ||||||||||||||||||||
16 | Bei Verlust | Nutzername LMS | 1 Jahr nach Abschluss des Masters/ des letzten Weiterbildungsmoduls | - | dto | dto | |||||||||||||||||||||
17 | Für den Anrechnungsfall | Noten | Ordner, Schrank | 10 Jahre nach Abschluss des Masters/ des letzten Weiterbildungsmoduls | AHP | - | dto | dto | |||||||||||||||||||
18 | Anlegen eines Hochschulaccounts | Vor- und Nachname | vpn geschützter Hochschulserver | 1 Jahr nach Ende der Weiterbildungsaktivitäten; siehe Vorschriften der HS Pforzheim | AHP/ HIZ MItarbeiterInnen | - | dto | dto | |||||||||||||||||||
19 | Geburtsdatum | dto | dto | dto | - | dto | dto | ||||||||||||||||||||
20 | Anlegen eines Bibliotheksaccounts | Name | vpn geschützter Hochschulserver/ Bibliothekssystem aDIS/BMS/ Zentrum für Datenverarbeitung (ZDV) der Universität Tübingen | 1 Jahr nach Ende der Weiterbildungsaktivitäten/ Löschung nach DS GVO konformem Verfahrensverzeichnis der Bibliothek | AHP/ BibliotheksmitarbeiterInnen | - | dto/ Weitere Sicherungen siehe Bibliothek HS Pforzheim | dto | |||||||||||||||||||
21 | Geburtsdatum | dto | dto | dto | - | dto | |||||||||||||||||||||
22 | Mailadresse | dto | dto | dto | - | dto | |||||||||||||||||||||
23 | Adresse | dto | dto | dto | - | dto | |||||||||||||||||||||
24 | Telefonnummer | dto | dto | dto | - | dto | |||||||||||||||||||||
25 | Prüfungsamt/ Studicenter: Bewerbung und ggf. Immatrikulation | Vor- und Nachname, Geburtsname | vpn geschützter Hochschulserver | digitale Dateien: 2 Wochen nach Ende der Immatrikulationsfrist/ Nach Ablauf der Frist in der abgelehnte Bewerber Rechtsmittel einlegen können (3. Vorlesungswoche) werden schriftliche Bewerbungsunterlagen vernichtet/ bei Immatrikulation werden die Unterlagen in der Studentenakte abgeheftet, diese wird 40 Jahre nach gesetzlicher Vorschrift aufbewahrt (§ 12 Hochschuldatenschutz-Verordnung BaWÜ) | AHP/ MitarbeiteInnen Prüfungsamt | - | dto | ||||||||||||||||||||
26 | Geschlecht | dto | dto | dto | - | dto | |||||||||||||||||||||
27 | Geburtsdatum | dto | dto | dto | - | dto | |||||||||||||||||||||
28 | Geburtsort, Geburtsland | dto | dto | dto | - | dto | |||||||||||||||||||||
29 | 1. und 2. Staatsangehörigkeit | dto | dto | dto | - | dto | |||||||||||||||||||||
30 | Adresse | dto | dto | dto | - | dto | |||||||||||||||||||||
31 | E-Mailadresse | dto | dto | dto | - | dto | |||||||||||||||||||||
32 | Telefon (freiwillig) | dto | dto | dto | - | dto | |||||||||||||||||||||
33 | Ort, Art, Datum und Note der Hochschulzugangsberechtigung & Nachweis | dto | dto | dto | - | dto | |||||||||||||||||||||
34 | Nachweis früheres Studium: Staat, Ersthochschule, Semester, Dauer und Urlaubssemester | dto | dto | dto | - | dto | |||||||||||||||||||||
35 | Studienverlauf | dto | dto | dto | - | dto | |||||||||||||||||||||
36 | Abgelegte Prüfungen | dto | dto | dto | - | dto | |||||||||||||||||||||
37 | Berufspraxis - Tätigkeitsnachweise | dto | dto | dto | - | dto | |||||||||||||||||||||
38 | Kurzlebenslauf | dto | dto | dto | - | dto | |||||||||||||||||||||
39 | Nachweis Deutschkenntnisse für nicht muttersprachliche Bewerber | dto | dto | dto | - | dto | |||||||||||||||||||||
40 | Nachweis Englischkenntnisse | dto | dto | dto | - | dto | |||||||||||||||||||||
41 | Moodle: Useranmeldung | Name | Server externer Anbieter Mastersolution | 2 Jahre nach Abschluss des Masters/ Besuch des letzten Weiterbildungsmoduls | AHP, TeilnehmerInnen, Lehrbeauftragte | Allgemeine Einverständniserklärung | |||||||||||||||||||||
42 | E-Mailadresse | dto | 2 Jahre nach Abschluss des Masters/ Besuch des letzten Weiterbildungsmoduls | AHP, Lehrbeauftragte | |||||||||||||||||||||||
43 | Moodle: Lernaktivitäten | letzter Zugriff auf den Kurs & letzte IP-Adresse | dto | zum Ende des Semesters nach Notenvergabe | AHP, Lehrbeauftragte | ||||||||||||||||||||||
44 | Lernaktivitäten (Forenpost mit Zeitstempel, nicht-Anonyme Abstimmung, Abgaben mit Zeitstempel) | dto | zum Ende des Semesters nach Notenvergabe | Alle TeilnehmerInnen (außer Abgaben), AHP, Lehrbeauftragte | Allgemeine Einverständniserklärung | ||||||||||||||||||||||
45 | Einbindung von Diensten Dritter : Google Dienste, Youtube, Adobe Connect, Mentimeter, Feedwind, Vimeo, LearningApps, TOPSIM | Allgemeine Einverständniserklärung , bzw. direkt im Kurs | |||||||||||||||||||||||||
46 | Einbindung von Diensten Dritter: EdublogsAccount anlegen | E-Mailadresse | Edublogs-Server | Auf Wunsch werden User-Account und Blog zum Ende des Semesters nach der Notenvergabe gelöscht, ansonsten 2 Jahre nach letzter Aktivität im Weiterbildungsprogramm. | AHP, TeilnehmerInnen | Allgemeine Einverständniserklärung | |||||||||||||||||||||
47 | Nutzername LMS | Edublogs-Server | dto | AHP, TeilnehmerInnen | |||||||||||||||||||||||
48 | Teilnehmerlisten Präsenzveranstaltungen | Name | Ordner, Schrank | 5 Jahre | AHP | - | |||||||||||||||||||||
49 | Alumni | Waren im Programm, Möglichkeit des Wiedereintritts steht offen, weswegen die Daten für einen Zeitraum gespeichert bleiben; so wird aufwendige Neuanmeldung vermieden | Siehe Teilnehmer/Bewerber | vpn geschützter Hochschulserver | 2 Jahre nach Ende der letzten Weiterbildungsaktivität | AHP, Alumni-Management Fakultät für Wirtschaft und Recht | - | Allgemeine Einverständniserklärung & | |||||||||||||||||||
50 | Arbeitgeber der Region | Versand von Infomaterial | Name des Unternehmens | vpn geschützter Hochschulserver | Auf Bitte/Nachfrage | AHP | - | ||||||||||||||||||||
51 | Post-Adresse | dto | dto | dto | - | ||||||||||||||||||||||
52 | Unternehmenspartner /Kooperationpartner | Versand von Infomaterial, Ortsangabe für Vertriebstermine | Name des Unternehmens | vpn geschützter Hochschulserver | So lange, wie der Kooperationsvertrag besteht | dto | - | ||||||||||||||||||||
53 | Post-Adresse | dto | dto | dto | - | ||||||||||||||||||||||
54 | Kontaktaufnahme | Telefonnummer | dto | dto | dto | - | |||||||||||||||||||||
55 | E-Mailadresse | dto | dto | dto | - | ||||||||||||||||||||||
56 | Ansprechpartner in Unternehmen | Kontaktaufnahme; Versand von infomaterial | Name | vpn geschützter Hochschulserver | Löschung erfolgt auf Wunsch | dto | - | ||||||||||||||||||||
57 | Position | dto | dto | dto | - | ||||||||||||||||||||||
58 | Telefonnummer | dto | dto | dto | - | ||||||||||||||||||||||
59 | Mailadresse | dto | dto | dto | - | ||||||||||||||||||||||
60 | Lehrbeauftragte in unserem Programm | Annahmeerklärung Lehrauftrag | Name | Ordner, Schrank | Wird dauerhaft archiviert/verwahrt | AHP | - | ||||||||||||||||||||
61 | … erweitern? | dto | dto | - | |||||||||||||||||||||||
62 | Abrechnungsformular | Name | Ordner, Schrank | dto | AHP, Studiengangleitung | - | |||||||||||||||||||||
63 | Bankverbindung | dto | dto | dto | - | ||||||||||||||||||||||
64 | Postadresse | dto | dto | AHP | - | ||||||||||||||||||||||
65 | Moodle: Nutzerkonto anlegen | Name | Server Mastersolution | Wird ½ Jahr nach Beendigung des Lehrauftrags gelöscht, außer es ist ein neuer Lehrauftrag zu erwarten | |||||||||||||||||||||||
66 | E-Mailadresse | dto | dto | ||||||||||||||||||||||||
67 | (Foto) | dto | dto | ||||||||||||||||||||||||
68 | Moodle: Vermarktung des Moduls | Name | dto | wird direkt nach Beendigung des Lehrauftrags gelöscht | |||||||||||||||||||||||
69 | Vita | dto | dto | ||||||||||||||||||||||||
70 | Foto | dto | dto | ||||||||||||||||||||||||
71 | Moodle: Kontaktaufnahme der Studierenden | E-Mailadresse, ggf. Telefonnummer | dto | dto | |||||||||||||||||||||||
72 | Moodle allgemein | Logdaten | dto | Wird zum Ende des Semesters nach der Notenvergabe gelöscht | |||||||||||||||||||||||
73 | Kursaktivitäten (z.B. Forenposts) | dto | dto | ||||||||||||||||||||||||
74 | Lehrvideos | dto | wird direkt nach Beendigung des Lehrauftrags gelöscht | ||||||||||||||||||||||||
75 | Dienstleister / Händler | Kurzzeitiges Speichern der Angebote, falls erneut Bedarf besteht | Angebot | vpn geschützter Hochschulserver | 3 Monate nach Ablauf des Angebots | AHP | - | ||||||||||||||||||||
76 | Kontaktaufnahme | Name des Dienstleisters | dto | dto | dto | - | |||||||||||||||||||||
77 | Mailadresse | dto | dto | dto | - | ||||||||||||||||||||||
78 | Telefon | dto | dto | dto | - | ||||||||||||||||||||||
79 | Mitarbeiter & Hiwis | Bewerbungsprozess | Name | Ordner, Schrank | Wird ½ Jahr (Eigenschutz Bewerberklageverfahren) aufbewahrt | AHP | - | ||||||||||||||||||||
80 | E-Mailadresse | Ordner, Schrank | dto | dto | - | ||||||||||||||||||||||
81 | Telefonnummer | Ordner, Schrank | dto | dto | - | ||||||||||||||||||||||
82 | Lebenslauf & Anschreiben | Ordner, Schrank | dto | dto | - | ||||||||||||||||||||||
83 | Nur Hiwis: | Stundenzettel mit Arbeitszeit und Krankheitstagen | Ordner, Schrank | zur Archivierung für die Zollverwaltung | AHP | ||||||||||||||||||||||
84 | - | ||||||||||||||||||||||||||
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