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Nombre de la Entidad:FUNDACIÓN UNIVERSITARIA INTERNACIONAL DEL TRÓPICO AMERICANO UNITRÓPICO
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Periodo Evaluado:1 DE JULIO A 31 DE DICIEMBRE DE 2021
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Estado del sistema de Control Interno de la entidad82%
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Conclusión general sobre la evaluación del Sistema de Control Interno
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¿Están todos los componentes operando juntos y de manera integrada? (Si / en proceso / No) (Justifique su respuesta):En procesoLa Universidad Internacional del Trópico Americano Unitrópico se prepara para el funcionamiento e implementación del Consejo de Gestión y Desempeño Institucional, para el termino de este informe se elaboró la Resolución Rectoral por la cual se constituye, integra y establece el reglamento de funcionamiento, donde a su vez integra todos los comités que no tiene fuerza de Ley en la universidad, la cual se encuentra en revisión documental y ajustes por parte de la Oficina Asesora Jurídica. La institución mediante REC Rectoral No. 333 del 24 de septiembre de 2021 adopta el Manual de Control Interno y crea el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, los cuales se estructuraron en concordancia con los lineamientos establecidos en la (Ley 87 de 1993, Decreto 2106 de 2019 y Decreto 403 de 2020). La institución cuenta con la Oficina de Control Interno de Gestión, desde donde se adelantan las auditorías internas, seguimientos y evaluaciones a los planes; que contribuyen a la eficiencia administrativa para ir implementando los procesos que han estado ausentes en la institución. Desde las dependencias junto con los líderes de los porcesos se establecen compromisos y responsables de cada uno de ellos.
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¿Es efectivo el sistema de control interno para los objetivos evaluados? (Si/No) (Justifique su respuesta):SiLa Universidad se prepara para el funcionamiento y la implementación del Consejo de Gestión y Desempeño Institucional. Aunque el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno aprobó el programa de auditorias internas para la vigencia 2021, en el segundo semestre no se realizó seguimiento y evaluación del Plan anticorrupción y Atención al Ciudadano y la Matriz de Riesgos Institucional por parte de la Oficina Asesora de Planeación. Por lo que se hace necesario que desde las vicerrectorias, junto con los lideres de los procesos, se apropien de sus procesos y procedimientos.
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La entidad cuenta dentro de su Sistema de Control Interno, con una institucionalidad (Líneas de defensa) que le permita la toma de decisiones frente al control (Si/No) (Justifique su respuesta):SiSegún el Decreto 1499 de 2017 y Decreto 2106 de 2019 marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión Institucional; la entidad cuenta con las tres lineas de defensa (Primera línea de defensa: Rectoría, Segunda línea de defensa: Oficina Asesora de Planeación y demás Directivos y la tercera línea de defensa Control Interno), y contando la institución con el Consejo de Gestión y Desempeño se prepara para la implementación en la vigencia 2022, garantizando la capacidad institucional de la entidad al contar con una serie de elementos clave de la gestión, cuyos controles asociados son evaluados de forma permanente, con niveles de autoridad y responsabilidad definidos a través de las líneas de defensa, orientados a la prevención, control y gestión del riesgo para el cumplimiento de los objetivos institucionales y la mejora continua.
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Componente¿se esta cumpliendo los requerimientos ?Nivel de Cumplimiento componente Estado actual: Explicacion de las Debilidades y/o Fortalezas encontradas en cada componente
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AMBIENTE DE CONTROLSi92%Mediante Acuerdo 205 del 8 de septiembre de 2020 se adopta y mediante REC No. 017 del 27 de enero de 2021 se actualizó el Código de Buen Gobierno, establecido mediante los lineamientos del Ministerio de Educación Nacional y el Departamento Administrativo de la Función Pública, Ley de Transparencia y demás lineamientos que contribuyen al mejoramiento administrativo. Desde cada vicerrectoria se realiza seguimiento y evaluación de la estructura del control, generarando escenarios de interacción con losfuncionarios públicos para dar a conocer los lineamientos institucionales y asegurar las condiciones mínimas para el ejercicio del control. Sin embargo, a partir de septiembre de 2021 dado el proceso de transformación de Fundación a Universidad Pública no se evidenció ninguna actualización.
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EVALUCION DEL RIESGOSi70%Para el segundo semestre 2021, no se realizó por parte de la Oficina Asesora de Planeación seguimiento y evaluación a la matriz de riesgos institucional. Es imprecindible la colaboración de las dependencias y la alta dirección, ya que constituye un escenario de seguimiento de control en la materialización de riesgos, establecer rutas de atención, seguimiento a planes de mejora e intensificar el monitoreo de los riesgos y asi evitar hechos de corrupción y falencias administrativas. Siempre se debe entender que el riesgo está asociado a todas las actividades que se desarrollan en la universidad, por lo tanto la gestión de riesgos no es estática; se integra en el desarrollo de la estrategia, la formulación de los objetivos de la entidad y la implementación de esos objetivos a través de la toma de decisiones del día a día en las operaciones en los diferentes niveles de la institución. Por lo tanto, es indispensable que se realice el seguimiento y evaluación de la matriz de riesgos durante toda la vigencia.
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ACTIVIDADES DEL CONTROLSi70%La Institución se encuentra en el diseño e implementación de mapas de procesos y procedimientos, planes y manuales que conlleven a la mitigación de los riesgos y a obtener el control de los procesos, implementando mecanismos para dar tratamiento a los mismos. Se debe socializar cada una de ellos, articulándolos, estableciendo responsables y apropiación de cada uno de los procesos de la entidad. (autoevaluación concurrente: Línea de defensa y evaluación independiente: Ejercicio de auditoría). No debemos olvidar que cada vez que se ejecuta un control se está llevando a cabo una actividad de aseguramiento, donde se verifica que las condiciones establecidas se cumplan, evitando incumplimientos o materializaciones de riesgo.
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INFORMACION Y COMUNICACIÓNSi93%La Oficina Asesora de prensa, comunicaciones y mercadeo junto con la división de sistemas de informaciópn a través de las plataformas digitales, dan a conocer los procesos y gestión administrativa que adelanta la universidad, esto, conforme lo establece la Ley de Transparencia. A fin de mejorar, es importante que se habilite espacios de autoevaluación de las gestiones adelantadas, socializando con cada uno de los funcionarios la importancia y el deber legal de divulgar en debida forma los procesos que se adelantan.
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ACTIVIDADES DE MONITOREO Si85%A traves del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno se intensifican y unifican acciones de monitoreo de los procesos que adelanta la universidad, si bien, se efectua un seguimiento al desarrollo de cada una de las auditorías aprobadas por el comité, se debe establecer de manera clara los roles que cada funcionario tiene de acuedo a la linea de defensa que le corresponde, monitoreando y evaluando la gestión institucional a través de la autoevaluación y la evaluación independiente.
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