C-RPI 03 Riesgos por industria - sector comercial.xlsx

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2	RIESGOS POR INDUSTRIA - SECTOR COMERCIAL
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4	Auditoría comprendida entre el periodo					Referencia P.T.
5	Preparado por:		Fecha:			Versión: 1
6	Revisado por:		Fecha:			C-RPI-03
7	Aprobado por:		Fecha:			C-RPI-03
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9	OBJETIVO
10	Identificar los riesgos a los que está expuesto el sector comercial de sus procesos Core, como herramienta de planeación para los auditores internos y fortalecimiento del sistema de control interno para la alta dirección de estas organizaciones.
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12	USUARIOS
13	El Director Ejecutivo de Auditoria y la segunda línea (área de gestión de riesgos) deben identificar y actualizar los riesgos de las entidades comerciales mínimo, anualmente, para que la organización identifique, actualice y fortalezca los controles de cada uno de los procesos, apoyando a la alta dirección a cumplir los objetivos estratégicos. Estos riesgos se identifican en la etapa de planeación para definir el plan anual de auditoría.
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16	SUGERENCIA
17	** Los ejemplos de riesgo aquí enunciados no pretenden abarcar todas las situaciones, por lo que resultará necesario que se realice un análisis específico en cada caso particular y se determine el nivel de exposición de la entidad en los diferentes procesos, de acuerdo con la naturaleza del negocio.
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19	No.	PROCESO	RIESGOS	CALIFICACIÓN DEL RIESGO
20				CALIFICACIÓN DEL RIESGO
21				PROBABILIDAD	IMPACTO	NIVEL DE RIESGO
22	1	Gestión de Compras	Fraude por favorecimiento a terceros, acuerdos con terceros no autorizados sin el cumplimiento de las políticas	Frecuente	Mayor	Extremo
23	2		Falta de alineación de la demanda de clientes con la gestión de compra			Aceptable
24	3		Inobservancia de la factibilidad económica y legal del proveedor			Aceptable
25	4		Fraude por compras a proveedores ficticios y/o no autorizados			Aceptable
26	5		Ausencia o debilidad de políticas de selección y evaluación de proveedores			Aceptable
27	6		Riesgo de continuidad de negocio por dependencia de un proveedor para la adquisición de inventario			Aceptable
28	7		Fraude por creación y/o modificación de proveedores no autorizados en las bases de administración de datos			Aceptable
29	8		Favorecimiento a terceros en procesos de contratación, sin el cumplimiento de criterios de evaluación			Aceptable
30	9		Riesgo legal y pérdidas económicas por imposibilidad de reclamaciones contractuales			Aceptable
31	10		Fraude por solicitudes de compra o servicios no requeridos y sin aprobación			Aceptable
32	11		Pérdidas económicas por compras sin los criterios y calidad requerida			Aceptable
33	12		Fraude por accesos inadecuados para la creación y modificación de órdenes de compra			Aceptable
34	13		Falta de planificación y oportunidad en la realización de pedidos			Aceptable
35	14		Ausencia de una matriz de autorizaciones y/o niveles de autorización para la solicitud de compras			Aceptable
36	15	Gestión de Clientes	Pérdidas económicas por inadecuada planeación de ventas y trazabilidad de modificaciones y ajustes			Aceptable
37	16		Fraude por creación de clientes no autorizados, por debilidad en los controles de accesos y segregación de funciones en los sistemas de información			Aceptable
38	17		Fraude por inadecuada segregación de funciones para la administración de clientes y debilidad en los controles de acceso para la parametrización, modificación y eliminación de clientes en el sistema de información			Aceptable
39	18		Pérdidas económicas por ausencia de un monitoreo de cumplimiento de presupuesto y metas de venta			Aceptable
40	19		Ausencia o debilidad de políticas de selección y evaluación de financiación de clientes			Aceptable
41	20		Inadecuada custodia y existencia de documentos de respaldo de créditos de los clientes (Pagarés, letras, solicitud de cupo, etc.)			Aceptable
42	21		Pérdidas económicas por habilitación de cupos y plazos de crédito no autorizados			Aceptable
43	22	Gestión de Logística y Transportes	Ausencia o deficiencia de políticas que aseguren la recepción y control de calidad del producto o materia prima			Aceptable
44	23		Pérdidas económicas por errores en la planeación de la distribución			Aceptable
45	24		Inadecuado control de disponibilidad y capacidad de vehículos			Aceptable
46	25		Ausencia de indicadores de cumplimiento de distribución			Aceptable
47	26		Pérdidas económicas por errores en el alistamiento del inventario y/o reprocesos en las actividades realizadas			Aceptable
48	27		Falta o ausencia de estrategias enfocadas en centralizar o descentralizar el stock de inventarios			Aceptable
49	28		Fraude por ausencia de controles de entrega de documentos soportes de evidencia de recibido del cliente			Aceptable
50	29		Pérdidas económicas por debilidad en el control y registro de devoluciones			Aceptable
51	30		Información financiera no confiable por inoportunidad en el registro de devoluciones y notas crédito de inventario			Aceptable
52	31		Riesgo reputacional por ausencia de controles en el monitoreo de vehículos, sanciones y multas			Aceptable
53	32		Pérdidas económicas por debilidad en el control de costos asociados al proceso de logística y distribución o por costos fraudulentos			Aceptable
54	33		Riesgo reputacional y pérdidas financieras por falta de identificación de los canales de distribución			Aceptable
55	34	Administración de Inventarios	Pérdida económica por ausencia de control del inventario recibido en la bodega			Aceptable
56	35		Fraude por accesos no autorizados en el sistema de información para realizar entradas, salidas, traslados y ajustes de inventario y entre bodegas			Aceptable
57	36		Pérdidas económicas por inventario no identificado e inadecuado almacenamiento físico			Aceptable
58	37		Pérdidas económicas por sanciones por entidades regulatorias (sanitarias)			Aceptable
59	38		Fraude por movimientos de inventario no autorizados y sin conciliación de saldos			Aceptable
60	39		Inadecuada administrar de los materiales; frecuencia de reposición y preservación de niveles apropiados de stock que atiendan la demanda			Aceptable
61	40		Información financiera no confiable y pérdidas económicas por ausencia de tomas físicas y/o procedimientos inadecuados de toma física de inventario			Aceptable
62	41		Salidas de inventario sin documento de requisición u orden de compra			Aceptable
63	42	Gestión comercial y liquidación de comisiones	Pérdidas económicas por inadecuada definición del modelo de pago de comisiones de ventas y/o no autorizado			Aceptable
64	43		Inadecuada liquidación de comisiones y favorecimiento a empleados			Aceptable
65	44		Pérdidas económicas y/o fraude por comisiones liquidadas no autorizadas y no procedentes			Aceptable
66	45		Definición de pagos, comisiones, bonificaciones a la fuerza de ventas sin alineación con la estrategia de la compañía			Aceptable
67	46		Falta de políticas enfocadas a minimizar la alta rotación de personal			Aceptable
68	47		Ausencia de políticas de ventas: precios, target, beneficios etc.			Aceptable
69	48		Creciente competencia y debilidades en el análisis de la misma y del mercado			Aceptable
70	49		Riesgo reputacional por daños al buen nombre y la marca empresarial			Aceptable
71	50	Marketing y Posventa	Inadecuada gestión de la publicidad y mercadeo, y ausencia de procedimientos de manejo de publicidad y redes sociales			Aceptable
72	51		Falta de estrategias para la identificación de oportunidades en el mercado			Aceptable
73	52		Ausencia de indicadores de satisfacción del cliente y calidad del producto			Aceptable
74	53		Falta de estrategias de fidelización de clientes			Aceptable
75	54		Riesgo reputacional por inadecuada gestión de quejas y reclamos de clientes			Aceptable
76	55		Ausencia de política de comunicación con los clientes			Aceptable
77	56	Facturación y Cartera	Pérdidas económicas y/o fraude por ventas con precios y descuentos no autorizados			Aceptable
78	57		Fraude por pedidos no autorizados y/o a clientes ficticios			Aceptable
79	58		Pérdidas económicas por ventas de difícil recaudo a clientes sin respaldo financiero			Aceptable
80	59		Despacho de mercancía no facturada			Aceptable
81	60		Inadecuada segregación de funciones para facturar y anular facturas en el sistema de información			Aceptable
82	61		Anulaciones de facturas sin la recepción del producto e inventario en devoluciones			Aceptable
83	62		Inadecuado acceso para bloquear y desbloquear pedidos por cartera en mora o sobrecupos			Aceptable
84	63	Gestión Financiera	Falta de previsión de las variaciones por las tasas de cambio			Aceptable
85	64		Afectación de la continuidad del negocio por falta de liquidez e incumplimiento de indicadores operativos			Aceptable
86	65		Incumplimiento o inadecuada gestión de cobro a clientes			Aceptable
87	66		Inadecuada gestión de pagos a proveedores, no procedentes o dobles			Aceptable
88	67		Información financiera no confiable por debilidad en la conciliación de saldos con terceros			Aceptable
89	68		Fraude por registro de recaudos ficticios o desviaciones de recursos por inadecuados accesos al sistema de información			Aceptable
90	69		Falta de políticas de provisión y castigo de la cartera de clientes			Aceptable
91	70	Recursos Humanos	Ausencias de estrategias enfocadas en la contratación de la fuerza de venta y ausencia de un programa de capacitaciones			Aceptable
92	71		Inoportuna gestión de afiliaciones al sistema de seguridad social			Aceptable
93	72		Vinculación de empleados sin el debido contrato legal, afiliaciones al sistema de seguridad social			Aceptable
94	73	Sistema de Gestión de calidad y legal	Demandas de clientes por fraude y quejas ante los entes de control			Aceptable
95	74		Requerimientos de entes de control por incumplimiento normativo			Aceptable
96	75		Riesgo reputacional por incumplimiento de la demanda			Aceptable
97	76		Gestiones de cobranzas sin respaldo de garantías			Aceptable
98	77		Demandas por incumplimientos contractuales con clientes y proveedores			Aceptable
99	78		Ausentismo derivado de accidentes y enfermedades de carácter laboral			Aceptable
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