Special_Events-Participants_List_Template_En-Fr_CAPACOA.xlsx


1	International Participant List for Performing Arts Events \| Liste de participants internationaux pour des représentations de spectacles
2	This document is inpired by Immigration, Refugees and Citizenship Canada's Special Events Unit. It is used to verify the status of the visa applications for foreign nationals from visa required countries and to provide organizers with aggregate data / Le présent document s'inspire d'un modèle utilisé par l’Unité des événements spéciaux d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada afin de vérifier le statut des demandes de visa des ressortissants de pays visés par l’obligation de visa et de fournir aux organisateurs des données cumulatives.
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4	In order to avoid delays, please fill in the event details in the table below and the delegates information in the second tab titled 'Participants List' and return to the Special Events Unit by no later than one month before the start of your event / Afin d’éviter tout retard, veuillez fournir les détails de l’événement en remplissant le tableau ci-dessous et les renseignements sur les délégués dans le deuxième onglet nommé « Liste des participants », puis envoyer le document à l’Unité des événements spéciaux au plus tard un mois avant le début de votre événement.
5	Instructions: - Please provide the event name, full address including the city and province, and the start and end date using the following format: yyyy/mm/dd. - If the event is part of a tour, mention it in the "Comments" area. If you know the date of the last performance in Canada, please provide it under "End Date". - Please provide the contact details and delegate information. -Using the drop down menu, please indicate which of the 4 regions your participants will be originating from (please refer to the regions chart below). - Once you have completed the Event Details tab please select the Participants List tab to input all foreign national names and information, from visa required countries. - If your event is registered with the Special Events Unit, once the spreadsheet is completed, please save the document as the Special Event Code provided to you upon registering with the Special Events Unit (eg. 19CAKE).
6	Instructions : - Veuillez fournir le nom de l’événement, l’adresse complète incluant la ville et la province, ainsi que les dates de début et de fin en respectant le format suivant : aaaa/mm/jj. - Si l'événement fait partie d'une tournée, veuillez le mentionner sous la rubrique « Commentaires ». Si vous connaissez la date de la dernière représentation au Canada, renseignez-la sous « Date de fin ». - Veuillez fournir les renseignements de la personne-ressource et du délégué. - En utilisant le menu déroulant, veuillez indiquer de laquelle des 4 régions suivantes proviendront les participants (veuillez consulter le tableau des régions ci-dessous). - Une fois l’onglet Détails de l’événement rempli, veuillez sélectionner l’onglet Liste des participants et y entrer tous les noms et renseignements liés aux ressortissants de pays visés par l’obligation de visa. - Si votre événement est enregistré auprès de l'Unité des événements spéciaux, une fois terminé, veuillez sauvegarder le document au moyen du code d’événement spécial qui vous a été fourni lors de votre inscription auprès de l’Unité des événements spéciaux (p. ex. 19CAKE).
7	Event Details/ Renseignements sur l’événement
8	Name of Event/Nom de l’événement	Event Location - Address/ Adresse - lieu de l’événement	Start Date / Date de début	End Date / Date de fin	Comments / Commentaires
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10	Contact Details / Renseignements sur la personne-ressource
11	Name of Contact / Nom de la personne-ressource	Address / Adresse	Email Address / Adresse de courriel	Phone Number / Numéro de téléphone	Comments / Commentaires
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13	Visiting Artists Details / Renseignements sur les artistes étrangers
14	Source Regions (pls refer to the chart below) / Région de provenance (veuillez consulter le tableau ci-dessous)		Number of foreign nationals from visa required countries / Nombre de ressortissants de pays visés par l’obligation de visa		Comments / Commentaires
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19	Regions / Régions
20	ASIA & OCEANIA / ASIE ET OCÉANIE	India / Inde	Chandigarh
21			New Delhi
22		Sri Lanka	Colombo
23		China / Chine	Beijing
24			Guangzhou
25			Hong Kong
26			Shanghai
27		Australia / Australie	Canberra
28		Australia / Australie	Sydney
29		Indonesia / Indonésie	Jakarta
30		Japan / Japon	Tokyo
31		Philippines	Manila
32		Singapore / Singapour	Singapore
33		South Korea / Corée du Sud	Seoul
34		Sri Lanka	Colombo
35		Thailand / Thaïlande	Bangkok
36		Vietnam	Ho Chi Minh City
37	AMERICAS / AMÉRIQUE	Argentina / Argentine	Buenos Aires
38		Brazil / Brésil	Sao Paulo
39		Colombia / Colombie	Bogota
40		Cuba	Havana
41		Guatemala / Guatémala	Guatemala City
42		Haiti	Port-au-Prince
43		Jamaica / Jamaïque	Kingston
44		Mexico / Mexique	Mexico City
45		Peru / Pérou	Lima
46		Trinidad and Tobago / Trinité-et-Tobago	Port of Spain
47		United States / États-Unis	Los Angeles
48			New York
49			Washington, D.C.
50	AFRICA / AFRIQUE	Algeria / Algérie	Algiers
51		Ghana	Accra
52		Kenya	Nairobi
53		Morocco / Maroc	Rabat
54		Nigeria Nigéria	Lagos
55		Senegal / Sénégal	Dakar
56		South Africa / Afrique du Sud	Pretoria
57		Tanzania / Tanzanie	Dar es Salaam
58		Tunisia / Tunisie	Tunis
59	EUROPE & MIDDLE EAST / EUROPE ET MOYEN-ORIENT	Egypt / Égypte	Cairo
60		Israel / Israël	Tel Aviv
61		Jordan / Jordanie	Amman
62		Lebanon / Liban	Beirut
63		Pakistan	Islamabad
64		Saudi Arabia / Arabie Saoudite	Riyadh
65		United Arab Emirates / Émirats arabes unis	Abu Dhabi
66		Poland / Pologne	Warsaw
67		Turkey / Turquie	Ankara
68		Russia / Russie	Moscow
69		Austria / Autriche	Vienna
70		Belgium / Belgique	Brussels
71		France	Paris
72		Germany / Allemagne	Berlin
73		Italy / Italie	Rome
74		Romania / Roumanie	Bucharest
75		Sweden / Suède	Stockholm (DIO only)
76		Switzerland / Suisse	Geneva
77		Ukraine	Kyiv
78		United Kingdom / Royaume-Uni	London


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2	International Event Participant List \| Liste de Participants d'Événement International
3	Instructions: - Please provide the participants' names as they appear on their travel document as well as their country of passport issuance. - Then verify the average processing time in each participant's country (https://www.canada.ca/en/immigration-refugees-citizenship/services/application/check-processing-times.html) as of the date of sending invitation letters. Report the number of days in column E. The sheet will then automatically calculate the latest date by which each participant's visa application should be submitted. - As participants confirm their visa application date and visa application number, report this information in columns H and I. If the date on which the application was submitted is highlighted in red, this signals a potential risk that the visa application may not be processed on time for the event. - If your event is registered with the Special Events Unit, once the list is completed, please save the document as the Special Event Code provided to you upon registering with the Special Events Unit.									- The following columns are reserved for the Special Events Unit's use, please leave them blank: Application Status, PO, Notes, and Aggregatge Data.
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5	#	First Name / Prénom	Last Name / Nom	Role in the performing arts event/Rôle en lien avec l'événement ou la tournée	Passport country of issuance/ Pays de délivrance du passeport	Average processing time (days) / Délais de traitement moyens (jours)	Latest date by which the visa application should be submitted	Date on which the application was submitted/Date à laquelle la demande a été soumise	Visa application number/Numéro de demande de visa	Application Status / Statut de la demande	PO (SE Team)	Notes	Aggregate Data / Données Agrégées
6	1						Fill the event start date first.						CODE	# Applicants
7	2						Fill the event start date first.						Previously Issued Visa / Visa obtenu auparavant	0
8	3						Fill the event start date first.						Approved / Approuvé	0
9	4						Fill the event start date first.						In Progress / En cours	0
10	5						Fill the event start date first.						Application not Found / Demande non trouvée	0
11	6						Fill the event start date first.						Refused / Refusé	0
12	7						Fill the event start date first.						Total	0
13	8						Fill the event start date first.
14	9						Fill the event start date first.
15	10						Fill the event start date first.
16	11						Fill the event start date first.
17	12						Fill the event start date first.
18	13						Fill the event start date first.
19	14						Fill the event start date first.
20	15						Fill the event start date first.
21	16						Fill the event start date first.
22	17						Fill the event start date first.
23	18						Fill the event start date first.
24	19						Fill the event start date first.
25	20						Fill the event start date first.
26	21						Fill the event start date first.
27	22						Fill the event start date first.
28	23						Fill the event start date first.
29	24						Fill the event start date first.
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31	26						Fill the event start date first.
32	27						Fill the event start date first.
33	28						Fill the event start date first.
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35	30						Fill the event start date first.
36	31						Fill the event start date first.
37	32						Fill the event start date first.
38	33						Fill the event start date first.
39	34						Fill the event start date first.
40	35						Fill the event start date first.
41	36						Fill the event start date first.
42	37						Fill the event start date first.
43	38						Fill the event start date first.
44	39						Fill the event start date first.
45	40						Fill the event start date first.
46	41						Fill the event start date first.
47	42						Fill the event start date first.
48	43						Fill the event start date first.
49	44						Fill the event start date first.
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55	50						Fill the event start date first.
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999
1000


1	There are a few conditional rules in the sheet to flag time issues for users.
2	If the "Latest date by which the visa application should be submitted" is past (and no application submitted date has been populated), then the cell is highlighted in yellow.
3	If the "Date on which the application was submitted" is later than the "Latest date by which the visa application should be submitted", then the cell is highlighted in red.


1
2		LIST
3
4		Approved / Approuvé
5		In Progress / En cours
6		Application not Found / Demande non trouvée
7		Previously Issued Visa / Visa obtenu auparavant
8		Refused / Refusé
9
10
11		List
12		Asia & Oceania / Asie et Océanie
13		Americas / Amérique
14		Africa / Afrique
15		Europe
16		Middle East / Moyen-Orient
17
18		Performing arts role / Rôles dans les arts de la scène
19		Performer / interprète
20		Technical crew / équipe technique
21		Stage manager / régie de scène
22		Tour coordination / Coordination de tournée
23		Creator / créateur (créatrice)
24		Other / Autre