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2 | PROJECT MANAGEMENT MEETING MINUTES TEMPLATE SAMPLE | https://www.smartsheet.com/try-it?trp=11856&utm_source=template-google-sheet&utm_medium=content&utm_campaign=Project+Management+Meeting+Minutes+Sample-google-sheet-11856&lpa=Project+Management+Meeting+Minutes+Sample+google-sheet+11856 | ||||||||||||||||||||||||
3 | 1. MEETING DETAILS | |||||||||||||||||||||||||
4 | DATE | LOCATION | START TIME | END TIME | ||||||||||||||||||||||
5 | MM/DD/YY | Conference Room B | 12:00 PM | 2:00 PM | ||||||||||||||||||||||
6 | ATTENDEES | |||||||||||||||||||||||||
7 | NAME | ROLE | ||||||||||||||||||||||||
8 | Carmen Robertson | Project Manager | ||||||||||||||||||||||||
9 | Hasaon Bocker | Team Lead | ||||||||||||||||||||||||
10 | Denis Vidal | Financial Analyst | ||||||||||||||||||||||||
11 | Jose Price | Developer | ||||||||||||||||||||||||
12 | 2. AGENDA | |||||||||||||||||||||||||
13 | A brief outline of the topics or agenda items for the meeting. | |||||||||||||||||||||||||
14 | AGENDA ITEMS | OWNER / PRESENTED BY | START TIME | DURATION | ||||||||||||||||||||||
15 | Review of Previous Meeting | Carmen | 12:05 PM | |||||||||||||||||||||||
16 | Status Updates | Carmen | 12:10 PM | |||||||||||||||||||||||
17 | Discussion of Project Budget | Denis | 12:20 PM | |||||||||||||||||||||||
18 | New Feature Development | Jose | ||||||||||||||||||||||||
19 | Action Items and Next Steps | Carmen | ||||||||||||||||||||||||
20 | Risk Management | Carmen | ||||||||||||||||||||||||
21 | Other Business | Carmen | ||||||||||||||||||||||||
22 | Upcoming Milestones | Jose | ||||||||||||||||||||||||
23 | Meeting Conclusion and Next Meeting Date | Carmen | ||||||||||||||||||||||||
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27 | 3. PREVIOUS MEETING REVIEW | |||||||||||||||||||||||||
28 | A summary of discussions and action items from the previous meeting. Include status updates on action items from the previous meeting. | |||||||||||||||||||||||||
29 | SUMMARY | |||||||||||||||||||||||||
30 | Reviewed minutes from the last meeting held on September 7. | |||||||||||||||||||||||||
31 | ACTION ITEMS AND STATUS UPDATES | OWNER / PRESENTED BY | STATUS | |||||||||||||||||||||||
32 | Item 1 - Prototype approval received | Carmen | Complete | |||||||||||||||||||||||
33 | Item 2 - Backend development nearing completion | Jose | In Progress | |||||||||||||||||||||||
34 | Carmen discussed the current project timeline, noting that frontend design is ahead of schedule. | Carmen | In Progress | |||||||||||||||||||||||
35 | Jose shared progress on the backend development, mentioning challenges with integrating external APIs. | Jose | In Progress | |||||||||||||||||||||||
36 | Review of UI mockups, highlighting changes based on client feedback. | Jose | In Progress | |||||||||||||||||||||||
37 | 4. DISCUSSION POINTS | |||||||||||||||||||||||||
38 | Include a detailed discussion of each agenda item. Include key points, decisions, and information shared during the discussion. Include any presentations or visuals shared during the meeting. | |||||||||||||||||||||||||
39 | AGENDA ITEM FOR DISCUSSION | DISCUSSION NOTES | ||||||||||||||||||||||||
40 | Denis presented the latest budget report, noting that development costs are within projections. | |||||||||||||||||||||||||
41 | Team discussed potential marketing expenses for the upcoming launch. | Decision: Allocate an additional budget of $10,000 for marketing efforts. | ||||||||||||||||||||||||
42 | Jose presented a detailed plan for the new feature implementation. | New feature development | ||||||||||||||||||||||||
43 | Discussion focused on technical feasibility and potential user impact. | Decision: Proceed with the new feature development, with weekly progress reviews. | ||||||||||||||||||||||||
44 | ||||||||||||||||||||||||||
45 | 5. ACTION ITEMS | |||||||||||||||||||||||||
46 | List action items and identified during the meeting. Include responsible parties assigned to each item, due dates for each item, and note action items carried forward from previous meetings. | |||||||||||||||||||||||||
47 | ACTION ITEM | OWNER | DUE DATE | |||||||||||||||||||||||
48 | Item 3 - Finalize UI mockups and share with team | Jose | MM/DD/YY | |||||||||||||||||||||||
49 | Item 4 - Conduct thorough testing of software | Carmen | MM/DD/YY | |||||||||||||||||||||||
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55 | 6. DECISIONS MADE | |||||||||||||||||||||||||
56 | Include a clear and concise description of decisions reached during the meeting. Include justifications or context for the decisions, if necessary. | |||||||||||||||||||||||||
57 | DECISIONS | |||||||||||||||||||||||||
58 | Approve the marketing budget increase based on projected ROI - Justification: Increased marketing efforts are essential for a successful product launch. | |||||||||||||||||||||||||
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63 | 7. RISKS AND ISSUES | |||||||||||||||||||||||||
64 | Discuss any new risks or issues identified during the meeting. Include mitigation plans to address these. | |||||||||||||||||||||||||
65 | RISK OR ISSUE | MITIGATION PLAN | ||||||||||||||||||||||||
66 | Identified a potential security vulnerability in the external API integration. | Perform a security audit and recommend mitigation strategies. | ||||||||||||||||||||||||
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71 | 8. NEXT STEPS | |||||||||||||||||||||||||
72 | Summarize key next steps agreed upon in the meeting. Include any follow-up actions or tasks to be taken before the next meeting | |||||||||||||||||||||||||
73 | NEXT STEPS | |||||||||||||||||||||||||
74 | Confirm development completion by September 30, for QA testing. | |||||||||||||||||||||||||
75 | Begin marketing campaign by October 5, targeting potential users. | |||||||||||||||||||||||||
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79 | 9. OTHER BUSINESS | |||||||||||||||||||||||||
80 | Include any additional items discussed that were not on the original agenda. Add brief descriptions and outcomes of those discussions. | |||||||||||||||||||||||||
81 | ADDITIONAL ITEMS | DESCRIPTION | OUTCOMES | |||||||||||||||||||||||
82 | Team building | Discussed the upcoming team-building retreat | Team expressed excitement and shared ideas for team-building activities. | |||||||||||||||||||||||
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86 | ||||||||||||||||||||||||||
87 | 10. UPCOMING MILESTONES | |||||||||||||||||||||||||
88 | Include reminders of important project milestones, deadlines, or events. | |||||||||||||||||||||||||
89 | MILESTONES | |||||||||||||||||||||||||
90 | Completion of Development Phase - MM/DD/YY | |||||||||||||||||||||||||
91 | Marketing Campaign - MM/DD/YY | |||||||||||||||||||||||||
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94 | ||||||||||||||||||||||||||
95 | 11. MEETING CONCLUSION | |||||||||||||||||||||||||
96 | Note a brief wrap-up of the meeting discussions. Confirm the date, time, and location of the next meeting. Note any materials to be distributed before the next meeting. | |||||||||||||||||||||||||
97 | WRAP-UP | |||||||||||||||||||||||||
98 | Meeting concluded with a summary of discussions and action items. | |||||||||||||||||||||||||
99 | DATE OF NEXT MEETING | LOCATION OF NEXT MEETING | ||||||||||||||||||||||||
100 | MM/DD/YY | Conference Room A |