| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | T | U | V | W | X | Y | Z | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | ||||||||||||||||||||||||||
2 | PAAC - 2023 | DILIGENCIA: Líder del Componente | DILIGENCIA: Control Interno | |||||||||||||||||||||||
3 | Avances corte 30 de abril | |||||||||||||||||||||||||
4 | Actividades | Meta o producto | Responsable | Fecha | Fecha | Actividad realizada | Medio de Verificación | Observaciones | Seguimiento | % de avance | Observaciones | |||||||||||||||
5 | Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción Líder del componente: Oficina de Planeación | |||||||||||||||||||||||||
6 | 1.1 Implementación de la política de gestión del riesgo | Mapa de riesgos institucional 2023 | Oficina de Planeación Control Interno de gestión | 31 de enero 2023 | 31-01-2023 | Dando cumplimiento a lo establecido por la ley se realiza publicación de la matriz de riesgo para la vigencia 2023 | Matriz de Riesgo - 2023 | Actividad Cumplida | 100% | Segun lo relacionado en la "Actividad Realizada", se menciona que se realizó publicación de la Matriz de Riesgo, pero en el "Medio de Vrificación" no muestra la ruta donde fue publicada. Ejemplo: https://sig.unillanos.edu.co/index.php/gestion-riesgo | https://www.google.com.co https://unillanos.edu.co | |||||||||||||||
7 | 2.1. Identificar, valorar y establecer medidas de tratamiento para posibles riesgos de gestión y corrupción en todos los procesos desde una visión estratégica, conforme a la metodología vigente. | Mapa de Riesgos por proceso 2023 | Líderes de los 17 procesos | 31- de enero 2023 (teniendo en cuenta que esta actividad se realiza de manera anticipada) | 31-01-2023 | Finalizando la vigencia anterior, se inició mediante reuniones programadas con los diferentes jefes y líderes de procesos la identificación de los riesgos para la vigencia 2022 | Matriz de Riesgo - 2023 | Actividad Cumplida | 100% | |||||||||||||||||
8 | 2.2 Identificar, valorar y establecer medidas de tratamiento para riesgos de Seguridad Digital. | Riesgos de Seguridad Digital identificados y gestionados | Líder del proceso de Gestión del TIC | Noviembre de 2023 a diciembre de 2023 (teniendo en cuenta que esta actividad se realiza de manera anticipada) | 28/04/2023 | Para el cumplimiento de esta actividad primero se debe tener el levantamiento de todos los tipos de activos de información de la Universidad que estén expuesto a riesgos. Una vez se haya finalizado esta tarea, se realizará la identificación de los respectivos riesgos. Por lo anterior se creó una matriz para el levantamiento de dichos activos con su respectivo manual y procedimiento. | https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Q8dxkp5vzKZKamKLCsSAKZYKLFk0_12IryfEx4v5kUw/edit#gid=394742654 | |||||||||||||||||||
9 | 2.3 Consolidar las herramientas de gestión de los diferentes riesgos, en único enlace que facilite el acceso a los usuarios | Consolidar la herramienta en un único enlace | Líder proceso de TT. HH y Coordinación SST | Octubre -2023 | abril 2023 | Se esta trabajando en el diseño del espacio Web del area de seguridad y salud en el trabajo en donde se proyectara la matriz de identificiacion de riesgo por sede las cuales se estan actualizando hasta la fecha. | ||||||||||||||||||||
10 | 3.1. Socialización de Documentos asociados con la Gestión de Riesgos | Documentos publicados a través de página web y boletines | Oficina de Planeación (SIG) / Comunicaciones | Semestral | ||||||||||||||||||||||
11 | 3.2. Capacitaciones en Gestión del Riesgo a los procesos 2023. | Plan de Capacitaciones en Gestión de Riesgos de Corrupción ejecutado. | Oficina de Planeación (SIG) | Noviembre a diciembre de 2023 | ||||||||||||||||||||||
12 | 3.3. Invitar a la comunidad universitaria, actores internos y externos a través de la página web a participar y realizar sugerencias, observaciones al Mapa de Riesgos institucional 2023 | Invitación a los correos institucionales/ Noticia en página web y Boletín informativo | Oficina de Planeación / Comunicaciones | Diciembre de 2022 a enero de 2023 (Teniendo en cuenta que la esta actividad se realiza de manera anticipada) | diciembre 2022 | Invitación mediante boletín institucional a participar en la formulación del PAAC-2023 | https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1YghH17q43DxFjXsXBBdWbJAbXUrQgjEM | Actividad Cumplida | 100% | |||||||||||||||||
13 | Diciembre de 2022 a enero de 2023 (Teniendo en cuenta que esta actividad se realiza de manera anticipada). | enero 2023 | Invitación a los correos institucionales a participar de la formulación del PAAC-2023 | https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1YghH17q43DxFjXsXBBdWbJAbXUrQgjEM | Actividad Cumplida | 100% | ||||||||||||||||||||
14 | 3.4. Recibir observaciones y si es necesario realizar ajustes al Mapa de Riesgos Institucional | Revisar observaciones y ajustar si es el caso (Primer monitoreo) | Líderes de proceso y Oficina de Planeación Líderes de Proceso / Oficina de Planeación | Enero a 30 de abril del 2023 | 30-04-2023 | Una vez surtido el proceso de revisión de las observaciones se procede a realizar los ajustes pertinentes y se consolidar la herramienta | Matriz de Riesgo - 2023 | Actividad Cumplida | 100% | |||||||||||||||||
15 | 4.1. Monitorear y revisar Mapa de Riesgos institucional. Si es el caso solicitar ajuste debidamente justificado | Primer monitoreo | Líderes de Proceso / Oficina de Planeación | 30 de abril de 2023 | 04 de abril de 2023 | Se realizó de forma satisfactoria y en las fechas establecidas, el monitoreo del primer cuatrimestre comprendido entre los meses de enero a abril del presente año. | Matriz de Riesgo - 2023 | Actividad Cumplida | 100% | Se evidencia monitoreo a la herramienta en el primer cuatrimestre | ||||||||||||||||
16 | Segundo monitoreo | 31 de agosto 2023 | ||||||||||||||||||||||||
17 | Tercer monitoreo | 16 de diciembre (de conformidad con el procedimiento, la fecha límite para esta actividad es el 30 de diciembre, sin embargo, debido a receso de fin de año, el último reporte se adelanta) | ||||||||||||||||||||||||
18 | 5.1. Realizar seguimiento y evaluación a las actividades programadas en el Mapa de Riesgos de Corrupción. | Primer informe publicado | Asesor de Control Interno | 16 de mayo 2023 | ||||||||||||||||||||||
19 | Segundo informe publicado | 16 de septiembre 2023 | ||||||||||||||||||||||||
20 | Tercer informe publicado | Enero de 2024 (cierre vigencia 2023) | ||||||||||||||||||||||||
21 | Componente 2: Racionalización de Trámites Líder del componente: Oficina de Archivo y Correspondencia. | |||||||||||||||||||||||||
22 | 1.1. Compartir y sensibilizar sobre la política de racionalización de trámites del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) y su aplicación en la Universidad para la vigencia 2023. | Una (1) Publicación por Unillanista sobre la Política de Racionalización de Trámites | Planeación / Coordinación SIG | Febrero 2023 | 27/02/2023-16/03/2023 | 1. Por correo electrónico se realizó la solicitud a comunicaciones con los respectivos soportes para la publicación en Unillanista. 2. El 16 de marzo el área de comunicaciones publica en la revista Unillanista sobre la Política de Racionalización de Trámites | Carpeta de soportes | Comunicaciones ya publico la información sobre la política de racionalización de trámites. | Actividad cumplida | 100% | Se evidencia publicación de boletín el 16 de marzo de 2023 | |||||||||||||||
23 | Una (1) Reunión con miembros de la Comunidad Universitaria para socializar y recopilar información sobre necesidades y expectativas sobre Trámites a través de una encuesta. | Planeación / Coordinación SIG | Marzo 2023 | 21/03/2023-12/04/2023 | 1. Por correo electrónico se realizó la solicitud a comunicaciones con los respectivos soportes para la publicación en Unillanista sobre la reunión virtual del 12/04/2023 a las 2:30 pm, de socialización de la política de racionalización de trámites y encuesta para toda la comunidad Unillanista. 2. El 12 de abril de 2023 se realizó la reunión virtual para socializar y recopilar información sobre necesidades y expectativas sobre Trámites a través de una encuesta. | Carpeta de soportes | Actividad cumplida | 100% | Se evidencia asistencia de 70 participantes a la convocatoria | |||||||||||||||||
24 | 2.1. Actualizar inventario de trámites y otros procesos académicos y administrativos (al servicio de los estudiantes, profesores, administrativos y ciudadanía) | Un (1) Inventario de Trámites Actualizado Vigencia 2023 en el portal web de la Institución | Planeación / Coordinación SIG | Marzo y abril 2023 | 19/04/2023 | 1. Se realizo la actualización del inventario de Trámites que se encuentras inscritos en el SUIT en la vigencia 2023. | Carpeta de soportes 2.1. Inventario de Trámites Actualizado 2023 | Actividad cumplida | 100% | |||||||||||||||||
25 | 2.2 Compartir informe de Encuesta de Racionalización de Trámites como insumo para la priorización de trámites. | Un (1) Informe de la Encuesta de Racionalización de Trámites aplicada a miembros de la Comunidad Universitaria. | Planeación / Coordinación SIG | Abril 2023 | 25/04/2023 | 1. Se realizo Informe de la Encuesta de Racionalización deTrámites de 2023. | Carpeta de soportes 2.2. Informe Encuesta Racionalización deTrámites 2023 | Actividad cumplida | 100% | |||||||||||||||||
26 | 2.3 Identificar la frecuencia de Trámites y OPAS de la Universidad inscritos en el SUIT | Matriz de datos de operación registrados | Planeación, Grupo Institucional de Racionalización de Trámites. Jefes de Dependencias con Trámites Inscritos | Abril - julio - octubre enero - 2024 | 28/04/2023 | 1. Se realizo la actualización de la Matriz Datos de Operación 2023 que será actualizada con los jefes de dependencia en los cortes de julio y octubre de 2023. | 2.3. Gestión datos de operacion 2023 | Actividad cumplida | 100% | |||||||||||||||||
27 | 3.1. Definir los criterios de priorización de trámites para la vigencia 2023 | Una (1) Herramienta de priorización de trámites implementada | Planeación. Grupo Institucional de Racionalización de Trámites. Jefes de Dependencias con Trámites Inscritos | Abril 2023 | 28/04/2023 | 1. Se realizo la actualización de la Matriz de Priorización de Trámites 2023. | 3.1. PRIORIZACIÓN DE TRÁMITES 2023 | Actividad cumplida | 100% | |||||||||||||||||
28 | 3.2. Realizar priorización de trámites académico-administrativos misionales a innovar o mejorar, y diagnóstico de éstos mismos. | Un (1) Cuadro Resumen Diagnóstico Trámites priorizados | Planeación. Grupo Institucional de Racionalización de Trámites. Jefes de Dependencias con Trámites Inscritos | Abril 2023 | 01/05/2023 hasta el 08/05/2023 | 1. Se está recopilando la información para alimentar la herramienta de priorización de trámites de la vigencia 2023. | 3.1. PRIORIZACIÓN DE TRÁMITES 2023 | Actividad cumplida | 100% | |||||||||||||||||
29 | 4.1. Formular la estrategia de racionalización de trámites vigencia 2023 | Una (1) Estrategia de Racionalización de Trámites documentada | Planeación / Coordinación SIG | Abril 2023 | 27/04/2023 | 1. Se realizó la primera Capacitación del SUIT por el DAFP, plataforma donde se realiza el proceso de Racionalización de Trámites, donde se logró un compromiso para realizar una reunión de asesoría con los actores responsables de dicha racionalización. | Capacitación SUIT 27 de abril de 2023 | Sin Avance | 0% | Revisada la información adjunta en el "Medio de Verificación" no se evidencia formulada la Estratégia de Racionalización de Trámites. | ||||||||||||||||
30 | Un (1) Plan de Racionalización de Trámites para implementar la estrategia 2023 | 08/05/2023 | Se está coordinando con el área de Antitrámites del DAFP para una asesoría sobre Plan de Racionalización de Trámites para la vigencia 2023. | Envío de Correo Electrónico | Sin Avance | 0% | No se evidencia el Plan de Racionalización de Trámites. La solicitud realizada al DAFP mediante correo electrónico concierne a la asasoria de la plataforma Suit mas no a la construcción del plan | |||||||||||||||||||
31 | Una (1) Publicación por Unillanista sobre la Estrategia de Racionalización de trámites documentados. | 08/05/2023 hasta el 12/05/2023 | Una vez se termine el proceso de asesoría pendiente por parte del DAPF y junto con la información recopilada hasta el viernes 12 de mayo, se procederá a realizar la publicación de la estrategia de racionalización. | Envío de Correo Electrónico | Sin Avance | 0% | Al no haber Uan Esdtratégia formulada documentada, no se evidencia la publicación de ella | |||||||||||||||||||
32 | 4.2. Inscribir en el SUIT la estrategia de racionalización de trámites vigencia 2023. | Una (1) Estrategia de Racionalización de Trámites Inscrita en el SUIT | Planeación / Coordinación SIG | Abril 2023 | 08/05/2023 hasta el 19/05/2023 | Una vez se termine el proceso de asesoría pendiente por parte del DAPF y junto con la estrategia de racionalización, se procederá a realizar la inscripción de los trámites a racionalizar en la plataforma del SUIT. | Envío de Correo Electrónico | Sin Avance | 0% | A la fecha no hay Estratégia construida | ||||||||||||||||
33 | 5.1. Implementar la estrategia de racionalización de trámites inscrita para la vigencia. | Una (1) Estrategia de Racionalización de Trámites Implementada Actualización del trámite en SUIT y documentación interna Labores de difusión y apropiación de las Acciones. | Planeación | Mayo a diciembre de 2023 | Envío de Correo Electrónico | Actividad para seguimiento en proximos cortes | ||||||||||||||||||||
34 | 6.1. Analizar todo el ciclo de racionalización realizado | Informe resultados del plan de racionalización vigencia 2023 (Tercer informe seguimiento final de año) | Planeación / Control Interno | Diciembre 2023 | ||||||||||||||||||||||
35 | Componente 3: Rendición de Cuentas Líder del componente: Oficina de Planeación. | |||||||||||||||||||||||||
36 | 1.1. Diseñar y divulgar una estrategia de rendición de cuentas a través de los medios institucionales de la Universidad | Estrategia diseñada y divulgada | Planeación y Comunicaciones | 28 de febrero de 2023 | 28 de abril | Diseñar la Estrategía de Rendición de Cuentas, lograr un cronogramada de actividades y hacer la difución correspondiente. La estrategía de comunicaicones, se realiza a apartir de la Estrategía de Rendición de Cuentas, que se ubica dentro del docuemnto madre (PAAC) | 1: https://drive.google.com/file/d/1jJSb8w9TiqZ4yxCAjxaH0IyqanllOPaw/view?usp=sharing 2: https://docs.google.com/document/d/16goL7CQ6xH1PC_DtstyjFo6qYB92rvlf/edit?usp=sharing&ouid=110561921583005810777&rtpof=true&sd=true | En esta actividad existen dos tipos de estrategías, la diseñada desde la oficina de Planeación y la Estrategía de Comunicación | Actividad cumplida | 100% | ||||||||||||||||
37 | 1.2. Publicar un informe de gestión institucional semestralmente, a través de boletines internos y la página web institucional | Informe de gestión publicado | Planeación y Comunicaciones | Semestral | 10 abril - 2023 | El Informe de Gestión Institucional correspondiente al Segundo Periodo Académico 2022, fue publicado en la sección 7.1.1 Informes de gestión del Rector. de la página web institucional. | Informe de Gestión II-2022 | Se verficó la publicación del informe de Gestión Institucional en la página de la Universidad. | El informe de Gestión debe corresponder al Primer semestre 2023 Esta actividad se hace seguimiento en el proximo corte | |||||||||||||||||
38 | 1.3. Divulgar de manera periódica información de la gestión y hechos noticiosos de la Universidad a través del Boletín El Unillanista | Un boletín semanal | Comunicaciones | Semanal | Se publicó cada jueves un boletín iterno con los hechos noticiosos de la Universidasd | Unillanista #1: https://drive.google.com/file/d/1ZT3NNJo34DLWxdQ4_drPyT84yi--5flq/view?usp=sharing Unillanista #2: https://drive.google.com/file/d/1SpbzlgkedbxmrejGnLxurz83T0_Ws0qw/view?usp=sharing Unillanista #3: https://drive.google.com/file/d/1W7hDCCUPPzFVmAOdwyHelifCvHHI-7S1/view?usp=sharing Unillanista #4: https://drive.google.com/file/d/1V6zPxREbdjr6dYCCX7DkH49TXtNQ9_Xt/view?usp=sharing Unillanista #5: https://drive.google.com/file/d/1GbGc2h_62x24mZcSS-Ilma996GthnAz2/view?usp=sharing Unillanista #6: https://drive.google.com/file/d/1BZUVkl2UukZdREVQ8oRv-x0FMqkC43G7/view?usp=sharing Unillanista #7: https://drive.google.com/file/d/1hWXj_v_nmLLezNmg5r-jzHv1amnbRupC/view?usp=sharing Unillanista #8: https://drive.google.com/file/d/19dy9dNrrCZNUZV79kvQU4Q… | Actividad Cumplida | 100% | ||||||||||||||||||
39 | 2.1. Espacios de diálogo con directivos de la Institución, para conocer avances de la gestión administrativa | cinco transmisiones virtuales | Planeación y Comunicaciones | Mayo 2023 | En este momento no se han realizado estas actividades, se espera que a finalies de mayo ya se pueda hacer la trazabilidad. | |||||||||||||||||||||
40 | 2.2 Espacios de diálogo con los Decanos de las Facultades, para conocer la gestión académica | cinco transmisiones virtuales | Decanos | Abril 2023 | 28/04/2023 | Con el objetivo de fomentar la participación de la ciudadanía y la comunidad académica, se llevó a cabo rendición de cuentas por parte de los decanos de las facultades. Esta iniciativa se realizó mediante invitaciones virtuales para participar en la transmisión en vivo a través de la plataforma de la red social Instagram durante la semana del 24 al 28 de abril. Durante las transmisiones, se interactuó con la comunidad y se proporcionaron respuestas a sus inquietudes. *Como una de las primeras actividades dentro de la Estrategía de Rendición de Cuentas, se define la trasmisión con cada uno de los decanos de las cienco facltades de la univerisdad como una de la sprimeras actividades de interacción con los públicos objetivos de este componenete: | https://drive.google.com/drive/folders/1lXeT7b5Qa5ZkGOiN65qGZ1nfq7sitOba "Facultad de Ciencias Básicas e Ingeniería: https://www.instagram.com/tv/CrcF7HkL6M0/?igshid=YmMyMTA2M2Y= Facultad de Ciencias Humanas y de la Educación: https://www.instagram.com/tv/CrerTCzLfjR/?igshid=YmMyMTA2M2Y= Facultad de Ciencias de la Salud: https://www.instagram.com/tv/CrhReQjufUL/?igshid=YmMyMTA2M2Y= Facultad de Ciencias Económicas: https://www.instagram.com/tv/Crj1jJpM7CH/?igshid=YmMyMTA2M2Y= Facultad de Ciencias Agropecuarias y Recursos Naturales: https://www.instagram.com/tv/CrwAQfvpgij/?igshid=YmMyMTA2M2Y= " | Actividad Cumplida | 100% | |||||||||||||||||
41 | 2.3. Realizar un espacio amplio de diálogo para conocer la gestión realizada durante la vigencia fiscal | Una audiencia pública de rendición de cuentas realizada | Rectoría, Planeación y Control Interno | 31 de diciembre de 2022 | Verificar el año a realizar. 2023? En Comunicación con la oficina de Planeación, se cometió error de digidtación en el año de ejecución de la audiencia. Por tanto esta actividad es para hacer seguimiento en el tercer cuatrimestre del 2023. | |||||||||||||||||||||
42 | 3.1. Ejecutar una campaña de sensibilización sobre el proceso permanente de rendición de cuentas | Una campaña de sensibilización semestral ejecutada | Comunicaciones | Semestral | 1: Se realizó semanalmente a trávez del Bolitin Unilansita una nota infromativa y de sensibilización sobre qué y para qué sirve el proscesos de Rendición de Cuentas 2: Además se realizó una encuensta para definir el intres de los temas de infromación qu quieren saber sobre las decanatura y resguardar las preguntas y dudas de la comunidad en general. | Unillanista #4: https://drive.google.com/file/d/1V6zPxREbdjr6dYCCX7DkH49TXtNQ9_Xt/view?usp=sharing Unillanista #5: : https://drive.google.com/file/d/1GbGc2h_62x24mZcSS-Ilma996GthnAz2/view?usp=sharing Unillanista #6: https://drive.google.com/file/d/1BZUVkl2UukZdREVQ8oRv-x0FMqkC43G7/view?usp=sharing Unillanista #7: https://drive.google.com/file/d/1hWXj_v_nmLLezNmg5r-jzHv1amnbRupC/view?usp=sharing Unillanista #8: https://drive.google.com/file/d/19dy9dNrrCZNUZV79kvQU4Qq1Cis-yw7g/view?usp=sharing Unillanista #11: https://drive.google.com/file/d/1jLzUlanT3Y0o8SOtw0PSh4Au9A5zo4cJ/view?usp=sharing Unillanista #12: https://drive.google.com/file/d/1dB_JkeVPluB2PBVsAfS6XzGmvxy-dmNI/view?usp=sharing Unillanista #13: https://drive.google.com/file/d/1RAxJs25dsH0NJslelOZdccAk0Xadmid_/view?usp=sharing | Proeso | 50% | Se evidencia publicación de la Campaña de sensibilización en Bolestines Unillanista | |||||||||||||||||
43 | 3.2 Realizar un evento institucional de reconocimiento a la gestión de los servidores públicos y miembros de la comunidad universitaria, por sus logros institucionales | Un evento institucional realizado | Secretaría Técnica de Acreditación | 31 de diciembre de 2023 | ||||||||||||||||||||||
44 | Componente 4: Servicio al Ciudadano Líder del componente Oficina de Archivo y Correspondencia | |||||||||||||||||||||||||
45 | 1.1. Analizar la pertinencia de actualizar y mejorar el aplicativo PQRSD frente a los requerimientos normativos vigentes. | Aplicativo PQRSD actualizado conforme a la normatividad vigente. | Archivo y Correspondencia – Oficina de Sistemas | Diciembre 2023 | abril de 2023 | 1) Desde el año anterior a la fecha, se han realizado de manera gradual los siguientes ajustes al aplicativo de PQRSD, así: • Se ajustó la estructura del formulario en el tipo de documento del usuario, se incluyeron otros como: tarjeta de identidad y cédula de extranjería. • Se ajustaron los tiempos de respuesta según el tipo de Petición así, de conformidad con los términos para resolver señalados en la Ley 1437 de 2011. • Se ajustó el número consecutivo de radicación el cual ahora consta de diez dígitos el cual se construye de la siguiente manera: primero el año seguido de seis dígitos iniciando cada año con el 000001, por ejemplo para la primera PQRSD del año 2023 el No. de radicado inició de la siguiente manera: 2023000001. - Se ampliaron las opciones de los canales de recibo de las PQRSD como: teléfono, correo electrónico, y las que se reciban de manera personal en la ventanilla del PIAC, las cuales llevarán el consecutivo correspondiente (es un único consecutivo independientemente del canal utilizado. • El aplicativo ahora permite Incluir los datos del usuario para las PQRSD que lleguen por otros canales, igual que los datos que se registran a través del formulario. 2- En el mes de febrero de 2023 se publicó la V2 de la "Matriz de Registro y Control de Incidencias de PQRSD". 3. Se artículó la Matriz de Registro de Incidencias con el aplicativo con el fin que se registre y genere de manera automática la información, sin necesidad de realizar un nuevo registro. | 1. https://www.unillanos.edu.co/index.php/atencion-y-servicios 2. https://sig.unillanos.edu.co/index.php/documentos-sig/file/1834-fo-gdo-03-planilla-registro-y-control-de-incidencias-pqrsd | |||||||||||||||||||
46 | 1.3. Conformar e Institucionalizar el Equipo de Trabajo para que realice el seguimiento, evaluación de los informes PQRSD y de las encuestas de percepción y satisfacción de usuarios. | Formalización del equipo de trabajo | Oficina de Correspondencia / Control Interno /Oficina de Planeación -SGC | Abril 2023 | El 31 de marzo de 2023 | Se realizó la instalación del "Comité Institucional de Gestión y Desempeño" que asumirá las funciones del Equipo Antitrámites para la evaluación de los informes de PQRSD y de las encuestas de percepción. | Resolución Rectoral No. 2181 del 15 de noviembre de 2022. (numeral 12 del artículo 4). | La secretaría técnica del Comité IGD está a cargo de la Oficina de Planeación, por lo tanto el Acta de instalación de dicho Comité se encuentra en esa dependencia. | Actividad Cumplida | 100% | ||||||||||||||||
47 | 1.4. Elaborar plan de mejoramiento con base en las denuncias y quejas presentadas y en las encuestas de percepción. Plan de mejoramiento sobre PQRSD Grupo de Trabajo PQRSD junio 2023 | Plan de mejoramiento sobre PQRSD | Grupo de Trabajo PQRSD | Junio 2023 | ||||||||||||||||||||||
48 | 2.1. A través de estrategias de socialización, difundir los valores éticos institucionales a la comunidad universitaria | Dos (2) estrategias de divulgación del compromiso ético realizadas al interior de la Universidad. | Oficina de Personal / comunicaciones | Diciembre 2023 | ||||||||||||||||||||||
49 | 2.2. Incluir en la jornada de inducción y reinducción de servidores públicos, la socialización del código de integridad. | Jornada realizada | Oficina de Personal | Junio y diciembre 2023 | ||||||||||||||||||||||
50 | 3.1. Efectuar la medición de satisfacción de las partes interesadas frente a los servicios prestados por la Universidad y socializar los resultados | Documento informe de resultados de la encuesta de satisfacción | Oficina de Planeación - SIG | Noviembre de 2023 | ||||||||||||||||||||||
51 | 3.2. Revisar y actualizar el portafolio de servicios publicado en la web y monitorear la accesibilidad de los hipervínculos relacionados. | Portafolio de servicios actualizado e hipervínculos funcionando | Dirección de Proyección social / Comunicaciones | Semestral | 28/04/2023 | Desde la Dirección de Proyección Social se realizó la revisión del portafolio de servicios, el cual se encuentra actualizado y publicado en la página web. | https://online.fliphtml5.com/mrvfj/qutg/#p=1 | Actividad Cumplida | 100% | |||||||||||||||||
52 | 3.2. Divulgar en boletín interno los canales oficiales de atención al ciudadano | Divulgación de los Canales oficiales de la Institución | Archivo y Correspondencia / Comunicaciones | Semestral | marzo de 2023 | Se diseñaron códigos QR para enlace directo a los canales de oficiales de atención al ciudadano a través del uso de móvil, información que se encuentra en un pendón que se dispuso en el Punto de Información - PIAC Barcelona y que será publicada en el próximo boletín institucional, teniendo en cuenta que se va a habilitar un a línea de whatsapp la cual quedará incluida en dicha publicación. | https://docs.google.com/document/d/1UT1KxIUbTpfrhgcYh67R3zLf1ngCM23D/edit?usp=sharing&ouid=116489794932050829229&rtpof=true&sd=true | Se realizará seguimiento en el segundo corte | ||||||||||||||||||
53 | 3.3. Elaborar y publicar periódicamente en el link "transparencia y acceso a la información" los informes P.Q.R.S.D. discriminadas por modalidad de petición, relacionando: el canal de recepción, las dependencias a las cuales fueron asignadas las PQRSD, los medios utilizados para enviar las respuestas a los peticionarios y los tiempos de respuesta, con el fin de identificar oportunidades de mejora en la prestación de los servicios. | Informes P.Q.R.S.D publicado en el link "transparencia y acceso a la información" | Archivo y Correspondencia | Trimestral | 28 de abril de 2023 | Estando dentro de los términos según la normatividad vigente, se encuentra en construcción el informe correspondiente al primer trimestre de 2023, toda vez que se debe consolidar la información de los tres puntos de atención, esto es: PIAC Barcelona, PIAC San Antonio y Ventanilla Única de Correspondencia. Su publicación se realizará en la primera semana de mayo. | https://www.unillanos.edu.co/index.php/documentacion/informes-peticiones-quejas-y-reclamos | Sin Avance | 0% | A la fecha 11 de mayo de 2023 no se evidencia informe publicado el la pagina institucional a traves del Link "Transparencia y acceso a la información" | ||||||||||||||||
54 | 3.4. Divulgar los trámites actualizados y publicados en el SUIT, a través del boletín institucional y la página web | Boletín y publicaciones en página web | Archivo y Correspondencia/ Comunicaciones | Semestral | 28 de abril de 2023 | Teniendo en cuenta que en el mes de abril se divulgó la política antitrámites al interior de la Universidad y se dió inicio a las actividades tendientes a la actualización de los mismos, no hay avances en este tema. | ||||||||||||||||||||
55 | 4.1. Realizar encuesta de percepción a los usuarios con el fin de conocer sus expectativas y experiencias frente a la atención recibida a través de los canales de PQRSD. | Informe basado en encuestas, sobre la percepción de los usuarios. | Oficina de archivo y correspondencia | Diciembre 2023 | permanente | La encuesta de percepción sobre la atención que se brinda a través de los canales de atención al ciudadano está disponible en el micrositio web del Sistema PQRSD y también es enviada a cada usuario una vez finaliza la atención respectiva, con un mensaje de invitación a calificar la atención brindada. | https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLScFRXYX6OjeNF1ikSQsCVzQh8G_I3hiyM2TB2QD94xT7q01xQ/viewform | |||||||||||||||||||
56 | 4.2. Ejecutar actividades de capacitación y sensibilización dirigidas a los servidores públicos, sobre el rol del servidor público, para mejorar su actitud al momento de prestar el servicio a los usuarios. | Dos (2) capacitaciones generales incluidas en el PIC | Oficina de Personal/Archivo Correspondencia | Diciembre 2023 | ||||||||||||||||||||||
57 | "Componente 5: Transparencia y Acceso a la Información Líder del componente Oficina de Sistemas" | |||||||||||||||||||||||||
58 | 1.3. Divulgar datos abiertos (datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, puestas a disposición de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados) | Publicar un conjunto de datos abiertos en el portal de la Universidad y en el portal del Estado | Oficina de Planeación/ Oficina de Sistemas/ Secretaría General. | Semestral | 28/4/2023 | 1. Se crea usuario de datos abiertos. 2. Se carga en el sistema de datos abiertos los admitidos a los programas de pregrado 2022-2, el cual no fue aprobado por el portal de datos abiertos debido a que la estructura de la información requiere que se carguen los datos por año y no por periodo académico. Esto fue notificado por ellos al correo electrónico de la Oficina de Sistemas. 3. Se solicitó a los Ingenieros que realizan el soporte de SIAU, la información consolidadada de los inscritos a los programas de pregrado en el año 2022. A la fecha, se está a la espera de esta información para realizar su publicación en el Portal. | https://drive.google.com/drive/folders/1sbHdD7Fn4gOasQ9aXzhh8QeOKSPKPXjr?usp=sharing | El total cumplimiento de la actividad se revisará en el proximo corte | ||||||||||||||||||
59 | 1.4. Publicar información sobre contratación pública en el portal web de contratación de la Universidad y en el link de "transparencia y acceso a la información" de acuerdo a la Ley 1712 de 2014, Artículo 10 | Información actualizada según estándares artículo 10 Ley 1712/ 2014 en el portal web de contratación de la Universidad y en el link de "transparencia y acceso a la información" | Vicerrectoría de Recursos Universitarios | Semestral | 24/4/2023 | 1. El 11/4/23 Se solicitó por correo a la oficina de sistemas el cargue de la informacion en el link de transparencia/punto 3. contratación de la pagina de la Unillanos, especificamente: 3.2 (Listado de proveedores y relacion de la contratación 2022) 3.3 ( Relacion de la ejecucion de la contratación-Link del SECOP) Dicha informacion ya fue cargada en su totalidad hasta el segundo semestre del 2022. El proximo cargue de la informacion de contratación se realizará para el mes de Junio, que corresponderá al primer semestre del 2023, cumpliendo con lo solicitado. | 3.2 https://www.unillanos.edu.co/index.php/documentacion/juridica/relacion-de-contratos http://proveedores.unillanos.edu.co/ 3.3 https://community.secop.gov.co/Public/Tendering/ContractNoticeManagement/Index?currentLanguage=es-CO&Page=login&Country=CO&SkinName=CCE | El total cumplimiento de la actividad se revisará en el proximo corte | ||||||||||||||||||
60 | 2.1. Socialización de las fechas en las cuales se debe realizar por parte de los funcionarios la actualización del formato de Bienes y Rentas y de las hojas de vida en la plataforma del SIGEP. | Socialización mediante Boletín y Unillanista | División de Servicios Administrativos | Febrero de 2023 | 28/2/2023 | 1. Por correo electrónico el 28/02/2023 se solicitó a comunicaciones la publicación en el boletín de la información: “Solicitud de actualización de formatos únicos de Hoja de Vida y Declaración de Bienes y Renta en el SIGEP ll”. 2. Ese mismo día comunicaciones envió a manera de Comunicado la información para la respectiva socialización. 3. El 02/03/2023 por medio del Boletín informativo "El Unillanista" N°06 en la pág 03 se volvió a socializar la Solicitud de actualización de formatos únicos de Hoja de Vida y Declaración de Bienes y Renta en el SIGEP ll. | https://drive.google.com/drive/folders/1mdQjRWfKVi74OOCkmudOCJZvjmbK5l3r?usp=share_link | Actividad Cumplida | 100% | |||||||||||||||||
61 | 2.2. Revisión de la información actualizada al 31 de mayo de la vigencia en el portal web de SIGEP por parte de los funcionarios e informe a la oficina de control interno. | Informe del reporte de la Información en el portal web del SIGEP | División de Servicios Administrativos | Junio 2023 | ||||||||||||||||||||||
62 | 2.3. Mantener actualizado el sistema de información PQRSD de acuerdo a los estándares de contenido y oportunidad descritos en la estrategias anticorrupción | Sistema de información PQRSD actualizado | Archivo y Correspondencia | Diciembre 22 de 2023 | permanente | El sistema de información PQRSD se encuentra actualizado conforme a los estándares de contenido y oportunidad. | https://www.unillanos.edu.co/index.php/atencion-y-servicios | El total cumplimiento de la actividad se revisará en el proximo corte | ||||||||||||||||||
63 | 3.1. Revisar y ajustar si es el caso los "Instrumentos de gestión de información": a) Formato registro o inventario de activos de información; b) Formato esquema de publicación de información y c) formato índice de información clasificada y reservada. | Formatos revisados y ajustados si es el caso | Archivo y Correspondencia / Oficina de Sistemas | Agosto de 2023 | 28/4/2023 | a. Se creó una matriz para realizar el levantamiento de todos los tipos de activos de información (hardware, software, recurso humano, e infraestructura) con su respectivo manual y procedimiento. Esta nueva matriz una vez sea oficializada recogerá la información del inventario de activos de información documental que se encuentra publicado. b. Conforme al art. 3 de la Ley 1712 de 2014, en el mes de julio de 2022 se publicó la V1 del "Esquema de Publicación de Información" la cual se encuentra publicada en la página web institucional y no se han presentado cambios que obliguen a su actualización. c.) Conforme a la normatividad vigente y a la dinámica institucional, no se han presentado cambios que ameriten la modificación del "Índice de Información Clasificada y Reservada" de la Universidad. | a) https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Q8dxkp5vzKZKamKLCsSAKZYKLFk0_12IryfEx4v5kUw/edit#gid=394742654 b) https://drive.google.com/file/d/1vW-wOzJqYcBExnJN8ZyrgkvGEda0PEqT/view?pli=1 c) https://docs.google.com/spreadsheets/d/1mPjA62pD8Q24UduXmal-_WxmzE20WeB8/edit#gid=1498744419 | Se realizará seguimiento en el proximo corte | ||||||||||||||||||
64 | 4.1. Generar y divulgar en la página web de la Universidad información básica en formatos alternativos para la población con limitación auditiva. | Generar información básica en formatos alternativos (lenguaje de señas, texto y audio) | Oficina de Comunicaciones | Semestral | 28/4/2023 | Se generaron videos en lenguaje de señas para los menús principales de la página web de la Universidad. | https://www.unillanos.edu.co/index.php?option=com_content&view=article&id=5092 | El total cumplimiento de la actividad se revisará en el proximo corte | ||||||||||||||||||
65 | Publicar información básica generada en los formatos alternativos | Oficina de Sistemas | Semestral | 28/4/2023 | La página web cuenta con menú de accesibilidad para población con discapacidad visual y auditiva. Se publicaron videos en lenguaje de señas para los menús principales de la página web de la Universidad. Se actualizó el link de descargas para el software de ayuda a población con discapacidad visual y auditiva. | https://www.unillanos.edu.co/index.php?option=com_content&view=article&id=5092 https://www.unillanos.edu.co/index.php | El total cumplimiento de la actividad se revisará en el proximo corte | |||||||||||||||||||
66 | 4.2. Generar y publicar en la página web videos sobre los procesos administrativos de mayor frecuencia de utilización. | Generar videos explicando los procesos administrativos de alta frecuencia | Oficina de Comunicaciones | Semestral | 28/4/2023 | Se crearon videos explicando algunos tramites administrativos. | https://tutorialessiau.unillanos.edu.co/index.php/en/ | El total cumplimiento de la actividad se revisará en el proximo corte | ||||||||||||||||||
67 | Publicar videos explicando los procesos administrativos de alta frecuencia | Oficina de Sistemas | Semestral | 28/4/2023 | En el micrositio de tutoriales, se publicaron videos con los procedimientos de inscripcion, preinscripcion, cargue de soporte, descargue de matricula, manejo de plataforma SIAU. Dos de ellos en lenguaje de señas. | https://tutorialessiau.unillanos.edu.co/index.php/en/ | El total cumplimiento de la actividad se revisará en el proximo corte | |||||||||||||||||||
68 | 1.1. Actualizar, completar y acopiar la información mínima obligatoria establecida sobre la estructura de la institución en el sitio web de acuerdo a la Ley 1712 de 2014, Artículo 9. | Cumplir artículo 9 de la ley 1712 de 2014 | Oficina de Sistemas/ Oficina de Archivo y Correspondencia / Oficina de Personal / Secretaria General / Jurídica / Control Interno / División Financiera. | Semestral | 28/4/2023 | A). se actualizó la información de estructura orgánica, funciones y deberes en el link de transparencia. la ubicación de sus sedes y áreas, divisiones o departamentos, y sus horas de atención al público se encuentran en el Footer de la página. la direccion financiera sube el acuerdo superior 029 del 2022 aprobacion presupuesto 2023 y la resolucion001 rectoral del 2023 la distribucion del presupuesto 2023 C). El directorio se encuentra en el link de transparencia 1.5 Directorio de servidores públicos, empleados o contratistas. D). La Oficina de Archivo y Correspondencia elabora, actualiza y publica los instrumentos de gesitón de la información conforme se señala en el Decreto 1080 de 2015, armonizada con la Ley 1712 de 2014, E). F). G). Se realizó publicación del PAAC 2023 en el menú de Participa. | https://www.unillanos.edu.co/index.php/presupuesto-aprobado D) https://www.unillanos.edu.co/index.php/7-2-instrumentos-de-gestion-de-la-informacion | El total cumplimiento de la actividad se revisará en el proximo corte | ||||||||||||||||||
69 | 4.3. Propender que los documentos publicados en el portal web cumplan las directrices de accesibilidad para atender población en condición de discapacidad visual y auditiva. | Notificaciones a las dependencias generadoras de información (Secretaría General, entre otras) para que los documentos enviados a publicar cumplan con los requisitos mínimos de accesibilidad. | Oficina de Sistemas, Comunicaciones | Trimestral | 28/04/23 | Durante este período no se han realizado notificaciones al respecto, pero esta actividad será subsanada para los siguientes trimestres, por lo cual se realizará el envío de comunicaciones a las dependencias con el fin de sensibilizarlos en el cumplimiento de accesibilidad en los documentos a publicar (opción de lectura). | https://www.unillanos.edu.co/index.php/documentacion/consejo-superior-universitario/resoluciones/2023-1 | El total cumplimiento de la actividad se revisará en el proximo corte | ||||||||||||||||||
70 | 5.1. Generar y publicar en el link de transparencia el informe de solicitudes de acceso a la información. | Informe de solicitudes de acceso a la información según lineamientos de la estrategia anticorrupción, publicado en el link "transparencia y acceso a la información" | Archivo y correspondencia | Trimestral | abril 2023 | Durante el primer trimestre de 2023 no se han presentado solicitudes de acceso a la información. | Se realizará seguimiento en el proximo corte Se debe establecer en la actividad que el cumplimiento de la actividad se realiza en el caso de que se genere información | |||||||||||||||||||
71 | 5.2 Actualizar el link de transparencia con toda la información de relevancia al público que emitan las dependencias | Link de transparencia actualizado | Oficina de sistemas | Mensual | El link de transparencia se está actualizando conforme a las nuevas disposiciones del ministerio de las comunicaciones. | https://unillanos.edu.co/index.php/transparencia-1 | Proceso | 50% | El link se encuentra en actulización | |||||||||||||||||
72 | 5.3. Revisar SIGEP y notificar a los funcionarios cuando la información no se encuentre completa para su debida actualización. | SIGEP | Oficina de Personal | Semestral | ||||||||||||||||||||||
73 | 5.4. Gestionar ante las diferentes direcciones de programa la actualización de su micro-sitio web. | Micro-sitios actualizados | Oficina de Planeación / Direcciones de Programa / Oficina de Sistemas | Semestral | 28/4/2023 | los micrositios se actualizan a medida que el programa o dependencia realice cambios. Para este periodo solicitaron la actualizaron de los siguientes micrositios: * Maestría en SST. *Especialización en Salud Ocupacional. *Planeacion. *Contratacion. *Facultad de ciencias agropecuarias y recursos naturales. | Se realizará seguimiento en el proximo corte | |||||||||||||||||||
74 | Componente 6: Iniciativas adicionales Líder del componente: División de servicios administrativos | |||||||||||||||||||||||||
75 | 1.1. Sensibilizar a la comunidad universitaria alrededor de las temáticas asociadas con el código de ética integridad y buen gobierno | Boletines Institucionales, Unillanista | División de Servicios Administrativos | 30 de julio de 2023 | ||||||||||||||||||||||
76 | 1.2. Desarrollar una actividad que conmemora el día nacional del servidor público en la institución | Boletines Institucionales, Unillanista, Evidencias Fotográficas | División de Servicios Administrativos | 30 de julio de 2023 | ||||||||||||||||||||||
77 | 1.3. Promover dentro de la Institución el buen servicio a los ciudadanos. | Realizar capacitación a los empleados sobre el buen servicio al ciudadano. | División de Servicios Administrativo | Diciembre 2023 | ||||||||||||||||||||||
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