Seguimiento 1er Sem 2022 Matriz Comunicaciones.xlsx

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1			MATRIZ DE COMUNICACIONES							Versión: 1
2			MATRIZ DE COMUNICACIONES							Versión: 1
3			FR-EFR-DEP-009							Fecha de Vigencia: 28-Febrero-2022
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6	ITEM	QUÉ COMUNICA	QUIÉN LO COMUNICA	A QUIÉN LO COMUNICA	POR QUÉ MEDIO	CON QUÉ FRECUENCIA	REGISTRO	SEGUIMIENTO PRIMER SEMESTRE ENERO - JUNIO		SEGUIMIENTO SEGUNDO SEMESTRE JULIO - DICIEMBRE
7	ITEM	QUÉ COMUNICA	QUIÉN LO COMUNICA	A QUIÉN LO COMUNICA	POR QUÉ MEDIO	CON QUÉ FRECUENCIA	REGISTRO	FECHA DE EJECUCIÓN	SEGUIMIENTO	FECHA DE EJECUCIÓN	SEGUIMIENTO

8	1	Misión, visión, políticas, objetivos, Mapa de Procesos	Oficina Asesora de Planeación Institucional	A todos los colaboradores	Inducciones, capacitaciones, presentaciones, página web, intranet y correo electrónico	Ingreso de personal Permanentemente o cuando se genere una actualización	Listas de asistencia, correos, registros de visitas	Marzo	Se realizó inducción y reinducción a todo el personal donde se comunicó la plataforma estratégica de la EFR. Así mismo se publicó información en boletín institucional.
9	2	Documentación adoptada o actualizada	Todas las dependencias	A todos los colaboradores	Listado Maestro de Documentos - Correo Electrónico	Cada que sea necesario	Documentos publicados en Listado Maestro de Documentos	Ene-Jun	Se realizó adopción de Listado maestro de documentos donde se publica la información del Sistema de gestión.
10	3	Lineamientos para elaborar el Plan anual de adquisiciones	Dirección de contratación	Directores y jefes de oficina	Comité de Contratación o Correo electrónico	Anualmente	Acta de comité o Correo electrónico	Ene	La dirección de contratación emitió circular para la elaboración del plan anual de adquisiciones
11	4	Lineamientos para formular Planes de Acción Institucionales	Cada dependencia formuladora	Directores y jefes de oficina	Correo Electrónico o Comité de Gestión y Desempeño institucional	Anualmente	Correo Electrónico o Acta	Ene	La oficina Asesora de planeación emitió lineamientos para la formulación del plan de acción institucional y los planes de que trata el decreto 612 de 2018.
12	5	Planes de Acción Institucionales	Cada dependencia formuladora	A todo los colaboradores	Correo Electrónico, Pagina Web, Intranet	Anualmente Por necesidad en cada actualización	Pagina Web, Intranet	Ene	Los planes de acción institucional fueron elaborados por los responsables y estos a su vez fueron publicados en la pagina web y en la intranet de la empresa.
13	6	Lineamientos para realizar Acuerdos de Gestión	Dirección Administrativa y financiera Oficina Asesora de Planeación	Directores y jefes de oficina	Correo Electrónico	Anualmente	Correo electrónico	Abril	La oficina Asesora de planeación emitió lineamientos para la formulación de acuerdos de gestión de los funcionarios de planta de la EFR
14	7	Lineamientos para realizar seguimiento a los planes de acción	Oficina Asesora de Planeación Institucional	Directores y jefes de oficina	Correo Electrónico	Trimestral	Correo electrónico	Abril	A través de correo electrónico la oficina de planeación emitió lineamientos para realizar seguimiento los planes de acción institucional
15	8	Respuesta a Derechos de Petición	Dependencia responsable	Peticionario	Comunicación escrita	Términos legales	Oficios de respuesta	Junio	La empresa dio respuesta a los XXX PQRSDF recibidos en el 1er trimestre. Se realizó informe de seguimiento a PQRSDF el cual fue cargado en pagina web.
16	9	Funciones, responsabilidades, autoridades	Dirección de Contratación Gestión de Talento Humano	Funcionarios, trabajadores oficiales y contratistas	Contrato, inducciones y reinducciones	Ingreso de colaboradores	Correos electrónicos Control de asistencia	Ene-Jun	Al momento de la vinculación de servidores públicos y contratistas se comunican las funciones y obligaciones.
17	10	Requisitos legales aplicables	Oficina Asesora Jurídica	A todo los colaboradores	Inducciones, capacitaciones, presentaciones a grupos, comités, publicación del normograma en Pagina Web e Intranet	Cuando se requiera o se genere un cambio en la normatividad	Actas de reunión Publicación	Ene-Jun	Los requisitos legales aplicables se han comunicado en los escenarios pertinentes. Se cuenta con normograma publicado en la intranet.
18	11	Reporte de Contratos y Convenios suscritos	Dirección de contratación	Ciudadanía en general Todas las dependencias	SECOP II	Permanente	Registro SECOP II	Ene-Jun	La información correspondiente a la ejecución contractual de la empresa se mantiene publicada en SECOP II.
19	12	Informe de la actividad contractual	Cada contratista	Supervisor de contrato	Documentos en físico y correo electrónico	Mensual	Expediente contractual	Ene-Jun	Los contratistas presentan mensualmente el informe de actividades con los resultados de su gestión.
20	13	Informe de la actividad contractual	Dirección de Contratación	Contraloría	Informes, SIA OBSERVA y SIA CONTRALORIA	Términos legales	Reporte SIA OBSERVA y SIA CONTRALORIA	Ene-Jun	Se han comunicado los informes de ejecución contractual a la contraloría a través de SIA Observa y SIA contraloría
21	14	Actos administrativos	Oficina Asesora Jurídica	Destinatario Interesado	Personalmente Correo electrónico	Cada que sea necesario	Constancia de Notificación Copia del acto comunicado	Ene-Jun	Los actos administrativos se han notificado a las partes interesadas.
22	15	Circulares internas	Gerencia	Destinatario	Correo Electrónico	Según la necesidad	Correos electrónicos	Ene-Jun	En el primer semestre de 2022 se emitieron 3 circulares internas
23	16	Informes de Gestión	Oficina Asesora de Planeación Institucional	Comunidad en General Todos los colaboradores	Pagina web, espacios de rendición de cuentas, redes sociales	Permanente	Informe de gestión, audiencias de rendición de cuentas, notas en redes sociales	Ene-Jun	En el mes de enero se elaboró informe de gestión de la EFR el cual fue comunicado a los interesados. Asimismo se han publicado notas sobre la gestión institucional de la empresa en redes sociales las cuales han llegado a más de 60 mil personas
24	17	Procesos de adquisición predial	Dirección técnica	Propietario de predio	Notificación oficial	Cada que sea necesario	Resoluciones	Ene-Jun	Se han comunicado procesos para la adquisición de predios a través de XX resoluciones
25	18	Aspectos técnicos, sociales, ambientales y legales de los proyectos	Dirección técnica	Comunidad en General Todos los colaboradores	Reuniones, redes sociales, pagina web	Cada que sea necesario	Actas de reunión, listados de asistencia, publicaciones	Ene-Jun	Durante el primer semestre de 2022 se realizaron 36 reuniones de socialización sobre los proyectos liderados por la EFR.
26	19	Resultados de la gestión institucional	Oficina Asesora de Planeación Institucional Oficina de Control Interno	Departamento administrativo de la Función Pública	Digital	Anualmente	Plataforma FURAG	Marzo	Se realizó diligenciamiento del Furag 2021 comunicando la gestión de la Empresa.
27	20	Programación de auditorias	Oficina de Control Interno	Directores y jefes de oficina	Comité de Control Interno o Correo electrónico	Anualmente	Acta de comité o Correo electrónico	Febrero	Se realizó la socialización del plan anual de auditorias por parte de la oficina de control interno a los integrantes del equipo directivo de la EFR.
28	21	Planes de mejoramiento auditorias externas	Gerencia	Oficina de Control Interno y Ente de Control	Radicación en físico o virtual	Términos establecidos por Entidad Auditora	Registro de radicación física o correo electrónico remisorio	Ene-Jun	Se suscribió plan de mejoramiento con la contraloría el cual se comunicó en los plazos establecidos
29	22	Avances al plan de mejoramiento de auditorias internas	Dependencia auditada	Oficina de Control Interno	Radicación en físico o virtual	Términos establecidos por la Oficina de control Interno	Correo electrónico remisorio	Ene-Jun	Se comunicó a la contraloría el avance al plan de mejoramiento
30	23	Ejecución presupuestal	Dirección Administrativa y financiera	Comités fiduciarios Entes de Control Cofinanciadores de proyectos	Informes, correos electrónicos, reuniones	Términos establecidos por el solicitante	Soportes de ejecución presupuestal enviados	Ene-Jun	La ejecución presupuestal se ha comunicado a los comités fiduciarios, UMUS, revisoría fiscal y junta directiva de acuerdo a sus solicitudes.
31	24	Transferencias de Gestión documental	Todas las dependencias	Dirección administrativa y financiera	Formato aprobado para transferencia documental	Según Tablas de Retención Documental	Recibido del formato	Ene-Jun	Durante el periodo no se presentó necesidad de realizar transferencias documentales
32	25	Accidentes e incidentes laborales	Todos los colaboradores	Jefe Inmediato y Oficina de Riesgos y Seguridad	Comunicación verbal o Correo electrónico	Cada que sea necesario	Comunicación	Ene-Jun	Durante el periodo no se presentaron accidentes o incidentes laborales
33	26	Actos y condiciones inseguras	Todos los colaboradores	Jefe Inmediato y Oficina de Riesgos y Seguridad	Comunicación escrita	Cada que sea necesario	Comunicación	Ene-Jun	Durante el periodo no se presentó necesidad de reportar actos o condiciones inseguras
34	27	Mapas de riesgos y planes de manejo	Oficina de Riesgos y Seguridad	Todos los procesos	Correo Electrónico Intranet	Cada que sea necesario	Correo Electrónico	Ene-Jun	Se realizó socialización de mapas de riesgos en reuniones con cada dependencia, asimismo se incluyo el tema en la inducción y reinducción.
35	28	Necesidades y expectativas de las partes interesadas	Oficina Asesora de Planeación Institucional	Todos los procesos	Publicación en Intranet	Permanentemente y cuando se presenten cambios	Publicación en Intranet	Ene-Jun	Las necesidades y expectativas de las partes interesadas se publican en el manual de calidad y se comunican cada vez que surge un cambio
36	29	Actividades o información acerca del Sistema de Gestión	Oficina Asesora de Planeación Institucional	Colaboradores de todos los procesos	Reuniones, correo electrónico, pagina web, intranet, grupos de whatsApp, circulares internas	Cada que sea necesario	Actas de reunión, publicaciones	Ene-Jun	Mediante la intranet se comunican los lineamientos del sistema de gestión de la calidad, así mismo se envían correo electrónicos y se ejecuta plan de apropiación para sensibilizar a todos sobre el SGC
37	30	Normas básicas de permanencia en las instalaciones de la EFR S.A.S Normas para actuar durante una emergencia	Oficina de Riesgos y Seguridad en el Trabajo	Colaboradores de todos los procesos	Capacitaciones, inducciones	Cada que sea necesario	Actas de reunión, control de asistencia	Ene-Jun	A través de capacitaciones se comunican los lineamientos para atender los postulados del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
38	31	Lineamientos para el cumplimiento contractual	Supervisores de contratos	Contratistas OPS Contratistas de obra Interventorías Concesionaria	Reuniones, correo electrónico, pagina web, intranet, grupos de whatsApp, comunicados oficiales	Cada que sea necesario	Correo Electrónico, oficios, actas	Ene-Jun	Los supervisores de contratos emiten recomendaciones y lineamientos para la adecuada ejecución contractual.
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