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Entidad: UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS
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Modificación al MAPA DE RIESGOS 2017, corte a: Mayo 22/17
(Gestión y Corrupción)
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Nota:Para facilitar la lectura del presente documento, hacemos la siguiente precisión:
1) Se publican los riesgos para los cuales los procesos solicitaron modificar las acciones asociadas al control (fecha, acción o registro).
2) Cada riesgo modificado se mostrará de dos formas:
i) El riesgo como inicialmente se publicó el 31 de enero de 2017 y,
ii) El riesgo modificado en el que se señala en rojo la modificación solicitada.
3) En la última columna se indica la motivación o justificación de dicha modificación.
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1. IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO2. VALORACIÓN DEL RIESGOJustificación a la modificación solicitadaComentarios recibidos
y
Respuestas
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Proceso /
Objetivo		Área AdministrativaÁrea FacultadRiesgo
Descripción
Tipo de riesgo0. Factor
(I - E)		CausaConsecuenciaANÁLISIS DEL RIESGO
Riesgo Inherente 		CONTROLESRIESGO RESIDUAL3. ACCIONES ASOCIADAS AL CONTROL
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Proba-bilidadImpac-toZona de Riesgo
(P * I)		Total controlProba-bilidadImpac-toZona de Riesgo
Periodo de EjecuciónAccionesRegistro
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DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Objetivo: Orientar y definir la gestión institucional organizadamente y en prospectiva en actividades necesarias para la formulación de los elementos de direccionamiento estratégico, con el fin de satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos. 		PlaneaciónN/A
Inadecuada aplicación de recursos de inversión en desarrollo de funciones institucionales
CorrupciónInternoDesconocimiento de los procedimientos por directivos que toman decisiones sobre la ejecución de recursos.

1. Incumplimiento de las metas planeadas
2. Detrimento patrimonial
3. Investigaciones y sanciones. 		3515-Aprobación del proyecto (Ficha BPUNI) por la autoridad competente.
-Elaboración y aprobación del Plan Operativo Anual de Inversiones.
-Procedimiento PD-DIE-01 "Banco de Proyectos de Inversión" 		85115Semestral1) Actualizar el procedimiento BPUNI.
2) Realizar un Plan de capacitación en proyectos
3) Divulgar en Página Web, el procedimiento y flujograma BPUNI.		1) Registro en el SIG.
2) Listados de asistencia
3) Registro publicacion Web.
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Modificación		PlaneaciónN/A
Inadecuada aplicación de recursos de inversión en desarrollo de funciones institucionales
CorrupciónInternoDesconocimiento de los procedimientos por directivos que toman decisiones sobre la ejecución de recursos.

1. Incumplimiento de las metas planeadas
2. Detrimento patrimonial
3. Investigaciones y sanciones. 		3515-Aprobación del proyecto (Ficha BPUNI) por la autoridad competente.
-Elaboración y aprobación del Plan Operativo Anual de Inversiones.
-Procedimiento PD-DIE-01 "Banco de Proyectos de Inversión" 		85115Semestral1) Actualizar el procedimiento BPUNI.
2) Brindar asesorías permanentes en la presentación de proyectos ficha Bpuni.
3) Divulgar en Página Web, el procedimiento y flujograma BPUNI.		1) Registro en el SIG.
2) Listados de asistencia
3) Registro publicacion Web.		Esta acción cambia debido a que el Banco de proyectos permanentemente asesora a los proponentes de proyectos con el objetivo de mantener un mejoramiento continuo en la elaboración de los mismo.
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2PlaneaciónN/AAprobación de proyectos de inversión que no apuntan hacia objetivos estratégicosGestiónInterno1. Desconocimiento del PAI.
2. Desactualización de procedimientos BPUNI para canalizar la inversión institucional.
3. Inasistencia a capacitaciones en proyectos por parte del personal académico-administrativo		1. Incumplimiento de objetivos institucionales.
2. Utilización ineficiente de los recursos de inversión.
3. Dificultad para alcanzar las metas institucionales		2510-Acuerdo Sup 004/13
-Procedimiento Banco de proyectos de inversión PD-DIE-01		25235Semestral1) Socializar y apropiar el PAI, desde WEB y correos institucionales.
2) Actualizar el procedimiento BPUNI
3) Capacitar anualmente en proyectos de inversión
1) Registro prublicación web
2) Registro en el SIG
3) Control asistencia a talleres
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2 ModificaciónPlaneaciónN/AAprobación de proyectos de inversión que no apuntan hacia objetivos estratégicosGestiónInterno1. Desconocimiento del PAI.
2. Desactualización de procedimientos BPUNI para canalizar la inversión institucional.
3. Inasistencia a capacitaciones en proyectos por parte del personal académico-administrativo		1. Incumplimiento de objetivos institucionales.
2. Utilización ineficiente de los recursos de inversión.
3. Dificultad para alcanzar las metas institucionales		2510-Acuerdo Sup 004/13
-Procedimiento Banco de proyectos de inversión PD-DIE-01		252351) Semestral
2) Tercer trimestre
3) Anual		1) Socializar y apropiar el PAI, desde WEB y correos institucionales.
2) Actualizar el procedimiento BPUNI
3) Capacitar anualmente en proyectos de inversión		1) Registro prublicación web
2) Registro en el SIG
3) Control asistencia a talleres		Se modifican fechas de entrega teniendo en cuenta que la aprobación corresponde a otra instancia.
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3PlaneaciónN/ABajo nivel de ejecución financiera de los proyectos frente al monto aprobado.GestiónInterno1. Falta de control del supervisor y de la unidad proponente del proyecto.
2. Baja gestión del gestor responsable del proyecto.		1. Ineficiente gestión financiera.
2. Desaprovechamiento de recursos
3. Desatención de verdaderas necesidades académicas y administrativas
5525No existen15535Trimestral según cronograma proyecto1) Suscribir actas de inicio, avance y finalización de proyectos por gestor y supervisor del proyecto.
2) Socilitar informes de cierre del proyecto sobre el logro de objetivos y obtención de productos y resultados		1) Actas suscritas por las partes
2) Solicitud de informes
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Modificación		PlaneaciónN/ABajo nivel de ejecución financiera de los proyectos frente al monto aprobado.GestiónInterno1. Falta de control del supervisor y de la unidad proponente del proyecto.
2. Baja gestión del gestor responsable del proyecto.		1. Ineficiente gestión financiera.
2. Desaprovechamiento de recursos
3. Desatención de verdaderas necesidades académicas y administrativas
5525No existen15535Tercer trimestreDiseñar formatos para suscribir:
a) actas de inicio del proyecto;
b) Informe de avance físico y financiero del proyecto y,
c) acta de cierre del proyecto.		1) Formato acta de inicio
2) formato de avance físico y financiero del proyecto
3) Formato acta de cierre del proyecto		Es necesario cambiar estas acciones debido a que el Banco de proyectos no es el encargado de suscribir las actas, si no diseñar los formatos y se modifica la fecha ya que estos formatos están dentro de la modificación de procedimiento del Banco que se realiza a través de una resolución rectoral.Facultad Ciencias de la Salud Unillanos
15:29 30 may.
COMENTARIO:...También es pertinente establecer "controles".

Julián Javier Samuel Planeación
08:26 Hoy
RESPUESTA: Los controles están descritos en el procedimiento modificado, el cual una vez aprobadas las modificaciones, permitirán hacer seguimientos periódicos.
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4PlaneaciónN/AFormulación de planes estatégicos incoherentes con la realidad institucionalGestiónInterno1. Toma de decisiones sin tener en cuenta directrices institucionales.
2. Inadecuada metodología para la formulación de planes.
3. Desconocimiento sobre formulación y evaluación de planes
4. Falta de monitoreo y valuació a los planes		1. Direccionamiento institucional fuera del contexto actual.
2. Dificultad para el logro de los objetivos institucionales.
3. Desperdicio de recursos por aplicación a objetivos equivocados.		155Procedimiento PD-DIE-02
Procedimiento PD-DIE-08		45135SemestralAplicar el procedimiento para formular planesCorreos dirigidos a la Alta Dirección
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Modificación		PlaneaciónN/AFormulación de planes estatégicos incoherentes con la realidad institucionalGestiónInterno1. Toma de decisiones sin tener en cuenta directrices institucionales.
2. Inadecuada metodología para la formulación de planes.
3. Desconocimiento sobre formulación y evaluación de planes
4. Falta de monitoreo y evaluación a los planes		1. Direccionamiento institucional fuera del contexto actual.
2. Dificultad para el logro de los objetivos institucionales.
3. Desperdicio de recursos por aplicación a objetivos equivocados.		155Procedimiento PD-DIE-02
Procedimiento PD-DIE-08		45135noviembre 301) Capacitar a personal directivo sobre formulación de planes estratégicos
2) Capacitar a personal directivo sobre proceso de toma de decisiones.		Listas de asistencias a capacitaciones La actividad planteada no atendía a disminuir las causas del riesgo y no tenía suficiente claridad.
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23PROYECCIÓN SOCIAL
Objetivo: Generar vínculos de interacción entre la Universidad y su entorno social, mediante el estudio permanente de sus problemas, la difusión y transferencia del conocimiento producido por la docencia e investigación.		Dirección General de Proyección SocialN/AMalversación de dineros utilizados para convenios CorrupciónInternoFalta de seguimiento y control en utilización de dineros de convenios1) Incumplimiento del objeto del convenio
2) Demandas y sanciones
3) Mala imagen institucional		22040-Actas de supervisión convenios
-Informe de avances
-Matriz de seguimiento físico y financiero 		701410Semestral1) Monitorear convenios desde Dirección Gral Proyección Social.
2) Presentar informes a Consejo Inst de Proyección Social
3) Denunciar anomalías		1) Matriz evaluada
2) Actas de Consejo
3) Informes
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Modificación		Dirección General de Proyección SocialN/AMalversación de dineros utilizados para convenios CorrupciónInternoFalta de seguimiento y control en utilización de dineros de convenios1) Incumplimiento del objeto del convenio
2) Demandas y sanciones
3) Mala imagen institucional		22040-Actas de supervisión convenios
-Informe de avances
-Matriz de seguimiento físico y financiero 		701410Semestral1) Monitorear convenios supervisados por Dirección General Proyección Social.
2) Presentar informes sobre el seguimiento a los convenios a la Oficina Juridica.		1) Matriz de seguimiento de los convenios de DGPS
2) Actas de Consejo e Informes		Se solicita modificar las acciones asociadas al control, teniendo en cuenta las siguientes justificaciones:
1) Se aclara que a los convenios a los que se les hace el monitoreo son los que son supervisados por la Dirección General de Proyección Social.
2) El destino del informe es la Oficina Jurídica por ser tema de su competencia.		Facultad Ciencias de la Salud Unillanos
15:43 30 may.
COMENTARIO: Con qué periodicidad se presentan los informes a la Oficina Jurídica?
Julián Javier Samuel Planeación
08:23 Hoy
RESPUESTA: La periodicidad está dada en el tiempo establecido en el periodo de ejecución. Para este caso, los informes son semestrales.
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24Dirección General de Proyección SocialN/AIncumplimiento de las responsabilidades asignadas para proyección socialCorrupciónInterno1) Centros de Proyección no cumplen sus funciones
2) No se realiza evaluación en Consejos de Facultad a productos de proyectos de proyección social
3) Desfase de los Planes de acción docente
4) Utilización de los proyectos de proyección social como pretexto para descarga académica
5) Distracción en proyectos sin impacto.
6) Inexistencia de indicadores de medición de los resultados de Proyección Social		1) Detrimento patrimonial
2) Bajos resultados de proyección social
3) Bajo nivel de indicadores de impacto en proyección social.		520100-PD-PSO-02
-PD-PSO-06
-PD-PSO-11
-Términos Ref Convocatorias
-Informe de actividades
-Presentación de proyectos
305520Semestral1) Publicar convocatoria anual y términos de referencia
2) Informar sobre ejecución de proyectos de proyección social
3) Socializar la convocatoria y formatos
4) Sensibilizar a directores de Centros Proyección Social y docentes en el cumplimiento de funciones
5) Capacitar sobre uso de recursos públicos y comportamientos éticos		1) Convocatoria con términos de referencia
2) Informes de ejecución proyectos de proyección social
3) Control asistencia a socialización, sensibilización y capacitación
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Modificación		Dirección General de Proyección SocialN/AIncumplimiento de las responsabilidades asignadas para proyección socialCorrupciónInterno1) Centros de Proyección no cumplen sus funciones
2) No se realiza evaluación en Consejos de Facultad a productos de proyectos de proyección social
3) Desfase de los Planes de acción docente
4) Subutilización del tiempo de responsabilidades académicas
5) Falta de visibilidad de impactos generados por proyectos comunitarios
6) Inexistencia de indicadores de medición de los resultados de Proyección Social		1) Detrimento patrimonial
2) Bajos resultados de proyección social
3) Bajo nivel de indicadores de impacto en proyección social.		520100-PD-PSO-02
-PD-PSO-06
-PD-PSO-11
-Términos Ref Convocatorias
-Informe de actividades
-Presentación de proyectos
305520Semestral1) Publicar convocatoria anual y términos de referencia
2) Informar sobre ejecución de proyectos de proyección social
3) Socializar la convocatoria y formatos
4) Sensibilizar a directores de Centros Proyección Social y docentes en el cumplimiento de funciones
5) Capacitar sobre uso de recursos públicos y comportamientos éticos		1) Convocatoria con términos de referencia
2) Informes de ejecución proyectos de proyección social
3) Control asistencia a socialización, sensibilización y capacitación
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32GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
Objetivo: Gestionar con eficiencia y eficacia los servicios administrativos, de forma tal que permita a la administración el cumplimiento de su misión.		Comité de Evaluación y Promoción DocenteN/AInadecuado escalafonamiento docenteCorrupciónInterno1) Incumplimiento de normas
2) Falta de precisión en aspectos normativos
3) Favorecimiento 		1) Equivocadas interpretaciones por vacíos que generan problemas de aplicación
2) Demandas, denuncias, sanciones
3) Detrimento patrimonial por pagos indebidos		520100Acuerdo Sup 002/04704410primer trimestre1.Ajustar Acuerdo Sup 002/04
2. Verificar y cumplir los procedimientos y normas existentes		1) Acuerdo Superior 002/04 ajustada
2) Procedimiento revisado y ajustado		Se modifica mejorando las causas del riesgo, las cuales son atendidas por las acciones propuestas, logrando con ello el control del riesgo.
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Modificación		Comité de Evaluación y Promoción DocenteN/AInadecuado escalafonamiento docenteCorrupciónInterno1) Incumplimiento de normas
2) Falta de precisión en aspectos normativos
3) Favorecimiento 		1) Equivocadas interpretaciones por vacíos que generan problemas de aplicación
2) Demandas, denuncias, sanciones
3) Detrimento patrimonial por pagos indebidos		520100Acuerdo Sup 002/04704410noviembre 30Elaborar Propuesta de ajuste al capítulo III del Acuerdo Superior 002/04, para presentarla ante la instancia pertinente.Presentación de la propuesta.El Comité de Evaluación y Promoción Docente no es la instancia pertinente para ejecutar cambios en una norma de carácter institucional. El alcance del Comité llega hasta la elaboración y presentación del capitulo III del Acuerdo Superior 002 de 2004 ya que este presenta ambigüedad.
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33Asuntos DocenteN/A Manipulacion en el ingreso de puntaje salarial y de bonificaciones. CorrupciónInterno1) Favorecimiento a terceros
2) Falta de precaución en la digitación
3) Falta de verificación o adecuados seguimientos		Detrimento patrimonial 11010Audiitoria al Sistema60135Trimestral1) Comparar sistema SIIF y resoluciones
2) Revisar nómina, comparar diferencias
3) Rrevisar los actos administrativos
4) Pagar solo lo que esté soportado		1) Evidencia del seguimiento
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Modificación		Asuntos DocenteN/A Manipulacion en el ingreso de puntaje salarial y de bonificaciones. CorrupciónInterno1) Favorecimiento a terceros
2) Falta de precaución en la digitación
3) Falta de verificación o adecuados seguimientos		Detrimento patrimonial 11010Auditoria al Sistema60135Semestral1-Exigir el estricto cumplimiento de lo ordenado por la Normatividad. (Decreto 1279 de 2002 y Acuerdo Superior 031 de 2002).
2- Insistir en la asistencia de todos los integrantes del comité.
3- Verificar el cumplimiento de los soportes que acrediten el pago		1. Actas de comité y los respectivos actos administrativos a que haya lugar.
2. Actas de comité en donde se verifica el Quorum y son firmadas por los integrantes del comité que asistieron.
3. Revisión por parte de los diferentes integrantes del comité y observaciones que se realicen quedaran consagradas en el acta. 		Las tareas de mitigación no se ajustaban a las actividades reales de la oficina. Facultad Ciencias de la Salud Unillanos
17:09 30 may.
COMENTARIO: Todos los servidores públicos estamos obligados a cumplir y hacer cumplir las normas, luego la acción asociada al control debería ser de tipo disciplinario dada la gravedad del impacto. Así mismo, la asistencia a los Comités debe ser obligatoria por compromiso con los representados, por lo tanto debería reglamentarse que la asignación de puntos, por tratarse de una decisión que implica recursos económicos, debe contar con la mayoría absoluta de los miembros del Comité.
Julián Javier Samuel Planeación
08:44 Hoy
RESPUESTA: El presente riesgo y sus acciones de mitigación serán revisadas por el líder del proceso y el asesor de planeación. Una vez se surta esta revisión, nuevamente será publicada dicha modificación.
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53GESTIÓN DE APOYO A LA ACADEMIA
Objetivo: Contribuir al desarrollo del quehacer académico, mediante oferta de servicios y recursos didáctivos actuales como aporte al proceso de transmisión de conocimientos.		BibliotecaN/A1. Pérdida de recursos bibliográficos de la UniversidadGestiónInterno1) Ausencia de controles sobre inventario bibliográfico
2) Manejo manual de la información bibliográfica		1) Detrimento patrimonial
2) No detección a tiempo de ausencias o faltantes de inventario		41040-Inventario manual
-Registro diarios de entradas y salidas		70335SemestralImplementar herramientas tecnológicas los seguimientos o controles al procesoHerramienta implementada y aplicada
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Modificación		BibliotecaN/A1. Pérdida de recursos bibliográficos de la UniversidadGestiónInterno1) Ausencia de controles sobre inventario bibliográfico
2) Manejo manual de la información bibliográfica		1) Detrimento patrimonial
2) No detección a tiempo de ausencias o faltantes de inventario		41040-Inventario manual
-Registro diarios de entradas y salidas		70335noviembre 30Implementar herramientas tecnológicas los seguimientos o controles al procesoHerramienta implementada y aplicadaPor ser un acto administrativo (Resolución Rectoral) está siendo evaluada para hacer las modificaciones pertinentes, tiene una tramitología que se sale del plazo estipulado inicialmente.
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Fuente: Correos de Líderes de proceso SIG, Jefes de Dependencias, justificando modificación
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Elaborado: Of. Planeación / GHS / Mayo 2017
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