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1 | Collection Name | Collection Category | Description | Location 1 | Location 2 | Location 3 | Date Original | Date Digital | Creator | Format | Extent | File Size | Inventory Date | Inventory Creator | Assessment | |
2 | Name/title you use to describe the digital collection | How would you categorize this collection? Digitized or born-digital? Was it created or converted in-house at your organization? by a vendor? someone else? Are these your high-quality master files or lower quality derivatives for access? | Brief description of the content of the collection | Where is the digital content stored right now? Describe the type of storage used as well as quantity and physical location of storage media. | Describe the second location where the digital content is stored (if applicable). | Describe the third location where the digital content is stored (if applicable). | Date range of the original content | Date of digitization or creation of digital content | Organization or individual that digitized or created the digital content | File format(s) used, e.g. tiff, mp4, pdf | Total number of digital files in the collection | Total size of the collection, in GB | Date this collection was added to the inventory | Person who inventoried this collection | Rank the value/significance of the content for preservation on a scale from 1 (highest priority) to 5 (lowest priority). Select from drop-down. | |
3 | A. J. Kingsbury Photographs | Digitized in house; Master files | Scans of postcards and glass plate negatives created by local photographer A.J. Kingsbury. | External hard drive in museum director's office | Volunteer Jane Doe's personal Google Drive account | 1910-1930 | 2010 | Scanned by volunteers | tiff | 450 | 9 | 2018-02-23 | Emily Pfotenhauer | |||
4 | A. J. Kingsbury Photographs | Digitized in house; Derivatives | Scans of postcards and glass plate negatives created by local photographer A.J. Kingsbury. | Volunteer Jane Doe's personal Google Drive account | 1910-1930 | 2010 | Scanned by volunteers | jpeg | 450 | 0.8 | 2018-02-23 | Emily Pfotenhauer | ||||
5 | WWII Oral History Collection | Born-digital; Donation | Audio interviews with three WWII veterans, conducted by students at East High School. | Network L: drive | March 2017 | Students in Don Smith's American History class | wav | 3 | 0.15 | 2018-02-23 | Emily Pfotenhauer | |||||
6 | Promo Pamphlets | Born-digital; Outsourced | Digital files created for printed promotional pamphlets for the museum. | Network L: drive | Graphic designer's office | 2014-2018 | Diana's Designs (local graphic designer) | 40 | 0.5 | 2018-05-10 | Vicki Tobias | |||||
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