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PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORIA GUBERNAMENTAL 2018 REALIZADA POR LA CONTRALORIA GENERAL DEL CAUCA
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EMPRESA CACUANA DE SERV ICIOS PUBLICOS EMCASERVICIOS S.A.E.S.P.
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No. Hallazgo
(C) Hallazgo Administrativo(C) Descripción Hallazgo(C) Acción Correctiva(C) Responsable(C) Objetivo(C) Descripción Metas(C) Unidad Medida Metas(J) Cuantificación Meta(F) Fecha Iniciación(F) Fecha Terminación(D) Plazo En Semanas(C) Avance De Ejecución(J) Porcentaje AvanceAVANCE A JUNIO 2020
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1Hallazgo Administrativo En la labor de revisión y cotejo de los procesos, procedimientos y documentos que soportan la gestión contractual adelantada por la Entidad, durante la vigencia 2018, se establece que a la fecha de la diligencia fiscal, los expedientes contractuales se encuentran organizados en carpetas, sin embargo no comportan todos los soportes del proceso, lo que indica que la entidad no tiene plenamente implementado un procedimiento de archivo para los procesos contractuales, que contenga la totalidad de los soportes técnicos y financieros, que soporten las diferentes etapas del proceso. Se hace necesario recordar que, el principio general de la función archivística es el de disponer de la documentación debidamente organizada, de tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.
Se observa que la Entidad, no dio pleno cumplimiento a las acciones de mejora, establecidas en el Plan de Mejoramiento, suscrito con motivo de la Auditoria Regular adelantada a las vigencias 2017. Esta situación evidencia deficiencias en la planeación institucional y no permite un adecuado control sobre el proceso, circunstancia que pone en riesgo el archivo histórico contractual. Lo anterior dificultó el ejercicio de control practicado por este organismo, evidenciando de esta forma la inobservancia a lo preceptuado en la Ley 594 de 2000.
1- Hacer control y monitoreo al cumplimiento de las normas de archivo por parte de la supervisión e interventoría de los contratos y por parte de la Oficina Archivo. Gerencia, Subgerencia Administrativa y Financiera- Archivo, Subgerencia Tecnica, Oficina Asesora de Planeacion y Oficina Asesora Juridica, Componenete Aseguramiento y Gestión de Riesgos y Ambiental.1- Dar cumplimiento a las acciones de mejora respecto de las normas de archivo.1- Enviar 1 circular a todos los responsables y personal de apoyo sobre el procedimiento de archivos de gestion. 2- Acta de verificacion de archivos entre la Subgerencia Administrativa- responsable del proceso de archivo y contratista semestral. 1- Acta con firma del responsable de la visita y de los responsables del cumplimiento de la acción de mejora y Circular 113/1/202013/1/202148150%Se adjunta Circular, acta y otros documentos que soportan la gestion de archivos. Capacitaciones coordinadas por Subgerencia Administrativa y Financiera - Gestion de archivo:. Anexo 1: Circular N° 01 del 3 de enero 2020. Implementacion y publicacion TRD. Anexo 2: Acta de reunión - Capacitación. Otros Anexos
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2Hallazgo Administrativo El Contrato No. 224 de 2018 no fue reportado en la plataforma de SIA OBSERVA. En el SECOP tan solo presenta la etapa de planeación sin soportes la disponibilidad presupuestal, documentos que se relacionan a continuación, además falta orden de pago por valor de $8.998.000, informe de contratista. Este contrato no fue reportado en la plataforma de SIA OBSERVA. En el SECOP tan solo presenta la etapa de planeación sin soportes la disponibilidad presupuestal, documentos que se relacionan a continuación, además falta orden de pago por valor de $8.998.000, informe de contratista. 1- Hacer control, seguimiento y monitoreo por parte de los responsables de los procesos y Oficina Asesora Juridica - contractual a las publicaciones de SIA OBSERVA Y SECOP.Oficina Asesora Jurídica y los responsables de los procesos1- Dar cumplimiento a las acciones de mejora respecto de las publicaciones oportunas 1- Hacer Informes mensuales del estado de las publicaciones por parte del responsables en las plataformas y comunicar a los responsables los resultados haciendo requerimientos 1- Infome mensual del estado de las publicaciones en las plataformas.1213/1/202013/1/202148650%La Oficina Juridica como accion de mejora para las publicaciones en SECOP Y SIA OBSERVA, dentro de las obligaciones contractuales de contratistas de apoyo se incluyo informes mensaules de publicaciones.
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Hallazgo Administrativ0 con presunta incidencia disciplinaria y presunta alcance fiscal en valor de $1.680.000
El contrato No. 243 de 2018, suscrito con la Cruz Roja Colombiana Seccional Cauca, cuyo objeto es prestar el servicio para la realización de capacitaciones de la estrategia transferencia programa cultura del agua establecida en la línea de capacitación del plan de gestión social 2018 a diez comunidades de municipios vinculados al PAP-PDA y donde la entidad viene ejecutando proyectos de agua potable y saneamiento con un valor de $16.800.000. En los Estudios Previos se menciona que las capacitaciones requeridas deben manejar la siguiente temática del programa de Cultura del Agua del Viceministro de Agua Potable y Saneamiento Básico:
• Taller en Salud, Higiene, Saneamiento Básico y la conservación del medio ambiente, para 40 personas.
• Taller en Uso Racional y Manejo Adecuado del Agua, para 40 personas
• Taller en Cuidado de Mi infraestructura de acueducto, alcantarillado y de Mi Casa para 40 Personas
• Taller en Participación Comunitaria en Programas de Agua y Saneamiento para 40 personas.
De acuerdo a la propuesta presentada por el contratista el valor de cada capacitación (Taller) es de $420.000 y en total son 40 capacitaciones (Talleres) que se dictaran en los municipios de: Patía, La Sierra, Soltará Tutoró Piendamó, Buenos Aires, Puerto Tejada, Padilla y Mercaderes, para cada uno 4 capacitaciones, pero para el último se realizaran ocho capacitaciones.
En el informe de actividades presentado por el contratista se tiene:
Para el desarrollo de las actividades de capacitación para que todas las comunidades participaran en los 4 temas se trabajaron dos en jornada de la mañana y dos en jornada de la tarde.
De acuerdo al informe presentado por el contratista no se cumplió en su totalidad con las capacitaciones programadas debido que en el municipio de Mercaderes se debía haber dictado 8 talleres y tan solo se dictaron 4. El supervisor del contrato no verifico que el contratista cumpliera con todas las capacitaciones por lo tanto hay una diferencia de $1.680.000.
1-Ejercicio de la supervisión de manera adecuada y oportuna.Subgerencia Administrativa y Financiera- Gestion Social 1- Mejorar el proceso de supervisión de los contratos a cargo de la Subgerencia Administrativa- Gestion Social 1- Hacer informes de supervisión .1- Informe de supervision al terminar el contrato 113/1/202013/1/2021481100% Actualmente el supervisor de cada contrato revisa y aprueba el informe final correspondiente a cada contrato, confirmando el cumplimiento de todas las obligaciones por parte del contratista. Anexo: Ejemplo de Informe de supervisión al terminar el contrato N° 035-2020.
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Hallazgo administrativo, con presunta connotación disciplinaria y alcance fiscal por valor de $480.000
La Empresa suscribió el contrato de Prestación de Servicios No. 154 de 2018, suscrito con la Empresa de Transportes Terrestre Especial Nacional S.A.S, Observaciones: Revisadas las ordenes de transportes para el contrato 154 por valor de $14.400.000 valor que fue ejecutado en su totalidad y presentando los soportes correspondientes a este valor; pero hace una adición por valor de $1.600.000 por 10 días, pero revisadas las del otro sí corresponden a lo siguiente: 13- 15 diciembre de 2018 Municipio de Piamonte
18 de diciembre de 2018 Municipio de Popayán (Rendición de cuentas)
19 de diciembre de 2018 Municipio de Sotará sensibilización frente a micro medición, veredas de Pueblo viejo y San Isidro.
Como se puede observar tan solo se justifican 7 días faltando 3 días que corresponden al valor $480.000.
1-Ejercicio de la supervisión de manera adecuada y oportuna.Subgerencia Administrativa y Financiera- Gestion Social 1- Mejorar el proceso de supervisión de los contratos a cargo de la Subgerencia Administrativa- Gestion Social 1- Hacer informes de supervisión .1- Informe de supervision al terminar el contrato 113/1/202013/1/2021481100%Actualmente el supervisor de cada contrato revisa y aprueba el informe final correspondiente a cada contrato, confirmando el cumplimiento de todas las obligaciones por parte del contratista. Se mejoro la estructura de los contratos en lo que corresponde a objeto y productos entregables, lo que ha permitido tener mejor control en la ejecución. Anexo: Ejemplo de Informe de supervisión al terminar el contrato N° 033-2020.
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5Hallazgo Administrativo La Empresa suscribió el Contrato de Prestación de Servicios No. 164 de 2018, suscrito con el señor Helman Danilo Molano Dorado, cuyo objeto es la Prestación los servicios profesionales como ingeniero civil especialista apoyando la gestión de la subgerencia técnica formulación, revisión y/o ajustes de proyectos y la supervisión realizada por la misma área, a los distintos convenios y contratos en los municipios del departamento del Cauca por valor de $12.793.000, en el reporte del SIA OBSERVA, no presenta los documentos soportes de los pagos: Cuenta de cobro, informe contratista, informe supervisor de los periodos comprendidos entre el 20 de octubre al 31 de diciembre de 2018, 1- Control, seguimiento y monitoreo por parte de los responsables de los procesos jurídico- contractual a las publicaciones de SIA OBSERVA Y SECOP.Oficina Asesora Jurídica.1- Dar cumplimiento a las acciones de mejora respecto de las publicaciones oportunas en las plataformas SIA OBSERVA Y SECOP1- Hacer Informes mensuales del estado de las publicaciones por parte del responsable. En las plataformas.1- Infome mensual.1213/1/202013/1/202148650%La Oficina Juridica como accion de mejora para las publicaciones en SECOP Y SIA OBSERVA, dentro de las obligaciones contractuales de contratistas de apoyo se incluyo informes mensaules del estado de las publicaciones.(evidencia informes mensuales).
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6Hallazgo Administrativo La Empresa suscribió el Contrato de Prestación de Servicios No.232 de 2018 con JK Impresores Popayán S.A.S., cuyo objeto es "Prestar los servicios de apoyo logístico a todo costo de la rendición de cuentas correspondiente a la vigencia 2018, de acuerdo a las especificaciones técnicas dadas por la entidad por valor $11.428.000 entre los elementos que se adquirieron se encuentra lo siguiente: Cantidad Detalle V/r U V/r Total
250 Memorias USB tipo tarjeta de crédito de 8 GB (incluye diseño) 20.000 5.000.000
250 Tarjetas de invitación 16,5X11 en opalina (Incluye diseño) 800 200.000
250 Agenda pasta dura a todo color, con un inserto en propalcote de 150 gr 4x4, 200n páginas cuadriculadas de 22 cm de largo X 17 de ancho 9.500 2.375.000
Total 7.575.000
 1- Realizar los estudios y análisis necesarios para determinar las necesidades a contratar, teniendo en cuenta las normas de austeridad en el Gasto Público y la Guia de rendicion de cuentas.Subgerencia Administrativa y Financiera- Gestion Social 1- Dar cumplimiento a las acciones de mejora respecto de las normas de austeridad en el Gasto Publico.1- Estudios de necesidades a contratar atendiendo las normas de austeridad en el Gasto Publico.1-Estudios cumpliendo las normas de austeridad en el gasto publico.113/1/202013/1/202148150%El Plan de Gestion Social 2020, cambio de estrategias y se realizo de acuerdo a las nuevas estrategias y directrices del Ministerio de Vivienda Ciudad y Terrictorio y de acuerdo a las directrices de la Función Pública, siendo un plan mas austero y enfocado hacia las necesidades que tiene la empresa en temas sociales. De igual manera se realiza estudios de necesidades de contratación respondiendo a lo planteado en el plan de Gestion Social 2020 y teniendo en cuenta la austeridad en el gasto.
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Hallazgo Administrativo con presunta connotación disciplinaria.
Según informe técnico del Ingeniero Ambiental, LUIS ALBERTO BURBANO LUNA, adscrito a la Contraloría General del Cauca, respecto al Expediente Contractual No. 145 de 2018, suscrito con Avantika Colombia S.A.S y cuyo objeto es la “suministrar para los municipios incluidos en el plan de aseguramiento de calidad de agua del departamento del cauca "PACA" Fase I, equipos de laboratorio básico para el control de la calidad de agua suministrada por los prestadores del servicio de acueducto, de conformidad con las especificaciones señaladas por la entidad” por valor de $597,062,466, observo que:
“Dentro del proceso de revisión contractual se pudo identificar que se presentan falencias de planeación, ya que no se identificaron con anticipación las condiciones de infraestructura necesaria para la manipulación y óptimo funcionamiento de los equipos.
La Empresa viola el principio de planeación, el cual, conforme a lo dispuesto en la Sentencia de 31 de agosto de 2006, Exp. 14287, del Consejo de Estado, Sección Tercera, la cual establece que:
“Las entidades oficiales están obligadas a respetar y a cumplir el principio de planeación en virtud del cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un procedimiento de selección, encaminados a determinar, entre muchos otros aspectos relevantes: (i) la verdadera necesidad de la celebración del respectivo contrato; (ii) las opciones o modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y las razones que justifiquen la preferencia por la modalidad o tipo contractual que se escoja; (iii) las calidades, especificaciones, cantidades y demás características que puedan o deban reunir los bienes, las obras, los servicios, etc., cuya contratación, adquisición o disposición se haya determinado necesaria, lo cual, según el caso, deberá incluir también la elaboración de los diseños, planos, análisis técnicos, etc;…” (Subrayado por fuera del texto).

Así como del Principio de Responsabilidad, inciso 3 del Artículo 26 de la Ley 80 de 1993 el cual determina que “Las entidades y los servidores públicos, responderán cuando hubieren abierto licitaciones sin haber elaborado previamente los correspondientes pliegos de condiciones, diseños, estudios, planos y evaluaciones que fueren necesarios, o cuando los pliegos de condiciones hayan sido elaborados en forma incompleta, ambigua o confusa que conduzcan a interpretaciones o decisiones de carácter subjetivo por parte de aquellos.” (Subrayado por fuera del texto).

Después de efectuar la revisión del expediente contractual y realizar las visitas técnicas, se determina que:
1. Se presentan falencias en la planeación, ya que no se determinó con anterioridad las condiciones de infraestructura necesarias para la puesta en marcha y operación de los equipos.
.2. Se presenta incumplimiento en las obligaciones de los beneficiarios del proyecto, ya que las administraciones municipales no han realizado las entregas oficiales a las empresas de servicios públicos domiciliarios y además no se han expedido las pólizas de los equipos.
.3. Algunos equipos no están siendo utilizados por las empresas de servicios públicos domiciliarios, lo cual podría generar deterioro o mal funcionamiento de dispositivos.
1- Realizar los estudios y análisis necesarios para determinar las necesidades a contratarGerencia, Subgerencia Tecnica - Gestion Ambiental1- Mejorar el proceso de planeacion de la entidad. 1- Estudios previos teniendo en cuenta todos los aspectos y realizando visitas. 1- Actas de visita previas a la contratacion en caso de necesidad. 113/1/202013/1/202148150%La Subgerencia Tecnica en el proceso de mejora se realizo contrato de prestacion de servicios cuyo objeto es el apoyo a estudios previos de la contratación atendiendo todas las servidumbre y permisos. servidumbre y permisos. Las visitas tecnicas se suspendieron con la declaratoria de la emergencia santiaria mediante Resolucion No. 385 del 12 de marzo de 2020 del Ministerior de Salud y Protección Social y mediante por COVID 19, Decreto No. 417 del 17 de marzo del 2020 se declara el estado de emergencia economica, social y ecologica en todo el terriictorio nacional por COVID 19; por tanto todas las obras en ejecución se suspenden por CODIV 19 y confinamiento obligatorio;
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7-A
Hallazgo Administrativo con presunta connotación disciplinaria.
Según informe técnico del Ingeniero Ambiental, LUIS ALBERTO BURBANO LUNA, adscrito a la Contraloría General del Cauca, respecto al Expediente Contractual No. 145 de 2018, suscrito con Avantika Colombia S.A.S y cuyo objeto es la “suministrar para los municipios incluidos en el plan de aseguramiento de calidad de agua del departamento del cauca "PACA" Fase I, equipos de laboratorio básico para el control de la calidad de agua suministrada por los prestadores del servicio de acueducto, de conformidad con las especificaciones señaladas por la entidad” por valor de $597,062,466, observo que: 2- Hacer seguimientos a las inversiones Gerencia, Subgerencia Tecnica - Gestion Ambiental2- Mejorar la gestion de la empresa. 2- Visitas tecnicas para verificar resultados e impactos de la inversion.2- Actas de visitas tecnicas.113/1/202013/1/20214800%La Subgerencia Tecnica en el proceso de mejora se realizo contrato de prestacion de servicios cuyo objeto es el apoyo a estudios previos de la contratación atendiendo todas las servidumbre y permisos. Las visitas tecnicas se suspendieron con la declaratoria de la emergencia santiaria mediante Resolucion No. 385 del 12 de marzo de 2020 del Ministerior de Salud y Protección Social y mediante por COVID 19, Decreto No. 417 del 17 de marzo del 2020 se declara el estado de emergencia economica, social y ecologica en todo el terriictorio nacional por COVID 19; por tanto todas las obras en ejecución se suspenden por CODIV 19 y confinamiento obligatorio;
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8Hallazgo Administrativo Emcaservicios suscribió el contrato de suministro 240-18, con la Ferretería Forero S.A, cuyo objeto contractual es: “Suministrar elementos para la atención de emergencias presentadas en los sistemas de acueducto en los municipios vinculados al PAP - PDA Cauca, de conformidad con las especificaciones técnicas establecidas por la entidad” por valor de $200,000,000; revisados los documentos que soportan el contrato se evidenció que en el estudio no especifica que municipios presentaron emergencias y cuáles eran los requerimientos de cada una de estas entidades, más sin embargo en la ficha técnica presentada en el SECOP menciona que estos elementos se deben presentar en el Municipio de La Vega, Cauca pero no se evidencio el recibí por parte del Municipio de La Vega. ......... 1-Ejercicio de la supervisión de manera adecuada y oportuna.Gerencia, Subgerencia Tecnica - Gestion Ambiental y Gestion del Riesgo1- Mejorar el proceso de supervisión de los contratos a cargo de la Subgerencia Tecnica 1- Hacer informes de supervisión en casos que lo amerite 1- Informe al terminar el contrato 113/1/202013/1/202148050%La Subgerencia ha realizado comites tecnicos y solicita informes a la supervision para verificar avances de obras.
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Hallazgo Administrativo además hallazgo con presunta connotación disciplinaria.
• En el expediente del Contrato de Cbra Pública 122 de 2018, no se evidencia las propuestas presentadas en la etapa del proceso precontractual. • En el acta de suspensión No. 01 de fecha 21 de junio de 2019, suscrita por Diego Genaro Muñoz Gutiérrez, Contratista; Diego Mauricio Polonia Andrade, Interventor; Jorge Enrique Manzano Molano, Supervisor; Roberth Hormiga Timaná, Subgerente Técnico de EMCASERVICIOS y Yedilver Sánchez Rodríguez, Gerente de Emcaservicios; Manifiestan que: …”Debido a que los reajustes a los diseños fueron aceptados por parte de EMCASERVICIOS se ve la necesidad de suspender el contrato de referencia para adelantar los trámites necesarios para la solicitud del CDR con el valor adicional con el cual se realizaran las actividades para lograr el alcance contractual…” • De acuerdo a lo verificado en el expediente no se han realizado actas parciales de obra e informes de avance de obra, no hay informes mensuales de avance por parte de la interventoría, no hay registro fotográfico, por lo tanto, la interventoría está incumpliendo con sus obligaciones. Se evidencia la falta de supervisión por parte de la entidad al contrato de interventoría y al contrato de obra. • No se evidencia justificación técnica para realizar los ajustes y/o rediseños descritos en las actas de reunión, correspondiente a realizar la rehabilitación del sistema de alcantarillado pluvial en su II etapa del Resguardo Indígena de Rio Blanco. Por lo tanto, la administración municipal estaría vulnerando los principios de planeación y responsabilidad por no deficiencia en estudios y diseños de una obra pública. En consecuencia, se solicitaron en campo los productos de los diseños mencionados, sin obtener resultados por parte de la Administración, advirtiendo de esta manera una presunta falta al principio de planeación, dado que estos son esenciales en la determinación de la viabilidad técnica, y económica, así como la definición del alcance, dimensiones, detalles constructivos, y especificaciones técnicas de construcción necesarias para garantizar la calidad y estabilidad de la obra. Lo anterior en cumplimiento del numeral 12 del Artículo 25 de la Ley 80 de 1993 modificado por el Artículo 87 de la Ley 1474 de 2011 el cual determina que:“Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones, según corresponda. Cuando el objeto de la contratación incluya la realización de una obra, en la misma oportunidad señalada en el inciso primero, la entidad contratante deberá contar con los estudios y diseños que permitan establecer la viabilidad del proyecto y su impacto social, económico y ambiental. Esta condición será aplicable incluso para los contratos que incluyan dentro del objeto el diseño.” (Subrayado por fuera del texto). Adicionalmente, conforme a la Sentencia de 31 de agosto de 2006, Exp. 14287, del Consejo de Estado, Sección Tercera, establece que: “Las entidades oficiales están obligadas a respetar y a cumplir el principio de planeación en virtud del cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un procedimiento de selección, encaminados a determinar, entre muchos otros aspectos relevantes: (i) la verdadera necesidad de la celebración del respectivo contrato; (ii) las opciones o modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y las razones que justifiquen la preferencia por la modalidad o tipo contractual que se escoja; (iii) las calidades, especificaciones, cantidades y demás características que puedan o deban reunir los bienes, las obras, los servicios, etc., cuya contratación, adquisición o disposición se haya determinado necesaria, lo cual, según el caso, deberá incluir también la elaboración de los diseños, planos, análisis técnicos, etc;[…]” (Subrayado por fuera del texto).Así mismo, frente al Principio de Responsabilidad, el numeral 3 del Artículo 26 de la Ley 80 de 1993 determina que “Las entidades y los servidores públicos, responderán cuando hubieren abierto licitaciones sin haber elaborado previamente los correspondientes pliegos de condiciones, diseños, estudios, planos y evaluaciones que fueren necesarios, o cuando los pliegos de condiciones hayan sido elaborados en forma incompleta, ambigua o confusa que conduzcan a interpretaciones o decisiones de carácter subjetivo por parte de aquellos.” (Subrayado por fuera del texto). Igualmente el numeral 30 del Artículo 48 de la 734 de 2002 (Ley vigente para la época de ejecución del contrato), Por la cual se expide el Código Disciplinario Único, determina como una falta gravísima “Intervenir en la tramitación, aprobación, celebración o ejecución de contrato estatal con persona que esté incursa en causal de incompatibilidad o inhabilidad prevista en la Constitución o en la ley, o con omisión de los estudios técnicos, financieros y jurídicos previos requeridos para su ejecución o sin la previa obtención de la correspondiente licencia ambiental.” (Subrayado por fuera del texto).1- Contar con los estudios y diseños que permitan establecer la viabilidad del proyecto y su impacto social, económico y ambiental, haciendo visitas previas a los sitios donde se ejecutaran las inversiones de comun acuerdo con los alcaldes.
Gerencia, Subgerencia Tecnica 1- Mejorar el proceso de planeacion y evitar la suspension de los contratos de obra e interventoria.1- Estudios y diseños teniendo en cuenta todas las servidumbres y todos los aspectos necesarios 1- Actas de Visitas Tecnicas previas 113/1/202013/1/202148150%La Subgerencia Tecnica -Componenete Ambiental y Componente Gestion del Riesgo, en el proceso de mejora se realizo contrato de prestacion de servicios cuyo objeto es el apoyo a estudios previos de la contratación atendiendo todas las servidumbre y permisos. Las visitas tecnicas se suspendieron con la declaratoria de la emergencia santiaria mediante Resolucion No. 385 del 12 de marzo de 2020 del Ministerior de Salud y Protección Social y mediante por COVID 19, Decreto No. 417 del 17 de marzo del 2020 se declara el estado de emergencia economica, social y ecologica en todo el terriictorio nacional por COVID 19; por tanto todas las obras en ejecución se suspenden por CODIV 19 y confinamiento obligatorio;
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Hallazgo administrativo, con presunta connotación disciplinaria y alcance fiscal por valor de $2.248.470.
La Empresa Caucana de Servicios Públicos – EMCASERVICIOS S.A. E.S.P., suscribió el Contrato de Obra Pública 099 del 2018, con el Ing. Miguel Andrés Valderrama Medina, El cual tenía por objeto “El contratista se obliga para EMCASERVICIOS S.A. E.S.P. a realizar obras para la implementación del proceso macro y micromedición para el acueducto de la cabecera municipal de Mercaderes, Departamento del Cauca”. En este contrato se revisó el expediente contractual y los soportes presentados en el proceso de ejecución, quedando pendiente la visita técnica debido a que, en la fase de ejecución del proceso de auditoría, el contrato no se encontraba liquidado.
ASPECTOS PRECONTRACTUALES Y CONTRACTUALES:

Durante el proceso de ejecución de la Auditoria Gubernamental Modalidad Regular con Enfoque Integral efectuado a la Empresa Caucana de Servicios Públicos – EMCASERVICIOS S.A. E.S.P., para la vigencia 2018, se efectuó la revisión del Contrato de Obra Pública 099 del 2018, de manera que se pudiese verificar el cumplimiento a las obligaciones contractuales por cada una de las partes involucradas y la correcta ejecución de los principios de contratación estatal. Teniendo en cuenta lo anterior, se encontró que:

• Después de revisar los Análisis de Precios Unitarios – APU’s, se encontró que, en tres actividades específicas, se presenta un presunto sobrecosto de los materiales suministrados, ellos son: • Se observan falencias en la supervisión del contrato, ya que no existen soportes del seguimiento a las actividades consignadas por parte del contratista, generando incertidumbre sobre su correcta ejecución y el cumplimiento de las metas propuestas al inicio de la contratación.• Se encuentra sobrecostos en las actividades de suministro e instalación de llave antifraude, suministro e instalación codos de presión 2" PVC, suministro e instalación de unión de reparación de 3".• Se presentan falencias de supervisión, ya que no se realizó seguimiento a la ejecución de las actividades contractuales.
1-Ejercicio de la supervisión de manera adecuada y oportuna.Gerencia, Subgerencia Tecnica - Gestion Ambiental y Gestion del Riesgo1- Mejorar el proceso de supervisión de los contratos a cargo de la Subgerencia Tecnica 1- Hacer informes de supervisión en casos que lo amerite 1- Informe al terminar el contrato 113/1/202013/1/202148150%La Subgerencia ha realizado comites tecnicos y solicita informes a la supervision para verificar avances de obras. El contratista reintegro $2.248.470 a EMCASERVICIOS S.A.E.S.P Consorcio FIA.
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Hallazgo Administrativo además hallazgo con presunta connotación disciplinaria.
La Empresa Caucana de Servicios Públicos – EMCASERVICIOS S.A. E.S.P., suscribió el Contrato de Obra Pública 110 de 2018, con el Consorcio C&O / Pablo José Orozco Estrada, el cual tenía por objeto “El contratista se obliga para EMCASERVICIOS S.A. E.S.P. a realizar la optimización sistema de abastecimiento de agua y sistema de potabilización del corregimiento de Gabriel López, municipio de Totoró”. En este contrato se revisó el expediente contractual y los soportes presentados en el proceso de ejecución, quedando pendiente la visita técnica debido a que en la fase de ejecución del proceso de auditoría, el contrato no se encuentra ejecutado ni liquidado. ASPECTOS PRECONTRACTUALES Y CONTRACTUALES:
Durante el proceso de ejecución de la Auditoria Gubernamental Modalidad Regular con Enfoque Integral efectuado a la Empresa Caucana de Servicios Públicos – EMCASERVICIOS S.A. E.S.P., para la vigencia 2018, se efectuó la revisión del Contrato de Obra Pública 110 del 2018, de manera que se pudiese verificar el cumplimiento a las obligaciones contractuales por cada una de las partes involucradas y la correcta ejecución de los principios de contratación estatal. Teniendo en cuenta lo anterior, se encontró que:El expediente contractual no se encuentra debidamente foliado.En el expediente contractual no reposan los Análisis de Precios Unitarios – APU’s, del sistema By-Pass solicitados por la interventoría. En la primera suspensión del contrato se establece que las condiciones climáticas no han permitido la ejecución de actividades, sin embargo, estas condiciones siempre se presentan en sitio de paramo, para lo cual los contratistas deben tomar medidas preventivas que permitan dar continuidad a la ejecución de las obras.De acuerdo a las actas de comités técnicos, los diseños presentan varios errores, lo cual ha desencadenado en las dos suspensiones del contrato. El contrato de obra presenta múltiples suspensiones, lo cual pone en evidencia la falta de planeación para la ejecución de las obras en el tiempo estimado.“Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones, según corresponda.Cuando el objeto de la contratación incluya la realización de una obra, en la misma oportunidad señalada en el inciso primero, la entidad contratante deberá contar con los estudios y diseños que permitan establecer la viabilidad del proyecto y su impacto social, económico y ambiental. Esta condición será aplicable incluso para los contratos que incluyan dentro del objeto el diseño.”• Se presentan errores de archivo, ya que los expedientes contractuales no siguen siendo foliados a medida que se generan nuevos documentos, • Se presentan falencias de supervisión, ya que se tiene incertidumbre sobre los costos del sistema By-Pass. • Se presentan falencias de planeación, ya que los estudios y diseños tienen varios errores, lo cual ha desencadenado en dos suspensiones del contrato		1-Ejercicio de la supervisión de manera adecuada y oportuna.Gerencia, Subgerencia Tecnica - Gestion Ambiental y Gestion del Riesgo1- Mejorar el proceso de supervisión de los contratos a cargo de la Subgerencia Tecnica 1- Hacer informes de supervisión en casos que lo amerite 1- Informe al terminar el contrato 113/1/202013/1/202148150%La Subgerencia ha realizado comites tecnicos y solicita informes a la supervision para verificar avances de obras.
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Hallazgo Administrativo además hallazgo con presunta connotación disciplinaria.
La Empresa Caucana de Servicios Públicos – EMCASERVICIOS S.A. E.S.P., suscribió el Contrato de Obra Pública 111 del 2018, con el Consorcio Alcantarillado Padilla 2018 / Juan Carlos Valencia Carvajal, El cual tenía por objeto “El contratista se obliga para EMCASERVICIOS S.A. E.S.P. a realizar la construcción del sistema de alcantarillado sanitario sector carretera y optimización de la PTAR del Corregimiento de Yarumales Municipio de Padilla - Cauca”. En este contrato se revisó el expediente contractual y los soportes presentados en el proceso de ejecución, quedando pendiente la visita técnica debido a que, en la fase de ejecución del proceso de auditoría, el contrato no se encuentra ejecutado ni liquidado. ASPECTOS PRECONTRACTUALES Y CONTRACTUALES:En el acta de suspensión 1 se establece que los trabajos se iniciaron sin tener en cuenta que el trazado de la red de aguas residuales pasaría por predios privados, y que el municipio no contaba con las respectivas actas de servidumbres legalizadas, que permitieran la instalación de la tubería.Dentro del expediente contractual no reposan los soportes de pago de seguridad social (Salud, ARL y Fondo de Pensiones) del trabajador fallecido el día 30 de octubre del 2018, ni tampoco el informe detallado por parte del contratista donde se describan los hechos ocurridos en el accidente laboral.Antes de la ocurrencia del accidente laboral, se había establecido en el acta de suspensión 1, que los terrenos donde se estaba trabajando presentaban inestabilidad y que la probabilidad de ocurrencia de deslizamiento era bastante alta, sin embargo, no se tienen soportes de las medidas tomadas en campo por parte del contratista, que evitaran la ocurrencia del hecho lamentable donde un trabajador perdiera la vida.El contrato presenta múltiples suspensiones y lleva más de un año en etapa de ejecución, ya que en los estudios previos se estableció que el plazo contractual era de cuatro (04) meses y hasta la fecha del presente informe no se ha terminado con todas las obras.La revisión de este contrato se limitó a la verificación del expediente contractual, ya que, al momento de realizar la fase de ejecución del proceso de auditoría, este se encontraba en fase de ejecución y/o liquidación, por lo tanto, se debe efectuar una revisión posterior a fin de determinar si las cantidades de obra finalmente pagadas corresponden a las cantidades ejecutadas.• Después de revisar el expediente contractual se puede observar falta de planeación antes de la ejecución de las obras. • Después de efectuar la revisión del expediente contractual, se establece que:• Los trabajos fueron iniciados sin contar con los respectivos permisos de servidumbres, por los sitios donde se había realizado el trazado de la red de alcantarillado sanitario.• En el expediente contractual no reposan los soportes de pago de seguridad social del trabajador fallecido ni de los demás trabajadores del contratista, y tampoco existe copia del informe sobre la descripción de las circunstancias que ocasionaron los hechos de la muerte del empleado.• Se presentan falencias de supervisión y de interventoría, ya que no se tomaron las medidas necesarias para evitar el accidente laboral, además no espero a tener los resultados de los estudios de suelos, de manera que sirvieran para tomar decisiones acertadas sobre la continuidad de la ejecución de las actividades contractuales.1- Realizar los estudios y análisis necesarios para determinar las necesidades a contratarGerencia, Subgerencia Tecnica - Gestion Ambiental1- Mejorar el proceso de planeacion de la entidad. 1- Estudios previos teniendo en cuenta todos los aspectos y realizando visitas. 1- Actas de visita previas a la contratacion en caso de necesidad. 113/1/202013/1/202148050%La Subgerencia Tecnica - en el proceso de mejora se realizo contrato de prestacion de servicios cuyo objeto es el apoyo a estudios previos de la contratación atendiendo todas las servidumbre y permisos. La Subgerencia ha realizado comites tecnicos y solicita informes a la supervision para verificar avances de obras.
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Hallazgo Administrativo con presunta connotación disciplinaria.
Se verifica que existe un solo contrato de interventoría para dos contratos de obra pública, los contratos de obra no inician en simultáneo:Fecha Acta de inicio contrato de Interventoría: Julio 31 de 2018, Fecha Acta de Inicio contrato de obra No. 141 de 2018: octubre 22 de 2018. Fecha Acta de Inicio contrato de obra No. 122 de 2018: marzo 27 de 2019. El plazo del contrato de interventoría es de diez (10) meses, vence el 31 de julio de 2019 y el contrato de obra No. 122 de 2018 en este momento se encuentra suspendido. La Contraloría General del Cauca mediante Requerimiento de Información No. 279, solicitó a EMCASERVICIOS S.A E.S.P, remitir en medio digital la totalidad de los expedientes de los contratos seleccionados en la muestra, EMCASERVICIOS S.A E.S.P radica los documentos solicitados el día 5 de agosto de 2019, donde se evidencia que el presente contrato a la fecha del informe se encuentra vencido.Se evidencia el incumpliendo el numeral 2.1.2.1, perteneciente a las obligaciones del Interventor correspondiente al presente contrato: “…2.1.2.1 ENTREGABLES: A) Informes mensuales: Sobre avance de las obras de acuerdo al cronograma del respectivo contrato intervenido, costo de las inversiones mensuales y problemas presentados en la ejecución y posibles causas de los mismos…”Se presentan falencias en la supervisión y en las obligaciones de la interventoría.De acuerdo a lo verificado en el expediente no se han realizado informes técnicos y/o de seguimiento mensual del contrato 122 de 2018, no hay informes mensuales de avance por parte de la interventoría, no hay registro fotográfico, por lo tanto la interventoría está incumpliendo con sus obligaciones. Se evidencia la falta de supervisión por parte de la entidad al contrato de interventoría y al contrato de obra.Por lo tanto, se estaría vulnerando la Ley 1474 de 2011, en su artículo:

ARTÍCULO 83. Supervisión e interventoría contractual. 		1- Exigir por parte de los supervisores a los interventores los informes técnicos y/o de seguimiento mensual del los contratos .Gerencia, Subgerencia Tecnica - Gestion Ambiental y Gestion del Riesgo1- Mejorar el proceso de supervisión e intervenotria de los contratos de obra a cargo de la Subgerencia Tecnica 1- Hacer informes de supervisión e interventoria de los contratos de obra. 1- Informes mensaules. 113/1/202013/1/202148150%La Subgerencia ha realizado comites tecnicos y solicita informes a la supervision para verificar avances de obras.. Las visitas tecnicas se suspendieron con la declaratoria de la emergencia santiaria mediante Resolucion No. 385 del 12 de marzo de 2020 del Ministerior de Salud y Protección Social y mediante por COVID 19, Decreto No. 417 del 17 de marzo del 2020 se declara el estado de emergencia economica, social y ecologica en todo el terriictorio nacional por COVID 19; por tanto todas las obras en ejecución se suspenden por CODIV 19 y confinamiento obligatorio;
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14Hallazgo Adminstrativo La Empresa Caucana de Servicios Públicos – EMCASERVICIOS S.A. E.S.P., suscribió el Contrato de Interventoría 103 de 2018, con la Ing. Isabel Cristina Bechara Ramírez, el cual tenía por objeto “El contratista se obliga para con EMCASERVICIOS a realizar la interventoría técnica, administrativa, financiera, social y ambiental del siguiente contrato de obra: "Optimización sistema de abastecimiento de agua y sistema de potabilización del corregimiento de Gabriel López, municipio de Totoró"”. En dicho contrato se revisó la totalidad del expediente contractual con el fin de establecer el cumplimiento de los procedimientos de contratación estatal.• Se revisaron los documentos que reposan en el expediente del presente contrato y se verifica que se está realizando la interventoría a la ejecución del contrato de obra No. 012-2.018 “CONSTRUCCIÓN DEL COLECTOR MARGEN DERECHA RIO EJIDO-TRAMO I, COMPRENDIDO ENTRE LA CARRERA 3 HASTA LA CARRERA 20”, dicho contrato derivado del convenio Interadministrativo No. 211-17, suscrito entre la Empresa Caucana de Servicios Públicos Emcaservicios S.A E.S.P y el Acueducto y Alcantarillado de Popayán S.A E.S.P, de fecha 28 de septiembre de 2017; y no se encuentran irregularidades en cantidades. • En el expediente contractual no se encuentran no se encuentran las propuestas presentadas por los oferentes en el proceso precontractual.• La entidad imprime en hojas reciclables, pero no anula la cara de la hoja de reciclaje y crea una gran confusión en el momento de la revisión, debido a que se refieren también a redes de alcantarillado de otros contratos.• En el expediente se encuentra un plan de manejo de anticipo correspondiente a la interventoría técnica del siguiente contrato de obra: optimización sistema de abastecimiento de agua y sistema de potabilización del corregimiento de Gabriel López, Municipio de Totoró.. • El expediente no se encuentra en orden cronológico de conformidad con las normas generales de archivo, Ley 594 de 2000.
De acuerdo a lo verificado en los expedientes contractuales se puede evidenciar lo siguiente:
• En el momento de realizar la auditoria, el contrato se encuentra suspendido considerando que actualmente se viene trabajando en el proyecto de reformulación del Contrato de Obra No. 012-2018, en vista de la necesidad técnica de diseñar 11 estructuras de alivio así como sus respectivas redes de interconexión; estas estructuras y obras complementarias no fueron diseñadas a nivel de detalle en el proyecto inicial viabilizado, tal como se describe en el oficio de solicitud de suspensión emitido por el CONSORCIO ORION 101.• No se evidencia informes de supervisión.• La interventoría aparentemente está cumpliendo con las actividades. ASPECTOS PRECONTRACTUALES Y CONTRACTUALES:El día 07 de mayo del 2019, se realizó una visita a las instalaciones de la Empresa Caucana de Servicios Públicos – EMCASERVICIOS S.A. E.S.P., con el fin de revisar la información compilada en el expediente contractual y determinar si la entidad dio cumplimiento a los principios de la contratación estatal, además se solicitó el expediente contractual que hace parte de la interventoría.Teniendo en cuenta lo anterior, se determinó que:• La información contractual no ha sido cargada a la plataforma SIA Observa.• El contrato de interventoría no presenta observaciones en relación a su ejecución, sin embargo, el contrato de obra 110 de 2018 presenta múltiples suspensiones, lo cual pone en evidencia la falta de planeación para la ejecución de las obras en el tiempo estimado.• De acuerdo a la Resolución 525 de 2018 Art 38. Son Causales de Sanción. “38.1.1. Numeral 5. Cuando no rindan los respectivos contratos, una vez ha sido habilitada la fecha a través del sistema SIA OBSERVA”.		1- Hacer control, seguimiento y monitoreo por parte de los responsables de los procesos de planeación institucional y jurídico- contractual a las publicaciones de SIA OBSERVA Y SECOP.Ooficina Asesora de Planeacion y Oficina Asesora Jurídica.1- Dar cumplimiento a las acciones de mejora respecto de laspublicaciones oportunas 1- Hacer Informes mensuales del estado de las publicaciones por parte del responsable. En las plataformas.1- Infome mensual.1213/1/202013/1/202148650%La Oficina Juridica en el proceso de mejora en los contratos de prestacion de servicios dentro de las actividades contractuales se especifico la obligacion de informes mensuales de publicacioanes, los cuales se presentan al supervisor del contrato.
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15Hallazgo Adminstrativo La Empresa Caucana de Servicios Públicos – EMCASERVICIOS S.A. E.S.P., suscribió el , con el Consorcio Ingenieros 2018 / Diego Mauricio Polonia Andrade, el cual tenía por objeto “El contratista se obliga para con EMCASERVICIOS a realizar la interventoría técnica, administrativa, financiera, social y ambiental del siguiente contrato de obra: "Construcción del sistema de alcantarillado sanitario sector carretera y optimización de la PTAR del corregimiento de Yarumales municipio de Padilla - Cauca". En dicho contrato se revisó la totalidad del expediente contractual con el fin de establecer el cumplimiento de los procedimientos de contratación estatal
El día 07 de Mayo del 2019, se realizó una visita a las instalaciones de la Empresa Caucana de Servicios Públicos – EMCASERVICIOS S.A. E.S.P., con el fin de revisar la información compilada en el expediente contractual y determinar si la entidad dio cumplimiento a los principios de la contratación estatal, además se solicitó el expediente contractual que hace parte de la interventoría.
Teniendo en cuenta lo anterior, se establece que:
• La información contractual no ha sido cargada a la plataforma SIA Observa.
• El contrato de interventoría no presenta observaciones en relación a su ejecución, sin embargo, el contrato de obra 111 de 2018 presenta múltiples suspensiones, lo cual pone en evidencia la falta de planeación para la ejecución de las obras en el tiempo estimado.
1- Contar con los estudios y diseños que permitan establecer una planeación ajustada a la realidad Gerencia y Subgerencia Tecnica 1- Mejorar el proceso de planeacion y evitar la suspension de los contratos de obra e interventoria.1- Estudios y diseños teniendo en cuenta todas las servidumbres y todos los aspectos necesarios 1- Actas de Visitas Tecnicas previas 113/1/202013/1/202148150%La Subgerencia Tecnica en el proceso de mejora se realizo contrato de prestacion de servicios cuyo objeto es el apoyo a estudios previos de la contratación atendiendo todas las servidumbre y permisos. servidumbre y permisos. Las visitas tecnicas se suspendieron con la declaratoria de la emergencia santiaria mediante Resolucion No. 385 del 12 de marzo de 2020 del Ministerior de Salud y Protección Social y mediante por COVID 19, Decreto No. 417 del 17 de marzo del 2020 se declara el estado de emergencia economica, social y ecologica en todo el terriictorio nacional por COVID 19; por tanto todas las obras en ejecución se suspenden por CODIV 19 y confinamiento obligatorio;
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16Hallazgo Adminstrativo La Empresa Caucana de Servicios Públicos – EMCASERVICIOS S.A. E.S.P., suscribió el contrato de interventoría 116 de 2018 con el Ing. Ignacio Zambrano Caicedo, el cual tenía por objeto “El contratista se obliga para con EMCASERVICIOS a realizar la interventoría técnica, administrativa, financiera, social y ambiental del siguiente contrato de obra: "Realizar obras para la implementación del proceso de macro y micro medición para el acueducto de la cabecera municipal de Mercaderes, departamento del Cauca”. En dicho contrato se revisó la totalidad del expediente contractual con el fin de establecer el cumplimiento de los procedimientos de contratación estatal. ASPECTOS PRECONTRACTUALES Y CONTRACTUALES:
El día 07 de Mayo del 2019, se realizó una visita a las instalaciones de la Empresa Caucana de Servicios Públicos – EMCASERVICIOS S.A. E.S.P., con el fin de revisar la información compilada en el expediente contractual y determinar si la entidad dio cumplimiento a los principios de la contratación estatal, además se solicitó el expediente contractual que hace parte de la interventoría. Teniendo en cuenta lo anterior, se establece que: • La información contractual no ha sido cargada a la plataforma SIA Observa.
En el contrato de obra 099 de 2018, el cual hace parte del proceso de interventoría, se establecieron algunos sobrecostos en los ítems nuevos.
• El interventor es responsable de evaluar y aprobar las mayores y menores cantidades de obra, para lo cual es fundamental la revisión de los Análisis de Precios Unitarios – APU’s, determinando de esta manera si es viable o no la aprobación de dichas cantidades, sin embargo en el contrato de obra 099 de 2018 se presenta un presunto sobrecosto de los materiales suministrados.
1- Exigir por parte de los supervisores a los interventores los informes técnicos y/o de seguimiento mensual del los contratos .Gerencia, Subgerencia Tecnica - Gestion Ambiental y Gestion del Riesgo1- Mejorar el proceso de supervisión e interventoria de los contratos de obra a cargo de la Subgerencia Tecnica 1- Hacer informes de supervisión e interventoria de los contratos de obra. 1- Informes mensaules. 113/1/202013/1/202148150%La Subgerencia ha realizado comites tecnicos y solicita informes a la supervision para verificar avances de obras.. Las visitas tecnicas se suspendieron con la declaratoria de la emergencia santiaria mediante Resolucion No. 385 del 12 de marzo de 2020 del Ministerior de Salud y Protección Social y mediante por COVID 19, Decreto No. 417 del 17 de marzo del 2020 se declara el estado de emergencia economica, social y ecologica en todo el terriictorio nacional por COVID 19; por tanto todas las obras en ejecución se suspenden por CODIV 19 y confinamiento obligatorio;
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17Hallazgo Adminstrativo ·El Oficio Remisorio para el cierre de la cuenta: La Entidad no realizó el cierre de la rendición tal como lo indica el artículo 8 parágrafo 7 el oficio remisorio debe ser cargado con el siguiente nombre: formato_201813.jpg. • Anexo Formato 4: La póliza reportada no contempla todo el periodo 2018
• Formatos 6 y 7: Falta información de acuerdo al análisis realizado en la auditoria especial sobre ingresos y gastos.
•Anexo Formato 10: La entidad anexa oficio en donde mencionan que en el artículo 13 del Decreto 115 de 1996, contemplan solamente el registro de las cuentas por pagar y por consiguiente, en el presupuesto no se registran reservas presupuestales por la naturaleza de la entidad. Cabe anotar que el artículo 13 fue derogado mediante el artículo 11 del Decreto 4836 de 2011. • Seguimiento al Plan de Acción por áreas o Dependencias: En el formato se encuentra lo programado más lo ejecutado se encuentra en ceros.		1- Realizar revisión antes de la rendición de la cuenta antes que se cierre la plataforma.Gerencia, Subgerencia Administrativa y Financiera, Oficina Asesora de Planeacion y Oficina Asesora Juridica.1- Mejorar el proceso de rendicion de cuenta 1- Revisión de todos los formatos de rendición en Comité Interistitucional de Gestion y Desempeño. 1- Revisón previa a la rendicion de la cuenta 126/2/202028/2/202071100%Mediante Comité Institucional de Gestion y Desempeño No. 14 del 27 de febrero se realizo verificacion de todos los formatos a rendir ademas de la revision previa de la Oficina de Control Interno.
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18Hallazgo Adminstrativo
Revisados los documentos presentados al equipo auditor y mediante encuesta realizada al equipo ambiental de EMCASERVICIOS se evidenció que la entidad no cumplió con el programa propuesto para la vigencia 2018.
1- Control y seguimiento al programa ambiental.Gerencia, Subgerencia Tecnica y Gerencia y Gestion Ambiental 1- Mejorar la ejecución del programa ambiental 1- Comites Tecnicos para verificar ejecución de las obras.1- Comites Tecnicos mensuales 1213/1/202013/1/202148650%La Subgerencia ha realizado comites tecnicos y solicita informes a la supervision para verificar avances de obras.
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19Hallazgo Adminstrativo
La Empresa Caucana de Servicios Públicos – EMCASERVICIOS S.A. E.S.P., se encuentra en implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, con un promedio de 57.3 puntos de 100, razón por la cual se observa con el fin de ser objeto de seguimiento y analizar los avances que tiene la entidad en cuanto a la Política de Transparencia y Acceso a la Información.
1- Realizar mesas de trabajo con los responsables de los procesos.Oficina Asesora de Planeacion respecto del control y seguimiento y responsables de los procesos en su implementacion de las politicas.1- Mejorar el proceso de implementacion de MIPG e implementacion de las politicas1- Mesas de trabajo con los responsables.1- Mesas de Trabajo1013/1/202013/1/202148550%La Oficina de Planeacion realizo mesas de trabajo para revision de los autodiagnostivos y se realizo Comites de Gestion y Desempeño para evaluar politicas y avance de MIPG
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20Hallazgo Adminstrativo
revisando el informe presentado por la Oficina de Control Interno de EMCASERVICIOS S.A. E.S.P, se evidenció que ha habido extemporaneidad en la respuesta a las Peticiones, Quejas, Reclamos. Felicitaciones y Sugerencias presentadas por la comunidad ante EMCASERVICIOS incumpliendo los términos establecidos para tal fin. Cabe anotar que los incumplimientos no se han remitido al comité de Control Disciplinario tal como lo indica el numeral IV literal D del Decreto 2641 de 2012.
1- Cumplir los terminos fijados por la ley 1755 de 2015 Gerencia, Subgerencia Administrativa y Financiera, Subgerencia Tecnica, Oficina Asesora de Planeacion, Oficina Asesora Juridica, Control Interno, Aseguramiento, Gestion del Riesgo, Gestion Ambiental 1- Mejorar el proceso de atencion de los Derechos de Peticion.1- Generar respuesta dentro de los terminos.1- Traslado bimesual a la Oficina Asesora Juridica para iniciar disciplinario los casos de incumplimientos por parte de la Subgerencia Administrativa y Financiera.113/1/202013/1/202148150%Se esta tramitando la negociación con la empresa que creo el Software Xpert para que organice de una manera mas adeucada y eficaz el módulo de PQRs, adicionalmente se realizara una capacitación a los funcionarios y contratistas de la empresa con el fin de dar a conocer la importancia de dar respuesta oportuna a las solicitudes incluyendo las PQRs. De igual modo se hará traslado de los casos de incumplimiento a la oficina juridica para el inicio de procesos de disciplinarios. Anexo: Ficha técnica Xpert, modulo PQRS ofrecido por la empresa GrandTek S.A.S y copia de correo.
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21Hallazgo Administrativo, con presunta connotación disciplinaria y alcance fiscal por valor de $63.043.000
: La entidad ocasiono que se interpusieran sanciones económicas por el no pago oportuno de Salarios y Prestaciones Sociales que tenía derecho la señora Aura Paola Andrade Ayala de acuerdo a la Resolución 93 de 2018 expedida por EMCASERVICIOS; por medio de la cual se ordena el pago de una Sentencia Judicial. De acuerdo al artículo 26 del Decreto 1716 de 2009, el ordenador del gasto al día siguiente del pago total del capital de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de Conciliación, para que en un término no superior a seis (6) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los tres (3) meses siguientes a la decisión.
1- Realizar la contratación por productos en los casos que lo amerite.Gerencia, Subgerencia Administrativa y Financiera, Subgerencia Tecnica, Oficina Asesora de Planeacion, Oficina Asesora Juridica, Control Interno, Aseguramiento, Gestion del Riesgo, Gestion Ambiental 1- Mejorar el proceso de contratación de de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.1- Verificar estudios previos para contratación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.1- Estudios previos de los contratos verificados por el responsable del proceso y por la Oficina Juridica 113/1/202013/1/2021481100%Actualmente para el proceso de contratación se realizan los estudios previos que soportan la necesidad a contratar y posteriormente son revisados y aprobados por la Oficina Jurídica. Además, se solicita a cad contratista el cronograma de actividades a ejecutar durante el plazo del contrato, el cual es revisado y aprobado por el supervisor. Anexo 1: Ejemplo de estudios previos 2020. Anexo 2: Cronograma de actividades. Anexo 3: Comunicación Interna 16 de junio 2020.
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JULIAN ANDRES MUÑOZ IMBACHI
EDWIN LASSO ZAPATA
MARTHA ISABEL MEDINA VILLAREAL
ALEJANDRA RUIZ HERRERA
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Gerente General Subgerente Tecnico
Subgerente Administrativa y Fianciera
Jefe Oficina Asesora Juridica
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MARIA GRACIELA BURBANO MENESES
LILYAN DEL SOCORRO GOMEZ GOMEZ
RUBEN DARIO SANTACRUZ
IBETH MUÑOZ HERNANDEZ
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Jefe Oficina de Control Interno
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Profesional de Gestion Ambiental y de Riesgos
Profesional Especializado ASEGURAMIENTO
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