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1 | Hybrid Events Checklist | |||||||||||||||||||||||||
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4 | The first steps | Status | Details | Remarks | ||||||||||||||||||||||
5 | Set event name + theme | |||||||||||||||||||||||||
6 | Set date and time (factor in different time zones) | |||||||||||||||||||||||||
7 | Set event budget | |||||||||||||||||||||||||
8 | Set event goals or objectives | |||||||||||||||||||||||||
9 | Set number of attendees | |||||||||||||||||||||||||
10 | ||||||||||||||||||||||||||
11 | Event planning | |||||||||||||||||||||||||
12 | Draft event agenda | |||||||||||||||||||||||||
13 | Invite speakers to participate in your event + maintain a list | |||||||||||||||||||||||||
14 | Block calenders for pre-event rehearsals and event dates | |||||||||||||||||||||||||
15 | Choose virtual / hybrid platform | |||||||||||||||||||||||||
16 | Block in-person event venue | |||||||||||||||||||||||||
17 | Choose in-person event production partners and zero in on product equipment | |||||||||||||||||||||||||
18 | Create a core team for your event | |||||||||||||||||||||||||
19 | Assign event VJ | |||||||||||||||||||||||||
20 | Assign sound engineer | |||||||||||||||||||||||||
21 | Assign light engineer | |||||||||||||||||||||||||
22 | Assign DOP for online camera setup | |||||||||||||||||||||||||
23 | Hire professional show runner | |||||||||||||||||||||||||
24 | Familiarize core team with the event platform | |||||||||||||||||||||||||
25 | Invite sponsors to create their virtual booths (set a deadline by when they should do this) | |||||||||||||||||||||||||
26 | Configure networking tools for attendees | |||||||||||||||||||||||||
27 | Sharing personalized speaker instructions document (virtual and in-person) | |||||||||||||||||||||||||
28 | Sharing personalized attendee instructions document (virtual and in-person) | |||||||||||||||||||||||||
29 | Set up Mobile App for effective communication | |||||||||||||||||||||||||
30 | Are there any bandwidth restrictions for the employees who are connected from the office network/VPN? See whitelisting info | |||||||||||||||||||||||||
31 | Event set up guide | |||||||||||||||||||||||||
32 | ||||||||||||||||||||||||||
33 | Event logistics (in-person) | |||||||||||||||||||||||||
34 | Book travel and accomodation for staff (if applicable) | |||||||||||||||||||||||||
35 | Book travel and accomodation for speakers (if applicable) | |||||||||||||||||||||||||
36 | Book travel and accomodation for attendees (if applicable) | |||||||||||||||||||||||||
37 | ||||||||||||||||||||||||||
38 | Event promotion | |||||||||||||||||||||||||
39 | Create landing page for event registration | |||||||||||||||||||||||||
40 | Brand your event collateral and customize your virtual and in-person venue (based on the theme) | |||||||||||||||||||||||||
41 | Branding/basic details | |||||||||||||||||||||||||
42 | Test your attendee registration workflow to identify any loopholes | |||||||||||||||||||||||||
43 | Draft and design an event invite and review it | |||||||||||||||||||||||||
44 | Create a list of invitees | |||||||||||||||||||||||||
45 | Send out your invites and keep a count of registrations coming in | |||||||||||||||||||||||||
46 | Set up and dispatch reminder emails to invitees | |||||||||||||||||||||||||
47 | Carry out a dry run with your event speakers | |||||||||||||||||||||||||
48 | Draft a content outline for each speaker session or panel discussion and share it with the stakeholders | |||||||||||||||||||||||||
49 | Do a rehersal of sound and lighting at your in-person venue | |||||||||||||||||||||||||
50 | Clearly indicate to your speakers about any restrictions in event communications (competitor names etc) | |||||||||||||||||||||||||
51 | Carry out a dry run with your core team | |||||||||||||||||||||||||
52 | Schedule a tech run closer to the event date | |||||||||||||||||||||||||
53 | Define POCs (moderators, event tech support etc) | |||||||||||||||||||||||||
54 | ||||||||||||||||||||||||||
55 | Post-event | |||||||||||||||||||||||||
56 | Send out thank you emails to all attendees, speakers and sponsors | |||||||||||||||||||||||||
57 | Send out a survey to evaluate attendees' event experience | |||||||||||||||||||||||||
58 | Send out a recording of the event to attendees as well as non-attendees who were invited | |||||||||||||||||||||||||
59 | Carry out a feedback call with your core team to address learnings | |||||||||||||||||||||||||
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