ABCDEFGHIJKLMNOQRSTUVWXYZAAABAC
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNCÓDIGO: GI-FO-05
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EVALUACIÓN, CONTROL Y MEJORAMIENTO
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GESTIÓN INTEGRALVERSIÓN: 2
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Formato Matriz de Planificación de CambiosFECHA: 24/8/2021
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IDFECHAPROCESO O SUBPROCESO TIPO DE CAMBIO DESCRIPCION DEL CAMBIOPROPOSITO(S) Y CONSECUENCIAS DEL CAMBIOACTIVIDADESRESPONSABLESRECURSOSFECHACAMBIOS EN LA INTEGRIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDADASIGNACIÓN O REASIGNACÓN DE RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADESOBSERVACIONESSEGUIMIENTO
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RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO ESTADO
Por iniciar /
En proceso / Finalizado /
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105/08/2021Gestión integral ProcesosActualización del sistema de gestiónCertificación en la norma ISO 9001:20151. Realizar un diagnostico inicial y un plan detallado de trabajo Equipo ConsultorHumanos, financieros y técnicos30 de mayo 2021
1. Actualización de la política, objetivos de calidad y mapa de proceso de la organización.
2. Actualización de la información documentada de los procesos del SGC.
1. Ver matriz de roles, responsabilidades y autoridades NingunaLíder SIGFinalizada
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2. Formación al personal de la organización Equipo ConsultorHumanos, financieros y tecnológicos01 de octubre de 2021Líder SIGFinalizada
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3. Documentación del SGCEquipo ConsultorHumanos, financieros y tecnológicos01 de octubre de 2021Líder SIGFinalizada
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4. Implementación del SGCEquipo ConsultorHumanos, financieros y tecnológicos01 de octubre de 2021Líder SIGFinalizada
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5. Evaluación y mejora del SGC Equipo ConsultorHumanos, financieros y tecnológicos01 de octubre de 2021Líder SIGFinalizada
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205/08/2021Gestión Presupuestal NormativoActualización de rubros y conceptos presupuestalesEstandarizar los rubros y conceptos presupuestales por parte de la función publica1. Realizar un diagnostico inicial y un plan detallado de trabajo Equipo ConsultorHumanos, financieros y tecnológicos30 de noviembre de 2021N/AN/ALas acciones se vienen cumpliendo eficazmenteLíder SIGFinalizada
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2.Conocimientos legalesEquipo ConsultorHumanos, financieros y tecnológicos30 de noviembre de 2021Líder SIGFinalizada
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3. catalagos de rubros de presupuestales vigentesEquipo ConsultorHumanos, financieros y tecnológicos30 de noviembre de 2021Líder SIGFinalizada
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4.actualizacion en el sistema de los rubro presupuestalesEquipo ConsultorHumanos, financieros y tecnológicos30 de noviembre de 2021Líder SIGFinalizada
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305/08/2021Gestión legalNormativoActualización de software SIEP Juridico con la adición de módulo de comité de conciliaciónAsegurar la conservación de documentos relacionados al comite de conciliaciones 1. Digitalizar el archivo fisico que reposa en la oficina juridica Apoyo Gestión legalHumanos y Teconologicos30 de noviembre de 2021N/AN/ANingunaLíder SIGFinalizada
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2. registrar y crear expedientes digitales en el SIEP-juridicoApoyo Gestión legalHumanos y Teconologicos31 de noviembre de 2021Líder SIGFinalizada
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405/08/2021Control interno disciplinarioNormativoActualización de resolución de procedimiento de control interno disciplinarioAsegurar el Cumplimiento de normatividad Vigente1. Actualizar el procedimiento de acuerdo a la normatividad vigenteJefe de control interno Disciplinario, juridico y PQRSHumanos y Teconologicos15 de noviembre de 20211. actualizacion de procedimiento y formatosN/ALas acciones se vienen cumpliendo de acuerdo a la planificación establecidaLíder SIGFinalizada
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2.Adoptar mediante resolucion la organización de la oficina de control interno disciplinarioJefe de control interno Disciplinario, juridico y PQRSHumanos y Teconologicos15 de noviembre de 2021Líder SIGFinalizada
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3. Actualizar los formatos acorde al procedimiento adoptado Jefe de control interno Disciplinario, juridico y PQRSHumanos y Teconologicos15 de noviembre de 2021Líder SIGFinalizada
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505/08/2021Gestión ContableNormativoActualización del manual de procedimientos contablesAsegurar el Cumplimiento de normatividad Vigente1. Modificar manual de procedimientos contables.ContadorHumanos y Teconologicos1 de octubre 2021Cambios en los procedimientos contables documentadosNo aplicaLas acciones se vienen cumpliendo de acuerdo a la planificación establecida

Líder SIGFinalizada
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2. Socialización del manualContadorHumanos y Teconologicos30 de noviembre 2021Líder SIGFinalizada
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3. Aprobacion del manualContadorHumanos y Teconologicos30 de noviembre 2021Líder SIGFinalizada
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4. Publicar y divulgarContadorHumanos y Teconologicos15 de diciembre 2021Líder SIGFinalizada
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605/08/2021Gestión ContractualNormativoActualización del manual de ContrataciónAsegurar el Cumplimiento de normatividad Vigente1. Realizar borrador de nuevo manual de contratación acorde a la normatividad vigente y socializar con los asesores jurídicos.Líder de ProcesoHumanos y Teconologicos30 de octubre de 2021Cambios en los procedimientos contractuales documentadosNo aplicaLas acciones se vienen cumpliendo de acuerdo a la planificación establecida.
Líder SIGFinalizada
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2. Presentar ante la junta directiva.Líder de ProcesoHumanos y TeconologicosDe acuerdo a lo que se apruebe en la socializacion del proyecto del manual en comité directivoLíder SIGFinalizada
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3. Aprobacion por parte de la Junta DirectivaLíder de ProcesoHumanos y TeconologicosDe acuerdo a lo que se apruebe en la socializacion del proyecto del manual en comité directivoLíder SIGFinalizada
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4. Publicar y divulgarLíder de ProcesoHumanos y TeconologicosDe acuerdo a lo que se apruebe en la socializacion del proyecto del manual en comité directivoLíder SIGFinalizada
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76/9/2021Gestión TesoreríaProcesoActualización de información documentada para trámite de cuentas de contratistasSimplificar el trámite de administrativo
1. Revisión del trámite acual, incluyendo toda la información documentada que se presenta en el trámite de cuentas.Equipo ConsultorHumanos y Teconologicos8/9/2021Cambio en la información documentada al subprocesoNo aplicaLas acciones se vienen cumpliendo de acuerdo a la planificación establecida.
Líder SIGFinalizada
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2. Presentación de la propuesta de cambio en la información docuementada del trámite de cuentas.Equipo ConsultorHumanos y Teconologicos14/9/2021Líder SIGFinalizada
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3. Aprobación del cambioJefe administrativa, financiera y comercial.Humanos y Teconologicos30/10/2021Líder SIGFinalizada
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4. Socialización de los cambios a todo el personal contratista de la entidadEquipo ConsultorHumanos y Teconologicos3/11/2021Líder SIGFinalizada
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809/09/2021Gestion De Soporte y Apoyo InformaticoNormativoActualización del manual Asegurar que la documentacion se encuentre actualizada de acuerdo a lo que se maneja el subproceso de Gestion De Soporte y Apoyo Informatico, siguiendo sus lineas de accion.1. modificar Manual.Lider del proceso

Humanos y Teconologicos15 de octubre 2021cambio en el organigrama .No aplicaSe realizo actualización requerida de acuerdo a la recomendaciones recibidasLíder SIGFinalizada
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2. presentar ante la junta directiva.Lider del proceso

Humanos y Teconologicos30 de octubre 2021No aplicaLíder SIGFinalizada
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3. aprobación Lider del proceso

Humanos y Teconologicos30 de octubre 2021No aplicaLíder SIGFinalizada
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4. publicar y divulgarLider del proceso

Humanos y Teconologicos30 de noviembre 2021No aplicaLíder SIGFinalizada
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909/09/2021Gestion De Soporte y Apoyo InformaticoInfraestructuraActualizacion en infraestructura TIMejorar la infraestructura para que cumpla con los requerimientos encuanto actividades que manejan la empresa.1. ContrataciónLider del proceso

Humanos y Teconologicos29 de septiembre 2021N/ANo aplicaLas actualizaciones permitieron mejorar la velocidad de los procesos del sistema de Informacion y actualizaciones en configuracion de dispositivos de conexion de redes.(AP), Líder SIGFinalizada
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2. implementacin y configuracIónLider del proceso

Humanos y Teconologicos15 de noviembre 2021No aplica
Adecuaciones pertinenentes sobre circuitos, sistema de sonido.
Líder SIGFinalizada
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1009/09/2021Gestion De Soporte y Apoyo InformaticoInfraestructura WebRediseño e implementacion y puesta en funcionamiento de la pagina web de la eis cúcuta sa e.s.p.Mejorar la infraestructura para que cumpla con los requerimientos encuanto actividades que manejan la empresa.1. ContratacionLider del proceso

Humanos y Teconologicos15 de septiembre 2021N/ANo aplicaRenovacion y nueva imagen institucionalLíder SIGFinalizada
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2. implementación y puesta en marchaLider del proceso

Humanos y Teconologicos20 de septiembre 2021No aplicaFinalizada
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1109/09/2021Gestion De Soporte y Apoyo InformaticoDocumentaciónActualización de politica de seguridad de la información.Cumplir con la observación o recomendación sobre auditoria realizada de calidad en cuanto a respaldos.1. Actualizacón de la politica de seguridad de la informaciónLider del proceso

Humanos y Teconologicos14 de octubre 2022N/ANo aplicaMejorar al proceso de respaldo.Líder SIGFinalizada
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No aplicaFinalizada
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1220/3/2023Gestión integral ProcesosImplementar el sistema de gestión ambientalCertificacion en la norma ISO 14001:20151. Realizar un diagnostico inicial y un plan detallado de trabajo Equipo apoyo ambiental Humanos, financieros y técnicos28/4/20231. Actualización de la política, objetivos ambientales . 2. Actualización de la información documentada de los procesos del SGA1. Ver matriz de roles, responsabilidades y autoridades NingunaLíder SIGFinalizada
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2. Formación al personal de la organización Equipo apoyo ambiental Humanos, financieros y técnicos9/6/2023Finalizada
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3. Documentación del SGAEquipo apoyo ambiental Humanos, financieros y técnicos28/7/2023Líder SIGFinalizada
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4. Implementación del SGAEquipo apoyo ambiental Humanos, financieros y técnicos29/9/2023Finalizada
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5. Evaluación y mejora del SGAEquipo apoyo ambiental Humanos, financieros y técnicos30/12/2023Líder SIGFinalizada
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1305/04/2023Gestion de prestacion del servicio de acueducto y alcantarilladoProcesosActualizacion del procedimiento de seguimineto al operadorCumplir con la observación o recomendación sobre auditoria realizada de calidad en cuanto a seguimientos.1. Actualizacion de procedimento Lider de procesoHumanos y Teconologicos31/1052023Cambio en la información documentada al subprocesoNo aplicaMejorar el seguimiento al operadorLíder SIGFinalizada
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2. Publicación en página webLíder SIGHumanos y Teconologicos9/6/2023Líder SIGFinalizada
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3. Implementación y seguimientoLíder de porceso/Líder SIGHumanos y Teconologicos30/8/2023Líder SIGFinalizada
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1405/04/2023Gestion de prestacion del servicio de acueducto y alcantarilladodocumentacion y tecnologiaCambio de informes fisicos aplicativo surveyInnovar en aplicaciones tecnologicas para optimizar tiempos1. compra de licencia ARCGISlider de contratacionHumanos y Teconologicos31/05/2023N/ANo aplicaInnovacion tecnologicaLíder SIGFinalizada
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2. Puesta en marcha de SURVEY 123Lider de procesoHumanos y Teconologicos31/05/2023No aplicaInnovacion tecnologicaLíder SIGFinalizada
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1528/7/2023Gestion de planeacionProcesosActualización del plan estrátegico institucional Alineación del SGA al marco estratégico de la entidad 1. Revision del plan estrategico institucional actualEquipo apoyo ambiental Humanos, financieros y técnicos30/5/2023Cambios en el contenido del plan estrategicoNo aplicaNingunaLíder SIGFinalizada
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2. Inclusion de elementos ambientales al plan estartegico de la entidadSubgerenteHumanos, financieros y técnicos30/6/2023No aplicaLíder SIGFinalizada
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3. Publicación del plan estrategico actualizado con componenetes ambientales Lider SIGHumanos, financieros y técnicos28/7/2023No aplicaLíder SIGFinalizada
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1628/7/2023Gestión integral ProcesosActualizacón del manual del sitema integrado de gestión Integración del SGC con el SGA1. Revisar el manual del sistema integrado de gestion vigente en la organizaciónEquipo apoyo ambiental Humanos, financieros y técnicos30/8/2023Cambios en la información documentadaNo aplicaSe debe publicar y socializar a todo el personal de la organizaciónLíder SIGFinalizada
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2. Relacionar contenidos que ya se encuentran estipulados en el SGC, que sean aplicables y estén relacionados con el SGA de la organización.Equipo apoyo ambiental Humanos, financieros y técnicos8/9/2023No aplicaLíder SIGFinalizada
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3.Incluir en el manual del sistema integrado de gestion los contenidos relacionados con el SGA implementados por la empresa Equipo apoyo ambiental Humanos, financieros y técnicos29/9/2023No aplicaLíder SIGFinalizada
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179/8/2023Gestión integral InfraestructuraImplementación de cuarto para residuos peligrosos1. Asegurar una gestión adecuada de los RESPEL 2. Cumplimiento de la normatividad vigente1. Identificación del lugar apropiado para implementación del cuarto para almacenamiento de RESPELEquipo de apoyo ambientalHumanos, financieros y técnicos18/8/2023Actualización de la guía de gestión de residuosVer matriz de roles y responsabilidadesSe debe publicar y socializar con el personal pertinenteLíder AmbientalFinalizada
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2.Identificacion de requisitos de infraestructura para el almacenamiento de residuos peligrososEquipo de apoyo ambientalHumanos, financieros y técnicos25/8/2023Líder AmbientalFinalizada
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3. Contratación de proveedor de obras civiles Equipo de apoyo ambientalHumanos, financieros y técnicos1/9/2023Líder AmbientalFinalizada
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4. Implementación y seguimiento a las adecuaciones realizadasEquipo de apoyo ambientalHumanos, financieros y técnicos20/10/2023Líder AmbientalFinalizada
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1812/9/2023Gestión integral InfraestructuraIncorporación de punto de almacenamiento para resisduos sólidos 1. Asegurar una gestión adecuada de los residuos sólidos
2. Cumplimiento de la normatividad vigente
1. Selección y contratación de proveedor de insumosEquipo de apoyo ambientalHumanos, financieros y técnicos20/10/2023N/ANo aplicaSe debe socializar con el personal pertinenteLíder AmbientalFinalizada
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2. Implementación de punto de almacenamientoEquipo de apoyo ambientalHumanos, financieros y técnicos10/10/2023Líder AmbientalFinalizada
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3. Seguimiento a la implementaciónEquipo de apoyo ambientalHumanos, financieros y técnicos17/11/2023Líder AmbientalFinalizada
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1910/08/2023Gestión integral InfraestructuraIncorporación de puntos ecológicos para disposición de resisduos sólidos 1. Asegurar una gestión adecuada de los residuos sólidos
2. Cumplimiento de la normatividad vigente
1. Selección y contratación de proveedor de insumosEquipo de apoyo ambientalHumanos, financieros y técnicos20/10/2023N/ANo aplicaSe debe socializar con el personal pertinenteLíder AmbientalFinalizada
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2. Implementación de puntos ecológicosEquipo de apoyo ambientalHumanos, financieros y técnicos10/10/2023Líder AmbientalFinalizada
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3. Seguimiento a la implementaciónEquipo de apoyo ambientalHumanos, financieros y técnicos17/11/2023Líder AmbientalFinalizada
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2015/12/2022Gestion De Soporte y Apoyo InformaticoInfraestructura de redTransicion de IPV4 a IPV6
Dar cumplimiento a la Normatividad legal vigenete establecida pór el MinTic
1. Realizar contrtacionlider de contratacionHumanos y Teconologicos1/12/2022Cambio de infraestructura TecnologicaNo aplicaRealizar contratoLíder SIGFinalizada
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2. Puesta en marcha del IPV6Líder SIGFinalizada
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2105/04/2023Gestion de prestacion del servicio de acueducto y alcantarilladoDocumentacionActualizacion del procedimiento de seguimineto al operadorCumplir con la observación o recomendación sobre auditoria realizada de calidad en cuanto a seguimientos.1. Actualizacion de procedimento Lider de procesoHumanos y Teconologicos10/11/2023N/ANo aplicaMejorar el seguimiento al operadorLíder SIGFinalizada
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226/11/2024Gestión integral ProcesoCreación del modulo de gestión documental SIGAsegurar la integridad de la documental del sistema integrado de gestión 1. Diseño y parametrizacion del modulo de creacion modulo del SIG y MIPGOpe colombiaHumanos y Teconologicos6/11/2024Actualización del procedimiento de control de informacion documentada del SIG No aplicaOptimizacion de tiempos y respaldo de la documentaciónLíder SIGFinalizada
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2. Realizar verificación de la operatividad del modulo
Ope colombia y lider de proceso
Humanos y Teconologicos13/11/2024No aplicaLíder SIG
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3. Realizar capacitación sobre la operación del modulo
Ope colombia y lider de proceso
Humanos y Teconologicos13/11/2024No aplicaLíder SIG
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4. Puesta en marcha del modulo Lider de procesoHumanos y Teconologicos18/11/2024No aplicaLíder SIGEn Proceso
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5. Solicitud de inscripcion de URL ProveedorHumanos y Teconologicos26/11/2024No aplicaLíder SIGEn Proceso
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234/11/2024Gestión Documental PROCEDIMIENTOImplementacion de repositorio de archivo digital de la EmpresaAsegurar la documentacion producida por la Empresa 1. Realizar cargue de informacion por parte de cada lider de subprocesoLideres de subprocesoHumanos y Teconologicos3/1/2024Actualización de procedimientoNo aplicaReduccion del uso de papelLider SIGEn Proceso
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2430/10/2024Gestión presupuestalPROCEDIMIENTODescuento de estampillas desde la orden de pagoRealizar reduccion de papel, simplificacion a los contratistas la compra d estampillas1. Solicitud de Jefe de Control interno para el descuento de estampillas en a presentacion de la cueta de cobroJefe de Control interno de gestionHumanos y Teconologicos25/10/2024N/ANo aplicaAprobacion por parte del gerente y jefe administrativo, financiero y comercialLider SIGFinalizada
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2. Aprobacion por parte del gerenteGerenteHumanos y Teconologicos25/10/2024N/ANo aplicaSe debe publicar y socializar con el personal pertinenteLider SIGFinalizada
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3. Ejecuccion del cobro de estampillas por parte de gestion presupuestalJefe administrativo financiero y comercialHumanos y Teconologicos1/11/2024N/ANo aplicaSe debe publicar y socializar con el personal pertinenteLider SIGEn Proceso
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253/10/2025Gestión integralEstructural / DocumentalActualización del Mapa de Procesos del Sistema Integrado de Gestión (SIG), lo cual implica la modificación de la estructura de procesos, subprocesos y la codificación documental asociada.Alinear el SIG con la nueva estructura organizacional y garantizar la trazabilidad de los procesos. Consecuencias: Revisión y actualización de procedimientos, instructivos y registros; ajustes en indicadores y responsabilidades.1. aprobacion de la estructura organizacionalLíder SIG / Comité de Calidad / Directores de ProcesoEquipo SIG, software de gestión documental, tiempo del personal, soporte TI.octubre 2025Impacta la integridad documental del SIG al requerir actualización total del control de documentos y registros. No afecta el alcance del sistema.Se reasignan responsables en algunos subprocesos según la nueva estructura organizacional y funcional.Se debe comunicar el cambio antes de las auditorías internas y externas programadas.Lider SIGFinalizada
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2. Elaborar nuevo mapa de procesos.Finalizada
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3. Actualizar el procedimientocreacion y control documentada y listado maestro de documentosPor Iniciar
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4. Revisar y actualizar procedimientos y subprocesos afectadosPor Iniciar
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5. Ajustar modulo del siep con la nueva codificaciónPor Iniciar
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6. Divulgar el nuevo mapa y codificación.Por Iniciar
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1109/09/2021Gestion De Soporte y Apoyo InformaticoInfraestructura de Red
Normativa
Diagnóstico, análisis, planeación, implementación y pruebas de funcionalidad del proceso de transición del protocolo de internet ipv4 a ipv6, para la infraestructura tecnológica de la eis cúcuta sa e.s.p.Cumplir con los requerimientos por ley establecidos en:
Circular No.0015 del 2022
Resolución MinTIC 1126 de 2021 – de Modificación a la 2710 - IPv6
Resolución MinTIC 2710 de 2017 – IPv6
Circular No.002 del 6 de julio de 2011
1. ContratacionLider del proceso

Humanos y Teconologicos29 de agosto 2022N/ANo aplicaCumplimiento de ley establecida por el mintic.Líder SIGFinalizada
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2. implementación y puesta en marchaLider del proceso

Humanos y Teconologicos29 de agosto 2022No aplicaNo finalzada
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1209/09/2021Gestion De Soporte y Apoyo InformaticoInfraestructura de RespaldoInstalación, configuración, capacitación y puesta en marcha de copias de seguridad para usuarios finales en la nube.Cumplir con la observación o recomendación sobre auditoria realizada de calidad en cuanto a respaldos.1. ContratacionLider del proceso

Humanos y Teconologicos29 de agosto 2022N/ANo aplicaMejorar al proceso de respaldo.Líder SIGFinalizada
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2. implementación y puesta en marchaLider del proceso

Humanos y Teconologicos30 de agosto 2022No aplicaFinalizada
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