| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
1 | Eveniment Graz (4-6 iunie) | |||||
2 | ||||||
3 | ||||||
4 | ||||||
5 | ||||||
6 | ||||||
7 | TASK | OBSERVAȚII | RESPONSABIL | START | DEADLINE | STATUS |
8 | Main tasks | |||||
9 | Trimis email Graz | Cristina | 05/01/2026 | 09/01/2026 | to do | |
10 | Email către echipa G Class EXP Graz | Cristina | 05/01/2026 | 23/01/2026 | done | |
11 | Sedința cu echipa de vânzări (prezentăm conceptul, plus informațiile) | Cristina | 26/01/2026 | in progresss | ||
12 | Listă invitați propuși pentru eveniement | Vânzări | 26/01/2026 | 12/02/2026 | ||
13 | Echipa participantă - card de sănătate | All | 28/02/2026 | |||
14 | Comunicare invitați Aliat Mercedes-Benz | |||||
15 | Design invitație | Cristina/Flavia | 26/01/2026 | 12/02/2026 | ||
16 | Design angajament de participare | de adaugat o casuta cu lb engleză | Cristina/Flavia | 12/02/2026 | ||
17 | Trimitere invitații catre lista propusă | invitația trimisă pe email (putem face o adresa marketing@aliat-auto.ro de pe care să trimitem astfel de invitații) | Cristina/Flavia | 16/02/2026 | 17/02/2026 | |
18 | Follow-up invitați | Whatsapp/telefon/email | Flavia | 02/03/2026 | 06/03/2026 | |
19 | Confirmare finală invitați | 16/03/2026 | 20/03/2026 | |||
20 | Sedință internă - update participanți | Cristina | 23/03/2026 | |||
21 | Informații adiționale către invitați | email adresă de marketing | Flavia | 27/03/2026 | ||
22 | Organizare eveniment (hoteluri + Day by day) | |||||
23 | Contactare & Contractare fotograf | verificăm înainte să fie ok accesul pe circuit | Cristina | 05/01/2026 | 28/02/2026 | |
24 | Contactare & rezervare hoteluri | listă hoteluri în următorul tab | Cristina | 01/02/2026 | 28/02/2026 | |
25 | Contactare & rezervare restaurante | listă restuarante în următorul tab | Cristina | 01/02/2026 | 28/02/2026 | |
26 | Finalizare planning/zile | Acest plan sa includă: 1. Ora mic dejun 2. Tranportul către fiecare activitate 3. Timp liber (daca există) 4. Activități extra ce se pot face în timpul liber 5. Locații restaurante + adrese 6. Table planning pentru restaurante 6. Back-up transporturi clienti | TBC | 11/05/2026 | 29/05/2026 | |
27 | Materiale de mkt pentru eveniment | De finalizat materialele de marketing: 1. meniuri in lb romana + engleză + cartonase cu numele invitatilor + personal - pt restaurant 2. stand MB/Aliat 3. Liste zilnice TO DO (listă clienți, lista cu tick-box/zile) 4. Link google photos - un link unde participanții pot încărca pozele de la eveniment 5. Speeach Hangar de închidere - de pregătit 6. Table planning pentru restaurante | TBC | 11/05/2026 | 01/06/2026 | |
28 | Sedință internă cu toți colegii participanți | Info despre eveniment (cap-coada), prezentarea evenimentului | Cristina | 01/06/2026 | ||
29 | Trimitere detalii către clienții participanți | Această informare se trimite cu 2-3 zile înaintea evenimentului: Locația hotelului + informații precum: timp de deplasare pe jos de la hotel la restaurante, activiăți extra care se pot face, numere de telefon organizator/bolt/uber | TBC | 29/05/2026 | ||
30 | Creare grup Whatsapp (cu 1 zi înaintea evenimentului) | Grupul are ca scop utilizarea unui singur canal de comunicare cu toți participanții la eveniment. Vom trimite informari despre: 1. numere de telefon transport 2. persoane de contact pe perioada evenimentului 3. locația restaurantelor (+meniu, mijloc de transport) | TBC | 03/06/2026 | ||
31 | ZIUA 1 | |||||
32 | Achiziția biletelor de lift | Organizatorul merge la momentul sosirii să achiziționeze bilete de lift | TBC | |||
33 | Lizită organziator la locații | 1. Organizatorul vizitează locația restaurantului, se asigură ca e totul în regulă (meniuri corecte, mancarea corecta, vinuri, aranjarea la mese) 2. Share locație restaurant pe whatsapp | TBC | |||
34 | Vizită Fabrică | |||||
35 | Cină la restaurant | |||||
36 | Trimitere informații pe grup pentru ziua 2 | idem info pentru ziua 1 | TBC | |||
37 | ZIUA 2 | |||||
38 | Mic dejun | |||||
39 | Primirea clienților la autocare | De verificat prezența tuturor participanților la autocare | TBC | |||
40 | Speech la Hangar | Un speeach din partea noastră la închidere (maxim 2 minute) | TBC | |||
41 | Cină la restaurant | Un speach la cină (urare de drum bun, etc) | TBC | |||
42 | ZIUA 3 | |||||
43 | Mic dejun & check-out | Un mesaj pe whatsapp cu multumiri + ca acest grup se va șterge în decurs de 7 zile | TBC | |||
44 | POST EVENIMENT | |||||
45 | Ședintă internă cu participanții | Cristina | 09/06/2026 | |||
46 | Chestionar clienți | Un chestionar ce se va trimite prin email către clienții participanți (google survey) | Cristina/Flavia | 09/06/2026 | ||
47 | Felicitare de mulțumire | O felicitare de mulțumire ce se va trimite prin poștă | Cristina/Flavia | 09/06/2026 | 11/06/2026 | |