ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
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Código:
GFPI-F-147
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Versión: 05
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PROCESO
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GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
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NOMBRE DEL FORMATO
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FORMATO BITÁCORA DE SEGUIMIENTO ETAPA PRODUCTIVA
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CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
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PúblicaPública ClasificadaPública Reservada
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INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO
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NO IMPRIMIR
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1. Generalidades
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CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Marque con una equis (X) la clasificación del documento según los lineamientos establecidos en la GOR-G-015 Guía Etiquetado de Información, que puede ser consultada en la herramienta de gestión del SIGA.
Importante: La clasificación de la información debe realizarse únicamente al momento de diligenciar el formato. En caso de que el formato se encuentre vacío y no contenga información, no debe ser etiquetado.
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a) El formato tiene como objetivo que el aprendiz registre en forma periódica las actividades realizadas durante la etapa productiva, según el plan de trabajo concertado entre las partes y es el responsable de diligenciarlo y entregarlo de acuerdo con las indicaciones brindadas por el instructor de seguimiento.
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b) Este formato está directamente relacionado con la GFPI-G-040 Guía para el Desarrollo de la Etapa Productiva.
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c) Este formato se encuentra dividido en dos hojas las cuales son: 1. Formato Bitácora Individual: Para el diligenciamiento por aprendices de cualquier programa de formación, excepto los pertenecientes a la estrategia de articulación con la educación media. El diligenciamiento se debe realizar de manera individual por aprendiz 2 Formato Bitácora Art. Media: Para el diligenciamiento exclusivo por parte de aprendices de dicha estrategia especial de formación. Este formato puede ser diligenciado de manera conjunta por hasta cinco aprendices. En aquellos casos en que el grupo esté conformado por más de cinco aprendices, será necesario elaborar una nueva bitácora para incluir a los restantes.
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d) En cuanto a la forma de entrega y frecuencia, las bitácoras deben entregarse a partir del primer mes de ejecución de la etapa productiva hasta el final de la ejecución de la misma, de acuerdo con las fechas según el plan de trabajo concertado entre las partes intervinientes; para lo cual el aprendiz debe entregar mínimo una (1) y máximo dos (2) al mes durante el periodo de ejecución de la etapa productiva.
Para los aprendices en la estrategia de articulación con la educación media, que inician su etapa productiva en grado 11, la entrega de bitácoras podrá organizarse así: Para calendario A, bitácora 1 de febrero a mayo, bitácora 2 de julio a agosto y bitácora 3 de septiembre a octubre. Para calendario B, bitácora 1 de agosto a noviembre, bitácora 2 de diciembre a febrero y bitácora 3 de marzo a abril, siendo el último mes, la entrega de la bitácora 3 y el mes en el que culmina la ejecución de la etapa productiva. No obstante, para articulación con la media el número de bitácoras y la forma de entrega se ajustarán a las orientaciones emitidas por la Coordinación Académica.
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e) Este formato, una vez diligenciado y firmado por las partes intervinientes, debe ser entregado por el aprendiz en el espacio que haya designado la Coordinación Académica para tal fin, sea en formato físico o digital según las indicaciones brindadas por esta al instructor de seguimiento.
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f) La Coordinación Académica del Centro de Formación es quien determina el espacio para el almacenamiento o custodia del documento.
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g) Este documento evidencia la ejecución de la etapa productiva en el período relacionado y será retroalimentado por el instructor de seguimiento a etapa productiva asignado por el Centro de Formación.
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h) Imprimir el formato únicamente en caso de ser estrictamente necesario.
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2. Instrucciones para diligenciar las casillas
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Nombre de la casillaInstruccionesTener en cuenta
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Bitácora N°Seleccione según la lista desplegable el número de la bitácora según el avance de ejecución de la etapa productiva y de conformidad con la periodicidad en los tiempos de entrega, en caso de que el formato este impreso, escriba el número correspondiente.
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Período a reportarEspecificar desde qué fecha y hasta qué fecha corresponde la presente bitácora, utilizando el formato dd/mm/aa (Ej.: Desde 01/09/25 hasta 15/09/25)
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Datos del aprendiz
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Nombre completo del aprendizRegistrar los dos nombres (Si aplica) y los dos apellidos (Si aplica) del aprendiz.En la hoja "Formato Bitácora Art. Media" se puede relacionar los nombres de hasta 5 aprendices por formato, considerando que para Articulación con la Educación Media, el formato se diligencia de manera grupal, empleando una fila por cada aprendiz. En aquellos casos en que el grupo esté conformado por más de cinco aprendices, será necesario elaborar una nueva bitácora para incluir a los restantes.
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Tipo de documentoIndique el tipo de documento de identidad del aprendiz (ej. CC, TI, PP, etc.).En la hoja "Formato Bitácora Art. Media" el tipo de documento se diligencia en el mismo espacio del número de identificación, empleando una fila por cada aprendiz.
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Número de identificaciónRegistre el número de documento de identificación del aprendiz (Documento de identificación del aprendiz)En la hoja "Formato Bitácora Art. Media" el tipo de documento se diligencia en el mismo espacio del número de identificación, empleando una fila por cada aprendiz.
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Contacto telefónicoRegistre el teléfono fijo o celular de contacto del aprendizEn la hoja "Formato Bitácora Art. Media" en el apartado de contacto telefónico se puede relacionar los datos de hasta 5 aprendices por formato, considerando que para Articulación con la Educación Media, el formato se diligencia de manera grupal, empleando una fila por cada aprendiz.
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Correo electrónico institucionalRegistre el correo electrónico institucional SENA del aprendizEn la hoja "Formato Bitácora Art. Media" en el apartado de correo electrónico institucional, se puede relacionar los correos de hasta 5 aprendices por formato, considerando que para Articulación con la Educación Media, el formato se diligencia de manera grupal, empleando una fila por cada aprendiz.
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Correo electrónico personalRegistre el correo electrónico personal del aprendizEn la hoja "Formato Bitácora Art. Media" en el apartado de correo electrónico institucional, se puede relacionar los correos de hasta 5 aprendices por formato, considerando que para Articulación con la Educación Media, el formato se diligencia de manera grupal, empleando una fila por cada aprendiz.
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Dirección de residenciaRegistre la dirección de residencia del aprendizEn la hoja "Formato Bitácora Art. Media" en el apartado de dirección de residencia, se puede relacionar los datos de hasta 5 aprendices por formato, considerando que para Articulación con la Educación Media, el formato se diligencia de manera grupal, empleando una fila por cada aprendiz.
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Número de grupoRegistre el número del grupo en el que se encuentra matriculado según el programa de formación.En la hoja "Formato Bitácora Art. Media" en el apartado de Número de grupo, los aprendices registrados deben pertenecer al mismo grupo.
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Modalidad de formación Registre la modalidad de formación a través de la cual realiza su proceso formativo, es decir: presencial, virtual o a distanciaEn la hoja "Formato Bitácora Art. Media" en el apartado de Modalidad de formación, los aprendices registrados deben pertenecer a la misma modalidad de formación.
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Programa de formaciónRegistre el nombre del programa de formación que se encuentra cursando. Ej.: Técnico en Asistencia AdministrativaAl momento de registrar el nombre del programa de formación que está ejecutando, relacionar si es de nivel de formación auxiliar, operario, técnico o tecnológico.
Registrar el nombre exacto como aparece en SofiaPlus.
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Modalidad de ejecución de la etapa productiva (presencial o virtual)Registre la modalidad de ejecución de la etapa productiva, es decir, si esta le ejecuta de manera presencial o virtual. La modalidad de ejecución de la etapa productiva es independiente a la modalidad de formación.
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¿Realiza la etapa productiva con una entidad u organización en el exterior? (si o no)Indique si realiza la etapa productiva en el exterior, es decir, si se encuentra físicamente en un país diferente a Colombia ejecutando la etapa productivaEste apartado no aplica para aprendices de articulación con la media.
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País donde realiza la etapa productivaIndique el nombre del país donde realiza la etapa productiva, si la etapa productiva la realiza en Colombia, indicarlo igualmenteEste apartado no aplica para aprendices de articulación con la media.
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Datos del ente co-formador
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Nombre de la entidad, empresa, institución u organización donde está realizando la etapa productivaRelacione el nombre de la entidad, empresa, institución u organización donde está realizando la etapa productiva; si está realizando la etapa productiva por medio de la alternativa de proyecto productivo o monitoria, diligencie el nombre del SENA.
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NITRegistre el Número de Identificación Tributaria-NIT de la empresa, entidad u organización donde está realizando la etapa productiva.
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Dirección de la entidad, empresa, institución u organización Escriba la dirección de la entidad, empresa, institución u organización donde realiza la etapa productiva, indique dirección exacta incluyendo ciudad o municipio y departamento.
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Datos de la persona encargada del proceso formativo del aprendiz en la entidad co-formadora
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Nombre completo del ente co-formador (jefe inmediato/supervisor)Registre el nombres y apellidos del ente co-formador, jefe inmediato o supervisor encargado de hacer acompañamiento a la ejecución de la etapa productiva del aprendiz en el escenario de práctica.
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Cargo del ente co-formador Registre el cargo del ente co-formador, jefe inmediato o supervisor encargado de hacer el acompañamiento a la ejecución de la etapa productiva del aprendiz en el escenario de práctica
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Contacto telefónico del ente co-formadorRegistre el teléfono del ente co-formador, jefe inmediato o supervisor encargado de hacer el acompañamiento a la ejecución de la etapa productiva del aprendiz en el escenario de práctica
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Correo electrónico del ente co-formadorRegistre el correo electrónico del ente co-formador, jefe inmediato, responsable o supervisor de la empresa encargado de hacer acompañamiento a la ejecución de la etapa productiva.
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Datos del instructor de seguimiento
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Nombre completo del instructor de seguimientoRegistre el nombres y apellidos del instructor de seguimiento encargado de hacer el acompañamiento a la ejecución de la etapa productiva.
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Correo electrónico del instructor de seguimientoRegistre el correo electrónico del instructor de seguimiento encargado de hacer el acompañamiento a la ejecución de la etapa productiva.
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Alternativa de etapa productiva
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Seleccione con una "X" la alternativa de etapa productiva que está realizandoSeleccione alguna de las alternativas de etapa productiva determinadas por el Reglamento del Aprendiz vigente:
*Contrato de aprendizaje
*Contrato de vínculo formativo
*Monitoria
*Proyecto productivo
*Vínculo laboral		Marque con una X según corresponda.
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Descripción de las actividades realizadas
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Descripción de la actividad (Ingrese cuantas filas sean necesarias)Detalle las actividades realizadas durante el periodo que cubre la bitácora. Sea lo más especifico y claro en cuanto a las actividades realizadas.En el caso de articulación con la educación media los aprendices que ejecuten la etapa productiva de manera grupal deberán realizar las mismas actividades, las cuales deben quedar consignadas en el partado de "Descripción de la actividad"
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Competencias del programa de formación aplicadas en el desarrollo de la actividadRegistre las competencias del programa de formación que fueron aplicadas en la ejecución de la actividad y en coherencia con lo estipulado en el GFPI-F-023 Formato Planeación, seguimiento y evaluación de Etapa productiva.
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Fecha de inicio (dd/mm/aa)Registre la fecha de inicio de la actividad descrita en el cuadro anterior "Descripción de la actividad" de acuerdo con los días en los que desarrolla su etapa productiva.Tenga en cuenta escribir el día, mes y año
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Fecha de fin (dd/mm/aa)Registre la fecha fin de la actividad descrita en el cuadro anterior "Descripción de la actividad" de acuerdo con los días en los que desarrolla su etapa productiva.Tenga en cuenta escribir el día, mes y año
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Evidencia de cumplimiento (Indique si corresponde a un documento, proceso, producto, entregable u otro)
En anexo puede fortalecer la evidencia si es el caso.		Detalle el soporte del cumplimiento de la actividad indicando si corresponde a un documento, proceso, producto, entregable u otro. (Ej.: Informe, correo, videos, fotografías, etc.)
En esta casilla, determinar si laevidencia de cumplimiento a que tipo de documento corresponde, indicando si este es un informe de tipo excel, aplicativo, reporte, etc. Por ejemplo, si en la descripción de actividades, casilla 31, se indica que realizó un informe acerca del estado actual del mercado; en la casilla G31 indicar que el informe se realizó en documento Excel
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Observaciones, inasistencias, dificultades presentadas y/o comentarios realizados por el aprendiz y/o jefe inmediatoSe diligencia únicamente si se presenta alguna observación y/o dificultad, de lo contrario, se deja en blanco
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Información afiliación a la ARL
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Nombre (solo aplica para GFPI-F-147-Formato Bitácora A.M)Diligenciar el nombre completo de cada aprendiz del grupo de etapa productiva en Articulación con la Educación Media.La siguiente información relacionada a la ARL de los aprendices se debe diligenciar de forma independiente. Empleando una fila por cada aprendiz.
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¿El aprendiz se encuentra afiliado a la ARL?El aprendiz debe indicar si encuentra afiliado a la ARL por parte de la entidad, empresa, institución u organización que actúa como ente co-formador y en la cual está desarrollando su etapa productiva.Para validar que se encuentre afiliado a la ARL, el aprendiz debe verificar en el certificado de afiliación el periodo de tiempo por el cual es válida dicha afiliación y este debe coincidir con el tiempo de ejecución de la etapa productiva en la entidad correspondiente. Para lo cual es necesario preguntar al ente co-formador, jefe inmediato o supervisor, el nombre de la entidad a la cual fue afiliado y generar el certificado correspondiente.
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Indique el nivel de riesgo actualEl aprendiz debe preguntar al ente co-formador, jefe inmediato o supervisor, el nivel de riesgo al cual fue afiliado.A continuación se relacionan los niveles de riesgo existentes:
Riesgo |: Financieras, trabajos de oficina, administrativos, centros educativos, restaurantes.
Riesgo II: Algunos procesos manufactureros como fabricación de tapetes, tejidos, confecciones y flores artificiales, almacén por departamentos, algunas labores agrícolas.
Riesgo III: Procesos manufactureros como fabricación de agujas, alcoholes, alimentos, automotores y artículos de cuero
Riesgo IV: Procesos manufactureros como fabricación de aceites, cervezas, vidrios, procesos de galvanización, transportes y servicios de vigilancia privada.
Riesgo V: Areneras, manejo de asbesto, bomberos, manejos de explosivos, construcción y explotación petrolera.
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¿El nivel de riesgo de la ARL corresponde a las actividades que desarrolla el aprendiz en la empresa? En el certificado de afiliación revisar el nivel de riesgo e indicar si ha sido clasificado correctamente según las actividades que realizará en la entidad, empresa, institución u organización. En caso de que no corresponda el nivel de riesgo al cual se encuentra afiliado con las actividades que realiza en la empresara, entidad u organización, comuniquele al instructor de segumiento y al ente co-formador la novedad
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¿El aprendiz cuenta con los elementos de protección personal (EPP), requeridos para desarrollar su etapa productiva?Indicar si el aprendiz cuenta con los elementos de protección personal (EPP) necesarios para realizar las actividades que desarrolla en la entidad, empresa, institución u organización. Para ello, escriba: Si, No o No Aplica según corresponda
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Firmas
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Firma del aprendizFirma manuscrita o digital, según sea el caso o si las circunstancias lo ameritan y sea consensuada esta situación entre las partes, teniendo en cuenta la legalidad de este documento como soporte para la aprobación de la bitácoraEn la hoja "Formato Bitácora Art. Media" en el apartado de firmas, se debe relacionar las firmas de hasta 5 aprendices por formato, considerando que para articulación con la educación media, el formato se diligencia de manera grupal, empleando una fila por cada aprendiz.
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Fecha entrega bitácoraRegistrar la fecha en la que se entrega, se carga a la plataforma LMS o al espacio designado para tal fin, según sea el caso
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Firma del instructor de seguimientoFirma manuscrita o digital, según sea el caso o si las circunstancias lo ameritan y sea consensuada esta situación entre las partes, teniendo en cuenta la legalidad de este documento como soporte para la aprobación de la de la bitácora
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Firma del ente co-formador Firma manuscrita o digital, según sea el caso o si las circunstancias lo ameritan y sea consensuada esta situación entre las partes, teniendo en cuenta la legalidad de este documento como soporte para la aprobación de la bitácora
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Anexo
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Anexo Este espacio es opcional para relacionar evidencia fotográfica de las actividades desarrolladas por el aprendiz No aplica documentos de la empresa u otros aspectos que se consideren sensibles
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