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4 | IBM i Modernization decisions - decision sheet | ||||||||||||||||||||||||||||
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6 | Prepared by: | Date: | Version: | ||||||||||||||||||||||||||
7 | e-mail: pczernecki@iageco.com | ||||||||||||||||||||||||||||
8 | Your business strategy and business factors - at the time of sheet preparation | Why this project? | Score (1-10) | Benefits of planned modernization projejct - fill out for each project | 36 | months | |||||||||||||||||||||||
9 | Necessity | 8 | Montary ($) | Note | |||||||||||||||||||||||||
10 | Merge with other company or buy or be sold | No such plans exist | Timing | 10 | Less failed orders | 4,500,000 | All orders x $50; 2500 order per month | ||||||||||||||||||||||
11 | Risk OK | 7 | Customer satisfaction + | 45,000 | 1% more orders: +25 order per month | ||||||||||||||||||||||||
12 | Outsource some activity | No such plans exist | Benefits | 10 | User satisfaction + | (no direct $ benefit) | |||||||||||||||||||||||
13 | Costs OK | 5 | Savings on IT infrastructure | 30,000 | No need for server expansion | ||||||||||||||||||||||||
14 | Expand / contract: geography or activity | Planned expansion to Mexico | Total | 40 | Saving on manual work (FTE) | 108,000 | 0.75 FTE, 4000 per month | ||||||||||||||||||||||
15 | IT personnel :) | (no direct $ benefit) | |||||||||||||||||||||||||||
16 | +Competitors’ moves | A Mexican competitor entered the south states | Total | 4,683,000 | for | 36 | months | ||||||||||||||||||||||
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18 | Legal requirements, new, necessity | No | Project cost need | Cost item | Unit cost | Pcs | Months | Total | |||||||||||||||||||||
19 | Start project | PM, BA | 6,000 | 1 | 1 | 6,000 | |||||||||||||||||||||||
20 | As-is analysis, document | BA | 10,000 | 1 | 1 | 10,000 | |||||||||||||||||||||||
21 | Project necessity and goals | Build first prototype | external sw developer | 11,760 | 1 | 1 | 11,760 | ||||||||||||||||||||||
22 | Why the project is necessary now? | Run pilot | PM, BA | 6,000 | 2 | 2 | 24,000 | ||||||||||||||||||||||
23 | A new competitor entered the south states and may be rolling out to new states this year. The new competitor has an outsourced sales-force that is supported by a mobile application - this makes order entry more punctual and drives up their customer satisfaction. Besides, the re-enty of orders today requires manual work. | Finalize, test document | external sw developer | 11,760 | 2 | 3 | 70,560 | ||||||||||||||||||||||
24 | Go live | PM, BA | 6,000 | 1 | 0.25 | 1,500 | |||||||||||||||||||||||
25 | After live support | people | 6,000 | 0.5 | 1 | 3,000 | |||||||||||||||||||||||
26 | Total | 126,820 | |||||||||||||||||||||||||||
27 | Project goal(s) in a few sentences | ||||||||||||||||||||||||||||
28 | A new mobile app based on the currently existing IBM i platform. | ||||||||||||||||||||||||||||
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30 | Risks | Type | Mitigation? | ||||||||||||||||||||||||||
31 | Order entry personnel is busy with daily work | Project | Yes | ||||||||||||||||||||||||||
32 | In the scope items | New sales and order entry process will be more complex | Process | Yes | |||||||||||||||||||||||||
33 | Android app design, development, full interfacing with IBM i. No iOS is necessary. A pilot with the app with maximum 5% of sales agents and make refinements based on results. | Migration to new data structure can be delayed | Technology | Yes | |||||||||||||||||||||||||
34 | New features may necessiate server expansion or replacement | Technology | Yes | ||||||||||||||||||||||||||
35 | Higher than expected report running times due to new data elements | Technology | Yes | ||||||||||||||||||||||||||
36 | New mobile devices cannot be rolled out fast enough | Project | Yes | ||||||||||||||||||||||||||
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40 | Approach | Answer | |||||||||||||||||||||||||||
41 | Project phases, main elements | ||||||||||||||||||||||||||||
42 | Business Analysis | In-house or outsource | Outsource | ||||||||||||||||||||||||||
43 | Project team | Business Design | In-house or outsource | In-house | |||||||||||||||||||||||||
44 | Peter Czernecki | John Mike | Samuel Smith | UI Design | In-house or outsource | Outsource | |||||||||||||||||||||||
45 | Sponsor | Project head | senior developer | Development: IBM i | In-house or buy or outsource | In-house | |||||||||||||||||||||||
46 | Development: mobile | In-house or buy or outsource | Outsoutce | ||||||||||||||||||||||||||
47 | Daryll Rock | Project management | In-house or outsource | In-house | |||||||||||||||||||||||||
48 | senior developer | Project approach | Big bang, step by step, agile | Agile | |||||||||||||||||||||||||
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51 | Current status | Next steps | |||||||||||||||||||||||||||
52 | 1 - No IBM i api or interface | 1 - Ask for quote for IBM i api interface | |||||||||||||||||||||||||||
53 | 2 - data is not ready for migration | 2 - Ask for quote for Android development | |||||||||||||||||||||||||||
54 | 3 - No Android developer known | 3 - Finalize project plan | |||||||||||||||||||||||||||
55 | 4 - Risk mitigation done | 4 - Get approval for project plan | |||||||||||||||||||||||||||
56 | 5 - Project plan to be finalized | 5 - Update numbers, get approval for project | |||||||||||||||||||||||||||
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