Primer seguimiento PA-AC y mapa de riesgos corrupción
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UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS
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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
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COMPROMISOS / MONITOREO, REVISIÓN Y SEGUIMIENTO
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SEGUIMIENTO: Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2016
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Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción -Mapa de Riesgos de CorrupciónPrimer seguimiento Control Interno
Fecha corte: 29 de abril de 2016
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SubcomponenteActividadesMeta o productoResponsableFechaSeguimiento% de avanceObservaciones
7
Subcomponente
Proceso 1

Política de Admón de Riesgos de Corrupción
1.1Socializar la metodología de admón del riesgo a funcionarios y líderes de procesoGuía para la admón del riesgo 2016 socializadaPlaneaciónPrimer Trimestre 2016Se cumplió la Actividad, evidencia reposa en la Oficina de Planeación100%
8
1.2Programar equipos para implementación de las acciones y formatos propuestos en la guía administración del riesgoFormato del componente diligenciadoAsesor de PlaneaciónSe cumplió la Actividad, evidencia reposa en la Oficina de Planeación100%
9
1.3Verificar y adecuar los lineamientos de administración de riesgo de corrupciónLineamientos preliminares Admón riesgos de corrupciónPlaneación
Control Interno
Líderes Proceso
Primer Trimestre 2016Se cumplió la Actividad, evidencia reposa en la Oficina de Planeación, asi mismo la OCI elaboró borrador del procedimiento de admon de riesgo y se envio a la Oficina de Planeación para revsion y ajustes100%
10
1.4Consolidar los lineamientos generales de la Admón de riesgos de corrupciónPlaneación
11
Subcomponente Proceso 2

Construcción Mapa de Riesgos de Corrupción
2.1Capacitar a los procesos en construcción Mapa de Riesgos de CorrupciónMapa de Riesgos de corrupciónPlaneación
Control Interno
Primer Trimestre 2016Se cumplió la Actividad, evidencia reposa en la Oficina de Planeación100%
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2.2Identificar y valorar posibles riesgos de corrupción en los procesos (estratégicos, misionales, de apoyo y Evaluación)Líderes de procesos
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2.3Consolidar Mapa de riesgos de CorrupciónPlaneación
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2.4Realizar seguimiento y acompañamiento a la implementación de acciones y formatos para identificación de riesgos de corrupciónInforme de seguimiento.Control InternoPrimer Trimestre 2016Se cumplió la Actividad, evidencia reposa en la Oficina de Control Interno100%
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Subcomponente proceso 3

Consulta y divulgación
3.1Invitar a la comunidad universitaria, actores internos y externos a través de página web a participar y realizar sugerencias al mapa de riesgos de corrupciónPublicación en web Boletines informativos Noticias en webPlaneación Secretaría General (Comunicaciones)Primer Semestre 2016
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Subcomponente proceso 4

Monitoreo o revisión
4.1Realizar seguimiento trimestral al mapa de riesgos de corrupción y realizar su actualización o ajuste.Ajustes según informesPlaneación
Procesos SIG
Control Interno
Abril 30, Agosto 31, diciembre 30 de 2016Se cumplió la Actividad, evidencia reposa en la Oficina de Control Interno100%
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Subcomponente proceso 5
Seguimiento
5.1Realizar seguimiento y evaluación sobre el cumplimiento de las actividades propuestas en el mapa de riesgos de corrupción.Informe de seguimiento al componente Gestión del riesgo de corrupciónControl Interno10 Mayo/16 Sept 10/16 Enero 2017
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Componente 2: Racionalización de TrámitesSeguimiento Control Interno
Fecha seguimiento: 29 de abril de 2016
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SubcomponenteActividadesMeta o productoResponsableFechaSeguimiento% de avanceObservaciones
20
Subcomponente
Proceso 1

Identificación de Trámites
1.1Elaborar el inventario de trámites de la Universidad incorporados en Sistema Único de Información y Trámites (SUIT) e incluirlo en la estrategia anticorrupción.Inventario de trámites institucionales actualizadoCorrespondencia y Archivo
Planeación
Oficina responsable trámites
Primer Trimestre 2016Se cumplió la Actividad, evidencia reposa en la Oficina de Archivo y en LINK100%
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1.2Revisar y actualizar los trámites registrados en el SUIT, acorde con las dinámicas institucionales, variables externas e internas que los afectan y con el modelo del DAFP.Trámites actualizados en el SUITCorrespondencia y Archivo Planeación
Oficinas responsables de trámites
Se cumplió la Actividad, evidencia reposa en la Oficina de Archivo y en LINK100%
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1.3Socializar al interior de la Universidad los trámites publicados en el SUIT.Trámites publicados en página webCorrespondencia y ArchivoSe encuentra en Proceso.50%No se cumplió en la fecha límite, queda pendiente para revisión del segundo seguimiento
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Subcomponente proceso 2

Priorización de Trámites
2.1Definir e identificar los trámites a priorizar durante la vigencia.Trámites priorizadosCorrespondencia y Archivo PlaneaciónPrimer Semestre 2016
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Subcomponente proceso 3

Racionalización de Trámites
3.1Elaborar la matriz de racionalización de trámites, realizar su publicación y seguimientoMatriz de trámites actualizada y publicadaCorrespondencia y ArchivoPrimer Semestre 2016
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Informe de seguimiento a trámitesCorrespondencia y Archivo y Oficina de Control Interno
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Componente 3: Rendición de cuentasSeguimiento Control Interno
Fecha seguimiento: 29 de abril de 2016
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SubcomponenteActividadesMeta o productoResponsableFechaSeguimiento% de avanceObservaciones
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Subcomponente 1
Información de calidad y en lenguaje comprensible
1.1Publicar boletines de prensa en los que se informe acerca del resultado y el cumplimiento de las metas misionales y las asociadas con el Plan de Desarrollo Institucional.4 Boletines de prensa publicadosSecretaría General (comunicaciones)Bimestral a partir de abril
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1.2Elaborar y publicar en la página web institucional, Video Clips pedagógicos sobre los procesos institucionales más importantes.5 Videoclips publicadosSecretaría General y Vicerrectoría Académica (acreditación)Bimestral a partir de abril
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1.3Disponer la ubicación de carteleras informativas de conformidad con los parámetros establecidos en el “Manual de Direccionamiento Estratégico para las Comunicaciones”.Carteleras ubicadas y con información actualizadaVicerrectoría de Recursos, Secretaría General (comunicaciones)Mayo de 2016
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1.4Realizar inventario de la información publicada en la página web institucionalInventario de contenidos página webComité de Gobierno en LíneaAbril de 2016Se cumplió la Actividad, evidencia reposa en la Oficina de Sistemas y en el LINK100%
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Subcomponente 2
Diálogo de doble vía con la ciudadanía y sus organizaciones
2.1Diseñar el procedimiento para la rendición de cuentas de la Universidad, de tal forma que se fomente el diálogo y la retroalimentación los ciudadanos y la Institución.Procedimiento aprobado y adoptado en el SIGControl InternoAbril de 2016Actividad en Proceso.50%Evidencia: correo insitucional de Control Interno, no se cumplió en la fecha señalada, se espera cumplimiento para el segundo corte de seguimiento
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2.2Realizar audiencias públicas para informar, explicar, justificar y consultar la gestión, ante la sociedad civil, permitiendo el seguimiento y evaluación de los compromisos, planes y programas.Una audiencia públicaControl Interno, Rectoría, PlaneaciónOctubre de 2016
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2.3Divulgar en medios electrónicos a los usuarios, servidores públicos y contratistas, de los mecanismos diseñados para la implementación de espacios y mecanismos para diálogo con usuarios, establecidos en el“Manual de Direccionamiento Estratégico para las Comunicaciones”4 noticias referenciando el contenido del Manual , 4 menciones en redes sociales y boletín interno.Comunicaciones
Planeación
Bimestral a partir de abril
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2.4Promover y organizar foros virtuales, presenciales y conversatorios acerca de temas de interés público, liderados por la Universidad.Un foro semestralSecretaría General (comunicaciones), Vicerrectoría Académica, FacultadesJunio y octubre de 2016
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2.5Reactivar la estrategia de veedurías ciudadanas a través de convocatoria a su conformación con los sindicatos y el apoyo de la Contraloría General de la República para aunar esfuerzos en torno al Control SocialInvitación a sindicatos para conformación de veeduría, solicitud de capacitación a la C.G.R.Secretaría General, RectoríaMayo de 2016
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Subcomponente 3
Incentivos para motivar la cultura de la rendición y petición cuentas
3.1Diseñar estrategia de incentivos y controles orientados a reforzar el comportamiento de servidores públicos y ciudadanos hacia el proceso de rendición de cuentas.EstrategiaSecretaría General Talento HumanoMayo de 2016
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3.2Realizar jornadas de interiorización de la cultura de rendición de cuentas dirigida a los servidores públicos y contratistasUna jornada semestralControl Interno, Talento HumanoVigencia 2016
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3.3Realizar actividades de sensibilización y capacitación en temas de transparencia, ética de lo público y anticorrupción.Una actividad semestralControl Interno, Talento HumanoPrimer semestre y segundo semestre
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Subcomponente 4
Evaluación y retroalimentación a gestión instituc
4.1Programar y realizar informes de seguimiento y evaluación al procedimiento de rendición de cuentas evidenciando la efectividad de las acciones.Informe de seguimiento y evaluaciónJefe de Control InternoJunio Nov 2016
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Componente 4: Servicio al CiudadanoSeguimiento Control Interno
Fecha seguimiento: 29 de abril de 2016
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SubcomponenteActividadesMeta o productoResponsableFechaSeguimiento% de avanceObservaciones
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Subcomponente 1 Estructura administrativa y Direccionamiento estratégico1.1Identificar las obras de infraestructura susceptibles de adecuar en el corto plazo, para mejorar el acceso y señalización a personas en situación de discapacidad (Con prioridad presupuestal).Inventario de obras para mejoramientoPlaneaciónPrimer Periodo Académico 2016
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1.2Mejorar la señalización para orientar al usuario a las Unidades de Servicios (oficina de admisiones, tesorería, biblioteca, espacios de bienestar, laboratorios) y Al Punto de Información y Atención al Ciudadano –PIAC.Señalización actualizadaPlaneación
Vicerrectoría de Recursos
Primer Periodo Académico 2016
45
Subcomponente 2 Fortalecimiento de los canales de atención2.1Revisión y mejora de página Web y la información mínima publicadaPágina Web mejoradaComité de Gobierno en LíneaPrimer Periodo Académico 2016
46
2.2Implementar instrumentos y herramientas para garantizar la accesibilidad a las páginas web de UNILLANOS (Implementación de la NTC 5854).Protocolo de accesibilidad a la página webOf. Sistemas
Correspondencia y archivo
Junio de 2016
47
2.3Fortalecer los sistemas de información que faciliten la gestión y trazabilidad de los requerimientos de los ciudadanos.Protocolo implementadoCorrespondencia y archivoVigencia Académico 2016
48
2.4Implementar protocolos de servicio al ciudadano para garantizar la calidad y cordialidad en la atención al ciudadanoProtocolos implementadosAtención al ciudadanoPrimer semestre 2016
49
2.5Realizar informe de seguimiento y monitoreo a los canales de comunicación incluyendo PQRDS y mecanismos de atención al ciudadano y presentarlos a la Alta Dirección para la toma de decisionesInformes de seguimiento y monitoreoControl InternoCuatrimestre vigencia 2016Se cumplió la Actividad, evidencia reposa en la Oficina de Control Interno100%
50
Subcomponente 3 Talento humano3.1Fortalecer las competencias de los servidores públicos y contratistas que atienden directamente a los ciudadanos.Programa de capacitaciónTalento HumanoVigencia 2016
51
3.2Promover espacios de sensibilización para fortalecer la cultura de servicio al Ciudadano al interior de la UniversidadPrograma de capacitaciónTalento Humano, Bienestar, Correspondencia y ArchivoVigencia 2016
52
3.3Plan Institucional de Capacitación con temáticas de mejoramiento del servicio ciudadano: cultura de servicio, fortalecimiento de competencias para el desarrollo de la labor, innovación en la admón púbica, ética y valores, competencias y habilidades, gestión del cambio, lenguaje, entre otros.PIC 2016Talento Humano Comité de capacitación, Vicerrectoría de RecursosVigencia 2016
53
Subcomponente 4 Normativo y procedimental4.1Revisar el procedimiento de PQRS, atención al ciudadano y solicitudes de información para actualizarlo conforme a la normatividad vigenteProcedimiento de PQRS actualizado y publicadoCorrespondencia y Archivo Secretaría GeneralAbril de 2016Actividad en Proceso50%No se cumplió en la fecha señalada, se espera cumplimiento para el segundo corte de seguimiento
54
4.2Actualizar y divulgar el portafolio de servicios de la Universidad.Portafolio de servicios actualizado y publicado en página webDirección General de Proyección Social, Comunicaciones, SistemasAbril de 2016Actividad en Proceso.50%No se cumplió en la fecha señalada, se espera cumplimiento para el segundo corte de seguimiento
55
4.3Elaborar periódicamente informes P.Q.R.S.D. para identificar oportunidades de mejora en prestación de los servicios.InformesCorrespondencia y archivoVigencia académica de 2016Se cumplió la Actividad, evidencia reposa en la Oficina correspondencia y en link100%
56
4.4Realizar campañas sobre responsabilidad de los servidores públicos frente a los derechos de los ciudadanos2 Campañas ejecutadasTalento Humano Bienestar, SIG y ComunicacionesPrimer y segundo semestre 2016
57
4.5Elaborar y publicar en los canales de atención la carta de trato digno.Carta de trato digno publicadaCorrespondencia y Archivo ComunicacionesPrimer Periodo Académico 2016
58
Subcomponente 5 Relacionamiento con el ciudadano5.1Caracterizar a los usuarios y grupos de interésCaracterización de usuariosProceso de docencia, SIG,Primer Periodo Académico 2016
59
5.2Medir la percepción de los ciudadanos respecto a la calidad y accesibilidad de la oferta institucional y el servicio recibido, e informar los resultados a la Alta Dirección para aplicar acciones de mejoraInforme sobre percepción y acciones de mejoraSIG,
Correspondencia y archivo
Of. Sistemas
Junio y noviembre 2016
60
Componente 5: Transparencia y Acceso a la InformaciónSeguimiento Control Interno
Fecha seguimiento: 29 de abril de 2016
61
SubcomponenteActividadesMeta o productoIndicadorResponsableFechaSeguimiento% de avanceObservaciones
62
Subcomponente 1 Lineamientos de Transparencia Activa1.1Publicar y actualizar la información sobre la estructura, servicios y Procedimientos de la institución en el sitio web.Información PublicadaArtículos actualizadosCoordinación SIG
Procesos SIG
Abril de 2016Se cumplió la Actividad de manera periodica , evidencia reposa en el SIG y link100%
63
1.2Divulgación de datos abiertos (datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, puestas a disposición de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados)Página web actualizadaDatos abiertos divulgadosComité Gel, Secretaría GeneralMayo de 2016
64
1.3Publicación de la información sobre contratación pública en el portal SIGEPInformación Actualizada en SECOPProcesos publicados SECOPVicerrectoría de recursosMayo de /2016
65
Subcomponente
2 Lineamientos de Transparencia Pasiva
2.1Actualizar el sistema de recepción PQRS de acuerdo con las nuevas directricesSistema actualizadoSistema Inf funcionandoArchivo y Correspondencia
Oficina de Sistemas
Junio de 2016
66
2.2Aplicar medida de gratuidad de costos adicionales a los de reproducción de la información.Medida aplicadaNúmero de respuestas gratuitasSecretaria GeneralJunio de 2016
67
2.3Aplicar estándares de contenido y oportunidad en respuestas a solicitudesEstándares aplicadosCapacidad respuestas mejoradasArchivo y Correspondencia
Dependencias
Mayo de 2016
68
Subcomponente
3 Elaboración los Instrumentos de Gestión de la Información
3.1Realizar un inventario de activos de informaciónInventario completoListado de informaciónArchivo y CorrespondenciaJulio de 2016
69
3.2Construir índice de información clasificada y reservadaÍndice construidoInformes clasificadosOf. Jurídica
Secretaría General
Julio de 2016
70
3.3Diseñar planes de publicación oficialEsquema definidoPlan diseñadoSecretaría General Comunicación
Sistemas
Mayo de 2016
71
3.4Adoptar Inventario de activos de información, Índice de información y Plan de publicación mediante actos administrativos.Normas reglamentariaActo advo. adoptadoSecretaria GeneralAgosto de 2016
72
Subcomponente
4 Criterio diferencial de accesibilidad
4.1Definir grupos étnicos, culturales o en condición de discapacidad a los que atiende la Universidad.Documento baseGrupos definidosProceso de docencia, admisiones, PREUJunio de 2016
73
4.2Adecuar sitio web para accesibilidad a población en condición de discapacidadSitio web adecuadoSolicitudes atendidasOf. SistemasJunio de 2016
74
4.3Estudiar lineamientos de accesibilidad a espacios físicos a población con discapacidad.Lineamientos estudiadosLineamientos revisadosVicerrectoría de recursos
Infraestructura
Agosto de 2016
75
Subcomponente
5 Monitoreo del acceso a Información Pública
5.1Informar sobre solicitudes de información tiempo/respuesta y solicitudes negadasInforme elaboradoCasuística analizadaArchivo y correspondenciaJulio y diciembre 2016
76
5.2Publicación informe de solicitudes de acceso a la informaciónInforme PublicadoPropuestas de mejoraArchivo y correspondencia Of. SistemasJulio y diciembre 2016
77
RESULTADO ANÁLISIS DEL SEGUIMIENTOPorcentaje de cumplimiento del PLAN25%
78
79
Nivel de cumplimiento de las actividades plasmadas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, medido en términos de porcentaje:
Zona baja0 A 59% es25%
80
Zona mediade 60 a 79% es
81
Zona altade 80 a 100% es
82
(Guía metodológica: "Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Version 2." Presidencia de la República)
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Seguimiento PA-AC 2016
1er seguimiento MAPA DE RIESGOS