ABCDEFG
1
Request for Quotation (RFQ) / Запит цінових пропозицій (ЗЦП)
2
NGO "Girls" is a public organization engaged in the education of teenage girls.
The mission of NGO "Divchata": to encourage girls to consciously build their life strategy, taking into account the peculiarities of female physiology and modern opportunities for professional realization.

We ask you to provide the best offer for the following services to the email address procurement@divchata.org with the marking: "№RFQ №PF.GFFO-CARE-Girls-2025-002 Service mapping services "

ГО "Дівчата" громадська організація, що займається просвітництвом дівчат-підліток.
Місія ГО «Дівчата»: спонукати дівчат свідомо будувати свою життєву стратегію з урахуванням особливостей жіночої фізіології та сучасних можливостей професійної реалізації.

Ми просимо Вас надати найкращу пропозицію на нижчезазначені послуги на пошту procurement@divchata.org із маркуванням: « №RFQ №PF.GFFO-CARE-Girls-2025-002 Послуги з сервісного мапування»
3
Title /
Назва:
4
RFQ reference No./
ЗЦ номер:		№ RFQ № PF.GFFO-CARE-Girls-2025-002 Date of RFQ/
Дата ЗЦП: 		February 6, 2025
06 лютого 2025 року
5
Response deadline/
Кінцевий термін подання пропозиції:		February 12, 2025 until 6:00 PM
12 лютого 2025 року до 18:00		Contact person/
Контактна особа:		Ivanna Holdzitska, specialist manager
Іванна Голдзіцька, спеціалістка із закупівель
6
Content of the application/
Вміст заявки:
7
Features of the request:
Особливості запиту:		Within the framework of the project "Enhancing Access to and Provision of Services to Support SRH and GBV among Conflict-Affected Women and Girls in Eastern and Southern Ukraine", provided by the German Foreign Ministry ("Donor"), awarded to CARE on January 1, 2025, the NGO "Girls" is looking for a service mapping service provider.

The project is being implemented in the Zaporizhia, Dnipropetrovsk, Kharkiv, Mykolaiv, and Kherson regions.

Services will be provided online.
/
В межах реалізації проєкту «Посилення доступу та надання послуг для підтримки СРЗ і ГОН серед жінок і дівчат, які постраждали від конфлікту, у східній та південній Україні», наданого Міністерством закордонних справ Німеччини («Донор»), присудженого CARE 01 січня 2025 року, ГО «Дівчата» шукає виконавця послуг з сервісного мапування.

Проєкт реалізується в Запорізькій, Дніпропетровській, Харківській, Миколаївській, Херсонській областях.

Послуги надаватимуться онлайн.
8
Main responsibilities:
Основні обов’язки:		1.Data Collection and Analysis: Conducting systematic data collection and analysis to develop a digital map for optimizing referral processes; performing analytical processing of information on services and the geographical coverage of organizations operating in the fields of GBV (Gender-Based Violence) and SRHR (Sexual and Reproductive Health and Rights).
2.Database Management: Updating and maintaining an integrated database that includes information on organizations, available services, and resources, ensuring its continuous updating and compliance with data protection requirements.
3.Technical Support and Training: Providing technical support to users of the mapping system and organizing training sessions for staff to enhance their competencies in using these tools for strategic planning.
4.Program Monitoring and Evaluation: Regularly conducting monitoring and evaluation of programs and initiatives aimed at combating GBV and protecting SRHR to assess their effectiveness and determine the need for adjustments.
5.Report Preparation: Compiling and submitting information for the regular preparation of monthly reports that reflect the progress and effectiveness of implemented initiatives and projects.
/
1.Збір та аналіз даних: Здійснення систематичного збору та аналізу даних з метою розробки цифрової карти для оптимізації процесів перенаправлення; виконання аналітичної обробки інформації про послуги та географічне покриття організацій, що діють у сферах ГЗН (гендерно-зумовлене насильство) та СРП (сексуальні репродуктивні права).
2.Управління базою даних: Оновлення та підтримка інтегрованої бази даних, яка включає інформацію про організації, доступні послуги та ресурси, забезпечення її постійного оновлення та відповідності вимогам захисту даних.
3.Технічна підтримка та навчання: Надання технічної підтримки користувачам системи картографування та організація навчання для співробітників, щоб підвищити їхні компетенції у використанні цих інструментів для стратегічного планування.
4.Моніторинг і оцінка програм: Регулярне проведення моніторингу та оцінки впливу програм та ініціатив, націлених на боротьбу з ГЗН та захист СРП, для визначення їх ефективності та необхідності коригування підходів.
5.Підготовка звітів: Складання і подання інформації для регулярної підготовки щомісячних звітів, які відображають прогрес та результативність виконаних ініціатив і проектів.
9
Qualification requirements for the contractor:
Кваліфікаційні вимоги до підрядника:		1.Higher education (Bachelor's or Master's degree) in Software Engineering or related fields.
2.Practical experience working with large datasets and statistical data.
3.Proficiency in English at B2 level; Ukrainian — native language.
4.Understanding and use of GPS, remote sensing, and other technologies for creating and managing digital maps.
5.Ability to handle, manipulate, and analyze large datasets, both spatial and non-spatial, using SQL, Python, R, or other data management tools.
6.Problem-solving skills in mapping-related challenges, such as data inconsistencies, system integration issues, or project scalability.
7.Registration of a group 3 PE with the relevant KVEDs or willingness to register a PE.
8.Possession of Microsoft Office and Google Workspace packages.
/
1.Вища освіта (ступінь бакалавра або магістра) за спеціальністю «Інженерія програмного забезпечення» або в суміжних галузях.
2. Практичний досвід роботи з великими масивами інформації та статистичними даними.
3.Володіння англійською мовою на рівні B2; українська мова — рідна.
4.Розуміння та використання GPS, дистанційного зондування та інших технологій для створення та управління цифровими картами.
5.Здатність керувати, маніпулювати та аналізувати великі набори даних, як просторових, так і не просторових, за допомогою SQL, Python, R або інших інструментів для управління даними.
6.Вміння вирішувати складні проблеми, пов'язані з картографуванням, такі як невідповідності даних, проблеми інтеграції систем або масштабування проєктів.
7. Реєстрація ФОП 3 групи з відповідними КВЕДами або готовність зареєструвати ФОП.
8. Володіння пакетами Microsoft Office та Google Workspace.
10
Service provision period:
Термін надання послуг:		until June 2026/
до червня 2026 року
11
Information below is filled in by the supplier/
Інформацію нижче заповняє підрядник
12
Name of the bidder:
(Full name, name of organization)/
Найменування учасника/-ці:
(ФІО, назва організації)
13
14
Documents provided/
Документи, які подає підрядник:

If the above Mandatory Documents are not submitted, the application may be considered INVALID.
У разі ненадання вищезазначених Обов’язкових документів заявка може вважатися НЕДІЙСНОЮ.
15
Confirm the document in the application (Yes/No)/
Підтвердіть наявність документа в заявці (Так/Ні)
16
1Legal entity registration document/
Документ про реєстрацію юридичної особи
17
2Document on the fulfillment of tax obligations/
Документ про виконання податкових зобов’язань
18
3Vendor registration form/
Реєстраційна форма постачальника
19
4A resume indicating relevant experience in providing such services/
Резюме з вказання релевантного досвіду надання таких послуг.
20
5Completed Request for Quotation (RFQ) with signature and seal (if any), sent in PDF format./
Заповненений Запит цінових пропозицій (ЗЦП) з підписом та печаткою (якщо є), надісланий у PDF форматі.
21
6Duly signed Supplier Code of Conduct sent in .pdf format/
Належним чином підписаний Кодекс поведінки постачальників, надісланий у форматі .pdf
22
7Recommendations (if available)
Рекомендації (за наявності)
23
Price proposal/
Цінова пропозиція
24
№Irem/
Назва		Quantity/
Кількість		Unit/
Одиниця		Price, UAH/
Ціна, грн
25
1Service mapping services
/
Послуги з сервісного мапування 		1hour/год
26
Please provide answers to the questions below/
Просимо надати відповіді на запитання нижче
27
What education do you have?/Яка у Вас освіта?
28
Describe your practical experience of working with large amounts of information and statistical data/
Опишіть свій практичний досвід роботи з великими масивами інформації та статистичними даним
29
What is your level of English and Ukrainian?/
Який Ваш рівень англійської та української мови?
30
Describe your understanding and use of GPS, remote sensing, and other technologies to create and manage digital maps./
Опишіть своє розуміння та використання GPS, дистанційного зондування та інших технологій для створення та управління цифровими картами.
31
How you manage, manipulate and analyze large data sets, both spatial and non-spatial, using SQL,
Python, R, or other data management tools?
Як Ви керуєте, маніпулюєте та аналізуєте великі набори даних, як просторових, так і не просторових, за допомогою SQL,
Python, R або інших інструментів для управління даними?
32
How do you resolve complex mapping issues such as data inconsistencies, systems integration issues
or project scaling?/
Як ви вирішуєте складні проблеми, пов'язані з картографуванням, такі як невідповідності даних, проблеми інтеграції систем або масштабування проєкту?
33
Describe your ability to use modern platforms (Zoom, Google Meet, Teams, etc.) and mastery of Microsoft Office and Google Workspace packages/Опишіть ваші вміння використовувати сучасні платформи (Zoom, Google Meet, Teams тощо) та володіння пакетами Microsoft Office та Google Workspace
34
Indicate your payment and providing services terms if different from the one requested/Вкажіть свої умови оплати та надання послуг, якщо вони відрізняються від запиту:
35
Evaluation method /
Метод оцінювання
36
1. Administrative assessment - Assessment of submitted documents is carried out on a pass/fail basis.
If the participant of the competition does not pass the stage of administrative evaluation, further evaluation is stopped.
2. Technical assessment - Compliance with qualification requirements (assessment will be carried out on a yes/no basis).
3. Financial evaluation - Acceptable price offer.

NGO Girls reserves the right to conduct individual interviews to clarify the qualifications of participants.
/
1. Адміністративна оцінка - Оцінювання поданих документів здійснюється за принципом пройшов/не пройшов.
Якщо учасник конкурсу на етапі адміністративної оцінки не пройшов, подальша оцінка припиняється.
2. Технічна оцінка - Відповідність кваліфікаційним вимогам (оцінювання здійснюватиметься по принципу так/ні).
3. Фінансова оцінка - Прийнятна цінова пропозиція.

ГО "Дівчата" залишає за собою право провести індивідуальні співбесіди для уточнення кваліфікації учасників.
37
Important information/
Важлива інформація
38
1. Proposals offered shall be reviewed based on completeness and compliance of the quotation with the minimum specifications described above and any other annexes providing details of NGO "Girls" requirements.
2. At any time during the validity of the quotation, no price variation due to escalation, inflation, fluctuation in exchange rates, or any other market factors shall be accepted by NGO "Girls" after it has received the quotation.
3. NGO "Girls" is not bound to accept any quotation, nor award a contract/Purchase Order, nor be responsible for any costs associated with a Supplier’s preparation and submission of a quotation, regardless of the outcome or the manner of conducting the selection process.
4. NGO "Girls" expects its suppliers to adhere to the Supplier Code of Conduct.
5. Bidders must submit their bids in good faith and without the assistance of other suppliers. In the event that multiple identical bids are received (submitted documents sent from the same email and/or have the same content, volume, information, recommendations, etc.), all such bids will be disqualified.
6. Documentation received after the application deadline will not be accepted.
39
1. Запропоновані пропозиції розглядатимуться з урахуванням наявності повного пакету та відповідності пропозиції мінімальним характеристикам, описаним вище, а також будь-яким іншим додаткам, які містять дані про вимоги ГО "Дівчата".
2. У будь-який час протягом дії пропозиції, зміни ціни через підвищення, інфляцію, коливання обмінного курсу або будь-який інший ринковий фактор не прийматимуться ГО "Дівчата" після отримання пропозиції.
3. ГО "Дівчата" не зобов'язується приймати будь-яку пропозицію або укладати контракт/замовлення, а також не несе відповідальності за будь-які витрати, пов'язані з підготовкою та поданням пропозиції Постачальником, незалежно від результату або методу проведення процесу відбору.
4. ГО "Дівчата" очікує від Постачальників дотримання Кодексу поведінки для постачальників.
5. Учасники конкурсу повинні подавати свої пропозиції добросовісно та без допомоги інших постачальників. У випадку, коли надходить декілька однакових пропозицій (подані документи надіслані з однієї електронної пошти та/або мають однаковий зміст, об’єм, інформацію, рекомендації тощо), усі такі пропозиції дискваліфікуються.
6. Документація, яка надійшла після завершення подання заявок - не приймається.
40
41
Proposal submission date:
Дата подання пропозиції:
42
Signature:
Підпис:
43
44
Please fill in the fields highlighted in yellow./Будь ласка, заповніть поля, виділені жовтим кольором.
45
46