GI-FO-07 Matriz de Oportunidades.xlsx

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1				SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD					Código:	GI-FO-07
2				EVALUACIÓN, CONTROL Y MEJORAMIENTO					Código:	GI-FO-07
3				GESTIÓN INTEGRAL					Versión:	02
4				FORMATO MATRIZ DE OPORTUNIDADES					Fecha:	24/8/2021
5	IDENTIFICACIÓN				PLAN DE ACCIÓN				SEGUIMIENTO
6	SUBPROCESO	ORIGEN	OPORTUNIDAD	BENEFICIOS DE SU APROVECHAMIENTO/ BENEFICIOS DE SU POTENCIALIZACIÓN	ACCIONES PROPUESTAS	FECHA DE IMPLEMENTACIÓN	RESPONSABLE DE LA ACCIÓN	EVIDENCIAS	RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO	FECHA DE ÚLTIMO SEGUIMIENTO	ESTADO: Por iniciar / En proceso / Finalizado /
7	Direccionamiento Estratégico	Contexto de la organización	Flexibilización del convenio de desempeño	Ampliar cobertura a través de nuevos negocios. Ampliar la planta de personal Aumentar las oportunidades de participación de la entidad en proyectos afines a su misión.	1. Enviar solicitud al Ministerio de Hacienda y Crédito Público	2020	Gerente	Registros en el SIEP DOCUMENTAL	Líder SIG	18/11/2022	En Proceso	Se han venido realizando solicitudes al MinHacienda
8					2. Reuniones de trabajo con el equipo de la Secretaría del Ministerio de Hacienda	Periódicamente	Gerente	Citaciones a reuniones virtuales			En Proceso	Se han realizaron reuniones virtuales con el MinHacienda
9					3. Reuniones internas de trabajo con jefes de oficina y asesores externos .	Periódicamente	Gerente	Citaciones a reuniones virtuales			En Proceso	Se llevó a cabo reunión con los jefes de proceso para realizar un estudio de planta de personal el cual será presentado al MinHacienda
10					4.Realizar un estudio de rediseño institucional y presentar a la MinHacienda	sep-2022	Gerente	Documento de rediseño institucional			En Proceso	Se tiene Contratado una consultoría encargada de realizar el levantamiento de carga de puestos de trabajo
11	Direccionamiento Estratégico	Contexto de la organización	Certificación del SGC	Reconocimiento público. Incremento de la confianza de los ciudadanos. Optimización de los procesos organizacionales. Aumentar las oportunidades de participación de la entidad en proyectos afines a su misión.	1. Contratación de consultor externo	may-21	Gerente	Contratos	Líder SIG	18/11/2022	Finalizada	Se realizó contrato al consultor el año 2021
12					2. Plan detallado de trabajo para la implementación del SGC	nov-21	Subgerente	Plan detallado de trabajo del SGC			Finalizada	se realizó plan detallado de trabajo para el 2021
13					3. Auditoría interna al SGC	oct-21	Subgerente	Informe de Auditoría			Finalizada	Se llevo acabo auditoría interna en mes de octubre del año 2021
14					4. Auditoría de Certificación del SGC	nov-21	Subgerente	Informe de Auditoría			Finalizada	Se recibió auditoria con icontec y se recibe certificación ISO 9001
15	Direccionamiento Estratégico	Contexto de la organización	Estudios de valoración financiera de la Organización	Atracción de inversionistas para la organización. Aumentar las oportunidades de participación de la entidad en proyectos afines a su misión.	1. Contratar Consultoría Externa	ago-21	Gerente	Contrato	Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
16	Direccionamiento Estratégico	Contexto de la organización	Estudios de valoración financiera de la Organización		2. Realizar estudios de Valoración	dic-21	Consultor externo	Estudio de Valorización	Líder SIG	18/11/2022	En Proceso
17	Gestión Pensional	Contexto de la organización	Contar con personal especializado y suficiente para la diferentes líneas de acción del subproceso	Mayor eficiencia en el manejo de los recursos Mayor control en el pago y el cobro de cuotas partes pensionales Mayor organización administrativa en el subproceso de gestión pensional	1. Asegurar la disponibilidad de recursos para la contratación de los profesionales requeridos para el subproceso.	30 noviembre 2021	Jefe del proceso	Comunicación de Estudio de necesidades del subproceso	Líder SIG	18/11/2022	Finalizada	Se contemplo en el plan anual de adquisiciones la vinculacion del personal para el subproceso de getsion pensional
18					2. Gestionar la vinculación oportuna del personal de acuerdo a los perfiles requeridos	15 enero de 2022	Jefe del proceso	Contratos			Finalizada	Se llevo a cabo la contratacion del personal idoneo para las diferentes actividades de gestiópn documental
19					3. Realizar las gestiones administrativas necesarias ante la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones con miras a la compartibilidad de la mesada pensional de los jubilados a cargo de la empresa, con lo cual se logra una reducción del pasivo pensional.	15 enero de 2022	Jefe del proceso	Contratos			Finalizada	Se han Venido realizando las acciones pertinentes ante colpensiones
20	Gestión Integral	Contexto de la organización	Fortalecimiento de competencias en Sistemas de Gestión del líder del subproceso	Sostenibilidad del SGC en el tiempo Se fortalece el mantenimiento y mejora del SGC. Fortalecimiento de los mecanismos de seguimiento y evaluación de procesos.	1. Planificación de sesiones de capacitación y asesoría en el SGC.	28 mayo de 2021	Equipo Consultor	Plan detallado de trabajo del SGC	Líder SIG	18/11/2022	Finalizada	Se realizo plan detalaldo de trabajo del SGC
21	Gestión Integral	Contexto de la organización			2. Implementación de las jornadas de capacitación y asesoría en el SGC	02 octubre de 2021	Equipo Consultor	Registro de capacitaciones e informes de consultoría	Líder SIG	18/11/2022	Finalizada	Se llevo acabo capacitaciones mediante la jormnada de induccion y reinduccion del personal de la entidad , donde se abordan politica, objetivos y la documentacion inherente por subproceso
22	Gestión de PQRS	Contexto de la organización	Fortalecer la Inclusión a través de la generación de material informativo con lenguaje de señas en la página Web de la entidad.	Aumentar la cobertura de servicios de la entidad. Aumenta la capacidad de cumplir requisitos normativos. Fortalecimiento de la imagen institucional frente a la ciudadanía.	1.Actualizar el video PQRS de la página para que sea más inclusivo	30 noviembre de 2021	Líder del subproceso	Video en pagina WEb	Líder SIG	18/11/2022	En Proceso	Se realizo video de pqrs el cual se encuentra publicado en la pagina web de la empresa
23					2.Actualizar formato respecto del grupo de interés.	30 noviembre de 2021	Líder del subproceso	Formato actualizado	Líder SIG		Finalizada	Se tienen idwentificados los grupos de interes y se encuentra publicados en la pagina web de la Empresa
24					3.Capacitación de habilidades blandas y asertivas para comunicación con el ciudadano.	30 noviembre de 2021	Líder del subproceso	Listado de asistencia	Líder SIG		Finalizada	se realizo capcitacion al personal de la empresa en habilidades blandas y asertivas
25					4.Solicitar listado de apoyos de traducción para lenguaje de señas y étnico.	30 noviembre de 2021	Líder del subproceso	Oficio	Líder SIG	18/11/2022	En Proceso
26					5.Incluir la participación ciudadana por medio de encuesta.	30 noviembre de 2021	Líder del subproceso	Encuesta	Líder SIG	18/11/2022	En Proceso
27	Gestión Contable	Contexto de la organización	Implementación de estrategias de saneamiento contable	Obtener información contable de acuerdo a la realidad de la Organización. Mejora en la Toma de decisiones financieras de la organización. Mejora de indicadores financieros.	1.Revisión de saldos cuentas por cobrar y propiedades de inversión que vienen desde el año 2016 conversión a NICSP.	30 de noviembre del 2021 y 31 de diciembre del 2021	Contador y asistente Contable	avalúos y notas contables realizadas	Líder SIG	18/11/2022	En Proceso
28					2. Registrar ajustes que sean necesarios en cuentas por cobrar y propiedades de inversión de acuerdo a ultimos avaluos.	30 de noviembre del 2021 y 31 de diciembre del 2021	contador y asistente contable		Líder SIG	18/11/2022	En Proceso
29					3. Presentar al comite de saneamiento para aprobacion	30 de noviembre del 2021 y 31 de diciembre del 2021	contador y asistente contable		Líder SIG	18/11/2022	En Proceso
30	Gestión De Soporte y Apoyo Informático	Contexto de la organización	Contar con personal especializado y suficiente para la diferentes líneas de acción del subproceso	Mayor eficiencia en el manejo de todo lo relacionado al area de Gestion de Soporte y Apoyo Informático	Gestionar la vinculación oportuna del personal.	15 enero de 2022	Jefe del proceso	Contratos	Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
31	Gestión de prestación de servicios de acueducto y alcantarillado	Contexto de la organización	Ampliación de cobertura de acueducto a nivel regional y binacional a través de venta de agua en bloque	Beneficio económico Beneficios a tratados y fortalecimiento de relaciones internacionales beneficios de servicios públicos básicos a la comunidad	1. Realizar gestión regional y binacional que permita la celebración de convenios y/o procesos contractuales de prestacion de servicios públicos básicos para la venta de agua en bloque.	1 enero 2022	Gerente - Subgerente	Convenios de servicios públicos	Líder SIG	18/11/2022	En Proceso	Actualmente, la EIS CÚCUTA SA E.S.P está ejecutando el convenio interadministrativo 1969/2020 en el cual se encuentra el proceso contractual OJ- INV PUB-002-2021, el cual tiene como objeto la construcción de las redes de acueducto del centro poblado San Pedro zona rural de la ciudad de cúcuta. Esta obra, la cual se prevé que termine antes del 31 de diciembre del 2022, permitirá realizar un empalme a través de un macro medidor para la venta de agua en bloque; la venta será realizada por Aguas Kpital Cúcuta SA E.S.P, lo cual resulta ser una oportunidad de ampliación del servicio dentro de los parámetros permitidos del contrato 030.
32					2.Celebración de convenios y/o procesos contractuales para la prestación del servicio de venta de agua en bloque	1 enero 2022	Gerente - Subgerente	Convenios de servicios públicos	Líder SIG	18/11/2022	En Proceso
33					3.Ejecución de convenios de venta de agua en bloque a localidad regional y fronterizas	1 marzo 2023	Gerente - Subgerente	Convenios de servicios públicos	Líder SIG	18/11/2022	En Proceso
34	Gestión de prestación de servicios de acueducto y alcantarillado	Contexto de la organización	Asignación de la administración del Acueducto metropolitano	Beneficio económico beneficios de servicios públicos básicos a la comunidad Aumento de usuarios a nivel del área metropolitana crecimiento y rentabilidad	1. Designacion de un delegado por parte de Empresa para hacer parte de todas y cada una de las mesas de trabajo del acueducto metropolitano	nov-1	Gerente - Subgerente	Acta de entrega de insumos Acuerdos voluntarios Documentos de viabilización entre la EIS CÚCUTA SA E.S.P y Aguas Kpital para recibir la infraestructura existente	Líder SIG	18/11/2022	En Proceso	Se Delego un profesional para asistir a las mesas de trabajo de la entrega del acueducto metropolitano	La realización del acueducto metropolitano surge de una compensación por parte de Ecopetrol a la comunidad de norte de santander dado un derrame de petróleo que afectó profundamente a las poblaciones aledañas al río pamplonita. La EIS CÚCUTA SA E.S.P cuenta con la infraestructura y la experticia para añadir y empalmar estas nuevas estructuras al servicio ya prestado de acueducto, expandiéndose así a la zona metropolitana de la ciudad de Cúcuta.
35					2. Conformacion del equipo interdisciplinar para recibira las obras del acueducto metropolitano en nombre del municipio de San jose de cúcuta	sep-22	Gerente - Subgerente		Líder SIG	18/11/2022	En Proceso
36					3. Entrega y empalme del acueducto metropolitano en nombre del municipio de San jose de cúcuta	sep-22	Gerente - Subgerente		Líder SIG	18/11/2022	En Proceso
37	Gestión de prestación de servicios de acueducto y alcantarillado	Contexto de la organización	Asignación de la administración proyecto Planta de tratamiento de aguas residuales PTARS	Beneficio económico beneficios de servicios públicos básicos a la comunidad Aumento de usuarios a nivel del área metropolitana crecimiento y rentabilidad	1. Designacion de un delegado por parte de Empresa para hacer parte de todas y cada una de las mesas de trabajo del proyecto Planta de tratamiento de aguas residuales	nov-21	Gerente - Subgerente		Líder SIG	18/11/2022		El municipio dentro de su plan de desarrollo 2020 - 2023 establece el diseño y construcción de PTARS en la municipio de San José de Cúcuta, en la cual la EIS CÚCUTA SA E.S.P a través de un delegado (diseñador de aguas) hace parte de las mesas de trabajo en relación a dicho proyecto. Esto, aportando el conocimiento y experiencia que la EIS CÚCUTA SA E.S.P ya posee, y realizando la gestión necesaria para la adición de dichos sistemas a la operación y manejo del alcantarillado de la ciudad de Cúcuta.
38		Contexto de la organización			2. Estructurar una APP en la cual la eempres sea la concedente del contrato para que construya y opere las PTARS	dic-22	Gerente - Subgerente		Líder SIG
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