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1 | Volunteer Timelines | ||||||||||||||||||||||||||||
2 | Year 1 | Presidents | Reunion Chairs | Fundraising | Treasurer | Secretary | Social Media/Web | ||||||||||||||||||||||
3 | Hold Class Officer meeting with entire team | Establish 5-year timeline | Fundraising Leadership Team: Fund Team Coordinator(s), Special Gifts Chair(s) and Planned Giving Chair(s) 1) Meet for annual planning meeting 2) Decide on Special Fundraising Class Gift | Review Class Treasury Funds begining and end of each FY | Solicit and submit news for SAQ quarterly (8/1 winter issue, 11/1 spring issue, 2/11 summer issue, 5/1 fall issue | Promote Milestone class news on website and social media | |||||||||||||||||||||||
4 | Oversee class biannual newsletter | Contribute to class biannual newsletter | Fund Team Coordinator(s) 1) Begin volunteer recruitment, assign links 2) Outreach to classmates during Smith Fund fundraising campaigns 3) Contribtue to class biannual newsletters | Submit Treasury reiumbursements (ongoing) | |||||||||||||||||||||||||
5 | Special Gift Chair(s) 1) assign links | ||||||||||||||||||||||||||||
6 | Planned Giving Chair(s) 1) encourage participating PG webinars 2) acknowledge PG gifts 3) outreachto Grecourt members to book RBIs 4) Contribute to class biannual newsletter | ||||||||||||||||||||||||||||
7 | |||||||||||||||||||||||||||||
8 | |||||||||||||||||||||||||||||
9 | Year 2 | Presidents | Reunion Chairs | Fundraising | Treasurer | Secretary | Social Media/Web | ||||||||||||||||||||||
10 | Hold Class Officer meeting with entire team | Begin recruiting for volunteers | Fundraising Leadership Team: Fund Team Coordinator(s), Special Gifts Chair(s) and Planned Giving Chair(s) 1) Meet for annual planning meeting | Review Class Treasury Funds begining and end of each FY | Solicit and submit news for SAQ quarterly (8/1 winter issue, 11/1 spring issue, 2/11 summer issue, 5/1 fall issue | Promote Milestone class news on website and social media | |||||||||||||||||||||||
11 | Oversee class biannual newsletter | Contribute to class biannual newsletter | Fund Team Coordinator(s) 1) Continue volunteer recruitment, assign links 2) Outreach to classmates during Smith Fund fundraising campaigns 3) Plan team fundraising meeting(s) 4) Contribtue to class biannual newsletter | Submit Treasury reiumbursements (ongoing) | |||||||||||||||||||||||||
12 | Special Gift Chair(s) 1) Strategize with team and Smith GOs | ||||||||||||||||||||||||||||
13 | Planned Giving Chair(s) 1) encourage participating PG webinars 2) acknowledge PG gifts 3) outreachto Grecourt members to book RBIs 4) Contribute to class biannual newsletter | ||||||||||||||||||||||||||||
14 | |||||||||||||||||||||||||||||
15 | |||||||||||||||||||||||||||||
16 | Year 3 | Presidents | Reunion Chairs | Fundraising | Treasurer | Secretary | Social Media/Web | ||||||||||||||||||||||
17 | Hold Class Officer meeting with entire team | Reunion Co-chairs host volunteer meeting | Fundraising Leadership Team: Fund Team Coordinator(s), Special Gifts Chair(s) and Planned Giving Chair(s) 1) Meet for annual planning meeting | Review Class Treasury Funds begining and end of each FY | Solicit and submit news for SAQ quarterly (8/1 winter issue, 11/1 spring issue, 2/11 summer issue, 5/1 fall issue | Promote Milestone class news on website and social media | |||||||||||||||||||||||
18 | Oversee class biannual newsletter | Begin work on 50th book | Fund Team Coordinator(s) 1) Continue volunteer recruitment, assign links 2) Outreach to classmates during Smith Fund fundraising campaigns 3) Plan team fundraising meeting(s) 4) Contribute to class biannual newsletter | Submit Treasury reiumbursements (ongoing) | |||||||||||||||||||||||||
19 | Brainstorm for class programming | Special Gift Chair(s) 1) Strategize with team and Smith GOs | |||||||||||||||||||||||||||
20 | Promote class engagement ideas/opportunities | Planned Giving Chair(s) 1) encourage participating PG webinars 2) acknowledge PG gifts 3) outreachto Grecourt members to book RBIs 4) Contribute to class biannual newsletter | |||||||||||||||||||||||||||
21 | Contribute to class biannual newsletter | ||||||||||||||||||||||||||||
22 | |||||||||||||||||||||||||||||
23 | Year 4 | Presidents | Reunion Chairs | Fundraising | Treasurer | Secretary | Social Media/Web | ||||||||||||||||||||||
24 | Hold Class Officer meeting with entire team | Reunion co-chairs host Volunteer meeting | Fundraising Leadership Team: Fund Team Coordinator(s), Special Gifts Chair(s) and Planned Giving Chair(s) 1) Meet for annual planning meeting | Review Class Treasury Funds begining and end of each FY | Solicit and submit news for SAQ quarterly (8/1 winter issue, 11/1 spring issue, 2/11 summer issue, 5/1 fall issue | Promote Milestone class news on website and social media | |||||||||||||||||||||||
25 | Oversee class biannual newsletter | Continue work on 50th book | Fund Team Coordinator(s) 1) Continue volunteer recruitment, assign links 2) Outreach to classmates during Smith Fund fundraising campaigns 3) Plan team fundraising meeting(s) 4) Contribute to class biannual newsletter | Submit Treasury reiumbursements (ongoing) | |||||||||||||||||||||||||
26 | Assist in over-all planning with Reunion chairs | Class programming continues | Special Gift Chair(s) 1) Strategize with team and Smith GOs 2) Begin solicitations | ||||||||||||||||||||||||||
27 | Promote class engagement ideas/opportunities | Planned Giving Chair(s) 1) encourage participating PG webinars 2) acknowledge PG gifts 3) outreachto Grecourt members to book RBIs 4) Contribute to class biannual newsletter | Work with Reunion Chair(s) on reunion budget | ||||||||||||||||||||||||||
28 | Contribute to class biannual newsletter | ||||||||||||||||||||||||||||
29 | |||||||||||||||||||||||||||||
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31 | Reunion Year | Presidents | Reunion Chairs | Fundraising | Treasurer | Secretary | Social Media/Web | ||||||||||||||||||||||
32 | Hold Class Officer meeting with entire team | Reunion co-chairs host Volunteer meeting | Fundraising Leadership Team: Fund Team Coordinator(s), Special Gifts Chair(s) and Planned Giving Chair(s) 1) Meet for annual planning meeting | Review Class Treasury Funds begining and end of each FY | Solicit and submit news for SAQ quarterly (8/1 winter issue, 11/1 spring issue, 2/11 summer issue, 5/1 fall issue | Promote Milestone class news on website and social media | |||||||||||||||||||||||
33 | Oversee class biannual newsletter | Finalize 50th book | Fund Team Coordinator(s) 1) Continue volunteer recruitment, assign links 2) Outreach to classmates during Smith Fund fundraising campaigns 3) Plan team fundraising meeting(s) 4) Contribute to class biannual newsletter | Submit Treasury reiumbursements (ongoing) | |||||||||||||||||||||||||
34 | Monthly e-communication | Finalize class programming | Special Gift Chair(s) 1) Continue strategies and solicitations | Work with Reunion Chair(s) on reunion budget | |||||||||||||||||||||||||
35 | Assist in over-all reunion planning with Reunion chairs | Promote class engagement ideas/opportunities | Planned Giving Chair(s) 1) encourage participating PG webinars 2) acknowledge PG gifts 3) outreachto Grecourt members to book RBIs 4) Contribute to class biannual newsletter | ||||||||||||||||||||||||||
36 | Assist in recruting Class Officers for next reunion cycle and overseeng nomination process and voting | Contribute to class biannual newsletter | |||||||||||||||||||||||||||
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