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2 | Organización | Es necesario crear un equipo adhoc para el evento con 4 grandes áreas y un equipo organizador con todas las UGEL | ||||||
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5 | DRELM | MML | Organización de equipos del Día del Maestro | |||||
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7 | 1. Equipo de Planeación y Coordinación General: Este equipo es el responsable de la coordinación general del evento, tomando las decisiones clave y garantizando que todos los otros equipos estén funcionando de manera efectiva. | |||||||
8 | Definir el concepto y los objetivos del evento. | |||||||
9 | Coordinar y supervisar a todos los equipos. | |||||||
10 | Yericka Alfaro Pedro Gonzales | Controlar el presupuesto. | ||||||
11 | Definir el cronograma y asegurarse de que se cumpla. | |||||||
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13 | Viviana | VIVIANA GARCÍA ESPEJO | 2. Equipo de Logística: Este equipo se encarga de todos los aspectos físicos del evento, desde la ubicación hasta el equipamiento. | |||||
14 | David | Cumplir con los requisitos de seguridad y salud del local. | ||||||
15 | Clelia | Coordinar los transportes . (total de movilizaciones pre, durante, post) | ||||||
16 | Carolina | Coordinar la instalación de sonido, iluminación y escenario. | ||||||
17 | Milagros Lucar | Organizar la limpieza y la seguridad del anfiteatro y la feria. | ||||||
18 | Luis Fernandez (ETI) Cristian (OAC) | Gestión de la tecnología y equipamiento: Esto puede incluir la instalación de sistemas de sonido e iluminación, la coordinación de equipos de grabación o transmisión en vivo, y cualquier otro equipo tecnológico necesario. Control del tráfico y estacionamiento: El equipo de logística también puede necesitar coordinar aspectos como el estacionamiento y el control del tráfico en el lugar del evento, para garantizar una experiencia fluida y segura para los asistentes. Seguridad y primeros auxilios: Se encargarán de organizar las medidas de seguridad necesarias, así como de disponer de personal de primeros auxilios o ambulancia en caso de emergencias. Configuración y desmontaje: El equipo de logística es responsable de configurar todo antes del inicio del evento, así como de asegurar que todo sea desmontado y limpiado después del evento. | ||||||
19 | Eduardo | |||||||
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21 | Janne | Yericka Alfaro Pedro Gonzales | 3. Equipo de Contenido y Programación: Este equipo es responsable de la programación del evento, desde los discursos hasta las presentaciones artísticas. | |||||
22 | El Equipo de Contenido y Programación tiene un papel fundamental en la creación de un evento atractivo, emocionante y memorable para el Día del Maestro. Su papel principal es planificar y coordinar todos los aspectos de la programación del evento. Las funciones y tareas principales de este equipo pueden incluir: Desarrollo del programa del evento: El equipo debe diseñar una agenda detallada del evento que incluya todas las actividades, desde los discursos hasta las presentaciones artísticas. Deben asegurarse de que la programación sea equilibrada, atractiva y relevante para el público objetivo. Selección de oradores y artistas: El equipo es responsable de identificar, seleccionar y gestionar a todos los oradores y artistas que participarán en el evento. Esto puede incluir la negociación de contratos, la coordinación de horarios y la preparación de los participantes para sus roles. Coordinación de contenidos: Una vez que los oradores y artistas han sido seleccionados, el equipo necesita trabajar con ellos para desarrollar y revisar sus presentaciones o actuaciones. Esto asegura que el contenido sea coherente con el tema y los objetivos del evento, y que cumpla con los estándares de calidad. Ensayos y logística de las presentaciones: El equipo debe coordinar cualquier ensayo necesario y asegurarse de que todos los aspectos logísticos de las presentaciones estén en orden. Esto puede incluir la gestión de la tecnología, el equipo, los tiempos de ensayo, las entradas y salidas del escenario, entre otros. Gestión de cambios en el programa: El equipo debe estar preparado para hacer ajustes en el programa si surgen problemas o cambios de última hora. Esto puede implicar la reprogramación de presentaciones, la sustitución de oradores o artistas, o la modificación de las actividades planificadas. Supervisión durante el evento: Durante el evento, el equipo debe supervisar el programa para asegurar que todo se ejecute según lo planeado. Deben estar listos para resolver cualquier problema que pueda surgir y hacer ajustes en el momento si es necesario. El Equipo de Contenido y Programación juega un papel crucial en garantizar que el evento sea atractivo, significativo y se desarrolle sin problemas. | |||||||
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24 | Christian Vergara | 4. Equipo de Relaciones Públicas y Comunicaciones: Este equipo gestiona las comunicaciones internas y externas relacionadas con el evento. | ||||||
25 | Crear y distribuir las invitaciones. | |||||||
26 | Milagros Lucar | Gestionar las relaciones con los medios de comunicación. | ||||||
27 | Coordinar con las personalidades invitadas. | |||||||
28 | Gestionar las redes sociales y la publicidad del evento. | |||||||
29 | Brandeado de escenario y evento. | |||||||
30 | El Equipo de Relaciones Públicas y Comunicaciones tiene un papel crucial en garantizar que el mensaje y los detalles del evento del Día del Maestro lleguen a la audiencia correcta, de la manera correcta. Sus funciones principales incluyen: Planificación de la estrategia de comunicación: El equipo debe desarrollar una estrategia de comunicación coherente que incluya los objetivos, los mensajes clave, los canales de comunicación a utilizar y los tiempos para cada comunicación. Incluye la cobertura y difusión. Creación y distribución de materiales de comunicación: Esto puede incluir la creación y envío de invitaciones, comunicados de prensa, publicaciones en redes sociales, correos electrónicos, programas del evento, entre otros. Asimismo, es responsable de distribuir estos materiales a través de los canales adecuados. Brandeado de escenario y evento (creación de piezas gráficas). Gestión de relaciones con los medios: El equipo debe identificar y establecer relaciones con los medios de comunicación relevantes para promover el evento y garantizar cobertura mediática. Esto puede incluir la organización de conferencias de prensa, la coordinación de entrevistas y la respuesta a consultas de los medios. Manejo de crisis y comunicaciones de último minuto: En caso de cualquier crisis o cambio de último minuto, el equipo es responsable de desarrollar y comunicar los mensajes adecuados tanto interna como externamente. Medición y seguimiento: Finalmente, el equipo debe medir la efectividad de las estrategias de comunicación y hacer ajustes según sea necesario. Esto puede incluir el seguimiento de la cobertura mediática, la interacción en las redes sociales y la retroalimentación de los asistentes al evento. El Equipo de Relaciones Públicas y Comunicaciones es esencial para mantener a todos informados, gestionar la imagen y reputación del evento, y asegurar una amplia difusión y participación. | |||||||
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32 | Luis Alberto | 5. Equipo de Finanzas y Patrocinios: Este equipo se encarga de la financiación del evento y de buscar patrocinios. | ||||||
33 | Elaborar y gestionar el presupuesto del evento. | |||||||
34 | Buscar patrocinadores y gestionar las relaciones con ellos. | |||||||
35 | Coordinar con el equipo de logística para cotizaciones y pagos. | |||||||
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37 | Richard Rubio | 6. Equipo de Experiencia usuaria: Este equipo se encarga de la experiencia de los asistentes antes, durante y después del evento. | ||||||
38 | Carola Macahuachi | El Equipo de Experiencia de Usuario juega un papel crucial en la organización de eventos, ya que son los encargados de garantizar que los asistentes tengan una experiencia memorable y positiva. Sus funciones pueden incluir las siguientes: Diseño de la experiencia del usuario: Desarrollar un plan detallado que abarque todas las interacciones de los asistentes con el evento. Esto puede incluir la navegación en el sitio, la señalización, la interacción con el personal y otros asistentes, y las experiencias de participación en las actividades del evento. Formación del personal de atención al participante: Capacitar al personal del evento en técnicas de servicio al cliente y estándares de calidad para garantizar una experiencia de usuario excepcional. Esto puede incluir formación en habilidades de comunicación, resolución de problemas y manejo de situaciones difíciles. Planificación de la acogida: Diseñar y implementar un plan de acogida para recibir a los asistentes al evento, asegurando que se sientan bienvenidos y apreciados desde el momento en que llegan. Esto puede incluir detalles como saludos personalizados, guías o voluntarios que ayuden a los asistentes a encontrar su camino, y pequeños obsequios de bienvenida. Distribución de los asistentes y entrega de pulseras u otros. Supervisión y respuesta a las necesidades de los asistentes: Monitorear constantemente las necesidades y reacciones de los asistentes durante el evento, y estar preparados para responder rápidamente a cualquier problema o solicitud que pueda surgir. Creación de espacios de confort y conveniencia: Asegurarse de que el lugar del evento esté diseñado de manera que maximice la comodidad y la conveniencia para los asistentes. Esto puede incluir la provisión de suficientes áreas de descanso, servicios higiénicos limpios y accesibles, y opciones de comida y bebida que satisfagan una variedad de preferencias dietéticas. Recopilación de comentarios de los usuarios: Implementar mecanismos para recoger los comentarios de los asistentes antes, durante y después del evento, con el fin de mejorar la experiencia del usuario en eventos futuros. El equipo de Experiencia de Usuario buscará superar las expectativas de los asistentes en cada punto de contacto, haciendo todo lo posible para que se sientan apreciados, cuidados y valorados. | ||||||
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41 | 7. Equipo de Feria | |||||||
42 | El equipo de la Feria de Bienvenida juega un papel fundamental en establecer un ambiente positivo y energético desde el principio del evento. A continuación, algunas de las funciones clave que este equipo podría tener: Planificación y organización de la feria: Determinar las actividades y puestos que se incluirán en la feria. Esto podría incluir puestos de información, stands de aliados, puestos de comida y bebida, entre otros. Deberán coordinar la logística de la instalación y el desmontaje de la feria. Coordinación con las UGEL : Trabajar con las UGEL que tendrán puestos en la feria, ayudándoles a planificar su participación y asegurando que tengan todo lo necesario para el éxito de sus espacios. Gestión de las actividades de entretenimiento: Coordinar las diferentes actividades de entretenimiento que se llevarán a cabo durante la feria, como bandas, artistas callejeros, zancos, mimos y malabaristas, parejas de carnaval, entre otros. Esto incluirá el contacto de artistas, la planificación de horarios y la coordinación técnica. Incluye la coordinación de la movilidad y el refrigerio de los mismos. Control de flujo de visitantes: Gestionar el flujo de personas dentro del espacio de la feria para asegurarse de que no se produzcan aglomeraciones y que todos los visitantes puedan disfrutar de la feria de manera segura y cómoda. Apoyo al usuario y atención al cliente: Asegurarse de que los visitantes de la feria tengan una experiencia positiva y que cualquier pregunta o preocupación se maneje de manera rápida y eficaz. Evaluación de la feria: Recoger los comentarios de las UGEL y visitantes para evaluar el éxito de la feria y buscar áreas de mejora para futuros eventos. El objetivo principal del equipo de la Feria de Bienvenida será asegurar que la feria sea un lugar de diversión, entretenimiento y aprendizaje, que proporcione una experiencia memorable y enriquecedora para todos los visitantes. Y ser un preambulo y prepare el ambiente para el evento central. | |||||||
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44 | Funciones del animador | |||||||
45 | El anfitrión o animador del evento del Día del Maestro juega un papel vital en mantener la energía y fluidez del evento, y facilitar la transición entre las diferentes secciones del programa. A continuación se detallan sus funciones: Establecer el tono del evento: Desde el principio, el anfitrión deberá establecer un tono positivo y enérgico, inculcando entusiasmo y optimismo en los asistentes. Presentar y dar paso a los distintos actos del programa: El anfitrión será responsable de introducir las diferentes partes del programa, presentar a los oradores y artistas, y realizar transiciones suaves entre las diferentes secciones del evento. Mantener la atención de la audiencia: Una parte clave del papel del anfitrión será mantener a los asistentes comprometidos y enfocados en el evento, por medio de chistes, anécdotas, preguntas interactivas y dinámicas de grupo. Manejar imprevistos: El anfitrión deberá estar preparado para manejar cualquier imprevisto que pueda surgir durante el evento, con gracia y eficiencia, para mantener la fluidez del programa. Fomentar la participación: El anfitrión puede desempeñar un papel clave en alentar a los asistentes a participar en las actividades, instando a los participantes a unirse a las dinámicas, aportar a las discusiones y a interactuar entre sí. Clausura del evento: Finalmente, el anfitrión será responsable de concluir el evento, agradeciendo a los asistentes, a los oradores y artistas, y cerrando con un mensaje positivo que refuerce los objetivos y el espíritu del Día del Maestro. El concepto de la animación del evento del Día del Maestro es celebrar y honrar la dedicación y pasión de los docentes, proporcionando un ambiente enérgico, amigable y festivo que permita a todos los asistentes sentirse valorados y reconocidos. | |||||||
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48 | Organización de equipos del Día del Maestro | |||||||
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50 | 1. Equipo de Planeación y Coordinación General: Roberto y Luis Alberto | |||||||
51 | 8:00 | 2. Equipo de Logística: Viviana David Clelia Carolina | ||||||
52 | 8:30 | 3. Equipo de Contenido y Programación: Janne Domingo Por denfinir. | ||||||
53 | 9:00 | 4. Equipo de Relaciones Públicas y Comunicaciones: Cristhian Deysi Milagros Lucar | ||||||
54 | 9:30 | 5. Equipo de Finanzas y Patrocinios: Luis Alberto | ||||||
55 | 10:00 | 6. Equipo de Experiencia Usuaria: Richard Rubio Carola Macahuachi | ||||||
56 | 10:30 | 7. Equipo de Feria de bienvenida: Lucía | ||||||
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59 | 1. Equipo de Planeación y Coordinación General | |||||||
60 | 2. Equipo de Logística | |||||||
61 | 3. Equipo de Contenido y Programación | |||||||
62 | 4. Equipo de Relaciones Públicas y Comunicaciones | |||||||
63 | 5. Equipo de Finanzas y Patrocinios | |||||||
64 | 6. Equipo de Experiencia Usuaria | |||||||
65 | 7. Equipo de Feria de bienvenida | |||||||
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67 | UX | |||||||
68 | 1. Equipo de Planeación y Coordinación General | |||||||
69 | 2. Equipo de Logística: Viviana | |||||||
70 | 3. Equipo de Contenido y Programación: Janne | |||||||
71 | 4. Equipo de Relaciones Públicas y Comunicaciones: Christian | |||||||
72 | 5. Equipo de Finanzas y Patrocinios: LAQ | |||||||
73 | 6. Equipo de Experiencia Usuaria: Carola | |||||||
74 | 7. Equipo de Feria de bienvenida: Lucía | |||||||
75 | UGEL 6: Morado Profundo | |||||||
76 | UGEL 7: Turquesa Brillante | |||||||