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GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
Formato para la trazabilidad de apoyos socioeconómicos apoyos de alimentación		Versión: 04
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Código:
GFPI-F-162
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INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO
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NO IMPRIMIR
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1. Generalidades
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a) Objetivo: Realizar la trazabilidad de los aprendices inscritos,priorizados y adjudicados de cada uno de los tipos de apoyos de alimentación
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b) Este formato está referenciado en la guía de apoyos socieconómicos para la trazabilidad del apoyo
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c) El formato debe ser diligenciado por el equipo responsable de gestionar la asignación de este apoyo en el Centro de formación
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d) Frecuencia de diligenciamiento: Mensualmente según avance de la convocatoria y entrega del apoyo
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e) Qué trámite surte el formato una vez diligenciado: Datos del aprendiz, cumplimiento de requisitos, criterios de priorización, resultado final, montiores del estado en la formación de los aprendices y gestión de desembolsos.
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f) Si se requiere imprimir (en lo posible no): No
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g) Quién lo guarda: Centro de formación
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h) El diligenciamiento de este formato debe realizarse apoyándose en la información obtenida de la plataforma de gestión administrativa de la entidad
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2. Instrucciones para diligenciar las casillas
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NOMBRE DE LA CASILLAINSTRUCCIONES TENER EN CUENTA
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INFORMACIÓN DE LA CONVOCATORIA DE APOYOS DE ALIMENTACIÓN
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Nombre o Número de la convocatoriaEn este espacio se escribe el año de realización de la convocatoria - número de la convocatoria ejemplo 2021-1Se debe diligenciar un formato por cada convocatoria y formatos diferentes para apoyos de alimentación temporal trimestral y uno diferente si va a ofrecer apoyo de alimentación temporal de ración alimentaria
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Número de radicado de la convocatoriaEscribir el numero de radicado de la circular con su fecha de radicación a través del cual se publica la convocatoria
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Tipo de convocatoria (especificar si es de ración alimentaria y trimestral)Diligenciar si es una convocatoria de ración alimentaria o trimestral ver especificaciones en la guia de compromiso GFPI-G-007
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Medios de divulgación Registre los medios de divulgación que utilizó para divulgar la convocatoria (tiene 6 campos disponibles)
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fecha de apertura convocatoria (DD/MM/AAAA)Escriba la fecha en la que se abre la convocatoria
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fecha de cierre convocatoria (DD/MM/AAAA)Escriba la fecha en la que se cierra la convocatoria
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Prespuesto comprometido en la convocatoria Teniendo en cuenta el número de cupos asignados, indique el valor presupuestal comprometido para respaldar la convocatoria
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Número de Aprendices InscritosEn este espacio escriba el número de aprendices que se inscriben en la convocatoria. Este número debe corresponder con los que relacione en el formato.
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Número de aprendices priorizadosEn este espacio escriba el número de aprendices priorizados en la convocatoria. Este número debe corresponder con los que relacione en el formato
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Número de cupos adjudicadosEn este espacio escriba el número de cupos que efectivamente asignó.
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Datos del Aprendiz
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Código de la Regional Seleccione el código de la regional del Centro de formación que abre la convocatoria.Para el primer aprendiz que registre, seleccione cuidadosamente esta información de manera que los códigos y nombres correspondan, ya que una vez esté bien hecho este registro, usted podrá copiarlo para los otros aprendices incritos.
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RegionalSeleccione el nombre de la regional
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Código del centroSeleccione el código del Centro de formación que abre la convocatoria.
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Nombre del Centro de FormaciónSeleccione el nombre del Centro de formación que abre la convocatoria.
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Nombres y Apellidos del AprendizEn este espacio escriba los nombres y apellidos del aprendiz Resultado de la revisión documental aportada por el aprendiz y verificados en el sistema de gestión académico administrativo de la entidad.
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Tipo de Identificación del AprendizSeleccione la sigla correspondiente al tipo de documento del aprendiz (Debe corresponder al registrado en el aplicativo de gestión académico administrativo). Así:CC Cédula de Ciudadanía. TI Tarjeta de Identidad. CE Cédula de Extranjería. PS Pasaporte. DNI Documento Nacional de Identificación. NCS Número Ciego SENA. PEP Permiso Especial de Permanencia.
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Número de identificación del aprendiz Escriba el número de documento del aprendiz registrado en el aplicativo de gestión académico administrativo. (Debe digitar unicamente valores numérios; sin puntos, ni comas, ni ningún caracter no numérico).
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Nombre del Programa de Formaciòn Escriba el nombre del programa de formación del aprendiz registrado en el aplicativo de gestión académico administrativo.
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Código FichaEscriba el código de la ficha del aprendiz registrado en el aplicativo de gestión académico administrativo.
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Correo electrónico del aprendizEscriba el correo electronico del aprendiz registrado en el aplicativo de gestión académico administrativo.
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Teléfono de Contacto del AprendizEscriba el teléfono de contacto del aprendiz registrado en el aplicativo de gestión académico administrativo.
45
Fecha Inicio Ficha (DD/MM/AAAA)Escriba la fecha de inicio de la ficha del programa de formación del aprendiz registrado en el aplicativo de gestión académico administrativo.
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Fecha Fin Ficha (DD/MM/AAAA)Escriba la fecha de fin de la ficha del programa de formación del aprendiz registrado en el aplicativo de gestión académico administrativo.
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GéneroEn este espacio seleccione el sexo registrado en el documento de identificación del aprendiz (debe corresponder al registrado en en el aplicativo de gestión académico administrativo).
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EdadEdad cumplidadel aprendiz, en la fecha de la adjudicación de la convocatoria.
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Si es menor de edad, cuenta con la firma del representante legal o tutor (si o no)Corresponde a que la declaración juramentada del Formato de Registro Socioeconómico diligenciado y entregado por el aprendiz menor de edad (o cuando se requiera) debe estar firmado por su representate legal o tutor
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REQUISITOS DE INSCRIPCIÓN
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 Estado del aprendiz en inducción o en formación en el sistema de gestión académico administrativo. Seleccione "CUMPLE" si el estado del aprendiz es "Inducción" o "Formación".Cualquier otro estado seleccione: "NO CUMPLE"Revision del centro de formacion en el aplicativo academico administrativo y documentaciòn entregada por el aprendiz.
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El aprendiz tiene condicionamiento de matricula Seleccione "CUMPLE" , si el aprendiz no tiene condicionamiento de matrícula. Seleccione "NO CUMPLE", si el aprendiz si tiene condicionamiento de matrícula.
53
El aprendiz es beneficiario de apoyo regular o FICSeleccione "CUMPLE" , si el aprendiz no es beneficario de apoyo regular o FIC. Seleccione "NO CUMPLE", si el aprendiz es beneficiario de apoyo regular o FIC
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Diligenció el formato de registro socioeconómicoSeleccione "CUMPLE" , si el aprendiz entregó diligenciado en su totalidad el formato de registro socioeconómico. Seleccione "NO CUMPLE", si el aprendiz no entrego diligenciado en su totalidad el formato de registro socioeconómico. El centro de formación deberá descargar el formato disponible en compromiso y dejarlo disponible a los aprendices al momento de abrir la convocatoria.
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RESULTADO PARCIAL
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Fecha de inscripción a la convocatoria (DD/MM/AÑO) Indique la fecha en la que se presento a la convocatoria el aprendiz Cuando el número de cupos que dispone el centro de formación en una convocatoria de apoyos es igual o superior al número de aprendices inscritos que cumplen TODOS los requisitos, no es necesario realizar priorización de aprendices, puede pasar a la adjudicación de los cupos.
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Concepto respecto al cumplimiento de requisitosDe acuerdo el resultado de la revisión de documentos y requisitos, seleccione:

Cumple los requisitos: Aprendiz que cumple todos los requisitos descritos en el apartado de requisitos de inscripción.
No entrego documentación: Aprendiz que se inscribio pero no entrego la documentación.
No cumple los requisitos: Aprendiz que no cumple los requisitos descritos en el apartado de requisitos de inscripción.
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CRITERIOS DE PRIORIZACIÓN
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Aprendiz que no tengan suscrito vínculo laboral, beneficiario del programa de jóvenes, patrocino, contrato de aprendizaje o prácticas laborales que le representen ingresos económicos.Seleccione veinte (35) si el aprendiz no tenga apoyos de transporte o plan de datos otorgados por el SENA¸ o beneficiario del programa de jóvenes en acción, vínculo laboral, patrocino o contrato de aprendizaje o prácticas laborales que representen ingresos económicos. y cero (0) si los tiene.Estos espacios son diligenciados por el Centro de Formación
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Aprendiz que no tenga apoyos de transporte o plan de datos otorgados por el SENA.Seleccione veinte (20) si el aprendiz no tenga apoyos de transporte o plan de datos otorgados por el SENA¸ o beneficiario del programa de jóvenes en acción, vínculo laboral, patrocino o contrato de aprendizaje o prácticas laborales que representen ingresos económicos. y cero (0) si los tiene.
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Aprendiz victima del conflicto armado ley 1448 de 2011-Decreto 4800 de 2011Seleccione quince (15) si el aprendiz es victima del conflicto armado ley 1448 de 2011. De lo contrario seleccione cero (0)
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Se reconoce como aprendiz en situación de discapacidad Seleccione quince (15) si el aprendiz se reconoce en situacion de discapacidad. De lo contrario seleccione cero (0)
63
Aprendiz con nivel del SISBEN grupo A 1,2,3,4,5Seleccione quince (15) si es de nivel sisben grupo A 1,2,3,4,5 . De lo contrario seleccione cero (0)
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Se reconoce como aprendiz perteneciente a comunidades NARP (Negritudes, Afrocolombianos, Raizales, Palanqueros), Pueblo ROM, Población Indígena Seleccione quince (15) si el aprendiz se reconoce como perteneciente a comunidades NARP pueblo ROM o población indígena. De lo contrario seleccione cero (0)
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Se reconoce como Aprendiz en situación de desplazamiento por fenómenos naturales ocurridos en los últimos 2 años Seleccione quince (15) si el aprendiz se reconoce en situación de desplazamiento por fenómenos naturales ocurridos en los últimos 2 años. De lo contrario seleccione cero (0)
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Es aprendiz representante o vocero elegido según normatividad institucional Seleccione quince (15) si el aprendiz es representante de aprendiz o vocero de ficha actual, elegido según normatividad institucional. De lo contrario seleccione cero (0)
67
El aprendiz que participa en: Semillero de Investigación o WorldSkills o SENAsoft o proyecto de producción del CentroSeleccione diez (10) si el aprendiz e aprendiz que participa en: Semillero de Investigación o WorldSkills o SENAsoft o proyecto de producción del Centro. De lo contrario seleccione cero (0)
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Aprendiz nivel SISBEN grupo B 1,2,3,4,5,6 y 7Seleccione Diez (10) si el aprendiz pertenece a nivel sisben grupo B 1,2,3,4,5,6 y 7 De lo contrario seleccione cero (0)
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Aprendiz madre cabeza de familia o aprendiz padre de cabeza familiaSeleccione diez (10) si el aprendiz se reconoce como madre o padre cabeza de familia. De lo contrario seleccione cero (0)
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Es mujer embarazada o en periodo de lactancia hasta seis (6) meses después del partoSeleccione diez (10) si la aprendiz es mujer embarazada o en periodo de lactancia hasta seis (6) meses despues del parto. De lo contrario seleccione cero (0)
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Aprendiz mujer víctima de violencia de géneroSeleccione diez (10) si la aprendiz es mujer víctima de violencia de género .De lo contrario seleccione cero (0)
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RESULTADO FINAL
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Total puntaje de priorización Es la sumatoria de todos los criterios de priorización "Cuando en la convocatoria surja un conflicto derivado del empate en los puntajes con participación de un menor de edad, prevalecerá el derecho del menor sobre el derecho de los demás participantes.

Como segundo criterio se debe seleccionar a quienes hayan obtenido mayor puntuación en los cuatro (4) primeros ítems de la prioridad de asignación establecidos.

Como tercer criterio, se acudirá al sorteo en el cual estarán presentes el subdirector del centro, el Coordinador de Formación Profesional o quien haga sus veces y dos (2) representantes de los aprendices, quienes suscribirán el acta respectiva.

Estos criterios de desempate deben indicarse en los respectivos términos de asignación de los apoyos.



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¿Se requiere desempate? Si se requiere desempate elija "SI", si no requiere desempate elija "NO"
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¿Es aprendiz de Reemplazo?Elija "Si" en caso de que el aprendiz sea adjudicado mediante reemplazo y "NO" en caso de no ser adjudicado mediante reemplazo
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Criterio de desempateElija cual criterio de desempate fue utilizado para este aprendiz , de acuerdo a lo estipulado en la guia de apoyos socieconómicos GFPI-G-007
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¿Aprendiz Obtiene cupo?Elija "SI" si el aprendiz obtiene el cupo o "NO" si el aprendiz no obtiene el cupo.
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Concepto final"De acuerdo con el resultado de la revisión de documentos y requisitos seleccione:
• Cumple con puntaje de priorización
• Cumple sin puntaje de priorización
• No cumple los requisitos
• No entregó documentación
"
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Estado del aprendiz en la convocatoriaElija el estado del aprendiz en la convocatoria. " Adjudicado" si el aprendiz fue adjudicado, "lista de espera" si el aprendiz queda en lista de espera" o " No aplica" si el aprendiz no aplica para esta convocatoria.
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Fecha de Adjudicación (DD/MM/AAAA) Escriba el año,mes y día (DD/MM/AAAA) de la adjudicación del apoyo
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Número Resolución adjudicación del apoyo Escribir el número de la resolución con la cual se adjudico el apoyo al aprendiz (sí aplica).
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SEGUIMIENTO APRENDICES ADJUDICADOS
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Monitoreo del estado de aprendices adjudicados en la formación Elija para cada mes el de acuerdo al estado del aprendiz en la adjudicación ya sea: "aplazado" "cancelado" "retiro voluntario" "condicionado" "en formación" "en inducción" "por certificar" "certificado" "traslado" "reingreso." Monitorear mensualmente el estado de los aprendices en la formación, a través del sistema de gestión académico-administrativa y registrarlo en el Formato Trazabilidad aprendices beneficiarios apoyos socioeconómicos.
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Valor mensual del apoyo (Segùn Modaliad)Escriba el valor del desembolso acorde a la modalidad ingresa y/o tipo de apoyo
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Informe de gestión de desembolsoElija para cada mes la opción correcta, de acuerdo al estado del desembolso. "si el apoyos fue: " con desembolso" "aplazado" "cancelado" " finalizado"
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Nota 1: No insertar comentarios en las casillas para indicar situaciones. Diligencie según instrucciones arriba descritas.
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Nota 2: No agregar columnas que modifiquen el formato estandarizado y aprobado por el SIGA.
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