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2 | Pre-Implementation Checklist for Nonprofits | ||||||||||||||||||||||||
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4 | Long before your technical changeover, your team can get started preparing for a smooth implementation. Use this checklist to ensure every step is crossed off! | ||||||||||||||||||||||||
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6 | Click FILE -> MAKE A COPY to edit this worksheet. You will then have a private document you can use for your data. | ||||||||||||||||||||||||
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8 | If you would to see CharityEngine's software, please book a demo with our team. | ||||||||||||||||||||||||
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10 | Seven Steps to a Smooth Implementation | ||||||||||||||||||||||||
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12 | Assess Your Current Tech Stack | ||||||||||||||||||||||||
13 | How many data sources do you have? | ||||||||||||||||||||||||
14 | How much do these systems cost? | ||||||||||||||||||||||||
15 | Do you have systems with duplicate functionality that can be consolidated? | ||||||||||||||||||||||||
16 | Talk to Your Team | ||||||||||||||||||||||||
17 | What platforms do they need to do their jobs? | ||||||||||||||||||||||||
18 | What are their biggest pain points? | ||||||||||||||||||||||||
19 | What level of technical expertise do they have? | ||||||||||||||||||||||||
20 | What level of support will they expect? | ||||||||||||||||||||||||
21 | Do you have a data expert who can lead your data migration? | ||||||||||||||||||||||||
22 | Clean Up That Data! | ||||||||||||||||||||||||
23 | Start with an audit. | ||||||||||||||||||||||||
24 | Create data standards to keep your information and reporting clean. | ||||||||||||||||||||||||
25 | De-dupe your records. There are tools your vendor can recommend. | ||||||||||||||||||||||||
26 | Knock Down Data Silos | ||||||||||||||||||||||||
27 | Consolidate records to minimize multiple platforms. | ||||||||||||||||||||||||
28 | Have everyone use the same data sources. | ||||||||||||||||||||||||
29 | Update data often. | ||||||||||||||||||||||||
30 | Evaluate Your Infrastructure | ||||||||||||||||||||||||
31 | Check your wifi and connectivity. | ||||||||||||||||||||||||
32 | How about hardware? Computers, phones, laptops, tablets. | ||||||||||||||||||||||||
33 | Take a fresh look at your team and responsibilities, and shuffle if needed. | ||||||||||||||||||||||||
34 | Organize Your Information | ||||||||||||||||||||||||
35 | Streamline data in logical places. | ||||||||||||||||||||||||
36 | Categorize and quantify your data. | ||||||||||||||||||||||||
37 | Consider a data migration map. | ||||||||||||||||||||||||
38 | Get rid of useless data. | ||||||||||||||||||||||||
39 | Set Goals | ||||||||||||||||||||||||
40 | Increase in first-time donors? | ||||||||||||||||||||||||
41 | Increase in sustainers? | ||||||||||||||||||||||||
42 | Increase in total funds raised? | ||||||||||||||||||||||||
43 | Increase in donor retention? | ||||||||||||||||||||||||
44 | Fundraising or participation goals per event? | ||||||||||||||||||||||||
45 | New outreach methods to try? | ||||||||||||||||||||||||
46 | Increased engagement with emails? | ||||||||||||||||||||||||
47 | Increased traffic to donation page? | ||||||||||||||||||||||||
48 | Increased conversions | ||||||||||||||||||||||||
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