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Directives et instructions de la WMF pour le budget des demandes
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Aperçu
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Le modèle de budget pour les fonds Wikimédia est un élément essentiel du processus de demande de fonds.
Ce document permet au lecteur de comprendre le plan de dépenses de la subvention et les détails qui y sont liés, et donne aussi un aperçu sur les sources de financement et de l'historique de la demande.
De plus, ce document est un outil de suivi permettant aux bénéficiaires de fournir des informations sur les rapports financiers pendant la période de subvention.

Il y a trois feuillets dans ce document:

Feuillet 1: Directives et instructions de la WMF relative au budget de la demande
Feuillet 2: Modèle de budget de demande et rapport financier
Feuillet 3: Sources de financement
Fiche 4 : Financement pluriannuel

Chaque feuillet présente son objectif et un exemple illustré de son utilisation.

Veuillez lire ci-dessous les instructions du document par feuillet:
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Feuillet 1: Directives et instructions de la WMF pour le budget des demandes
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• Les directives et instructions de la WMF relatives au budget des demandes sont destinées à vous aider à utiliser avec succès le modèle de budget WMF pour votre demande ou/et vos rapports financiers.
• Ce feuillet contient des conseils généraux, des directives et des instructions sur chacun des feuillets de ce document
• Si vous avez des doutes, des questions ou des demandes, n'hésitez pas à contacter votre responsable de programme régional

 Conseils généraux

1. Veuillez fournir le niveau de détail que vous jugez nécessaire pour mieux comprendre votre proposition et vos investissements en fonction de votre contexte. Tout comme une recommandation, les coûts détaillés peuvent fournir une meilleure compréhension de votre stratégie ainsi que des besoins et des coûts contextuels. Cela peut faciliter l'examen de la proposition et éviter des éclaircissements futurs. Vous pouvez ajuster ce modèle selon vos besoins, assurez-vous simplement de le copier et de nous donner accès à votre budget lorsque vous le téléversez sur votre demande sur Fluxx.

2. Une plus grande équité est un objectif à l'échelle du mouvement. Dans les colonnes de commentaires ou de descriptions, veuillez nous indiquer si vos investissements soutiennent une plus grande équité. Par exemple, en intégrant des services ou un soutien aux groupes sous-représentés pour réduire les obstacles et participer activement de diverses manières (en tant que contributeurs, dans des structures de gouvernance ou de conseil, etc.), aux considérations de rémunération du personnel (c.-à-d. diversité du personnel, sécurité sociale, etc.) , entre autres aspects.

3. Nous aimerions rendre visibles et valoriser les contributions en nature. Si c'est le cas, veuillez les inclure dans votre budget. Il peut s'agir de contributions telles que le calcul de la valeur des heures de bénévolat ou de contributions en nature de partenaires ou de votre propre organisation.

4. Lorsque vous décrivez les frais de personnel, veuillez fournir des détails sur le rôle, l'expérience et les responsabilités, y compris les heures de travail ou le type de contrat. Si vous pouvez également fournir des références de coûts locaux, cela serait utile.

5. Si vous demandez à acheter de l'équipement, veuillez expliquer pourquoi c'est la meilleure alternative pour répondre à vos besoins et comment vous proposez de gérer l'équipement après la fin du projet pour garantir que son utilisation continue de profiter aux communautés Wikimédia.
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Feuillet 2: Modèle de budget de demande et rapport financier
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• Il y a deux parties dans le feuillet du modèle de budget de demande et rapport financier:
o Partie A: Modèle de budget de demande: le(s) candidat(s) postulant à un fonds WMF doit idéalement utiliser ce modèle pour indiquer le budget demandé et les détails du plan de dépenses
o Partie B: Rapports financiers: Les bénéficiaires de la WMF (candidats ayant déjà reçu des fonds) utiliseront cette partie pour informer périodiquement sur les progrès financiers et les dépenses réelles du fonds. Si vous postulez pour un fonds WMF, veuillez laisser cette partie B vide

 Conseils généraux

Pour la partie A, veuillez vous assurer d'utiliser les catégories de dépenses et la liste des éléments de dépenses ci-dessous comme références lorsque vous remplissez votre budget.

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Catégories de dépenses - Liste des éléments de dépenses
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Catégories de dépensesFrais de personnelAdministrationÉquipement et matérielServicesVoyages et événementsCommunicationApprentissage et évaluationAutres
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Exemples de dépensesCoordinateur de projet (responsable)Frais bancairesÉquipement ITAccès Internet/DonnéesLocation de salleCoûts des médias sociauxConsultants pour l'apprentissage et l'évaluationSubvention (c'est-à-dire pour un tiers)
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Personnel spécifique au programmeAutres frais administratifsÉquipement audiovisuel (par exemple, caméras, trépied, objectifs, micros, etc.)Coûts des logiciels et plate-formes numériques (par exemple, Zoom)Bannières événementiellesServices professionnaux de presse et publicitéEnquêtes et outils de collecte de données et coûts logistiques
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Autres membres du personnelEspace de bureau et installationsMatériel et mobilier de bureauRécompenses et prixDéplacement et transport du personnelConception & réalisation vidéoMatières communicationnelles pour partager les résultats (vidéo, articles, blog)
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FacilitateursFrais de comptabilité et juridiquesAutre équipementFrais de traductionDéplacement et transport pour les bénévolesAutres frais de communicationAutres frais d'apprentissage et d'évaluation
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OrganisateursAutres locations à des fins administrativesMatériel et fournitures de bureauConsulting et services professionnelsFrais d'hébergement du personnel
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Services de conseilFrais d'impévusDépliants/brochures/étiquettesFormation pour le personnelNourriture et rafraîchissements pour le personnel
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Stagiaires et boursiersFrais du parrain fiscalMarchandises et cadeaux (par exemple, T-shirts et autres matériaux de marque)Formation pour les bénévolesFrais d'hébergement des bénévoles
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Personnel de gestionÉquipement de protection individuelle (par exemple, masques de protection)Autres services de soutien aux bénévolesNourriture et rafraîchissements pour les bénévoles
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Avantages et coûts sociauxFrais d'événement
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Impôts liés au personnelBourses
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Personnel de collecte de fonds
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Personnel général et administratif
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Feuillet 3: Sources de financement
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Le feuillet "Sources de financement" permet aux membres du comité d'avoir un aperçu des sources de revenu actuelles et antérieures.

 Conseils généraux

* Veuillez vous assurer d'indiquer clairement vos sources de revenus pour l'année en cours dans le feuillet 3, puis les sources de revenus pour les trois (3) années précédentes, si elles existent.
* Les années fiscales doivent commencer par l'année en cours (année la plus récente).
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Exemples de sources de financement
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Fonds d'autres donateurs - Subventions - ContributionsServices ou biens en nature
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Équipement
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Salles
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Services professionels
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Nourriture et rafraîchissements
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Transport
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Communication
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Autres
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Dons
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Feuillet 4: Financement pluriannuel
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La feuille de financement pluriannuel a pour but de vous aider à fournir une vue d'ensemble de votre budget total (si vous demandez un financement pour plus d'une année) et de décrire les variations d'une année sur l'autre.
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