ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
1
Questa scheda deve essere letta dai responsabili dei procedimenti amministrativi e dal referente d'Area prima della compilazione delle due schede "Metadati del procedimento amministrativo" e "Fasi del procedimento"
2
Riferimento del Servizio Innovazione di supporto per la compilazione della scheda di descrizione dell'analisi di processo del procedimento amministrativo- Dirigente Servizio Innovazione, Licia Romano l.romano@comune.palermo.it
- UO Transizione al digitale, Ciro Spataro - c.spataro@comune.palermo.it - 0917407340
- UO Transizione al digitale, Sergio Schimicci - s.schimicci@comune.palermo.it - 0917407336
3
Le attività di analisi di processo dei Procedimenti Amministrativi rientrano nel Piano della Performance, come previsto dal Codice dell'Amministrazione Digitale
(clicca sulla cella accanto per visionare la norma in dettaglio)		Articolo 12, comma 1-ter del Codice dell'Amministrazione Digitale (Decreto Legislativo n. 82/2005 e ss.mm.ii.)
4
Perchè è utile e necessario effettuare l'analisi di processo dei procedimenti amministrativi del comune di Palermo1) La descrizione dei procedimenti prima di tutto serve allo stesso ufficio per capire come funziona un processo di lavoro all’interno.
Questo serve agli uffici per avere contezza anche del carico di lavoro interno e poi, possibilmente dopo una revisione critica del processo manuale, collaborare con gli analisti informatici per lo sviluppo o la personalizzazione di un applicativo informatico che possa soddisfare le esigenze di coloro che gestiscono procedimenti amministrativi (dirigenti e dipendenti).
Una mappatura dei processi adeguata consente all’ente di evidenziare duplicazioni, ridondanze e inefficienze e quindi di poter migliorare l’efficienza allocativa e finanziaria, l’efficacia, la produttività, la qualità dei servizi erogati, e di porre le basi per una corretta attuazione del processo di gestione del rischio corruttivo (definizione del "Piano Nazionale Anticorruzione" 2019-2021).
2) Perchè solo con l'analisi di processo dei procedimenti amministrativi comunali è possibile spiegare nel dettaglio (come flusso di lavoro) alla SISPI tutte quelle funzioni che operativamente deve poter svolgere un applicativo informatico di gestione documentale trasversale a tutti gli uffici comunali.
Tale applicativo dovrà essere reso disponibile dalla SISPI grazie ad un importante progetto finanziato dal PO FESR 2014-2020 (Agenda Urbana azioni 2.2.1 e 2.2.3) che sarà realizzato a partire dal 2021 per concludersi nel 2022.
5
Guida in step per gli Uffici utile alla compilazione delle schede "metadati del procedimento amministrativo" e "fasi del procedimento"
e illustrazione del metodo di lavoro da svolgere		STEP 1 ↓ Adempimenti del Capo Area
Ogni Capo Area (o Capo Settore ove non è prevista la figura di Capo Area) individua un referente interno.
Il referente interno ha il compito di monitorare che le due seguenti attività vengano svolte dalle UO responsabili di procedimenti amministrativi:
- Compilazione delle schede a cura delle UO responsabili di procedimenti amministrativi.
- Inserimento delle schede già compilate sulla cartella di Google Drive dell'Area di riferimento all'indirizzo a cura delle UO responsabili di procedimenti amministrativi.
Il Capo Area informa via email il Servizio Innovazione del nome, email e telefono del referente d'Area.
6
STEP 2 ↓ Adempimenti del Dirigente di Servizio
Il Dirigente del Servizio impartisce direttive via email ai referenti di UO responsabili di procedimenti amministrativi della necessità di compilare le schede e dell'inserimento delle stesse nella cartella di Google Drive dell'Area di riferimento all'indirizzo.
Va compilata una scheda per ogni singolo procedimento amministrativo.
7
STEP 3 ↓ Adempimenti del referente di UO
1) Ogni referente di UO crea una copia della scheda disponibile all'indirizzo sulla cartella Drive della propria Area e avvia la compilazione della scheda. La descrizione delle informazioni nella scheda deve essere quanto più sintetica possibile. Il nome del file della scheda excel dovrà riportare la "denominazione" del procedimento amministrativo, sintetizzato in caso di denominazione lunga del procedimento.
E' buona prassi descrivere le fasi del procedimento per macro fasi, riducendo il numero delle fasi nei casi di procedimenti complessi e di inserire nel campo note aggiuntive eventuali dettagli utili a comprendere le complessità delle stesse macro fasi descritte relative al procedimento amministrativo.
2) Ultimata la compilazione della scheda il referente dell'UO informa il proprio Dirigente e il referente dell'Area/Settore dell'avvenuta compilazione e del relativo inserimento (caricamento) nella cartella Drive dell'Area di appartenenza.
8
STEP 4 ↓ Adempimenti del referente dell’Area
1) Si assicura che tutte le UO abbiano compilato le schede dei procedimenti amministrativi di competenza e che le stesse siano state inserite nella cartella di Google Drive dell'Area di appartenenza. L'inserimento delle schede compilate nella cartella di Google Drive dell'Area di appartenenza è un'attività che deve essere coordinata e monitorata dal referente dell'Area.
2) Verifica che tutte le UO dell'Area di riferimento abbiano compilato la scheda e le abbiano inserite nella cartella Drive dell'Area,
3) Informa via email il Servizio Innovazione (innovazione@comune.palermo.it) dell'avvenuta compilazione e inserimento di tutte le schede dei procedimenti amministrativi nella cartella Drive dell'Area di appartenenza.
9
ATTENZIONE: non è consentito l'invio di schede via email dalle Aree al Servizio Innovazione.
Lo STEP 4 deve essere completato entro il 31.12.2020 in quanto posto come obiettivo dirigenziale dal Segretario Generale con nota AREG/1319949/2020 del 18/11/2020.
Il risultato atteso dallo STEP 4 è la ricezione da parte del Servizio Innovazione di 13 email dai referenti (d'ordine del Capo Area) delle 13 Aree comunali
10
STEP 5 ↓ a cura del Servizio Innovazione
Il Servizio Innovazione provvede a verificare il contenuto delle schede compilate e inserite nella cartella Drive dell'Area e nel caso risultino mancanti informazioni importanti contatta il referente del procedimento amministrativo indicato nella stessa scheda.
Questa attività avviene dal gennaio 2021 in poi, in quanto esula dal raggiungimento degli obiettivi 2020 dei Dirigenti e Capo Area.
11
STEP 6 ↓ a cura del Servizio Innovazione
Il Servizio Innovazione condivide le cartelle delle Aree contenenti le schede di analisi dei procedimenti amministrativi comunali con la Società SISPI che le utilizzerà per costruire le funzioni operative della piattaforma informatica di gestione documentale trasversale a tutti gli uffici, grazie ad un importante progetto finanziato dal PO FESR Sicilia 2014-2020, OT2 (Agenda Digitale) Agenda Urbana, che sarà avviato nel gennaio 2021 per concludersi a fine 2022.
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100