9-MAPA_RIESGOS_GOBIERNO_AGOSTO.xls

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1		Nombre del Proceso Misional: 9. Gobierno															Código: M-SG-PGO-004
2		Objetivo del Proceso: 1. Garantizar condiciones de seguridad, convivencia, tranquilidad, armonía e igualdad social. 2. Gestionar actividades de prevención, mitigación y atención de los riesgos en la ciudad de armenia, frente a eventos de tipo natural, socio natural y/o antrópico.															Fecha: 15/03/2019
3		Objetivo del Documento: Identificar los riesgos en la Administración Municipal y establecer los controles para mitigar el impacto en caso de ocurrencia.															Versión: 010
4		Nombre del Documento: Mapa de Riesgos y Controles															Pagina:
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7	IDENTIFICACION DEL RIESGO				VALORACION DEL RIESGO										MONITOREO Y REVISIÓN
8	PROCESO/OBJETIVO	CAUSA	RIESGO	CONSECUENCIA	ANÁLISIS DEL RIESGO			VALORACIÓN DEL RIESGO							FECHA	ACCIONES	RESPONSABLE	INDICADOR
9					RIESGO INHERENTE			CONTROLES	RIESGO RESIDUAL			ACCIONES ASOCIADAS AL CONTROL							Periodo Informado dd/mm/aaaa al dd/mm/aaaa		Periodo Informado dd/mm/aaaa al dd/mm/aaaa		Periodo Informado dd/mm/aaaa al dd/mm/aaaa
10					PROBABILIDAD	IMPACTO	ZONA DEL RIESGO	CONTROLES	PROBABILIDAD	IMPACTO	ZONA DEL RIESGO	PERÍODO DE EJEC	ACCIONES	REGISTRO					Medición	Observaciones / Análisis	Medición	Observaciones / Análisis	Medición	Observaciones / Análisis
11	TODOS	* Falta de controles en el manejo documental que garanticen la calidad de la información * Alta rotación del personal * Falta de idoneidad del personal asignado para ello	Pérdida o daño de los documentos del archivo documental provocado por el servidor de la entidad con el fin de alterar u ocultar información para favorecer a un tercero.	Las carpetas no contienen la totalidad de documentos necesarios Establecimiento de hallazgos porparte de los entes de control Demandas al Municipio por no cumplimiento de los requisitos de Ley Detrimento de la imagén Institucional	4	20	80	* Capacitación y sensibilización al personal designado para el manejo de archivo * Verificación detallada de las listas de chequeo * Designación del personal para el manejo de archivo preferiblemente de planta	2	20	40	Permanente	Solicitar al Departamento Administrativo de Fortalecimiento Institucional capacitación y sensibilización sobre la Ley General de Archivo 594/00 y Gestión Documental. Solicitar asesoría sobre Manejo y Consulta en el Módulo de Control de Documentos al Administrador de Calidad * Solicitar la designación de un funcionario en cada proceso para el manejo de la gestión documental denominado "Gestor Documental".	* Expedientes	Cuatrimestral	* Verificación de la documentación en cada uno de los expedientes	* Director o Secretario de Despacho * Gestor Documental de cada dependencia * Personal contratista relacionado por cada dependencia	* N° de capacitaciones recibidas sobre la Ley General deArchivo, * Gestión documental y/o asesorías del Módulo Control de Documentos de Calidad recibidas * Actualización del Formato Único de Inventario Documental - FUID - * N° de expedientes analizados -------------------------------------- N° total de expedientes en el inventario documental
12	TODOS	Falta de integridad de los servidores públicos. Desconocimiento de normas reglamentos, políticas, procesos y procedimientos. Alto grado de discrecionalidad. Debilidad de los sistemas de control y supervisión	*Orientación de las condiciones jurídicas, financieras y técnicas contractuales provocadas por un servidor de la entidad, con el fin de favorecer a un tercero	Falta de selección Objetiva, transparencia, igualdad de oportunidades, eficiencia y responsabilidad Malversación o dilapidación de los recursos públicos. Sanciones disciplinarias, fiscales y/o penales. Detrimento de la imagen institucional	4	20	80	Selección objetiva del personal encargado de realizar la contratación. Selección objetiva del personal que conforma los comités de evaluación de la contratación en la entidad. *Manual de contratación vigente según la Ley.	2	20	40	Permanente	Capacitar al personal de todas las dependencias encargadas del proceso contractual en todos los temas incluyendo modificaciones en la normativa. Fortalecer las capacitaciones contractuales en los Supervisores asignados a la contrataciòn Actualizar y aplicar el Manual de Contratación vigente en la entidad según la Norma. *Elaborar y revisar los contratos siguiendo las listas de chequeo y normativa establecida por el Departamento Jurídico del Municipio de Armenia.	* Expedientes	Cuatrimestral	* Verificación de la información contenida en los expedientes a través de muestreo estadístico	* Director o Secretario de Despacho *Según Decreto de delegación vigente	* N° de capacitaciones recibidas sobre todo lo relacionado con la Contratación N° de Supervisores de contratación capacitados Manual de contración actualizado * N° de contratos revisados legalizados y Publicados --------------------------- * N° total de contratos realizados
13	TODOS	Sistemas informáticos vulnerables en la administración y uso de la información. Inadecuada administración de los sistemas informaticos. *Controles inadecuados para el manejo de los sitemas informáticos	Sistemas de información vulnerables a la manipulación, adulteración o pérdida provocada por el funcionario de la entidad, para favorecimiento de un tercero	Disminución de la confidencialidad de la información Falta de integridad de la información Pérdida de la disponibilidad de la información	4	20	80	Implementación de la Política del Sistema de Gestión de Seguridad y Privacidad de la Información (SGSI). Acuerdo de confidencialidad establecido en la entidad. Manual de usuario para el uso adecuado de los sistemas de información. Asignación de roles y permisos para el acceso a la información.	2	20	40	Permanente	Solicitud a las TIC de la socializacion e implementacion de la Política del SGSI conforme a la norma ISO 27001. Divulgar y aplicar el Acuerdo de Confidencialidad por parte de los funcionarios de la Administración Municipal. Socialización, divulgación y aplicación del Manual del Usuario por parte de las TIC.	*Expediente documental de cada sistema de información	Cuatrimestral	Verificación del cumplimiento de los controles a través del comité operativo	* Director o Secretario de Despacho con acompañamiento de las TIC	N° de capacitaciones recibidas sobre la Política de Seguridad de la información. N° de Acuerdos de confidencialidad realizados. Manual del Usuario actualizado. N° de Roles y Permisos asignados. * N° de Controles aplicados para los sistemas de información.
14	SECRETARIA DE GOBIERNO Y CONVIVENCIA	Tráfico de influencia (amiguismo o persona que influye en la toma de decisiones)	CORRUPCIÓN: Aprobación de trámites, permisos o licencias sin el cumplimiento de los requisitos establecidos con el fin de favorecer a un tercero	Sanciones disciplinarias, fiscales y penales.	4	20	80	* Listados de chequeo	2	20	40	Permanente	Aplicación de los listados de chequeo para verificar el cumplimiento de los requisitos legales	* Expedientes	Cuatrimestral	* Aplicación de los listados de chequeo para verificar el cumplimiento de los requisitos legales * Verificación del cumplimiento de los controles a través del comité operativo	Lider del Proceso Enlace de Proceso y de Actividades	N° permisos de espectáculos públicos con requisitos cumplidos ___________ N° de permisos espectáculos públicos otorgados N° licencias vendedores informales con requisitos cumplidos ___________ N° licencias vendedores informales otorgadas
15	SECRETARIA DE GOBIERNO Y CONVIVENCIA	Computadores obsoletos o con falta de mantenimiento Alta rotación de personal	OPERATIVO: Pérdida de información por daños en computadores y dispositivos de almacenamiento o por retiro de contratistas	Establecimiento de hallazgos por parte de los entes de control Carencia de información histórica para responder cualquier tipo de requerimiento	4	20	80	* Copias de seguridad	2	20	40	Permanente	Listas de chequeo Controles de seguimiento a la información	*Dispositivos de almacenamiento	Cuatrimestral	Realización de mantenimiento preventivo a los computadores por parte del área competente Realización de copias de seguridad por cada operación * Verificación del cumplimiento de los controles a través del comité operativo	Lider del Proceso Enlace de Proceso y de Actividades	*N° de copias de seguridad realizadas ___________ N° de operaciones en la Mariz de Procesos y Procedimientos
16	SECRETARIA DE GOBIERNO Y CONVIVENCIA	Alta afluencia de usuarios en los diferentes puntos de atención Usuarios desinformados acerca de los servicios que presta el área o dependencia *Funcionarios con estrés o trabajando bajo presión	OPERATIVO Usuarios insatisfechos con la atención recibida	Mala calificación por parte de los usuarios Mala percepción y pérdida de confianza por parte de los usuarios	4	20	80	* Control de atención de usuarios	2	20	40	Permanente	Listas de chequeo Controles de seguimiento a la información	* Expedientes	Cuatrimestral	Aplicación del Control de Atención de usuarios Verificaicón y análisis de los controles a través del Comité Operativo	Lider del Proceso Enlace de Proceso y de Actividades	N° de calificaciones de usuarios en níveles regular y malo ___________ N° total de calificaciones de usuarios recibidas
17	SECRETARIA DE GOBIERNO Y CONVIVENCIA	* Alto flujo de PQRS recibidas. *Fallas técnicas en la intranet.	OPERATIVO Vencimiento de términos para responder PQRS	Sanciones disciplinarias, fiscales y/o penales. Detrimento de la imagen institucional	4	20	80	* Módulo PQRS de la intranet	2	20	40	Permanente	Listas de chequeo Controles de seguimiento a la información	*Reportes módulo PQRS de la intranet	Cuatrimestral	Seguimiento preventivo a las PQRS en el módulo de la intranet Verificaicón y análisis de los controles a través del Comité Operativo	Lider del Proceso Enlace de Proceso y de Actividades	N° de PQRS vencidas ___________ N° total de PQRS recibidas
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19	Elaborado por:				Revisado por: Franklin Correa Rojas								Aprobado por: José Jesús Dominguez
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22	COMITÉ OPERATIVO				ENLACE DEL PROCESO								LÍDER DEL PROCESO
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