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1 | ||||||||||||||||||||||||||
2 | AI Governance Executive Dashboard | |||||||||||||||||||||||||
3 | Hanalei R. | Cybersecurity & AI Governance | hanalei.dev | |||||||||||||||||||||||||
4 | REPORTING PERIOD: Q2 2025 | Last Updated: April 2025 | |||||||||||||||||||||||||
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7 | 14 | 6 | 312 | 3 | 4 | 5 | ||||||||||||||||||||
8 | AI Tools Approved | Pending Reviews | Employees Trained | Incidents (QTD) | High-Risk Use Cases | Tools Denied (YTD) | ||||||||||||||||||||
9 | +3 this quarter | 2 high-risk | 62% of staff | 1 med ยท 2 low | Under review | Policy conflicts | ||||||||||||||||||||
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11 | AI TOOLS REGISTRY SUMMARY | |||||||||||||||||||||||||
12 | Tool | Category | Status | Risk Tier | Approved By | Review Date | ||||||||||||||||||||
13 | Microsoft Copilot (M365) | Productivity | Approved | Low | AI Gov Lead | Jan 2026 | ||||||||||||||||||||
14 | GitHub Copilot | Code Assistance | Approved | Medium | CISO + IT | Jan 2026 | ||||||||||||||||||||
15 | Claude API (Anthropic) | Research / LLM | Approved | Medium | Full Committee | Mar 2026 | ||||||||||||||||||||
16 | Grammarly Enterprise | Writing | Approved | Low | Legal | Jan 2026 | ||||||||||||||||||||
17 | Salesforce Einstein | CRM AI | Approved | Medium | IT + Security | Feb 2026 | ||||||||||||||||||||
18 | Midjourney | Image Gen | Restricted | Medium | Comms Only | Ongoing | ||||||||||||||||||||
19 | Notion AI | Productivity | Pending | Low | In Review | TBD | ||||||||||||||||||||
20 | Custom LLM (Internal) | Research | Pending | High | In Review | TBD | ||||||||||||||||||||
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22 | PENDING RISK REVIEWS | |||||||||||||||||||||||||
23 | Tool / Use Case | Submitted By | Risk Tier | Days Open | Blocker | Next Step | ||||||||||||||||||||
24 | Custom Internal LLM | Engineering | High | 24 | Security Review | CISO meeting scheduled | ||||||||||||||||||||
25 | Notion AI | Operations | Low | 8 | None | Expedited track | ||||||||||||||||||||
26 | Replit AI | Engineering | Medium | 15 | IP Review | Legal intake | ||||||||||||||||||||
27 | Harvey AI (Legal) | Legal | High | 31 | DPA Negotiation | External counsel | ||||||||||||||||||||
28 | Synthesia (Video) | Marketing | Medium | 12 | Privacy Review | DPO assessment | ||||||||||||||||||||
29 | Glean (Search) | IT | Medium | 19 | Data Mapping | IT review in progress | ||||||||||||||||||||
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31 | INCIDENT LOG (YTD) | |||||||||||||||||||||||||
32 | Date | Severity | Tool Involved | Description | Status | Owner | ||||||||||||||||||||
33 | 2025-01-14 | Low | Grammarly | PII submitted in prompt | Resolved | CISO | ||||||||||||||||||||
34 | 2025-02-28 | Medium | ChatGPT (Unauth) | Employee used personal account for client data | Resolved | HR + Legal | ||||||||||||||||||||
35 | 2025-03-19 | Low | GitHub Copilot | Code suggestion contained internal URL | Resolved | Engineering | ||||||||||||||||||||
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37 | EMPLOYEE AI TRAINING STATUS | |||||||||||||||||||||||||
38 | Department | Total Staff | Trained | % Complete | Overdue | Target | ||||||||||||||||||||
39 | Engineering | 80 | 72 | 90% | 5 | 100% | ||||||||||||||||||||
40 | Product | 30 | 28 | 93% | 2 | 100% | ||||||||||||||||||||
41 | Marketing | 45 | 38 | 84% | 7 | 100% | ||||||||||||||||||||
42 | Legal | 12 | 12 | 100% | 0 | 100% | ||||||||||||||||||||
43 | HR | 18 | 16 | 89% | 1 | 100% | ||||||||||||||||||||
44 | Finance | 25 | 20 | 80% | 4 | 100% | ||||||||||||||||||||
45 | Operations | 55 | 40 | 73% | 12 | 100% | ||||||||||||||||||||
46 | IT / Security | 35 | 35 | 100% | 0 | 100% | ||||||||||||||||||||
47 | Executive | 10 | 8 | 80% | 2 | 100% | ||||||||||||||||||||
48 | TOTAL | 310 | 269 | 87% | 33 | 100% | ||||||||||||||||||||
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50 | HIGH-RISK AI USE CASES UNDER REVIEW | |||||||||||||||||||||||||
51 | Use Case | Business Unit | Risk Factors | Committee Decision | Conditions | Next Review | ||||||||||||||||||||
52 | AI-assisted candidate screening | HR | Bias, employment law | Approved w/ Conditions | Human review required | Q3 2025 | ||||||||||||||||||||
53 | LLM for contract first drafts | Legal | Accuracy, privilege | Approved w/ Conditions | Attorney review mandatory | Q3 2025 | ||||||||||||||||||||
54 | Predictive churn scoring | Product | Privacy, bias | Under Review | DPO assessment required | Pending | ||||||||||||||||||||
55 | AI financial summaries | Finance | Accuracy, SEC risk | Under Review | Finance sign-off required | Pending | ||||||||||||||||||||
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58 | HANALEI.DEV PORTFOLIO | AI Governance Executive Dashboard | Portfolio artifact for illustrative purposes | |||||||||||||||||||||||||
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