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1 | SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN | CÓDIGO: GI-FO-04 | ||||||||||||||||||||||||
2 | EVALUACIÓN, CONTROL Y MEJORAMIENTO | |||||||||||||||||||||||||
3 | Gestión Integral | VERSIÓN: 02 | ||||||||||||||||||||||||
4 | Formato Matriz de Gestión del Conocimiento | FECHA: 24/08/2021 | ||||||||||||||||||||||||
5 | ||||||||||||||||||||||||||
6 | SUBPROCESO | CONOCIMIENTO CRÍTICO DEL PROCESO | OBTENCIÓN | RESPONSABLE | UBICACIÓN | PROTECCION Y PRESERVACION | CONOCIMIENTO ACTUAL O NECESARIO | NECESIDAD DE ACTUALIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO (OBSOLESCENCIA) | TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO | |||||||||||||||||
7 | GESTIÓN INTEGRAL | Normas aplicables a los sistemas de Gestión | NTC ISO 9001:2015 e ISO 14001 Conocimientos provenientes de diversas partes interesadas ( Consultoría ) | Líder SIG y lider Ambiental | Computador asignado a líder SIG y lider ambiental | Backups mediante apilcativo (Duplicati) asignado al Líder SIG y lider ambienta, norma fisica | Actual | Cada vez que se actualice la normatividad aplicable | Inducción, reinducción y capacitación a todo el personal de la organización | |||||||||||||||||
8 | Metodologías y herramientas que aseguren el cumplimiento de los requisitos de las normas aplicables de los sistemas de gestión | Conocimientos provenientes de diversas partes interesadas ( Consultoría ) | Líder SIG | Computador asignado a líder SIG Carpeta Drive compartida del correo calidadeiscucuta@gmail.com | Backups mediante apilcativo (Duplicati)asignado al Líder SIG Control de accesos en la carpeta Drive compartida | Actual | Cada vez que se actualice la normatividad aplicable | Inducción, reinducción y capacitación a todo el personal de la organización | ||||||||||||||||||
9 | Registro de información bienes y evidencias ( Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digitales entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Backups mediante apilcativo (Duplicati) asignado al Líder del Subproceso | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
10 | GESTIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL | Normatividad legal de Control Interno | - Ley 87 de 1993, establece normas para el ejercicio del control interno en entidades y organismos del estado y Decreto 648 de 2017, Normatividad emitida por Departamento Administrativo del la Función Pública. - Formación y Experiencia del líder del proceso. | Líder del Subproceso | - Siep documental, computador asignado al líder del subproceso, página web de la entidad, archivo físico | Backups mediante apilcativo (Duplicati) en equipo asignado alsubproceso | Actual | Cada vez que se actualice la normatividad aplicable | Jornadas de capacitación realizadas por la oficina de control interno de gestión a todo el personal de la empresa | |||||||||||||||||
11 | Metodología para auditorías internas y seguimiento a planes de mejoramiento | - Metodologías publicadas por el DAFP - Caracterización del subproceso e información documentada del subproceso | Líder del Subproceso | -Plataforma DAFP - Página web de la entidad | Backups, copias de seguridad realizada por soporte y apoyo informático, almacenado en servidor de la entidad | Actual | Cada vez que se actualice la normatividad aplicable | Capacitación al personal de apoyo al subproceso | ||||||||||||||||||
12 | Registro de información bienes y evidencias ( Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso Carpetas fisicas | Carpetas fisicas | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
13 | GESTIÓN DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO | Conocimiento histórico sobre decisiones y autorizaciones relevantes de la Junta Directiva | Información documentada del subproceso como Actas de junta directivas y acuerdos de junta directiva | Gerente | Archivo físico de la oficina de gerencia | Control y preservación de Archivo Físico. | Actual | N/A | Transferencia de archivos a cada miembro de junta directiva | |||||||||||||||||
14 | Conocimiento de Contrato de operación, convenios y acuerdos | Información documentada del Contrato 030/2006, otros contratos y convenios | Gerente | Archivo físico de la oficina de gerencia SECOP | Control y preservación de Archivo Físico. | Actual | Cada vez que se requiere según las modificaciones del contrato | Reuniones de trabajo y Comités institucionales | ||||||||||||||||||
15 | Conocimiento del plan estratégico institucional | Información documentada del Plan Estratégico de la entidad. | Gerente | Pagina web de la entidad | Backups mediante (duplicati) | Actual | Se actualiza de acuerdo a la fecha de cumplimento | Inducciones y capacitaciones | ||||||||||||||||||
16 | Normatividad legal aplicable a servicios públicos | Ley 142 de 1994, Capacitaciones, Congresos Andesco | Gerencia | Paginas de Consulta | N/A | Actual | Cada vez que se requiere de acuerdo a cambios en la normatividad | Inducciones y capacitaciones | ||||||||||||||||||
17 | Registro de información bienes y evidencias ( Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Control y preservación de Archivo Físico. | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
18 | GESTIÓN PLANEACIÓN | Conocimiento en normatividad Ley1499 de 2017 y MIPG. | - Información suministrada por el DAFP. - Formación y Experiencia del líder del proceso | Líder de planeación | -Pagina WEB del DAFP - No aplica | No aplica | Actual | Actualización de acuerdo a cambios de la normatividad vigente | Jornada de capacitación en la normatividad a personal de los demás subprocesos | |||||||||||||||||
19 | Manejo de la información en plataformas de entes de control | Capacitaciones realizadas por los entes de control | Líder de planeación | Plataforma de los entes de control | Controles de acceso de las paginas de los entes de control , backups mediante (Duplicati) | Actual | Cambios en las plataformas de los entes de control | Comités de Gestión y Desempeño en los que socializa y aprueba el diligenciamiento de la información en las plataformas | ||||||||||||||||||
20 | MIPG | - Información suministrada por el DAFP. - Formación y Experiencia del líder del proceso | Líder de planeación | DAFP | Copias seguridad de las carpetas de mipg | Actual | Cambios de la normatividad | Comités Institucional de Gestión y Desempeño | ||||||||||||||||||
21 | GESTIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO | Metodología de proyectos | Capacitación y formación académica en cuanto temas de formulacion d eproyectos | Supervisor o lider encargado | En la web de forma digital | Backups mediante (duplicati) | Actual | Este conocimiento se actualiza cuando cambian las normas | Comité técnico y socializaciones de grupos de trabajo | |||||||||||||||||
22 | Normatividad vigente sobre Servicios Públicos (Ley 142 de 1994) | Consulta de normatividad de las entidades competentes . Formación academica Seminarios | Subgerente - grupo tecnico | En la web de forma digital | Normativida fisica | Actual | Este conocimiento se actualiza cuando cambian las normas | Comité técnico y socializaciones de grupos de trabajo | ||||||||||||||||||
23 | Conocimientos sobre supervisión e interventoría de obras | Experiencia, capacitación y formación académica | Subgerente - grupo tecnico | Carpeta Drive creado por subgerencia, archivo físico y Digital | Backups mediante (duplicati). Drive | Actual | Este conocimiento se actualiza cuando cambian las normas | Comité técnico y socializaciones de grupos de trabajo | ||||||||||||||||||
24 | Registro de información bienes y evidencias (Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Documentacion fisica | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
25 | GESTIÓN PENSIONAL | Normatividad legal relacionada a Gestión pensional | - Información publicada por entidades correspondientes. - Formación y experiencia del personal del proceso. | Líder del Subproceso | - Pagina Web de las entidades - N/A | N/A | Actual | Cuando se requiera de acuerdo a los cambios en la normatividad legal | Capacitaciones internas | |||||||||||||||||
26 | Conocimiento administrativo y financiero en relación a la gestión pensional | - Información publicada por entidades correspondientes. - Formación y experiencia del personal del proceso. | Líder del Subproceso | - Pagina Web de las entidades - N/A | N/A | Actual | Cuando se requiera de acuerdo a cambios relacionados con la gestión pensional | Mesas de Trabajo con el personal involucrado en el subproceso | ||||||||||||||||||
27 | Manejo de bases de datos y aplicativos especiales del ministerio de hacienda | - Información publicada por entidades correspondientes. - Formación y experiencia del personal del proceso. | Líder del Subproceso | Archivos digitales en las diferentes plataformas de (MHCP) y en equipos de computo asignados al subproceso. | Backups mediante (duplicati) | Actual | Cuando se requiera (sujeta a cambios establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico) | Capacitaciones virtuales direccionadas por el (MHCP) | ||||||||||||||||||
28 | Conocimiento sobre información documentada conservada sobre expedientes de pensionados. | Sistemas de información de la entidad | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Backups mediante (duplicati) | Actual | De acuerdo a las novedades o actualizaciones incorporadas en los expedientes pensionales | Inducción al personal del proceso. | ||||||||||||||||||
29 | Registro de información bienes y evidencias ( Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Backus en computador asignado a líder del Subproceso | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
30 | GESTIÓN INMOBILIARIA | Conocimiento específico sobre Derecho Inmobiliario y Contratación | ||||||||||||||||||||||||
31 | Conocimientos generales sobre Ingeniería relacionada a la infraestructura de inmuebles | La obtención de los conocimientos se puede basar en fuentes internas (por ejemplo, conocimientos que se adquieren con la experiencia; lecciones aprendidas; conocimiento y experiencia desarrollada por el personal; investigación aplicada, resultados de mejoras aplicadas; información documentada, entre otros) y/o en fuentes externas (por ejemplo, Normatividad; academia; capacitaciones; conocimientos provenientes de diversas partes interesadas, entre otros) | lider del proceso | pagina wed institucional y archivo fisico | control de archivo fisico copia diaria en dispositivo | actual | cada vez que se actualice la normatividad aplicable | especificar los métodos a través de los cuales se logra transferir los conocimientos entre el personal del subproceso y de la organización en general cuando sea requerido. Por ejemplo; actividades de inducción y reinducción; capacitación; socialización, reuniones de trabajo; actividades de empalme; transferencia de archivos, entre otros. | ||||||||||||||||||
32 | Registro de información bienes y evidencias ( Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Backups mediante (duplicati) | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
33 | GESTIÓN PRESUPUESTAL | Normatividad legal sobre presupuesto público | - Información publicada por entidades correspondientes. - Formación y experiencia del personal del proceso. | Líder del subproceso Jefe administrativa, financiera y Comercial | Pagina web institucionales | No aplica | Actual | se actualizara cuando se requiera de acuerdo a los cambios en la normatividad legal | Capacitación y reinducción | |||||||||||||||||
34 | Conocimientos sobre el manejo del Software SIEP Presupuestal | Capacitación al personal del proceso por parte del operador del Software Información documentada suministrada por el desarrollador del Software | Líder del subproceso Jefe administrativa, financiera y Comercial | Pagina web institucional Archivos físicos Computador asignado. SISTEMA SIEP | Backups mediante (duplicati) en computador asignado a líder del Subproceso control de archivos físicos y copias de seguridad del sistema siep | Actual | cuando se requiera de acuerdo a los cambios en la normatividad legal | Capacitación y reinducción | ||||||||||||||||||
35 | Registro de información bienes y evidencias ( Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Documentacion fisica | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
36 | GESTIÓN CONTABLE | Conocimiento de normatividad legal en Gestión Contable Pública ( NICSP) | - Información publicada por entidades correspondientes. - Formación y experiencia del personal del proceso. | líder del Subproceso - Apoyo Contable. | - Pagina web de las entidades. - N/A | N/A | Actual | Se actualizará cuando se requiera de acuerdo a los cambios en la normatividad legal | Capacitación y reinducción | |||||||||||||||||
37 | Conocimiento de Software SIEP Financiero | Capacitación al personal del proceso por parte del operador del Software Información documentada suministrada por el desarrollador del Software | líder del Subproceso - Apoyo Contable. | Pagina web institucional Archivos físicos Computador asignado. SISTEMA SIEP | Backups mediante (duplicati) en computador asignado a líder del Subproceso control de archivos físicos y copias de seguridad del sistema siep | Actual | cuando se generen actualizaciones al software | Capacitación y reinducción | ||||||||||||||||||
38 | Manual de procedimientos contables | Información documentada del subproceso. | líder del Subproceso - Apoyo Contable. | Pagina web institucional Computador asignado. | Pagina Web copia de seguridad por medio de UpdraftPlus plugins | Actual | se actualizara cuando se generen cambios o mejoras en los manuales de procedimientos. | Reinducción | ||||||||||||||||||
39 | Registro de información bienes y evidencias ( Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Backus en computador asignado a líder del Subproceso | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
40 | GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS | Conocimiento de Software SIEP Financiero- Modulo Suministros | Capacitación al personal del proceso por parte del operador del Software Información documentada suministrada por el desarrollador del Software | Líder del Subproceso | Pagina web institucional Archivos físicos Computador asignado. SISTEMA SIEP | Copias de seguridad en la pagina web (UpdraftPlus plugins) | actual | cunado se generen actualizaciones en el software | capacitación - inducción y reinducción | |||||||||||||||||
41 | Registro de información bienes y evidencias ( Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Documentacion fisica | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
42 | GESTIÓN DE SOPORTE Y APOYO INFORMÁTICO | Conocimiento en uso, administración, claves de acceso y ajustes de pagina Web institucional y plataformas de entes de control. | Formación académica del personal del proceso. Capacitación realizada por entes de control | Líder del subproceso | No aplica - Pagina Web de entidades de entes de control - Computador del líder del proceso | Copias de seguridad de Computador(Duplicati) | Actual | De acuerdo a las actualizaciones que se realicen | Capacitación al personal de proceso | |||||||||||||||||
43 | Administración y Conservación Copia de Seguridad Pagina web y sistemas de información. | A través del Hosting donde esta alojada la empresa | Líder del Subproceso | Disco Externo | Copias de seguridad en la pagina web (UpdraftPlus plugins) | Actual | Cuando se generen actualizaciones. | transferencia de Archivos | ||||||||||||||||||
44 | Conocimientos sobre el manejo del modulo de administración Software SIEP | Capacitación al personal del proceso por parte del operador del Software Información documentada suministrada por el desarrollador del Software | Líder del Subproceso | Pagina web institucional Archivos físicos Computador asignado. SISTEMA SIEP | Copias de seguridad en la pagina web (UpdraftPlus plugins) | Actual | Cuando se generen actualizaciones. | capacitaciones | ||||||||||||||||||
45 | Conocimiento de la politica de seguridad de la informacion | Capacitación brindada por el apoyo de soporte y apoyo informatico | Líder del Subproceso | Pagina Web Archivo digitales SIEP Computador asignado | No aplica | Actual | Cuando se generen actualizaciones. Jornada de induccion y reinduccion | Capacitaciones | ||||||||||||||||||
46 | Conocimiento sobre Normatividad Tics aplicable a la entidad | - Información publicada por Min TIC - Experiencia de personal del proceso | Líder del Subproceso | Pagina Web de Min TIC No aplica | No aplica | Actual | Cada vez que se actualice la normatividad aplicable | capacitaciones | ||||||||||||||||||
47 | Registro de información bienes y evidencias ( Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Documentacion fisica | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
48 | GESTIÓN DE DOCUMENTAL | Conocimiento en Ley General de Archivos | se obtiene mediante estudios previos y/o capacitaciones | líder del proceso | pagina web institucional archivo físico | N/A | actual | normatividad legal | capacitaciones reinducciones inducciones capacitaciones sociales y reuniones de trabajo | |||||||||||||||||
49 | Tablas de retención documental de la entidad | Las Tablas de Retención Documental deben ser elaboradas por un equipo interdisciplinario conformado por profesionales en diferentes disciplinas como la archivística, historia, derecho, administración pública, ingeniería industrial, entre otras. | líder del proceso | pagina web institucional archivo físico | Normatividad legal copias de seguridad en duplicati Copias de seguridad en la pagina web (UpdraftPlus plugins) | actual | normatividad legal | capacitaciones reinducciones inducciones capacitaciones sociales y reuniones de trabajo | ||||||||||||||||||
50 | Herramientas aplicadas para la gestión de Archivos en la entidad | tablas de retención documental, cuadros de clasificación documental y de clasificación de documentos de apoyo y un plan de transferencia documental, que permiten una mejor organización y control de la memoria documental | líder del proceso | pagina web institucional archivo físico | N/A | actual | normatividad legal | capacitaciones reinducciones inducciones capacitaciones sociales y reuniones de trabajo | ||||||||||||||||||
51 | Programa de Gestión documental (PGD) | planificación , producción, gestión, trámite, organización, transferencias, disposición final, preservación y valoración de los documentos | líder del proceso | Pagina web Archivo de gestión, Central e historico | Archivo de gestión, Central e historico | Necesario y Actual | normatividad legal | Capacitaciones | ||||||||||||||||||
55 | GESTIÓN TALENTO HUMANO | Manejo de la plataforma SIGEP en relación a recursos humanos | Capacitación sobre el manejo de la plataforma de la función publica (modulo de talento humano) | Líder del subproceso y el apoyo del subproceso | plataforma del sistema sigep (internet) | N/A | Actual | Cuando se hagan modificaciones o actualizaciones en la plataforma | A través de capacitación | |||||||||||||||||
56 | Registro de información bienes y evidencias (Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Documentacion fisica | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
57 | GESTIÓN LEGAL | Conocimiento en normatividad legal | Conocimiento en derecho Administrativo, Legal Laboral, Civil, Constitucional | Líder subproceso- apoyo legal | - Pagina web de las entidades y corporaciones judiciales | N/A | Actual o necesario | Cuando se requiera de acuerdo a cambios en la normatividad legal | Capacitaciones y reuniones de competencia que se requiera para todos las personas que pertenecen a la empresa | |||||||||||||||||
58 | Conocimiento en Software SIEP Jurídico | Capacitación al personal del proceso por parte del operador del Software Información documentada suministrada por el desarrollador del Software | Líder del Subproceso | Pagina web institucional Archivos físicos Computador asignado. SISTEMA SIEP | Copias de seguridad en la pagina web (UpdraftPlus plugins) | Actual | Cuando se generen actualizaciones. | capacitaciones | ||||||||||||||||||
59 | Información documentada de: Relación de piezas procesales principales Relación procesos activos Relación de procesos terminados con sentencias a favor de la entidad y/o en contra de la entidad | Formato de informe de procesos judiciales, procesos terminados y siep jurídico donde se encuentra el registro de los procesos activos. | Líder del Subproceso | Archivo de la oficina y computador del líder del proceso | Archivo físico guardado en la oficina jurídica Copias de seguridad en la pagina web (UpdraftPlus plugins) | Actual | Necesidad de maximizar el manejo y utilización del software jurídico por pare de los apoderados. | Capacitación en los software que +maneja la entidad por parte de OP COLOMBIA y entrega de relación en Excel de procesos activos. | ||||||||||||||||||
60 | Registro de información bienes y evidencias ( Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Documentacion fisica | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
61 | GESTIÓN PQRS | Conocimiento en SIEP Documental | Estudios previos, capacidad de identificación de los documentos que corresponden a PQRS y capacitación en el manejo del sistema | Jefe del proceso y Personal encargado de Gestión de Pqrs | TRAZABILIDAD DEL SIEP DOCUMENTAL, PAGINA WEB DE LA ENTIDAD Y ARCHIVO FÍSICO DE LA OFICINA | ARCHIVO FÍSICO CONTROLADO, ANEXOS EN LA MATRIZ DE CONTROL DE RIESGOS, PUBLICACIONES DE LA GESTIÓN EN LA PÁGINA WEB Copias de seguridad en la pagina web (UpdraftPlus plugins) copias de seguridad (duplicati) | Actual | ACTUALIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO EN CASO DE ACTUALIZACIONES DEL SISTEMA, CAMBIOS EN LA NORMATIVIDAD DE LA MATERIA, ESPECIALMENTE EN LOS TÉRMINOS DE RESPUESTA DESPUÉS DE LA PANDEMIA. | Mediante las capacitaciones al personal de la entidad | |||||||||||||||||
62 | Conocimiento en Normatividad legal en Gestión de PQRS | Estudios en derecho, específicamente de las normas en la materia, tales como la Ley 1755 de 2015, además de la experiencia previa en el área. | Jefe del proceso y Personal encargado de Gestión de Pqrs | SIEP DOCUMENTAL, SIEP PQRS, PAGINA WEB DE LA ENTIDAD Y ARCHIVO FÍSICO DE LA OFICINA | ARCHIVO FÍSICO CONTROLADO, ANEXOS EN LA MATRIZ DE CONTROL DE RIESGOS, PUBLICACIONES DE LA GESTIÓN EN LA PÁGINA WEB Copias de seguridad en la pagina web (UpdraftPlus plugins) Copias de seguridad(duplicati) | Actual | ACTUALIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO EN CASO DE CAMBIOS EN LA NORMATIVIDAD DE LA MATERIA, ESPECIALMENTE EN LOS TÉRMINOS DE RESPUESTA DESPUÉS DE LA PANDEMIA. | Mediante las capacitaciones al personal de la entidad | ||||||||||||||||||
63 | Registro de información bienes y evidencias ( Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Documentacion fisica | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
64 | GESTIÓN CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO | Conocimiento en normatividad legal vigente | Conocimiento en Normatividad legal relacionada a control interno disciplinario | Líder del Subproceso | Caracterización de l proceso y normatividad vigente | N/A | Actualizar procedimiento conforme la normatividad vigente | Actualizar procedimiento | Normatividad vigente y caracterización del proceso | |||||||||||||||||
65 | Conocimiento en Software SIEP Jurídico | Capacitación al personal del proceso por parte del operador del Software Información documentada suministrada por el desarrollador del Software | Líder del Subproceso | Pagina web institucional Archivos físicos Computador asignado. SISTEMA SIEP | Copias de seguridad en la pagina web (UpdraftPlus plugins) | Actual | Cuando se generen actualizaciones. | capacitaciones | ||||||||||||||||||
66 | Información de base de datos que identifique el estado actual de cada procesos disciplinario que ha adelantado la entidad | información actualizada en el siep jurídico | líder de proceso | Computador asignado al líder y siep jurídico | sistemas y usuarios | actual | Actualizar siep jurídico | Capacitaciones | ||||||||||||||||||
67 | Registro de información bienes y evidencias ( Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Copias de seuridad (Duplicati) | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
68 | GESTIÓN CONTRACTUAL | Conocimiento en Contratación Pública | - Información publicada por entidades correspondientes. - Formación y experiencia del personal del proceso. | líder del Subproceso - Apoyo Contable. | - Pagina web de las entidades. - N/A | Archivo físico controlado y parámetros controlados del secop Copias de seguridad en la pagina web (UpdraftPlus plugins) | Actual | Cuando se requieran por cambios de normatividad | capacitación, reuniones, comités | |||||||||||||||||
69 | Conocimiento de Software de contratación de la entidad | - Capacitación realizada por el desarrollador del Software. - Formación y experiencia del personal del proceso. | líder del Subproceso - Apoyo Contable. | - Pagina web de las entidades. - N/A | Copias de seguridad en la pagina web (UpdraftPlus plugins) | Actual | Cuando exista actualizaciones del software o se requiera un cambio | capacitación, inducción y reinducción | ||||||||||||||||||
70 | Conocimiento de manejo SECOP I-II | Capacitaciones, consultado las guías didácticas para el manejo del SECOP I-II y con la práctica continúa | Líder del Subproceso | Pagina Web de Colombia compra Eficiente | Parámetros de seguridad del SECOP | Actual | Cuando se generen cambios u actualizaciones del manejo del SECOP | socializaciones, capacitaciones | ||||||||||||||||||
71 | Registro de información bienes y evidencias ( Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Documentacion fisica | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
72 | GESTIÓN TESORERIA | Conocimiento Financiero en Gestión Pública | - Información publicada por entidades correspondientes. - Formación y experiencia del personal del proceso. | líder del Subproceso - Apoyo Contable. | - Pagina web de las entidades. - N/A | N/A | actual | cuando se requiera | no aplica | |||||||||||||||||
73 | Conocimientos sobre el manejo del Software SIEP Financiero | Capacitación al personal del proceso por parte del operador del Software Información documentada suministrada por el desarrollador del Software | Líder del Subproceso | Pagina web institucional Archivos físicos Computador asignado. SISTEMA SIEP | Copias de seguridad en la pagina web (UpdraftPlus plugins) | Actual | cuando se requiera de acuerdo a las actualizaciones del software | Capacitación y reinducción | ||||||||||||||||||
74 | Registro de información bienes y evidencias ( Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Documentacion fisica | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
75 | GESTION DE ACTIVIDADES CONEXAS Y COMPLEMENTARIAS | conocimiento de conceptos ISO 14001, legislacion ambiental aplicable, ciclo PHVA, evaluacion de impactos ambientales, prevencion de la contaminacion, conocimientos en auditoria y evaluacion del SGA, gestion de recursos naturales, indicadores y desempeño ambiental, comunicacion y capacitacion, evaluacion de riesgos y oportunidades de mejora, gestion de proveedores y menora continua. | Curso de auditoría de sistemas HSEQ, esperiencia relacionada a la implementación de SGA, planes de mejoramiento, informes de seguimiento, soportes de la formación del personal con el perfil requerido, auditoria interna, auditoria externa, capacitaciones y evaluaciones de eficacia de capacitaciones | Coordinador ambiental o lider SGA | Carpeta de drive del SGA a cargo del lider SGA, base de datos icontec, computador asignado del lider de subproceso, información documental pagina web de la empresa, repositorio siep documental | Documentación digital | Actual | Anualmente cuando y sea necesario realizar mejoras de información documental del SGA | Capacitaciones del sistema SGA ISO 14001 | |||||||||||||||||
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78 | Plan de emergencia | |||||||||||||||||||||||||
79 | Conocimiento en el PVHA del servicio publico domiciliario de aseo y sus actiividades complementarias, construccion de operaciones analisis de datos y gerencia visual | 1, Estudios y diseños de operaciones relacionada a cada una de las actividades relacionadas al servicio publico de aseo 2. Esuqemas operativos de limpieza de red Pluvial 3.Esquema operativos para la eliminacion y mitigacion de puntos criticos(residuos solidos) 4.Alternativas de captura almacenamiento y analisis de datos mediante aplicaciones moviles y de escritorio para seguimiento de operaciones de servcios publicos | Lider de servicio publico de aseo y sus actividades complementarias | Computador de lider de prestacion de servicios de acueducto y alcantarillado | Documentacion digital | Actual | Segun ajuste normativo | Transferencia de informes digitales | ||||||||||||||||||
80 | Sistema de informacion geografica | 1. Alternativas de captura almacenamiento y analisis de datos mediante aplicaciones moviles y de escritorio para seguimiento de operaciones de servcios publicos 2. Diseños y georeferenciacion de obras proyectos ajustes de malla vial segun la necesidad de cada uno d elos lideres de cada linea de proyecto. 3. Generacion de informes estadisticos con los respectivos analisis de los datos almacenados en la plataforma de ARCGIS online | Coordinador de sistema de informacion geografica | Licencia de ARCGIS online | Digital | Actual | Segun la actualizacion de la version del software | Capacitaciones y/o formaciones | ||||||||||||||||||
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