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1 | HVAC truck stock count (one copy per van) | ||||||||||||||||||||||||||
2 | Carry = the quantity on the van at the start of each day. Enter On hand at the count; Restock and Restock cost work themselves out. Blank Carry cells are yours to set. Rows with something to restock turn orange. | ||||||||||||||||||||||||||
3 | |||||||||||||||||||||||||||
4 | Truck / van # | ||||||||||||||||||||||||||
5 | Technician | ||||||||||||||||||||||||||
6 | Count date | ||||||||||||||||||||||||||
7 | Counted by | ||||||||||||||||||||||||||
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9 | Category | Item | Sizes / values | Carry (start of day) | On hand | Restock | Unit cost | Restock cost | Supplier / part # | Notes | Where the Carry number comes from | ||||||||||||||||
10 | Electrical | ||||||||||||||||||||||||||
11 | Electrical | Run capacitor, single, 440 V | 5, 7.5, 10, 15 MFD on Totaline's list; HomyScan adds 20 | 2 | 2 of every common size: r/HVAC, Jan 2026 | ||||||||||||||||||||||
12 | Electrical | Dual run capacitor, 440 V | 30/5, 35/5, 40/5, 44/5, 50/5, 55/5, 60/5, 70/7.5 (Totaline heating list) | 2 | 2 of each from 35/5 to 80/7.5: r/hvacadvice, Jul 2025 | ||||||||||||||||||||||
13 | Electrical | Dual run capacitor 45/5 and 45/7.5 | 4 | 4 each of 45/5 and 45/7.5: r/hvacadvice, Jul 2025 | |||||||||||||||||||||||
14 | Electrical | Universal multi-tap capacitor (Turbo 200 type) | 1 | Temporary fit until the exact size is in hand | one Turbo 200: r/HVAC, Jan 2026 and Jun 2025 | ||||||||||||||||||||||
15 | Electrical | Hard start kit | 4 | 4 start kits: hvac-talk, May 2013 | |||||||||||||||||||||||
16 | Electrical | Contactor, 24 V coil | 1-pole and 2-pole 30 A and 40 A; 3-pole for light commercial | 3 | 3 each of 30 A and 40 A (hvac-talk, 2008); 5 of each (r/hvacadvice, Sep 2025); 10 of each (r/HVAC, Jan 2026) | ||||||||||||||||||||||
17 | Electrical | Fuses, 15 to 50 A, 250 V and 600 V | plus 3 A and 5 A blade fuses for control boards | 3 | at least 3 of each size: r/HVAC, Oct 2024 | ||||||||||||||||||||||
18 | Electrical | Transformer | 40 VA, 120/208/240 V primary, 24 V secondary; multi-tap | 'a few': hvac-talk, May 2013 | |||||||||||||||||||||||
19 | Electrical | Relays | fan relay SPST and SPDT 24 V; DPDT 24 V | no quantity in any source | |||||||||||||||||||||||
20 | Electrical | Time-delay relay | delay-on-make, delay-on-break | no quantity in any source | |||||||||||||||||||||||
21 | Electrical | Wire nuts, crimp terminals, thermostat wire | terminal kit, twist-on connector kit | ||||||||||||||||||||||||
22 | Motors | ||||||||||||||||||||||||||
23 | Motors | Condenser fan motor, universal PSC | 1/3 to 1/6 HP, 208-230 V, 825 and 1075 rpm | 2 | 2 multi-horsepower: hvac-talk, Jan 2008 | ||||||||||||||||||||||
24 | Motors | Blower motor, universal PSC | 1/2 to 1/6 HP and 3/4 to 1/5 HP, 115 V and 230 V | 2 | 2 multi-horsepower: hvac-talk, Jan 2008 | ||||||||||||||||||||||
25 | Motors | Inducer motor, OEM control board | sources split: on Johnstone's truck stock page, or order against the model and serial (HomyScan) | ||||||||||||||||||||||||
26 | Gas heat | ||||||||||||||||||||||||||
27 | Gas heat | Hot surface igniter, universal nitride 120 V | 2 | 'a couple universal igniters': r/HVAC, Dec 2024 | |||||||||||||||||||||||
28 | Gas heat | Flame sensor, universal | 5 | 5 flame sensors: r/HVAC, Dec 2025 | |||||||||||||||||||||||
29 | Gas heat | Gas valve, universal single-stage | 24 V, fast opening, 1/2 x 1/2 (e.g. White-Rodgers 36J22-214) | 2 | 2 single-stage universal valves: r/HVAC, Dec 2025 | ||||||||||||||||||||||
30 | Gas heat | Gas valve, two-stage | e.g. White-Rodgers 36J54-214 | 1 | Smart and intermittent-pilot valves: order them | 1 two-stage valve: r/HVAC, Dec 2025 | |||||||||||||||||||||
31 | Gas heat | Pressure switches | the common ranges in your area | 'a few of each common': r/HVAC, Dec 2024 | |||||||||||||||||||||||
32 | Gas heat | Limit switches, fan-limit control | no quantity in any source | ||||||||||||||||||||||||
33 | Gas heat | Thermocouples, thermopile | 24, 30 and 36 in | check your history first: one truck held about 20 thermocouples and 10+ standing-pilot gas valves, against about 4 installed in 3 years: r/HVAC, Dec 2025 | |||||||||||||||||||||||
34 | Gas heat | Sequencer (electric heat) | single and double | no quantity in any source | |||||||||||||||||||||||
35 | Refrigerant circuit | ||||||||||||||||||||||||||
36 | Refrigerant circuit | Liquid line filter drier | 8 and 16 cu in, 3/8 in ODF; bi-flow drier for heat pumps | 'Lots of driers': hvac-talk, May 2013 | |||||||||||||||||||||||
37 | Refrigerant circuit | Schrader cores, port caps, locking caps | no quantity in any source | ||||||||||||||||||||||||
38 | Refrigerant circuit | Refrigerant: R-410A | 25 lb cylinder | Sale needs a 608-certified buyer | |||||||||||||||||||||||
39 | Refrigerant circuit | Refrigerant: R-454B | 20 lb cylinder, red band, left-hand thread | Division 2.1 for transport: carry upright | 3 jugs on one tech's truck: r/HVAC, Jun 2025 | ||||||||||||||||||||||
40 | Refrigerant circuit | Refrigerant: R-32 | 20 lb cylinder, red band, left-hand thread | Division 2.1 for transport: carry upright | |||||||||||||||||||||||
41 | Refrigerant circuit | Nitrogen | 2 | Swap the empty one at the supply house | two bottles: r/HVAC, Nov 2023 and Apr 2025 | ||||||||||||||||||||||
42 | Refrigerant circuit | Recovery cylinder | A2L-rated cylinder for R-454B and R-32 | 2 | 'minimum of 2 25lb recovery tanks': r/HVAC, May 2025 | ||||||||||||||||||||||
43 | Refrigerant circuit | Left-hand thread cylinder adapter (A2L) | On both Totaline truck stock lists | ||||||||||||||||||||||||
44 | Refrigerant circuit | Brazing rod and flux | 15% silver | no quantity in any source | |||||||||||||||||||||||
45 | Refrigerant circuit | Oil | POE, mineral, vacuum pump oil | no quantity in any source | |||||||||||||||||||||||
46 | Refrigerant circuit | TXV | sources split: 'I always get two when I need one' (hvac-talk, 2013) or order them (HomyScan) | ||||||||||||||||||||||||
47 | Controls | ||||||||||||||||||||||||||
48 | Controls | Thermostats | single-stage and two-stage heat/cool | 'a few' (techtown); five different models (hvac-talk, 2013) | |||||||||||||||||||||||
49 | Controls | Float switch | 1 | 'one or two': r/HVAC, Jul 2025 | |||||||||||||||||||||||
50 | Condensate | ||||||||||||||||||||||||||
51 | Condensate | Condensate pump | 115 V, 230 V, mini-split | no quantity in any source | |||||||||||||||||||||||
52 | Condensate | PVC drain fittings, traps, pan tablets | 3/4 in | no quantity in any source | |||||||||||||||||||||||
53 | Filters and cleaning | ||||||||||||||||||||||||||
54 | Filters and cleaning | Air filters | 1, 2 and 4-5 in media in your area's common sizes | no quantity in any source | |||||||||||||||||||||||
55 | Filters and cleaning | Coil cleaner | no-rinse evaporator foam | no quantity in any source | |||||||||||||||||||||||
56 | Supplies and safety | ||||||||||||||||||||||||||
57 | Supplies and safety | Screws, tape, sealant, zip ties | no quantity in any source | ||||||||||||||||||||||||
58 | Supplies and safety | Fire extinguisher, dry powder or CO2 | near the charging area on A2L jobs | 1 | one, per the R-454B install manual and Totaline's A2L tool list | ||||||||||||||||||||||
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75 | Restock total | $0.00 | |||||||||||||||||||||||||
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