FOR-DIR-11 MATRIZ DE RIESGOS 2025.xlsx

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2	ANÁLISIS DE MODOS DE FALLO Y SUS EFECTOS
3	ANÁLISIS DE MODOS DE FALLO Y SUS EFECTOS
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5	(Título):		MATRIZ DE RIESGOS INSTITUCIONALES
6	Responsable (Dpto. / Área):		CALIDAD
7	Respnsable de AMFE (persona):		ADRIANA GOMEZ
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10	Función o Componente del Servicio	Modo potencial del Fallo	Efecto del fallo	Causas Potenciales del fallo	NPSA1	NPSA2	NPSA3	Método de detección	G gravedad	O ocurrencia	D detección	NPR inicial	Controles de Ocurrencia (barreras de seguridad establecidas)	Acciones recomendadas	Responsable	Acciones implementadas	G gravedad	O ocurrencia	D detección	NPR final	MATERIALIZACION				EFINACIA DE LOS CONTROLES
11	Función o Componente del Servicio	Modo potencial del Fallo	Efecto del fallo	Causas Potenciales del fallo	NPSA1	NPSA2	NPSA3	Método de detección	G gravedad	O ocurrencia	D detección	NPR inicial		Acciones recomendadas	Responsable	Acciones implementadas	G gravedad	O ocurrencia	D detección	NPR final	T1	T2	T3	T4	T1	T2	T3	T4
12	Nombre del proceso	¿De qué maneras puede fallar dicho paso del proceso?	¿Cuál es el impacto de las variables de los pasos clave cuando hay un fallo (cliente o requerimientos internos)?	¿Qué causa que el paso clave falle?					¿Qué tan severo es el efecto para el cliente?	¿Que tan seguido ocurre la causa o Modo de Fallo?	¿Qué también pueden detectar la Causa o Modo de Falla?	El número de prioridad de riesgo se emplea para identificar los riesgos más serios para buscar acciones preventivas. Toma valores de 1 a 1000	¿Cuáles son los controles existentes y procedimientos preventivos de Causa o Modo de Falla?	¿Cuáles son las acciones para reducir la Ocurrencia de la Causa o mejorar la Detección?	¿Quién es responsible de las acciones recomendadas?	Anotar las acciones implementadas. Incluye fecha de completación.	1	1	1	1	NO	NO	NO		Describir la eficacia de los controles
19	GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y CONTABLE	Posibilidad de compensaciones no pertinentes por reporte impreciso desde las zonas al nivel central	Perdida económica por destinación erronea de dinero	Falla en el personal	FT	FT1	FT14	Reclamo del afiliado o Reporte del coordinador de zona	5	3	10	150	El coordinador de zona se reune con nomina para validar que todas las novedades queden incluidas antes de ser entregadas a tesoreria para pago	revision y validacion de todos las novedades de nomina antes de ser generadas y entregadas	contador - nomina	revision de todas las novedades de nominas reportadas despues de generar la nomina y antes de ser entregadas para pago	4	2	3	24	NO	NO	NO		La revisión y validación de las novedades de nómina antes de la generación y entrega para pago evitó la destinación errónea de dinero.	El proceso de revisión y validación de nómina demostró ser un control efectivo y robusto.	La eficacia se mantiene, confirmando que la revisión de las novedades es una barrera efectiva contra compensaciones imprecisas.
20		Riesgo de Incumplimiento Normativo Financiero y Fiscal	Consecuencias financieras, legales y de reputación que ponen en peligro la estabilidad y continuidad del negocio	Falla en el personal	FT	FT1	FT16	Requerimientos entes de control / Procedimientos Administrativos /	5	1	10	50	Implementación de un proceso formal y sistemático para identificar, analizar e integrar a tiempo cualquier cambio en la normativa financiera y fiscal, evitando incumplimientos inadvertidos	Proporcionar formación constante a todos los procesos, focalizados en la alta dirección y áreas clave sobre las políticas de la empresa y los requisitos legales con el fin de controlar y minimizar los errores humanos derivados del desconocimiento normativo.	Contador	1. Plan de capacitacion 2. Actas y listados de asistencia reuniones informativas mensuales y capacitacion	4	1	3	12	NO	NO	NO		El proceso prioriso laestrategia de identificar cambios normativos, junto con el plan de capacitación, para prevenir riesgos financieros y fiscales.	La formación constante y la integración de cambios normativos mantiene el control altamente eficaz.	La no materialización valida la efectividad del proceso formal para la gestión y capacitación sobre el cumplimiento normativo.
21		Posibilidad de pérdida de dinero por hurto o corrupción	Perdida economica y reputacional por manejo inadecuado de dinero	Falla en el personal	FT	FT1	FT16	diferencias en conciliacion bancaria	6	2	10	120	supervision del jefe- control de recursos - re induccion en procedimientos y controles	re induccion en procedimientos y controles	contador - tesoreria	en plan de capacitacion se incluyen temas de control y prevencion de riesto	4	1	3	12	NO	NO	NO		La supervisión, el control de recursos y la reinducción en procedimientos fueron efectivos para prevenir la pérdida económica.	La inclusión de temas de control y prevención de riesgo como mejora continua mantienen la eficacia del control.	Las medidas preventivas y de supervisión demostraron ser adecuadas para mitigar el riesgo de manejo inadecuado de dinero
22	GESTIÓN JURÍDICA	Posibilidad de demandas por incumplimiento de requisitos legales y contractuales	Pérdida economica y reputacional por daño jurídico	Falla en el personal	FC	FC1	FC13	Peticiones / Requerimientos / Demandas	10	4	1	40	Procedimiento de selección y afiliación y matriz de seguimiento.	Formato de Listas de chequeo Afiliación.	Director del Talento Humano	Se cuenta con un procedimiento de selección y afiliación y unamatriz de seguimiento y control.	10	1	2	20	NO	NO	NO		El procedimiento de selección y afiliación, soportado por la lista de chequeo y la matriz de seguimiento, previno demandas por incumplimiento.	El control se mantuvo eficaz, asegurando la correcta aplicación de los procedimientos	La eficacia sostenida entre la OTO y GTH demostró ser suficiente para mitigar el riesgo legal.
23		Posibilidad de demandas por incumplimiento en las condiciones de afiliación de los agremiados	Pérdida economica y reputacional por daño jurídico	Falla en el personal	FC	FC1	FC13	Peticiones / acciones de tutela / Demandas	10	4	1	40	Procedimiento de selección y afiliación.	Formato de Listas de chequeo Afiliación.	Director del Talento Humano	Se cuenta con un procedimiento de selección y afiliación.	10	1	2	20	NO	NO	NO		El procedimiento de selección y afiliación fue suficiente para asegurar el cumplimiento de las condiciones de afiliación de los agremiados.	La aplicación del procedimiento y las listas de chequeo continuaron siendo una defensa eficaz contra posibles demandas.	El control es altamente efectivo, ya que el riesgo de daño jurídico no se materializó en el trimestre.
24		Posibilidad de sanciones o multas por incumplimiento de las condiciones legales del contrato sindical	Pérdida economica y reputacional por daño jurídico	Falla en el personal	FC	FC1	FC11	Requerimientos entes de control / Procedimientos Administrativos / Demandas	10	4	1	40	Procedimiento de evaluación de desempeño	Capacitación afiliados participes	Director del Talento Humano	Se cuenta con un procedimiento de desempeño y capacitación afiliados	10	1	2	20	NO	NO	NO		El procedimiento de evaluación de desempeño y la capacitación de afiliados participes previno sanciones o multas.	El control se mantuvo eficaz, apoyado por el procedimiento de desempeño y la mejora continua con los afiliados.	La prevención de pérdidas económicas y reputacionales confirma la alta efectividad del control sobre las condiciones legales del contrato sindical.
25	GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO	Posibilidad de afiliación para cumplimiento de actividades puntuales sin las capacidades especificas necesarias	Perdida reputacional por prestación de actividades no calificadas	Validacion y Verificacion de competencias deficiente.	FFE	FFE1	FFE11	Quejas / reclamos / Actuaciones jurídicas	10	1	8	80	Procedimiento de ingreso	Lista de chequeo cumplimiento de requisitos	Profesionales de ingreso	Se fortalece el formato de entrenamiento y la lista de cumplimiento de requistos de ingreso y se lleva control en la Matriz de cumplimieinto de requisitos	7	1	5	35	NO	NO	NO		La lista de chequeo, los formatos de entrenamiento, el seguimiento y el cumplimiento de requisitos aseguraron la afiliación de afiliados con las capacidades necesarias.	Los controles de ingreso demostraron ser efectivos para mantener la calidad de los perfiles y prevenir la afectación reputacional.	La robustez del procedimiento de ingreso y sus herramientas de verificación fue altamente eficaz en la mitigación del riesgo.
26	GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO	posibilidad de escases de talento humano con competencias específicas que se requieran en determinado proyecto	Perdida económica la no poder cumplir contratos al no tener los perfiles requeridos en la base de afilaidos	Ausencia de una Planificación de suficiencia de TH	FFE	FFE1	FFE15	Quejas / reclamos / Actuaciones jurídicas	10	1	7	70	Fortalecimiento de mecanismos de recoleccion de Hojas de Vida	Plataformas de recoleccion de Hojas de Vida	Profesionales de ingreso	Se fortalecio los mecanismos te recoleccion de hojas de vida para poder tener stock de acuaerdo a los perfiles que se tiene.	7	1	4	28	NO	NO	NO		La intensificación de las campañas de recolección fue exitosa, impactando directamente en la velocidad de respuesta y reduciendo el riesgo de escasez. La calificación general se elevó a MEDIA-ALTA	El banco de Hojas de Vida funciono de manera óptima, mitigando de forma significativa y sostenible el riesgo de escasez de talento específico.	El control alcanzó un nivel de eficacia ALTA y madura, logrando el cumplimiento de todas las metas clave.
27	SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO	Posibilidad de no reportar un evento mortal o grave al Ministerio de Trabajo	Multa y sancion por parte del Ministerio de Trabajo	Falla en el proceso	CT	CT4	CT43	Requerimiento de entes de control	8	1	3	24	Procedimiento de accidentalidad	Capacitación a los coordinadores para que realicen la notificación cuando se presente un evento	Responsable SST	Se cuenta con un procedimiento de reporte de accidente	8	1	1	8	NO	NO	NO		El procedimiento de accidentalidad y la capacitación a coordinadores aseguraron el correcto y oportuno reporte al Ministerio de Trabajo.Los controles fueron satisfactorios ya que no se presento materializacion del riesgo	El control se mantuvo eficaz, previniendo multas y sanciones por el incumplimiento en la notificación de eventos.	La eficacia sostenida confirma que el procedimiento y la capacitación son barreras sólidas contra el incumplimiento legal en el reporte.
28	SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO	Posiblidad de no reporte de los estándares minimos al Ministerio	Sancion por no reporte en las fechas estipuladas por el Ministerio	Falla en el proceso	CT	CT6	CT62	Requerimiento de entes de control	10	1	3	30	Registro en el plan de trabajo	Anticiparse y estar pendiente de las notificaciones enviadas por el Ministerio y la ARL	Responsable SST	Revisar con frecuencia la plataforma de comunicados y publicacion del Ministerio	10	1	1	10	NO	NO	NO		. El registro en el plan de trabajo y la revisión constante de las comunicaciones del Ministerio/ARL previnieron sanciones por reporte inoportuno de estándares.	La anticipación y la vigilancia de las notificaciones mantuvieron la eficacia del control.	La alta efectividad del registro y la revisión constante evitaron sanciones por el incumplimiento en los plazos de reporte estipulados por el Ministerio.
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