ABCDEFGHIJKL
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MODE D'EMPLOI
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Un tableau de suivi, pourquoi ?
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Après discussion avec la Ligue, du fait du caractère itinérant de votre mission, il nous est apparu indispensable de mettre en place un outil administratif de suivi.

Objectif : que vous soyez correctement couverts par l'assurance de la Ligue :
S'il venait à y avoir un souci pendant votre mission, l'assurance qui vous couvre prendrait en charge le nécessaire sous réserve de certaines informations qui nécessitent donc un suivi :
- cela s'est-il passé pendant vos heures de mission ?
- effectuiez-vous une mission qui rentre dans le cadre de votre contrat ?
- où étiez-vous et qui contacter en cas de besoin / absence de nouvelles de votre part ?

En tant qu'asso d'accueil, nous devons assurer ce suivi et vous proposer un outil adapté que voici ! Il constitue une première version et sera, si besoin et/ou si le temps le permet, amélioré et automatisé sur diverses fonctions.
Côté CDLT, ces informations seront également précieuses pour faire le bilan de cette première année d'expérimentation. Ce tableau pourra aussi, si besoin, être un support de discussion pour les points hebdomadaires individuels.
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Quand remplir le tableau ?
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Idéalement, à votre arrivée sur le lieu et pour toute la durée de votre séjour après avoir établi avec votre référent.e les horaires et tâches qui seront les vôtres.
Toutefois, dans la réalité, ça n'est pas toujours possible. Ces paramètres peuvent être amenés à changer en dernière minute ou vous en êtes parfois informés le jour même. S'il n'est pas possible pour vous de le remplir à l'avance, chaque ligne est à remplir au plus tard à la fin de la journée concernée.
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Comment remplir le tableau ?
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Chacun.e dispose d'un onglet dédié navigable de gauche à droite et de haut en bas. Son remplissage ne devrait pas vous prendre plus d'une minute par jour.

1. Le tableau gris pour les étapes
Est considérée comme "étape" une période pendant laquelle vous donnez de votre temps à une même structure dans le cadre de votre service civique.
Pour chaque étape, renseignez les différentes informations demandées dans le cadre gris, à gauche. Si les informations sont amenées à changer (date de fin, référent.e...), vous modifierez la case concernée dès que possible.
Si la structure accueillante ne désigne pas d'elle même une personne référente pendant votre mission, interpellez un.e membre afin qu'il en soit désigné un.e.

2. Le tableau coloré pour le suivi quotidien
Etat : A l'avance ou au jour le jour, indiquez si vous êtes "en mission", "en repos" ou "en congé". Les congés sont à discuter et valider par écrit avec Pauline R au maximum 7 jours avant ladite date. Si vous êtes "en repos" ou "en congé", les autres cases n'ont pas à être remplies.
Missions : Listez simplement les tâches principales réalisées ce jour. Inutile d'aller dans l'ultra détaillé ou de faire des phrases. Si vous êtes sur une période de déplacement entre deux missions, indiquez le comme tel.
Horaires : Indiquez vos heures. Si vous avez travaillé sur plusieurs plages horaires, précisez-les. Si vous avez décidé de façon consciente et éclairée de passer plus de temps sur vos tâches de façon bénévole, n'indiquez pas ces heures dans le tableau. Si vous avez passé plus de temps sur votre mission sans que ce soit prévu ni que vous ayez convenu qu'il s'agissait de bénévolat, indiquez les horaires réels.

Merci de ne pas modifier la mise en page du tableau. Pour toute suggestion d'amélioration / modification de ce document ou pour toute question / besoin de clarification, écrivez à Pauline R :)