Repenser la DCNCP - Livrables
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RÉSULTATS DU PROJET - Quels sont les principaux livrables ou étapes réalisés jusqu'à présent?
3À lancer
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Définir une vision et une compréhension communeAvancement ÉchéancierResponsable EnjeuxSuivis
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Répondre aux 6 questions-clés qui favorisent l’alignement du projet (quoi, pourquoi, pourquoi maintenant, bénéfices anticipés, comment, freins) 127/08/2018Claire, Rose-MarieTronc commun pour toutes les communications internesValidé par Maureen et Lise la semaine du 20/08/2018
À partager avec Lidia et Jean-François
Claire va modifier le document la semaine du 15/10
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Disponibilité et utilisation des ressources de la DCNCP en regard de la capacité de livrer les mandats actualisésAvancement ÉchéancierResponsable EnjeuxSuivis
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Faire l’état des effectifs qui composent la DCNCP 207/09/2018ClaireÀ réviser par Claire la semaine du 15/10
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Faire l’état des clientèles particulières, de la fréquentation en lien avec les ressources disponibles209/08/2018Claire, Lidia, Jean-François, Rose-MarieClaire va rajouter dans le tableau indicateur de fréquentation les ressources disponibles (semaine du 22/10)
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Faire l’état actuel des mandats, des objectifs actualisés de la CN et de la CP et des impacts sur les autres directions207/09/2018Claire, Lidia, Jean-François, Rose-MarieRM va rajouter une colonne dans le tableau (semaine du 15/10)
À réviser par Lidia et Jean-François
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Identifier les tâches et responsabilités actuelles 302/11/2018Claire, Lidia, Jean-François, Rose-Marie, Marie-Dominique1er tour de roue par Claire
RM organise une rencontre préparation avec Claire et MD
Rencontre de travail pour compléter les outils avec JF, Lidia, Cl, MD et RM
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Identifier les tâches et responsabilités requises pour répondre aux mandats actualisés de façon optimale3Claire, Lidia, Jean-François, Rose-Marie, Marie-DominiqueImpliquer Marie-Dominique Bélisle
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Utiliser de façon optimale les forces et les compétences de l’ensemble des professionnels sans égard à leur statut temps plein ou temps partiel.3Claire, Marie-DominiqueÉtablir un meilleur équilibre dans la répartition des dossiers/projets entre les bibliothécaires permanents à temps partiel et à temps complet en permettant aux temps partiel de travailler sur les projets ou dossiers spéciaux.
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Revoir l’organisation du travail des 2 coordonnateurs 3Claire, Lidia, Jean-François, Rose-MarieÉvaluer la possibilité de revoir la gestion des salles de la CN et sur Holt sous un seul coordo (Lidia?) ; évaluer la VA de centraliser les projets numériques sous un même coordo (JFP?)
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Déterminer les écarts entre la situation actuelle et la situation souhaitée en regard des effectifs et de l’offre de service aux publics à mettre en place.3
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Revoir les heures d'ouverture de la salle de consultation de RLPPAvancement ÉchéancierResponsable EnjeuxSuivis
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Considérant le nombre de visiteurs quotidiens, revoir les heures d’ouverture de la salle de lecture de RLPP3Claire, Rose-Marie, Lidia, Jean-François, DCPEUne révision des heures d’ouverture pourrait possiblement permettre une réaffectation des tâches qui aideraient à répondre aux mandats actualisés.
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Faire un bref sondage auprès des usagers quant aux heures d’ouverture attendues.3Claire, Rose-Marie, Lidia, Jean-François, DCPE
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Identifier le temps récupéré par le personnel de la salle de lecture et les tâches qui pourraient leur être confiées advenant le changement d’heures d’ouverture.3Claire, Rose-Marie, Lidia, Jean-François, DCPE
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Tenir compte d’enjeu de relations publiques advenant un changement aux heures d’ouverture3Claire, Rose-Marie, Lidia, Jean-François, DCPE
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Les liens entre les directions de la DGBNAvancement ÉchéancierResponsable EnjeuxSuivis
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Déterminer si un processus lean pourrait être pertinent pour assurer la cohérence et l’efficacité des interrelations entre les directions de la DGBN et identifier un employé qui a une ceinture verte, en appui à la démarche3Maureen, LiseLes processus qui pourraient faire l’objet d’analyse :
- Le traitement des dons : revoir les normes au besoin
- Le processus de numérisation de l’exemplaire de diffusion : la chaîne complète.
- Les demandes de reproduction
- Autres à déterminer
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Identifier le ou les processus qui représentent actuellement un frein à la fluidité des actions au sein de la DGBN et qui pourraient faire l’objet d’un Lean3Maureen, Claire, Mireille, Lisa, Danielle
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La gestion du changementAvancement ÉchéancierResponsable EnjeuxSuivis
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Présenter la démarche aux syndicats2Claire et Hugues ThibautInformer les syndicats de la démarche et objectifs avant d'informer les employésLa communication est validée par Hugues, Lise Morin.
Relecture par Maureen (envoyé par courriel le 18/12)
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Élaborer un plan de gestion du changement, doté d’un plan de communications2Claire et Rose-MarieRM prépare un plan de communications la semaine du 15/10
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Déterminer quand informer les employés, de quelle façon et de quoi 2Claire, Rose-Marie, Lidia, Jean-FrançoisÀ faire au retour des vacances de Claire
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Accueil de groupeAvancement ÉchéancierResponsable EnjeuxSuivis
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Évaluer la valeur ajoutée de développer ou bonifier l’accueil de groupe à la CP (Holt)22020-2021Claire
Mathieu T-D
Rose-Marie
Idées, recommandations proposées :
- Développer des webinaires (programme du ministère)
- Développer un plan de formation pour les enseignants afin de leur permettre une meilleure utilisation du matériel de BAnQ dans le cadre de la préparation de leurs cours.
Projet présenté au PDG et au Conseil de direction en septembre 2018
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Formation continue des bibliothécairesAvancement ÉchéancierResponsable EnjeuxSuivis
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Développer un plan de formation continue pour les bibliothécaires de façon à améliorer leur polyvalence et leurs compétences.3Claire, Rose-Marie, Lidia, Jean-François, M. Lefebvre
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Préparer un plan de transfert de connaissances et de compétences3Claire, Rose-Marie, Lidia, Jean-François, M. Lefebvre
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