(C) Hallazgo Administrativo

(C) Descripción Hallazgo

(C) Acción Correctiva

(C) Responsable

(C) Descripción Metas

(C) Unidad Medida Metas

(J) Cuantificación Meta

(F) Fecha Iniciación

(F) Fecha Terminación

(D) Plazo En Semanas

(C) Avance De Ejecución

(J) Porcentaje Avance

Hallazgo Administrativo

Al realizar el análisis del formato 201713 f01 agr anexo 6 punto 18 bienes y servicios pagados por anticipos y diferidos se estableció que la empresa cancelo en el periodo de 2017 por concepto de seguros $ 29203471 el consumo real a 31 de diciembre de 2017 fue de $20376511 generándose una diferencia de 8826960 afectando el saldo en balance general y el estado de resultado debido que se enviaron gastos que no corresponden al estado de resultados

La contratación de las polizas que amparan el riesgo de manejo de equipo telecomunicacion y radiocomunicacion amparo de vida de funcionarios asi como el SOAT de vehiculos de la empresa se realizara aplicando la anualidad Los Estudios previos estan a cargo de la Subgerencia Administrativa y el proceso de contratación a cargo de la Oficina Jurídica

Subgerencia Administrativa y Financiera y Oficina Juridica

Realizar la causacion contable como ordena las normas contables

Hacer el contrato de las polizas durante la vigencia fiscal

Hallazgo Administrativo

En el formato 201713 f01 agr anexo 6 punto 20 cuentas por pagar revisado la información se encontró inconsistencia en el valor presentando una diferencia de 9674503 respecto a la cifra registrada en el balance general Además encontramos que el doc Formato 201713 f01 agr notas estados financieros año fiscal 2017 no explica el origen de las cuentas por pagar generando incertidumbre

Hacer el ajuste contable en el rubro de Cuentas po Pagar vigencia 2019

Subgerencia Administrativa y Financiera y Oficina Juridica

Depurar la cuenta vigencia 2019

Realizar 1 Nota Contable Estados Financieros 2019

Hallazgo Administrativo

No se encontraron documentos que den certeza de la información establecida en el balance general El Formato 201713 f01 agr notas estados financieros año fiscal 2017 no explica el detalle de la cuenta

Hacer una nota contable en la Cuenta Pasivos Impuesto de Renta cancelando la totalidad de la provisión hecha en el año 2014 del impuesto a 31 de diciembre de 2019

Subgerencia Administrativa y Financiera y Oficina Juridica

Depurar la Cuenta Pasivos Impuesto de Renta vigencia 2019

Realizar 1 Nota Contable Estados Financieros 2019

Hallazgo Administrativo

La entidad no está cumpliendo con su objeto principal el valor promedio sin ejecutar que corresponde a los gastos de inversión superan el 75.88% como lo expresa la misma entidad auditada en la respuesta Además en este análisis hemos notado que la empresa invierte en acueductos y plantas $5.401 millones de pesos en honorarios gasta 1080 millones de pesos significa que para realizar una inversión como la indicada se debe pagar por servicios personales el 20 01% del valor invertido como se indica en el cuadro

La empresa presentara mayor numero de proyectos para aprobacion de Ventanilla Regional y asi lograr una mayor contratación en Agua Potable y Saneamiento Basico

Gerencia General Subgerencia Tecnica Oficina Juridica

Aumentar la ejecución de invervion en Agua Potable y Saneamiento Basico

Llegar a un 45% como minimo de ejecución

Hallazgo Administrativo

La entidad no está cumpliendo con su objeto principal el valor promedio sin ejecutar que corresponde a los gastos de inversión supera el 75 88 como lo expresa la misma entidad auditada en la respuesta Además en este análisis hemos notado que la empresa invierte en acueductos y plantas $5401 millones de pesos en honorarios gasta 1080 millones de pesos significa que para realizar una inversión como la indicada se debe pagar por servicios personales el 20 01% del valor invertido como se indica en el cuadro

Mesas de Dialogo con la Ventanilla Regional para lograr mas oportunidad en la aprobacion de los proyectos

Gerencia General Subgerencia Tecnica Oficina Juridica

Aumentar la ejecución de invervion en Agua Potable y Saneamiento Basico

Realizar 1 mesa de dialogo con Ventanilla Regional para agilizar la aprobación de los proyectos

Hallazgo Administrativo

La entidad no está cumpliendo con su objeto principal el valor promedio sin ejecutar que corresponde a los gastos de inversión supera el 75 88 como lo expresa la misma entidad auditada en la respuesta Además en este análisis hemos notado que la empresa invierte en acueductos y plantas $5401 millones de pesos en honorarios gasta 1080 millones de pesos significa que para realizar una inversión como la indicada se debe pagar por servicios personales el 20 01% del valor invertido como se indica en el cuadro

Mesas de Dialogo con la Ventanilla Regional para lograr mas oportunidad en la aprobacion de los proyectos

Gerencia General Subgerencia Tecnica Oficina Juridica

Aumentar la ejecución de invervion en Agua Potable y Saneamiento Basico

Realizar un diagnostico del estado de los contratos de inversion con incumplimientos

Hallazgo Administrativo

No se han totalizado los gastos e ingresos esta situación no permitió el análisis vertical en ninguno de los dos casos

Para corregir el formato de totalizacion de Ingresos y Gastos para 2019 realizara los ajustes con la empresa contratista del sofware

Subgerencia Administrativa y Financiera

Mejorar la presentacion de los Informes de Ingresos y Gastos

Formato con la totalizacion de Ingresos y Gastos del Presupuesto

Hallazgo Administrativo

Al realizar el análisis del formato 201813 f04 agr anexo 1 polizas constituidas vigentes se establecio que la empresa cancelo en el periodo 2018 por concepto de bienes y servicios pagados por anticipados el momto de $952425 el consumo real a 31 de diciembre de 2018 fue de $11266512 generandose una diferencia de $10314087 como se expica en el cuadro El valor causado no corresponde al valor real con una diferencia de $11266512 afectando el saldo en el estado de situacion financiera y el estado de resultados debido que se enviaron gastos que no corresponden al estado de resultado

La contratación de las polizas que amparan el riesgo de manejo de equipo telecomunicacion y radiocomunicacio amparo de vida de funcionarios asi como el SOAT de vehiculos de la empresa se realizara aplicando la anualidad Elaborar Estudios previos por parte la la Subgerencia Administrativa teniendo en cuenta la anualidad

Subgerencia Administrativa y Financiera y Oficina Juridica

Realizar la causacion contable como ordena las normas contables

Hacer el contrato de las polizas durante la anualidad

Hallazgo Administrativo

En el formato 201813 f11 agr anexo 1 resolucion 193 2018 cuentas X popagr 2018 que expilque las cuentas por pagar diferenciando lo que corresponde a pasivo corriente y no corriente por lo tanto en la aplicación de la prueba de auditoria se genera incertidumbre

Ajuste contable en el rubro de Cuentas por Pagar vigencia 2019 en las partidas pertinentes 2 el acta de liquidación de Innovar documental surtirá el trámite legal pertinente

Subgerencia Administrativa y Financiera proceso Contable

Depurar la cuenta vigencia 2019

Realizar el Ajuste contable

Hallazgo Administrativo

En el formato 201813 f11 agr anexo 1 resolucion 193 2018 cuentas X pogar 2018 se observo que hay una inconsistencia en el valor presentado generando una diferencia de $397779 respecto a las cifras del Estado de Situacion Financier

Ajuste contable Cuentas Por Pagar para depurar dicho saldo en el pasivo

Subgrencia Administrativa y Financeira proceso Contable

Depurar la cuenta vigencia 2019

Realizar el Ajuste contable

Hallazgo Administrativo

No se encontraron documentos que den certeza de la información establecida en el Estado de Situacion Financiera generando incertidumbre poe valor de $751146377

Soportar adecuadamente las operaciones de los Estados Financieros

Subgrencia Administrativa y Financeira proceso Contable

Estados Financieros soportados

Realizar cada operación con los soportes contables de acuerdo a procedimientos contables

Estados Financieros soportados

Hallazgo Administrativo

No se encontro la relacion en el formato 201813 f11 agr anexo 1 resolucion 193 2018 cuentas X pogar 2018 que explique las cuentas por pagar por lo tanto se presenta incertidumbre

Hacer ajuste contable en la Cuenta Pasivos Impuesto de Renta cancelando el saldo que figura en el estado de Situación financiera por concepto de la provisión para impuestos hecha en el año 2014

Subgrencia Administrativa y Financeira proceso Contable

Depurar la cuenta vigencia 2019

Realizar el Ajuste contable

Hallazgo Administrativo

i) La Empresa presupuesto por concepto de Materiales y Suministros el valor de $80.000.000 el cual no se ejecutó por valor de $39.560.141, representa el 49.45% sin ejecutar Adquisición de bienes - Enseres y Equipo de Oficina por este concepto el presupuesto definitivo fur de $49.954.430 que indica un porcentaje sin ejecutar de 77.81% ii) Regalías Acueducto y Plantas - con situación de fondos con un presupuesto definitivo de $2.000.000.000 el cual no se ejecutó por un valor de $2.000.000.000 que indica un porcentaje sin ejecutar de 100% No se especifica el total de gastos como solicita la Contraloría

Mayor gestion en la empresa para lograr ejecutar mayor porcentaje de los recursos

Gerencia General, Subgerencia Administrativa y Financiera

1- Cumplir con las metas del plan de Desarrollo en un mayor porcentaje.

Ejecución del 70%.

Hallazgo Administrativo

i) La Empresa presupuesto por concepto de Materiales y Suministros el valor de $80.000.000 el cual no se ejecutó por valor de $39.560.141 representa el 49.45% sin ejecutar

Ejcución del proyecto de regalías en la vigencia 2019.

Gerencia General, Subgerencia Tecnica.

2- Mayor ejecución en inversión y dar cumplimiento a la misión y la visión del Plan Departamental de Agua Potable y Saneamiento Básico

Ejecución del 100%.

Hallazgo Administrativo

No se especifica el total de gastos como solicita la Contraloría

Para corregir el formato de totalizacion de Ingresos y Gastos para 2019 realizara los ajustes con la empresa contratista del sofware

Subgerencia Administrativa y Financiera

Mejorar la presentacion de los Informes de Ingresos y Gastos

Formato con la totalizacion de Ingresos y Gastos del Presupuesto

Hallazgo Administrativo

En la labor de revisión y cotejo de los procesos procedimientos y documentos que soportan la gestión contractual adelantada por la Entidad durante la vigencia 2018 se establece que a la fecha de la diligencia fiscal los expedientes contractuales se encuentran organizados en carpetas sin embargo no comportan todos los soportes del proceso lo que indica que la entidad no tiene plenamente implementado un procedimiento de archivo para los procesos contractuales que contenga la totalidad de los soportes técnicos y financieros que soporten las diferentes etapas del proceso

Hacer control y monitoreo al cumplimiento de las normas de archivo por parte de la supervisión e interventoría de los contratos y por parte de la Oficina Archivo

Gerencia Subgerencia Administrativa y Financiera- Archivo Subgerencia Tecnica Oficina Asesora de Planeacion y Oficina Asesora Juridica Componenete Aseguramiento y Gestión de Riesgos y Ambiental

1 Dar cumplimiento a las acciones de mejora respecto de las normas de archivo

1 Enviar 1 circular a todos los responsables y personal de apoyo sobre el procedimiento de archivos de gestion 2 Acta de verificacion de archivos entre la Subgerencia Administrativa responsable del proceso de archivo y contratista semestral

1 Acta con firma del responsable de la visita y de los responsables del cumplimiento de la acción de mejora y Circular

Hallazgo Administrativo

Contrato No 224 de 2018. Este contrato no fue reportado en la plataforma de SIA OBSERVA En el SECOP tan solo presenta la etapa de planeación sin soportes la disponibilidad presupuestal documentos que se relacionan a continuación además falta orden de pago por valor de $8 998 000 informe de contratista

Hacer control seguimiento y monitoreo por parte de los responsables de los procesos y Oficina Asesora Juridica contractual a las publicaciones de SIA OBSERVA Y SECOP

Oficina Asesora Jurídica y los responsables de los procesos

1 Dar cumplimiento a las acciones de mejora respecto de las publicaciones oportunas

1 Hacer Informes mensuales del estado de las publicaciones por parte del responsables en las plataformas y comunicar a los responsables los resultados haciendo requerimientos

1 Infome mensual del estado de las publicaciones en las plataformas

Hallazgo Administrativo con presunta incidencia disciplinaria y presunta alcance fiscal en valor de $1680000

El contrato No 243 de 2018 suscrito con la Cruz Roja Colombiana Seccional Cauca cuyo objeto es prestar el servicio para la realización de capacitaciones de la estrategia transferencia programa cultura del agua establecida en la línea de capacitación del plan de gestión social 2018 a diez comunidades de municipios vinculados al PAP-PDA y donde la entidad viene ejecutando proyectos de agua potable y saneamiento con un valor de $16 800 000

Ejercicio de la supervisión de manera adecuada y oportuna

Subgerencia Administrativa y Financiera Gestion Social

1 Mejorar el proceso de supervisión de los contratos a cargo de la Subgerencia Administrativa Gestion Social

1 Hacer informes de supervisión

1 Informe de supervision al terminar el contrato

Hallazgo administrativo con presunta connotación disciplinaria y alcance fiscal por valor de $480000

La Empresa suscribió el contrato de Prestación de Servicios No 154 de 2018 suscrito con la Empresa de Transportes Terrestre Especial Nacional S A S Observaciones Revisadas las ordenes de transportes para el contrato 154 por valor de $14 400 000 valor que fue ejecutado en su totalidad y presentando los soportes correspondientes a este valor pero hace una adición por valor de $1 600 000 por 10 días pero revisadas las del otro sí corresponden a lo siguiente 13- 15 diciembre de 2018 Municipio de Piamonte 18 de diciembre de 2018 Municipio de Popayán (Rendición de cuentas) 19 de diciembre de 2018 Municipio de Sotará sensibilización frente a micro medición veredas de Pueblo viejo y San Isidro Como se puede observar tan solo se justifican 7 días faltando 3 días que corresponden al valor $480 000

Ejercicio de la supervisión de manera adecuada y oportuna

Subgerencia Administrativa y Financiera Gestion Social

1 Mejorar el proceso de supervisión de los contratos a cargo de la Subgerencia Administrativa Gestion Social

1 Hacer informes de supervisión

1 Informe de supervision al terminar el contrato

Hallazgo Administrativo

La Empresa suscribió el contrato de Prestación de Servicios No 164 de 2018 suscrito con el señor Helman Danilo Molano Dorado cuyo objeto es la Prestación los servicios profesionales como ingeniero civil especialista apoyando la gestión de la subgerencia técnica formulación revisión y/o ajustes de proyectos y la supervisión realizada por la misma área a los distintos convenios y contratos en los municipios del departamento del Cauca por valor de $12 793 000 en el reporte del SIA OBSERVA no presenta los Documentos soportes de los pagos Cuenta de cobro informe contratista informe supervisor de los periodos comprendidos entre el 20 de octubre al 31 de diciembre de 2018

Control seguimiento y monitoreo por parte de los responsables de los procesos jurídico contractual a las publicaciones de SIA OBSERVA Y SECOP

Oficina Asesora Jurídica

1 Dar cumplimiento a las acciones de mejora respecto de laspublicaciones oportunas en las plataformas SIA OBSERVA Y SECOP

1 Hacer Informes mensuales del estado de las publicaciones por parte del responsable En las plataformas

1 Infome mensual

Hallazgo Administrativo

La Empresa suscribió el contrato de Prestación de Servicios No 232 de 2018 con JK Impresores Popayán S A S cuyo objeto es Prestar los servicios de apoyo logístico a todo costo de la rendición de cuentas correspondiente a la vigencia 2018 de acuerdo a las especificaciones técnicas dadas por la entidad por valor $11 428 000 entre los elementos que se adquirieron se encuentra lo siguiente Cantidad Detalle V/r U V/r Total 250 Memorias USB tipo tarjeta de crédito de 8 GB (incluye diseño) 20 000 5 000 000 250 Tarjetas de invitación 16 5X11 en opalina (Incluye diseño) 800 200 000 250 Agenda pasta dura a todo color con un inserto en propalcote de 150 gr 4x4 200n páginas cuadriculadas de 22 cm de largo X 17 de ancho 9 500 2 375 000 Total 7 575 000

Realizar los estudios y análisis necesarios para determinar las necesidades a contratar teniendo en cuenta las normas de austeridad en el Gasto Público y la Guia de rendicion de cuentas

Subgerencia Administrativa y Financiera Gestion Social

1 Dar cumplimiento a las acciones de mejora respecto de las normas de austeridad en el Gasto Publico

1 Estudios de necesidades a contratar atendiendo las normas de austeridad en el Gasto Publico

1 Estudios cumpliendo las normas de austeridad en el gasto publico

Hallazgo Administrativo además hallazgo con presunta connotación disciplinaria

Según informe técnico del Ingeniero Ambiental LUIS ALBERTO BURBANO LUNA adscrito a la Contraloría General del Cauca respecto al Expediente Contractual No 145 de 2018 suscrito con Avantika Colombia S A S y cuyo objeto es la suministrar para los municipios incluidos en el plan de aseguramiento de calidad de agua del departamento del cauca PACA Fase I equipos de laboratorio básico para el control de la calidad de agua suministrada por los prestadores del servicio de acueducto de conformidad con las especificaciones señaladas por la entidad por valor de $597 062 466 observo que Dentro del proceso de revisión contractual se pudo identificar que se presentan falencias de planeación

Realizar los estudios y análisis necesarios para determinar las necesidades a contratar

Gerencia Subgerencia Tecnica Gestion Ambiental

1 Mejorar el proceso de planeacion de la entidad

1 Estudios previos teniendo en cuenta todos los aspectos y realizando visitas

1 Actas de visita previas a la contratacion en caso de necesidad

Hallazgo Administrativo además hallazgo con presunta connotación disciplinaria

Según informe técnico del Ingeniero Ambiental LUIS ALBERTO BURBANO LUNA adscrito a la Contraloría General del Cauca respecto al Expediente Contractual No 145 de 2018 suscrito con Avantika Colombia S A S y cuyo objeto es la suministrar para los municipios incluidos en el plan de aseguramiento de calidad de agua del departamento del cauca PACA Fase I equipos de laboratorio básico para el control de la calidad de agua suministrada por los prestadores del servicio de acueducto de conformidad con las especificaciones señaladas por la entidad por valor de $597 062 466 observo que

Hacer seguimientos a las inversiones

Gerencia Subgerencia Tecnica Gestion Ambiental

2 Mejorar la gestion de la empresa

2 Visitas tecnicas para verificar resultados e impactos de la inversion

2 Actas de visitas tecnicas

Hallazgo Administrativo

Emcaservicios suscribió el contrato de suministro 240 18 con la Ferretería Forero S A cuyo objeto contractual es Suministrar elementos para la atención de emergencias presentadas en los sistemas de acueducto en los municipios vinculados al PAP PDA Cauca de conformidad con las especificaciones técnicas establecidas por la entidad por valor de $200 000 000 revisados los documentos que soportan el contrato se evidenció que en el estudio no especifica que municipios presentaron emergencias y cuáles eran los requerimientos de cada una de estas entidades más sin embargo en la ficha técnica presentada en el SECOP menciona que estos elementos se deben presentar en el Municipio de La Vega Cauca pero no se evidencio el recibí por parte del Municipio de La Vega

Ejercicio de la supervisión de manera adecuada y oportuna

Gerencia Subgerencia Tecnica Gestion Ambiental y Gestion del Riesgo

1 Mejorar el proceso de supervisión de los contratos a cargo de la Subgerencia Tecnica

1 Hacer informes de supervisión en casos que lo amerite

1 Informe al terminar el contrato

Hallazgo Administrativo además hallazgo con presunta connotación disciplinaria

En el expediente del contrato de obra pública 122 de 2018 no se evidencia las propuestas presentadas en la etapa del proceso precontractual. De acuerdo a lo verificado en el expediente no se han realizado actas parciales de obra e informes de avance de obra no hay informes mensuales de avance por parte de la interventoría no hay registro fotográfico por lo tanto la interventoría está incumpliendo con sus obligaciones Se evidencia la falta de supervisión por parte de la entidad al contrato de interventoría y al contrato de obra No se evidencia justificación técnica para realizar los ajustes y/o rediseños descritos en las actas de reunión correspondiente a realizar la rehabilitación del sistema de alcantarillado pluvial en su II etapa del Resguardo Indígena de Rio Blanco

Contar con los estudios y diseños que permitan establecer la viabilidad del proyecto y su impacto social económico y ambiental haciendo visitas previas a los sitios donde se ejecutaran las inversiones de comun acuerdo con los alcaldes

Gerencia Subgerencia Tecnica

1 Mejorar el proceso de planeacion y evitar la suspension de los contratos de obra e interventoria

1 Estudios y diseños teniendo en cuenta todas las servidumbres y todos los aspectos necesarios

1 Actas de Visitas Tecnicas previas

Hallazgo administrativo con presunta connotación disciplinaria y alcance fiscal por valor de $2248470

La Empresa Caucana de Servicios Públicos EMCASERVICIOS S A E S P suscribió el Contrato de Obra Pública 099 del 2018 con el Ing Miguel Andrés Valderrama Medina El cual tenía por objeto El contratista se obliga para EMCASERVICIOS S A E S P a realizar obras para la implementación del proceso macro y micromedición para el acueducto de la cabecera municipal de Mercaderes Departamento del Cauca En este contrato se revisó el expediente contractual y los soportes presentados en el proceso de ejecución quedando pendiente la visita técnica debido a que en la fase de ejecución del proceso de auditoría el contrato no se encontraba liquidado. Después de revisar los Análisis de Precios Unitarios APUs se encontró que en tres actividades específicas se presenta un presunto sobrecosto de los materiales suministrados ellos son Se observan falencias en la supervisión del contrato ya que no existen soportes del seguimiento a las actividades consignadas por parte del contratista generando incertidumbre sobre su correcta ejecución y el cumplimiento de las metas propuestas al inicio de la contratación Se encuentra sobrecostos en las actividades de suministro e instalación de llave antifraude suministro e instalación codos de presión 2 PVC suministro e instalación de unión de reparación de 3 Se presentan falencias de supervisión ya que no se realizó seguimiento a la ejecución de las actividades contractuales

Ejercicio de la supervisión de manera adecuada y oportuna

Gerencia Subgerencia Tecnica Gestion Ambiental y Gestion del Riesgo

1 Mejorar el proceso de supervisión de los contratos a cargo de la Subgerencia Tecnica

1 Hacer informes de supervisión en casos que lo amerite

1 Informe al terminar el contrato

Hallazgo Administrativo además hallazgo con presunta connotación disciplinaria

La Empresa Caucana de Servicios Públicos EMCASERVICIOS SA ESP suscribió el Contrato de Obra Pública 110 de 2018 con el Consorcio C&O / Pablo José Orozco Estrada el cual tenía por objeto El contratista se obliga para EMCASERVICIOS SA ESP a realizar la optimización sistema de abastecimiento de agua y sistema de potabilización del corregimiento de Gabriel López municipio de Totoró

Ejercicio de la supervisión de manera adecuada y oportuna

Gerencia Subgerencia Tecnica Gestion Ambiental y Gestion del Riesgo

1 Mejorar el proceso de supervisión de los contratos a cargo de la Subgerencia Tecnica

1 Hacer informes de supervisión en casos que lo amerite

1 Informe al terminar el contrato

Hallazgo Administrativo además hallazgo con presunta connotación disciplinaria

La Empresa Caucana de Servicios Públicos – EMCASERVICIOS S A E S P suscribió el Contrato de Obra Pública 111 del 2018 con el Consorcio Alcantarillado Padilla 2018 / Juan Carlos Valencia Carvajal El cual tenía por objeto “El contratista se obliga para EMCASERVICIOS S A E S P a realizar la construcción del sistema de alcantarillado sanitario sector carretera y optimización de la PTAR del Corregimiento de Yarumales Municipio de Padilla Cauca

Realizar los estudios y análisis necesarios para determinar las necesidades a contratar

Gerencia Subgerencia Tecnica Gestion Ambiental

1 Mejorar el proceso de planeacion de la entidad

1 Estudios previos teniendo en cuenta todos los aspectos y realizando visitas

1 Actas de visita previas a la contratacion en caso de necesidad

Hallazgo Administrativo además hallazgo con presunta connotación disciplinaria

Se verifica que existe un solo contrato de interventoría para dos contratos de obra pública los contratos de obra no inician en simultáneo Fecha Acta de inicio contrato de Interventoría Julio 31 de 2018 Fecha Acta de Inicio contrato de obra No 141 de 2018 octubre 22 de 2018 Fecha Acta de Inicio contrato de obra No 122 de 2018 marzo 27 de 2019 El plazo del contrato de interventoría es de diez (10) meses vence el 31 de julio de 2019 y el contrato de obra No 122 de 2018 en este momento se encuentra suspendido La Contraloría General del Cauca mediante Requerimiento de Información No 279 solicitó a EMCASERVICIOS SA ESP remitir en medio digital la totalidad de los expedientes de los contratos seleccionados en la muestra EMCASERVICIOS SA ESP radica los documentos solicitados el día 5 de agosto de 2019 donde se evidencia que el presente contrato a la fecha del informe se encuentra vencido

Exigir por parte de los supervisores a los interventores los informes técnicos y/o de seguimiento mensual del los contratos

Gerencia Subgerencia Tecnica Gestion Ambiental y Gestion del Riesgo

1 Mejorar el proceso de supervisión e intervenotria de los contratos de obra a cargo de la Subgerencia Tecnica

1 Hacer informes de supervisión e interventoria de los contratos de obra

1 Informes mensaules

Hallazgo Adminstrativo

La Empresa Caucana de Servicios Públicos EMCASERVICIOS S A E S P suscribió el contrato de interventoría 103 de 2018 con la Ing Isabel Cristina Bechara Ramírez el cual tenía por objeto El contratista se obliga para con EMCASERVICIOS a realizar la interventoría técnica administrativa financiera social y ambiental del siguiente contrato de obra Optimización sistema de abastecimiento de agua y sistema de potabilización del corregimiento de Gabriel López municipio de Totoró

Hacer control seguimiento y monitoreo por parte de los responsables de los procesos de planeación institucional y jurídico contractual a las publicaciones de SIA OBSERVA Y SECOP

Oficina Asesora de Planeacion y Oficina Asesora Jurídica

1 Dar cumplimiento a las acciones de mejora respecto de laspublicaciones oportunas

1 Hacer Informes mensuales del estado de las publicaciones por parte del responsable En las plataformas

1 Infome mensual

Hallazgo Adminstrativo

La Empresa Caucana de Servicios Públicos EMCASERVICIOS S A E S P suscribió el contrato de interventoría 106 de 2018 con el Consorcio Ingenieros 2018 / Diego Mauricio Polonia Andrade el cual tenía por objeto El contratista se obliga para con EMCASERVICIOS a realizar la interventoría técnica administrativa financiera social y ambiental del siguiente contrato de obra Construcción del sistema de alcantarillado sanitario sector carretera y optimización de la PTAR del corregimiento de Yarumales municipio de Padilla Cauca

Contar con los estudios y diseños que permitan establecer una planeación ajustada a la realidad

Gerencia y Subgerencia Tecnica

1 Mejorar el proceso de planeacion y evitar la suspension de los contratos de obra e interventoria

1 Estudios y diseños teniendo en cuenta todas las servidumbres y todos los aspectos necesarios

1 Actas de Visitas Tecnicas previas

Hallazgo Adminstrativo

La Empresa Caucana de Servicios Públicos EMCASERVICIOS SA ESP suscribió el contrato de interventoría 116 de 2018 con el Ing Ignacio Zambrano Caicedo el cual tenía por objeto El contratista se obliga para con EMCASERVICIOS a realizar la interventoría técnica administrativa financiera social y ambiental del siguiente contrato de obra Realizar obras para la implementación del proceso de macro y micro medición para el acueducto de la cabecera municipal de Mercaderes departamento del Cauca

Exigir por parte de los supervisores a los interventores los informes técnicos y/o de seguimiento mensual del los contratos

Gerencia Subgerencia Tecnica Gestion Ambiental y Gestion del Riesgo

1 Mejorar el proceso de supervisión e interventoria de los contratos de obra a cargo de la Subgerencia Tecnica

1 Hacer informes de supervisión e interventoria de los contratos de obra

1 Informes mensaules

Hallazgo Adminstrativo

El Oficio Remisorio para el cierre de la cuenta La Entidad no realizó el cierre de la rendición tal como lo indica el artículo 8 parágrafo 7 el oficio remisorio debe ser cargado con el siguiente nombre formato 201813 jpg Anexo Formato 4 La póliza reportada no contempla todo el periodo 2018 Formatos 6 y 7 Falta información de acuerdo al análisis realizado en la auditoria especial sobre ingresos y gastos Anexo Formato 10 La entidad anexa oficio en donde mencionan que en el artículo 13 del Decreto 115 de 1996 contemplan solamente el registro de las cuentas por pagar y por consiguiente en el presupuesto no se registran reservas presupuestales por la naturaleza de la entidad

Realizar revisión antes de la rendición de la cuenta antes que se cierre la plataforma

Gerencia Subgerencia Administrativa y Financiera Oficina Asesora de Planeacion y Oficina Asesora Juridica

1 Mejorar el proceso de rendicion de cuenta

1 Revisión de todos los formatos de rendición en Comité Interistitucional de Gestion y Desempeño

1 Revisón previa a la rendicion de la cuenta

Hallazgo Adminstrativo

Revisados los documentos presentados al equipo auditor y mediante encuesta realizada al equipo ambiental de EMCASERVICIOS se evidenció que la entidad no cumplió con el programa propuesto para la vigencia 2018

Control y seguimiento al programa ambiental

Gerencia Subgerencia Tecnica y Gerencia y Gestion Ambiental

1 Mejorar la ejecución del programa ambiental

1 Comites Tecnicos para verificar ejecución de las obras

1 Comites Tecnicos mensuales

Hallazgo Adminstrativo

La Empresa Caucana de Servicios Públicos EMCASERVICIOS SA ESP se encuentra en implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión con un promedio de 57 3 puntos de 100 razón por la cual se observa con el fin de ser objeto de seguimiento y analizar los avances que tiene la entidad en cuanto a la Política de Transparencia y Acceso a la Información

Realizar mesas de trabajo con los responsables de los procesos

Oficina Asesora de Planeacion respecto del control y seguimiento y responsables de los procesos en su implementacion de las politicas

1 Mejorar el proceso de implementacion de MIPG e implementacion de las politicas

1 Mesas de trabajo con los responsables

1 Mesas de Trabajo

Hallazgo Adminstrativo

revisando el informe presentado por la Oficina de Control Interno de EMCASERVICIOS SA ESP se evidenció que ha habido extemporaneidad en la respuesta a las Peticiones Quejas Reclamos Felicitaciones y Sugerencias presentadas por la comunidad ante EMCASERVICIOS incumpliendo los términos establecidos para tal fin Cabe anotar que los incumplimientos no se han remitido al comité de Control Disciplinario tal como lo indica el numeral IV literal D del Decreto 2641 de 2012

Cumplir los terminos fijados por la ley 1755 de 2015

Gerencia Subgerencia Administrativa y Financiera Subgerencia Tecnica Oficina Asesora de Planeacion Oficina Asesora Juridica Control Interno Aseguramiento Gestion del Riesgo Gestion Ambienta

1 Mejorar el proceso de atencion de los Derechos de Peticion

1 Generar respuesta dentro de los terminos

1 Traslado bimesual a la Oficina Asesora Juridica para iniciar disciplinario los casos de incumplimientos por parte de la Subgerencia Administrativa y Financiera

Hallazgo Administrativo con presunta connotación disciplinaria y alcance fiscal por valor de $63043000

La entidad ocasiono que se interpusieran sanciones económicas por el no pago oportuno de Salarios y Prestaciones Sociales que tenía derecho la señora Aura Paola Andrade Ayala de acuerdo a la Resolución 93 de 2018 expedida por EMCASERVICIOS por medio de la cual se ordena el pago de una Sentencia Judicial De acuerdo al artículo 26 del Decreto 1716 de 2009 el ordenador del gasto al día siguiente del pago total del capital de una condena de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de Conciliación para que en un término no superior a seis (6) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda cuando la misma resulte procedente dentro de los tres (3) meses siguientes a la decisión

Realizar la contratación por productos en los casos que lo amerite

Gerencia Subgerencia Administrativa y Financiera Subgerencia Tecnica Oficina Asesora de Planeacion Oficina Asesora Juridica Control Interno Aseguramiento Gestion del Riesgo Gestion Ambiental

1 Mejorar el proceso de contratación de de servicios profesionales y de apoyo a la gestión

1 Verificar estudios previos para contratación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión

1 Estudios previos de los contratos verificados por el responsable del proceso y por la Oficina Juridica

Hallazgo Administrativo con presunta connotación disciplinaria y alcance fiscal por valor de $63043001

EMCASERVICIOS S.A. E.S.P. recaudó ingresos por $15.728.005.465 de los cuales comprometió en RP $11.298.289.441 que corresponde al 71.84%. Se dejaron de invertir en los diferentes proyectos $4.429.716.024 que representa el 28.16%; lo cual evidencia posibles incumplimientos de acuerdo con su misión y visión de la entidad.

Dar cumplimiento al plan de contingencia presentado a la Direccion Nacional de Planeacion- Coordinacion Regional Pacifico- Regalias

Dar continuidad al proyecto "Optimizacion Acueducto El Bordo-Patia" con recursos apropiados de regalias por $9000.000.000, siendo el mayor valor que representa la no ejecución de recursos de la empresa.

Dar cumplimiento a las 6 acciones de mejora presentada al DNP.

Acciones de Mejora planteadas con el DNP

Hallazgo Administrativo con presunta connotación disciplinaria y alcance fiscal por valor de $63043003

Verificada la información reportada en la Cuenta Fiscal rendida por la EMPRESA CAUCANA DE SERVICIOS PÚBLICOS EMCASERVICIOS S.A. E.S.P., se establece que en el Plan de Auditorias de la vigencia motivo de estudio; no se incluyó Auditoria Interna al Proceso Presupuestal, razón por la cual no se establecen informes de auditorías internas realizadas a dicho proceso. Tampoco se evidencian soportes de diseños de controles establecidos por la Entidad en esta área, con su correspondiente seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno.

Continuar cumpliendo con el Plan Anual de Auditorias Internas con enfoque en riesgos aprobado, en las cuales se evalua de manera integral los procesos.

Mejorar los procesos evaluados

Incluir informes de auditoria al tema presupuestal

Informes de Auditoria

Presentar en la vigencia 2022 el Plan de Gestion Social y Aseguramiento por semestre para equiparar vigencias.