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MATRIZ DE REPORTE Y TRATAMIENTO DE LAS SALIDAS NO CONFORMES
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Código: CAL-MT-09 - Versión: 02 - Fecha: 04/04/2025 - Página 3 de 3
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IDENTIFICACIÓN TRATAMIENTO REVISIÓN DEL TRATAMIENTOVERIFICACIÓN DEL TRATAMIENTO- CIERRE DE LAS ACTIVIDADES- SIG
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PROCESOREPORTADO POR (Indicar cargo)SALIDA REQUISITO AL CUAL SE ESTA INCUMPLIENDODESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA FECHA DE REPORTEIDENTIFICACIÓN CAUSA RAIZ DEL PROBLEMATIPO DE ACCIÓNDESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓNPROCESO INVOLUCRADO EN LA ACCIÓNRESPONSABLE DE LA ACCIÓNRECURSOSFECHA PARA CUMPLIR LA ACCIÓN¿EL TRATAMIENTO FUE EFICAZ?REVISADO
POR		MEDIO QUE SOPORTA LA EVIDENCIAESTADO DE LA ACTIVIDADFECHA DE CIERRERESPONSABLE DEL SEGUIMIENTOOBSERVACIONES
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Prestación del servicioOutsourcing SIGlas salidas y/o registros esperados para los servicios y
productos prestados.		8.7 / 8.2.1Se establece que la organización no cuenta con un método de control eficaz que permita la comunicación asertiva con los clientes, a su vez que no se establece una rigurosidad en el cumplimiento de las salidas y/o registros esperados para los servicios y productos prestados.24/09/20241. No hay control documental en la fase inicial con el encargo
2. No hay orientación previa con el asesor frente a la aceptación de los encargos
3. Desde las coordinaciones se desconocia la necesidad de la aceptación de los encargos por parte de los asesores
Corrección 1.Revisar y/o actualizar la lista de chequeo para los encargos y capacitar a los asesores
2. Definir tiempos y movimiento con puntos criticos de control en el procedimiento
3. Revisión de encargo y subsanar lo requerido		Prestación del servicioCoordinadora de asesoría contable y outsourcingHumanos, Tecnicos y Tecnologicos30/10/2024SíOutsourcing SIG- Lista de chequeoCerrada25/10/2024Coordinadora de asesoría contable y outsourcingRealizar revisiones periodicas a cada uno de los encargos
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Prestación del servicioOutsourcing SIGlas salidas y/o registros esperados para los servicios y
productos prestados.		8.7Se presentan retrasos con algunos encargos, debido a la ausencia de puntos de control en la prestación del servicio con respecto a los auxiliares contables 13/11/20241. No se da seguimiento y cumplimiento a los planes de trabajo definidos.
2. No hay identificado puntos criticos de control con los auxiliares contables
3. Analizar la causa Raíz por cliente		Corrección 1. Contratar un supernumerario
2. Establecer puntos criticos de control
3. Creación de check list mensuales para auxiliares contables y asesores
4. Seguimiento a los planes de trabajo definidos 		Prestación del servicioCoordinadora de asesoría contable y outsourcingHumano, financiero12/12/2024SíOutsourcing SIG- Procedimiento de outsourcing contable
- Plan de trabajo		Cerrada19/6/2025Coordinadora de asesoría contable y outsourcingSe realizan revisión a cada uno de los encargos de manera mensual, permitiendo identificar retrazados en los planes de trabajo y gestión documental del ejercicio
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Prestación del servicioOutsourcing tesoreríaPago errados8.5Pagos realizados desde fuentes de recursos incorrectas debido a un error en la asignación de nombres a las cuentas/fondos en el sistema (confusión entre fondos de Grupo Corbán: Puerto Rico y Unumá), lo que generó que se ejecutaran pagos, incluyendo nómina, desde cuentas sin saldo o no autorizadas para ese fin, a su vez se realizaron pagos a un tercero donde la observación de la herramienta indicaba una devolución de dinero.22/07/20251. El comportamiento de pago con el proveedor presentó variaciones sin previo aviso formal a la firma contable, asumiéndose que la anotación en la herramienta era una comunicación suficiente.Corrección El cliente a través de correo electronico y por una entrega formal en el relacionamiento de los pagos, informe cualquier novedad o cambio de manera explicita, garantizando que cualquier cambio en el comportamiento de pago sea comunicadoPrestación del servicioAsesora Junior (Tesorera)Humano30/12/2025Procedimiento de tesoreriaAbierta4/11/2025
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2.La comunicación entre el cliente y la firma contable se realiza a través de medios informales (ej. WhatsApp), lo que genera ambigüedad y ausencia de trazabilidad en las instrucciones de pago.Información al ClienteDar claridad al inicio del contrato con el cliente que se utilizaran los canales formales para brindar las instrucciones de pago y asegurar trazabilidadGestión ComercialAsesora Junior (Tesorera)Humano30/01/2026Reunión inicial del contratoAbierta15/12/2025Aspectos a tener en cuenta en la gestión de contratación con el cliente
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3. Los pagos programados son enviados por el cliente a la firma contable con tiempos muy ajustados, lo que impide realizar una revisión exhaustiva y oportuna antes de su ejecución.Corrección Son recibidos consolidados de pagos todos los días, antes de las 2:00pm con el fin de asegurar tiempo suficiente para la revisión de pagos antes de su ejecuciónPrestación del servicioAsesora Junior (Tesorera)Humano30/12/2025Procedimiento de tesoreriaAbierta4/11/2025
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4. No se efectuó la legalización de los pagos realizados al proveedor por parte del cliente y su correspondiente solicitud de reembolsoContenciónSe debe establecer la formalización el proceso de legalización y reembolso de los pagos efectuados, estableciendo condiciones generales dentro del procedimiento de outsourcing y puntos criticos de control para su verificaciónPrestación del servicioAsesora Junior (Tesorera) / GerenciaHumano30/12/2025Procedimiento de tesoreriaAbierta4/11/2025
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5. No existe un mecanismo de control cruzado (doble verificación o autorización) previo a la ejecución de pagos, que permita detectar errores en la asignación de cuentas o instrucciones inusuales.Asesora Junior (Tesorera) / Outsourcing SIGHumano30/12/2025Procedimiento de tesoreriaAbierta4/11/2025
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Prestación del servicioAsesoria ContablePago de nomina errada8.5Durante la verificación de la nómina correspondiente a la segunda quincena de julio de la empresa Trituradora Bocas del Guayuriba SAS, se detectó un error en la parametrización de la fórmula para el cálculo del recargo dominical en el archivo base de Excel, el cual fue modificado de 1,75% a 80% en lugar del valor correcto de 1,80%, generando pagos incorrectos a los colaboradores, afectaciones en la causación de nómina y seguridad social, así como costos. adicionales por transferencias, situación que evidenció fallas en el control y revisión previa a la aprobación de la nómina.08/08/20251. No se efectuó una validación integral de las fórmulas dentro de la herramienta de Excel utilizada para el cálculo de la nómina.Corrección Realizar revisión y prueba piloto de todas las fórmulas contenidas en el archivo de nómina para asegurar su correcta parametrización.Prestación del servicioAsesor Junior (Gustavo)Humano28/08/2025SíOutsourcing SIGActa de visita día 28 de agostoCerrada28/8/2025Coordinadora Outsourcing
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2. Se omitió la correcta aplicación del porcentaje de recargo dominical tanto por parte del cliente como de la firma contable, parametrizando el valor en 80% (habitual en otras organizaciones) cuando en esta empresa corresponde aplicar el 180%, lo que generó inconsistencias en la nómina.Corrección Realizar la validación del impacto identificando el número de trabajadores afectados por la omisión en la fórmula, calcular la diferencia entre lo pagado y lo que debió pagarse, y elaborar un informe de corrección que incluya el pago adicional correspondiente, con el fin de subsanar el errorPrestación del servicioAsesor Junior (Gustavo)Humano6/08/2025SíOutsourcing SIGNomina pre y posCerrada6/08/2025Coordinadora Outsourcing
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3. En la fase de revisión de la nómina por parte de la firma, la verificación se centró únicamente en las novedades reportadas omitiendo verificación de formulasCorrección Tener un modelo estandar que permita validar la liquidación de la nómina.Prestación del servicioCoordinadora de asesoría contable y outsourcingHumano30/12/2025Outsourcing SIGModelo de nomina ajustado AbiertaCoordinadora OutsourcingSe requiere realizar modelo por organización
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4. El envío de la información de nómina por parte del cliente se realiza de manera tardía, lo cual limita el tiempo disponible para efectuar una revisión exhaustiva.Información al ClienteEstablecer un calendario de corte para la recepción de novedades de nómina (incapacidades, licencias, horas extras, etc.), reforzando su cumplimiento mediante recordatorios a través de correos, Teams o WhatsApp; implementar controles de seguimiento con registro de entregas oportunas o tardías, y conservar evidencias de los reportes extemporáneos para garantizar trazabilidad y respaldo frente a posibles quejas o reclamos (Comunicación con el cliente)Prestación del servicioAsesor Junior (Gustavo) - Coordinadora de asesoría contable y outsourcingHumano / Tecnologico30/12/2025Outsourcing SIGCalendario de recodatoriosAbierta
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5. No se dispone del tiempo necesario para realizar correcciones en la nómina, debido a la entrega extemporánea de la información por parte del cliente.ContenciónRealizar un comunicado con los clientes donde se exponga los tiempos de entrega maximos de novedades, esto para poder revisar las novedades con un tiempo prudente y por ende reducir los riesgos que puede implicar un mal reporte de nomina.Prestación del servicioAsesor Junior (Gustavo)Humano / Tecnologico30/12/2025Outsourcing SIGAbierta
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