FCI-48 LISTADO MAESTRO DE AC-MEJORAS-OPORTUNIDADES-OTROS

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1			LISTADO MAESTRO DE ACCIONES - MEJORAS - OPORTUNIDADES - OTROS						CODIGO	FCI-48
2									REVISION	0
3									F. EMISION	1/3/2024
4									APROBADO POR	COORD. SGOE
5	Numero de acción relacionada, ver adjuntos	Requerimiento de la Norma ISO 21001 (si aplica)	Tipo	Descripción	Responsables	Fechas de creación	Fecha de Cierre	Status (%)	Responsable del Cierre	Comentarios
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8	1	7.5	No conformidad	Durante la revisión documental en la PUCMM, se observó que la gestión de la información documentada presenta deficiencias en la creación, actualización y control de documentos.	Vicerectoria Académica / Coord. SGOE	20.06.2023	Estimado 20/09/2024	30%	Pendiente
9	2	8.3	No conformidad	Durante la revisión de los procesos de diseño y desarrollo de productos y servicios educativos en la PUCMM, se identificó que la documentación y comunicación de algunos aspectos específicos del apartado 8.2 de la norma ISO 21001 no siempre es exhaustiva, y algunas actividades de revisión y verificación podrían beneficiarse de una mayor formalización. Se recomienda mejorar la documentación y formalización de estos procesos para asegurar una mayor consistencia y calidad en los productos y servicios educativos, aumentando la satisfacción de los estudiantes y otros beneficiarios	Directora Centro de Desarrollo Curricular / Coord. SGOE	20.06.2023	Estimado 20/09/2024	30%	Pendiente
10	3	9.1	No conformidad	Se identificó una falta de sistematización en la recolección y análisis de datos sobre el desempeño educativo y la satisfacción de los beneficiarios.	Director OPEC / Coord. SGOE	20.06.2023	Estimado 20/09/2024	30%	Pendiente
11	4	7.1.5.2	No conformidad	Durante el levantamiento de los procesos en las escuelas se identificó que los equipos de medición utilizados en el laboratorio no poseen un registro de verificación a intervalos especificados ni antes de su utilización.	Directores de las escuelas / Coord. SGOE	20.06.2023	Estimado 20/09/2024	30%	Pendiente
12	5	SGOE 1	Oportunidad de mejora	Actualmente, se ha identificado una variabilidad significativa en la forma en que se gestionan y documentan los procesos académicos dentro de las distintas escuelas de la Facultad de Ingeniería. Esta falta de estandarización puede llevar a inconsistencias en la calidad de los servicios educativos ofrecidos y dificultar el mantenimiento de registros documentales adecuados. Para abordar esta situación, se propone la estandarización de los procesos académicos.	Directores de las escuelas / Coord. SGOE	20.06.2024	Estimado 12/01/2025	70%	Pendiente
13	6		No conformidad				Pendiente	30%	Pendiente
14	7	4.4.1	No conformidad	En contra del acápite 4.4.1 c) no en todos los casos se han determinado y aplicado los criterios y métodos - incluidos el seguimiento, la mediciones e indicadores -, necesarios para asegurarse de la operación eficaz y el control de los procesos. Durante esta auditoría se encontró que, al solicitar información sobre cómo se han determinado criterios y métodos para asegurar la operación eficaz de los procesos de Registro, Decanato de Estudiante, Centro de Desarrollo Profesoral (CDP), Mercadeo o Mantenimiento CSD, esta información no fue aportada.		20.06.2024	Pendiente	30%	Pendiente
15	8	5.1.1 d	No conformidad	En la ejecución de esta auditoría se encontró que no en todos los casos se ha promovido el pensamiento basado en riesgos, en contra del acápite 5.1.1 inciso d) de las normas ISO 9001:2015 e ISO 21001:2018. Al solicitar información sobre los riesgos del SGOE aplicables y su abordaje al auditar las áreas y procesos incluidos en el alcance, sólo en tres áreas se aportó esta información.		20.06.2024	Pendiente	30%	Pendiente
16	9	5.2.2 b	No conformidad	Durante esta auditoría se encontró que en contra del acápite 5.2.2 inciso b, no siempre la política de calidad de la organización educativa es entendida y se aplica dentro de la organización, ya que de 48 personas consultadas sólo 9 aportaron la misma.		20.06.2024	Pendiente	30%	Pendiente
17	10	6.1.2	No conformidad	En contra de lo establecido en el acápite 6.1.2, no en todos los casos las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades son proporcionales a la probabilidad de que ocurran y al impacto potencial en la Conformidad de los productos y servicios ya que, por ejemplo, en el riesgo documentado “Pérdida de trabajos y/o evaluaciones. El docente descuida los documentos propiedad de los estudiantes” evaluado el 21/05/2024, el tratamiento incluye actividades que no garantizan un adecuado abordaje.		20.06.2024	Pendiente	30%	Pendiente
18	11	7.2.1	No conformidad	Contario a lo establecido en el acápite 7.2.1 inciso a), no en todos los casos se ha determinado la competencia necesaria del personal que afecta el desempeño de la organización, por ejemplo, al auditar la descripción del puesto de Coordinador de SGOE FCIDP-14 versión 01 del 20/06/2024, se encontró que no establece requisitos sobre conocimientos o experiencia en SGOE.		20.06.2024			Pendiente
19	12	7.1.2 b	No conformidad	En contra de lo establecido en el acápite 7.2.1 inciso b), no siempre se asegura que el personal es competente, por ejemplo, al solicitar evidencia sobre el cumplimiento de los requisitos de capacidad analítica, planificación, trabajo en equipo, entre otras, para el puesto de Analista de Calidad y Coordinador de Sistema de Gestión, esta información no fue aportada.		20.06.2024
20	13	7.2.1 d	No conformidad	No en todos los casos la organización se asegura de que son tomadas acciones para adquirir competencia actualizada necesaria, y evaluar la eficacia de las acciones tomadas, en contra de lo establecido en el acápite 7.2.1 inciso d). Por ejemplo: − Aunque se cuenta con un plan de capacitación en el área de Gestión Humana para el año 2024, no se evidencian actividades asociadas al SGOE. − Al solicitar la información sobre la inducción de SST para el Asistente de Mantenimiento CSD y Encargado del Departamento de Mantenimiento CSD, según lo establecido en el Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo del 2012 acápite 8.2 de orientación/inducción en seguridad, esta información no fue aportada. − Al solicitar como se evalúa la eficacia de las formaciones del CDP y las de Gestión Humana, esta información no fue aportada.		20.06.2024
21	14	7.2.2 a	No conformidad	Aunque se evidencian iniciativas para mejorar las competencias de los docentes en torno a la identificación y abordaje estrategias para estudiantes con necesidades especiales. En contra de lo establecido en el acápite 7.2.2 inciso a) de la norma ISO 21001:2018, al solicitar información sobre cómo se asegura la organización que todos los educadores y el personal que tienen contacto con los estudiantes con necesidades especiales tengan la formación especializada y apropiada, esta información no fue aportada.		20.06.2024
22	15	7.5.3	No conformidad	En contra lo establecido en el acápite 7.5.3 no siempre está disponible y es idónea para su uso la información documentada, existen ambigüedades en la documentación, por ejemplo la Política de Reclutamiento, Selección, Contratación e Inducción DRHH-PORESECI-001 V1 del 18/10/2022 se referencia al Procedimiento de Reclutamiento, Selección, Contratación e Inducción del Personal Administrativo PROSRSCIPA V1.0, al solicitar la información el documento aportado es el Manual de Procedimientos de Reclutamiento & Selección, actualización 2024.		20.06.2024
23	16	8.1.1	No conformidad	Contrario a lo establecido en el acápite 8.1.1, no en todos los casos la organización se asegura que los procesos subcontratados externamente están controlados. Por ejemplo, al solicitar información sobre cuáles son las condiciones de subcontratación y control del mantenimiento de ascensores y climatización en CSD, esta información no fue aportada.		20.06.2024
24	17	8.1.1 b	No conformidad	En contra de lo establecido en el acápite 8.1 inciso b, se encontró que en la planificación, implementación y control de los procesos no siempre son establecidos criterios para los mismos. Por ejemplo: − No es claro cómo debe ser utilizada la Matriz de Riesgos FCI-16 Revisión 00 del 21/05/2024 en las actividades del procedimiento de Gestión de Riesgo FCI-44 Revisión 00 15/2/2024. − En el Procedimiento de Planificación Académica CNE-01 Ver. 00 del 29/06/2023 no es claro cómo se reciben las solicitudes para apertura de clases. Aunque los auditados plantean que en la práctica se hace vía correo electrónico o vía Formulario de Solicitud de Oferta Académica ECNE-06 Rev. 00 de 15/09/2023. − En el Reglamento de Pasantías FCI-03 Rev. 0 del 05/01/2021 no está incluida la rúbrica como control de validación, aceptación y aprobación, aunque se ejecuta en la práctica. − De acuerdo con lo establecido en el Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo 522-06 de Diciembre 2023 de CSTI, en el análisis de riesgos en oficinas establece contar con un “Programa de entrenamiento ergonomía en la oficina”, al solicitar esta información a misma no fue aportada. − El Plan de Estudios de la Carrera de Ingeniería Mecatrónica, Julio 2015, en el acápite 9.2 establece la evaluación por parte del director al docente, al solicitar esta información, la misma no fue aportada. − En el Procedimiento de Compras – COM-00 V.00 del 25/06/2024, no es claro cómo proceder cuando un proveedor tiene una calificación como aceptable o no satisfactorio. − No es claro cómo se realizan las compras bajo condiciones controladas que permitan planificar y asegurar los suministros o servicios necesarios para los servicios educativos ya que, por ejemplo, se encontró que el 22/02/2024 se realizó la solicitud de compra 4828 de materiales de laboratorio para el laboratorio ciencias naturales y exactas, fue aprobada 4/4/2024, el pedido fue generado el 21/06/2024 y aprobado el 26/06/2024, fecha en la cual se envió al suplidor.		20.06.2024
25	18	8.3	No conformidad	En contra de lo establecido en el acápite 8.3 de ISO 21001:2028, al solicitar información sobre cómo son incorporados los requisitos de los estudiantes, otros beneficiarios y otras partes interesadas, tanto en las entradas como en el control de procesos y diseño esperado, esta información no fue aportada.		20.06.2024
26	19	9.1.1	No conformidad	Durante esta auditoría se encontró que no en todos los casos se conserva información documentada apropiada como evidencia del seguimiento, medición, análisis, evaluación y sus resultados, en contra de lo establecido en el acápite 9.1.1. Por ejemplo, al solicitar información sobre el análisis de los resultados académicos para MAT140 – Calculo para Economía y Negocios I – una materia de las escuelas de Negocios, Administración y Marketing donde la tasa de retiro para el ciclo 1850 fue del 52%, los auditados expresan que como resultado del análisis inclusive se actualizó el pensum de estas carreras para dar bases, esta información no fue aportada.		20.06.2024
27	20	9.1.3 y 9.1.5	No conformidad	Durante la ejecución de esta auditoría se encontró que no siempre son analizados y evaluados los datos e información apropiados que surgen del seguimiento y medición, incluida la necesidad de mejoras, en contra de lo establecido en los acápites 9.1.5 de ISO 21001:2018 y 9.1.3 de ISO 9001:2015. Por ejemplo, al solicitar información sobre cómo se analizaron y evaluaron los datos e información, incluidas las acciones realizadas, con las evaluaciones de estudiantes para docentes con promedio 4.2 en el corte 1840 de la Escuela de Ciencias Naturales y Exactas CSD, esta información no fue suministrada.		20.06.2024
28	21	9.1.2.2	No conformidad	En contra de lo establecido en el acápite 9.1.2.2 de la norma ISO 21001:2018, aunque se tienen actividades definidas para recibir reclamaciones, denuncias, sugerencias, felicitaciones, entre otras, y se cuenta con el borrador del procedimiento de Gestión de Quejas, Reclamaciones, Denuncias y Sugerencias CIU-00, al momento de esta auditoría no se cuenta con un método formalmente establecido para el tratamiento de quejas y apelacione e informar a las partes interesadas.		20.06.2024
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