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1 | Podem seguir exemplos da DGI publicados no site do Escritório de Processos: | https://dgi.ufv.br/riscos-desempenho/ | |||||||||||||||||||||||||
2 | Neste vídeo! - Orientações para preenchimento! | ||||||||||||||||||||||||||
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4 | COLETA DE DADOS - RISCOS INERENTES E INDICADORES DA GESTÃO DE RISCOS | ANÁLISE E AVALIAÇÃO DOS RISCOS: RISCOS INERENTES | |||||||||||||||||||||||||
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6 | Processo: | DAC004 – Extensão: Seleção de Instrumentistas da Casa UFV de Musica | Objetivo Estratégico | PDI09: Aprimorar a política de extensão e cultura. | |||||||||||||||||||||||
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9 | Código do Risco: | Fatores de Risco: (Descreva as dificuldades ou fatores que caso ocorram causarão impactos ao processo ou a UFV): | Fator de Risco relacionado a(o) Processo / Pessoas / Tecnologia: | Fraqueza (Interna) ou Ameaça (Externa): | Possíveis Soluções (Ações propostas): | Indicadores (Como calcular?) | Situação Atual / Linha de Base (De onde partimos?) | Situação Futura / Após implantar a solução (Onde queremos chegar?) | Evento de Risco: (qual é o evento que caso aconteça trará impactos?) (ator responsável + verbo de ação + complemento) Ex.: "Coordenador instruir de forma incorreta" | Causa/Fonte: | Efeitos / Consequências / Impacto: | Tipologia do Risco: | ANÁLISE: | AVALIAÇÃO: | |||||||||||||
10 | Probabilidade de Ocorrência: | P | Impacto (Consequência): | I | Risco Inerente (P * I): | Nível de Risco: | Resposta ao Risco: | ||||||||||||||||||||
11 | 1 | Atrasos na elaboração da minuta | Processo | Fraqueza (Interna) | Casa UFV de Música poderia estabelecer prazos claros e criar um checklist / tutorial para delimitar e orientar quanto a uma minuta padronizada. | Progresso no desenvolvimento da minuta em comparação com o cronograma estabelecido. | Ex:15 dias | Ex:10 dias | Casa UFV de Música atrasar a elaboração da minuta do edital; | Falta de planejamento adequado, falta de recursos ou capacidade limitada da equipe responsável pela elaboração. | Gera atraso e/ou retrabalho no processo. | Operacional | Baixa | 2 | Moderado | 3 | 6 | Risco Moderado | Compartilhar ou Transferir | ||||||||
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13 | 2 | .. | Casa UFV de Música elaborar minuta do edital com erros; | Desatenção da equipe ao elaborar ou encaminhar o documento, talvez erro no controle de versões do documento (uma vez que já existe check-list e já existe avaliação da chefia). | Gera atraso e/ou retrabalho no processo. A minuta pode voltar ao início para ser refeita, corrigida ou para que sejam adicionados novos termos. Isso pode causar atrasos em todo o processo de seleção. | Operacional | Baixa | 2 | Moderado | 3 | 6 | Risco Moderado | Compartilhar ou Transferir | ||||||||||||||
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15 | 3 | ... | Instâncias Superiores não identificarem problemas na minuta. | Desatenção na análise da minuta por parte da PEC. Ou falta check-list que possa auxiliar a análise da PEC. | Gera atraso e/ou retrabalho no processo. A minuta pode voltar ao início para ser refeita, corrigida ou para que sejam adicionados novos termos. Isso pode causar atrasos em todo o processo de seleção. | Operacional | Baixa | 2 | Moderado | 3 | 6 | Risco Moderado | Compartilhar ou Transferir | ||||||||||||||
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17 | 4 | Aprovação demorada da minuta | Processo | Fraqueza (Interna) | Casa UFV de Música manter uma comunicação constante e eficiente com a Pró-Reitoria de Extensão e Cultura e antecipar a submissão para análise. | Tempo decorrido desde a submissão da minuta até a aprovação pela Pró-Reitoria de Extensão e Cultura. | ... | ... | Pró-Reitoria atrasar na sugestão de correções da minuta e posterior aprovação. | Acúmulo de tarefas de maior urgência para deliberação na Pró-Reitoria, processos burocráticos demorados, falta de comunicação entre Casa UFV de Música e Pró-Reitoria. | Atrasos podem impactar o cronograma e a programação das apresentações da Casa UFV de Música. | Operacional | Baixa | 2 | Moderado | 3 | 6 | Risco Moderado | Compartilhar ou Transferir | ||||||||
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19 | 5 | Problemas na publicação do edital | Processo | Fraqueza (Interna) | Garantir uma coordenação eficaz entre a Casa UFV de Música e a Pró-Reitoria de Extensão e Cultura para garantir a publicação no prazo estabelecido, além de garantir a visibilidade do Edital. | Status da publicação do edital em comparação com a data planejada. | ... | ... | Pró-Reitoria ter dificuldades técnicas ou atrasos na publicação do edital; | Provedores de internet, energia ou DTI não fornecer condições técnicas para a publicação do edital ou dos resultados. Faltar energia, internet ou indisponibilidade da plataforma web da UFV. | Não publicar o edital no prazo correto. Afetar a visibilidade do edital e poder reduzir o número de propostas recebidas, criando situações de prorrogações do prazo do edital. | Operacional | Baixa | 2 | Moderado | 3 | 6 | Risco Moderado | Compartilhar ou Transferir | ||||||||
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21 | 5 | Baixa inscrição de instrumentistas | Pessoas | Ameaça (Externa) | Implementar prazos e estratégias de divulgação eficazes NA COMUNIDADE EM GERAL para atrair instrumentistas e garantir uma ampla participação. | Número de propostas recebidas em relação à meta estabelecida. | ... | ... | Casa UFV de Música receber um número insuficiente de inscrições. | Falta de divulgação eficaz, falta de incentivos para participação, desconhecimento sobre a existência do edital. | Menor variedade e qualidade dos inscritos. | Operacional | Média | 3 | Moderado | 3 | 9 | Risco Alto | Reduzir | ||||||||
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23 | 6 | Problemas na divulgação dos resultados. Casa UFV de Música ter dificuldade na divulgação dos resultados, como atrasos ou informações imprecisas. | Processo | Fraqueza (Interna) | Garantir uma comunicação clara e oportuna dos resultados | Tempo decorrido desde a seleção das propostas até a divulgação dos resultados | ... | ... | Casa UFV de Música divulgar resultados com informações imprecisas ou incompletas. | Falta de comunicação interna eficiente, problemas técnicos na divulgação, falta de um plano de comunicação claro. | Pode causar frustração entre os inscritos. | Operacional | Baixa | 2 | Moderado | 3 | 6 | Risco Moderado | Compartilhar ou Transferir | ||||||||
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25 | 8 | Desistência dos instrumentistas inscritos. | Pessoas | Ameaça (Externa) | Estabelecer cláusulas claras, incentivos para comprometimento e um processo eficaz de substituição de instrumentistas. Lista de espera. | Taxa de desistência de instrumentistas após a seleção, comparada à média histórica. | Instrumentista desistir após a inscrição | Mudança de planos, conflitos de agenda ou outros compromissos imprevistos. | Pode criar lacunas na composição da Orquestra ou fazer com o que processo retorne à fase de avaliação ou convocação da lista de espera (quando houver) ou atrasos no início dos ensaios. | Operacional | Média | 3 | Grande | 4 | 4 | Risco Moderado | Compartilhar ou Transferir | ||||||||||
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30 | Art. 14. (Resolução nº 07/2021/Consu). A UFV adota as seguintes Tipologias dos Riscos: | ||||||||||||||||||||||||||
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32 | I - Imagem ou reputação do órgão: eventos que podem comprometer a confiança da sociedade em relação à capacidade da UFV em cumprir sua missão institucional, interferindo diretamente na imagem do órgão; | ||||||||||||||||||||||||||
33 | II - Financeiros ou orçamentários: eventos que podem comprometer a capacidade da UFV de contar com os recursos orçamentários e financeiros necessários à realização de suas atividades, ou eventos que possam comprometer a própria execução orçamentária e financeira; | ||||||||||||||||||||||||||
34 | III - Legais: eventos derivados de alterações legislativas ou normativas que podem comprometer as atividades da UFV; e | ||||||||||||||||||||||||||
35 | IV - Operacionais: eventos que podem comprometer as atividades da unidade, normalmente associados a falhas, deficiência ou inadequação de processos internos, pessoas, infraestrutura e sistemas, afetando o esforço da gestão quanto à eficácia e eficiência dos processos organizacionais. | ||||||||||||||||||||||||||
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37 | Três pilares de uma organização (tente identificar fatores de risco em cada pilar): | ||||||||||||||||||||||||||
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39 | (i) Pessoas: São os responsáveis por pensar, planejar e executar todas as atividades da organização. | ||||||||||||||||||||||||||
40 | (ii) Tecnologia: Infraestrutura de rede local, servidores, estações de trabalho, telefonia, equiapamentos, softewares, bancos de dados, ... | ||||||||||||||||||||||||||
41 | (iii) Processos: Qualquer agrupamento de atividades de uma organização que tem por objetivo desenvolver e entregar produtos ou serviços ao cliente (usuário final) interno ou externo. | ||||||||||||||||||||||||||
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43 | - Atividade: é sempre executada por um agente (usuário ou sistema). Atividade sempre consume algum tipo de recurso (ex.: tempo). Toda atividade deve ter um prazo de entrega. | ||||||||||||||||||||||||||
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45 | Obs.: Se a solução de um problema for alterar o processo, então o fator de risco será relacionado ao processo. Se a solução envolver capacitação de usuários, será relacionado a pessoas. Se envolver aquisições de TI etc., será tecnologia. | ||||||||||||||||||||||||||
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47 | Fraquezas ou Ameaças: | ||||||||||||||||||||||||||
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49 | (i) Fraquezas: - Os processos são confiáveis? - Quais são as falhas que impactam os processos ou a organização? - Há problemas no produto ou serviço que impactam negativamente a organização? | ||||||||||||||||||||||||||
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51 | (ii) Ameaças: - O que pode vir a influenciar negativamente o processo ou a organização? - Há alguma questão pontual, sazonal ou de legislação que não favoreça o processo ou a organização? - Há outras organizações ou ações políticas que possam prejudicar o processo ou a organização? | ||||||||||||||||||||||||||
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54 | Exemplo de Indicadores que Afetam um processso: | ||||||||||||||||||||||||||
55 | - Tempo Total de Tramitação do Processo? | ||||||||||||||||||||||||||
56 | - Quantidade de Entregas por período de tempo (ano ....)? | ||||||||||||||||||||||||||
57 | - Nível de Segurança Jurídica (qualitativo)? | ||||||||||||||||||||||||||
58 | - Valor Arrecado por período de tempo (ano, ...)? | ||||||||||||||||||||||||||
59 | ? | ||||||||||||||||||||||||||
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