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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - T.R.D
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ENTIDAD PRODUCTORA:E.S.E Hospital Universitario de Santander
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CÓDIGOSDESCRIPCIÓN DOCUMENTALRETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
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Dep.SerieSubserieSERIE DOCUMENTAL (S)Subserie Documental (Sd)Tipo DocumentalGestiónCentralESCTM/DProcedimiento
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1000 GERENCIA
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10004020ACTASActas de Junta Directiva105CTDSu conservación es permanente por su alto valor para la historia de la entidad.
Se digitalizan para su consulta en medio digital.
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Correspondencia
10
100050ACUERDOS DE JUNTA DIRECTIVAAcuerdo de Junta Directiva105CTDSu conservación es permanente por su alto valor para la historia de la entidad. Se digitalizan para su consulta en medio digital.
11
Correspondencia
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1000170180COMITÉS Y REUNIONESComités de GerenciaInvitación a participar510SSe seleccionan las actas por contener en detalle los temas tratados, las decisiones tomadas y los compromisos adquiridos.
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Acta de Comité
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Registro de Asistencia
15
Correspondencia
16
1000170230COMITÉS Y REUNIONESComités de ObrasInvitación a participar510SSe seleccionan las actas por contener en detalle los temas tratados, las decisiones tomadas y los compromisos adquiridos.
17
Acta de Comité
18
Registro de Asistencia
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Correspondencia
20
100038020INFORMESInformes a Entes ExternosInforme510SSe selecciona el informe como muestra de la actuación administrativa
21
Soportes
22
Correspondencia
23
100038030INFORMESInformes a la Junta DirectivaInforme510SSe selecciona el informe como muestra de la actuación administrativa
24
Soportes
25
Correspondencia
26
100038040INFORMESInformes a la Revisoría FiscalInforme510SSe selecciona el informe como muestra de la actuación administrativa
27
Soportes
28
Correspondencia
29
100038050INFORMESInformes a Organismos de ControlInforme510SSe selecciona el informe como muestra de la actuación administrativa
30
Soportes
31
Correspondencia
32
100042070INVENTARIOSInventario Documental de GestiónInventario1EPor ser una serie en constante modificación se mantiene solo durante el tiempo en que se encuentra vigente
33
100042080INVENTARIOSInventario Documental de TransferenciaInventario de transferencia105ESe elimina por estar inmerso dentro del inventario general del archivo central e histórico.
34
Correspondencia
35
1000610RESOLUCIONESResolución105CTDSe conservan totalmente por su valor histórico y legal. Se digitalizan para consulta efectiva
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1100 Oficina Asesora Jurídica
37
110019020CONCEPTOSConceptos JurídicosConcepto105ESe eliminan ya que aquellos conceptos tenidos en cuenta formarán parte de otras series documentales
38
Correspondencia
39
1100240DERECHOS DE PETICIÓNPetición510SSe eliminan al perder sus valores primarios. Se seleccionan aquellos que reconocen un derecho laboral o que por conducto del mismo se afecta la historia laboral de un empleado.
40
Respuesta
41
Anexos
42
Correspondencia
43
110038020INFORMESInformes a Entes ExternosInforme510SSe selecciona el informe como muestra de la actuación administrativa
44
Soportes
45
Correspondencia
46
100042070INVENTARIOSInventario Documental de GestiónInventario1EPor ser una serie en constante modificación se mantiene solo durante el tiempo en que se encuentra vigente
47
100042080INVENTARIOSInventario Documental de TransferenciaInventario de transferencia105ESe elimina por estar inmerso dentro del inventario general del archivo central e histórico.
48
Correspondencia
49
110052010PROCESOSProcesos AdministrativosAuto Apertura Investigación1010SSe realiza selección de los procesos mas representativos y que que sirvan como referencia del manejo jurídico aplicado durante su ejecución.
50
Auto Archivo actuación
51
Auto de Remision Por Competencia
52
Auto indagación preliminar
53
Auto inhibitorio
54
Correspondencia
55
Declaraciones
56
Edictos
57
Estados
58
Fallo
59
Libros Radicadores
60
Pliego de Cargos
61
Requerimiento
62
Versiones Libre
63
110052020PROCESOSProcesos CivilesPoder50EPasados cinco(5) años de emitida la sentencia se eliminan. El expediente es propio del juzgado que conoció y tramitó el proceso. Artículo 1 de la Ley 1755 de 2015
64
Demanda
65
Demanda de repetición
66
Respuesta
67
Estados
68
Recursos
69
Memoriales
70
Ejecución de sentencias
71
Requerimiento
72
Sentencia
73
110052040PROCESOSProcesos LaboralesDemanda50EPasados cinco(5) años de emitida la sentencia se eliminan. El expediente es propio del juzgado que conoció y tramitó el proceso. Artículo 1 de la Ley 1755 de 2015
74
Respuesta
75
Estados
76
Recursos
77
Memoriales
78
Requerimiento
79
Sentencia
80
1110 Contratación e Interventoría.
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111021010CONTRATOSContratos directos con pluralidad de oferentesCertificado de inscripción en la oficina de desarrollo institucional (para recursos de inversión)515M/DSe conservan por veinte (20) años en total, contados a partir de su liquidación. Se mantiene copia digital para su consulta. Posteriormente se selecciona un contrato por cada año, se microfilma o se mantiene en otro medio de alta conservación, teniendo en cuenta el aporte que pudo ofrecer al desarrollo de la actividad misional y administrativa. El resto de la documentación se elimina.
82
Estudio de mercados debidamente elaborado (estudio previo o anexo)
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Estudios previos elaborados y firmados
84
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
85
Invitación a presentar propuestas a mínimo tres posibles oferentes (constancia de recibo)
86
PROPUESTA
87
Carta de presentación de la oferta
88
Propuesta técnica y económica
89
Certificado de Cámara de Comercio (existencia y representación legal/registro mercantil)
90
Facultades para contratar (Cámara de comercio o documento anexo)
91
Existencia superior al término de ejecución del contrato y un año mas (personas jurídicas)
92
Experiencia solicitada en la invitación
93
Estados financieros (Declaración de renta o Registro Unico de Proponentes)
94
Fotocopia cédula de ciudadanía
95
Fotocopia RUT
96
Certificado judicial
97
Antecedentes disciplinarios
98
Antecedentes fiscales
99
Afiliación seguridad social
100
Ceriticados o autorizaciones especiales