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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Código: GDO-FO-019
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GESTIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y COMERCIAL. Versión: 1
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Gestión Documental Fecha : 02/06/2022
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Formato Mapa de ruta PINARPágina 1 de 1
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ITEM PROYECTO ACTIVIDADES CORTO PLAZO FECHA ESTABLECIDA AL CUMPLIMIENTO CUMPLIMIENTO OBSERVACIONES
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1 A 4 AÑOS
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2025SINO
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1ACTUALIZACION DEL PINAR 1.1 Contratar el personal idoneo para realizar la actualización del mapa de Ruta del PINAR 2024-2027XENERO
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1.2 Realizar reunión de aprobación de Plan Institucional de Archivo y su presupuesto de ejecución de la vigencia 2025X
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1,3 Actualizar el mapa de Ruta con las actividades proyectadas para el 2025 X
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2ACTUALIZACION Y SEGUIMIENTO DE INTRUMENTOS ARCHIVISTICOS 2.1 Crear el cronograma de Transferencias documental de la vigencia 2025 y enviar comunicado a todos los subprocesos de su notificación.XFEBRERO
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2.2 Contratar la elaboración del sistema integrado de conservación documental SIC para la empresa como requisito exigido por el FURAG.XJUNIO
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2. 3 Programar auditorias de control de calidad seguimiento del PINAR de las actividades ejecutadas de vigencia 2024 y 2025XFEBRERO - JULIO
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2.4 Realizar seguimiento al proceso de aprobación y convalidación de la tabla de valoración documental , con el fin de implementar su organización para la creación del archivo historico de la entidad.XDICIEMBRE
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3FORTALECER LAS COMPETENCIAS DEL PERSONAL DE APOYO3,1 Programar capacitaciones por parte del líder del subproceso que permitan fortalecer sus conocimientos en gestión documental en el cumplimiento de sus funciones,mediante la aplicación de los documentos de apoyo dejando establecidas en el PIC 2025.XDICIEMBRE
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4FORTALECER LA ORGANIZACIÓN TECNICA DE LOS ARCHIVOS DE GESTION Y CENTRAL 4.1 Proyectar la contratación 15 personas por 10 meses que puedan apoyar las actividades pendientes de organización y digitalización del fondo documental de la empresa y la creación del archivo técnico.XDICIEMBRE
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4,2 Elaboración de un plan empalme de la gestión con respecto a volumen documental en la ejecución del contrato 030-2006.XDICIEMBRE
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4.3 Designar Recursos para contratar el personal idoneo para ejecutar las actividades de reconstrucción de la memoria institucional por cada linea de tiempo,una vez aprobada la Tabla de Valoración Documental.XDICIEMBRE
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6ACTUALIZACION DE FORMATOS Y PROCEDIMIENTOS DE GESTION DOCUMENTAL 6.1 Modificar los formatos de acuerdo a los requerimientos establecidos por cada subproceso según formato de forma y formularios.XFEBRERO
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6.4 Verificar y elaborar el Banco de terminologia establecido por el AGN para ser publicado en la webXAGOSTO
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6.5 Aprobar los subprogramas establecidos para gestión documental como apoyo al SIC XDICIEMBRE
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7COMPRA DE ELEMENTOS Y EQUIPOS NECESARIOS PARA GESTION DOCUMENTAL 7,1 Compra de 10 estantes fijos para ampliar el area del archivo central XJUNIO
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7.2 Compra de tres extractores para el archivo central JUNIO
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7.3 Compra Una planotecas horizontales con el fin de conservar los planos en areas de almacenamiento adeacuadosXJUNIO
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7. 4 Sumnistros de computador portatil para subproceso XJULIO
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7.5 compra de cámara con DRV para monitoriar las áreas externa del archvio historico area digitalización para garantizando la seguridad de la información almacenada en ellos.( balcones). X JULIO
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8ADECUACION Y LIMPIEZA AREAS GESTION DOCUMENTAL 8.1 Adecuación de la Fachada del area del segundo piso del archivo central y escalera de emergencia. XSEPTIEMBRE
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8,2 Programar la pintada de las areas de archivo central e historico X JULIO
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8.3 calibración de los higrotermometros XMARZO
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8.2 Adecuación de luminarias para las oficinas del segundo piso de acuerdo a los requerimientos de SST en mejorar la visión en las oficinas 2 y 3 X AGOSTO
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8.3 contratar un personal en servicio de limpieza de archivo para ejecutar mantenimiento en las instalaciones del archivos central e histórico dos veces al mes en areas de almacenamiento y tres veces a la semana en las oficinas.XMARZO
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