| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | T | U | V | W | X | Y | Z | AA | AB | AC | AD | AE | AF | AG | AH | AI | AJ | AK | AL | AM | AN | AO | AP | AQ | AR | AS | AT | AU | AV | AW | AX | AY | AZ | |
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1 | MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN 2023 | Version: 1 | SEGUIMIENTOS AL MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCION | Versión | 1 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
2 | Elaborado | 26 de enero 2022 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
3 | Publicado | 28 de enero 2022 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
4 | ENTIDAD | UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
5 | PLAN DE DESARROLLO: | Unidos por una Uniguajira acreditada, inclusiva e innovadora | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
6 | MISIÓN: | Formar profesionales íntegros que perciban, aprehendan, generen, apliquen y transformen saberes, conocimientos en un marco de diversidad cultural a través de las actividades que le son propias (docencia, investigación, proyección social y extensión) para satisfacer las necesidades de desarrollo sostenible y sustentable de la sociedad guajira y de su entorno, con especial énfasis en el autorreconocimiento de las condiciones de multiculturalidad con miras al desarrollo de la personalidad integral de todos sus actores institucionales y de la comunidad en general para alcanzar condiciones de interculturalidad. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
7 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
8 | Nº | IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO | ANÁLISIS DEL RIESGO | EVALUACIÓN DEL RIESGO | VALORACIÓN DEL RIESGO | RESPONSABLE DE LA ACCIÓN | INDICADOR | SEGUIMIENTO LIDER DEL PROCESO | MONITOREO PLANEACION | SEGUIMIENTO CONTROL INTERNO | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
9 | PROCESO | OBJETIVO DEL PROCESO | CAUSAS | RIESGOS | IDENTIFICACIÓN PARA DETERMINAR EL RIESGO DE CORRUPCIÓN | CONSECUENCIAS | RIESGO INHERENTE | IDENTIFICACIÓN DE CONTROLES | RIESGO RESIDUAL | Seguimiento 1: 18 enero al 31 marzo | Seguimiento 2: 1 abril a 30 junio | Seguimiento 3: 1 julio a 30 septiembre | Seguimiento 4: 1 octubre al 10 diciembre | Monitoreo 1: 1 Abril al 29 Abril | Monitoreo 2: 1 julio al 15 agosto | Monitoreo 3: 1 octubre al 15 octubre | Monitoreo 4: 11 diciembre al 15 diciembre | Seguimiento 1: 26 abril al 30 abril | Seguimiento 2: 16 agosto al 31 agosto | Seguimiento 3: 16 octubre al 31 de diciembre | ||||||||||||||||||||||||||||||||
10 | ACCIÓN U OMISIÓN | USO DE PODER | DESVIACIÓN DE LA GESTIÓN DE LO PÚBLICO | BENEFICIO PARTICULAR | *PROBABILIDAD | *IMPACTO | *ZONA DE RIESGO | TRATAMIENTO DEL RIESGO | CONTROLES | *TIPO DE CONTROL | *FRECUENCIA | *PROBABILIDAD | *IMPACTO | *ZONA DE RIESGO | Fecha del seguimiento 1 | Descripción | Fecha del seguimiento 2 | Descripción | Fecha del seguimiento 3 | Descripción | Fecha del seguimiento 4 | Descripción | Fecha del monitoreo 1 | Se materializó el riesgo? (Colocar SI o NO) | Acciones a tomar | Fecha del monitoreo 2 | Se materializó el riesgo? (Colocar SI o NO) | Acciones a tomar | Fecha del monitoreo 3 | Se materializó el riesgo? (Colocar SI o NO) | Acciones a tomar | Fecha del monitoreo 4 | Se materializó el riesgo? (Colocar SI o NO) | Acciones a tomar | Fecha del seguimiento 1 | Descripción | Fecha del seguimiento 2 | Descripción | Fecha del seguimiento 3 | Descripción | ||||||||||||
35 | 1 | PLANEACIÓN INSTITUCIONAL | Orientar la gestion institucional bajo la planeación prospectiva, a traves del diseño de planes, programas, proyectos, politicas y estrategias que garanticen el cumplimiento de la mision y los objetivos institucionales. | Aaceptación de condiciones por parte del interventoro supervisor en favorecimiento propio o de un tercero | Recepción de bienes o servicios que incumplen con las especificaciones establecidas en el contrato con el fin de obtener un beneficio particular en detrimento de los recursos o activos de la entidad | X | X | Economico de imagen y reputacional | 3. POSIBLE | 4. MAYOR | ALTA | REDUCIR EL RIESGO | Establecimiento de garantías de póliza estabilidad y calidad del producto y o servicio. Visitas de campo Comités y reuniones de seguimiento del contrato. Interventoría a la ejecución de los proyectos. Auditoría invisible y /o veeduría Restablecimiento de garantía de póliza estabilidad -estabilidad y /o calidad de productos y servicios | MANUAL | ANUAL | 3. POSIBLE | 3. MODERADO | MODERADA | Planeación Fisica | Una(1) Reunión anual para socializar documentos institucionales. | ||||||||||||||||||||||||||||||||
36 | 2 | PLANEACIÓN INSTITUCIONAL | Orientar la gestion institucional bajo la planeación prospectiva, a traves del diseño de planes, programas, proyectos, politicas y estrategias que garanticen el cumplimiento de la mision y los objetivos institucionales. | Manipulacion de la información del proyecto en favorecimiento de un tercero | Radicacion de proyectos sin el lleno de los requisitos para beneficiar a un tercero | X | X | X | De imagen Reputacional Económico | 2. IMPROBABLE | 4. MAYOR | ALTA | EVITAR Y REDUCIR EL RIESGO | *Realización de interventoría *Revisión tecnica contractual y financiera del proyecto *Definición del alcance en etapa de negociación | MANUAL | SEMESTRAL | 1. RARA VEZ | 4. MAYOR | BAJA | Rectoría Planeación | * N° de Proyectos revisados en el plan de desarrollo * Normatividad en materia de presupuesto socializada * Presupuesto ejecutado/Presupuesto Inicial*100 | |||||||||||||||||||||||||||||||
37 | 3 | PLANEACIÓN INSTITUCIONAL | Orientar la gestion institucional bajo la planeación prospectiva, a traves del diseño de planes, programas, proyectos, politicas y estrategias que garanticen el cumplimiento de la mision y los objetivos institucionales. | Suministro de documentación Revisión de falsa por parte de proponentes y/o emprendedores. | Viabilización de proyectos que no cumplen que no cumplen con los requisitos, documentación y/o condiciones establecidas con el fin de obtener un beneficio particular en detrimento de los recursos y/o activos de la entidad. | X | X | Imagen / Reputacional | 2. IMPROBABLE | 3. MODERADO | MODERADA | EVITAR EL RIESGO | Revisión de la documentación de inscripción suministrada por los proponentes o emprendedores Capacitación a las unidades gestoras de emprendimiento o proponentes | MANUAL | TRIMESTRAL | 1. RARA VEZ | 4. MAYOR | BAJA | Rectoría Planeación | * Codigo socializado * N° de actividades encaminadas a mejorar canales de comunicación | ||||||||||||||||||||||||||||||||
38 | 4 | PLANEACIÓN INSTITUCIONAL | Orientar la gestion institucional bajo la planeación prospectiva, a traves del diseño de planes, programas, proyectos, politicas y estrategias que garanticen el cumplimiento de la mision y los objetivos institucionales | *Sobornos o cualquier tipo de dádivas de particulares para la programación de los recursos. *Presión por parte de grupos de poder (internos y externos). *Omisión de información en la elaboración de los estudios que se realizan por la Alta Dirección. *Incumplimiento de los procedimientos establecidos para la formulación y ejecución de los proyectos de inversión. Desconocimiento | uso indebido de la informacion estadistica para favorecer a un tercero | X | X | X | apertura de proceso disciplinarios perdida de la imagen institucional Sanciones | 1. RARA VEZ | 4. MAYOR | ALTA | EVITAR EL RIESGO | Seguimiento según resolución de reporte de SNIES 9357 del 2021 | MANUAL | SEMESTRAL | 1. RARA VEZ | 4. MAYOR | MODERADA | Planeación Control Interno | * Numero de seguimientos | |||||||||||||||||||||||||||||||
39 | 5 | G ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA | Administraciòn del presupuesto, tramite ante los organismos estatales la asignacion y entrega oportuna de los recursos financieros, presentar proyecto de gastos con adiciones y traslados presupuestales, presentar a los organismos de decision copetente la tarifa de los derechos pecunarios por los servicios educativos, dirigir y coordinar los procesos de control de resultados administrativos, financieros, presupuestales, de administracipn y bienestar de los recursos humanos, etudiantes y docentes. | Desconocimiento de la normatividad | Inclusión de gastos no autorizados | X | X | sanciones legales y disciplinarias | 2. IMPROBABLE | 5. CATASTRÓFICO | EXTREMA | EVITAR EL RIESGO | * Socializar la normatividad en materia de presupuesto ante los directivos * Revisión de lo programado y ejecutado del presupuesto por parte de los directivos. | MANUAL | TRIMESTRAL | 1. RARA VEZ | 5. CATASTRÓFICO | MODERADA | Vicerrectoría Adtiva y Financiera | * Presupuesto revisado * Normatividad en materia de presupuesto socializada ante directivos * N° de directivos asistentes a la socialización de normatividad presupuestal | ||||||||||||||||||||||||||||||||
40 | 6 | G ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA | Administraciòn del presupuesto, tramite ante los organismos estatales la asignacion y entrega oportuna de los recursos financieros, presentar proyecto de gastos con adiciones y traslados presupuestales, presentar a los organismos de decision copetente la tarifa de los derechos pecunarios por los servicios educativos, dirigir y coordinar los procesos de control de resultados administrativos, financieros, presupuestales, de administracipn y bienestar de los recursos humanos, etudiantes y docentes. | Controles inapropiados y falta seguridad en las áreas de tesoreria y financiera | Perdida de soportes Financieros | X | X | Detrimento patrimonial de la Universidad | 3. POSIBLE | 4. MAYOR | ALTA | EVITAR EL RIESGO | * Garantizar la custodia y seguridad de los soportes tanto en la oficina financiera como en la oficina de archivo de la institución. * Restringir el acceso para la revisión de documentos a las dependencias financieras, solo a personal autorizado por la alta dirección. * Asignar funciones a una persona para que sea la responsable de todo el manejo y custodia de la información financiera. | MANUAL | SEMESTRAL | 3. POSIBLE | 4. MAYOR | ALTA | Talento Humano Vicerrectoría Adtiva y Financiera | * Capacitación realizada * N° de funcionarios capacitados * Acceso restringido en area financiera | ||||||||||||||||||||||||||||||||
41 | 7 | G ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA | Administraciòn del presupuesto, tramite ante los organismos estatales la asignacion y entrega oportuna de los recursos financieros, presentar proyecto de gastos con adiciones y traslados presupuestales, presentar a los organismos de decision copetente la tarifa de los derechos pecunarios por los servicios educativos, dirigir y coordinar los procesos de control de resultados administrativos, financieros, presupuestales, de administracipn y bienestar de los recursos humanos, etudiantes y docentes. | Manejo inadecuado del presupuesto y falta de control y seguimiento a los registros | Afectar rubros que no corresponden con el objeto del gasto en beneficio propio o a cambio de una retribución económica | X | X | Investigación disciplinaria, Detrimento patrimonial de la Universidad | 3. POSIBLE | 5. CATASTRÓFICO | EXTREMA | EVITAR EL RIESGO | * Socializar los principios institucionales y los orientadores del Código de Integridad * Socializar la normatividad en materia presupuestal * Revisar las disposiciones generales del presupuesto antes de su afectación * Seleccionar personas idóneas en el manejo del presupuesto | MANUAL | MENSUAL | 3. POSIBLE | 4. MAYOR | ALTA | Planeación Vicerrectoría Adtiva y Financiera Talento Humano | *Principios institucionales del código de integridad socializados *Normatividad en materia presupuestal socializada. *N° de Personas seleccionadas en el manejo de presupuesto. | ||||||||||||||||||||||||||||||||
42 | 8 | G ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA | Administraciòn del presupuesto, tramite ante los organismos estatales la asignacion y entrega oportuna de los recursos financieros, presentar proyecto de gastos con adiciones y traslados presupuestales, presentar a los organismos de decision copetente la tarifa de los derechos pecunarios por los servicios educativos, dirigir y coordinar los procesos de control de resultados administrativos, financieros, presupuestales, de administracipn y bienestar de los recursos humanos, etudiantes y docentes. | Falta de monitoreo y seguimiento de las actividades asignadas a los funcionarios. contratacion de personal no adecuado para realizar registro de la información en el aplicativo SINAT manipulacion inadecuada de la información | información CONSIGNADA por la division financiera poco confiable | X | X | Detrimento del patrimonio económico de la institución. poca credibilidad de la institución Investigaciones sancionatorias, disciplinarias, fiscales o penales. Reprocesos en la ejecución de actividades | 3. POSIBLE | 5. CATASTRÓFICO | EXTREMA | EVITAR EL RIESGO | *La dirección Financiera, realizará el control y seguimiento a las actividades que ejecuta el personal que registra información en los aplicativos y herramientas , y elaborará un informe. *El jefe de la División Financiera delegará a un funcionario del nivel profesional de cada Sección, con el fin de que realice un seguimiento a los informes objetivos y planes de mejoramiento planteados en los informes orientados a sanear los inconvenientes de tipo operativo y técnico que se presentan en la División, como insumo se tendrán los informes con los inconvenientes presentados . *El profesional de la División Financiera revisará de manera periódica, las situaciones que generan los errores o inconsistencias de tipo operativo y técnico, haciendo un inventario de los errores presentados, el cual determinará el tipo de error (humano o técnico) y elaborará una acción para subsanar el inconveniente presentado. | AUTOMÁTICO | MENSUAL | 3. POSIBLE | 4. MAYOR | ALTA | Control Interno Tesorería Planeación | |||||||||||||||||||||||||||||||||
43 | 9 | G ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA | Administraciòn del presupuesto, tramite ante los organismos estatales la asignacion y entrega oportuna de los recursos financieros, presentar proyecto de gastos con adiciones y traslados presupuestales, presentar a los organismos de decision copetente la tarifa de los derechos pecunarios por los servicios educativos, dirigir y coordinar los procesos de control de resultados administrativos, financieros, presupuestales, de administracipn y bienestar de los recursos humanos, estudiantes y docentes. | Tráfico de influencias. Abuso del poder. Falta de controles | Exigencia de remuneracion para realizar actividades inherentes al cargo para beneficio propio o de un particular | X | Sanciones administrativas, fiscales y penales. Daño en la imagen institucional. Retrasos en los tiempo del tramite de pago. | 3. POSIBLE | 3. MODERADO | ALTA | EVITAR EL RIESGO | El profesional asignado, revisará las órdenes de pago tengan los requisitos legales de acuerdo a la normatividad vigente y así podrá dar trámite al pago de estas cuentas. | AUTOMÁTICO | MENSUAL | 3. POSIBLE | 4. MAYOR | MODERADA | Control Interno Tesorería Planeación | * N° de auditorias mensuales realizadas * Código de integridad socializado | |||||||||||||||||||||||||||||||||
44 | 10 | G ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA | Administraciòn del presupuesto, tramite ante los organismos estatales la asignacion y entrega oportuna de los recursos financieros, presentar proyecto de gastos con adiciones y traslados presupuestales, presentar a los organismos de decision copetente la tarifa de los derechos pecunarios por los servicios educativos, dirigir y coordinar los procesos de control de resultados administrativos, financieros, presupuestales, de administracipn y bienestar de los recursos humanos, etudiantes y docentes. | Desconocimiento del potencial de las TIC en las IES | Uso inadecuado de las TIC para pago de obligaciones para beneficio propio o de un particular | X | Deterioro de la imagen Institucional | 1. RARA VEZ | 4. MAYOR | MODERADA | EVITAR EL RIESGO | * Aplicar sorware financiero "SINAT" | AUTOMÁTICO | MENSUAL | 1. RARA VEZ | 4. MAYOR | BAJA | Control Interno, contabilidad,presupuesto Tesorería Planeación | * N° de auditorias mensuales realizadas * Código de Integridad socializado | |||||||||||||||||||||||||||||||||
45 | 11 | G ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA | Administraciòn del presupuesto, tramite ante los organismos estatales la asignacion y entrega oportuna de los recursos financieros, presentar proyecto de gastos con adiciones y traslados presupuestales, presentar a los organismos de decision copetente la tarifa de los derechos pecunarios por los servicios educativos, dirigir y coordinar los procesos de control de resultados administrativos, financieros, presupuestales, de administracipn y bienestar de los recursos humanos, etudiantes y docentes. | Medidas debiles de seguridad para salvaguardar la documentos y la información Realización de copias de seguridad, no permanente de la información por parte de los responsables, de modo que no se asegura la información actual, para evitar la pérdida fortuita de la misma. | Posibilidad de pérdida o extravío de documentos y/o información, en detrimento de la institución, por descuido o para beneficio propio o de terceros. | X | X | *Pérdida de documentos o información de uso público de la universidad. *Intervención de los órganos de control *investigaciones y sanciones disciplinarias | 1. RARA VEZ | 4. MAYOR | ALTA | EVITAR EL RIESGO | Cada funcionario del area PRESUPUESTO, CONTABILID y TESORERIAAD, responde por el uso adecuado de su Usuario y Contraseña registrados en el aplicativo . En caso de pérdida de información se contará con copia de seguridad que oportunamente la Oficina de Sistemas realiza. | AUTOMÁTICO | MENSUAL | 1. RARA VEZ | 4. MAYOR | MODERADA | Direcc ión de Sistemas,Vicerrectoria administrativa y financiera,control interno | N° de modulos implementados | ||||||||||||||||||||||||||||||||
46 | 12 | G CONTRATACIÓN | Estructurar, adelantar, orientar y acompañar la gestión precontractual y contractual, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, para el logro de la contratación oportuna de los procesos institucionales. | No verificacion de los requisitos establecidos en el Acuerdo 020 del 2018, y demás normas complementarias. | Selección, celebración y ejecución de contratos sin las formalidades plenas | X | X | Sancion diciplinarias, fiscales o penales. | 1. RARA VEZ | 5. CATASTRÓFICO | MODERADA | REDUCIR EL RIESGO | * Contratar personal idoneo para el desarrollo de todas las etapas de la contratación. * Verificación de los soportes contractuales con los requerimientos exigidos *Apropiación de la politica de contratación. | MANUAL | TRIMESTRAL | 1. RARA VEZ | 5. CATASTRÓFICO | MODERADA | Contratación Talento Humano Juridica Planeación Física | * N° de personas contratadas en las etapas de contratación * Se aplica la politica de contratación * Estudio a las hojas de vida del personal a vincular a la institución | ||||||||||||||||||||||||||||||||
47 | 13 | G CONTRATACIÓN | Estructurar, adelantar, orientar y acompañar la gestión precontractual y contractual, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, para el logro de la contratación oportuna de los procesos institucionales. | *Desconocimiento de la normatividad en materia de contratación y del codigió de integridad. *Falta de Uso de las nuevas técnologias para la divulgación del proceso de contratación | Procedimiento de selección y contratación manipulados e influenciados por el clientelismo, amiguismo y concentración del poder. | X | X | X | Detrimento patrimonial de la Universidad y perdida de imagen institucional. | 1. RARA VEZ | 5. CATASTRÓFICO | MODERADA | REDUCIR EL RIESGO | * Aplicar con rigurosidad y transparencia del Acuerdo 020 de 2018 de contratación * Publicar en la página web, todo lo establecido en el Acuerdo 020 de 2018 de contratación. * Garantizar la participación en igualdad de condiciones * Dar cumplimiento en lo establecido en los procedimientos contractuales. | MANUAL | TRIMESTRAL | 1. RARA VEZ | 5. CATASTRÓFICO | MODERADA | Jurídica Contratación Planeación Física | * Acuerdo 020 de 2018, de contratación aplicado * Acuerdo de contratación publicado en la página web de contratación aplicado a los procesos de selección de contratista. * N° de lineamientos fijados para la selección y contratación. | |||||||||||||||||||||||||||||||
48 | 14 | G CONTRATACIÓN | Estructurar, adelantar, orientar y acompañar la gestión precontractual y contractual, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, para el logro de la contratación oportuna de los procesos institucionales. | * Se contrata con proponentes que no reunen los requisitos legales | *Violación de la ley de contratación,Violacion al principio de selección objetiva y de igualdad | X | x | sanciones disciplinarias | 1. RARA VEZ | 4. MAYOR | BAJA | REDUCIR EL RIESGO | Verificación y aprobación de las propuestas presentada por el provedores al comité de evaluacion de contratacòn, los documentos y estudios previos para iniciar proceso de selección. | MANUAL | TRIMESTRAL | 1. RARA VEZ | 4. MAYOR | BAJA | Juridica,contratacion,control interno | * Acuerdo de contratación publicado en la página web * Acuerdo de contratación aplicado a los procesos de selección de contratista. | ||||||||||||||||||||||||||||||||
49 | 15 | G CONTRATACIÓN | Estructurar, adelantar, orientar y acompañar la gestión precontractual y contractual, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, para el logro de la contratación oportuna de los procesos institucionales. | * El interventor o supervisor omite su deber de hacer el seguimiento a la ejecución del contrato. * El interventor o supervisor omite su deber de informar a la administracón para que inicie las acciones correspondiente encontra del contratista incumplido. * Contratar con personas que no tiene la ideonidad y experiencia para la ejecución del contrato. | Incumplimiento del Objeto Contractual | X | x | sanciones legales y disciplinarias | 3. POSIBLE | 4. MAYOR | ALTA | EVITAR Y REDUCIR EL RIESGO | Revisar el Acuerdo 020 de 2018, Supervisión e Interventoría para especificar las obligaciones de los supervisores | MANUAL | SEMESTRAL | 3. POSIBLE | 4. MAYOR | MODERADA | Juridica,Contratación,planeación Fisica | * Acuerdo 020 del 2018 de contratación publicado en la página web * Acuerdo 020 de 2018,de contratación aplicado a los procesos de selección de contratista. | ||||||||||||||||||||||||||||||||
50 | 16 | G CONTRATACIÓN | Estructurar, adelantar, orientar y acompañar la gestión precontractual y contractual, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, para el logro de la contratación oportuna de los procesos institucionales. | *Estudios previos que no contiene los documentos soportes para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones o del contrato.Debilidad en la definicion de los requisitos habilitantes y factores de ponderación. *Uso indebido de las modalidades de contratacion directa. * No seguir el procedimiento establecido. | Manipulación de la contartación | X | x | sanciones legales, disciplinarias, inhabilidades | 3. POSIBLE | 4. MAYOR | ALTA | EVITAR Y REDUCIR EL RIESGO | Recepcion , y revision de los documentos para debida contratacion. | MANUAL | SEMESTRAL | 3. POSIBLE | 4. MAYOR | MODERADA | Juridica,Contratación,planeación Fisica | * Acuerdo 020 del 2018 de contratación publicado en la página web * Acuerdo 020 de 2018,de contratación aplicado a los procesos de selección de contratista. | ||||||||||||||||||||||||||||||||
51 | 17 | G TECNOLOGICA E INFRAESTR | Administrar eficientemente los recursos tecnológicos, recursos fisicos y académicos, para el desarrollo de las actividades académicas y administivas, como el adecuado suministro de bienes, servicios y el mantenimiento de la infraestructura fisica y académica (recursos bibliográficos, audiovisuales, etc.) | Sotfware desactualizados y/o sin asistencia técnica y desconocimiento del Código de eIntegridad Deficiencia en los controles del sistema de admisiones registro y control académico. | Sistemas de información susceptibles de manipulación o adulteración en el procedimiento para registro y control académico para beneficiar particulares | X | X | Deterioro de la imagen Institucional | 1. RARA VEZ | 4. MAYOR | BAJA | EVITAR Y REDUCIR EL RIESGO | *Realizar veeduría en los sistemas de información *Adquisición Software, confiable y seguro l * Fortalecer los controles del sistema de admisiones registro y control academico * Realizar una supervisión aleatoria bimensual a los registros de las notas * Capacitar a funcionarios de Admisiones y Registro en lo referente a la custodia de los registros | MANUAL | SEMESTRAL | 1. RARA VEZ | 4. MAYOR | BAJA | Direcc ión de Sistemas Admisiones y Registros Juridica Admisiones y Registro Talento Humano | * Numero de veedurias realizadas *Software adquirido *Porcentaje de controles fortalecidos * Supervisiones realizadas * Capacitación realizada a funcionarios de Admisiones y Registro * N° de funcionarios capacitados | ||||||||||||||||||||||||||||||||
52 | 18 | G. DOCUMENTAL | Garantizar la gestión, administración conservación, custodia, protección y custodia de la documentación institucional producidos y recibidos por las distintas dependencias de la Universidad y entes descentralizados, de tal forma que contribuyan a la toma de decisiones y al cumplimiento de los objetivos institucionales, suministrando la formación oportuna a los usuarios e interesados | Desconocimiento de la Ley general de archivo 594 del año 2000 | Perdida y deterioro físico de la documentación | X | X | Deterioro de la imagen Institucional | 1. RARA VEZ | 4. MAYOR | BAJA | EVITAR EL RIESGO | Darle cumplimiento a la Ley General de Archivo 594 del 2000 | MANUAL | SEMESTRAL | 1. RARA VEZ | 4. MAYOR | BAJA | Secretaría General Archivo y Correspondencia Todas las Dependencias | * Ley 594 de 2000 adoptada | ||||||||||||||||||||||||||||||||
53 | 19 | COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL | Diseñar e implementar políticas y estrategias de información y comunicación interna y externa que permitan el fortalecimiento institucional a través de canales de comunicación e información asertivos con los usuarios y demás partes interesadas, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la institución. | 1. Publicar información no oficial acerca de la universidad en sus canales de comunicación disponibles. 2. Omitir intencionalmente la publicación de datos públicos y relevantes en el marco de la transparencia intitucional. 3. Obedecer o dar viabilidad a la presión externa para alterar la publicación de información institucional. | Modificar información oficial para favorecimiento de un tercero | X | X | 1. Afectación de la imagen institucional. 2. Pérdida de confiabilidad de los registros de informacion académica | 1. RARA VEZ | 4. MAYOR | BAJA | EVITAR Y REDUCIR EL RIESGO | Realizar seguimiento y filtros para entrega de la información a publicar. | MANUAL | TRIMESTRAL | 1. RARA VEZ | 4. MAYOR | BAJA | Equipo de Comuniaciones | N° de seguimientos | ||||||||||||||||||||||||||||||||
54 | 20 | COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL | Diseñar e implementar políticas y estrategias de información y comunicación interna y externa que permitan el fortalecimiento institucional a través de canales de comunicación e información asertivos con los usuarios y demás partes interesadas, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la institución. | 1. Falta de preparación de los servidores públicos en temas de transparencia. 2. Desconocimiento del Código de Integridad. 3. Gestión y supervisión inoportuna de la información pública institucional. | Ocultar a la ciudadanía la información considerada pública | X | 1. Sanción disciplinaria o sanciones penales | 1. RARA VEZ | 4. MAYOR | BAJA | EVITAR EL RIESGO | 1. Realizar capacitaciones de cada uno de los procesos y procedimientos contemplados en el Sistema. 2. Solicitar auditoría aleatorias por parte del área de sistemas sobre la información extraída del software Vs información publicadas. | MANUAL | TRIMESTRAL | 1. RARA VEZ | 4. MAYOR | BAJA | Talento Humano- Comunicaciones | * N° de Politicas apropiadas * N° de compromisos asumidos. * N° de funcionarios capacitados en Código de integridad | |||||||||||||||||||||||||||||||||
55 | 21 | COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL | Diseñar e implementar políticas y estrategias de información y comunicación interna y externa que permitan el fortalecimiento institucional a través de canales de comunicación e información asertivos con los usuarios y demás partes interesadas, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la institución. | 1. Falta de preparación de los servidores públicos en temas de transparencia. 2. Desconocimiento del Código de Integridad. 3. Desarticulación entre la Oficina de Comunicaciones y la Oficina de Sistemas. 4. Falta de actualización ténica de los canales de comunicación disponibles en la universidad. | Deficiencia en los canales de comunicación para transmitir la información a los usuarios internos y externos. | X | X | X | 1. Comunicación deficiente con los públicos de la universidad. 2. Gestión inadecuada de la infromación de la universidad. | 1. RARA VEZ | 3. MODERADO | BAJA | EVITAR EL RIESGO | 1. Seguimiento a la funcionalidad y optimización de los canales de comunicación disponibles en la universidad. | MANUAL | TRIMESTRAL | 1. RARA VEZ | 3. MODERADO | BAJA | *Planeación, comunicaciónes, audiovisuales | * N° de capacitaciones realizadas | |||||||||||||||||||||||||||||||
56 | 22 | COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL | Diseñar e implementar políticas y estrategias de información y comunicación interna y externa que permitan el fortalecimiento institucional a través de canales de comunicación e información asertivos con los usuarios y demás partes interesadas, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la institución. | 1. Manipulación de la información a beneficio propio. 2. Producción y emisión de información que no corresponda a la realidad institucional. 3. Uso indebido de la información para favorecer a terceros, publicada en los canales de la emisora. | Hcer uso del poder para beneficiar intereses públicos o privados, hacer propaganda política o con fines proselitistas en los programas o espacios que transmite la Emisora Institucional. | X | X | X | 1. Pérdida de confianza. 2. Pérdida de audiencias en los canales de difusión de la Emisora Institucional. 3. Incumplimiento de las metas establecidas. | 1. RARA VEZ | 4. MAYOR | BAJA | EVITAR EL RIESGO | 1. Los periodistas adscritos a la emisora verifican cada vez que sea necesario, que los entrevistados sean los directos responsables o en su defecto los voceros autorizados por la universidad, con el fin de evitar emitir y difundir información falsa o equivocada. 2. Se realizan Consejos de Redacción semanales para revisar los temas a tratar durante la semana en los diferentes programas de la Emisora, con el fin de validar la información que será trasmitida. | MANUAL | TRIMESTRAL | 1. RARA VEZ | 3. MODERADO | BAJA | Comunicaciones- Dirección de la Emisora Institucional | * N° de seguimientos * N° de actas de los Consejo de Redacción | |||||||||||||||||||||||||||||||
57 | 23 | G ADMISIONES REGISTR Y CONTR | Oferta de la de los diferentes programas técnicos, tenológos, pregrado y postgrado; expedición de certificaciones academicas y nota | intereses distintos a los institucionales *Falta de apropiacion de los valores eticos institucionales por parte del funcionario *Falta de efectividad en los controles | Alteración del registro y control académico (Notas Estudiantes) Asesorías y evaluaciones subjetivas, y sesgadas a intereses particulares, que afectan las decisiones de la Dirección. | X | X | afectacion de la imagen institucional perdida de confiabilidad de los registros de informacion académica | 1. RARA VEZ | 4. MAYOR | BAJA | EVITAR Y REDUCIR EL RIESGO | Fortalecer el sistema de rigistro y control académico en los referente a seguridad informática,Formulación e implementación de un proyecto de mantenimiento del Clima organizacional | MANUAL | TRIMESTRAL | 1. RARA VEZ | 4. MAYOR | BAJA | Vicerrectoria Administrativa y financiera, admisiones y registro, talento humano | * Porcentaje de avance, N° de acciones de mejora | ||||||||||||||||||||||||||||||||
58 | 24 | G TALENTO HUMANO | Garantizar el desarrollo integral del personal a través de la planificación, ejecución y control eficaz de actividades de gestión de Talento Humano, mejorando continuamente la competitividad y clima laboral, apoyados en acciones de bienestar social y bienestar y salud en el trabajo que conlleven al mejoramiento de la calidad de vida de los empleados. | Falta de apropiación al procedimiento de vinculación en cuanto a la selección. Presiones indebidas a la contratación. | Vinculación de personal sin el cumplimiento de los requisitos o lineamientos exigidos para su desempeño | X | X | *Sanciones legales, disciplinarias. *Reprocesos. *Perdida de la credibilidad. *Mal clima laboral. *Baja productividad laboral. | 1. RARA VEZ | 4. MAYOR | BAJA | EVITAR, REDUCIR Y COMPARTIR EL RIESGO | El profesional designado de TH aplica el Procedimiento de Vinculación y/o Procedimiento de asignación de encargo, con el fin de validar los requisitos de acuerdo a los procedicimientos. En caso de no realizar la actividad de control se dejara por escrito el motivo por el cual no se llevo acabo. | MANUAL | SEMESTRAL | 1. RARA VEZ | 4. MAYOR | BAJA | Profesional del Talento Humano | * Porcentaje de avance, N° de acciones de mejora | ||||||||||||||||||||||||||||||||
59 | 25 | G TALENTO HUMANO | Garantizar el desarrollo integral del personal a través de la planificación, ejecución y control eficaz de actividades de gestión de Talento Humano, mejorando continuamente la competitividad y clima laboral, apoyados en acciones de bienestar social y bienestar y salud en el trabajo que conlleven al mejoramiento de la calidad de vida de los empleados. | Manipular indebidamente la base de datos existentes en el proceso. Suministro de información manipulada o errónea por parte de usuarios. Acceso a la Información no controlado. | Adelantar trámites con información manipulada y/o alterada | x | X | *Alteración de Nómina y Novedades. *Alteración de información de Vacaciones. *Alterar certificaciones expedidas por la oficina de Talento Humanos. *Alteración del pago y liquidación de las prestaciones sociales. *Baja calidad o Perdida de la Información. *Sanciones legales y disciplinarias. | 1. RARA VEZ | 4. MAYOR | BAJA | EVITAR, REDUCIR Y COMPARTIR EL RIESGO | Supervisión y revisión de la Documentación por Jefe Inmediato y superiores. *Restricciones al acceso de los sistemas de información y archivos físicos. *Revisión cruzada entre los funcionarios de la División de Recursos Humanos. *Verificar con la documentación soporte de Hoja de Vida. | MANUAL | SEMESTRAL | 1. RARA VEZ | 4. MAYOR | BAJA | Profesional del Talento Humano | * Porcentaje de avance, N° de acciones de mejora | ||||||||||||||||||||||||||||||||
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