| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | T | U | V | W | X | Y | Z | AA | AB | |
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1 | ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE UNIVERSIDADES | CÓDIGO: FR-GCL-15 | ||||||||||||||||||||||||||
2 | VERSIÓN: 02 | PÁGINA: 1 de 1 | ||||||||||||||||||||||||||
3 | PROCESO DE MEJORA CONTINUA | FECHA: 10/11/2022 | ||||||||||||||||||||||||||
4 | MAPA INSTITUCIONAL DE RIESGOS | ESTADO: Vigente | ||||||||||||||||||||||||||
5 | PROCESO | VARIABLES DEL CONTEXTO Y NECESIDADES - EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS CON LAS QUE SE CORRELACION A EL RIESGO | CAUSAS | RIESGO | CONSECUENCIAS | NIVEL DE RIESGO INHERENTE | EVALUACIÓN EFICACIA DE LOS CONTROLES | NIVEL DE RIESGO RESIDUAL | TRATAMIENTO | |||||||||||||||||||
6 | PROBABILIDAD | IMPACTO | TOTAL RIESGO INHERENTE | CONTROL | ¿SE APLICA EL CONTROL? (si / no) | ¿ESTÁ DOCUMENTADO? (si / no) | ¿EL CONTROL ABORDA EL NIVEL DEL RIESGO? (si / no) | ¿SE APLICA EN LA MUESTRA SELECCIONADA? | EFICACIA DEL CONTROL (eficaz / no eficaz) | FECHA SEGUIMIENTO CONTROL | PROBABILIDAD | IMPACTO | TOTAL RIESGO RESIDUAL | ACCIÓN DE TRATAMIENTO (acción correctiva, plan de mejoramiento) (tras ineficacia del control / propósito de mejora / materialización del riesgo) | ||||||||||||||
7 | Gestión de Comunicaciones | D1, F7, F11, A8, A20, O2, O11 N3, N5, N12, E3 | 1. No se revisar el contenido a publicar 2. Incumplimiento al adecuado tratamiento de datos | Generar publicaciones que violen el tratamiento de datos y uso de la información | * Implicaciones legales y normativas * Afectaciones financieras por pago de indemnizaciones y/o multas * Afectación reputacional de la Asociación | 1 | 3 | 1. Procedimiento de publicación de comunicación internas y externas (GCC) 2. Clausulas de confidencialidad en los contratos del personal, proveedores y contratistas (GTH) | NO | NO | NO | 11.05.2023 Se evidencia en el contrato No. 015 del año 2023 de Infomega en la clausula 9 reserva y confidencialidad se videncia la obligación de Ascún y del proveedor y se evidencia el contrato firmado, en el contrato de compraventa 001 de 2023 con Anibal de Jesus Tabares Castañeda. No se encuentra autorización para el tratamiento y uso de datos del contratista Infomega y autorización de tratamiento de datos proveedor Anibal de Jesús Tabares Castañeda. Para los contratos o registros de los trabajador y aprendiz Darly Tatiana Ayala y Sebastian Ruiz respectivamente, no se ecuentra la autorización de tratamiento de datos ni el acuerdo de confidencialidad. 07-07-2023 Se revisa el contrato de al profesional de comunicaciones y medios digitales donde en la clausula séptima, octava y novena se cita el compromiso con seguridad de la información y protección de datos personales. 13-07-2023 Se revisa publicacion solicitada por la Universidad Central el 5 de julio de 2023, también se revisa la solicitud del nodo caribe el 2 de febero 07-08-2023 Piezas de comunicación de los eventos año 2022: EQUAM-LA, USCO, Surcolombiana 13/09/2024 Se revisa el contrato laboral de Francy Cuellar, Tatiana Mayorca y Maria Alejandra Urdaneta, se identifica que la cláusula 7ma y 9na contiene la misma información de seguridad de la información, asimismo de identifica en la cláusula octava la seguridad de datos personales con el termino de confidencialidad pero esta no amplia información ni salvaguarda la Asociación. Se revisa contrato de prestación de servicios 136 de 2024 Valentina Merlano se evidencia la clausula decima confidencialidad con sus repectivos paragrafo, Contrato 12 de 2024 Acme consulores se evidencia la clausula decima primera confidencialidad con sus repectivos paragrafo. | No eficaz | 11/05/2023 07/07/2023 13/07/2023 17/08/2023 | 2 | 3 | 11-05-2023 Planificar reunión con el área jurídica para establecer y estandarizar la forma en la que se firmaran los acuerdos de confidencialidad y autorizaciones del tratamiento de uso de datos, al vincular proveedores, contratistas y trabajadores y aplicarlo a partir de la fecha. El nivel de riesgo migra a moderado cambia a amarillo 07-07-2023 Integrar en el contrato o en un registro la autorización de consultas de antecedentes y/o listas restrictivas si aplica y además la creacion del formato para tratamiento de datos, confidencialidad y autorización de consulta de antecedentes y/o listas vinculantes. Se cuenta con el formato de autorización de datos personales el cual se aplicando desde el 18 de enero de 2024. 07-07-2023 En las hojas de vida revisar y completar la documentacion relacionada con seguridad social, revisando que estos se encuentren también en la lista de chequeo. Se actualizo la lista de chequeo de ducumentos y el procedimiento de contratación el 31 enero de 2024. 13-07-2023 Ajustar el procedimiento de comunicaciones para revisar los tiempos de respuesta a los procesos. Se ajusto en el procedimiento de publicación de comunicación internas y externas y en se incluyo la siguiente condición general "Se consideran máximo 3 días hábiles para realizar la verificación de la información a publicar" 13/09/2024 Se evidencia que no se gestionó el tratamiento del seguimiento 11-05-2023, por lo anterior se da apertura a acción correctiva que se encontrará en el plan de mejoramiento. | |||||||||||
8 | Gestión Financiera | D3, D5, F8, F9, A5, A13, A16, A17, A18, A21, A22, O13 N4, N13, E2, E9, E10, E11 | 1. El bajo recaudo de cartera 2. Pago de multas 3. Falta de seguimiento a la ejecución presupuestal 4. Cambio de legislación o de la normatividad frente a las instituciones sin ánimo de lucro 5. Cambios en legislaciones que afecten al sistema general de la Educación Superior en Colombia 6. Virus de transmisión en cadena de fácil propagación y con consecuencias letales en una cantidad significativa de contagiados | Insolvencia económica | 1. Incumplimiento con pagos a terceros 2. Sanciones o denuncias de las partes interesadas 3. Afectación reputacional 4. Desaparición de la Asociación 5. Que se determine un cambio de naturaleza jurídica de la Asociación 6. Que no se pueda cumplir de alguna manera con el objetivo misional | 1 | 3 | 3. PD-GFN-02 Procedimiento para la elaboración y control presupuestal 4. PF-GFN-04 Procedimiento de facturación y cartera 5. Indicadores del proceso de gestión financiera (GF) | SI | SI | SI | 07-08-2023 1.Acta No. 149 del 19 de octubre de 2021 y Acuerdo NO. 03 de 2021 (19 de octubre de 2021) 2.Informe de cartera enviado por contabilidad el 16 de junio con corte a 31 de mayo 3. Informe periódico de ejecución presupuestal al 30 de junio 30-06-2023 Se observa en el contrato entre ASCUN y el ICBF, donde se percibe un menor ingreso debido a la no aplicabilidad del IVA 07-07-2023 Se observa el presupuesto 2023 dispuesto en DRIVE, el correo donde se remite el seguimiento al presupuesto del 7 de junio de 2023 21 de junio de 2023. 07-07-2023 Se observa informe de gestión de cartera remitido por el contador el 13 de junio de 2023, junto con el informe de conciliaciones del mes de mayo 07-07-2023 Se observan los indicadores financieros 2023: rentabilidad patrimonila 6,20%, rotación de cartera 39,565, liquidez 4,5%, endeudamiento 22,09, gastos 113,71% del mes de mayo 07-10-2024 Se evidencia el acta 2 del 12 de septiembre de 2023 la cual corresponde al comite finaniero retoral para revisar el borrrador de presupuesto para la vigencia 2024, boorador que fue probado par presentar al CD y posteriormete al CNR; Así mismo se cuenta con el acta 2 del 18 septiembre de 2024 para la aporbación del borrador de presupuesto 2025 el cual fue aprobado para presentar al CD y al CNR. Con respecto al control presupuestal del 2024, se evidencian las observaciones de los comites financieros internos financieros en un libro de drive excel llamado"Presupuesto2024 APROBADOVF CNR ajuste IPC 31Dic v15enero2024DRIVE" hoja "Reunión financiera" *Con respecto a los presupuestos de los nodos se evidencia que el nodo Bogotá envía el correo del borrador de presupuesto a CAF el 30-11-2024, se evidencia el acta de la aprobación del presupuesto de los todos los nodos en el acta 44 del 30 noviembre y 1 y 2 de diciembre de 2023 aprobando presupuestos del 2024. *Con respecto al presupuesto de proyectos se evidencia en el proyecto de MINCULTURA el envío del presupuesto con el flujo de caja enviado el 4 de julio de 2024, hoja de ejecución del presupuesto y de la contrapartida y se evidencia la relación de las gastos. Así mismo se evidencia el informe de ejecución financiera 31 de agosto enviada por el gestor del proyecto de lo ejecutado y comprometido al 6 de septiembre se tenia el 54% de ejecución de lo presupuestado. *Con respecto al procedimiento de facturación y cartera se evidencia el cumplimiento y se resalta el desarrollo de la gestión de cartera la cual permite tener en tiempo real la información de la cartera pendiente por cobrar, así como el eficente cobro de cartera y la anulación de facturas por cada responsable y la información unificada qe muestra la información de cartera de toda la Asociación. 18-10-2024 Se realiza la revisión de los indicadores fincieros en la matriz de indicadores y a la fecha se encuentran reportados hasta septiembre con el siguiente promedio rentabilidad patrimonila 7,39%, rotación de cartera 31,1, liquidez 6,17%, endeudamiento 17,14 gastos 94,38% | Eficaz | 08/07/2022 30/06/2023 07/07/2023 07/10/2024 | 1 | 1 | 30-06-2023 Se establece generar un compromiso para que los controles de revision sobre las propuestas en los convenios y proyectos sean ejecutados antes, durante y después de su ejecución. Se da terminación al contrato del auditor financiero. Se debe realizar la actuaización del procedimiento de gestión de proyectos para describir como se realizaran las auditorías a los proyectos, asignando como responsable a la Coordinadora Administrativa. Se actualizó el procedimiento de gestión de proyectos el 23 de agosto del 2023 retirando la auditoría interna por seguimiento por CAF. 07-07-2023 Se debería contar con un informe de cartera por edades (30,60, 90 días o más) y actualizar el archivo de gestión de cartera de las IES. Se desarrollo una herramienta de cartera por Drive y Java la cual permite obtener informes con la información de cartera, cantidad de facturas solicitadas, facturas pagadas, anulas, etc herraienta que esta en pilotje los informes se estiman gestionar con el desarrollador de la herramienta en agosto de 2024 07-10-2024 Se debe realizar actualización al procedimiento de elaboración y control presupuestal debido a que al hacer seguimiento al control se evidencia que las condiciones generales, actividades, responsabilidades y registros no son claros y esta desactualizado de acuerdo con las actividades que hoy en día desarrollan. | |||||||||||
9 | Gestión Financiera - Gestión de proyectos | D5, N4, N13, E5, E7 | 1. Cambio en valores de los sumistros (GF) 2. Asumir costos que no se hayan planificado en el presupuesto anual (GF) 3. Solicitudes de compra a último momento (GF) 4. Escasez de productos o servicios (GF) 5. Efectos económicas del entorno (inflación) (GF) 6. Problemas de flujo de caja o recursos para el desarrollo de los Convenios o Contratos (ICANI-Unidad de proyectos) | Sobre costo operacional | 1. No se cuente con los recursos para cubrir todas las necesidades planteadas 2. Desabastecimiento 3. Incumplimiento a las partes interesadas | 1 | 3 | 3. PD-GFN-02 Procedimiento de elaboración para la elaboración y control presupuestal 6. PD-GAD-08 Procedimiento de gestión de compras y proveedores 7. PDE-ICA-02 Procedimiento para gestión de proyectos | SI | SI | SI | 07-07-2023 El flujo de caja esta documentado bajo el contrato 142-2022 CERLAC-ASCÚN 07-07-2023 No se han realizado las reevaluaciones de los proveedores ya que se estan actualizando las listas de chequeo de documentos para contratar contratistas y proveedores. 22-08-2023 Revisión presupuesto proyecto ICBF 2023 N° 0101-3002023 y su respectivo flujo de caja con los tres desembolsos acordados en los meses de julio, septiembre y diciembre. Se revisa el primer informe financiero 2023 el cual es aceptado por el ICBF por un total de factura de $549.137.534 | Eficaz | 07/07/2022 07-07-2023 | 1 | 1 | 07-07-2023 Revisar las listas de chequeo de documentos que se aplicaran a contratistas y proveedores, al igual que el instrumento de evaluacion y reevaluacion de los proveedores. Se actualizo el procedimiento de contratación y lista de chequeo el 31 de enero de 2024, se aplicó reevaluaciones a los proveedores encontrandose del 135 de ellos 3 para mejora continua y 1 que no alcanzo la meta de satisfacciój por tanto no continua prestando sus servicios para la Asociación. 22-08-2023 Se debe actualizar el procedimiento para la gestión de proyectos, con el fin de ajustar que ya no se realiza auditoría específicamente a la ejecución de los proyectos. Se actualizó el procedimiento de gestión de proyectos el 23 de agosto del 2023 retirando la auditoría interna por seguimiento por CAF. | |||||||||||
10 | Gestión Financiera - Gestión de proyectos | D3, D5, F8, F9, A5, A13, A16, A17, A18, A21, A22, O13 N4, N13, E2, E9, E10, E11 | 1. No se gestionen y desarrollen proyectos que puedan generar nuevas fuentes de ingreso. (ICANI - Unidad de proyectos, GF) 2. Los indicadores financieros y organizacionales no cumplan con los requisitos establecidos. (ICANI - Unidad de proyectos, GF) 3. El Consejo Directivo no apruebe la suscripción de Convenios o Contratos con Entidades del Estado. (ICANI - Unidad de proyectos, GF) 4. ASCUN no actualice documentos como RUP, RUT, Certificados de Vigilancia y Control, Cámara de Comercio, entre otros que algunas entidades solicitan como requisitos habilitantes. (ICANI - Unidad de proyectos, GF) 5. Las Empresas de Seguros no autoricen las pólizas de los contratos (ICANI - Unidad de proyectos, GF) | Desfinanciamiento para la ejecución del plan de acción estimado para la vigencia | 1. Iliquidez 2. Retraso en el pago de obligaciones 3. Afectación económica 4. Afectación en la credibilidad e imagen | 1 | 3 | 3. PD-GFN-02 Procedimiento de elaboración para la elaboración y control presupuestal 8 Actualización permanente de documentos y certificados exigibles como habilitantes en las licitaciones, información en las Plataformas de contratación pública como el SECOP II, y revisión de procesos en Secop I, además de las páginas de convocatorias de diferentes entidades nacionales e internacionales. 5. Indicadores del proceso de gestión financiera (GF) 7. PDE-ICA-02 Procedimiento para gestión de proyectos 9. Control de la ejecución presupuestal por parte del Comité Financiero Rectoral, 2 veces al año (GF) | SI | SI | SI | 08-07-2023 Indicadores financieros 2022 07-07-2023 Se observan los indicadores financieros 2023: rentabilidad patrimonila 6,20%, rotación de cartera 39,565, liquidez 4,5%, endeudamiento 22,09, gastos 113,71% para el mes de mayo 07-07-2023 Se observa el presupuesto 2023 dispuesto en DRIVE, el correo donde se remite el seguimiento al presupuesto del 7 de junio de 2023 21 de junio de 2023. 22-08-2023 Se revisa el RUP renovado 2023, al acta de liquidación del convenio 1498 de 2020 con el ICBF enviado el 23 de julio de 2023 | Eficaz | 08/07/2022 07/07/2023 | 1 | 1 | ||||||||||||
11 | Gestión Administrativa | D5, F9, N21, N24 | 1. Desastre natural, incendio o asonada que afecte la infraestructura 2. Deterioro de la infraestructura 3. Incumplimiento al plan de mantenimiento de la Infraestructura | Daño total o parcial de la infraestructura física de la Asociación | 1. Afectación económica y a la rentabilidad 2. Perdida de la información 3. Perdida de activos fijos | 1 | 3 | 10. Plan de emergencias (GTH-SST) 11. Plan de mantenimiento preventivo de los equipos de computo (GA) 12. Plan de mantenimiento preventivo de la infraestructura (GA) | SI | SI | SI | 08-07-2022 Plan de mantenimiento 2022 07-07-2023 Se reducen los PONS de 9 a 5 debido al nivel de aplicación para la Asociación y se implementan en el Plan de Emergencias 09-09-2024 Plan de mantemiento de equipos de computo 2024 alojado en drive del correo de la auxiliar de sistemas, se evidencia el listado del personal y las dependencias con la asignación de fechas de la programación de los mantenimientos que se verifican en la aplicación del WIS módulo de inventarios_ programar mantenimientos. Se evidencia que el historial de los mantenimientos no se logran idetiticar con facilidad, debido a que las personas que tienen acceso a la información, no tienen acceso a la descricpicón que se genera de cada manetenimiento puesta esta es la eviendencia de que se ejecuto el mantenimiento 13/09/2024 Se realiza revisión del plan de emergencias v4 del 25 de mayo de 2022, identificandose la necesidad de actualizar la información de la carga ocupacional, análisis de vulnerabilidad, planos de evacuación. Se revisa la ejecución del plan de manteniemiento de la infraestructura, a la fecha se encuentran actividades aún por ejectutar que estan dentro de la planeación | Eficaz | 08/07/2022 07/07/2023 09/09/2024 | 1 | 1 | 08-07-2023 Se encuentra en proceso en diseño el plan institucional de archivos (PINAR), dentro del cual se encuentra previsto el plan de digitalización del archivo histórico físico de la Asociación, el 12 de marzo en segumiento de actividades del SGC se informa a CAF que el PINAR no ha sido actualizado por parte de la asesora y al revisar el contrato del 2024, se evidencia que no esta como producto, CAF indica que hará la solicitud a la asesora de este por otro producto 09-09-2024 Garantizar que el WIS muestre gestión de los mantenimientos a los equipos de computo, especialmente la descripción de las actividades que se realizan con cada equipo. Pues no estan verificando que se cuente con la gestión del conocimiento e historial de mantemimientos como evidencia descriptiva. 13/09/2024 Actualizar la información de la carga ocupacional, análisis de vulnerabilidad, planos de evacuación del plan de emergecias. | |||||||||||
12 | Direccionamiento Estratégico - Transversal | D1, D2, D3, D4, D5, D7, D8, D9, D10, A4, A5, A8, A9, A14, A16, A17, A18, A23, A24 N1, N2, N3, N4, N5, N6, N7, N8, N9, N10, N11,N22, N23 E1, E2 ,E3, E4, E5, E6, E7, E14, E15 | 1. Falta de actualización y de oportunidad de la información, lo que podría generar que la comunicación interna y externa no sea efectiva, a través de los medios de comunicación empleados para ello. (GCC) 2. Bases de datos de las IES no actualizadas (GCC-DE-ICANI-PP) 3. Falta de control y fallas logísticas en la realización de eventos (GA) | Insatisfacción y/o perdida de las IES Asociadas e insatisfacción de los procesos internos de Ascún | 1. Afectación económica 2. Afectación reputacional, credibilidad e imagen 3. Baja participación de las IES en los eventos que promueva Ascún | 1 | 3 | 13. Encuesta de satisfacción todos los procesos (GTH-ICANI-PP-GCC-IES) 14. Procedimiento de administración de base de datos 15. PD-GDE-01 Procedimiento para el tratamiento de PQRSF 16. PD-GCL-09 Procedimiento de gestión del riesgo y oportunidades SGC-PTEE 17. PD-GAD-04 Procedimiento de ejecución de eventos 18. Matriz de participación de la IES | SI | SI | SI | 07-07-2022 Se revisan los resultados de las encuestas de satisfacción, encontrando el análisis de datos en el respectivo informe, se encuentra el formato de seguimiento a PQRs, Matriz de gestión del cambio 2018-2021, Planeación del cambio del desarrollo de la página web de PILA virtual en el proceso de Integración de la Comunidad Nacional e Internacional. 23-06-2023 Resultados de encuesta percepcion de públicos interes sobre los servicios que ofrece ASCUN en el marco del plan de acción 2021-2022 aplicada en el mes de diciembre de 2022 a febrero de 2023, donde se obtiene retroalimentación de diversas partes interesadas (redes, rectores y vicerrectores de las IES, Gestión Académica, ORI con muestra de 100 representantes, programas de movilidad, proveedores, colaboradores y contratistas. 30-06-2023 Se identifica que a la fecha las repuestas dadas por la Asociación a las solicitudes escritas a la EMAVI con respecto a porque debe continuar como una IES asociada no han sido suficientes para lo que ellos aspiran, por lo que se debe concertar una estrategia distinta, en la que se pueda satisfacer los requerimientos presentados. 13-07-2023 Se revisa la base de datos de la red de comunicaciones donde se registran los datos de contacto de las IES (numeros telefonico, correo y redes sociales). se revisa el formato de seguimiento a PQRS donde el ultimo registro tiene fecha del 30 de junio de 2023, donde se icluyen las 4 felicitaciones recibidas por la Coordinacion Académica. Se revisa el formato de requimiento de eventos pel Consejo Nacional de rectores de marzo de 2023, se revisan los resultados de evaluación del CNR 22-08-2023 Se revisa encuesta de satisfaccion del convenio de asociación 01014092022 suscrito entre ASCUN e ICBF, donde se indaga la conformidad de los estudiantes beneficiarios, frente a la prestación del servicio y encuesta general de los estudiantes. 11-09-2024 Se realiza revisión de las PQRSF y se identifican 2 PQRSF, una se llego el 28 de agosto y la segunda como derecho de petecición del 27 de agosto las cuales no han sido contestadas y dan incumplimiento al procedimiento. | Eficaz | 07/07/2022 23/06/2023 30/06/2023 11/09/2024 | 1 | 2 | 08.09.2022 Se identifica que a la fecha las repuestas dadas por la Asociación a la EMAVI con respecto a porque debe continuar como una IES asociada no han sido suficientes para lo que ellos aspiran, por lo que se debe concertar una estrategia distinta, en la que se pueda satisfacer los requerimientos presentados. Por lo anterior se le sugiere al Director Ejecutivo retomar la situación de la siguiente manera: Citación de almuerzo o desayuno de trabajo, explicación de lo que hace Ascún, mostrar los beneficios de participar en todos procesos de la Asociación, muestra de resultados significativos, indagar que desean de Ascún y establecer compromisos. Durante el primer trimestre del 2024 la dirección ejecutiva y la secretaría general realizan viajes a los territorios con el fin de exponer porque es beneficioso paras las IES ser parate de Ascún. 23-06-2023 Realizar reunion para optimizar las encuestas de satisfacción. Se realizan reuniones con los líderes de procesos desde mayo a diciembre para su aplicación. En los resultados análisados en comité de calidad el 26 de febrero se evidencia aumento de la satisfacción de las IES ver informe de revisión por la dirección. 30-06-2023 Se propone por parte del Director Ejecutivo de ASCUN, realizar un acercamiento con la EMAVI y con la Escuela Marco Fidel Suárez para socializar las ventajas de asociarse a ASCUN. Calidad revisará con la secretaria de la Dirección Ejecutiva para hacer seguimiento a la respuesta que se dará a la EMAVI y Marco Fidel Suárez por escrito socializando las ventajas de estar asociados. Se agendaron las siguientes reuniones con la dirección nacional de escuelas DINAE 26 de septiembre de 2022 presencial (sede de ascún) reunión teniente coronel german rafael sierra chaparro, vicerrector académico, dirección nacional de escuelas de la policía nacional, 9 de febrero de 2023 charla virtual “sedes a nivel nacional y nivel central” dirección de educación policial, ejercito nacional reunión virtual, tc. carlos andres daza pico, director de planeación educación miércoles, 8 de marzo de 2023⋅9:00 – 9:30am, reunión ejército (brigadier general luis ávila torres) jueves, 12 de marzo de 2020⋅2:00 – 3:30pm visita a la escuela de postgrados "miguel antonio lleras pizarro" 25 de septiembre a las 8:00 a.m. 13-07-2023 solicitar respuesta a Maria Lida justificando la demora en la respuesta en las PQRS que tiene a cargo, tras haberse reunido con el líder de Comunicaciones y la secretaria de la Direccion Ejecutiva, quienes la apoyaron para dar respuesta a las PQRS, sin embargo hay que solicitar respuesta a ella por medio de correo electrónico desde el proceso de calidad al llamado de atencion remitido por demoras en dichas respuestas se envío memorando el 27 de junio de 2023 desde la dirección ejecutiva. Se define el concepto de felicitaciones en el procedimiento para tratamiento de PQRSF. 11-09-2024 Se le indica a la secretaria de la secretaría general que debe hacer seguimiento a las PQRSF que esten sin responder y que deberá poner en google calendar alertas para el envío de recordatorios un día antes del vencimiento de la misma. Así mismo se indica que aquellas PQRSF que no lleguen al formulario deben de ser incluidas para garantizar el control y seguimiento a cada solicitud | |||||||||||
13 | Direccionamiento Estratégico - Misionales | D2, D6, D7, A4, A5, A7, A8, A9, A14, A24 N3, N6, E3 | 1.Que el comportamiento de las IES asociadas afecte la imagen corporativa (Misionales) 2.Que el comportamiento de los funcionarios de la Asociación afecte la imagen corporativa (GTH) 3. Que la actuación de las redes vaya en contra de los objetivos misionales de la Asociación (Redes) 4. Que la actuación de los representantes de las diferentes instancias de la Asociación afecte la imagen corporativa (Representaciones) 5. Uso inadecuado de la marca de Ascún por parte de las redes y aliados (Misionales) 6. No se cumpla el compromiso con las IES de representarlas en la política pública (Misionales) | Perdida de credibilidad y afectación a la imagen | 1. Retiro de IES asociadas 2. Que las instancias no vuelvan a solicitar designación de representantes 3. Que se desacredite el nombre y las capacidades de la Asociación en la designación de representantes 4. Insatisfacción de las IES por fallas y/o negligencia en la representación de Ascún en materia de política pública | 1 | 3 | 19. PL-GCC-01 Plan de medios (GCC) 20. Acuerdo CD 6 de 2015 (IES) 13. Encuesta de satisfacción todos los procesos (GTH-ICANI-PP-GCC-IES) 21. PD-IES-02 Procedimiento para el seguimiento a la agenda legislativa 22. PD-ICA-03 Procedimiento gestión de redes universitarias | SI | SI | SI | 29-08-2023 Como aplicación del acuerdo 6 de 2015 se evidencia la designación para el consejo distrital de parcipación ciudadana de Barranquilla comunicación 0651, 0652 en el correo del 222 de agoosto se evidencia el envío del acuerdo 6 de 2015 junto con la información de designación. 25-10-2023 Se evidencia en la solicitud de concepto al proyecto del Ley 0233 de 2022 del senado enviado el 23 de octubre la nota en la que se informa "Las IES aceptan y autorizan a Ascún, usar la información para los fines aquí definidos, sin que ello constituya vulneración a los derechos de autor, salvo manifestación en contrario" | Eficaz | 6/7/2022 | 1 | 1 | 13-07-2023 Se socializa la necesidad de realizar las publicaciones de SST. Se actualiza el plan de medios actulizando la información a publicar de SSST-SGC-PTTE el 27 de abril de 2023 | |||||||||||
14 | Direccionamiento Estratégico - Misionales - Mejora Continua | D1, D2, D3, D4, D5, D7, D8, D9, D10, A4, A5, A8, A9, A14, A16, A17, A18, A23, A24 N1, N2, N3, N4, N5, N6, N7, N8, N9, N10, N11,N22, N23 E1, E2 ,E3, E4, E5, E6, E7, E14, E15 | 1. Creación de una nueva Asociación de universidades 2. Que las IES asociadas no se identifiquen con los propósitos de la Asociación | Traslado de las IES asociadas a otras organizaciones o el retiro de éstas de la Asociación | 1. Insolvencia económica 2. Pérdida de credibilidad o imagen corporativa 3. Pérdida de participación en espacios de interlocución | 1 | 3 | 23. PD-GCL-05 Procedimiento de salidas no conformes (MC) 13. Encuesta de satisfacción todos los procesos (GTH-ICANI-PP-GCC-IES) 15. PD-GDE-01 Procedimiento para el tratamiento de PQRSF 24. Acta del los CD y CNR 20. Acuerdo CD 6 de 2015 (IES) 18. Matriz de participación de la IES | SI | SI | SI | 23-06-2023 Resultados de encuesta percepcion de públicos interes sobre los servicios que ofrece ASCUN en el marco del plan de acción 2021-2022 aplicada en el mes de diciembre de 2022 a febrero de 2023, donde se obtiene retroalimentación de diversas partes interesadas (redes, rectores y vicerrectores de las IES, Gestión Académica, ORI con muestra de 100 representantes, programas de movilidad, proveedores, colaboradores y contratistas. 13-07-2023 Se revisa el formato de seguimiento a PQRS donde el ultimo registro tiene fecha del 30 de junio de 2023, donde se icluyen las 4 felicitaciones recibidas por la Coordinacion Académica. Se revisa el formato de requimiento de eventos pel Consejo Nacional de rectores de marzo de 2023, se revisan los resultados de evaluación del CNR 29-08-2023 Como aplicación del acuerdo 6 de 2015 se evidencia la designación para el consejo distrital de parcipación ciudadana de Barranquilla comunicación 0651, 0652 en el correo del 222 de agoosto se evidencia el envío del acuerdo 6 de 2015 junto con la información de designación. 29-08-2023 Se evidencia el diligenciamiento mensual de la matriz de participación de las IES, alimentada por todos los procesos misionales y estrategicos de la Asociación, con el cual al final del año se envía información a las IES de los espacios en los que participaron durante el año 2023 | Eficaz | 23/6/2023 13/07/2023 29/08//2023 | 1 | 1 | ||||||||||||
15 | Direccionamiento Estratégico - Misional - Administrativo | F17, O6, N7, N9, E2, E5, E7 | 1. Hurto de información de equipos y archivos de la Asociación por cualquier parte interesada (GA) 2. No existe registro de la marca ni de los productos derivados de las redes de la Asociación y del programa Retos (PP-ICANI) 3. Que los participantes del programa Retos tomen los productos allí utilizados y los tomen como propios (PP) 4. Que miembros de las redes tomen productos derivados en conjunto con Ascún como propios (ICANI) 5. Ciber ataques (GA) | Pérdida de productos, propiedad intelectual e información | 1. Afectaciones económicas 2. Afectaciones reputacionales 3. Implicaciones normativas y legales 4. Daño parcial o total de los sistemas tecnológicos 5. Pérdida del acervo documental digital 6. Pérdida de la memoria institucional 7. Pérdida de la propiedad intelectual | 1 | 3 | 25. Registro de marcas y propiedad intelectual (jurídica) (PP-INCANI) 26. Clausulas de propiedad intelectual en los contratos laborales y de prestación de servicios 27. Acceso definido para los diferentes roles en la plataforma RETOS 21. PD-IES-02 Procedimiento para el seguimiento a la agenda legislativa 28. PD-GAD-09 Procedimiento administración del archivo central e historico 29. Servidor de VPN (GA) 30. Antivirus (GA) 31. Firewall FORTINET (GA) | SI | SI | SI | 22-06-2023 Se revisa desde la plataforma Retos opcion cursos y talleres, donde mediante el rol de consulta externa se observa que no tiene acceso a la edición de la informacion. 13-07-2023 La Asociación cuenta con registros marcarios del programa RETOS, REUNE, RCI, red de bienestar y el logo 25-10-2023 Se evidencia en la solicitud de concepto al proyecto del Ley 0233 de 2022 del senado enviado el 23 de octubre la nota en la que se informa "Las IES aceptan y autorizan a Ascún, usar la información para los fines aquí definidos, sin que ello constituya vulneración a los derechos de autor, salvo manifestación en contrario" 25-10-2023 Se evidencia la placación de las TRD en un 91% 12-09-2023 Fuente correo de sistemas La materializacion del riesgo sucedio el 12 de septiembre de 2023, se deja enlace con el comunicado de IFX https://mail.google.com/mail/u/0/?tab=rm&ogbl#search/%22ifx%22/FMfcgzGtwztxvNldQXGxhRHlRhrbkDvh 09-09-2024 Se evidencia en el correo enviado por la auxiliar de sistemas del 20 de mayo de 2024 un recordatorio del uso de la VPN a 7 personas, a la fecha una persona con dos usuarios no ha dado razón de porque no la usa. Con respecto al antivirus se cuenta con el Defender el pago de este antivirus es cada 3 años, se hizo el pago en el 2022, pero se tiene pensado hacer el cambio por uno que tenga más protección y que el pago sea anual. Planificar el cambio en la matriz respectiva. Con respecto al firewall se esta buscando hacer tambien el cambio o actualizar el FORTINET es el que parametriza la red y ayuda a filtrar información de jaqueo ya que esta por terminar la protección de los escudos 13/09/2024 Se revisa el contrato laboral de Francy Cuellar la clausula decima octava de propieda intelectual, Contrato de Angelica Suarez en la clusula novena de propiedad intelectual. Se revisa contrato de prestación de servicios 136 de 2024 Valentina Merlano se evidencia la clausula decima tercera de propiedad intelectual, Contrato 12 de 2024 Acme consultores se evidencia la clausula decima cuarta de propiedad intelectual. *Se hace revision al procedimiento de archivo central e historico y se identifica la necesidad de actualización debido a que lo que esta en la v3 no cubre las necesidades y no se implementa. | Eficaz | 22/06/2023 13/07/2023 25/10/2023 13/09/2024 | 1 | 1 | 22-06-2023 Se deben actualizar los contenidos de la plataforma retos para que sea accesible a los interesados. Averiguar con Diego (proveedor Multidigito y administrador de la plataforma Retos) si existe un firewall o monitoreo de amenazas y vulnerabilidades y proponer que ese se aplique al sitio Web y demás sitios de ASCUN 12.09.2023 Informe de reporte de incidente de seguridad, se envió el 29 de septiembre a la Superintendencia de Industria y Comercio radicado: SAL-20230000000777 - enlace correo evidencia https://mail.google.com/mail/u/0/?tab=rm&ogbl#inbox/FMfcgzGtxSscGksKDsjpxPNHFRlNcDNr Respuesta de la superintendencia sobre Informe de reporte de incidente de seguridad, fue radicada bajo el número 23-438884- -00000-0000. https://mail.google.com/mail/u/0/?tab=rm&ogbl#inbox/FMfcgzGxRwxwpgPTqvvsrfgqcdcPnmxH 25.10.2023 Respuesta ifx en el que nos afirma que el servicio se encuentra restaurados en su totalidad y no existe ninguna evidencia de que haya fuga de datos o afectaciones sobre la información de habeas data, privilegiada o confidencial, https://mail.google.com/mail/u/0/?tab=rm&ogbl#search/%22ifx%22/FMfcgzGwHLjmwLBlLwqsWsbFLJDkHjGh 09-09-2024 Se solicita determinar la frecuencia de seguimiento al uso de la VPN y garantizar el uso de la misma 13/09/2024 Se debe hacer actualización al procedimiento de administración de archivo central e historico y realizar su efectiva implementación, el tratamiento migra al plan de mejoramiento como una no conformidad para implementar acciones correctivas. Migra el riesgo de zona de riesgo de baja a moderada. | |||||||||||
16 | Direccionamiento Estratégico - TH | N21, E14, E16 | 1. Virus de transmisión en cadena de fácil propagación y con consecuencias letales en una cantidad significativa de contagiados 2. Ausencia de protocolos de bioseguridad | Riesgo biológico por propagación de enfermedades contagiosas | 1. Afectación o interrupción del servicio 2. Propagación de Contagio del virus al personal de Ascún y partes interesadas 3. Muerte por contagio del Virus al personal de Ascún y partes interesadas 4. Afectaciones económicas | 2 | 3 | 32. Política interna de teletrabajo 33. PGM-GTH-P3 Programa de higiene y seguridad industrial 34. Reglamento interno del trabajo | SI | SI | SI | 08-07-2022 Protocolos de bioseguridad, Elementos y kit de bioseguridad en la entrada de la Asociación y estaciones de trabajo. 07-07-2023 Se observa en el reglamento interno de trabajo, política integrada de ASCUN, política de Teletrabajo, plan y seguimiento asignación teletrabajo, y los protocolos de bioseguridad 26-09-2024 Se evidencia publicada la politica de teletrabajo en la pagina del SIG, así mismo al hacer lectura a esta se garantiza su aplicabilidad por los colaboradores. Con respecto a la implementación del programa de higiene y seguridad inductrial se han llevado a cabo las actividades descritas en el. Así mismo el reglamento interno del trabajo se encuentra publicado en la página del SIG y fisicamente en el comerdor. | Eficaz | 08/07/2022 07/07/2023 26/09/2024 | 1 | 1 | 07-07-2023 Se debe actualizar la política de teletrabajo para eliminar la tabla que referencia a los representantes al Copasst y a quien reportar accidentes de trabajo. Se debe revisar la Ley 1221 de 2008, Decreto 1227 de 2022, se hace cambio el 12 de julio de 2024 | |||||||||||
17 | Direccionamiento Estratégico - Trasversal | F8, F9, F11,O13, N13, N16, N17, N19, N20, N21, N25, N26, E9, E14, E16 | 1. Inadecuada gestión y monitoreo del riesgo (MC) 2. Materialización de los riesgos catastróficos (MC) 3. Inadecuada implementación del SG-SST (GTH) 4. Reporte inoportuno y/o incorrecto de novedades de nómina (GTH) 5. Solicitudes de los trabajadores no atendidas (GTH) 6. Inadecuada socialización del plan de bienestar (GTH) 8. Incumplimiento en el pago de las obligaciones (GF) 9. Incumplimiento de las obligaciones o productos establecidos en los convenios o contratos (ICANI-gestión de proyectos) 10. No se aprueben los productos entregados (ICANI-gestión de proyectos) 11. No definir el revisor fiscal y suplente de acuerdo a la frecuencia establecida 12. Incumplimiento de los estatutos de Ascún 13. Incumplimiento de requisitos aplicables 14. No contar con un código de ética ni lineamientos para la prevención del LA/FT 15. No conocer los antecedentes de los colaboradores y proveedores 16. No contar con procedimientos para analizar e indientificar operaciones inusuales ni para reportar operaciones sospechosas | Sanciones o consecuencias legales | 1. Afectaciones económicas 2. Afectaciones reputacionales 3. Perdida del certificado de calidad 4. Suspensión de las actividades de la Asociación 5. Rotación de personal | 1 | 3 | 16. PD-GCL-09 Procedimiento de gestión del riesgo y oportunidades SGC-PTEE 35. PD-GCL-02 Procedimiento de acciones correctivas y mejora continua 23. PD-GCL-05 Procedimiento de salidas no conformes (MC) 36. Informe de la revisión por la dirección anual 37. PD-GCL-04 Procedimiento de auditorías internas 38. PD-GTH 01 Procedimiento de elaboración de nómina y seguridad social 39. PD-GTH-17 Procedimiento de selección y gestión de personal 40. PD-GFN-03 Procedimiento de cuentas por pagar 7. PDE-ICA-02 Procedimiento para gestión de proyectos 21. PD-IES-02 Procedimiento para el seguimiento a la agenda legislativa 41. Codígo de ética 34. Reglamento interno del trabajo 42. Programa de transperencia y ética empresarial | SI | SI | SI | 06-07-2022 Acta No. 4 del 30 de septiembre de 2021 del comité de calidad correspondiente a la revisión por la Dirección. 30-06-2023 Se revisa la novedad presentada con el nombramiento de revisor fiscal en el año 2022 07-07-2023 Se observa plan de bienestar dentro del plan de trabajo 2023 de SST, incluyendo celebracion de efechas especiales, jornadas recreativas, deportivas, jornada de la salud, programa prepensional, reconocimiento de permanencia, semana santa, actividad de fin de año, club de lectura y literatura, entre otros. 07-07-2023 se revisa la lista de chequeo de nómina de 2023 donde se observan registrada las novedades y conceptos de nómina Se observa informe de gestión de cartera remitido por el contador el 13 de junio de 2023, junto con el informe de conciliaciones del mes de mayo 22-08-2023 se revisan agendas de reunión desarrollada con el ICBF sobre el diseño curricular del taller de escritura con fecha de realización del 22 de agosto de 2023 y del lunes 14 de agosto de 2023 para la mesa de trabajo ASCUN - ICBF para la revisión del estado de la ejecución presupuestal del proyecto. 15-12-2023 Se evidencia el 96% de eficacia del control de los riesgos, así como el 90% en el siguimiento de las acciones del plan de mejoramiento. Se evidencia a la matriz de salidas no conformes de los proceso misionales y de apoyo para 2023 7, como la actualización del procedimiento con las posibles salidas de otros procesos. 26-09-2024 Se evidencia la nómina de agosto firmada por quien elaboró, revisó y aprobó. Así mismo el reporte de las novedades del mes de septiembre realizado el 23; se evidencia la planilla de seguridad social del periodo de agosto-septiembre pagada el 2 de septiembre con el # de planilla 79731123; se evidencia el envío de las planillas del pago de seguridad social a los trabajadores. | SI | SI | 1 | 3 | 30-06-2023 Se realiza reunión entre la Coordinación Administrativa, Secretaría General y revisores fiscales, donde se propone mantener la designación de los revisor fiscal y suplente lo cual fue aprobado por el Consejo Nacional de Rectores extraordinario y confirmado como procedente ante la Cámara de Comercio de Bogotá y la Alcaldía. Se registran los estatutos en la matriz legal para evitar estas salidas. | |||||||||||
18 | Gestión de Talento Humano | D4, N20, N22, N23, E14, E15 | 1. Fallas en el proceso de selección 2. Plan de capacitaciones no enfocado a potencializar de las competencias de los trabajadores 3. No se gestionan las brecha identificadas en la evaluación de competencias 4. Desactualización de los perfiles de cargo | Vincular personas que no cumplan con la competencia requerida | 1. Afectación a la imagen y credibilidad de Ascún 2. Insatisfacción de los colaboradores 3. Incremento en salidas no conformes y PQRs 4. Afectaciones económicas | 3 | 3 | 43. Manual de funciones (GTH) 39. PD-GTH-17 Procedimiento de selección y gestión de personal | SI | SI | NO | 08-07-2022 Plan de capacitaciones 2022 Evaluaciones de desempeño 2021 Manual de funciones y competencias y proceso de selección Secretaria Ejecutiva 07-07-2023 Se han actualizado 16 manuales de funciones y se encuentra pendiente el 50%. Se revisa el plan de capacitación que consolida 41 temas para 2023 y se encuentra en curso. Se revisa el informe de resultados institucionales de la evaluación de desempeño del año 2022. | No eficaz | 08/07/2022 07/07/2023 | 3 | 3 | 08-07-2023 Estandarizar pruebas de ingreso de acuerdo al cargo, entrevistas Fortalecer y actualizar el plan de capacitaciones, formulado a a partir de la evaluación de competencias y encuestas de satisfacción. Acciones de mejora de acuerdo con los resultados de las evaluaciones de desempeño y encuestas de satisfacción. Actualización del manual de funciones. Se encuentran aprobados y publicados 10 manuales, los demás estan en proceso de revisión. 07-07-2023 Actualizar la evaluacion del desempeño, contemplar el manual de funciones para actualizar la evaluacion de desempeño y considerar como evidencia de la retroalimentación de la evaluación de desempeño al trabajador, la comunicación de esta por medio del correo electrónico. Se reaiza la actualización de las evaluación de desempeño de contenido y forma de aplicar. | |||||||||||
19 | Gestión de Talento Humano | D4, N19, N20, N21, N22, N23, N24, E13, E14, E15, E16 | 1. Falta de actividades de bienestar 2. Falta de salarios emocionales 3. Falta de claridad en las responsabilidades, funciones y autoridades 4. No tener en cuenta los opiniones de los trabajares para la mejora de los procesos | Insatisfacción de los trabajadores | 1. Rotación de personal 2. Afectación económica 3. Baja calidad en la prestación del servicio | 3 | 3 | 73. Bateria psicosocial (GTH) 13. Encuesta de satisfacción (GTH) 39. PD-GTH-17 Procedimiento de selección y gestión de personal 43. Manual de funciones (GTH) | SI | SI | NO | 2023-07-07 Matriz de partes interesadas 2022 2023-07-07 Se observa plan de bienestar dentro del plan de trabajo 2023 de SST, incluyendo celebracion d efechas especiales, jornadas recreativas, deportivas, jornada de la salud, programa prepensional, reconocimiento de permanencia, semana santa, actividad de fin de año, club de lectura y literatura, entre otros. Infome de bateria de riesgos psicosocial aplicada en julio de 2022. | No eficaz | 7/8/2022 | 3 | 3 | 2023-07-07 Actualización del manual de funciones. Se encuentran aprobados y publicados 10 manuales, los demás estan en proceso de revisión. | |||||||||||
20 | Integración de la Comunidad Académica Nacional e Internacional | F15, F22, F23, F24, F25, F26, F27, F28, A13, A17, A23, O4, O5, O13, O17, O18, O19, O20 N10, E7, E11 | 1. Falta de seguimiento 2. No se llegan a acuerdos con la contraparte 3. Cambios en las organizaciones de la contraparte | Inactividad o falta de operacionalización de convenios, acuerdos o memorandos de entendimiento | 1. Incumplimiento del objetivo del proceso y de la estrategia de Ascún 2. Afectación de credibilidad e imagen | 2 | 2 | 44. PD-ICA-01 Procedimiento de movilidad académica internacional | SI | SI | SI | 2023-06-23 ORI: Comunicado de apertura convocatoria PILA presencial 2022-1, Acuerdo marco y convenio específico del programa PÏLA entre ASCUN, ANUIES y CIN del 25 de octubre de 2017 2023-06-23 ORI: Convenio con la Asociacion Africana de Universidades firmado el 22 de marzo de 2023 actualizacion del convenio con la CRUE de España donde se incluye q las acciones de los convenios se enfoque tambien al fortalecimiento de las relaciones interinstitucionales de las asociacines. Se revisa cascada de correos de los meses de abril y mayo con la CRUE, donde se acuerda una comunicación conjunta para promor el ajuste al convenio 2024-02-24 ORI: Se propone a los aliados no firmar convenios, sino revisar las posibles acciones que pueden tomarse, correo electrónico enviado al grupo Compostela de universidades 2024-02-06. 12-09-2024 Con el fin de no contar con documentos que se quedan almacenados sin operacionalización, desde la ORI se ha considerado evitar la firma convenios, con el fin de avanzar en acciones concretas que sean más eficaces. A la fecha se tienen convenios vigentes sin operacionalización los cuales ya se tienen identificados, pero no se tienen seguimientos puntuales sobre las acciones a implementar. | Eficaz | 7/7/2022 | 1 | 1 | 12-09-2024 Como oportunidad de mejora se realizará un plan a largo plazo de seguimiento a los convenios para garantizar su operacionalización. Durante el 2024 se ha realizado acercamiento con las asociaciones correspondientes a 3 convenios: BCI, CRUE y CRUCH. La información es verificable en el drive "Convenios de cooperación internacional ASCÚN" | |||||||||||
21 | Integración de la Comunidad Académica Nacional e Internacional | F15, F22, F23, F24, F25, F26, F27, F28, A13, A17, A23, O4, O5, O13, O17, O18, O19, O20 N10, E7, E11 | 1. Que los calendarios académicos no sean compatibles entre los países 2. La oferta del programa no les llama la atención a las IES 3. El programa no cumple con las expectativas e intereses de las IES | Desinterés de las IES en la participación de los programas de movilidad | 1. Desvinculación de las IES de los programas de movilidad 2. Incumplimiento del objetivo del proceso y de la estrategia de Ascún 3. Afectación de credibilidad e imagen | 1 | 1 | 44. PD-ICA-01 Procedimiento de movilidad académica internacional 13. Encuestas de satisfacción 45. Encuentros del programa con las IES participantes, cada dos años | SI | SI | SI | 2023-06-23 ORI:Cuadro de Control Quejas Programas de Movilidad donde se observan el caso de la queja radicada el 12-12-2022 y del 13-06-2023 respecto a las condiciones de alojamiento en la Universidad de Nordeste Argentina, de las cuales se queja la Universidad Javeriana de Cali. Se observa el protocolo de gestión de quejas el cual se socializó ante las asociaciones internacionales. En este último año no se han observado reiteraciones de quejas de IES colombianas. Encuentro programa PILA realiado el 14 de noviembre de 2022. Se observa el plan de tareas a desarrollar por los coordinadores del programa con base en los debates y recomendacioes desarrolladosen el encuentro. 2024-02-24 ORI: se sociliza en webinar del mes de diciembre donde se comunica a las instituciones particpantes del programa, la GUÍA PARA LA GESTIÓN SOBRE IRREGULARIDADES E INCONVENIENTES EN EL PROGRAMA PROGRAMA DE INTERCAMBIO ACADÉMICO LATINOAMERICANO – PILA https://www.programapila.lat/wp-content/uploads/2023/07/Guia-para-la-gestion-de-irregularidades-e-inconvenientes-PILA-vfinal.pdf https://www.youtube.com/watch?v=EtIuTE5kxCA 12-09-2024 Se realizó el 2do encuentro de PILA para generar motivación y sentido de pertenencia para promover la participación de las IES y paises. En este encuentro asistieron 7 de los 9 paises que integran el programa. Se identifica que las IES de Colombia tienen una muy buena participación. El riesgo radica en la baja oferta de plazas de movilidad de los paises aliados. Como oportunidad de mejora se ajustaron los términos de referencia de las convocatorias, con el fin de contar con más plazas a traves de un modelo mixto, con plazas por asignación y por concertación. Otra mejora es la organización de un webinar con las IES chilenas para promocionar el programa, conocer inquietudes y obstáculos que tengan para participar. | Eficaz | 7/7/2022 | 1 | 1 | ||||||||||||
22 | Procesos misionales, Gestión de Talento humano | 1. Obsequios e invitaciones 2. Remuneraciones por gestionar proyectos 3. Viaticos 4. Relaciones con servidores públicos 5. Acuerdo con terceros 6. Conflictos de intereses 7. Donaciones 8. Alteración de documentos o información 9. Aprovecharse de la imagen de Ascún para realizar temas ilícitos, celebrar contratos 10. Cohecho 11. Tráfico de influencias 12. Usurpación derechos de propiedad 13. Contrabando 14. Lavado de activos 15. Aprovechamiento ilicito de recursos 16. Contaminación ambiental 17. Financiamiento del terrorismo 18. Corrupción privada 19. utilización indevida de la información privilegiada | Recibir o solicitar cualquier dadiva o beneficio a nombre propio o para terceros | 1. Afectación de credibilidad e imagen 2. Afectaciones económicas 3. Implicaciones normativas y legales 4. Sanciones o denuncias de las partes interesadas 5. Disminución de la productividad y compromiso con el trabajo 6. Dejar recibir reconocimientos beneficios de ley (ejemplo, beneficios tributarios) 7. Retiro de IES asociadas | 1 | 3 | 39. PD-GTH-17 Procedimiento de selección y gestión de personal 26. PD-GTH-16 Procedimiento de contratación 46. Estatutos https://ascun.org.co/pdfviewer/estatutos/?auto_viewer=true#page=&zoom=&pagemode=none 41. Codígo de ética 34. Reglamento interno del trabajo 42. Programa de transperencia y ética empresarial | SI | SI | SI | 2023-07-07 se revisa la hoja de vida de la profesional de comunicaciones y no se observan los soportes de seguridad social. 2023-07-07 Se observa inducción y reinducción SST 2022. | No eficaz | 7/7/2022 | 1 | 2 | 2023-07-07 Revisar la completitud de las hojas de vida del personal contratado. Se debe diseñar la inducción y reinducción a través de medios virtuales. Ya se ha avanzado con la sistematización de las inducciones se cuenta con la de proveedores y contratistas para la vigencia 2024 ya se esta aplicando | ||||||||||||
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