Seguimiento estrategia racionalización consolidado 3er cuatrimestre 2022.xls

	B	D	E	F	G	I	J	K	N	O	P	Q	R	S	U	V	W	X	Z	AA	AB	AC	AD	AE	AF	AG	AH
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6																Fecha generación : 2022-12-22
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8		Nombre de la entidad:			UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
9										Orden:		Territorial
10		Sector administrativo:			No Aplica					Orden:		Territorial
11		Sector administrativo:			No Aplica
12										Año vigencia:		2022
13		Departamento:			La Guajira
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16		Municipio:			RIOHACHA					Fecha		22/12/2022
17	Consolidado de las Estrategias de racionalización de trámites implementadas
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19	DATOS TRÁMITES RACIONALIZADOS						ACCIONES DE RACIONALIZACIÓN IMPLEMENTADAS							PLAN DE EJECUCIÓN						MONITOREO				SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
20	Tipo		Número	Nombre		Estado	Situación anterior	Mejora implementada	Beneficio al ciudadano y/o entidad		Tipo racionalización		Acciones racionalización	Fecha inicio	Fecha final racionalización		Fecha final Implementación	Responsable	Justificación	Monitoreo Jefe Planeación	Valor ejecutado (%)	Observaciones/Recomendaciones	Justificación	Seguimiento jefe control interno	Observaciones/Recomendaciones
21																								Seguimiento jefe control interno
22	Plantilla Único - Hijo		72755	Grado de pregrado y posgrado		Inscrito	El estudiante en proceso de graduación debía recoger las firmas físicas que autorizaban su paz y salvo en materia financiera, académica, biblioteca, bienestar universitario, para proceder a autorizar su volante de pago de derecho a grado.	Desarrollo de una aplicación digital para facilitar la Interoperabilidad entre dependencias que aportan las certificaciones que habilitan al estudiante para el pago del derecho a grado.	Es estudiante ya no deberá hacer largas filas para obtener las certificaciones firmadas por las diferentes Dependencias que legalizan su estado en la universidad, mejorando el tiempo del trámite, costos de transporte y el seguimiento se podrá hacer de manera virtual		Tecnologica		Interoperabilidad interna	01/02/2022	22/12/2022		01/09/2022	Ofician de Admisiones Registro y Control Académico		Si	100			Sí	Respondió	Pregunta	Observación
23																									Sí	1. ¿Cuenta con el plan de trabajo para implementar la propuesta de mejora del trámite?	Para la racionalización del trámite “grado pregrado y postgrado” se realizó un plan de trabajo el cual se detalla a continuación:Tema:Ajuste al proceso de grado de Pregrado y Posgrado. Actividad: -Actualización del procedimiento para la solicitud de grado de estudiantes. -Socialización de la actualización ante la comunidad académica.
24																									Sí	2. ¿Se implementó la mejora del trámite en la entidad?	Actualmente los estudiantes realizan el trámite de grado tanto para pregrado como postgrado a través de la “plataforma del proceso de grado” ubicada en la página web de la Oficina de Admisiones y Registros de la Universidad de la Guajira. Los pasos para realizar el trámite se pueden apreciar en el instructivo de requisitos de grado.
25																									Sí	3. ¿Se actualizó el trámite en el SUIT incluyendo la mejora?	Actualmente el trámite se encuentra actualizado en el SUIT. Esto se puede corroborar en el enlace anexo. http://visor.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=72755
26																									Sí	4. ¿Se ha realizado la socialización de la mejora tanto en la entidad como con los usuarios?	Actualmente los usuarios se encuentran realizando el trámite a través de la “plataforma del proceso de grado”.
27																									Sí	5. ¿El usuario está recibiendo los beneficios de la mejora del trámite?	Se han capacitado alrededor de 6.000 estudiantes por parte de Admisiones, registro y control académico.
28																									Sí	6. ¿La entidad ya cuenta con mecanismos para medir los beneficios que recibirá el usuario por la mejora del trámite?	Desde el área encargada elaboraron un mecanismo de medición del servicio por el cual miden el nivel de satisfacción de los usuarios en los distintos tipos de servicio que prestan a través de los tramites, el cual lleva por nombre “SiMeSaUs Uniguajira”.
29																									Sí
30	Plantilla Único - Hijo		74830	Reingreso a un programa académico		Inscrito	El estudiante hacia la solicitud a través de un oficio o correo electrónico al consejo de factultad que le compete. En el caso del oficio era necesario dirigirse directamente a la facultad para entregar la solicitud.	Desarrollo de una aplicación digital para facilitar la Interoperabilidad y proceder a realiza la solicitud a través de la plataforma de mi campus (SMA) la cual entregara esta solicitud vía correo electrónico.	El usuario se ve beneficiado en la reducción de pasos para hacer la solicitud al no tener que buscar el correo al cual escribirá la solicitud, sino que en la plataforma realiza inmediatamente la acción. Reducción en los costos de transporte por la oportunidad de hacer el trámite de manera virtual por la página de mi campus de la Universidad.		Tecnologica		Radicación, y/o envío de documentos por medios electrónicos	01/02/2022	22/12/2022		01/09/2022	Oficina de Admisiones Registro y Control Académico		Si	100			Sí	Respondió	Pregunta	Observación
31																									Sí	1. ¿Cuenta con el plan de trabajo para implementar la propuesta de mejora del trámite?	Para la racionalización del trámite “reingreso a un programa académico” cuentan con el plan de trabajo, el cual se detalla a continuación: Tema: Reintegro a Programas Académicos de Pregrado y Posgrado. Actividad: -Ajuste y habilitación del módulo en la plataforma académica SMA. -Actualización del procedimiento para la solicitud de reintegros. -Construcción del instructivo. -Socialización ante la comunidad académica.
32																									Sí	2. ¿Se implementó la mejora del trámite en la entidad?	Actualmente los reintegros se realizan a través de la plataforma académica SMA (Software de Manejo Avanzado). Los pasos de como los estudiantes realizan la solicitud se pueden observar en el documento pdf “instructivo-reintegros” el cual lleva por nombre “Instructivo proceso de solicitud de reintegro”.
33																									Sí	3. ¿Se actualizó el trámite en el SUIT incluyendo la mejora?	Actualmente el trámite se encuentra actualizado en el SUIT. Esto se puede corroborar en el enlace anexo. http://visor.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=74830
34																									Sí	4. ¿Se ha realizado la socialización de la mejora tanto en la entidad como con los usuarios?	Actualmente los usuarios se encuentran realizando el trámite a través de la plataforma académica. Lo anterior le permite al usuario realizar la solicitud de forma virtual sin tener la necesidad de trasladarse hasta la Institución para realizar la solicitud de reintegro, esto le permite a los mismos obtener beneficios en cuanto el tiempo gastado para realizar al trámite y una reducción en cuanto a costos de transporte.
35																									Sí	5. ¿El usuario está recibiendo los beneficios de la mejora del trámite?	Además de las socializaciones se realizaron capacitaciones.
36																									Sí	6. ¿La entidad ya cuenta con mecanismos para medir los beneficios que recibirá el usuario por la mejora del trámite?	Desde el área encargada elaboraron un mecanismo de medición del servicio por el cual miden el nivel de satisfacción de los usuarios en los distintos tipos de servicio que prestan a través de los tramites, el cual lleva por nombre “SiMeSaUs Uniguajira”.
37																									Sí
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