MODIFICACIÓN MAPA DE RIESGOS 2018
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ABCDEGHIKMNOPQSTUVWXY
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Entidad: UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS
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MATRIZ DE MONITOREO, REVISIÓN Y SEGUIMIENTO AL MAPA DE RIESGOS 2018
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CONVENCIONES
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VERDE: Actividades cumplidasAMARILLO: Actividades con algunos avances, con fechas de ejecución vencidas y metas sin cumplir.ROJO: Actividades con tiempos vencidos de ejecución sin ningún reporte de actividades.
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MODIFICACIÓN AL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL 2018 - A CORTE 30 DE JUNIO
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1. IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO2. VALORACIÓN DEL RIESGOJUSTIFICACIÓN DE LA MODIFICACIÓN
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Proceso /
Objetivo
Área AdministrativaÁrea FacultadRiesgo
Descripción
Tipo de riesgo0. Factor
(I - E)
CausaConsecuenciaANÁLISIS DEL RIESGO
Riesgo Inherente
CONTROLESRIESGO RESIDUAL3. ACCIONES ASOCIADAS AL CONTROL
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Proba-bilidadImpac-toZona de Riesgo
(P * I)
Total controlProba-bilidadImpac-toZona de Riesgo
Periodo de EjecuciónAccionesRegistro
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3PlaneaciónN/ABajo nivel de ejecución financiera de los proyectos frente al monto aprobado.GestiónInterno1. Falta de control del supervisor y de la unidad proponente del proyecto.
2. Baja gestión del gestor responsable del proyecto.
1. Ineficiente gestión financiera.
2. Desaprovechamiento de recursos
3. Desatención de verdaderas necesidades académicas y administrativas
41040No existen85225primer cuatrimestreFormalización de formatos para monitoreo de los proyectosRegistro en el SIG
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0SemestralSocialización e implmentación de formatos para monitoreo de los proyectos: a) actas de inicio del proyecto; b) Informe de avance físico y financiero del proyecto y, c) acta de cierre del proyecto.1) Control asistencia a la socialización de los formatos
2) Evidencia en medio físico en las carpetas de proyecto
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ModificaciónPlaneaciónN/ABajo nivel de ejecución financiera de los proyectos frente al monto aprobado.GestiónInterno1. Falta de control del supervisor y de la unidad proponente del proyecto.
2. Baja gestión del gestor responsable del proyecto.
1. Ineficiente gestión financiera.
2. Desaprovechamiento de recursos
3. Desatención de verdaderas necesidades académicas y administrativas
41040No existen850segundo cuatrimestreFormalización de formatos para monitoreo de los proyectos
Formatos acta de inicio, avance y cierre incluidos en el archivo proyecto de la herramienta drive
Los formatos: Acta de inicio y avance y cierre del proyecto, fueron incorporados al cuerpo del proyecto o ficha BPUNI y ahora hacen parte de un solo documento denominado proyecto, el cual es controlado por la Oficina de planeación-Banco de proyectos en la herramienta google drive.
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SemestralSocialización e implementación de formatos para monitoreo de los proyectos: a) actas de inicio del proyecto; b) Informe de avance físico y financiero del proyecto y, c) acta de cierre del proyecto.1) Control asistencia a la socialización de los formatos
2) Evidencia en medio físico en las carpetas de proyecto
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5PlaneaciónN/A
Incumplimiento de normas técnicas exigidas para la certificación de obras civiles de laboratorios
GestiónInterno1) No existe un sistema estandarizado para la compra y fijación de precios para obras obras civiles de laboratorios
2) Ausencia de información específica de materiales requeridos en la tabla oficial de la AIM (Agencia Infraestructura de Materiales)
3) Falta de análisis de precios unitarios de materiales que por sus características técnicas no se encuentran incluidos en los APU del AIM
1) Sobrecostos por no tener precios de referencia
2) Inestabilidad o baja calidad de la obra
32060No existen03520segundo cuatrimestreEstablecer la tabla de materiales y precios con especificaciones técnicas normativas para la adecuación o construcción de áreas de laboratorioResolución Superior
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ModificaciónPlaneaciónN/A
Incumplimiento de normas técnicas exigidas para la certificación de obras civiles de laboratorios
GestiónInterno1) No existe un sistema estandarizado para la compra y fijación de precios para obras obras civiles de laboratorios
2) Ausencia de información específica de materiales requeridos en la tabla oficial de la AIM (Agencia Infraestructura de Materiales)
3) Falta de análisis de precios unitarios de materiales que por sus características técnicas no se encuentran incluidos en los APU del AIM
1) Sobrecostos por no tener precios de referencia
2) Inestabilidad o baja calidad de la obra
32060No existen00noviembre 30Establecer la tabla de materiales y precios con especificaciones técnicas normativas para la adecuación o construcción de áreas de laboratorioResolución SuperiorSe modificó de la fecha de ejecución, debido que en la identificación de los materiales es extensa por sus especificaciones técnicas requeridas
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25PROYECCIÓN SOCIAL
Objetivo: Generar vínculos de interacción entre la Universidad y su entorno social, mediante el estudio permanente de sus problemas, la difusión y transferencia del conocimiento producido por la docencia e investigación.
Dirección General de Proyección SocialN/AMalversación de dineros aprobados desde el Consejo Institucional para el desarrollo de la Proyección SocialCorrupciónInterno,
1) Centros de Proyección no cumplen sus funciones
2) No se avala en Consejos de Facultad las propuestas de educación continua
3) Desarticulación de los formatos de Plan de acción docente FO-DOC-69/acciones ejecutadas FO-DOC-70
4) Utilización de los proyectos de proyección social como pretexto para descarga académica
5) Ejecución de proyectos sin impacto.
6) Inexistencia de indicadores de medición de los resultados de Proyección Social
1) Detrimento patrimonial
2) Mala imagen institucional .
41040- Convocatoria
- Formatos: Acta de inicio, terminación
-Informes: de avance; Final técnico y financiero
-Matriz de seguimiento físico y financiero
85225segundo cuatrimestreSocialización de los términos de referencia de la convocatoria a los docentes que participan en actividades de Proyección Social sobre los procedimientos para su desarrollo Registros de asistencia

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0primer cuatrimestreSocializacion de la norma de educación continuaNotas, correos y link página
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0primer cuatrimestre
Divulgar las convocatorias y normas
Notas y boletines
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0SemestralRealizar el seguimiento financiero y de ejecución- Actas de consejo de Proyección social
- Registros de solicitudes de de avance y ordenes de trabajo
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ModificaciónDirección General de Proyección SocialN/AMalversación de dineros aprobados desde el Consejo Institucional para el desarrollo de la Proyección SocialCorrupciónInterno,
1) Centros de Proyección no cumplen sus funciones
2) No se avala en Consejos de Facultad las propuestas de educación continua
3) Desarticulación de los formatos de Plan de acción docente FO-DOC-69/acciones ejecutadas FO-DOC-70
4) Utilización de los proyectos de proyección social como pretexto para descarga académica
5) Ejecución de proyectos sin impacto.
6) Inexistencia de indicadores de medición de los resultados de Proyección Social
1) Detrimento patrimonial
2) Mala imagen institucional .
41040- Convocatoria
- Formatos: Acta de inicio, terminación
-Informes: de avance; Final técnico y financiero
-Matriz de seguimiento físico y financiero
noviembre 30Socialización de los términos de referencia de la convocatoria a los docentes que participan en actividades de Proyección Social sobre los procedimientos para su desarrollo Registros de asistencia

Modificación de fecha de ejecución de acuerdo a los cronogramas establecidos para las actividades de proyectos comunitarios 2019
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segundo cuatrimestreSocialización de la norma, procedimiento y portal de educacion continuadaNotas, correos y link página listados de asistenciaModificación de acuerdo a fechas planeadas para desarrollar actividades establecidas , además se incluyó el procedimiento de educación continua y el portal de educación continuada el ultimo agiliza la inscripción y el proceso de certificación, debido a ello que se incluyo listados de asistencia
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AnualDivulgar las convocatorias y normasNotas y boletines o link de páginaModificación de acuerdo fecha establecida para la convocatoria
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SemestralRealizar el seguimiento financiero y de ejecuciónActas de Consejo institucional de Proyección social, Informe de ejecución presupuestoModificación del registro debido a que en el consejo institucional de proyeccion social es donde se presenta el informe presupuestal
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26Dirección General de Proyección SocialN/AIncumplimiento de las responsabilidades asignadas para proyección socialCorrupciónInterno,
1) Centros de Proyección no cumplen sus funciones
2) No se realiza evaluación en Consejos de Facultad a productos de proyectos de proyección social
3) Utilización de los proyectos de proyección social como pretexto para descarga académica
4) Distracción en proyectos sin impacto.
5) Inexistencia de indicadores de medición de los resultados de Proyección Social
1) Detrimento patrimonial
2) Bajos resultados de proyección social
3) Bajo nivel de indicadores de impacto en proyección social.
41040- Acuerdo 021 de 2002 por el cual se crea el sistema de Proyección social.
-Acuerdo superior 003 de 2017 por el cual se establecen los lineamiento de educación continua.
-Resoluciones académicas de asignación de horas.
PAI
Indicadores de gestión
85225AnualSensiblilización a la comunidad universitaria sobre las funciones y campos de la proyección social Registro de asistencias
Evidencia de las campañas elaboradas
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0SemestralEvaluación por parte del Consejo Institucional de Proyección Social de las solicitudes de horas para proyectos de proyección social
Actas de proyección social
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0SemestralSeguimiento a los indicadores de proyección social
Actas de proyección social
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ModificaciónDirección General de Proyección SocialN/AIncumplimiento de las responsabilidades asignadas para proyección socialCorrupciónInterno,
1) Centros de Proyección no cumplen sus funciones
2) No se realiza evaluación en Consejos de Facultad a productos de proyectos de proyección social
3) Utilización de los proyectos de proyección social como pretexto para descarga académica
4) Distracción en proyectos sin impacto.
5) Inexistencia de indicadores de medición de los resultados de Proyección Social
1) Detrimento patrimonial
2) Bajos resultados de proyección social
3) Bajo nivel de indicadores de impacto en proyección social.
4100- Acuerdo 021 de 2002 por el cual se crea el sistema de Proyección social.
-Acuerdo superior 003 de 2017 por el cual se establecen los lineamiento de educación continua.
-Resoluciones académicas de asignación de horas.
PAI
Indicadores de gestión
AnualSensiblilización a la comunidad universitaria sobre las funciones y campos de la proyección social Boletines folleto informativoModificación de la evidencia de la sensiblilización a la comunidad universitaria, debido a la austeridad que presenta la universidad.
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SemestralEvaluación por parte del Consejo Institucional de Proyección Social de las solicitudes de horas para proyectos de proyección social
Actas de proyección social
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SemestralSeguimiento a los indicadores de proyección social
Actas de proyección social
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55GESTIÓN DE TIC
Objetivo: Gestionar, planificar y evaluar, los recursos nuevos y actuales que conforman la estructura tecnológica y de comunicaciones de la Universidad de los Llanos, para responder a los requerimientos internos y externos, garantizando la disponibilidad, autenticación, integridad y confidencialidad de la información y el resguardo de los recursos computacionales a nivel de hardware y software, que permitan el óptimo desempeño de la gestión de la Universidad y una adecuada toma de decisiones para el logro de la misión.
SistemasN/AIncumplimiento de políticas y medidas de seguridadCorrupciónInterno1) Omisión deliberada de la información.
2) Uso indebido de los recursos informáticos (redes, sistemas, página web)
3) Falta de compromisos éticos de funcionarios
1) Denuncias, investigaciones, sanciones administrativas, disciplinarias y penales.
2) Mala imagen institucional
3) Detrimento patrimonial
3515Capacitaciones para dar a conocer el sistema de gestión de seguridad de la información.45335noviembre 30Publicar periódicamente recomendaciones de seguridad en medio masivosPantallazos
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ModificaciónSistemasN/AIncumplimiento de políticas y medidas de seguridadCorrupciónInterno1) Omisión deliberada de la información.
2) Uso indebido de los recursos informáticos (redes, sistemas, página web)
3) Falta de compromisos éticos de funcionarios
1) Denuncias, investigaciones, sanciones administrativas, disciplinarias y penales.
2) Mala imagen institucional
3) Detrimento patrimonial
3515Capacitaciones para dar a conocer el sistema de gestión de seguridad de la información.450noviembre 30Informar periódicamente a la alta dirección del avance de la elaboración de la política de seguridad de la información.
Archivo magnéticoLa denominación del riesgo se considera cambiarlo dado que el no cumplimiento de la ley mencionada acarrearía sanciones disciplinarias y pecuniarias, lo cual estimamos como el riesgo principal de la institución al no contar con un plan de seguridad, esto tomando en cuenta que el plan no existe y que la primera acción para evitar seguir en riesgo es la elaboración del mismo
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Elaborado: Of. Planeación / CJCR-REVC/ noviembre 2017
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