ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
1
Hướng Dẫn Thông tin & Vận hành các nhóm Zalo Chính Của Khách Sạn
2
3
NoNhómNội dung trao đổiNhân viên chịu trách nhiệm/liên quanGhi chú
4
APhục Vụ Thông Tin Chung
5
1HRB-Thông tin chung- Các công việc chung của khách sạn, các thông báo và hoạt động liên quan toàn thể nhân viên.
- Cac thông tin liên quan vấn đề nhân sự, hợp đồng, chấm công, chính sách của công ty etc.		Toàn bộ nhân viên
6
2HRB-Bảo vệ & Lễ tânCác thông báo về khách ra-vào, các hoạt động cần ghi chú, hỗ trợ giữa nhóm bảo vệ và lễ tânToàn bộ bảo vệ và lễ tân
7
3Hrb - Nhân sựThông tin nhân sự, ngày nghỉ, sắp xếp và điều chỉnh ca làm viêckToàn bộ bảo vệ và lễ tân
8
BNhóm Lễ Tân-Buồng Phòng-Kỹ Thuật-F&B
9
1HRB-Thông Tin Thanh ToánThông tin khách c/in và các hoạt động liên quan hóa đơn thanh toán Post ở đây:
- Registraton Card
- Hóa Đơn Thanh Toán (& Niên cà thẻ)
- Visa/ID
Lưu ý về ký hồ sơ c/in :
- Các khách hàng thu tiền TRỰC TIẾP phải ký Hóa đơn thanh toán:
+ Khách từ nguồn Booking.com.
+ Khách nguồn walk in/đặt trực tiếp qua các fanpage
+ Khách Expedia có ghi chú Hotelcollect
+ Khách Traveloka ghi chú Hotelcollect
+ Cà thẻ thanh toán phải kiểm tra tên khách trùng với tên thẻ, Trường hợp thẻ không trùng với người lưu chú thì Phải có giấy ủy quyển ===> Lưu ý: Khách phải ký cả niên hóa đơn từ máy POS.
- Các khách hàng thu tiền GIÁN TIẾP (City Ledger) chỉ ký Registration Card và KHÔNG ký Hóa đơn thanh toán:
+ Khách từ nguồn Agoda.
+ Khách nguồn Trip.com
+ Khách expedia có ghi chú Expedialcollect
+ Khách Traveloka ghi chú Travelokacollect

Trong 1 số trường hợp bộ phận Sales thu tiền trước của Khách hàng thì sẽ chuẩn bị in sẵn hồ sơ check in cho khách và chuyển xuống cho bộ phận Lễ tân, trong trường hợp này khách c/in thì Lễ tân cần làm các việc sau:
+ Kiểm tra số phòng hiện tại trên hệ thống, vì khi Sales thu tiền & chuẩn bị hồ sơ check in có thể xếp khách ở phòng khác.
+ Yêu cầu khách Ký Hóa đơn thanh toán & Niên cà thẻ POS như trường hợp làm thủ tục trục tiếp.
Lễ Tân, SalesĐây là Nhóm quan trọng. Các bạn FO và Sales lưu ý:
- Các Hóa đơn, thông tin c/in cần được Update ngay lập tức sau khi action để tránh quên và để BOD kiểm tra tình trạng và nhắc nhở sớm nếu có lỗi xảy ra.
- Thông tin Visa/ID card cũng dùng để khai báo trên hệ thống.
10
2HRB - Lễ Tân (LT)Các thông tin trao đổi/ghi chú về đặt phòng/bán phòng giữa Lễ tân-Sales và Nội bộ bộ phận lễ tân:
- Đặt phòng & Hủy phòng
- Early & late c/in c/out
- Kéo dài, rút ngắn thời gian đặt phòng.
- Các lưu ý về dịch vụ VIP
- Xử lý khiếu nại,
- Xin review và các lưu ý chăm sóc khách hàng nếu có.
- Các thông tin yêu cầu Lễ tân thông báo đến khách hàng từ kỹ thuật (sửa chữa), Kế toán (hóa đơn).		Lễ Tân, Sales, Customer Service (CS)
11
3HRB-Buồng Phòng (BP)Các thông tin trao đổi/ghi chú về tình trạng phòng giữa Lễ tân/Kỹ Thuật & Bộ phận Buồng Phòng.
- Lễ tân buổi sáng gửi lịch c/in/out cho buồng phòng theo mẫu đã ban hành.
- Lễ tân thông báo ngay lập tức tình trạng in/out của khách lên nhóm này để BP nắm được thông tin in advance.
- BP thông báo tình trạng dọn phòng
- BP thông báo tình trạng kiểm tra phòng (mini bar) khi dọn phòng lưu và khi khách C/out
- Kỹ thuật thông báo cho BP các vấn đề lưu ý hoặc nhắc nhở xử lý cây xanh, vệ sinh nếu có.		Lễ Tân, Kỹ Thuật, Buồng Phòng
12
4HRB - F&B TeamCac thông tin thông báo giữa các bộ phận với F&B team:
- Số lượng khách ăn sáng
- Đặt ăn trưa, tối
- Các lưu ý nhắc nhở liên quan F&B (Đồ take away)		Lễ Tân, Sales & F&B Team
13
5HRB-Kỹ ThuậtThông báo các vấn đề về kỹ thuật từ các bộ phận.
- Hư hỏng cần sửa chữa. (Điện, nước)
- Khiếu nại/yêu cầu trợ giúp kỹ thuật từ khách hàng (tel. /wifi/ tivi)		Lễ Tân, Kỹ Thuật, Buồng Phòng
14
6HRB - Bếp-Bar-PartyCác thông tin về khách đặt tiệc, set up tiệcQuản lý, Sales, Bộ phận Bếp-Bar
15
CNhóm Lễ Tân-Kế Toán-Thẻ Thanh Toán
16
1HRB-DFC Hóa Đơn & Chữ Ký SốĐây là nhóm giữa Sales, Lễ Tân và bên Kế Toán để xuất hóa đơn cho khách và những vấn đề liên quan đến hóa đơn tài chính.
Sales, Lễ Tân, Kế toán & DFC (Bên công ty dịch vụ kế toán thuế)PIC (Person In Charge) của DFC: Mr.Bách 0977383914
Ms. Hà xxx
17
2HRB-Thẻ POS PAYDIĐây là nhóm cà thẻ thanh toán PAYDI, nếu có thắc mắc, lỗi máy cà thẻ thì thông báo cho bên chủ thẻ PAYDI:
- Lưu ý máy POS paydi dùng cho các thanh toán không yêu cầu xuất hóa đơn từ khách hàng.		Sales, Lễ Tân, Kế ToánPAYDI PIC: Ms. Nga:
18
3HRB-Thẻ POS BIDVĐây là nhóm cà thẻ thanh toán BIDV (Về TK Công Ty), nếu có thắc mắc, lỗi máy cà thẻ thì thông báo cho bên chủ thẻ BIDV:
- Lưu ý máy POS BIDV dùng cho các thanh toán cần phải xuất hóa đơn cho khách hàng 		Sales, Lễ Tân, Kế ToánBIDV PIC: Mr.Quang: 0979403990
19
DNhóm Phần mềm quản lý vận hành
20
1HRB Lễ Tân-SmileNhóm của Lễ tân, Sales với bên cung cấp phần mềm quản lý Khách sạn PS Smile
- Hướng dẫn, giải đáp các thắc mắc khi sử dụng phần mềm
- Thông báo lỗi phần mềm
- Xin hỗ trợ kỹ thuật		Sales, Lễ tân & PS smile Mr.Việt 0962248642
21
2HRB - Hotel LinkNhóm của Lễ tân, Sales với Hotel link phần mềm kết nối trang OTA với Smile
- Hướng dẫn, giải đáp các thắc mắc khi sử dụng phần mềm
- Thông báo lỗi phần mềm
- Xin hỗ trợ kỹ thuật		Sales, Lễ tân & Hotel linkMs. Vân 0944776734
22
ENhóm các nhà Cung cấp Dịch Vụ
23
1HRB - GAT TourBên nhà cung cấp các Tour du lịch trong nước cho khách (Hạ Long, Ninh Bình)Sales. Lễ Tân & GAT tour
24
2HRB - Xe Đón Tiễn (Đúc Phúc Travel)Cung cấp dịch vụ đón tiễn khách (Ưu tiên khách tiễn ra Sân bay)Sales, Lễ TânMr. Phúc 0967467287
25
3HRB - Xe Đón Tiễn (Mr.Hoàng)Cung cấp dịch vụ đón tiễn khách (Ưu tiên khách đón từ Sân bay)Sales, Lễ TânMr.Hoàng 0365364686
26
4HRB-Giặt là (Mr.Đồng)Gọi giặt là cho khách hàngLễ tân, BP, bảo vệMr.Đồng - 0985474465
Quy trình Nhận-Trả đồ cho khách:
- Thông báo rõ cho bên Dịch vụ thời gian trả đồ nếu khách cần trả sớm
- Bên dịch vụ sẽ kiểm đồ và đánh dấu vào hóa đơn giặt là cho lễ tân số lượng mỗi loại, mỗi bên giữ 1 phiếu kiểm đồ
- Lễ tân vào phiếu dịch vụ in gửi khách kèm theo lúc gửi đồ sạch.
'Ms.Hiên 0913888826
Quy trình nhận-Trả đồ Khách sạn
27
5HRB-Giặt là An PhúGọi giặt là cho Khách sạn Lễ tân, BP, bảo vệGiặt là cho khách sạn
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100