ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZAA
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CÓDIGODESCRITOR DO CÓDIGOASSUNTOS/ DOCUMENTOS/NOTAS EXPLICATIVASPRAZOS DE GUARDADESTINAÇÃO FINALOBSERVAÇÕES
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FASE CORRENTEFASE INTERMEDIÁRIA
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100 ENSINO SUPERIOR
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110Normatização. RegulamentaçãoIncluem-se documentos referentes à concepção, organização e funcionamento do ensino superior.Enquanto vigora0Guarda Permanente
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120Cursos de graduação (inclusive na modalidade a distância)
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121Concepção, organização e funcionamento dos cursos de graduaçãoConcepção, organização e funcionamento dos cursos de graduação
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121.1Projeto pedagógico dos cursosIncluem-se documentos referentes à concepção do ensino e aprendizagem dos cursos contendo a definição das características gerais
do projeto, os fundamentos teórico-metodológicos, os objetivos, o tipo de organização e as formas de implementação e avaliação.
Enquanto vigora0Guarda Permanente
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121.2Criação de cursos. Conversão de cursosAté a homologação do ato5 anosGuarda Permanente
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121.21Autorização. Reconhecimento. Renovação de reconhecimentoAté a homologação do ato5 anosGuarda Permanente
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121.3Desativação de cursos. Extinção de cursosAté a homologação do ato5 anosGuarda Permanente
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122Planejamento e organização curricular
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122.1Estrutura do currículo (grade ou matriz curricular)Enquanto vigora0Guarda Permanente
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122.2Reformulação curricular– Incluem-se documentos referentes às alterações, mudanças, ajustes e
adaptações efetuadas nos currículos.
– Para as instituições em que a reformulação curricular estiver incluída
no projeto pedagógico dos cursos, classificar no código 121.1.		Enquanto vigora0Guarda Permanente
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122.3Disciplinas: programas didáticosIncluem-se conteúdos programáticos, ementas das disciplinas e carga
horária.		Enquanto vigora0Guarda Permanente
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122.31Oferta de disciplinasIncluem-se quadros ou mapas de ofertas de disciplinas (obrigatórias, isoladas, optativas e eletivas, inclusive estágios
curriculares, obrigatórios e supervisionados) e documentos referentes à alocação ou distribuição de encargos didáticos,
atribuição de disciplinas a docentes, cancelamento de disciplinas e horários de aula.		2 anos0Eliminação
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122.32Atividades complementaresIncluem-se documentos referentes ao planejamento das
atividades internas e a definição das atividades externas, que
complementam os cursos de graduação e que sejam autorizadas
pela instituição de ensino.		Enquanto vigora0Guarda Permanente
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123Planejamento da atividade acadêmica
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123.1Calendário acadêmicoIncluem-se documentos referentes à determinação ou fixação do
calendário acadêmico, bem como dos períodos letivos complementares,
intermediários e dos cursos de férias e de verão.		Enquanto vigora0Guarda PermanenteGuardar apenas um exemplar de cada publicação.
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123.2Agenda acadêmica. Guia do calouro. Guia do estudante. Manual do estudanteEnquanto vigora0Guarda PermanenteGuardar apenas um exemplar de cada publicação.
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124Colação de grau. FormaturaIncluem-se documentos referentes à organização da formatura e da
solenidade de imposição ou colação de grau, lista de formandos e exemplar do
convite, bem como o requerimento para colação de grau.		50Eliminação
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124.1Termo ou ata de colação de grau5 anos0Guarda Permanente
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125Vida acadêmica dos alunos dos cursos de graduação
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125.1Ingresso
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125.11Processo de seleção (vestibular)Nas subdivisões desse descritor classificam-se documentos
referentes a cada etapa do processo de seleção
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125.111Planejamento. OrientaçõesIncluem-se estudos, propostas, programas, editais, exemplares únicos das provas (cadernos de provas), gabaritos (cartões-resposta e cartões do avaliador), critérios de correção das provas e guia do vestibulandoAté a homologação do evento1 anoGuarda Permanente
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125.112Inscrições– Incluem-se fichas de inscrição, questionário socioeconômico, solicitação de isenção de pagamento de taxa de inscrição, declaração para o sistema de cotas, resultado do Exame Nacional do Ensino Médio (ENEM), confirmação ou correção de dados cadastrais, boletim informativo e estatística da relação candidato/vaga.Até a homologação do evento*1 anoEliminação*Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial.
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125.113Controle de aplicação de provas– Incluem-se laudo dactiloscópico, identificação digital, frequência do candidato, cronograma de atividades, relação de candidatos ausentes, inscrições extraviadas, controle de parentes de aplicadores de provas, termo de abertura de envelope, termo de compromisso, ata de sala, ata de coordenação, dados cadastrais dos candidatos para o Departamento de Polícia Federal (DPF) e relatório de fraudadores.Até a homologação do evento*1 anoEliminação*Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial.
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125.114Correção de provas– Incluem-se cadernos de prova utilizados pelos candidatos, folhas de resposta e avaliação de habilidades específicas.
Até a homologação do evento*1 anoEliminação*Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial.
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125.115RecursosIncluem-se documentos referentes à argumentação do candidato contra os instrumentos de avaliação, aos relatórios de estatística e às respostas aos recursos.Até a homologação do evento*1 anoGuarda Permanente
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125.116Resultados– Incluem-se documentos referentes aos resultados finais do processo de seleção como listagens de apuração, listas de classificados e reclassificadosAté a homologação do evento*1 anoGuarda Permanente*Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial.
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125.12Reingresso. Admissão de graduado. Portador de diploma. Obtenção de novo títuloIncluem-se editais, inscrições, documentos referentes ao processo de seleção (provas e análise de currículos) e resultados.5 anos0Guarda PermanenteEliminar os documentos após 2 anos do indeferimento.
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125.13Transferência
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125.131Transferência voluntária ou facultativa– Incluem-se documentos referentes ao processo de seleção para ingresso extravestibular como definição de
vagas, publicação de editais, controle e aplicação de provas, correção, recursos e resultados. 		5 anos0Guarda PermanenteEliminar os documentos após 2 anos do indeferimento.
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125.132Transferência ex officio– Incluem-se documentos referentes à transferência compulsória ou obrigatória em razão de legislação específica.5 anos0Guarda Permanente
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125.14Reopção de curso. Mudança de cursoIncluem-se documentos referentes aos processos de reopção de curso, mudança de curso e transferência interna como
definição de vagas, publicação de editais, controle e aplicação de provas, correção, recursos e resultados.		Transferência interna5 anosGuarda Permanente
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125.19Outras formas de ingresso: aluno convênio rede pública, aluno especial, aluno visitante, continuidade de estudos, mandado judicial, matrícula de cortesia, readmissão, refugiados políticos, reintegração, revinculação5 anos0Guarda PermanenteEliminar os documentos após 2 anos do indeferimento.
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125.2Registros acadêmicos
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125.21Matrícula. RegistroIncluem-se documentos referentes ao processo de cadastramento inicial do aluno para estabelecer sua vinculação à
instituição e ao seu respectivo curso.
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino5 anosEliminaçãoEliminar os documentos após 2 anos do indeferimento.
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125.22Inscrição em disciplinas. Matrícula semestral em disciplina– Incluem-se documentos referentes ao ordenamento, encomenda e correção de matrícula, troca ou mudança de turma
e turno, matrícula sem disciplina, solicitações especiais de matrícula e rematrícula, reabertura, recondução e cancelamento
de matrícula em disciplinas, transferência de pólo.		Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino5 anosEliminaçãoEliminar os documentos após 2 anos do indeferimento.
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125.23Isenção de disciplinas. Dispensa de disciplinas, Aproveitamento de estudosEnquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino5 anosEliminaçãoEliminar os documentos após 2 anos do indeferimento.
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125.24Trancamento
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125.241Disciplina. Matrícula parcial– Incluem-se documentos referentes à solicitação de trancamento de matrícula em uma ou mais disciplinas, bem como a sua renovaçãoEnquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino5 anosEliminaçãoEliminar os documentos após 2 anos do indeferimento.
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125.242Total de curso. Matrícula total– Incluem-se documentos referentes à solicitação de trancamento total de matrícula do curso, bem como a sua renovação.Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino10 anosEliminação
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125.25Desligamento
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125.251Abandono de curso5 anos25 anosEliminação
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125.252Jubilação5 anos25 anosEliminação
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125.253Recusa de matrícula525 anosEliminação
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125.26Prorrogação de prazo para conclusão do curso525 anosEliminação
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125.3Avaliação acadêmica
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125.31Provas. Exames. Trabalhos (inclusive verificações suplementares)– Incluem-se provas, exames e trabalhos (inclusive verificações suplementares), realizados pelos alunos durante o período letivo, bem como os documentos referentes à revisão, retificação das notas e segunda chamada.Devolução ao aluno após o registro das notas00Eliminar os documentos não devolvidos após 1 ano do registro das notas.
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125.32Trabalho de conclusão de curso. Trabalho final de curso– Incluem-se monografias, artigos científicos e relatórios, entre outros trabalhos elaborados na finalização dos cursos.Devolução ao aluno após o registro das notas0EliminaçãoEliminar os documentos não devolvidos após 1 ano do registro das notas.
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125.321Indicação, aceite e substituição de orientador e co-orientadorAté o registro das notas1 anoEliminação
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125.322Bancas examinadoras: indicação e atuaçãoIncluem-se portarias de indicação das bancas examinadoras e as atas resultantes de sua atuação.
Até o registro das notas1 anoEliminação
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125.323Prorrogação de prazo para entrega e apresentaçãoAté o registro das notas1 anoEliminação
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125.33Registro de conteúdo programático ministrado, rendimento e frequência– Incluem-se diários de classe, listas de frequência ou presença, relação de conceitos e notas, resumo semestral, mapa de apuração de frequência e notas10 anos10 anosEliminação
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125.34Distinção acadêmica e mérito– Incluem-se documentos referentes à indicação, solicitação e concessão de prêmios e de láurea ao aluno destaque.
5 anos0Guarda PermanenteEliminar os documentos após 2 anos do indeferimento.
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125.4Documentação acadêmica
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125.41Histórico escolar. Integralização curricularEnquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino5 anosGuarda PermanenteEliminar as versões parciais, cujas informações encontram-se recapituladas na versão integral do histórico escolar.
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125.42Emissão de diploma
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125.421Expedição– Incluem-se documentos referentes à solicitação de expedição do diploma5 anos5 anosEliminaçãoNo caso das instituições de ensino que utilizam os assentamentos individuais para formação do processo de registro de diplomas, utilizar os prazos de guarda e a destinação final dos assentamentos individuais.
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125.422Registro– Incluem-se documentos referentes aos procedimentos de registro do diploma que poderá ser feito em livros, folhas avulsas ou por meio de impressão eletrônica. 5 anos5 anosGuarda PermanenteA documentação de solicitação de registro de diplomas das instituições particulares de ensino superior deverá ser devolvida para as mesmas após o registro. Eliminar os diplomas não entregues 2 anos após a emissão.
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125.423Apostila– Incluem-se documentos referentes ao apostilamento ao diploma de outra(s) habilitação(ões) que poderá ser feito em livros, folhas avulsas ou por meio de impressão eletrônica.5 anos5 anosGuarda Permanente
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125.424Reconhecimento e revalidação– Incluem-se documentos referentes à solicitação de reconhecimento e revalidação de diplomas expedidos por instituições de ensino superior no exterior.
5 anos5 anosGuarda PermanentePara os casos de indeferimento, a documentação será devolvida ao requerente. Eliminar os documentos não devolvidos após 2 anos do indeferimento.
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125.425Verificação de autenticidade– Incluem-se documentos referentes à solicitação deverificação de autenticidade de diploma pelo Departamento de Polícia Federal (DPF), conselhos profissionais e outros órgãos públicos.5 anos5 anosEliminação
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125.43Assentamentos individuais dos alunos (Dossiês dos alunos)– Incluem-se documentos pessoais (cópias da identidade; do CPF; da certidão de nascimento ou casamento; do certificado de quitação com o serviço militar; do título de eleitor; do comprovante de quitação eleitoral; dos atestados de idoneidade moral, de óbito e de saúde física e mental; do comprovante de residência; e do passaporte, se for estrangeiro; além de fotografia do aluno) e documentação acadêmica (boletim semestral; certificado de conclusão do ensino médio; confirmação de colação de grau; convênio cultural; declaração de vaga e desistência de vaga ou curso; cópia do diploma de graduação, quando da admissão de graduado; guia de transferência; histórico escolar; nada consta da biblioteca; procurações; solicitações de atestados; requerimentos; integralização curricular ou lauda e registro das notas).
– As Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) deverão observar que se encontram relacionados documentos pessoais e acadêmicos que poderão integrar ou não os assentamentos individuais, dependendo dos procedimentos internos que cada instituição adotar na formação dos dossiês dos alunos		Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino*Eliminação*O prazo total de guarda dos documentos é de 100 anos.
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125.5Regime de exercício domiciliar
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125.51Aluna gestanteEnquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino2 anosEliminação
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125.52Aluno portador de afecções, infecções e traumatismosEnquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino2 anosEliminação
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125.6Monitorias. Estágios não obrigatórios. Programas de iniciação à docênciaNas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes às solicitações de bolsas individuais de monitorias, nas instituições de apoio e fomento ao ensino e pesquisa, aos estágios não obrigatórios e aos Programas de iniciação à docência.
– Para as solicitações de bolsas institucionais referentes à Pesquisa, classificar nas subdivisões dos códigos 220, 230 ou 240; para as referentes à Extensão, classificar nas subdivisões dos códigos 320, 330 ou 380; para os auxílios referentes à assistência estudantil, classificar nas subdivisões da Classe 500.
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125.61MonitoriasIncluem-se estudos, propostas, programas e projetos, bem como editais e resultados do processo de seleção.3 anos2 anosGuarda Permanente
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125.611Processo de seleção– Incluem-se documentos referentes à divulgação, inscrição, provas, entrevistas, listas de inclusão e exclusão.
3 anos2 anosEliminação
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125.612Indicação, aceite e substituição de monitor e orientador3 anos2 anosEliminação
73
125.613Avaliação– Incluem-se relatórios parciais e finais, bem como controle de expedição de certificados3 anos2 anosGuarda PermanenteEliminar os relatórios parciais, cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais.
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125.62Estágios não obrigatórios– Incluem-se documentos referentes ao encaminhamento, acompanhamento e avaliação dos alunos nos estágios não obrigatórios como ficha de avaliação de desempenho, relatórios, termos de compromisso e de desligamento ou rescisão.Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino2 anosEliminação
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125.63Programas de iniciação à docência– Incluem-se estudos e propostas referentes aos programas de iniciação, incentivo ou estímulo à docência, bem como editais e resultados do processo de seleção. 3 anos2 anosGuarda Permanente
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125.631Processo de seleçãoIncluem-se documentos referentes à divulgação, inscrição, provas, entrevistas e resultados do processo de seleção. 3 anos2 anosEliminação
77
125.632Indicação, aceite e substituição de bolsista e orientador3 anos2 anosEliminação
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125.633Avaliação– Incluem-se relatórios parciais e finais, bem como o controle de expedição de declarações.
3 anos2 anosGuarda PermanenteEliminar os relatórios parciais, cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais.
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125.64Frequência de monitores, estagiários e bolsistas5 anos47 anosEliminação
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125.7Mobilidade acadêmica. Mobilidade estudantil. Intercâmbio
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125.71NacionalIncluem-se documentos referentes aos beneficiados pelos programas de mobilidade acadêmica ou estudantil e de convênios de intercâmbio entre instituições de ensino superior em âmbito nacional.Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino0Guarda PermanentePara os casos de indeferimento, a documentação será devolvida ao requerente. Eliminar os documentos não devolvidos após 2 anos do indeferimento.
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125.72Internacional– Incluem-se documentos referentes aos beneficiados pelos programas de mobilidade acadêmica ou estudantil e de convênios de intercâmbio entre instituições de ensino superior em âmbito internacional.Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino0Guarda PermanentePara os casos de indeferimento, a documentação será devolvida ao requerente. Eliminar os documentos não devolvidos após 2 anos do indeferimento.
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125.8Regime disciplinar dos alunos: penalidades (advertência ou repreensão, suspensão e expulsão)Até a conclusão do caso10 anosGuarda PermanenteA produção, manuseio, consulta, transmissão, manutenção e guarda de dados, documentos e informações relativos à vida privada, à honra e a imagem dos alunos deverão observar medidas especiais de segurança, conforme legislação em vigor.
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130Cursos de pós-graduação stricto sensu (inclusive na modalidade a distância)Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes aos cursos de
mestrado acadêmico, mestrado profissionalizante, doutorado e pós-doutorado.
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131Concepção, organização e funcionamento dos cursos de pós-graduação stricto sensu
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131.1Projeto pedagógico dos cursosIncluem-se documentos referentes à concepção do ensino e aprendizagem dos cursos contendo a definição das características gerais do projeto, as áreas de concentração e as linhas de pesquisa, os fundamentos teórico-metodológicos, os objetivos, o tipo de organização e as formas de implementação e avaliação.Enquanto vigora0Guarda Permanente
87
131.2Criação de cursos. Criação de programasAté a homologação do ato5 anosGuarda Permanente
88
131.21Autorização. Reconhecimento. Renovação de reconhecimentoAté a homologação do ato5 anosGuarda Permanente
89
131.3Desativação de cursos. Extinção de cursosAté a homologação do ato5 anosGuarda Permanente
90
131.4Credenciamento para orientaçãoIncluem-se documentos referentes ao credenciamento de orientadores
e co-orientadores, internos e externos.		5 anos10 anosEliminação
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132Planejamento e organização curricular
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132.1Estrutura do currículo (grade ou matriz curricular)Enquanto vigora0Guarda Permanente
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132.2Reformulação curricular (inclusive criação de novas áreas de concentração)– Incluem-se documentos referentes às alterações, mudanças, ajustes e adaptações efetuadas nos currículos.
– Para as instituições em que a reformulação curricular estiver incluída no projeto pedagógico dos cursos, classificar no código 131.1.
Enquanto vigora0Guarda Permanente
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132.3Disciplinas: programas didáticos– Incluem-se conteúdos programáticos, ementas das disciplinas e carga
horária.		Enquanto vigora0Guarda Permanente
95
132.31Oferta de disciplinas– Incluem-se quadros ou mapas de ofertas de disciplinas – obrigatórias, optativas e eletivas, inclusive Estágio Docência
para alunos bolsistas da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES) e Conselho Nacional de
Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq) – e documentos referentes à alocação ou distribuição de encargos
didáticos, atribuição de disciplinas a docentes, cancelamento de disciplinas e horários de aula.
5 anos5 anosEliminação
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133Planejamento da atividade acadêmicaIncluem-se documentos referentes à determinação ou fixação do calendário
acadêmico		Enquanto vigora0Guarda Permanente
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134Vida acadêmica dos alunos dos cursos de pós-graduação stricto sensu
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134.1Ingresso
99
134.11Processo de seleçãoNas subdivisões desse descritor classificam-se documentos referentes a cada etapa do processo de seleção
100
134.111Planejamento. Orientações– Incluem-se estudos, propostas, programas, editais, exemplares únicos das provas, composição de bancas e critérios de correção das provas.
Até a homologação do evento1 anoGuarda Permanente