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CUADRO COMPARATIVO DE DOCUMENTOS ADICIONALES Y OBSERVACIONES AL NUEVO MANUAL DE CONTRATACIÓN Y A LA CIRCULAR 007
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ORDENES DE CORTA DURACIÓN (1 MES)
DOCUMENTOSAfiliación ARP, Salud, RITPersona: Oferta escrita y firmada, soportes de hoja de vida, tarjeta profesional. Oficina: Consulta Procuraduría, Contraloría y Verificación de órdenes en el sistema y experiencia relacionada en el sistema. UA Comunicación escrita de inicio de ejecución. Se adicionan tres firmas. Carta del director del proyecto justificando la pluralidad de contratosEn caso de sanción se contrata o no? Se quitan actividades específica y se agrega justificación y certificación de oferta verbal. El mismo formato se manejará para ODS y ODC. En tiempos las situación es grave porque es muy demorado la consecución de más papales. Se adicionan 3 firmas del director y la firma del que solicita la cotización
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ORDENES MENOR O SUPERIOR ODS
RIT Persona natural: Oferta escrita y firmada, Garantía de seriedad a partir de 80 salarios para invitaciones, soportes de hoja de vida, tarjeta profesional y relación de órdenes vigentes. Jurídica carta presentación oferta representante legal, copia legible del revisor fiscal, certificado reciente para distribuidores únicos, autorización escrita para suscribir contratos emitida por el órgano social cuando hay limitación de cuantía según Cámara de Comercio y Los parafiscales tienen menor vigencia de 90 a 30. Oficina: Consulta Procuraduría, Contraloría y Verificación de órdenes en el sistema. UA Comunicación escrita de inicio de ejecución y publicación de las órdenes en la página web. El Sistema no permite revisar de formato general las órdenes, habría que consulta Facultad por Facultad. Actualmente se solicita certificación vigente de la EPS, esto implica un trabajo adicional para el contratista y por ende tiempo ya que la órdenes se realizaban con la fotocopia del carné Se adiciona formato IC 01 de invitación directa. Certificación de disponibilidad presupuestal, justificación y una firma másA cargo de quien estará el diligenciamiento de los criterios para seleccionar el contratista. Si la Oficina ya consulta procuraduría para que se solicita al contratista? Se aumenta una firma y cuadro de criterios para seleccionar, lo cual es innecesario
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ORDENES MENOR O SUPERIOR ODC
RIT Persona natural: Oferta escrita y firmada, Garantía de seriedad a partir de 80 salarios, soportes de hoja de vida, tarjeta profesional. Jurídica carta presentación oferta representante legal, copia legible del revisor fiscal, certificado reciente para distribuidores únicos, autorización escrita para suscribir contratos emitida por el órgano social cuando hay limitación de cuantía se según Cámara de Comercio Oficina: Consulta Procuraduría, Contraloría y Verificación de órdenes en el sistema. UA Comunicación escrita de inicio de ejecución y remuneración mensual. Se adicionan 2 firmasSe adiciona formato IC 01 de invitación directa. Certificación de disponibilidad presupuestal, justificaciónSi es inferior a un mes sería de 20 días o 30 0 27? Se adicionan 2 firmas
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RP- 01Copia del informe de ejecución de actividades, aprobación del informe por parte del interventor
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OBSERVACIONES GENERALES:
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Los formatos exigen mayor información lo cual conlleva a con funciones, más tiempo para diligenciamiento. Incrementando costos de impresión y papel y sobre todo tiempo
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Se adiciona el formato de invitación directa el cual implica tiempo adicional y demora en el proceso de contratación
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Se adiciona carta de presentación de oferta el cual implica tiempo adicional y demora en el proceso de contratación
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El nuevo manual implica mayor trabajo para todas las instancias, incluyendo a los docentes, lo cual va en contravía del objetivo planteado cuando se hizo la propuesta ya que se buscaba menor trabajo para los decentes
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El nuevo plan de cuentas no es compresnible. Es muy confuso y complejo
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RECOMENDACIONES
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Gestionar los recursos de extensión como NO PROPIOS y generar una instacia ágil para ejecución de recursos de terceros como es el caso de los contratos de UN como contratista
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OTRAS
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Una sola firma para las solicitudes
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Sugerimos eliminar el tema del CDP y la certificación de oferta verbal de las solicitudes
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Cambiar formatos, sugerimos analizar el formato único de Ciencias Humanas
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Es importante aclarar que la relación de elementos adquiridos es la misma cotización un documento adicional
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Omitir la comunicación sobre la pluralidad de contratos ya que se considera que no es útil si ya existe la firma de la solitud
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Aclarar si se presentan tres cotizaciones para las solicitudes de menor valor, si se anexan o no a las otras solicitudes recibidas
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No solicitar consulta de órdenes vigentes en el sistema ya que con la relación de órdenes vigentes es suficiente. Además porque las personas que tramitan solicitudes no tiene acceso a Quipu
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Mantener la cotización como la oferta escrita
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En el caso de los contratos a profesores que dictan cursos no pedir carta de invitación ya que las propuestas ya cuentan previamente con el aval de los directores de las UAB
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Omitir la presentación de soportes de hoja y mantener la firma del solicitante como garantía ya que esto empapela y adiciona tiempo
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Mantener el carné de afiliación y no pedir certificación vigente
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Si el tercero ya está creado en el sistema anexar únicamente los documentos que se deben actualizar
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En los contratos mayores a tres meses se solicita que solo se presenten en físico y no consultar en línea
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Obviar la comunicación escrita de adjudicación y en lugar de ello aceptar el envío de un correo electrónico para la firma de la orden
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Para los cumplidos de debe asumir como aprobación del informe la calificación y firma del cumplido
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No solicitar Visa de trabajo para extranjeros cuya permanencia sea menor a ocho días
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No solicitar concepto técnico para compra de USB
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Con respecto al criterio para seleccionar contratistas consideramos un paso más que no garantiza nada, ya que la información podrá fácilmente acomodarse a las necesidades de cada quien
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Hacer un solo formato de solicitudes especificando si es ODS u ODC, ya sea de Mínima, Menor o Superior
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