| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | T | U | V | W | X | Y | Z | AA | AB | AC | AD | AE | AF | AG | AH | AI | AJ | AK | AL | AM | AN | |
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1 | EMPRESAS PÚBLICAS DEL QUINDÍO S.A E.S.P MATRIZ PARA LA GESTIÓN DE RIESGOS MAPA DE RIESGOS GESTIÓN POR PROCESO - VIGENCIA 2025 VERSIÓN - 1 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
2 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
3 | Código: GCI-P-02-R-02 | Versión: 05 | Fecha de Emisión: 12/04/2021 | Página: 1 de | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
4 | Identificación del riesgo | Análisis del riesgo inherente | Evaluación del riesgo - Valoración de los controles | Evaluación del riesgo - Nivel del riesgo residual | Plan de Acción | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
5 | PROCESO | N° DE RIESGOS | Referencia | Impacto | Causa Inmediata | Causa Raíz | Descripción del Riesgo | Clasificación del Riesgo | Frecuencia con la cual se realiza la actividad | Probabilidad Inherente | % | Criterios de impacto | Observación de criterio | Impacto Inherente | % | Zona de Riesgo Inherente | No. Control | Descripción del Control | Afectación | Atributos | Probabilidad Residual | Probabilidad Residual Final | % | Impacto Residual Final | % | Zona de Riesgo Final | Tratamiento | Plan de Acción | Responsable | Fecha Implementación | Fecha Seguimiento | Seguimiento | Estado | |||||||
6 | Tipo | Implementación | Calificación | Documentación | Frecuencia | Evidencia | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
7 | GESTIÓN JURIDICA Y DEFENSA JUDICIAL | 1 | 2 | Económico | Falta de información | Falta de expediente. Falta de conexión a internet. Falta de información previa y necesaria para publicar y rendir | Posibilidad de omitir la publicación oportuna en las plataformas Secop y Sia Observa por deficiente seguimiento y falta de verificación de la fecha de expedición del acto a publicar | Fallas Tecnologicas | 170 | Media | 60% | Afectación menor a 10 SMLMV . | Afectación menor a 10 SMLMV . | Leve | 20% | Moderado | 1 | 1. Responsable: Profesional Universitario y Secretario General. 2. Periodo: De manera semanal. 3. Propósito: Publicidad de los procesos contractuales. 4. Control: El profesional universitario encargado del proceso de contratación deberá contar con una base de datos y link mediante el cual se le dio publicidad a los contratos. 5. Desviación: Sanciones por parte de las entidades de control. 6. Soportes: La evidencia se advierte en las plataformas Sia Observa y Secop: https://www.contratos.gov.co/consultas/resultadoListadoProcesos.jsp# Adicional a lo anterior, en la secretaría general reposa unidad de conservación documental en la cual se advierten los contratos rendidos en el SIA OBSERVA de manera mensual | Probabilidad | Detectivo | Manual | 30% | Documentado | Continua | Con Registro | 42,0% | Media | 42% | Leve | 20% | Moderado | Evitar | Aleatoriamente el Secretario General revisará procesos de contratación con el fin de evidenciar que la publicación se encuentre en ambas plataformas. | Profesional Universitario encargado de contratación (publicidad) Secretario General (Verificación)) | 1/1/2021 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | Teniendo en cuenta que la Entidad implementó a partir del mes de Agosto de 2022 el uso de la plataforma Secop II, los procesos contractuales adelantados con posterioridad a esta fecha quedarán publicados en la citada plataforma, toda vez que se suscriben con firma electrónica. En relación con la plataforma Sia Observa, en la secretaria general se cuenta con la evidencia de la publicación y rendición de los contratos perfeccionados y legalizados entre el 01 de septiembre y el 31 de diciembre de 2025 | En curso | ||
8 | 2 | 3 | Económico y Reputacional | Falencias en el seguimiento y control de las controversias judiciales | Desconocimiento de normas que rigen la actuación judicial. | Posibilidad de no ejercer de manera oportuna el derecho de defensa y contradicción en procesos judiciales por debilidades en la contabilización de términos | Ejecucion y Administracion de procesos | 2 | Muy Baja | 20% | Afectación menor a 10 SMLMV . | Afectación menor a 10 SMLMV . | Leve | 20% | Bajo | 1 | 1. Responsable: Profesional Universitario o contratista. 2. Periodo: Semestral. 3. Propósito: Salvaguardar los intereses patrimoniales de la compañía. 4. Control: Revisión permanente de las notificaciones judiciales y contabilización de terminos para las actuaciones de defensa de la empresa. 5. Desviación: Sentencias ejecutoriadas en contra de la compañía por omisión en el proceso de defensa judicial. 6. Soportes: La evidencia se advierte en cada expediente judicial, o a través de la consulta de procesos en la rama judicial: https://procesos.ramajudicial.gov.co/procesoscs/ConsultaJusticias21.aspx?EntryId=SJl2QSLqtcP%2fcJh23ZaUpRSObKg%3d Adicional a ello, se cuenta con un archivo en formato excel donde se consolida el inventario de procesos judiciales y constitucionales | Probabilidad | Detectivo | Manual | 30% | Sin Documentar | Aleatoria | Con Registro | 14,0% | Muy Baja | 14% | Leve | 20% | Bajo | Reducir (mitigar) | Revisión periodica por parte del Secretario General de las notificaciones judiciales con el fin de evidenciar la actuación oportuna de defensa de la compañía | Profesional Universitario o contratista encargado de la defensa judicial Secretario General (Verificación) | 1/1/2021 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | En lo corrido del tercer cuatrimestre de la vigencia 2025, se notificó 1 auto admisorio de acción judicial y 8 acciones de tutela que requirieron atención perenterio por parte de la Empresa. La secretaria general cuenta con un inventario de procesos judiciales y constitucionales en el cual se advierten las actuaciones pendientes de surtisen. | En curso | |||
9 | GESTIÓN ESTRATEGICA DEL TALENTO HUMANO | 3 | 6 | Económico | Perdidas economicas-sanciones por parte de los entes de control -Reprocesos | Alteracion de las novedades de la Nomina- falla del software de Nomina - Manipular los valores de la nomina - Error en la liquidacion de la Nomina- Pagar mas o menos a los funcionarios o pensionados | Posibilidad de sufrir reprocesos en la empresa, debido a la alteración de las novedades de la nomina y/o falla del software de Nomina. | Ejecucion y Administracion de procesos | 161 | Media | 60% | Entre 10 y 50 SMLMV | Entre 10 y 50 SMLMV | Menor | 40% | Moderado | 1 | 1. Responsable: Los Profesionales Universitarios encargados de nomina y Seguridad Social. 2. Periodo: Esta actividad se realiza con controles y seguimientos diarios. 3. Proposito: Con el fin de tener actualizada las novedades en el sistema. 4. Control: Se alimentará el Software de acuerdo a las novedades diarias presentadas. 5. Desviación: si no se cumple se va a sanciones fiscales y disciplinarias. 6. Soporte: las evidencias con todos los registros se encuentran en NEXIS, formato excel, documentos que van a la hoja de vida, y registros en carpetas. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 36,0% | Baja | 36% | Menor | 40% | Moderado | Reducir (mitigar) | El Profesional Universitario de nomina y el PU de Seguridad Social son los encargados de realizar estas acciones, diario, para tener un manejo efectivo y oportuno en el pago de la nomina y reporte de novedades, a traves de la Revision individual de la nomina - revision de los soportes - vacaciones, incapacidades, permisos, suspensiones, sanciones y licencias. Atencion a requerimientos de los empleados de la empresa en cuanto a pagos extemporaneos y no comunicados al area del talento humano. NEXIS ( es el programa que tiene implementado la empresa general, entre ellas modulo de nomina). | PU Nomina y PU Seguridad Social | 1/1/2024 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | Mensualmente se alimenta el drive, con el registro de las novedades de relacionadas con la liquidacion de la nomina y los registros de seguridad social. A fin de tener el control de los impactos que ellas generan en la liquidacion de los pagos quincenales. Se anexa del enlace del drive https://drive.google.com/drive/u/0/home | |||
10 | 4 | 7 | Reputacional | Sancion por parte del ente de control-incumpliento de requisitos legales. A nivel de archivo quedaria incompleto y las hojas de vida se requieren para realizar resoluciones de vacaciones, licencias o permisos, y ademas hacen parte integral del archivo de la Oficina de Talento Humano.. | por la manipulación o prestamo sin control. | Posibilidad de perdida en la Manipulacion de las historias laborales de los funcionarios de EPQ, ocasionando Sancion por parte del ente de control, incumpliento de requisitos legales, a nivel de archivo quedaria incompleto y las hojas de vida se requieren para realizar resoluciones de vacaciones, licencias o permisos, y ademas hacen parte integral del archivo de la Oficina de Talento Humano; debido a la manipulación o prestamo sin control de los historiales | Ejecucion y Administracion de procesos | 1800 | Alta | 80% | Afectación menor a 10 SMLMV . | Afectación menor a 10 SMLMV . | Leve | 20% | Moderado | 1 | 1. Responsable: El Técnico Administrativo del area de talento humano. 2. Periodo: Esta actividad se realiza con controles y seguimientos diarios. 3. Proposito: Con el fin de mantener un control y seguimiento con los expedientes laborales. 4. Control: mantiene la historia laboral actualizada y foliada, lleva acabo el respectivo control de prestamos de historias laborales en libro radicador (Secretaria General y el Abogado de bonos pensionales) el personal diferente a estas oficinas, solo puede observar los expedientes en la Oficina de Talento Humano. 5. Desviación: si no se cumple se va a sanciones fiscales y disciplinarias. 6. Soporte: las evidencias con todos los registros se encuentran formato excel, en los expedientes de cada funcionario, en el libro radicador . | Impacto | Correctivo | Manual | 25% | Documentado | Continua | Con Registro | 80,0% | Alta | 80% | Leve | 15% | Moderado | Reducir (mitigar) | El responsable de las historias laborales mantiene la historia laboral actualizada y foliada, lleva acabo el respectivo control de prestamos de historias laborales en libro radicador (Secretaria General y el Abogado de bonos pensionales) el personal diferente a estas oficinas, solo puede observar los expedientes en la Oficina de Talento Humano. | Técnico Administrativo, con el apoyo del pasante | 1/1/2024 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | En la oficina de talento humano se cuenta con la labor permanente de archivo en las hojas de vida. dado que las labores con estos registros es parmente, y en cada una van quedado los registgos de los documentos que se adicionan poir cada actividad que se registra de cada funcionarios | ||||
11 | 5 | 8 | Económico | Sanciones fiscales, penales y disciplinarias | Falta de verificacion de documentos, y no realizar las listas de chequeo | Posibilidad de Vincular personas sin cumplimiento de requisitos minimos del cargo, alterar documentos para que cierta persona acceda a un cargo o vincular personas inexistentes, o vincular pensionados sin que suspenda su pensión, ocasionando Sanciones fiscales, penales y disciplinarias, debido a la Falta de verificacion de documentos, y no realizar las listas de chequeo | Ejecucion y Administracion de procesos | 84 | Media | 60% | Afectación menor a 10 SMLMV . | Afectación menor a 10 SMLMV . | Leve | 20% | Moderado | 1 | 1. Responsable: La Jefe de Oficina de Talento Humano. 2. Periodo: cada vez que se requiera. 3. Proposito: Con el fin de verificar los requisitos minimos y cumplir con la normatividad legal vigente. 4. Control: a traves del diligenciamiento Lista de chequeo de los documentos de la vacante y la revisión de antecedentes. 5. Desviación: Al no cumplir con esta actividad incurrira con sanciones disciplinarias. 6. Soporte: Las evidencias reposan en las hojas de vida de cada funcionario. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 36,0% | Baja | 36% | Leve | 20% | Bajo | Reducir (mitigar) | El Jefe de la Oficina de Talento Humano, llevará a cabo el diligenciamiento de la lista de chequeo de los documentos del aspirante, con el fin de verificar el cumplimiento de requisitos minimos de la vacante y a su vez realizará la verificación de los antecedentes. | Jefe de Oficina de Talento Humano | 1/1/2024 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | Se hace la validacion de la documentacion para el ingreso de personal segun la lista de chequeo | ||||
12 | 6 | 52 | Económico | Perdidas economicas, sanciones fiscales, penales, disciplinarias y reprocesos. | No contar con el historial laboral e información completa de los funcionarios. | Posibilidades expedir certificaciones electronicas de tiempo laborado (CETIL) con información errónea, asumir pasivo pensional no adecuado por la entidad, ocasionando perdidas económicas, sanciones fiscales, penales, disciplinarias y reprocesos, debido a no contar con el historiallaboral e informacióncompleta de los funcionarios. | Ejecucion y Administracion de proceso | 365 | Media | 60% | Entre 10 y 50 SMLMV | Entre 10 y 50 SMLMV | Menor | 40% | Moderado | 1 | 1. Responsable: El jefe de Oficina de Talento Humano, con apoyo del Contratista Profesional Universitario o Contratista de apoyo a la gestión del pasivo pensional. 2. Periodo: Esta actividad se realiza con controles y seguimientos de acuerdo con la necesidad. 3. Proposito: Con el fin de mantener un control y seguimiento en cada certificación electronica de tiempo laborado. 4. Control: revisará la información de cada certificación electrónica de tiempo laborado (CETIL). 5. Desviación: Si no se cumple, se generan perdidas económicas, sanciones fiscales, penales, disciplinarias y reprocesos. 6. Soporte: las evidenias son los registros que se encuentran en el archivo central. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 36,0% | Baja | 36% | Menor | Moderado | Reducir (mitigar) | El Jefe de la Oficina de Talento Humano, elaborará el Manual de Procedimiento, con el fin de tener plasmado dicho proceso; donde se implementará una base de datos con la información correspondiente. | Jefe de Oficina de Talento Humano | 1/1/2024 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | El jefe de talento humano en coordinacion con el contratista que tiene en sus obligaciones la revision y validacion del historial labora de los exfuncionarios a fin de estar al dia en el analisis inherentes a la empresa | |||||
13 | 7 | 57 | Económico | Sanciones fiscales, penales y disciplinarias. | Alteración de las novedades de la Nómina, falla del software de Nomina NEXIS, manipulación de los valores de la nómina, error en la liquidación de la Nómina. | Posibilidad de registrar el pago de planilla de seguridad social (con retiro de personal de planilla o retiro del personal en suspensión), ocasionando Sanciones fiscales, penales y disciplinarias, debido a alteración de las novedades de la Nómina, falla del software de Nomina NEXIS, manipulación de los valores de la nómina, error en la liquidación de la Nómina. | Ejecucion y Administracion de proceso | 365 | Media | 60% | Entre 10 y 50 SMLMV | Entre 10 y 50 SMLMV | Menor | 40% | Moderado | 1 | 1. Responsable: Los Profesionales Universitarios encargados de nómina y Seguridad Social. 2. Periodo: Esta actividad se realiza con controles y seguimientos diarios. 3. Propósito: Con el fin de tener actualizada las novedades en el sistema. 4. Control: Se alimentará el Software de acuerdo a las novedades diarias presentadas. 5. Desviación: si no se cumple se va a sanciones fiscales y disciplinarias. 6. Soporte: las evidencias con todos los registros se encuentran en NEXIS, formato Excel, documentos que van a la hoja de vida, y registros en carpetas. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 36,0% | Baja | 36% | Menor | Moderado | Reducir (mitigar) | La Profesional Universitaria de nómina y la PU Seguridad Social son las encargadas de realizar estas acciones, diario, para tener un manejo efectivo y oportuno en el pago de la planilla de seguridad social y reporte de novedades, a través de la revisión individual de la nómina. | Jefe de Oficina de Talento Humano | 1/1/2024 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | Mensualmente se alimenta el drive, con el registro de las novedades de relacionadas con la liquidacion de la nomina y los registros de seguridad social. A fin de tener el control de los impactos que ellas generan en la liquidacion de los pagos quincenales. Se anexa del enlace del drive https://drive.google.com/drive/u/0/home | |||||
14 | CONTROL INTERNO DE GESTIÓN | 8 | 9 | Económico y Reputacional | sanciones por parte de los entes de control | Falta de compromiso por parte de los lideres de los procesos, en la entrega de la informacion oportunamente | posibilidad de Incumplimiento al plan de accion de la Oficina Asesora de Control interno ocasionando sanciones por parte de los entes de control por falta de compromiso de los lideres de los procesos en la entrega de la informacion oportuna | Ejecucion y Administracion de procesos | 365 | Media | 60% | El riesgo afecta la imagen de la entidad internamente, de conocimiento general, nivel interno, de junta dircetiva y accionistas y/o de provedores | El riesgo afecta la imagen de la entidad internamente, de conocimiento general, nivel interno, de junta dircetiva y accionistas y/o de provedores | Menor | 40% | Moderado | 1 | El jefe de la oficina de control interno realizara seguimiento trimestral al cumplimiento del plan de acción con el fin de verificar la realización de todas las actividades programadas en la presente vigencia, en caso que no se cumpla lo programado se informara al comité coordinador de control interno. y se levantara las actas correspondientes, al plan de acción que se encuentra publicado en la página web de la entidad | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | continua | con registro | 36,0% | Baja | 36% | Menor | 40% | Moderado | Reducir (mitigar) | Solicitar oportunamente la informacion requerida a los lideres de los procesos, para la realizacion de los informes exigidos por ley | La jefe de la ofiicna de control interno-contratista | 1/1/2024 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | El Jefe de la Oficina de Control Interno realizó el seguimiento trimestral al Programa Anual de Auditorías y Seguimientos – vigencia 2025, evidenciando que, con corte al 30 de septiembre de 2025, el programa presentaba un nivel de cumplimiento del 63%, correspondiente a actividades ejecutadas conforme a lo programado para el periodo evaluado. Como resultado de las acciones adelantadas en el último trimestre, y de la verificación final efectuada, con corte al 31 de diciembre de 2025, el programa alcanzó un cumplimiento del 100%, dando cierre oportuno a la totalidad de las actividades previstas para la vigencia. En consecuencia, el control definido para mitigar el riesgo de incumplimiento del Plan de Acción de la Oficina de Control Interno fue aplicado y resultó eficaz, no siendo necesario el escalamiento al Comité Coordinador de Control Interno por incumplimientos al cierre de la vigencia. | CUMPLIDO | ||
15 | Realizar periodicamente el comité coordinador de control interno con el fin de informar a la alta gerencia el estado del sistema de control interno y que sirvan para la toma de desiciones | La jefe de la ofiicna de control interno-contratista | 1/1/2024 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | Se realizaron las reuniones del comité coordinador de control interno de manera periódica, verificando que los líderes de los procesos entreguen la información requerida para la evaluación del estado del sistema de control interno. Se documentan actas con los compromisos asumidos y las observaciones identificadas durante cada sesión. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
16 | PLANEACIÓN CORPORATIVA | 9 | 10 | Económico y Reputacional | Mala interpretación del área comercial en la aplicación de las tarifas | Error en la aplicación de las tarifas por desconocimiento o diligenciamiento | Posibilidad de ajustar o calcular erróneamente las tarifas de acueducto, alcantarillado y gas, debido a mala interpretación de la norma vigente, por desconocimiento o mal diligenciamiento. | Ejecucion y Administracion de procesos | 12 | Baja | 40% | Entre 10 y 50 SMLMV | Entre 10 y 50 SMLMV | Menor | 40% | Moderado | 1 | Responsable: El Profesional Universitario de Planeación, Jefe de Planeacion Corporativa y Subgerente de Planeación. Periodicidad: Mensual. Propósito: Actualización correcta de las tarifas de acueducto y alcantarillado. Cómo se realiza el control: Cada mes, se realiza la verificación del IPC en la página Web del DANE donde se puede conocer cuál ha sido su variación, si llega acumulado mayor al 3% se aplica el incremento, según la normatividad vigente. Desviaciones: Se realiza el seguimiento para evitar sanciones. Evidencias: Se anexa seguimiento del IPC en formato Excel. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 24,0% | Baja | 24% | Menor | 40% | Moderado | Reducir (mitigar) | Verificar los primeros 10 días del mes, el reporte del DANE en su página oficial en el IPC del mes anterior, este dato se ingresa al Excel de seguimiento del IPC donde cálcula automáticamente cuánto es el acumulado para municipios grandes y pequeños; si llega al 3 se hace la actualización de las tarifas de acueducto y alcantarillado según el acumulado. Si no hay acumulado de 3 puntos, se dejan las tarifas como el mes anterior. Una vez son actualizadas las tarifas de aceuducto y alcantarillado se envía vía e-mail al área de facturación para su aplicación, posteriormente, se hace publicación en la página Web de la entidad. Es importante aclarar que el modelo tarifario aplicado a las tarifas de acueducto y alcantarillado para los municipios grandes está contemplado en la Resolución CRA 688 de 2014 y para los municipios pequeños en la Resolución CRA 825 de 2017. Estas resoluciones CRA contienen la metodología con la cual se calculan las tarifas mediante el estudio de costos y tarifas, el cual es realizado por un asesor experto en régimen tarifario que la entidad contrata de forma externa. | Lideres de procesos - profesional Universitario, jefe planeacion corporativa y Subgrente de planeación y mejoramiento Institucional | 1/5/2022 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | se realizó la verificación del Índice de Precios al Consumidor (IPC) en la página oficial del DANE correspondiente al mes anterior, así como el registro del dato en el archivo de seguimiento del IPC. Como resultado de lo anterior, se evidenció que el IPC acumulado a 31 de diciembre corresponde a 2,95, por lo cual no se alcanzó el porcentaje del tres por ciento (3 %) requerido para efectuar la actualización de las tarifas. En consecuencia, las tarifas de acueducto y alcantarillado se mantienen sin variación frente al mes anterior. De igual manera, se aclara que las tarifas de acueducto y alcantarillado son publicadas de forma mensual en la página web de la entidad, las cuales pueden ser consultadas en el siguiente enlace: https://www.epq.gov.co/index.php/es/tarifas-acueducto-y-alcantarillado.html | |||
17 | 2 | Responsable: El Profesional Universitario de Planeación, jefe de planeacion corporativa y Subgerente de Planeacón. Periodicidad: De manera mensual Proposito: Realiza la aplicación correcta del Marco tarifario control: Cada mes hace la verificación de las variables de costos del gas (tranporte y peso de metro cubico-kilo), inventarios de volumenes , factores de corrección, IPP - IPC y la correcta aplicación de la Resolución vigente de la metodologia, para los calculos de los cargos de distribución , comercialización y subsidios. Desviación: El no aplicarse la tarifa correctamente puede generar un impacto reputacional, economico Interno y externo, sanciones a la Entidad. Evidencias: Archivo en excel publicación tarifas subsidios&contribuciones y otros documentos que genere la ejecución de la aplicación de la tarifa. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 24,0% | Baja | 24% | Menor | 40% | Moderado | reducir (mitigar) | Solicitar los 10 primeros dias de cada mes la informacion requerida a los procesos competentes, para que sea entregada maximo a los 10 dias del mes. Realizar los calculos de acuerdo al modelo tarifario y la normatividad vigente, y realizar el formato Publicacion tarifas subsidios&contribuciones, para su aprobacion y firma por el Subgerente de Planeacion y Mejoramiento Instutucional. Publicacion en diario regional de alta circulacion y en la pagina Web. Ademas de la entrega de la informacion al area de facturacion via email para la aplicacion de la tarifa. | Lideres de procesos - profesional Universitario, jefe planeacion corporativa y Subgrente de planeación y mejoramiento Institucional | 1/5/2022 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | El primer día de cada mes, se solicitó la información requerida a la Subgerencia de Servicios Públicos – Líder de Gas, la cual debe ser enviada conforme a lo dispuesto en el Manual de Procedimientos compartido con la Subgerencia, dentro de los primeros diez (10) días de cada mes, para su respectiva revisión. Una vez recibida la información en los términos definidos, se realizaron los cálculos correspondientes de acuerdo con el modelo tarifario aplicable y la normatividad vigente. Así mismo, se elaboró el formato de Publicación de Tarifas de Subsidios y Contribuciones, el cual fue remitido para revisión, aprobación y firma por parte del Subgerente de Planeación y Mejoramiento Institucional. Posteriormente, se efectuó la publicación de las tarifas en un diario regional de alta circulación y en la página web de la entidad. De igual manera, la información tarifaria fue remitida vía correo electrónico al área de facturación para su aplicación en el sistema. | |||||||||||||||||||
18 | 10 | 11 | Económico y Reputacional | Incumplimiento de los requisitos normativos establecidos para la administración y gestión de Calidad | Poca efectividad en socializacion de los documentos que se normalizan en calidad a los funcionarios que los utilizan. No se cuenta acceso a los diferentes formatos y procedimientos en un documento publico para utilizacion de todos los funcionarios | Posibilidad de uso inadecuado u obsoleto de los procedimientos, formatos y registros del SGC, por incumplimiento de requisitos normativos, falta de socialización y falta de acceso en un documento público. | Ejecucion y Administracion de procesos | 365 | Media | 60% | El riesgo afecta la imagen de la entidad internamente, de conocimiento general, nivel interno, de junta directiva y accionistas y/o de provedores | El riesgo afecta la imagen de la entidad internamente, de conocimiento general, nivel interno, de junta directiva y accionistas y/o de provedores | Menor | 40% | Moderado | 1 | Responsable: El Profesional Universitario de Planeación Corporativa, Periodicidad: en todo momento, Aplicación: normalizar los documentos requeridos por cualquiera de los procesos de la Entidad ya sea elaborados actualizados o cancelados Control: solicitud de normalización mediante formato de emisión de documentos, una vez normalizado se pide al lider del proceso socializar de manera transversal este documento a cargo de su proceso, por otra parte gestionar un medio electrónico con el proceso competente (sistemas de información) donde sean públicados de manera continua todos los documentos actualizados y vigentes con que cuenta cada area de la Empresa, lo anterior para su fácil consulta, acceso oportuno y el uso adecuado, se implementará controles en la administración y custodia de los documentos públicados que eviten alteración de su original versión. Desviación: la no actualización del SGC genera una mala operabilidad de los procesos, ineficiente desempeño Institucional, incumplimiento a los objetivos de la Entidad y posibles sanciones. Evidencia: registro implementado para solicitud de emisión de documentos y socialización de los procesos, la ruta digital dispuesta para esta acción servira de evidencia documental y los archivos que reposan en el area de Planeación Corporativa. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 36,0% | Baja | 36% | Menor | 40% | Moderado | Reducir (mitigar) | Establecer el uso del registro de Emisión de documentos, como herramienta de control para la trazabilidad y socializacion de los documentos normalizados. Gestionar un medio electronico donde se tenga publicado todos los documentos vigentes para que tengan acceso a estos documentos todos los funcionarios, competentes. | Profesional Universitario de Planeación Institucional Profesional Universitario de Sistemas de Información | 1/1/2021 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | Para este cuatrimestre se reitera el proceso para normalizacion o actualizacion de procedimientos a cada subgencia a traves de correo electronico. Donde se indica los procedimientos que tienen a su cargo y se envia el formato de Emision de documentos para dichas solicitudes. Subgerencia Planeacion y Mejoramiento Institucional- 25 procedimientos en Actualizacion Sugerencia Administrativa y Financiera- 23 Procedimientos en Actualizacion Contro Interno de Gestion - 4 Procedimientos en Actualizacion Oficina de Talento Humano 5 Procedimientos en Actualizacion Oficina Control Interno Disciplinario - Procedimiento en Actualizacion | ||||
19 | 11 | 12 | Económico y Reputacional | Hallazgos de los entes de control desinformación de los usuarios, inconsistencia en los informes presentados. | 0 | Posibilidad de alteración de la información provocando hallazgos de los entes de control, por inconsistencias en los informes presentados, dado que los procesos no cumplen con las metas establecidas en el Plan de Acción. | Ejecucion y Administracion de procesos | 3 | Baja | 40% | Entre 10 y 50 SMLMV | Entre 10 y 50 SMLMV | Menor | 40% | Moderado | 1 | El Profesional Universitario de Planeación Corporativa realiza la recoleccion de la informacion (reportes de indicadores) cada cuatro meses , la cual es solicitada por correo electronico y oficios; para que envien la matriz debidamente diligenciada con los soportes, cuando la información enviada no corresponde o esta incompleta se solicita de nuevo la corrección y el envio correspondiente a ese cuatrimestre, para ser consolidada y verificar los avances en ese periodo con respecto a cada indicador y posterior a ello realizar la elaboracion del Informe, en caso de presentar información alterada no se podra contar con veracidad en los indicadores, lo que puede ocasionar incumplimiento de los objetivos institucionales. La evidencia queda publicada en la pagina y en solicitudes por correo y oficios archivados en la oficina de Planeación Corporativa. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 24,0% | Baja | 24% | Menor | 40% | Moderado | Reducir (mitigar) | Solicitar oportunamente la informacion requerida a los lideres de los procesos, para la consolidación del Plan de Acción y la realización de los informes exigidos por ley. | Profesional Universitario de Planeación Corporativa | 1/1/2021 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | Para el III cuatrimestre, se solicita la informacion correspondiente sobre los indicadores de Plan de accion establecidos en la vigencia 2025 a traves de correo electronico pleneacioninstitucional1@gmail.com el dia 18/12/2025 " Recordatorio de diligenciamiento de indicadores Plan de Accion" | ||||
20 | 12 | 13 | Económico y Reputacional | No detectar a tiempo el incumplimiento de los objetivos estratégicos por procesos / acciones disciplinarias | Los diferentes procesos no presentan la información oportuna para la evaluación de los planes, programas y proyectos de la Entidad | Posibilidad de no evaluar efectivamente Los Planes, Programas Y Proyectos, impidiendo detectar a tiempo el incumplimiento de Los Objetivos Estrategicos De La Entidad, al no presentar la información adecuada, pertinente y a tiempo de los Mapas de Riegos. | Ejecucion y Administracion de procesos | 3 | Baja | 40% | Afectación menor a 10 SMLMV . | Afectación menor a 10 SMLMV . | Leve | 20% | Bajo | 1 | El profesional universitario de Planeación Corporativa solicita la información a cada proceso (seguimiento a los riesgos identificados) de manera cuatrimestral por correos electronicos y envio de oficios, para que envien la matriz de riesgo de gestión y de corrupción (a quienes les aplique) ,buscando con ello consolidar y hacer la verificación de los riesgos a los cuales esta expuestos la entidad; cuando no viene completo se solicita por correo electronico la información faltante o errada para poder continuar con la consolidación para poder ser enviada a la tercera linea de defensa. En caso de no poder realizar la evaluación y no hacer la consolidación oportuna puede llegar a la materialización de los diferentes Riesgos en los procesos de la Entidad. La evidencia queda publicada en la pagina y soportes existentes en solicitudes por correo y oficios archivados en la oficina de Planeación Corporativa. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 24,0% | Baja | 24% | Leve | 20% | Bajo | reducir (mitigar) | Solicitar oportunamente la informacion requerida a los lideres de los procesos, para el seguimiento y la consolidación de la Matriz de Riesgos de Corrupción y de Gestión, y proceder a la realizacion de los informes exigidos por la normatividad y para el buen desempeño Institucional. | Profesional Universitario de Planeación Corpotaiva | 1/1/2021 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | Para este cuatrimeste se solicita a traves de correo electronico el diligenciamiento de los riesgos correspondientes a cada subgerencia y responsable, designandose para tal diligenciamiento un Google Drive. correo el dia 23/12/2025 "Solicitud Seguimiento de riesgos III Tercer cuatrimestre 2025" reiterativo | ||||
21 | 13 | 14 | Reputacional | La no transparencia y posible focos de corrupción. Errores de tramites aplicables y falta de instrumentos de medición. | Demora en que las subgerencias responsables pasen la información. Falta de control en la veracidad y oportunidad de la información. | Posiibilidad de incumplimiento y mala calidad en el reporte de la Información al SUIT, debido a la falta de transparencia y mecanismos de medición efectivos, por errores en los trámites y demora en las entregas de información para el cargue. | Ejecucion y Administracion de procesos | 12 | Baja | 40% | Afectación menor a 10 SMLMV . | Afectación menor a 10 SMLMV . | Leve | 20% | Bajo | 1 | El Profesional Universitario de Planeación Corporativa, debe recepcionar la información a cada una de las subgerencias competentes con el fin de cargar esta información a la plataforma SUIT esta información se reporta mensual, La solicitud de la información debe ser certificada por cada uno de los subgerentes de los procesos responsables de suministrarla., el no reporte de la información va en contra del principio de transparencia y puede ocasionar focos de corrupción. La evidencia son los cargues en el aplicativo SUIT. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 24,0% | Baja | 24% | Leve | 20% | Bajo | reducir (mitigar) | Solicitar oportunamente la informacion requerida a los lideres de los procesos relacionados en los tramites adscritos, para garantizar el cargue mensual en el aplicativo y asi cumplir con la Ley Antitramites. | Profesional Universitario de Planeación Corporatival | 1/1/2021 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | Para el III cuatrimestre se realiza la solicitud de informacion de los tramites correspondientes a traves de correo electronico mesualmente , donde se recibe respuesta por el mismo medio, procediendo a cargar informacion al Sistema Único de Información de Trámites SUIT | ||||
22 | ENSAYO DE CALIDAD DE AGUA | 14 | 20 | Económico y Reputacional | Falta de recursos económicos. | No contar con la infraestructura óptima, en cuanto a equipos e instalaciones que permitan realizar el aseguramiento de calidad en cada etapa del proceso. | Posibilidad de no acreditación en la norma 17025 por falta de recursos economicos, materiales calibrados e infraestructura óptima para dicho cumplimiento. | Ejecucion y Administracion de procesos | 7200 | Muy Alta | 100% | El riesgo afecta la imagen de la entidad internamente, de conocimiento general, nivel interno, de junta dircetiva y accionistas y/o de provedores | El riesgo afecta la imagen de la entidad internamente, de conocimiento general, nivel interno, de junta dircetiva y accionistas y/o de provedores | Menor | 40% | Alto | 1 | El jefe de Laboratorio realiza el seguimiento permanente al cumplimiento de requisitos para la contratación de proveedores de insumos, mantenimiento y calibración de equipos con sus respectivos cronogramas y plan metrológico. Buscando con ello dar cumplimiento a lo establecido en los cronogramas y en el plan metrológico una vez se adjudiquen dichos contratos de cada vigencia. Además se realiza acompañamiento por parte de empresa asesora y se realizan avances significativos en el aseguramiento de técnicas y seguimiento constante a la documentación que nos lleve a la acreditación. Dando cumplimiento a lo anterior se evitan sanciones de los entes de control, como evidencias se cuenta con los cronogramas y el plan metrológico . | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 60,0% | Media | 60% | Menor | 40% | Moderado | Reducir (mitigar) | El Laboratorio de aguas cuenta con una empresa asesora en cuanto a todo lo que tiene que ver con la implementación de la norma y desarrollo de actividades propias que nos puedan llevar a alcanzar la acreditación (ADJUNTO MINUTA). Se cuenta con plan metrológico para la vigencia 2024 (ADJUNTO PLAN METROLÓGICO) y se pretenden realizar ensayos de aptitud (se realizan mediante programa PICCAP de INS que ya cuenta con parámetros acreditados- se adjunta pantallazo de ACTIVO en el programa) y auditoría interna (sesolicita ingrso al plan de auditotía vigencia 2025 por parte del comité institucional de coordinación de control interno esta auditoría-Adjunto oficio de solicitud) | Jefe de Laboratorio | 1/5/2024 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | Se avanzó en la solilcitud de acredtiación ante el Organizamo Nacional de Acreditación de Colombia ONAC, se nos fue asignado el código 25-LAB-023 con el cual cargamos la documentación para el inicio del proceso y esta fue validada por ONAC y puesto en revisión 1 y revisión 2 donde a partir de esto se los fue envada una cotización, la cual se solicitó ajuste y que será recibida en el mes de Enero de 2025. | |||
23 | 15 | 21 | Económico y Reputacional | Falta de agilidad en los procesos de contratación. | No contar con la infraestructura en el centro de acopio , para el manejo de residuos y no contar con el tratamiento y la disposición adecuados en el tratamiento de los mismos. | Posibilidad incumplimiento del programa de Bioseguridad y manejo de Residuos, por falta de agilidad en los procesos contratuales y no contar con la estructura del centro de acopio para el manejo de residuos y no contar con el tratamiento y la disposición adecuados en el tratamiento de los mismos. | Ejecucion y Administracion de procesos | 365 | Media | 60% | Entre 10 y 50 SMLMV | Entre 10 y 50 SMLMV | Menor | 40% | Moderado | 1 | El jefe de Laboratorio realiza el seguimiento permanente al cumplimiento de requisitos para la contratación de proveedores para dsiposición final de residuos, buscando la Implementación del programa de Bioseguridad y con ello dar cumplimiento a lo establecido por las autoridades ambientales una vez se adjudiquen dichos contratos para cada vigencia. Dando cumplimiento a lo anterior se evitan sanciones de los entes de control con las evidencias de ejecución del contrato y los registros de control y disposición final de los residuos. | Probabilidad | Detectivo | Manual | 30% | Documentado | Continua | Con Registro | 42,0% | Media | 42% | Menor | 40% | Moderado | Evitar | El Laboratorio de aguas cuenta con una empresa especializada en la disposición final de residuos sólidos peligrosos. (Se adjunta minuta). | Jefe de Laboratorio | 1/5/2024 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | Se cumplió con el contrato vigencia 2025 y ya se está avanzando en el contrato 2026. | ||||
24 | 16 | 22 | Económico y Reputacional | Divulgación de la información | Acarrear multas por divulgación de la información y que la información pueda llegar a personas inadecuadas. | Posibilidad de no contar con la confidencialidad de la información. | Ejecucion y Administracion de procesos | 365 | Media | 60% | Entre 10 y 50 SMLMV | Entre 10 y 50 SMLMV | Menor | 40% | Moderado | 1 | El jefe de Laboratorio realiza el seguimiento permanente al cumplimiento en cuanto a validar la firma de confidencialidad de cada uno de las personas vinculadas con información del Laboratorio. Para cada vigencia y futuras. Buscando con ello dar cumplimiento a lo establecido en el aseguramiento de la confidencialidad. Dando cumplimiento a lo anterior se evita que la información pueda llegar a personas que con ella atenten contra el Laboratorio o la empresa. La Evidencia son los acuerdos de confidencialidad firmados. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 36,0% | Baja | 36% | Menor | 40% | Moderado | Evitar | El Laboratorio cuenta con un documento de protección de la informaciión interno y externo "Acuerdo de confidencialidad (ADJUNTO ACUERDOS). Tiene su soporte legal, sin embargo se llevará al área de jurídidca para que se le de el aval legal desde esta oficina, después de unos ajustes finales. | Jefe de Laboratorio | 1/5/2024 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | Se tienen firmados todos los acuerdos de confidencialidad que ya fueron anexados. | ||||
25 | 17 | 23 | Reputacional | Técnicas no estandarizadas ni ajustadas a los estándares de calidad | No tener veracidad ni confiabilidad en los análisis de Laboratorio que se realicen por falta de aseguramiento de calidad en cada una de la técnicas. | Posibilidad de no contar con Técnicas implementadas en los análisis diarios, que garanticen veracidad y confiabilidad en los análisis de Laboratorio que se realicen por falta de aseguramiento de calidad en cada una de la técnicas. | Ejecucion y Administracion de procesos | 7200 | Muy Alta | 100% | El riesgo afecta la imagen de la entidad con algunos usuarios de relevancia frente al logro de los objetivos | El riesgo afecta la imagen de la entidad con algunos usuarios de relevancia frente al logro de los objetivos | Moderado | 60% | Alto | 1 | El jefe de Laboratorio realiza el seguimiento permanente al cumplimiento de la aplicación de aseguramiento de calidad en cada una de las técnicas,buscando con ello dar cumplimiento a lo establecido en los estándares de calidad para cada vigencia y futuras. Dando cumplimiento a lo anterior se evitan sanciones de los entes de control con evidencias en la realización de ensayos que aseguren la calidad de cada uno de los análisis asi como la validación de las técnicas analíticas usadas en el Laboratorio de Aguas. La evidencia son los soportes de validación de las técnicas. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 60,0% | Media | 60% | Moderado | 60% | Moderado | Evitar | El laboratorio ha desarrollado las actividades de acuerdo con la programación establecida en este año en cuanto a los ensayos prácticos para posterior análisis estadístico. | Jefe de Laboratorio | 1/5/2024 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | Se siguen trabajando con las técnicas mencionadas en el periodo anterior y haciendo seguimiento y trazabilidad de ellas | ||||
26 | GESTIÓN DE SERVICIOS PÚBLICOS | 18 | 24 | Económico y Reputacional | Desabastecimiento en el municipio de Agua Potable Daños físicos en las redes de distribución de acueducto, perdidas ecónomicas,sanciones,interrupción del servicio. Falla en el sitema de alcantarillado, provocado por mala conexión a las tuberías principales, colapsos y taponamientos de los sitemas | Falta de recursos para optimizar las redes, falta de materiales en sitio para el arreglo de la red, falta de maquinaria para agilizar los arreglos, daños en la red de aducción o conducción. No contratar el personal idoneo y necesario, ni poseer los materiales suficientres, para mantener las redes del acueducto y alcantarillado sin obstrucciones y realizar las reposiciones que sean necesarias. | Posibilidad de daños físicos en la red de Acueducto y Alcantarillado, generando perdidas económicas, interrupción o fallas en la prestación del servicio, daños o colapso en la operación de los sistemas de abastecimiento, distribución, transporte y tratamiento tanto de agua potable como aguas negras. Debido a la falta de recursos para optimizar redes, adecuación en el funcionamiento de equipos, falta de personal requerido para la operación del servicio y la atención de fallas en los sistemas, Falta de material disponible en sitio para atender emergencias o requerimientos inmediatos y demás labores que impliquen una prestación optima de los servicios de acueducto y alcantarillado . | Ejecucion y Administracion de procesos | 48 | Media | 60% | El riesgo afecta la imagen de de la entidad con efecto publicitario sostenido a nivel de sector administrativo, nivel departamental o municipal | El riesgo afecta la imagen de de la entidad con efecto publicitario sostenido a nivel de sector administrativo, nivel departamental o municipal | Mayor | 80% | Alto | 1 | El Profesional Universitario de la Subgerencia de Servicios Públicos Domiciliarios, mensualmente realizara control al contrato de suministros de materiales , mediante el cual se adquieren los materiales necesarios para realizar las reparaciones que den lugar a los sistemas de Acueducto y Alcantarillado con el fin de mitigar daños, afectaciones a la comunidad; en la prestación de los Servicios, produciendo interrupción del servicio de agua potable o probelmaticas por vertimiento de aguas residuales, como evidencias se presentan copias del Acta de supervisón del Contraro de Suministro. | Impacto | correctivo | manual | 25% | Documentado | mensual | Con Registro | 60,0% | Media | 60% | Moderado | 60% | Moderado | Reducir (mitigar) | Se busca tener inventario en existencia o contrato vigente para suplir las emergencias o contingencias, en caso que no haya material disponible en la coordinación se enviará material desde la oficina central. | Profesional Universitario Subgerencia de Servicios Públicos Domiciliarios. | 1/5/2021 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | Se realizo la supervisión al Contrato de Suministros de manera mensual como se evidencia en las Actas anexas,segun los cobros realizados por el contratista y verificando lo suministrado. VER EVIDENCIAS https://drive.google.com/drive/folders/1nE_ajYzFta5RtAAdl0FUVHDIjCrCd7DF?usp=drive_link | |||
27 | 2 | El Personal Técnico de la Subgerencia de Servicios Públicos Domiciliarios, diariamente se encargaran de realizar mantenimientos y/o reparaciones en los sistemas de Acueducto y Alcantarillado para el buen funcionamiento de las redes, garantizando la continuidad y calidad del servicio, se presentan informes del estado del las redes en los municipios para programar actividades de reparaciones o mantenimientos en los sectores que se requieren con el personal capacitado para dichas labores. Tambien se encargaran de supervisar el funcionamiento de los equipos utilizados en las reparaciones de las redes de acueducto o alcantarillado. La desviación en caso de no cumplir con el control proyectado provoca interrupción del servicio de agua potable o probelmaticas por vertimiento de aguas residuales, las evidencias se deben enviar en fotografías del arreglo y del material utilizado, | Impacto | correctivo | manual | 25% | Documentado | diario | Con Registro | 60,0% | Media | 60% | Moderado | 45% | Moderado | Reducir (mitigar) | Se garantiza la programación del personal para coordinar los mantenimientos y/o repaciones requeridas para el correcto funcionamiento de los Sistemas de Acueducto y Alcantarillado. | Personal Técnico de la Subgerencia de Servicios Públicos Domiciliarios | 1/5/2021 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | Se realizaron los mantemientos preventivos y correctivos según las programaciones como se evidencia en las bitacoras y fotografias. VER EVIDENCIAS https://drive.google.com/drive/folders/1nE_ajYzFta5RtAAdl0FUVHDIjCrCd7DF?usp=drive_link | |||||||||||||||||||
28 | 19 | 29 | Económico y Reputacional | 1, Por falta de mantenimientos preventivos y correctivos(Fugas, Corrosion, mal funcionamiento de valvulas). 2, Baja presion y volumen en los tanques de abastecimiento. 3, Falla en los reguladores de primera etapa 4. Inoportunidad en el abastecimiento y de las condiciones tecnicas necesarias para el suministro de gas GLP a los usuarios 5. falta de Pago oportuno de las cuentas de cobro realizadas por el proveedor | Carencia De Control De Variables Para Garantizar El Inventario Del Combustible | Posibilidad de suspension del servicio por falta de mantenimiento, baja presión y deshabastecimiento de los propanoductos que opera la empresa | Ejecucion y Administracion de procesos | 365 | Media | 60% | El riesgo afecta la imagen de de la entidad con efecto publicitario sostenido a nivel de sector administrativo, nivel departamental o municipal | 0% | Mayor | 80% | Alto | 1 | Profesional Universitario de Gas programa 3 inspecciones al año, (Dichas inspecciones pueden ser realizadas por: el proveedor, tecnicos de Gas o el profesional Universitario de Gas) con el fin de detectar fugas o anomalias en la planta de almacenamiento, se hara el control de acuerdo al resultado obtenido , con mantenimientos preventivos y/o correctivos por el personal tecnico idoneo, En caso que se presente Fugas: Solicitar apoyo tecnico y de herramientas al proveedor, si es necesario solicitar tanque en comodato.Desviación: perdida economica y posibles afectaciones a la infraestructura. Su evidencia sera en ordenes de trabajo, actas de visita. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 36,0% | Baja | 36% | Mayor | 80% | Alto | Reducir (mitigar) | Se garantiza la programación del personal para coordinar los mantenimientos y/o repaciones requeridas para el correcto funcionamiento de los Sistemas de gas GLP | Personal Técnico de la Subgerencia de Servicios Públicos Domiciliarios - lider gas domiciliario | 1/1/2024 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | En el mes de septiembre se terminaron las reparaciones en cada uno de los tanques para realizar las certificaciones necesarias para cada tanque, sin embargo el personal técnico realiza recorridos para identificacion de fugas cada mes a lo largo de cada planta sin que al momento se haya presentado alguna. | ||||
29 | 2 | El cuerpo técnico de gas realizara diariamente las lecturas de variables diarias de las condiciones de volumen, presión y temperatura de los propanoductos actividad controlado por el Profesional universitario de gas. Con el propósito de detectar variación de las variables de volumen y presión con el fin de evitar disminución de presión y caudal en la red de distribución, En caso que se presente se debe dar aviso al profesional universitario para solicitar gas al proveedor, desviación la afectación en la continuidad del servicio. La evidencia es formatos de lecturas diarias. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 0,0% | Muy Baja | 0% | Evitar | Se programa el personal para la toma de lecturas diarias correspondientes a la validacion de las variables de presion temperatura y volumen del gas | Personal Técnico de la Subgerencia de Servicios Públicos Domiciliarios | 1/1/2024 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | todos los días los técnicos de gas realizan la lectura en cada una de las plantas estacionarias y envian la informacion por el grupo de whatsapp Pijao tk1 22%. 27c. 25psi Tk2 18% 13c. 25psi presión de salida 20psi | ||||||||||||||||||||||
30 | 3 | El Subgerente de Servicios Públicos Domiciliarios debe contar con un proveedor los 365 dias del año y realizar la contratación del suministro para cada año en la cual es necesario presentar Los Procedimientos Y Procesos Para La Contratación Del Proveedor De Gas A Tiempo Propósito: Contar con la disponibilidad de la materia prima para la prestación del servicio, que es el Gas GLP. En caso que se presente: Acudir a la Subgerencia Administrativa y financiera con el fin de aprobar un presupuesto y a Secretaria General para llevar un proceso de contratacion. Desviación afectación en la continuidad del servicio: La evidencia es el contrato de suministro | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 0,0% | Muy Baja | 0% | Evitar | Garantizar permanentemente la disponibilidad del gas GLP realizando las gestiones y contratación para el suministro de gas GLP | lider procesos de gas | 1/1/2024 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | Se realizó el contrato de suministro 014 de 2025 con el cual se garantiza el suministro de gas hasta el primer semestre del año 2026 | ||||||||||||||||||||||
31 | 4 | Subgerente de Servicios Públicos Domiciliarios, el profesional Universitario y la subgerencia administrativa, cada vez que el volumen este mínimo en un 50%, deben realizar el suministro y la cuenta de cobro antes de terminarse el mes para pago oportuno, mediante trámites necesarios como actas parciales por el valor de los productos y la transferencia de la cuenta, al área de Contabilidad para su respectivo pago. Propósito: Contar con la disponibilidad de la materia prima para la prestación del servicio, que es el Gas GLP. en caso que se presente: Acudir al área Administrativa y técnica con el fin de aprobar el pago, una vez cumpla con los requisitos de la cuenta de cobro, la Desviación Afectación en la continuidad del servicio. Evidencia cuentas de cobro por parte del contratista. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 0,0% | Muy Baja | 0% | Evitar | Garantizar el inventario diario de los tanques estacionarios y realizar la debida gestión en la solicitud de trasiego a necesidad del suministro de gas, asi mismo gestionar los pagos al proveedor. | lider procesos de gas | 1/5/2024 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | El lider encargado del proceso de redes de gas realiza el cuadro de inventarios cada mes una vez realizado el suministro por parte del proveedor, y se verifica con el informe enviado por el contratista | ||||||||||||||||||||||
32 | 5 | Responsable: Subgerente de Servicios Públicos Domiciliarios- profesional Universitario de Gas. Periodicidad: Cuando se genere la necesidad de materiales de acuerdo a su funcionalidad. Control: debe realizar un Backuk de materiales para evitar la falta de los mismos cuando se presente un evento. Propósito: Contar con la disponibilidad de la materia prima para la prestación del servicio en caso de un daño, que es el Gas GLP. en caso que se presente: Solicitar apoyo tecnico y de herramientas al proveedor, si es necesario solicitar tanque en comodato. Desviación: Afectación en la continuidad del servicio. Evidencia: Contrato de materiales y suministro | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 0,0% | Muy Baja | 0% | Evitar | Garantizar permanentemente la disponibilidad de los recursos para el suministro de materiales con las gestiones y contratación de un proveedor | lider procesos de gas | 1/1/2024 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | se encunya en la subgerencia de servicios pubslicos con el contrato de suministro de materiales tasnto para las redes de gas como de acueducto y alcantarillado | ||||||||||||||||||||||
33 | 20 | 30 | Económico | 1, Daño en las estructuras de los tanques estacionarios, linea de abastecimiento y tren de regulacion. 2, Deshabastecimiento por daños de terceros | Daños ocacionados por terceros a las plantas de gas afectando la operación del servicio | Posibilidad de daños por terceros a las plantas de gas GLP ocacionando perdidas economicas | Daños Activos Fisicos | 365 | Media | 60% | Entre 10 y 50 SMLMV | Entre 10 y 50 SMLMV | Menor | 40% | Moderado | 1 | Responsable: Cuerpo Técnico y Profesional Universitario de Gas, diariamente realizar controles a las plantas estacionarias, validando la infraestructura;está actividad es controlada por el profesional universitario. Propósito: Detectar variación de las variables de volumen y presión con el fin de realizar el control del estado fisico de las plantas y se realizan los controles diarios en plantas estacionarias como presión en lineas idorización. En caso que se presente: Realizar las reparaciones y correcciones pertinentes, hacer valida la poliza con la que la subgerencia administrativa aseguran todos los bienes de la empresa. Desviación: perdida economica y debastecimiento de suministro de gas Evidencia: Toma de presiones en sitio | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 36,0% | Baja | 36% | Menor | 40% | Moderado | Evitar | Realizar controles diarios validando la infrestructura de la planta estacionaria de Gas GLP. | Personal Técnico de la Subgerencia de Servicios Públicos Domiciliarios | 1/5/2024 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | el personal tecnico asignado por la empresa a las redes de gas, realiza diariamente visitas a las plantas estacionarias para realizar las lectura de mniveles de tanques, presiones y validar el estado de la infraestructura | ||||
34 | 21 | 31 | Económico y Reputacional | 1-Desconocimiento de los procedimientos establecidos 2-Omisión voluntaria del operario de cumplir los procedimientos establecidos 3-Omisión de los tecnicos de gas en seguir el protocolo de descargue | falta de cumplimiento de los procedimientos establecidos | Posibilidad de presentarse una emergencia durante el trasiego de Gas por el incumplimiento de los procedimientos. | Ejecucion y Administracion de procesos | 365 | Media | 60% | Entre 50 y 100 SMLMV | Entre 50 y 100 SMLMV | Moderado | 60% | Moderado | 1 | Responsable: Cuerpo Técnico y Profesional Universitario de Gas, Periodicidad: una vez al año control: debe realizar Capacitaciones a los técnicos de gas sobre los procedimientos de descargue. Propósito: Mantener actualizados el cuerpo tecnico con respecto a los procedimientos del suministro de gas. Realizar control al cuerpo tecnico y el cumplimiento de los procedimientos En caso que se presente: Realizar las acciones pertinentes por parte del personal del cuerpo de bomberos y del personal de la empresa de Suministro, quienes están capacitados para atender cualquier tipo de emergencia durante el trasiego. Luego de controlar el evento se debe evaluar los daños presentados, y realizar las reparaciones pertinentes con apoyo de la subgerencia administrativa y financiera para la compra de los equipos, herramientas y materiales necesarias. Se debe aplicar los procedimientos establecidos dentro del plan de emergencias. Desviación: Afectación en la continuidad del servicio Evidencia:Contrato suministro a granel, de gas GLP (gas licuado de petróleo) | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 36,0% | Baja | 36% | Moderado | 60% | Moderado | Evitar | Mantener capacitado el personal técnico con la actualizacion normativa vigente en gas | lider procesos de gas | 1/1/2024 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | El personal técnico realiza con el SENA cada tres años la reinducción y cerificacion en el manejo de redes de gas | ||||
35 | 22 | 32 | Reputacional | 1-Trabajos de construcción dentro de la vivienda 2-Aseo de la vivienda 3-Manipulación indebida de la red 4-Afectacion por factores externos a la vivienda o al gasodomestico. | malnipulacion indevida de la red iterna | Posibilidad de presentarse una Emergencia en redes internas causada por el usuario | Usuarios, productos y practicas , organizacionales | 1 | Muy Baja | 20% | El riesgo afecta la imagen de alguna área de la organización | El riesgo afecta la imagen de alguna área de la organización | Leve | 20% | Bajo | 1 | Responsable: Subgerente de Servicios Públicos Domiciliarios, Profesional Universitario del Area de comuniciaciones debe Realizar campañas de socialización en tipo preventivo para uso seguro de gas, 1 vez al año. Y El profesional Universitario de Gas programa certificaciones previas a las intalaciones de las redes con periodicidad: de una vez cada 5 años. Proposito:evitar defectos en las redes internas de Gas por modificaciones a la infraestructura interna de la red por parte de los usuarios, mediante visitas tecnicas y capacitaciones se pretende minimizar el riesgo mediante la socializacion de manejo seguro del gas. Si se presenta: El personal tecnico realiza la visita con el fin de realizar las acciones pertinentes para solucionar el evento, se dan recomendaciones al usuario. Desviación: perdida economica y posibles afectaciones a la infraestructura Evidencia: Campañas de socializacion. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 12,0% | Muy Baja | 12% | Leve | 20% | Bajo | Evitar | Realizar socializaciones permanentes a los usuarios del buen uso y manejo del gas | lider procesos de gas | 1/1/2024 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | Mediante contrato de prestacion de servicio No 110 de 2025 den el cual se realizó encuesta de satisfaccion ante los distintos servicios que presta la empresa en los distintos municipios y en la cordillera donde se presta el servicio de gas | ||||
36 | GESTIÓN DE PLANTAS DE POTABILIZACIÓN Y TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES | 23 | 28 | Económico y Reputacional | Falta de operación de la planta | 1. Personal no capacitado 2.No poseer los elementos basicos en laboratorio para realizar control de la eficiencia del tratamiento 3. Falta de recursos para la adecuacion de infraestructura | Posibilidad de recibir sanciones por los entes de control por no cumplir con las normas de calidad en las PTAPS y PTARS, debido a: los errores y descuido en la toma de decisiones en la operación y control del proceso del tratamiento del agua por parte del personal de operarios; por falta de suministro oportuno de insumos químicos, de equipos e infraestructura adecuados , y por falta de mantenimiento oportuno de los mismos. | Ejecucion y Administracion de procesos | 365 | Media | 60% | El riesgo afecta la imagen de alguna área de la organización | El riesgo afecta la imagen de alguna área de la organización | Leve | 20% | Moderado | 1 | El operario de cada planta de potabilización de agua realiza controles de proceso y calidad del agua cada hora del dia y lo registra en la planilla 'Registro de Operación Planta de Tratamiento', en caso de no cumplir con esta actividad se procede según lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo vigente. Ya que esto implica no producir agua potable para los usuarios. Queda como evidencia la planilla y el reporte diario que se envia a la lider del proceso via whats app. | Impacto | Correctivo | Manual | 25% | Sin Documentar | Continua | Sin Registro | 60,0% | Media | 60% | Leve | 15% | Moderado | Reducir (mitigar) | Con el fin de optimizar la producción de agua potable, se esta cumpliendo con el mantenimientos a las diferentes plantas de tratamiento, a las instalaciones físicas, a los equipos (electricos, tecnomecánicos, elementos metalicos) etc., capacitacion-reinduccion a los operarios, asi como la capacitacion constante de los operarios para reforzar conocimientos con el fin de brindarles mayor capcidad tecnica en la toma de desiciones. | Jefe Oficina de Plantas, profesional universitario, operarios, personal técnico Oficina de Plantas | 15/1/2025 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | Evidencias de Mantenimientos y Reinducciones | |||
37 | 2 | El operario de cada planta de tratamiento de aguas residuales diariamente realiza limpieza y mantenimiento a las estructuras y controles del proceso de tratamiento donde se registra en el formato de ' Registro diario de Toma de caudal, pH y temperatura ', en caso de no cumplir con estas actividades se procede según lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo vigente. La desviación es la afectación que ocasiona al tratamiento de las aguas residuales e incumplimiento a la normatividad vigente. Las evidencias son las bitacoras, actas de visitas y formatos de registro de parametros y/o mantenimiento. | Impacto | Correctivo | Manual | 25% | Sin Documentar | Continua | Sin Registro | 60,0% | Media | 60% | Leve | 11% | Moderado | Reducir (mitigar) | Con el fin de cumplir con los requerimientos, se realiza mantenimientos a las diferentes plantas de tratamiento | Jefe Oficina de Plantas, operarios, personal técnico Oficina de Plantas | 15/1/2025 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | Evidencias de Mantenimientos | |||||||||||||||||||
38 | COMERZALIZACIÖN DE SERVICIOS Y ATENCIÓN AL CLIENTE - FACTURACIÓN Y COBRO PERSUASIVO Y GESTIÓN PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS | 24 | 34 | Económico y Reputacional | Desconocimiento en la ejecucion de los procesos | Negligencia a la hora de realizar los procesos determinados | Posibilidad de insatisfaccion de usuario debido a mal procedimiento al momento de realizar la facturacion en sus diferentes actividades( lectura, critica, aplicacion de yarifa, cobro de subsidio y entrega de factura | Usuarios, productos y practicas , organizacionales | 300 | Media | 60% | El riesgo afecta la imagen de de la entidad con efecto publicitario sostenido a nivel de sector administrativo, nivel departamental o municipal | El riesgo afecta la imagen de de la entidad con efecto publicitario sostenido a nivel de sector administrativo, nivel departamental o municipal | Mayor | 80% | Alto | 1 | 1. El Subgerente de Comercializacion de Servicios y Atencion al Cliente mensualmente realiza seguimiento a cada una de las actividades desempeñadas por la subgerencia, esto a traves de informes y reuniones periodicas con los responsables de cada proceso. En algun incumplimiento se hace llamado de atencion, si este sigue presentandose se remite a control disciplinario interno. Se deja como evidencia los informes y actas de reuniones. / 1. responsable: el jefe de facturacion 2. periodo mensual 3. proposito; verificr que los componentes para lafacturacion estan correctamente 4. lista de chequeo codigo G-P-01-R-01 lista de chequeo control de facturacion 5. en caso de no realizar la correcta revision se presentari un error en la facturacion | Impacto | Correctivo | Manual | 25% | Documentado | Continua | Con Registro | 60,0% | Media | 60% | Moderado | 60% | Moderado | Reducir (mitigar) | Reuniones periodicas con coordinadores y recaudadores municipales | Subgerente de Comercialización de Servicios y Atención al cliente, y Jefes de proceso | 1/1/2024 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | se realiza reuniones periodicas con los diferentes funcionarios implicados dentro del proceso de facturacion con el fin de mejorar los diferentes ciclos de facturacion (Listado de asistencias reuniones) | En proceso | ||
39 | Charla trabajo en equipo y comunicación asertiva" PAUSA ACTIVA” por ARL Positva y Talento Humano | Subgerente de Comercialización de Servicios y Atención al cliente y Oficina de Talento Humano | 1/1/2024 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | realizacion de gestion con la oficina de talento humano para que realicen charlas de comunicación acertiva ademas de pausas activas que motiven el desempeño de los duferenes funcinarios que laboran en la subgerencia de comercial (Listado de asistencias a pausas activas) | En proceso | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
40 | Capacitacion en actualizacion lectores y actualizacion del Software para el conocimiento del nuevo programa de sistema para una buena gestion. | Subgerente de Comercialización de Servicios y Atención al cliente y Oficina de Talento Humano | 1/1/2024 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | se capacito a os lectores en el adecuado manejo de la app que permite realizar la toma de leturas en los municipios deonde se presta el servicio de acueducto alcantarillado y gas (listado de asistencia) | En proceso | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
41 | Seguimiento mensual al area de facturacion a traves de los informes consolidados | Jefatura de Facturación y cobro persuasivo y Jefatura de Petiiones Quejas y Reclamos | 1/1/2024 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | Se realiza seguimiento mensual por parte del jefe de facturacion al proceso de facturacion a traves de los diferentes informes que genera el sistema de informacion (Listado de asistencia) | En proceso | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
42 | 25 | 35 | Económico y Reputacional | La no atencion oportuna de la PQRs, que los usuarios interponen a la organizacion | la no respuestas en los tiempos establecidos por la de Ley | Posibilidad de incumplimiento en los tiempos de respuesta a los usuarios, generando sanciones en dinero y perdida de reputacion y/o credibiidad ante los usuarios, debido a la no atención oportuna de las PQRs, ya que existen tiempos que establece la Ley. | Usuarios, productos y practicas , organizacionales | 300 | Media | 60% | Afectación menor a 10 SMLMV . | Afectación menor a 10 SMLMV . | Leve | 20% | Moderado | 1 | El Subgerente de Comercialización de Servicios y Atención al Cliente, junto con el Jefe de Peticiones, Quejas y Reclamos, realiza un seguimiento semanal a las PQRS presentadas por los usuarios. Este seguimiento se lleva a cabo mediante la elaboración de informes, reuniones periódicas con los responsables del área y el envío de correos electrónicos a las dependencias, recordándoles las peticiones con vencimiento durante la semana. En caso de incumplimiento, se emite un llamado de atención; si la situación persiste, el caso es remitido al control interno disciplinario. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 36,0% | Baja | 36% | Leve | 20% | Bajo | Reducir (mitigar) | La PQR es recibida e ingresada al sistema NEXIS por el área de Ventanilla Única, donde el aplicativo asigna automáticamente un número de radicado. | Tecnico Administrativo de Ventanilla Única. - Coordinadores | 1/1/2025 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | La recepción de las PQRS recibidas a través de la página web institucional o de manera presencial en la sede principal de la entidad, es realizada por el área de Ventanilla Única, quienes seran responsables de registrar la PQRS en el sistema NEXIS, aplicativo que asigna de forma automática el número de radicado consecutivo. Cuando la PQRS es recepcionada en las coordinaciones municipales, la responsabilidad del registro en el sistema NEXIS recae en el coordinador del respectivo municipio, quien deberá efectuar el ingreso correspondiente, generándose automáticamente el número de radicado por el sistema. | ||||
43 | Se define la causal en concordancia con las causales definidas por la resolución SSPD 6635 de 2018 | Tecnico Administratvo PQRS - Coordinadores | 1/1/2025 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | Se define la causal en concordancia con las causales definidas por la resolución SSPD 6635 de 2018 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
44 | Una vez que la PQR ha sido ingresada al sistema por el técnico administrativo, el Jefe de Peticiones, Quejas y Reclamos procede a asignar las solicitudes a las diferentes subgerencias de la empresa, según su competencia. | Jefe PQRS | 1/1/2025 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | Una vez la PQR es registrada en el sistema, el Jefe de Peticiones, Quejas y Reclamos realiza la remisión por competencia a las diferentes subgerencias de la entidad, de conformidad con las funciones y responsabilidades asignadas a cada una | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
45 | Cada una de las subgerencias envía la respuesta correspondiente a la PQRS previamente asignada a la Jefatura de Peticiones, Quejas y Reclamos, con el fin de que se lleve a cabo el proceso de notificación al usuario. | Jefe PQRS - Tecnico Administratvo PQRS | 1/1/2025 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | Cada subgerencia remite a la Jefatura de Peticiones, Quejas y Reclamos la respuesta correspondiente a la PQRS que le fue asignada, con el propósito de adelantar el trámite de notificación al usuario, conforme a los procedimientos establecidos. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
46 | Una vez realizada la notificación de la PQRS, esta se cierra en el aplicativo Ladmin con el fin de que quede registrada y disponible para consulta. | Jefe PQRS - Tecnico Administratvo PQRS | 1/1/2025 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | Una vez efectuada la notificación de la respuesta de la PQRS, se procede al cierre del trámite en el aplicativo Ladmin, con el fin de dejar el registro correspondiente y permitir su posterior consulta. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
47 | GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA (SISTEMAS DE LA INFORMACIÓN) | 26 | 40 | Económico y Reputacional | Retraso por parte de las Subgerencias en la entrega oportuna y veras de la información que debe reportarse de manera periodica en el SUI, así como tambien toda la documentación requerida para el cierre de los proyectos provenientes de regalias. | Incumplimiento en las entregas y verecidad de la información | Posibilidad de presentar los reportes de información al SUI/GESPROY, inoportunamente o poca calidad y veracidad, ocasionando Retraso por parte de las Subgerencias en la entrega oportuna y veras de la información que debe reportarse de manera periodica en el SUI, así como tambien toda la documentación requerida para el cierre de los proyectos provenientes de regalias; debido al incumplimiento en las entregas y verecidad de la información | Ejecucion y Administracion de procesos | Semanal, Mensual, Trmestral, Semestral y anual | Muy Alta | 100% | Entre 10 y 50 SMLMV | Entre 10 y 50 SMLMV | Menor | 40% | Alto | 1 | 1. Responsable: Tecnico Operativo 2. Periodo: Semanal, Mensual, Trimestral, Semestral y Anual. Realizara los cargues 3. Proposito: Cumplir con la informacion veraz y oportuna a la superintendencia de servicios pùblicos a traves del SUI y cumplir con los procesos y procedimientos para dar tramite y cierre a los proyectos de regalias a traves de Gesproy. 4. Control: verificacion constante de los estados de reporte, certificados, y pendientes y asignarlos a cada subgerencia u oficina encargada. Para caso de gesproy realizar los procesos de programacion, contratacion y ejecucion en las fechas reales. 5. Desviacion: En caso de no realizar el reporte de la informacion o en caso de no reportar verazmente, podria estar sujeto a sanciones por parte de la superservicios, asi tambien en caso de no realizar los avances de proyecto en gesproy se vera afectada la calificacion IGBR. 6. Soportes: se puede ingresar a la plataforma SUI y realizar la respectiva verificacion de los reportes en estado pendiente y certificados. Para el caso de gesproy se puede ingresar a la plataforma y consiltar el IGBR de la entidad | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 60,0% | Media | 60% | Menor | 40% | Moderado | Reducir (mitigar) | Realizar un constante monitoreo de los formularios pendientes según su periodicidad, ademas crear campañas para generar concienca en la entrega de la información. Tambien se propone incluir avisos por parte de los sistemas de control interno para agilizar los procesos en la entrega de la información. Para el Caso de Gesproy realizar reunionres y mesas de trabajo a fin de generar compromisos que permitan avanzar en el cierre de los proyectos de Regalias | Tecnico Operativo | 1/1/2025 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | Durante el II cautrimestre del 2025, Se establecio un tablero de control que muestra en tiempo real el estado de los formularios pendientes, categorizados por su periodicidad (diaria, semanal, mensual). Este sistema muestra el estado actual de los reportes, y se podran realizar notificaciones a los responsables cuando se acerque la fecha límite de entrega, o cuando un formulario se encuentre en estado de "retraso". Se generaron reportes ejecutivos semanales o quincenales que resuman el cumplimiento de la entrega de información por área o responsable. Estos reportes se presentarán a la gerencia y control interno disciplinario para su revisión y toma de decisiones. | |||
48 | GESTIÓN DE TESORERIA | 27 | 41 | Reputacional | El giro por transferencia para pagos de servicios públicos no describe toda la información completa del pago | Falta o demora por parte de los usuarios oficiales y/o empresas para reportar los pagos efectuados a favor de EPQ, donde se indique la factura afectada por el pago realizado. | Posibilidad de no registrar en los libros los abonos a cartera, debido a consignaciones por identificar, ocasionadas por falta o demora por parte de los usuarios oficiales y/o empresas para reportar los pagos efectuados a favor de EPQ, donde se indique la factura afectada por el pago, dado que el giro por transferencia para pago de servicios públicos no describe toda la información completa del pago realizado. | Ejecucion y Administracion de procesos | 730 | Alta | << | El riesgo afecta la imagen de alguna área de la organización | El riesgo afecta la imagen de alguna área de la organización | Leve | 20% | Moderado | 1 | La Tesorera General de la entidad, revisa diariamente los recaudos bancarios identificando el tipo de abono (pse, transferencia y código de barras) para su respectivo registro en libros contables. Si quien realizó el giro no informa el concepto de la transacción, se comunica con la entidad que realizó el pago para que esta informe el concepto pagado | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 48% | Leve | 20% | Reducir (mitigar) | La Tesorera General de la entidad revisa diariamente los pagos. en caso de que no realicen el respectivo reporte, se comunica con la entidad que realizó el giro para que esta informe lo relacionado con el pago con el fin de poder afectar el ingreso según corresponda. | Tesorera General | 1/1/2025 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | Durante la vigencia 2025 se realizó seguimiento permanente a las consignaciones pendientes por identificar, producto de la revisión continua de los ingresos bancarios y su registro oportuno en los libros contables. Como resultado de este control, se logró una disminución significativa de dichas partidas, quedando al cierre del año únicamente trece (13) partidas pendientes por identificar, lo cual evidencia la efectividad de las acciones implementadas. Los soportes derivados de estas revisiones y conciliaciones reposan en el equipo de cómputo de la Tesorera General, en la ruta: Escritorio / Tesorería / Año 2026 / Davivienda. | ||||||
49 | 28 | 42 | Económico y Reputacional | Error involuntario al digitar los ingresos en el software contable. | Información inconsistente en los libros contables. | Posibilidad de incremento de partidas conciliatorias, debido a un error involuntario al digitar los ingresos en el software contable, ocasionando información inconsistente en los libros contables. | Ejecucion y Administracion de procesos | 12 | Baja | 40% | Afectación menor a 10 SMLMV . | Afectación menor a 10 SMLMV . | Leve | 20% | Bajo | 1 | La Tesorera General, mensualmente descarga los extractos de cada banco, éstos son enviados a Contabilidad donde se realizan las conciliaciones bancarias a fin de revisar si se encuentra en ellas partidas conciliatorias por valores pendientes por identificar y/o error en el registro de ingresos-egresos con el fin de tener todas las cuentas bancarias de la entidad debidamente conciliadas. Cuando se presentan partidas conciliatorias se hace necesario verificar los ingresos-egresos para realizar las correcciones del caso | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 24,0% | Baja | 24% | Leve | 20% | Bajo | Reducir (mitigar) | La Tesorera General diariamente se encarga de revisar el ingreso obtenido en el banco, para así realizar el respectivo cruce con el reporte y soportes de rigor de Comercialización y Servicio al Cliente. Después se realizan conciliaciones periódicas. | Tesorero General | 1/1/2025 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | Cada mes se realiza la obtención de los extractos bancarios de todas las cuentas de la entidad, los cuales son analizados en conjunto con el área de Contabilidad mediante la elaboración de conciliaciones bancarias. Este ejercicio permite detectar oportunamente diferencias asociadas a registros pendientes de identificación o inconsistencias en los movimientos de ingresos y egresos. En los casos en que se presentan dichas diferencias, se adelantan las verificaciones necesarias para efectuar los ajustes correspondientes y garantizar que las cuentas bancarias se encuentren debidamente conciliadas. Los soportes derivados de estas revisiones y conciliaciones reposan en el equipo de cómputo de la Tesorera General, en la ruta: Escritorio / Tesorería / Año 2026 / Davivienda. | ||||
50 | 29 | 43 | Económico y Reputacional | Realizar pagos por transferencia. | Error involuntario en la digitación de pagos. | Posibilidad de que se presenten sobregiros, al realizar pagos por transferencia ocasionados por un error involuntario en la digitación de pagos. | Ejecucion y Administracion de procesos | 365 | Media | 60% | Afectación menor a 10 SMLMV | Afectación menor a 10 SMLMV | Leve | 20% | Moderado | 1 | El Jefe de Oficina - Tesorero General, diariamente revisa el Excel que maneja con los ingresos y egresos de la entidad, a fin de evitar realizar sobregiros, en las transferencias realizadas, con el fin de llevar un buen manejo en las cuentas bancarias de la entidad. En caso de ver la posibilidad de presentarse un sobregiro al realizar una transferencia informar al Gerente para generar otra opción del pago. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 36,0% | Baja | 24% | Leve | 20% | Bajo | Reducir (mitigar) | La Tesorera General diariamente se encarga de revisar el Excel con los ingresos y egresos de la Entidad, para así evitar un sobre - giro al momento de realizar una transferencia. | Tesorero General | 1/1/2025 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | Se realiza revisión diaria de los movimientos bancarios, tanto de ingresos como de egresos, con el fin de garantizar la disponibilidad de recursos, prevenir sobregiros y asegurar el registro oportuno de los ingresos recibidos cuando haya lugar. Este control permanente permite una adecuada gestión del flujo de caja y minimiza la materialización del riesgo. Los soportes derivados de estas revisiones y conciliaciones reposan en el equipo de cómputo de la Tesorera General, en la ruta: Escritorio / Tesorería / Año 2026 / Davivienda. | ||||
51 | GESTIÓN PRESUPUESTAL | 30 | 45 | Económico | Toma de decisiones inoportuna por parte de la junta directiva y la gerencia frente a las recomendaciones realizadas por jefe de la Oficina de Presupuesto | Incremento en las cuentas por pagar a los proveedores, afectación al presupuesto de la sguiente vigencia. | Posibilidad de no contar con los recursos presupuestales requeridos para la prestación de los servicios técnicos y administrativos de acuerdo a las necesidades de EPQ. Lo que podría conllevar a la toma de decisiones inadecuadas por parte de la junta directiva y la gerencia; afectando al presupuesto para la siguiente vigencia. | Ejecucion y Administracion de procesos | 1 | Muy Baja | 20% | Afectación menor a 10 SMLMV . | Afectación menor a 10 SMLMV . | Leve | 20% | Bajo | 1 | La Jefe de Oficina de presupuesto realizará un informe trimestral con el fin de informar a la alta gerencia la ejecución presupuestal a la fecha, para su posterior toma de decisiones. Proyectar el acuerdo para su aprobación por parte de la junta directiva, modificarlo cuando así sea necesario. Las evidencias reposan en el informe presentado a Gerencia | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 12,0% | Muy Baja | 12% | Leve | 20% | Bajo | Reducir (mitigar) | El Jefe de Oficina de presupuesto realizará un informe trimestral con el fin de informar a la alta gerencia la ejecución presupuestal a la fecha para su posterior toma de decisiones | Jefe Oficina Presupuesto | 1/1/2025 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | La jefe de oficina de Presupuesto, presento todos los informes establecidos por norma, (CUIPO, CASCADA DE REURSOS, INFORME DE TRASLADOS PRESUPUESTALES, INFORME DE VIGENCIAS FUTURAS ) durante este cuatrimestre, cuyas evidencias fueron enviadas a los correos de Control Interno de Gestión y a la Subgerenia Administrativa y Financiera , asi mensualmente se le presento informe Presupuestal de Ingresos y Gastos, Saldos de bancos a la gerencia. https://drive.google.com/drive/folders/1PNfMXCcSZKxmdLxPToATM8voPfU-fAJy?usp=drive_link | |||
52 | 31 | 46 | Reputacional | Información pptal deficiente , inoportuna y poco confiable. Sanciones | Inestabilidad del sistema aplicado, que genera cifras dudosas en los resultados, por tanto no hay conciliación oportuna para los informes.. | Posibilidad de que ocurra modificaciones y traslados presupuestales indebidos ocasionando información presupuestal deficiente, inoportuna y poco confiable pudiendo generar sanciones; debido a la inestabilidad del sistema aplicado, que genera cifras dudosas en los resultados, por tanto no hay conciliación oportuna para los informes. | Fallas Tecnologicas | 12 | Baja | 40% | El riesgo afecta la imagen de la entidad con algunos usuarios de relevancia frente al logro de los objetivos | El riesgo afecta la imagen de la entidad con algunos usuarios de relevancia frente al logro de los objetivos | Moderado | 60% | Moderado | 1 | El Jefe de Oficina de presupuesto informará de forma mensual al área de sistemas de la entidad para que informe a los encargados del software, y se realicen las correcciones respectivas, con el propósito de darle trámite a las actividades del área. Las evidencias, solicitudes al area de sistemas y demas dependencias | Probabilidad | Preventivo | Automático | 50% | Documentado | Continua | Con Registro | 20,0% | Muy Baja | 20% | Moderado | 60% | Moderado | Reducir (mitigar) | Solicitar al área de sistemas que lleve un registro de la información equivocada para dar información a la alta gerencia y tome decisiones con respecto al Software. | Subgerencia Administrativa y Financiera P.u de Sistemas - Jefe Oficina de Presupuesto | 1/1/2025 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | Las diferentes Subgerencias solicitan mediante oficio la necesidad de realizar el traslado Presupuestal, donde argumentan y justifican el motivo por el cual se requiere dicho traslado, cuando se realiza un traslado Presupuestal se verifica que el valor del traslado sea igual al crédito y contracredto, asi mismo se verifican los rubros presupuestales que estén afectados de acuerdo a los valores traslados. Para los ingresos que transfueren los diferentes municipios por concepto de subsidios de acueducto y alcantarillado, se concilia con el área de tesorería, se revisa las transferencias realizadas valor de ingresos sean iguales a los registrados por el área de tesorería y que estos valores se vean los reflejados en la Ejecución de Ingresos mensual, l es Importante mencionar que al cierre de la vigencia 2025, en reiteradas ocasiones le solicite a Lanmin, Soporte para la conciliación de las cuentas por pagar con obligación y sin Obligación, para las causaciones de pago que no se me reflejan en presupuesto, donde por información de los funcionarios del software, donde responden que dichas causaciones presupuesto las debo de realizar en forma manual. https://drive.google.com/drive/folders/1PNfMXCcSZKxmdLxPToATM8voPfU-fAJy?usp=drive_link | ||||
53 | 32 | 47 | Económico y Reputacional | Sanciones. Malas decisiones por datos pptales confusos e informes deficientes | No cumplir con las fechas estupuladas por los entes de control, la subgerencia o la alta gerencia de los documentos requeridos. / Brindar información equivocada. | Posibilidad de realizar el Suministro de Información inconsistente e inoportuna; o no presentación de informes de ley, ocasionando Sanciones para la empresa, malas decisiones por datos presupuestales confusos e informes deficiente, debido al no cumplimiento con las fechas estipuladas por los entes de control, la subgerencia o la alta gerencia de los documentos requeridos, Brindar información equivocada. | Ejecucion y Administracion de procesos | 43 | Media | 60% | Entre 10 y 50 SMLMV | Entre 10 y 50 SMLMV | Menor | 40% | Moderado | 1 | El Jefe de Oficina de presupuesto con el objetivo de rendir los informes a tiempo a los entes designados para ello, debe tener un calendario actualizado de los requerimientos y las fechas de los mismos. El control se realiza con el fin de evitar que la empresa tenga sanciones por la información inoportuna de los mismos. Las evidencias se encuentran en el calendario estipulado. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 36,0% | Baja | 36% | Menor | 40% | Moderado | Reducir (mitigar) | El jefe de Oficina presenta los informes en las fechas correspondientes solicitados por los entes de control. | Jefe de Oficina de Presupuesto | 1/1/2025 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | La jefe de oficina de Presupuesto, presento todos los informes establecidos por norma, (CUIPO, CASCADA DE REURSOS, INFORME DE TRASLADOS PRESUPUESTALES, INFORME DE VIGENCIAS FUTURAS ) durante este cuatrimestre, cuyas evidencias fueron enviadas a los correos de Control Interno de Gestión y a la Subgerenia Administrativa y Financiera , asi mensualmente se le presento informe Presupuestal de Ingresos y Gastos, Saldos de bancos a la gerencia. https://drive.google.com/drive/folders/1PNfMXCcSZKxmdLxPToATM8voPfU-fAJy?usp=drive_link | ||||
54 | 33 | 48 | Económico | Incremento en los traslados prespuestales; no cumplimiento con el principio de planeación. | Mala planeación al momento de reportar las necesidades a la Oficina de Prespuesto. | Posibilidad de expedir certificados de disponibilidad presupuestal y registros presupuestales para legalizar hechos cumplidos generando el no cumplimiento con el principio de planeación, debido a la mala planeación al momento de reportar las necesidades a la Oficina de Presupuesto. | Relaciones Laborales | 6 | Baja | 40% | Entre 10 y 50 SMLMV | Entre 10 y 50 SMLMV | Menor | 40% | Moderado | 1 | El Jefe de Oficina de presupuesto solicitara a la Subgerencia respectiva, justificación del porque no cumplio con el valor presupuestado, dicha argumentación sera transcrita en la Resolución de traslado presupuestal. El software de presupuesto no permite generar Certificados de Disponibilidad por valores superiores al valor presupuestado. Evidencias en el Presupuesto | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 24,0% | Baja | 24% | Menor | 40% | Moderado | Reducir (mitigar) | El Jefe de Oficina informará a la Subgerencias y/o Oficinas correspondiente, para hacer las correcciones pertinentes. | Todas las Subgerencias y/o Oficinas y el Jefe de Oficina de Presupuesto | 1/1/2025 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | Cuando solicitan un Certificado de Disponibilidad Presupuestal, la Jefe de Presupuesto, verifica que dicho gasto este proyectado en el Prespupuesto de la subgerencia que solicito el CDP,, de lo contrario, informa a la subgerencia, que deben enviar el oficio del que se requiere el traslado presupuestal, donde justifica y argumentan el motivo por el cual se requiere dicho traslado , se aclara que en el cuatrimestre solo se realizo cuatro traslados, asi mismo en forma trimestral se le presento a la Junta Directiva de Empresas Publicas del Quindio S. A E.S.P , el informe de traslados presupuestales, segun como lo establece en el Acuerdo de Aprobación del Presupuesto para dicha vigencia. https://drive.google.com/drive/folders/1PNfMXCcSZKxmdLxPToATM8voPfU-fAJy?usp=drive_link | ||||
55 | GESTIÓN CONTABLE | 34 | 50 | Económico | Generación de información financiera que no refleja la realidad económica de la entidad, Sanciones y multas, Pérdida de recursos Monetario. | falta de comunicación entre las áreas o deficiencia en el Software aplicado. | Posibilidad de obtener deficiencia en la conciliación entre áreas, generando información financiera que no refleja la realidad económica de la entidad, debido a la falta de comunicación entre las áreas o deficiencia en el Software aplicado. | Ejecucion y Administracion de procesos | 600 | Alta | 80% | Entre 10 y 50 SMLMV | Entre 10 y 50 SMLMV | Menor | 40% | Moderado | 1 | El Jefe de Oficina de Contabilidad realizará conciliaciones entre áreas con los responsables de los procesos de forma trimestral, para lo cual se deja reporte de dichas conciliaciones en los formatos establecidos para este fin, dejando claridad de las diferencias encontradas y del procedimiento a seguir. | Impacto | Correctivo | Manual | 25% | Documentado | Continua | Con Registro | 80,0% | Alta | 80% | Menor | 30% | Moderado | Reducir (mitigar) | Conciliar mensualmente la información que genera impactos financieros con el área contable | El Jefe de la Oficina de Contabilidad | 1/1/2025 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | En este III Cuatrimestre se continuó con el control mensual (septiembre, octubre, noviembre y diciembre) de las conciliaciones bancarias, las cuales quedan registradas y guardadas como soporte en la oficina de contabilidad. Tambien se actualizó el GFI-P-03 Procedimiento para la Elaboración de las Conciliaciones bancarias, y el formato GFI-P-03-F-01 Conciliación Bancaria. https://drive.google.com/drive/folders/1QdgZOv6Mpm72fH-ZyGT6MporjJ2q5Fq0?usp=drive_link https://docs.google.com/spreadsheets/d/1N8AI7JrjgMy14uggXeAR60bUANn5PRUZ/edit?usp=drive_link&ouid=104117774785671048962&rtpof=true&sd=true https://docs.google.com/document/d/12waTTeGx9HksHt4RsF3z6G1Xi-zSGoPk/edit?usp=drive_link&ouid=104117774785671048962&rtpof=true&sd=true | |||
56 | 35 | 51 | Económico | Información contable deficiente, Sanciones Fiscales y Administrativas. | Desconocimiento de la normatividad | Posibilidad de efectuar causación de pagos sin realizar los descuentos correspondientes, ocasionando información contable deficiente. | Ejecucion y Administracion de procesos | 1200 | Alta | 80% | Entre 50 y 100 SMLMV | Entre 50 y 100 SMLMV | Moderado | 60% | Alto | 1 | La PU de contabilidad realiza las causaciones diariamente o cuando lleguen por parte de cada uno de los supervisores, y el Jefe de Oficina realizará revisión a todas las causaciones, verificando que tengan todos los descuentos establecidos como lo es estampillas, retenciones y demás, y firmara dichos documentos en señal que están correctos, con el fin de que la tesorera efectué el pago correspondiente. dichas evidencias reposaran en los expedientes de Tesorería. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 48,0% | Media | 48% | Moderado | 60% | Moderado | Reducir (mitigar) | La Profesional Universitaria realiza la respectiva nota contable y el debido cobro de los descuento a cada persona. | P.u de Contabilidad - Jefe de Oficina de Contabilidad | 1/1/2025 | 01/09/2025 - 31/12/2025 | En este III Cuatrimestre se realiza la respectiva nota contable y el debido cobro de los descuento a cada una de las cuentas, con su respectiva lista de chequeo, el Contador revisa y constata con el sistema antes de firmar. Tambien se actualizó el GFI-P-04 Procedimiento para la Causación Contable, y el formato GFI-P-04-F-01 Lista de chequeo, Causación y pago. https://drive.google.com/drive/folders/1QdgZOv6Mpm72fH-ZyGT6MporjJ2q5Fq0?usp=drive_link https://docs.google.com/document/d/1RXJuZNH5VD_EItfdX-NZjkDKc9ose2V-/edit?usp=drive_link&ouid=104117774785671048962&rtpof=true&sd=true https://docs.google.com/spreadsheets/d/1MIxwQJyJVHpio3cTgjLcTlvG8I4zA1ah/edit?usp=drive_link&ouid=104117774785671048962&rtpof=true&sd=true | ||||
57 | *Nota: La columna referencia se sugiere para mantener el consecutivo de riesgos, así el riesgo salga del mapa no existirá otro riesgo con el mismo número. Una entidad puede ir en el riesgo 150 pero tener 70 riesgos, lo que permite llevar una traza de los riesgos. Esta información la debe administrar la Oficina Asesora de Planeación o Gerencia de Riesgos. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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59 | Fuente: Adaptado de Curso Riesgo Operativo Universidad del Rosario por Dirección de Gestión y Desempeño Institucional de Función Pública, 2020. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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