MATRIZ DE IDENTIFICACION, ANALISIS, VALORACION Y TRATAMIENTO DE RIESGOS
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ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZAAABACADAEAFAGAHAIAJAKALAMANAOAP
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1. IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO2. VALORACIÓN Y ANÁLISIS DEL RIESGO3. MONITOREO DEL RIESGO4. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
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Descripción del riesgoAnálisis del riesgo inherente
(Antes de los controles)
Evaluación de los controles existentesEvaluación del riesgo residual
(Después de los controles)
Tratamiento del RiesgoMONITOREO A LOS CONTROLES
(1ra línea de defensa - Líder de proceso)
REVISIÓN
(2da línea de defensa - Oficina de Planeación)
EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DEL RIESGO
(3ra línea de defensa - Control Interno)
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Acciones asociadas al tratamientoIndicadoresPlan de contingencia en caso de materialización del riesgo
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ProcesoObjetivo del proceso RiesgoDependencia donde se ubica el riesgoTipo de RiesgoCausas del riesgoConsecuencias de la materialización del riesgoCódigoProbabilidadImpactoZona de
riesgo inherente
ControlesSolidez del conjunto de controlesControles ayudan a disminuir la probabilidadControles ayudan a disminuir el impactoProbabilidadImpactoZona de
riesgo residual
Opción de ManejoAcción de mejora o de control propuestaFecha de ejecución o periodicidadResponsable de la EjecuciónEvidenciasEficaciaEfectividadAcción a ejecutar en caso de materialización del riesgoEvidencia de la materializaciónCorte de monitoreoFecha de ejecución de la acción Acciones realizadasEvidenciaResponsable ObservacionesCorte de evaluación% Cumplimiento de las actividades de controlEficacia de los controlesFecha de elaboraciónFecha de publicaciónVerificación de la ejecución de las actividades de controlObservaciones
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Descripción Evidencia
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DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICOOrientar la gestión institucional desde un enfoque coherente y prospectivo, que permita identificar, formular y evaluar los elementos de direccionamiento estratégico requeridos para el cumplimiento de la misión y la satisfacción de las necesidades de los usuarios internos y externos. Inadecuada aplicación de recursos de inversión en desarrollo de funciones institucionalesOficina de PlaneaciónFinanciero Desfinanciamiento de la Educaciòn Pùblica 1. Incumplimiento de las metas planeadas;
2. Detrimento patrimonial,
3. Investigaciones y sanciones.
DIE_1ProbableModeradoAltaPresentaciòn de informes al SUE, sobre la desfinanciaciòn del sistema universitario. DébilNo disminuyeIndirectamenteProbableModeradoAltaReducirDiversificar la oferta y venta de servicios para aumentar la fuente de ingresos propios.12/31/2019Asesor de Planeaciòn, Vicerrector Acadèmico.Portafolio Institucional de Servicios, Alianzas, Contratos.Portafolio Institucional de Servicios actualizado Incrementar en 20% los recursos propios para funcionamiento de la Universidad. Diversificar la oferta de venta de servicios a través de la función de Proyección Social a través de: consultorías, proyectos de educación continuada, seminarios y eventos, venta de servicios de laboratorio, entre otros. Insuficientes recursos propios para funcionamiento de la Universidad. 30 de abril1) 11 de enero al 30 de abril 2019
2) 29 de abril de 2019
1) Se han realizado cinco (5) asesorías a funcionarios (docentes y administrativos) para la presentación de proyectos de Inversión.
2) Se está actualizando el procedimiento en su Versión 3.
1) Registros de Asistencia.
2) Archivo digital.
Profesional de apoyo OF. Planeación - Banco de ProyectosN/Aabril 301) 33%

2) 50%
N/A12/04/201912/04/2019N/AN/A1) Indicar el registro de asistencia en que archivo reposan (Serie y Subserie).
2) Se recomienda revisar las acciones asociadas al control respecto a las acciones realizadas: "Divulgar en Web, el procedimiento del Banco de proyectos, ficha BPUNI" y se coloca como avance el actualizar el procedimiento a su versión 3. No se evidencia avance
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30 de agostoN/AN/AN/AAsesor de Planeación Este riesgo fue modificado por el representante de la Alta Dirección, según consta en Acta de fecha 5 de agosto. En consecuencia se unificó con el Riesgo 2 de la Matriz de Riesgos inicial "Aprobación de proyectos de inversión que no apuntan hacia objetivos estratégicos", dado que su naturaleza es similar, por lo tanto se modificó: El Tipo de riesgo, las causas, las acciones de control, los responsables y la fecha de cumpllimiento, sin embargo aunque no se presentan avances formales, la Oficina de Planeación se encuentra acopiando información tendiente a la mitigación del riesgo. 30 de agostoN/AN/AN/AN/AN/A
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Inadecuado e inoportuno suministro de información al MEN y organismos de control.Oficina de PlaneaciónOperativo Inconsistencia de los datos reportados por las diferentes áreas o dependencias. 1. Bajo nivel en los indicadores de oportunidad y calidad del MEN de la información suministrada.
2. Perdida de recursos dados por el MEN entre otros organismos.
DIE_2ProbableModeradoAltaRevisión y validación de los jefes de oficina sobre los datos suministrados Establecimiento de cronograma con fechas de
corte para el registro de la nformacón.
ModeradoDirectamenteDirectamentePosibleModeradoAltaReducir- Socialización del cronograma con fechas de
corte para el registro de la informacón.
-Socialización de las diferentes inconsistencias que se pueden presentar y como subsanar.
SemestralProfesional de Apoyo de la Oficina Asesora de Planeación. Registros de asistencia.Socializaciones realizadasDisminución de inconsistencias en la información reportada al MEN y a otros organismos de control.Comunicar al Jefe de oficina y a la persona que reporta la información para que revise las inconsistencias y adopte medidas para subsanar y actualizar la información reportada.Correo electronico solicitando subsanar y actualizar la información, envio adjunto de las inconcistencias encontradas o reportadas por la persona encargada y las diferentes plataformas a del MEN u otros organismos de control. 30 de abrilN/AN/AN/AN/AN/Aabril 30N/AN/AN/AN/ARIESGO MODIFICADO
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30 de agostoRiesgo nuevoRiesgo nuevoRiesgo nuevoProfesional de apoyo, área de estadísticas Corresponde a un riesgo nuevo identificado a partir del Taller de Identificación de Riesgos con la metodología DAFP V. 4 de 2018, Acta de fecha 5 de agosto, por lo tanto no hay avances con corte a 30 de agosto.30 de agostoN/AN/AN/AN/AN/AN/AN/A
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30 de diciembre30 de diciembre
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Formulación de planes estratégicos incoherentes con la realidad institucionalOficina de PlaneaciónEstratégicoDesconocimiento del sector, de la organización y del ambiente en que se mueve la organización 1. Direccionamiento institucional fuera del contexto actual.
2. Dificultad para el logro de los objetivos institucionales.,
3. Desperdicio de recursos por aplicación a objetivos equivocados.
DIE_4ImprobableMayorAltaRequisitos del Estatuto General Acompañamiento y asesoría por parte de la Oficina de Planeación DébilNo disminuyeIndirectamenteImprobableMayorAltaReducirSocializar y apropiar el PAI, desde WEB y correos institucionalesSemestralAsesor de Planeación1) Registro publicación web
2) Correos
PAI publicado y difundido PAI en ejecución acorde al cronograma establecidoN/AN/A30 de abrilprimer trimestre de 20191. La formulación del PAI 2019-2021 se sustenta en las políticas del PEI, los objetivos del PDI, los lineamientos del Decreto 1280 de 2018, así como la retroalimentación de los planes de mejoramiento formulados por los programas académicos en el marco de sus proceso de autoevaluación. Adicionalmente, tiene en cuenta elementos del contexto, local, regional y mundial
2. La construcción del PAI 2019-2021 se realizó de manera colectiva en diferentes momentos de diálogo con autoridades académicas y administrativas, sobre la base de las propuestas programáticas de la Rectoría, en cumplimiento del Acuerdo Superior N° 004 de 2009, artículo 20, numeral 4
1. Plan de Acción Institucional 2019-2021
2. Registros de asistencia
N/Aabril 30N/AN/AN/AActividades para el próximo corte.
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30 de agosto15/05/2019Se difundió a toda la comunidad académica el Plan de Acción Institucional PAI (2019-2021) mediante Boletín N° 117, a través de los correos electrónicos institucionales. Igualmente se publicó el PAI en la página web institucional en el link de Transparencia y de PlaneaciónBoletín N° 117 del 15/05/2019
https://www.unillanos.edu.co/planeacion/PAI%202019-2021.pdf
https://drive.google.com/file/d/0BwmLeW3ZlZXtVi1jdGU5OE1EVWY3WDlkZ0ZKUVpNbEgyaDRZ/view
Profesional de apoyo Oficina de PlaneaciónEste riesgo fue modificado por el representante de la Alta Dirección, según consta en Acta de fecha 5 de agosto, por cuanto las causas identificadas inicialmente, no corresponden a las causas reales, sin embargo se mantienen las acciones de control, los responsables y la fecha de cumplimiento y se registran los avances con corte a 30 de agosto. 30 de agostoN/AN/AN/ARiesgo Modificado
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Incumplimiento de normas técnicas exigidas para la certificación de obras civiles en laboratoriosOficina de PlaneaciónOperativoDesconocimiento de las normas para la construcción de este tipo de obras civiles. Inadecuada supervisión de las obras. Sobrecostos por adecuaciones a las obras terminadas 2) Inestabilidad o baja calidad de la obra. 3) posibles sanciones por incumplimiento de normas y estándares de este tipo de obras. DIE_5ProbableMayorExtremaProgramación de visitas de obra ModeradoNo disminuyeNo disminuyePosibleMayorExtremaReducirCapacitación en normas para la construcción de laboratoriossemestral Asesor de Planeaciòn, Profesionales de apoyo del Área de Infraestructura.Registro de asistencia, registro fotográfico.capacitaciones realizadas cumplimiento de normatividad para construcción de laboratorios. Diseñar un plan que permita disponer de los recursos humanos, técnicos y materiales, para responder de manera oportuna a la eventualidad.Informe de supervisión.30 de abril29-04-2019Se elaboró la Tabla de Materiales y precios con las especificaciones técnicas normativas para que sean utilizadas en el mejoramiento de las áreas físicas de los laboratorios de la Universidad. Está pendiente el concepto jurídico previo a la sustentación ante el Consejo Superior Universitario .1. Tabla de Materiales y Precios
2. Cotizaciones de los materiales
Asesor de Planeaciòn, Profesionales de apoyo del Área de Infraestructura.Este riesgo fue modificado por el representante de la Alta Dirección, según consta en Acta de fecha 5 de agosto, así: El Tipo de riesgo, las causas, las acciones de control y la periodicidad de la ejecución, por lo tanto no hay avances con corte a 30 de agosto.abril 30
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30 de agostoN/AN/AN/AAsesor de Planeaciòn, Profesionales de apoyo del Área de Infraestructura.30 de agosto
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COMUNICACIÓN INSTITUCIONALOptimizar la comunicación interna y externa, vertical y horizontal de la Universidad de los Llanos, fijando los lineamientos y promoviendo acciones que incidan de manera activa en el fortalecimiento de procesos de identidad, gobernabilidad y convivencia. Utilización de la marca y los símbolos institucionales con fines comerciales u otros intereses personales Área de ComunicacionesImagenFalta de control en la utilización de símbolos.
Incumplimiento del procedimiento de normas para el uso de los símbolos institucionales. Falta de sentido de pertenencia e identidad de los funcionarios con la Institución.
1. Uso de símbolos no aprobados en "Manual de Identidad Visual"de la Universidad. 2. Mezcla de logotipo institucion. 3. Uso no autorizado de símbolos institucionales en uniformes, afiches y otros medios.COM_1ProbableModeradoAltaExiste el Manual de Identidad Visual, divulgado a través de la página web. Se ha socializado a través de boletines internos el MIV. ModeradoDirectamenteNo disminuyePosibleModeradoAltaReducirDar cumplimiento al procedimiento de uso de los símbolos institucionales.semestralSecretario Generaldocumentos y piezas publicitarias elaborados de acuerdo con el procedimiento. Documentos publicados.N/ASe debe realizar la indagación acerca del evento e informar al posible generador del riesgo, acerca de las normas y procedimientos, e informar las instancias respectivas para que asuman las acciones a seguir. Documentos, afiches,prendas, elementos publicitarios, boletines.30 de abrilprimer cuatrimestre * A través del boletín N° 019 se socializó el nuevo slongan de la rectoría junto con el Manual de Identidad Visual que resalta el registro de la Marca de Unillanos
*En la pagina web en el micrositio de Comunicaciones se encuentra el Manual de Identidad Visual
* Boletín N° 019 Nuevo eslogan Universidad de los Llanos
* https://sig.unillanos.edu.co/index.php/documentos-sig/file/1397-mn-com-02-manual-de-identidad-visual-corporativa
Coordinador del área de Comunicaciones.Después del ejercicio de valoración del riesgo en la nueva herramienta, se modificó la zona del riesgo, pasando de Zona de Riesgo Media a Zona de Riesgo Alta, así mismo, se modificó la acción de control, según Acta de fecha 16 de Agosto.abril 30Se debe diligenciar las columnas: fecha, responsable y % de cumplimiento.
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30 de agostomayo * A través de los programa radiales de ¿cómo va Unillanos? se informa sobre el Manual de Identidad Visual con el que cuenta la Universidad.En los archivos radiales del programa ¿Cómo va Unillanos? en la oficina de la emisora.Coordinador del área de Comunicaciones.30 de agosto70%N/A12/09/2019Riesgo Modificado.
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Uso indebido de los canales, medios e información institucional para favorecer intereses particulares
Área de ComunicacionesCorrupciónFalta de control en la utilización de los medios y canales de comunicación. Desconocimiento de los canales, medios de comunicación y su uso. Ausencia de plan de medios.1. Desinformación en la comunidad universitaria
2. Desconfianza en los canales y medios de información institucionales establecidos en la Universidad
COM_2ImprobableModeradoMediaPolitica de Comunicaciones Manual de Direccionamiento estrategico A través de la pagina web se ha dado a conocer la politica de comunicaciones ModeradoDirectamenteNo disminuyeRara vezModeradoMediaReducir1- Verificar cumplimiento del procedimiento, 2-Socialización de la Política de Comunicaciones Institucional.
3- Elaboración y Socialización del Plan de Comunicaciones y Medios.
Semestral / octubre 30 2019 Coordinador del Área de Comunicaciones.- Página Web
- Emisora virtual Unillanos Radio
- Boletín interno
- Plan de Comunicaciones y medios
1) Plan de Comunicaciones y medios publicado y en ejecución.
2) Información publicada en emisora virtual y Boletín interno.
Disminución de los eventos que originan el riesgo. Se debe realizar la indagación acerca del evento e informar al posible generador del riesgo, acerca de las normas y procedimientos, e informar las instancias respectivas para que asuman las acciones a seguir. Correos, documentos, mensajes30 de abrilSocialización del Plan de Comunicaciones y Mediosabril 301) Actividades para el próximo corte.
2) Se debe diligenciar las columnas: fecha, responsable y % de cumplimiento.
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30 de agostojunio* Publicación en la página web
* A través de la emisora vitual se divulga un mensaje informativo sobre la politica de comunicaciones que rige la comunicación interna y externa de la Univrsidad.
- Página Web
- Emisora virtual Unillanos Radio
Coordinador del área de comunicaciones.Se modificaron las acciones de control involucrando la elaboración de un plan de medios,según consta en Acta del 16 de agosto.30 de agosto
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Proliferación de logotipos y símbolos institucionales contrarios a los autorizadosÁrea de ComunicacionesOperativoFalta de control en la utilización de símbolos. Desconocimiento de normas en uso de símbolos. Uso de símbolos no aprobados en "Manual de Identidad Visual"de la Universidad y Mezcla de logotipo institucional con símbolos , formas y colores no aprobados1. Pérdida de identidad Institucional
2. Confusión en la identidad visual
3. Falta de coherencia en el manejo de la imagen institucional.
4. Confusión de identidad institucional de forma interna y externa
COM_3ProbableModeradoAltaPolitica de Comunicaciones Manual de Direccionamiento estrategico A través de la pagina web se ha dado a conocer la politica de comunicaciones ModeradoNo disminuyeNo disminuyeProbableModeradoAltaReducir- Socialización y divulgación del Manual de Identidad Visual de la Universidad.
- Socialización de la Política de Comunicaciones Institucional.
Semestral / octubre 30 2019 Coordinador del Área de Comunicaciones.- Página Web
- Emisora virtual Unillanos Radio
- Boletín interno
- Plan de Comunicaciones y medios
1) Manual de Identidad Visual divulgado e implementado..
2) Información publicada en emisora virtual y Boletín interno.
Disminución de los eventos que originan el riesgo. Se debe realizar la indagación acerca del evento e informar al posible generador del riesgo, acerca de las normas y procedimientos, e informar las instancias respectivas para que asuman las acciones a seguir. Correos, documentos, mensajes30 de abrilN/AN/Aabril 30
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30 de agostoN/AN/ARiesgo Nuevo 30 de agosto
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Falsificación de Diplomas expedidos en nombre de la Universidad de los LlanosSecretaría GeneralCorrupciónFalta de control en la utilización de símbolos. Desconocimiento de normas en uso de símbolos. Uso de símbolos no aprobados en "Manual de Identidad Visual"de la Universidad y Mezcla de logotipo institucional con símbolos , formas y colores no aprobados1. Sanciones administrativas, disciplinarias y penales.
2. Detrimento patrimonial.
3. Deterioro de la reputación e imagen institucional
COM_4PosibleModeradoAltaExiste un procedimiento normado ModeradoDirectamenteDirectamenteImprobableModeradoMediaReducirReporte oportuno de los Egresados a las instituciones de control de la profesiónbimestral Secretario General1. Correspondencia enviada mediante correo electrónico y documento físico.
2. Acto administrativo
Base de datos de egresados actualizada.Disminución del número de eventos que general el riesgo. Informar a las autoridades competentes para que se inicien las investigaciones respectivas. Información de organismos de control. 30 de abril23 de abrilOficios reporte a instituciones de control de profesión 22 de enero de 2019 COMVEZCOL reporte veterinarios total graduados 2018, 31 de enero a uae total contadores graduados desde la creación de la carrera, 16 de enero reporte total graduados durante el año 2018, 11 de marzo reporte graduados MVZ del 22 de febrero, oficios del 26 de marzo graduados de todos los programas en la ceremonia del 22 de febrero de 2019. 281 confirmación de títulos requeridas al correo de la S.G. solicitadas por distintas empresas para la vinculación de profesionales egresados de la Universidad.Oficios en soporte papel que reposan en el archivo de la Secretaria GeneralSecretario Generalabril 3040%Las acciones planteadas son periodicas durante todo el año por ende no pude calificarse con un 100% de cumplimiento, indicar como esta archivado SERIE y SUBSERIE. Se recomienda ajusta el periodo de ejecución de acuerdo al cronograma de grados.
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30 de agosto29 de agostoSe reporto a las instituciones responables de los tramites de tarjetas profesionales de las distintas áreas. de los grados realizados el 26 de abril de 2019 . se reporto el 30 de abril , 8 de mayo y los grados realizados el 5 de julio se reporto el dia 16 de julio de 2019. se atendio entre abril y el 21 de agosto 233 solicitudes de confirmacion de titulos , requeridos por empresas contratantes o consultoras. oficios archivo Secretaría General y correo electronico Secretario General 30 de agosto70%
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Desarrollo del proceso de graduación sin el pleno cumplimiento de requisitos y trámitesSecretaría GeneralCorrupciónFalta de control en la solicitud de verificación de titulos en las empresas externas. Falta de atención oportuna a la solicitud de verificacion de titulos. Incumplimineto del protocolo y requisitos establecidos para la elaboración de los diplomas.1. Sanciones administrativas, disciplinarias y penales.
2. Deterioro de la reputación e imagen institucional
COM_5ProbableMayorExtremaExiste un procedimiento normado. ModeradoDirectamenteDirectamentePosibleMayorExtremaReducirElaborar un acta de verificación de elaboración de diplomas frente al listado emitido por la oficina de admisionescuatrimestralSecretario GeneralActa de verificación del listado de graduandosNúmero de diplomas elaborados/ número de graduandos verificados por la oficina de admisiones. disminución del número de eventos que generan el riesgo. Informar a las autoridades internas pertinentes. Acta de verificación 30 de abril23 de abrilActas de verificación de graduandos no. 001 , ceremonia de 22 de febrero de 2019, acta 002 grados 1 de marzo y acta 003 de 2019 de los grados del 26 de abril de 2019.Actas soporte papel que reposan en archivo de la Secretaria GeneralSecretario Generalabril 3040%Las acciones planteadas son periodicas durante todo el año por ende no pude calificarse con un 100% de cumplimiento, indicar como esta archivado SERIE y SUBSERIE .
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30 de agosto29/08/2019Se elaboraron las actas de verificacion de diplomas para la ceremonia , de abril y julio.Acta de la No.001 a la No. 12 de 2019, verificacion elaboracion de diplomasSecretario General30 de agosto70%En proceso.
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GESTION DE LA CALIDADAsegurar el sostenimiento y fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de los Llanos mediante el uso de mecanismos que contribuyan a la mejora continua de los procesos. Pérdida de la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad de la UniversidadGestión de la CalidadEstratégico- Que no se asignen los recursos necesarios para la operación del Sistema de Gestión
- Incumplimiento de los requisitos, ya que el sistema de gestión no se integra a la planeación estratégica de la organización
- Pérdida de la credibilidad institucional
- Sanciones de tipo legal o administrativo
GCL_1PosibleMayorExtrema- Aprobar el presupuesto de la Universidad, contemplando la operación del Sistema de Gestión
- Aprobar el programa anual de auditoría para el Sistema de Gestión de la Universidad
- Asesorar permanentemente a los procesos Revisión por la dirección al SGC
ModeradoDirectamenteDirectamenteImprobableMayorAltaReducirGestionar los recursos necesarios para garantizar la operación del sistema de gestión

Sensiblilizar a los líderes de proceso sobre su rol y sus responsabilidades frente al Sistema de Gestión

Asesorar a los procesos en cuanto a la implementación de los requisitos del sistema de gestión
AnualProfesionales de apoyo del Sistema de Gestión de la CalidadRegistros de asistencia, actas de reunión, documentos actualizados en la página del SIG.Certificación del Sistema de Gestión de la Calidad vigenteNo conformidades menores producto de la auditoría ICONTEC < 5Asesoría especializada, que detecte los puntos críticos y trace un plan a seguir para superarlos.Retiro de la certificación del SGC por parte de ICONTEC30 de abrilN/AN/AN/AN/ARiesgo Nuevoabril 30
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30 de agostoN/AN/AN/AN/A30 de agosto
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30 de diciembre30 de diciembre
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Insatisfacción de los usuariosGestión de la CalidadImagen- Identificación errónea de los requisitos de los usuarios
- Incumplimiento de los requisitos de los usuarios
- Falta de capacitación del personal que atiende a los usuarios
- Deterioro de la imagen institucional
- Aumento de las PQRSD
GCL_2ProbableMenorAltaRealizar seguimiento a los requisitos de las partes interesadas, especialmente los estudiantes de pregrado y posgrado Medir la satisfacción de los usuarios de los servicios de la Universidad Incluir en el Plan Institucional de Capacitación temas relacionados con servicio al cliente, dirigido a los funcionarios que atienden a los usuarios ModeradoDirectamenteIndirectamentePosibleMenorMediaCompartirInformar a la alta dirección durante la revisión por la dirección, a cerca de los aspectos que presenten baja calificación en la medición de la satisfación de los usuarios, y proponer acciones de mejora tendientes a cumplir los requisitos de los usuarios y aumentar su nivel de satisfacción.AnualAsesor de planeaciónInforme y acta de revisión por la dirección.Revisión por la dirección al sistema de gestiónAumento en la satisfacción de los usuariosRealizar sensibilización a los procesos, con el fin de dar a conocer la importancia del cumplimiento de los requisitos de las partes interesadasMala calificación por parte de los usuarios en la medición de la satisfacción.30 de abrilN/AN/AN/AN/ARiesgo Nuevoabril 30
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30 de agostoN/AN/AN/AN/A30 de agosto
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30 de diciembre30 de diciembre
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Pérdida de los permisos ambientalesGestión ambientalOperativo- Incumplimiento de un requerimiento
- Vencimiento de termino para la renovación del permiso
- No asignación de recursos necesarios
- Sanciones o Multas
- Cierres temporales o definitivos de la sede barcelona
GCL_3PosibleModeradoAltaSeguimiento y control a requerimientos Proyección y gestión de los recursos para el cumplimiento de todos los requerimientos. ModeradoDirectamenteDirectamenteImprobableModeradoMediaReducirSeguimiento a los requerimientos mediante el formato FO-GCL-10
Gestionar los recursos ante la alta dirección que garantice el cumplimieno de los requerimientos ambientales
AnualAsesor de planeación o profesional que delegueEl formato se encuentra en en la página FO-GCL-10 y la ficha BPUNI Número de requerimientos solicitados / número de requerimientos atendidos *100Todos los permisos ambientales/ los permisos ambientales vigentes*100Hacer seguimiento a los expedientes con fin de dar a conocer los requerimientos solictados por la Corporación.Resolución de la corporación imponiendo una sanción 30 de abrilN/AN/AN/AN/ARiesgo Nuevoabril 30
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30 de agostoN/AN/AN/AN/A30 de agosto
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Inoportunidad en la identificación del
producto o servicio no conforme
Gestión de la CalidadOperativoFalta de verificación del cumplimiento de los requisitos de la Norma. Demora de los procesos.
Incumplimiento de la norma.
Insatisfacción de las partes interesadas.
GCL_4PosibleMayorExtremaPD-GCL-06 Procedimiento para el control de salidas no conformes
PD-GCL-04 Procedimiento de revisión por la dirección
ModeradoDirectamenteDirectamenteImprobableMayorAltaReducirAjuste y operación del procedimiento PD-GCL-06 Procedimiento para el control de salidas no conforme.11/30/2019Profesional de Apoyo SIGProcedimiento ajustado, y publicado. Procedimiento ajustado, y publicado. identificación oportuna del servicio No Conforme30 de abril11 de marzoSe realiza ajuste del procedimiento PD-GCL-06 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE SALIDAS NO CONFORMES el cual pasa a versiòn 6 con fecha de aprobaciòn del 11/03/2019. El procedimiento se ajusta de acuerdo a los criterios establecidos para el control y tratamiento de las salidas no conformes, de acuerdo a lo establecido por las normas ISO 9001:2015 e ISO 17025:2017https://sig.unillanos.edu.co/index.php/documentos-sig/file/46-pd-gcl-06-procedimiento-para-el-control-del-servicio-no-conformeProfesional de Apoyo del SIGabril 3050%Procedimiento Versión 06 Fecha 11/03/2019.
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30 de agosto30 de agosto
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30 de diciembre30 de diciembre
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Que no se determinen y cumplan los
requisitos de los usuarios.
Gestión de la CalidadOperativo1) Incumplimiento de los requisitos de la ISO 9001:2015. 2) falta de capacitación de atención al cliente. 3) incumplimiento del objetivo de las reuniones de autocontrol.No conformidades u observación dada por el ente certificadorGCL_5PosibleModeradoAltaRequerimientos Organismos de Control-Corporación autonoma. Requerimientos Convenios DébilNo disminuyeNo disminuyePosibleModeradoAltaReducirAplicación y analisis de encuestas para la medición de la satisfacción de las partes interesadas del SGC de la Universidad.
-Establecimeinto de acciones para la mejora continua.
30/11/ 2019Profesional de Apoyo SIGEncuestas de satisfaccion de usuarios aplicadas.
Informe de resultado de encuestas.
Plan de Mejora
aplicación de encuestas de satisfacción de usuarios requisitos de usuarios identificados y mejoradosObservaciones
(Oficina de Planeación)
30 de abrilProfesional de Apoyo del SIGActividad en procesoabril 30Actividades para el próximo corte
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https://drive.google.com/file/d/1j35cegwzcNP6TyLiWDFHZwLuX9rk_UVd/view?usp=sharingProfesional de Apoyo del SIGActividad en proceso30 de agostoActividades para el próximo corte
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Que la alta dirección no demuestre
su compromiso con la implementación del Sistema de Gestión Ambiental
Gestión ambientalOperativo1) Incumplimiento de los requisitos de la ISO 9001:2015. 2) falta de capacitación de atención al cliente. 3) incumplimiento del objetivo de las reuniones de autocontrol.No conformidades u observación dada por el ente certificadorGCL_6PosibleMayorExtrema PosibleMayorExtremaReducirAplicación y analisis de encuestas para la medición de la satisfacción de las partes interesadas del SGC de la Universidad.
-Establecimeinto de acciones para la mejora continua.
30/11/ 2019Profesional de Apoyo SIGEncuestas de satisfaccion de usuarios aplicadas.
Informe de resultado de encuestas.
Plan de Mejora
aplicación de encuestas de satisfacción de usuarios requisitos de usuarios identificados y mejoradosFecha de ejecución o periodicidad.30 de abril29/04/2019Se cuenta con un borrador de la política de gestión ambiental, la cual esta pendiente de incorporarse a la politica integrada del sistema de gestiónhttps://drive.google.com/file/d/0ByA_Z7TPZwbtNEVqQTFjVS1kTGQ5TnpGcDl0X0hFYTFnQ2Rn/view?usp=sharingProfesional de Apoyo del SIGabril 30
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Propuesta de la Política AmbientalEstá pendiente de llevar la Politica Ambinetal al Comité Ambiental, y a la Alta Dirección para ser aprobada por el Consejo Superiror.30 de agosto
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DOCENCIAFormar integralmente ciudadanos, profesionales y científicos, capaces de adaptar y generar conocimiento para el desarrollo de la Orinoquia y del país. Avales sin cumplir requisitos legales para trámites de grado y otorgamiento de titulosOficina de Admisiones, Registro y Control AcadémicoCorrupciónIncumplimiento de funciones. Falta de valores éticos. Falta de controles.1.Incumplimiento de metas . 2. Sanciones.
3.Deterioro de la imagen institucional.
DOC_1ImprobableMayorAlta-Lista de chequeo
-Procedimiento PD-DOC-03 trámite de grado
-Verificación documental
FuerteDirectamenteNo disminuyeRara vezMayorAltaReducir1) Socializar procedimientos y formatos a funcionarios responsables.
2) Revisar la inclusión de los documentos necesarios para grado diligenciando el Formato FO-DOC-01, el cumplimiento de plan de estudios y la opción de grado
semestralProfesional de Apoyo 1) Control asistencia a la socialización.
2)Oficio remisiorio de la Oficina de Admisiones a Secretaría General de aprobacion de cumplimiento de requisitos para grado.
capacitación realizada.Disminución de los eventos generadores del riesgo. Se informa de manera inmediata a la Secretaría General para que detenga el proceso de graduación de la persona involucrada. Actas de grado. Actas Consejo de Facultad.30 de abril23/04/20191. Socialización a los funcionarios de admisiones para la recepción de documentos para grado y los procesos vigentes que intervienen (PD.DOC-03) y lo que se debe diligenciar durante el proceso (FD-DOC-01).
2. Socialización de normas vigentes del Acuerdo Superior No. 015 de 2003 (Reglamento Estudiantil) y Acuerdo Academico No. 016 de 2016 (Por el cual se establecen las estrategias que apuntan al desarrollo de competencias comunicativas en un segundo idioma en estudiantes)".
3) "1. Utilizacion y diligenciamiento del formato de lista de chequeo para grado (FO-DOC-01) y anexada en cada carpeta de graduados.
4). Revision por parte de los funcionarios encargados y del Jefe de Admisiones del estricto cumplimiento de los documentos exigidos.
Acta de Reunion OARCA N° 001 de 2019Jefe de Admisionesabril 30
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30 de agostoNo se reportaron avances Jefe de Admisiones30 de agosto
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Pérdida, manipulación o alteraciones de historias académicasOficina de Admisiones, Registro y Control AcadémicoCorrupción1. Incumplimiento de normatividad para organización y archivo de historias académicas. 2. Inexistencia de inventario documental. 3. Desorganización de archivos.1.Pérdida de la memoria de historias académicas de estudiantes
2. Demandas y sanciones
DOC_2ImprobableMayorAlta- Tabla de retención documental
- FO-GDO-04 FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
DébilNo disminuyeNo disminuyeImprobableMayorAltaReducir1) Socializar los procedimientos, normas y formatos a los funcionarios de la dependencia encargados de la ejecución de las actividades relacionadas con el riesgo.
2) Verificar avance y diligenciamiento del formato de inventario documental de los expedientes académicos de los estudiantes.
semestralJefe de Admisiones1) 1. Actas de Reunión
2. Notificación de normas, procedimientos y formatos a los correos institucionales de los funcionarios de la dependencia.
3) Acta de Revision de inventario documental
N/AN/A30 de abrilabril 30
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30 de agosto30 de agosto
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Desactualización o poca pertinencia de los contenidos curriculares de los programas académicos de la Universidad.Dirección General de CurrículoOperativo1) Desconocimiento de las tendencias de los contenidos curriculares de los programas ofrecidos. 2) Deficiencias en el ejercicio de autoevaluación de los lineamientos pedagógicos y currículares de la Institución. 3) Incumplimiento a planes de mejora de los programas para atender situaciones de actualización curricular.1) Baja demanda de los programas ofertados. 2) Bajos estándares de calidad. 3) Formación profesional des-contextualizada. 4) Mala imagen institucionalDOC_3ProbableCatastróficoExtremaCapacitación por parte del Director de cada programa a su personal, respecto a los contenidos curriculares de los programas ofrecidos Fomentar la Autoevaluación semestral de los lineamientos pedagógicos y currículares de la institución Seguimiento a los planes de mejora de los programas para atender situaciones de actualización currícular FuerteDirectamenteDirectamenteImprobableModeradoMediaReducirRevisión, acompañamiento y asesoría desde la Dirección General de CurrículoSemestralmenteDirector General de CurrículoActas de reunión Los contenidos pedagógicos y currículares de cada programa Los contenidos pedagógicos y currículares de cada programa Capacitar al personal desde cada dirección de programa con el propósito de garantizar la actualización de los contenidos curriculares de los diferentes programas académicos de la Universidad. Formatos de asistencia a las capacitaciones a fin y documentos que evidencien la actualización y alta pertinencia de los contenidos curriculares de los diferentes programas académicos que oferta la Universidad. 30 de abril23/04/20191) Socialización con los funcionarios de la existencia y utilizacion del formato de inventario documental FO-GDO-04.
2) Soliciacizacion de fecha de revision de avance y diligenciamiento del formato de inventario documental
Acta reunion OARCA N° 001 de 2019Jefe de Admisiones abril 30
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30 de agostoNo se reportan avancesJefe de Admisiones No se reportaron avances 30 de agosto
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Proliferación o demoras en la realización de las actividades de prácticas académicas.Dirección General de CurrículoCumplimiento1) Demora en la autorización de recursos para la realización de prácticas académicas. 2) Poca destinación de recursos (económicos y físicos entre otros) para la ejecución de las prácticas aprobadas y programadas para cada semestre académico. 1) Insatisfacción de los usuarios 2) Retraso en los procesos académicos 3) Deficiencia en el proceso de formación teórico -práctico.DOC_5Casi seguroMayorExtremaIncorporación oportuna en el presupuesto institucional para p´racticas académicas Gestión respecto a la asignación de los recursos económicos y físicos necesarios para la ejecución de las prácticas aprobadas y programadas para cada semestre académico FuerteDirectamenteDirectamentePosibleMenorMediaReducirGestionar ante las instancias académicas y administrativas para agilizar la ejecución de las actividades que permiten el desarrollo de las prácticas académicasSemestralDirector General de CurrículoActas de reunión de las diferentes sesiones del Consejo Académico por periodo académico de cada añoEjecución de las actividades que permiten el desarrollo de las prácticas académicas programadas para cada semestreRealización de las prácticas académicas programadas para cada periodo académicoGestionar ante las instancias académicas y administrativas para agilizar la ejecución de las actividades que permiten el desarrollo de las prácticas académicasActas de reunión de las diferentes sesiones del Consejo Académico por periodo académico de cada año30 de abrilNo se reportaron avances No se reportaron avances abril 30
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30 de agostoNo se reportaron avances No se reportaron avances 30 de agosto
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Programación y ejecución de prácticas extramuros sin cumplir el propósito de fortalecer la gestión académicaVicerrectoría AcadémicaCumplimiento1. No planear las prácticas en concordancia con los líneamientos curriculares y planes de estudios del programa. 2. No evalauar por parte de Consejos de Facultad las prácticas que se realizan. 3. Incumplimiento de directrices para formular y ejecutar las prácticas.1. Procesos disciplinarios
2. Perdida de recursos Ley 1178/07
3. Bajo nivel académico
4. Mala imagen institucional
DOC_6PosibleMayorExtrema-FO-DOC-02 Formato de solicitud y guía de salidas (Docente) -FO-DOC-04 Formato de evaluación salidas y prácticas extramuros (Estudiantes)
-FO-DOC-05 Formato plan de salidas y prácticas por Programa. -FO-DOC-06 Formato plan de salidas y prácticas por Facultad.
-FO-DOC-81 Formato Diseño de curso programas presenciales. -Decreto 055 de 2015
FuerteDirectamenteIndirectamenteRara vezModeradoMediaReducirajustes de microdiseños (FO-DOC-81), en los que se deben identficadar claramente las prácticas a realizar con sus porcentajes de evaluación y establecer en coherencia con los contendos programáticos del curso. (Comités de programa y Consejos de Facultad).semestralDirectores de Programa-Actas sesiones de comité de programa, Consejos de Facultad y Consejo Académico. N/AN/A30 de abril- Construcción de proyecto de resolución académica prácticas y visitas extramuros I-2019. Presentación Consejo Académico.
- Envío de correo electrónica por parte de las DGC a las facultades y a los programas para el establecimiento de cronograma a desarrollarse para la ejecución de prácticas y visitas I-2019.
- Reuniones de asesoría para cumplir con lo solicitado por el Consejo Académico para poder ejecutar prácticas y visitas (Cartas de intensión y convenios vigentes)
- R.S. N° 08 del 2018 (“Por la cual se aprueba el plan operativo anual POAI” Viac 0702102018).
- Envío cronograma a facultades 05 de febrero https://mail.google.com/mail/u/0/?tab=rm#search/cronograma/KtbxLxGWxLCRCBjrMqnrLDRqbWJXZRLTvB
- Memorando de las secretarías académicas de las facultades a la Dirección General de Currículo con anexos de los oficios de comités de programa donde fueron evaluadas las prácticas para el I- 2019. Resolución académica prácticas y visitas extramuros I-2019.
Director General de Currículo No se reportaron avances. abril 30
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Prestación del servicio de Docencia sin precisión de mecanismos para su control en todas su modalidadesVicerrectoría AcadémicaOperativo1. Procedimiento para el control de la actividad Docente sin definir para la modalidad de carrera y ocasionales. 2. Formatos institucionales inherentes al control de Docencia que requieren ser ajustados. 1. Detrimento patrimonial,
2. Incumplimiento de los propósitos institucionales
3. Afectación de la gestión académicas
3. Investigaciones disciplinarias, fiscales y administrativas.
DOC_7PosibleMayorExtrema*PD-DOC-38 Procedimiento control al desarrollo de actividades docentes catedráticos Casi seguro ProbableDébilNo disminuyeNo disminuyePosibleMayorExtremaReducir1. Construcción del procedimiento de control de actividad Docente (atedraticos, Carrera y Ocasionales) 2. Ajuste y construcción de los formatos inherentes a la actividad docente (diseño de curso, diario de clases y control de asistencia)
cuatrimestralVicerrector Académico1. Procedimiento para el control de la actividad docente 2. Formatos ajustados.N/AN/A30 de abrilNo se reportaron avances. abril 30
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30 de agostoNo se reportaron avances. 30 de agosto
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Avales de apoyo económico para financiar asistencia a eventos y capacitaciones sin estar enmarcados en los planes de capacitación de cada una de las Facultades o que no atienden al perfil de formacón del DocenteVicerrectoría AcadémicaCorrupción1. Planes de capacitación que requieren ser ajustados. 2.Solicitudes allegadas por docentes sin distinción de pertinencia. 3. Reducida oferta de capacitaciones en las diferentes areas y que se ajusten al presupuesto 4.Analísis poco riguroso de la pertinencia de la solicitud de capacitación.1. Detrimento patrimonial,
2. Incumplimiento de los propósitos institucionales
3. Afectación de la gestión académicas
3. Investigaciones disciplinarias, fiscales y administrativas.
DOC_8ImprobableModeradoMedia*Revisión de solicitudes por parte de los Consejo de Facultad Probable Posible Improbable Rara vezDébilNo disminuyeNo disminuyeImprobableModeradoMediaReducir1.Definición de criterios para otorgar apoyos con destino a capacitación
2. Revisisones y analsis regurosos acerca de las solicitudes
cuatrimestralVicerrector Académico1. Documento con criterios fijos para otorgar apoyos economicos
2. actas de sesiones de Consejo de Facultad
N/AN/AN/AN/A30 de abril1. Los planes se realizan por Unidad Academica y se hace por dos grandes grupos : formación de postgrados y educación continuada y capacitacion no formal. El Consejo de Facultad avala la formacion postgradual considerando el plan de capacitación establecido. 2. en relacion con eduacion continuado y formacion no fromal cita al inicio de cada semeestre a los directores sde cada progrma que presenteen sus requerimientos. Aclarando que los recursos se asignan semestralmente, son muy limitados y dependen del presupuesto general de la Universidad, Por tanto no todas las solicitudes pueden ser avaladasActas del Consejo de Facultad Consejo de Facultadabril 30
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Autorización por parte del Consejo Académico de pago de recibos de matrícula en fechas diferentes a las estipuladas por el calendario académicoVicerrectoría AcadémicaCumplimiento1. Solicitudes extemporaneas por parte de los estudiantes. 2. Desconocimiento de las fechas estupiladas en la Resolución de calendario académico. 1. Afectación de la gestión académicas.
2. Afectación de la programación académica, de las proyecciones y de las estadísticas.
DOC_9Casi seguroModeradoExtrema*Resolución de Calendario Académico Rara vez ModeradoDirectamenteNo disminuyeProbableModeradoAltaReducir1. Negar de solicitudes de pago extemporaneo de recibos de matrícula
2. Divulgar masivamente y con sufieinte anticipación de las fechas establecidas en el calendario académico
3. Sensibilización acerca de las consecuencias negativas de las autorizaciones extemporaneas
semestralVicerrector Académico1. Actas comites de correspondencia 2. Evidencia medios de divulgación 3. Registros de asistencia a jornadas de sensibilizaciónN/AN/AN/AN/A30 de abrilActividades para el próximo corte.Vicerrector Académico abril 30
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30 de agosto29/08/2019*Designación por parte del Consejo Académico de Comisiones para revisión y analisis de correpondencia con el objetivo de brindar apoyo a la contestación de solicitudes en el marco de la normatividad institucional y el calendario académico*Actas de Consejo académico donde se realiza la delegación de los miembros de la comisión. *Respuestas emitidas por eConsejo académico antelas solicitudes de kis dstintos estudiantes. Vicerrector Académico 30 de agosto
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30 de diciembre30 de diciembre
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Utilización del periodo sabático para actividades diferentes a los compromisos adquiridosVicerrectoría AcadémicaCorrupción1. Débil seguimiento a compromisos año sabático. 2. Fal ta compromiso ético del docente. 3. No hay verificación de resultados.1. Detrimento patrimonial,
2. Incumplimiento de los propósitos institucionales
3. Afectación de la gestión académicas
3. Investigaciones disciplinarias, fiscales y administrativas.
DOC_10ProbableModeradoAltaAcuerdo Superior 002 de 2004 -Estatuto docente
Acuerdo Sup 013/00 Rara vez
FuerteDirectamenteNo disminuyeImprobableModeradoMediaReducir*Realizar identificación de los docentes que cuentan con este beneficio *Capacitar a los Consejos de Facultad y Decanos acerca de la normatividad aplicable para quien haga un uso indebido del beneficio que otorga la Universidad.
* Solicitar informe intermedio (C.S.U.).
* Hacer efectivas las pólizas de cumplimiento.
semestralVicerrector Académico*Reporte generado por la Oficina de Asuntos Docentes
*Informe presentado a C.S.U. (Sría. Gral.)
*Reuniones en Facultades
N/AN/AN/AN/A30 de abril1) Se considera que el riesgo no esta bien establecido por cuanto el año sabatico es una actividad extramuros de la Universidad. 2. el profesor adquiere el compromiso de un entregable el cual se ha verificado; los profesores que han cumplido con ese beneficio lo entregaron a satisfacción.
2)
N/AVicerrector AcadémicoPara el período de la gestión evaluado ninguna Facultad contó con docentes escalafonados tiempo completo en año sabático. abril 30
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30 de agostoN/AVicerrector AcadémicoPara el período de la gestión evaluado ninguna Facultad contó con docentes escalafonados tiempo completo en año sabático. 30 de agosto
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Incumplimiento de las responsabilidades académicas asignadas por el Consejo de FacultadVicerrectoría AcadémicaCumplimiento1)Desatención de la programación horaria y responsabilidad docentes fijadas por Consejos de Facultad en Sistema de Asignación de Reponsabilidades Académicas SARA. 1. Detrimento patrimonial,
2. Incumplimiento de los propósitos institucionales
3. Afectación de la gestión académicas
3. Investigaciones disciplinarias, fiscales y administrativas.
DOC_11PosibleMayorExtrema-Plan de accón docente
-Plan de Ejecución
-Plan de evaluación
-Condiciones de calidad de programas académicos, factor 3
-Acuerdos académicos que establecen planes de estudio de programas Rara vez
ModeradoDirectamenteIndirectamenteImprobableMayorAltaReducir*El Consejo de Facultad solicitará dos (2) informes, uno a mitad del período académico y otro antes de finalizar el P.A. respectivo.
*El incumplimiento se reflejará en la respectiva Evaluación Docente.
semestralSecretarios Académicos, Consejos de FacultadActas de Consejo de Facutlad, Plan de acciones académicas -FO-DOC-69, Registro de acciones ejecutadas FO-DOC-70, Evaluación docente cargada en la plataforma. Informes.N/AN/AN/AN/A30 de abrilInforme individual de cada docente de ejecución de plan de acciones del correspondiente semestre verificado por las escuelas y consejo de facultad. Todos los profesores son evaluados de acuerdo al plan de acciones ejecutados al final de cada semestre, adicional se considera la evaluación por parte de los estudiantes.
1. Semana 1 – 3: Entrega por parte del docente a Escuela, Dptos. e instituto del respectivo formato FO-DOC-69 plan de acciones académicas semestral. (archivo de gestión).
2. Revisión por Escuela, Dptos. e instituto de las horas y horarios reportados por el docente sean correspondientes con las responsabilidades académicas y otras actividades asignadas (SARA) para el Vo Bo de Centros.
3. Ejecución de las asignaciones académicas relacionadas con cada una de la funciones misionales, administrativas o de representación que se asigne a cada docente.
4. Semana 12 – 15: Autoevaluación realizada por cada docente.
5. Semana 12 – 15: Evaluación de desempeño del docente por parte del estudiante.
6. El docente hace entrega del respectivo formato FO-DOC-70 de registro de acciones académicas ejecutadas con soportes, para ser evaluado por el Consejo de Facultad. (Reposa en archivo de gestión Escuela, Dptos., instituto).
7. Semana 15: El Consejo de Facultad realiza la evaluación de desempeño del docente a través de la plataforma (Criterios: cumplimiento en aspectos administrativos relacionados con las entregas de informes a cada una de las dependencias y cumplimiento del plan de acción reportado por cada una de las unidades en las cuales se encuentran adscritos (escuela, departamentos e instituto), así como las actividades relacionadas con cada una de la funciones misionales (docencia, investigación, proyección social) que llevan a cabo y las que deben cumplir según el escalafón docente en el caso de los profesores de carrera. Para el caso de docentes que no estuvieron habilitados en plataforma la evaluación se realizó de forma manual (Se deja constancia en acta).
Actas de Consejo de Facutlad, Plan de acciones académicas -FO-DOC-69 y Registro de acciones ejecutadas FO-DOC-70, Evaluación docente cargada en la plataforma.Vicerrector Académico abril 30
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30 de agosto30 de agosto
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Convocatorias docentes en cualquier modalidad, sin precisión de requisitosVicerrectoría AcadémicaImagenAusencia del procedimiento que regule el proceso 1. Poca credibilidad en las convocatorias
2. Demandas a la Universidad
3. Deterioro en la imagen institucional
DOC_13ImprobableModeradoMediaAcuerdo Sup 013/14 ModeradoDirectamenteIndirectamenteRara vezModeradoMediaReducir*Requisitos y condiciones dispuestos en la Normatividad aplicable a la selección de personal docente de la Universidad.
* Establecer con claridad los puntos de control en el procedimiento de selección del personal docente.
semestral Secretarios Académicos, Consejos de Facultad. Procedimiento aprobado y publicado.N/AN/AN/AN/A30 de abrilLos programas a través de sus Comités de Programa solicitan los perfiles de docentes de acuerdo a las necesidades existentes, para que el Consejo de Facultad de el respectivo aval de acuerdo a la normatividad vigente.-Actas de Consejo de Facultad Consejos de Facultad, Secretarios Académicos abril 30
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30 de agostoComunicaiones allegadaspor parte de la Vicerrectoría Académica relacionadas con allegar perfiles pertinentes y en coherecia con las necesidades institucionales, para publicación de convocaorias para actualización de bando de datosCorreos electronicos allegados a las Facultades y Secretarias académicas, Actas de Consejo de Facutlad. Vicerrector Académico y Jefe de Personal 30 de agosto
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Autorizar pagos a docentes sin cumplir horas, contenidos y compromisos acordadosVicerrectoría AcadémicaCorrupción1. Poco seguimiento por parte del supervisor. 2.Inexistencia de procedimiento. 3. Falta de compromiso y valores éticos por docentes y supervisores.1. Detrimento patrimonial
2. Demandas, sanciones
DOC_14PosibleModeradoAlta-PD-GTH-06 contratación y pago de catedráticos ModeradoNo disminuyeNo disminuyePosibleModeradoAltaReducir*Diseñar procedimiento con puntos de control (seguimiento por parte del Consejo de Facultad)
*Establecer con claridad los responsables de cada actividad.
*Requisitos y condiciones para el pago, claramente establecidos y debidamente autorizados.
*Establecer las responsabilidades de los interventores o supervisores
semestral Secretarios Académicos, Consejos de Facultad*Procedimiento aprobado y publicado.
*Actas de Consejo de Facultad
N/AN/AN/AN/A30 de abril1. Los Directores de Escuela y Dptos., una vez se realiza la contratación de los docentes catedráticos informan a los Directores de Programa de la fecha de inicio de contrato y el número de horas asignadas por curso. (Correo Electrónico).
2. Es responsabilidad directa del director del programa que se realice el control efectivo a la cantidad de horas dictadas por el profesor catedrático. (Se les informa a los docentes que la entrega de listas de asistencia se debe realizar semanalmente).
3. Los directores de Programa Mensualmente certifican a las Escuelas y Dptos., en el formato de concepto favorable (FO-GTH-29) las horas cumplidas, teniendo como soporte las Listas de asistencias que entregan debidamente diligenciadas y firmadas los docentes catedráticos (FO-DOC-023).
4. La Escuela y Dptos., como supervisores de los contratos de hora catedra son los encargados de expedir el acta de supervisión para que se realice el respectivo pago, teniendo en cuenta las horas reportadas por los programas (FO-GTH-29).
Correos electronicos allegados a las Facultades y Secretarias académicas, Actas de Consejo de Facutlad. Directores Escuela, Dptos., Programasabril 30
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30 de agosto1. Procedimiento de contratación y pago de profesores catedráticos actualizado de acuerdo a la normatividad vigente.
2. Se Realiza supervisión de contratos desde la Escuela y Dptos. (Acta de Supervisión FO-GTH-30 se reporta mensual previa revisión de Conceptos Favorables FO-GTH-29).
Procedimiento modificado (PD-GTH-06) https://sig.unillanos.edu.co/index.php/documentos-sig/file/357-pd-gth-06-procedimiento-contratacion-y-pago-catedraticos-grado
Formatos FO-GTH-29 - FO-GTH-30 – FO-GTH-32
Oficina de Personal / Directores de Escuela y Dptos.30 de agosto
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INVESTIGACIÓNAsumir el estudio permanente de los problemas del entorno y su caracterización así como la elaboración de proyectos fortaleciendo la capacidad de opinión calificada de la institución.
Mejorar la capacidad endógena de innovación y transferencia de conocimiento.
Elevar significativamente la gestión institucional en el contexto regional y nacional estableciendo relaciones de intercambio y cooperación con los actores.
Asumir el quehacer académico en función de su pertinencia en el contexto social.
Promover la difusión, la recuperación y el sentido de la identidad cultural mediante la organización de actividades y eventos pertinentes.
Uso ineficiente de los recursos aprobados desde el Consejo Institucional para el desarrollo de la Proyección SocialDirección General de Proyección SocialOperativoCarencia de inducción y capacitación del cargo a los Directores de Centro y a los docentes coordinadores de los proyectos.
Los Directivos y docentes no cumplen con el procedimiento de Educacion continuada.
1) Detrimento patrimonial
2) Mala imagen institucional
3) Desarticulación de la función misional de PS
PSO_1PosibleModeradoAltaEntrega de informes FuerteDirectamenteDirectamentePosibleModeradoMediaReducir1) Capacitación para docentes extensionistas,
2) Modificacion del formato informe de avance tecnico de ejecucuón de proyecto
3) Realizar el seguimiento financiero y de ejecución
semestralDirector Técnico de Proyección Social1) Registros de Asistencia
2) Modificacion del formato informe de avance tecnico de ejecucuón de proyecto
3) Actas de Consejo institucional de Proyección social, Informe de ejecución presupuesto
1) realizadas/capacitaciones programadas
2) Formato Informe de Avance ajustado
incremento del % de ejecución de proyectos de proyección social Informar al Consejo Institucional de Proyección Social para que determine las acciones a seguir. Informe, Acta del Consejo de Proyección Social. 30 de abril29 de abril 2019se capacitaron a los directores de centro de proyeccion social .Listado de asisitencia del 22 de enero de 2019 Listado de asistencia del 5 de abril de 2019 Listado de asistencia 10 de abril de 2019Director Técnico de Proyección Socialabril 30N/AN/AN/AN/AN/AN/A
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30 de agosto1)
5/04/2019

2) 17/07/2019
1) Reunión inducción directores de centro
2) Se determino no realizar dicha modificación, con el formato existente cumple con los requerimiento para dar reporte al SNIES
3) Se presento informe en Consejo Institucional de Proyección Social
1) Lista de asistencia

2) Actas No. 07 de Consejo Institucional de Proyección Social
Director Técnico de Proyección Social30 de agostoN/AN/AN/AN/AN/AN/A
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30 de diciembre30 de diciembre
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Demora en el cierre y liquidación de los convenios y/o contratos conforme al marco normativo colombiano e institucional aplicable.Dirección General de Proyección SocialOperativo Los coordinadores no tienen conocimiento en manejo contable y financiero. No se prevee la contratación de personal idóneo para desarrollar las actividades del convenio desde el inicio hasta la liquidación.Vencimiento de los términos de vigencia de contratos y/o convenios Posibles sanciones por parte de los entes de control gubernamentalPSO_2Casi seguroModeradoExtremaGarantizar que todos los proyectos tengan recursos que propicien la dirección, la ejecución y liquidación del convenio. ModeradoDirectamenteDirectamenteProbableModeradoAltaReducir1)Solicitar informes periódicos a los responsables de los convenios sobre los avances y ejecución, y que reflejen la utilización oportuna de los recursos destinados al proyecto, con un tiempo oportuno para realizar las retroalimentacines necesarias.Semestral Director Técnico de Proyección Social 1) Informes de ejecución fiancieros y de actividades

2) Documento que permita contrastar el alcance de los objetivos determinados con las actividdes realizadas
Vincular un equipo de profesionales multidisciplinario para liquidación del convenio y/o contrato.No se evidencia la suficiente información financiera para la liquidación de los convenios.30 de abrilN/AN/AN/AN/AN/Aabril 3050%N/AN/A10/05/2019N/AEl Link de Convocatoria permanente para la financiación de proyectos de investigación de Maestría y Doctorado - 2019, no hay hipervinculo
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30 de agostoNo aplicaRiesgo nuevo para el procesoNo aplicaN/AN/A30 de agosto70%12/09/2019En proceso
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Incumplmiento de las metas y objetivos de la Dirección General de Proyección Social.Dirección General de Proyección SocialOperativoRotación excesiva del personal vinculado mediante contrato. Falta de creación de cargos en la mayoria de las dependencias. 1) Traumatismos en la continuidad operacional de las actividades del proceso,
2) Disminución de los estándares de calidad en el servicio prestado a partes interesadas.
PSO_3Casi seguroModeradoExtremaContratación anual del personal ModeradoDirectamenteDirectamenteProbableModeradoAltaReducirIdentificar los perfiles y experiencia del personal requerido para el desarrollo de las actividades propias de la Dirección.semestralDirector Técnico de Proyección SocialEstudio de conveniencia y oportunidadPersonal vinculado acorde con las necesidades de la dependencia Hacer seguimiento y control de la contratación oportunaContratos por menos de 6 meses.30 de abrilNo aplicaRiesgo nuevo para el procesoNo aplicaN/AN/Aabril 3040%
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30 de agostoNo aplicaRiesgo nuevo para el procesoNo aplicaN/AN/A30 de agosto
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PROYECCIÓN SOCIALAsumir el estudio permanente de los problemas del entorno y su caracterización así como la elaboración de proyectos fortaleciendo la capacidad de opinión calificada de la institución.
Mejorar la capacidad endógena de innovación y transferencia de conocimiento.
Elevar significativamente la gestión institucional en el contexto regional y nacional estableciendo relaciones de intercambio y cooperación con los actores.
Asumir el quehacer académico en función de su pertinencia en el contexto social.
Promover la difusión, la recuperación y el sentido de la identidad cultural mediante la organización de actividades y eventos pertinentes.
Uso ineficiente de los recursos aprobados desde el Consejo Institucional para el desarrollo de la Proyección SocialDirección General de Proyección SocialOperativoCarencia de inducción y capacitación del cargo a los Directores de Centro y a los docentes coordinadores de los proyectos.
Los Directivos y docentes no cumplen con el procedimiento de Educacion continuada.
1) Detrimento patrimonial
2) Mala imagen institucional
3) Desarticulación de la función misional de PS
PSO_1PosibleModeradoAltaEntrega de informes FuerteDirectamenteDirectamentePosibleModeradoMediaReducir1) Capacitación para docentes extensionistas,
2) Modificacion del formato informe de avance tecnico de ejecucuón de proyecto
3) Realizar el seguimiento financiero y de ejecución
semestralDirector Técnico de Proyección Social1) Registros de Asistencia
2) Modificacion del formato informe de avance tecnico de ejecucuón de proyecto
3) Actas de Consejo institucional de Proyección social, Informe de ejecución presupuesto
1) realizadas/capacitaciones programadas
2) Formato Informe de Avance ajustado
incremento del % de ejecución de proyectos de proyección social Informar al Consejo Institucional de Proyección Social para que determine las acciones a seguir. Informe, Acta del Consejo de Proyección Social. 30 de abril29 de abril 2019se capacitaron a los directores de centro de proyeccion social .Listado de asisitencia del 22 de enero de 2019 Listado de asistencia del 5 de abril de 2019 Listado de asistencia 10 de abril de 2019Director Técnico de Proyección Socialabril 3050%No se evidencia en el monitoreo el diligenciamiento del responsable ni porcentaje de cumplimiento
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30 de agosto1)
5/04/2019

2) 17/07/2019
1) Reunión inducción directores de centro
2) Se determino no realizar dicha modificación, con el formato existente cumple con los requerimiento para dar reporte al SNIES
3) Se presento informe en Consejo Institucional de Proyección Social
1) Lista de asistencia

2) Actas No. 07 de Consejo Institucional de Proyección Social
Director Técnico de Proyección Social30 de agosto50%Ejecutada
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