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1 | AREA X: ADMINISTRATION | |||||||||||||||||||||||||
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3 | Checklist of Data/Information, Process and Activities | Link to Supporting Documents | Link to Exhibits | |||||||||||||||||||||||
4 | ||||||||||||||||||||||||||
5 | A. | Organization | ||||||||||||||||||||||||
6 | ||||||||||||||||||||||||||
7 | A.1 | Organizational Chart of the Institution displayed at the | Click Here | |||||||||||||||||||||||
8 | Administration Office. | |||||||||||||||||||||||||
9 | A.2 | Copy of the Board Resolution approving the organizational | Click Here | |||||||||||||||||||||||
10 | structure and other relevant resolutions. | |||||||||||||||||||||||||
11 | A.3. | Functional Chart | Click Here | |||||||||||||||||||||||
12 | A.4 | Composition of the Administrative Council including its | Click Here | |||||||||||||||||||||||
13 | powers and functions. | |||||||||||||||||||||||||
14 | A.5 | Composition of the Academic Council including its powera | Click Here | |||||||||||||||||||||||
15 | and functions. | |||||||||||||||||||||||||
16 | A.6 | College/University Code | Click Here | |||||||||||||||||||||||
17 | A.7 | System of Communication flow. | Click Here | |||||||||||||||||||||||
18 | A.8 | Administrative/Operations Manual | Click Here | |||||||||||||||||||||||
19 | A.9 | Qualification Standards for Administrative Personnel. | Click Here | |||||||||||||||||||||||
20 | ||||||||||||||||||||||||||
21 | B. | Academic Administration | ||||||||||||||||||||||||
22 | ||||||||||||||||||||||||||
23 | B.1. | Educational profile and functions of the academic | Click Here | |||||||||||||||||||||||
24 | administrators. | |||||||||||||||||||||||||
25 | B.1.1. Dean/Director, and | Click Here | ||||||||||||||||||||||||
26 | B.1.2. Department Chair or his/her equivalent | Click Here | ||||||||||||||||||||||||
27 | B.2. | Evidence of participatory administration in the | Click Here | |||||||||||||||||||||||
28 | College/Institute | |||||||||||||||||||||||||
29 | B.3. | Dean's Supervisory Program | Click Here | |||||||||||||||||||||||
30 | ||||||||||||||||||||||||||
31 | C. | Student Administration | ||||||||||||||||||||||||
32 | ||||||||||||||||||||||||||
33 | C.1. | Policies and guidelines on different aspects of | Click Here | |||||||||||||||||||||||
34 | student life. | |||||||||||||||||||||||||
35 | C.2. | Evidence of students participation in planning and | Click Here | |||||||||||||||||||||||
36 | implementation of student activities. | |||||||||||||||||||||||||
37 | C.3. | Evidence of good working relationship among the | Click Here | |||||||||||||||||||||||
38 | administration, faculty, staff and students | |||||||||||||||||||||||||
39 | ||||||||||||||||||||||||||
40 | D. | Financial Management | ||||||||||||||||||||||||
41 | ||||||||||||||||||||||||||
42 | D.1. | Qualification of the Head of the FMO, including his/her | Click Here | |||||||||||||||||||||||
43 | functions. | |||||||||||||||||||||||||
44 | D.2. | Guidelines in budget preparation. | Click Here | |||||||||||||||||||||||
45 | D.3. | Evidence of participation of the academic unit in | Click Here | |||||||||||||||||||||||
46 | budget allocation. | |||||||||||||||||||||||||
47 | D.4. | Statement of budget priorities. | Click Here | |||||||||||||||||||||||
48 | D.5 | Plantilla of Administrative Personnel. | Click Here | |||||||||||||||||||||||
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50 | E. | Supply Management | ||||||||||||||||||||||||
51 | ||||||||||||||||||||||||||
52 | E.1. | Composition of the Supply Management Office, | Click Here | |||||||||||||||||||||||
53 | including their qualifications, functions and responsibilities. | |||||||||||||||||||||||||
54 | E.2. | Description of the system of supply management. | Click Here | |||||||||||||||||||||||
55 | E.3. | Composition and functions of the Bids and Awards | Click Here | |||||||||||||||||||||||
56 | Committee. | |||||||||||||||||||||||||
57 | E.4. | Evidence of compliance to RA 9184 (Procurement of | Click Here | |||||||||||||||||||||||
58 | equipment, supplies and materials). | |||||||||||||||||||||||||
59 | E.5. | File copies of annual inventories of serviceable and | Click Here | |||||||||||||||||||||||
60 | non-serveiceable equipment. | |||||||||||||||||||||||||
61 | ||||||||||||||||||||||||||
62 | F. | Records Management | ||||||||||||||||||||||||
63 | ||||||||||||||||||||||||||
64 | F.1. | Composition of the Records Mangement Office, their | Click Here | |||||||||||||||||||||||
65 | qualification and functions. | |||||||||||||||||||||||||
66 | F.2. | Description of the records management in the institution. | Click Here | |||||||||||||||||||||||
67 | F.3. | Description of the system of maintaining of the | Click Here | |||||||||||||||||||||||
68 | confidentiality and security of official records. | |||||||||||||||||||||||||
69 | F.4. | Updated records/files identified under Administration. | Click Here | |||||||||||||||||||||||
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71 | G. | Institutional Planning and Development | ||||||||||||||||||||||||
72 | ||||||||||||||||||||||||||
73 | G.1. | Composition of the Planning Unit, including their functions | Click Here | |||||||||||||||||||||||
74 | G.2. | Copy of the Development Plan, long term and short term. | Click Here | |||||||||||||||||||||||
75 | G.3. | Evidence of participatory financial management. | Click Here | |||||||||||||||||||||||
76 | G.4. | Description of inter-office sharing of resources | Click Here | |||||||||||||||||||||||
77 | (facilities and equipment). | |||||||||||||||||||||||||
78 | G.5. | Copy of the Personnel Performance Evaluation instrument. | Click Here | |||||||||||||||||||||||
79 | G.6. | Evidence on the use of the Personnel Evaluation results to | Click Here | |||||||||||||||||||||||
80 | improve performance and delivery of services. | |||||||||||||||||||||||||
81 | G.7. | Annual Reports | Click Here | |||||||||||||||||||||||
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