1 | consolidacion de información ITG | Consolidado Aseguramiento de la Calidad | Consolidado Atencion de Tutelas | Consolidado Defensa Judicial | Consolidado PNC | Consolidado Evaluacion Planes Operativos | Consolidado Atención al Usuario | Consolidado Rendicion de Cuentas y construccion del Blance Ges | Consolidado Auditorias Integrales | Consolidado Admon Riesgo | Consolidado NAcional | Consolidado NAcional | |||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
2 | 1. Percepción de calidad | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
3 | 1.1. Análisis situacional anterior | Tipo de situación | Del periodo anterior no quedaron acciones pendientes de seguimiento derivadas del PQRS o de otras funetes de información a verificar en este trimestre, razón por la cual este punto no aplica en este trimestre | Durante el trimestre anterior, no se presentaron reincidencias, recurrencias o retroalimentaciones desde otras fuentes de información. | Respecto al ITG anterior, no se presentaron recurrenciancias, reincidencias o retroalimentaciones que determinaran la toma de decisiones | Del trimestre (JULIO - SEPTIEMBRE) no quedaron acciones pendientes de seguimiento derivadas del PQRS o de otras funetes de información a verificar en este periodo, razón por la cual este punto no aplica en este trimestre | Del trimestre (julio - septiembre) no se reportan cciones pendientes de seguimiento derivadas del PQRS o de otras funetes de información a verificar en este periodo, razón por la cual este punto no aplica en este trimestre | Análisis de situaciones por las diferentes unidades que recibieron PQRS relacionadas con el tema de atención brindada por el funcionario. | Del trimestre (julio - septiembre ) no quedaron acciones pendientes de seguimiento derivadas del PQRS o de otras funetes de información a verificar en este periodo, razón por la cual este punto no aplica en este trimestre | Teniendo en cuenta los respectivos ITGs anteriores y con relación al procedimiento de “Auditorías Integrales”, al cierre del 4° Trimestre de 2015 no se reportó recurrencias (en PQRS relacionadas), ni reincidencias, ni realimentaciones desde otras fuentes de información, así mismo se considera pertinente aclarar que no se presentaron PQRS relacionadas ni con el mencionado procedimiento ni con las funciones que desde el punto de vista de las normas externas e internas corresponden a la Oficina de Control Interno; y por consiguiente no aplica diligenciamiento de información para esta sección. | Con respecto al presente punto, teniendo en cuenta los respectivos ITGs anteriores y con relación al procedimiento de “Administración del Riesgo”, al cierre del 4° Trimestre de 2015 no se reportaron recurrencias (en PQRS relacionadas), ni reincidencias, ni realimentaciones desde otras fuentes de información, así mismo se considera pertinente aclarar que no se presentaron PQRS relacionadas ni con dicho procedimiento ni con las funciones que desde el punto de vista de las normas externas e internas corresponden a la Oficina de Control Interno; y por consiguiente no aplica diligenciamiento de información para esta sección. | Del trimestre aterior no quedaron acciones pendientes de seguimiento derivadas del PQRS o de otras funetes de información a verificar en este periodo, razón por la cual este punto no aplica en este trimestre | Del trimestre (abril junio) no quedaron acciones pendientes de seguimiento derivadas del PQRS o de otras funetes de información a verificar en este periodo, razón por la cual este punto no aplica en este trimestre | ||||||||||||||||||||||
7 | 1.2 Sistema de atención al usuario | Tipo de situación | PARA EL PERIODO ANALIZADO, SEGUN LA METODOLOGÍA ESTABLECIDA EL PROCEDIMIEINTO NO PRESENTA PQRS PARA ANALIZAR | Para el periodo en estudio, según la metodología establecida, el procedimiento no presenta PQRS para analizar. | Según el reporte presentado por la GCMU, no se presentaron PQRS asociadas al procedimiento de atención de tutelas. | Durante el periodo Octubre - Noviembre de 2015, no se presentaron PQRS relacionadas con este procedimiento, razon por la cual este punto no aplica para este periodo. | PARA EL PERIODO ANALIZADO, SEGUN LA METODOLOGÍA ESTABLECIDA EL PROCEDIMEINTO NO PRESENTA PQRS PARA ANALIZAR | Durante el periodo Octubre - Noviembre de 2015, no se presentaron PQRS relacionadas con este procedimiento, razon por la cual este punto no aplica para este periodo. | PARA EL PERIODO ANALIZADO, SEGUN LA METODOLOGÍA ESTABLECIDA EL PROCEDIMEINTO NO PRESENTA PQRS PARA ANALIZAR | Con respecto al procedimiento de “Auditorías Integrales” en la vigencia 2015, no se reportó dentro del 4° Trimestre de 2015 recurrencias o reincidencias; así mismo se considera pertinente aclarar que no se presentó PQRS relacionadas; y por consiguiente no se registra información alguna relacionada en el presente ítem. | Con respecto al presente punto, y con relación al procedimiento de “Administración del Riesgo” no se reportó dentro del 4° Trimestre de 2015 recurrencias o reincidencias; así mismo se considera pertinente aclarar que no se presentó PQRS relacionadas; y por consiguiente no se registra en esta sección información alguna relacionada. | Durante el periodo Octubre - Noviembre de 2015, no se presentaron PQRS relacionadas con este proceso, razón por la cual este punto no aplica para este periodo. | Recurrencia | ||||||||||||||||||||||
8 | Tema | N. A. | N/A | N/A | NA | N. A. | NA | N. A. | N. A. | N. A. | N/A | Atención Brindada por el funcionario | |||||||||||||||||||||||
9 | Análisis de la situación | N. A. | N/A | N/A | NA | N. A. | NA | N. A. | N. A. | N. A. | N/A | se registraron en: REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO 14 DIRECCIÓN DE CENTRO 4 VICERRECTORÍA ACADÉMICA Y DE INVESTIGACIÓN 3 | |||||||||||||||||||||||
10 | ¿La situación está controlada? | N. A. | N/A | N/A | NA | N. A. | NA | N. A. | N. A. | N. A. | N/A | ||||||||||||||||||||||||
11 | En caso de no estar controlada: acción a emprender | N. A. | N/A | N/A | NA | N. A. | servicio de llamadas atendidas desde el Contact center | N. A. | N. A. | N. A. | N/A | ||||||||||||||||||||||||
12 | 1.3 Realimentación desde otras fuentes de información | Fuente de información | Comite Técnico de Gestión integral y MECI | No hay retroalimentación de otras fuentes durante el periodo de octubre a diciembre de 2015 | No existe retroalimentación de otras fuentes | Auditoria Externa | servicio de llamadas atendidas desde el Contact center | No se registra información de otras fuentes este trimestre para el procedimiento | En cuanto al procedimiento de “Auditorías Integrales”, procedimiento bajo liderazgo de la OCONT, no se reportó PQRS asociadas desde otras fuentes en lo que se refiere al corte correspondiente al 4° trimestre de 2015. | Con respecto al presente punto y con relación al procedimiento de “Administración del Riesgo”, no se reportó PQRS asociadas desde otras fuentes en lo que se refiere al corte correspondiente al 4° trimestre de 2015. | 1. LLamadas atendidas desde el Contact Center 2. Auditoría Externa Producto No Conforme 3. Comite Técnico de Gestión Integral | ||||||||||||||||||||||||
13 | Situación o asunto | El 10 de Noviembre se realizó el segundo comite técnico de gestión integral y MECI, en donde se reviso y evaluó por parte de la alta dirección los aspectos mas relevantes de cada uno de los componentes del SIG, de igual forma se revisaron los compromisos del acta anterior en donde se evidenció el cumplimiento de las acciones establecidas en el PLAN DE MEJORAMIENTO PLAN-GCMU-336. En primera instancia se establecio la revision de los siguientes puntos: COMPONENTE DE GESTIÓN DE CALIDAD Gerencia de calidad y mejoramiento Universitario Resultados de Auditoria externa recertificación. Resultados Auditorías Internas Integrales. (Líder de OCONT) Valoración del cambio de nombre de los procesos Gestión de la Investigación y del Conocimiento, Gestión de la Información (Líderes de procedimiento de los procesos). Avances en la estructura de evaluación, medición y seguimiento de los procesos. Revisión y seguimiento de PQRS pendientes que superan los tiempos establecidos por la UNAD. COMPONENTE DE GESTIÓN AMBIENTAL Gerencia de calidad y mejoramiento Universitario Desempeño ambiental de la universidad. Cumplimiento de requisitos legales ambientales. Resultados auditoría interna. Resultados de auditoria externa ISO 14001:2004 Propuestas para la mejora. COMPONENTE DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (Gerencia de Talento Humano Desempeño de seguridad y salud en el trabajo de la universidad. Cumplimiento de requisitos legales de seguridad y salud en el trabajo. Resultados auditoría interna OHSAS 18001:2007 Resultados de auditoria externa OHSAS 18001:2007 Propuestas para la mejora. COMPONENTE DE GESTION DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y COMPONENTE DE SERVICIOS DE INNOVACIÓN TECNOLÓGICA Gerencia de Innovación y Desarrollo Tecnológico (20 min) Desempeño de Gestión de seguridad de la información y servicios de infraestructura tecnológica de la universidad. Cumplimiento de requisitos legales. Avances en la implementación. | N/A | N/A | Durante la auditoria externa realizada al proceso ciclo de vida del estudiante, se pudo evidenciar que no hay una identificación del producto no conforme; sin embargo si se esta tratando y gestionando, lo anterior se soporta que llegó una queja del estudiante por no tener en cuenta todas las materias para su homologación. Acuerdo 034 reemplazado por el 188 del 31 de julio de 2015; sin embargo, este no está identificado como producto no conforme. Lo anterior incumple lo establecido en el numeral 8.3 de las normas ISO 9001:2008 y NTCGP1000:2009 que dice: ” El producto que no sea conforme con los requisitos del producto, se debe identificar y controlar para prevenir su uso o entrega no intencionados”. | Desde el Contact Center durante el periodo analizado se obtuvo un nivel de servicio del 94% en octubre, 97% en Noviembre y 94% en Diciembre, desde alli se han utilizado diferentes estartegias de servicio para atender este canal en horario de lunes a viernes de 7:00 am a 7:00 pm y los sábados de 8:00 am a 2:00 pm. | N/A | N. A. | N. A. | 1.LLamadas atendidas desde el Contact Center: Desde el Contact Center durante el periodo analizado se obtuvo un nivel de servicio del 94% en octubre y del 97% en Noviembre, desde alli se han utilizado diferentes estartegias de servicio para atender este canal en horario de lunes a viernes de 7:00 am a 7:00 pm y los sábados de 8:00 am a 2:00 pm.1. En octubre ingresaron 7.116 llamadas y en noviembre 4.278 de las cuales se tratan especialmente consultas de temas relacionados con proceso de inscripción y matrícula, fechas de apertura de actividades y grados especialente, para poder brindar de esta información el Contact Center tiene establecidas plantillas las cuales son actualizadas de acuerdo al cronograma de la Universidad y trabajada con las unidades proveedoras de información, por lo tanto la Situacion esta controlada. 2. Auditoria Externa en Producto No conforme: Durante la auditoria externa realizada al proceso ciclo de vida del estudiante, se pudo evidenciar que no hay una identificación del producto no conforme; sin embargo si se esta tratando y gestionando, lo anterior se soporta que llegó una queja del estudiante por no tener en cuenta todas las materias para su homologación. Acuerdo 034 reemplazado por el 188 del 31 de julio de 2015; sin embargo, este no está identificado como producto no conforme. Lo anterior incumple lo establecido en el numeral 8.3 de las normas ISO 9001:2008 y NTCGP1000:2009 que dice: ” El producto que no sea conforme con los requisitos del producto, se debe identificar y controlar para prevenir su uso o entrega no intencionados”. a este hallazgo se le realizó anális de causas y se detectó que los productos no conformes, no se están reportando de acuerdo a la metodología establecida para tal fin. por lo que se formuló el plan de mejoramiento PLAN-(C-3)-382, para la evaluacion del procedimiento (P-3-4) Control y Tratamiento de Productos y Servicios No Conformes y la matriz para el reporte de productos no conformes del Sistema Integrado de Gestión de la UNAD. La situación no esta controlada por lo cual se hace seguimiento para que los líderes de los procesos de Internacionalizacion, Ciclo de Vida del Estudiante y Gestion de la Oferta Educativa aprueben la información diligenciada en la Matriz por parte de los colaboradores. 3. Comité Tecnico de Gestión Integral: "El 10 de Noviembre se realizó el segundo comite técnico de gestión integral y MECI, en donde se reviso y evaluó por parte de la alta dirección los aspectos mas relevantes de cada uno de los componentes del SIG, de igual forma se revisaron los compromisos del acta anterior en donde se evidenció el cumplimiento de las acciones establecidas en el PLAN DE MEJORAMIENTO PLAN-GCMU-336, donde una vez presentada la información de cada uno de los componentes y evaluada la situación por el comité técnico se definieron compromisos para cada uno de los Componentes del Sistema. De acuerdo a lo plantedo en el Procedieminto Aseguramiento del Sistema Integrado de Gestion. Mediante el plan de mejoramiento se controla la situación. | |||||||||||||||||||||||||
14 | Análisis de la situación | Una vez presentada la información de cada uno de los componentes y evaluada la situación por el comité técnico se definan los siguientes compromisos. COMPONENTE GESTIÓN DE LA CALIDAD 1. Cambiar el nombre de los procesos de gestión de la información y gestión de programas académicos y de formación (GCMU) 2. Cambiar el objetivo y nombre del Proceso de Investigación (GCMU) 3. Realizar la actualización documental de los procesos que fueron ajustados en el comité. (GCMU) 4. Ajustar la descripción del procedimiento Articulación Académica de Programas del Proceso misional Internacionalización. (VIREL). 5. Revisar y actualizar las matrices de Riesgos en conjunto con los procesos y unidades (OCONT). COMPONENTE DE GESTIÓN AMBIENTAL 1. Valorar por parte de Secretaria general los decretos de deducción de impuestos cuando se cumpla el 100% de los requisitos legales asociados al componente de gestión Ambiental en la sede Nacional JCM, para conocer la viabilidad desde el punto de vista jurídico (SGRAL – GCMU) 2. Realizar las mesas de trabajo con infraestructura física para evaluar la viabilidad y como se podrían ejecutar las recomendaciones sobre el cambio de luminarias LED, uso de energías alternativas e implementación de sistemas de reúso o aprovechamiento de agua. (IMFISICO – GCMU) COMPONENTE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 1. Realizar la última capacitación pendiente con los brigadistas. (GTHUM) 2. Aplicar la encuesta de riesgo psicosocial a la comunidad Unadista. (GTHUM) 3. Implementar acciones locativas en infraestructura física – cancha, parqueadero, puestos de trabajo de contact center. (GTHUM - GAF) 4. Dotar a los funcionarios de elementos ergonómicos según el diagnóstico de los puestos de trabajo. (GTHUM) COMPONENTE DE GESTIÓN DE SERVICIOS DE INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA 1. Actualizar la resolución 2945 de 2009 de infraestructura tecnológica. (GIDT) 2. Actualizar y estandarizar los procedimientos del componente. (GIDT) 3. Actualizar las mediciones e indicadores del componente asociados en los procesos del SIG. (GIDT) 4. Adoptar la Ley 1581 de 2012 para dar cumplimiento a la ley de protección de datos. (SGRAL) (5699-SGRALPLAN-(C-1)-384.Expedir acto administrativo en el que se adopte la ley estatutaria protección de datos 1581 de 2012. COMPONENTE DE GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN 1. Actualizar y estandarizar los procedimientos del componente. (GIDT) 2. Adoptar la Ley 1581 de 2012 para dar cumplimiento a la ley de protección de datos. (SGRAL) (5699-SGRALPLAN-(C-1)-384.Expedir acto administrativo en el que se adopte la ley estatutaria protección de datos 1581 de 2012. 3. Actualizar las mediciones e indicadores del componente asociados en los procesos del SIG. (GIDT) 4. Socializar en un espacio con los Directivos las medidas tomadas para el control de la información Institucional manejada en los dispositivos móviles frente a la posible pérdida de los mismos. (GIDT) | N/A | N/A | De acuerdo al análisis de causas realizado, se detectó que los productos no conformes, no se están reportando de acuerdo a la metodología establecida para tal fin. por lo que se formuló el plan de mejoramiento PLAN-(C-3)-382, para la evaluacion del procedimiento (P-3-4) Control y Tratamiento de Productos y Servicios No Conformes y la matriz para el reporte de productos no conformes del Sistema Integrado de Gestión de la UNAD. | En octubre ingresaron 7.116 llamadas, en noviembre 4.278 y en diciembre 8.173 de las cuales se tratan especialmente consultas de temas relacionados con proceso de inscripción y matrícula, fechas de apertura de actividades y grados especialente, para poder brindar de esta información el Contact Center tiene establecidas plantillas las cuales son actualizadas de acuerdo al cronograma de la Universidad y trabajada con las unidades proveedoras de información | N/A | N. A. | N. A. | CON LAS CAPACITACIONES SE MEJORO EL TIEMPO ?? | |||||||||||||||||||||||||
15 | ¿La situación está controlada? | si , se documento en el PLAN DE MEJORAMIENTO PLAN-(C-3)-391 | N/A | N/A | NO | si | N/A | N. A. | N. A. | ||||||||||||||||||||||||||
16 | En caso de no estar controlada: acción a emprender | A la fecha solamente la acción 5441 se encuentra pendiente de cierre debido a: Según las evidencias suministradas y la información de la LEG de Gestión de la Oferta Académica, no se incluyó evidencias de la socialización del procedimiento, por lo cual, no se dió cierre efectivo de la acción. | N/A | N/A | Se hace seguimiento para que los líderes de los procesos de Internacionalizacion, Ciclo de Vida del Estudiante y Gestion de la Oferta Educativa aprueben la información diligenciada en la Matriz por parte de los colaboradores. | N/A | N/A | N. A. | N. A. | ||||||||||||||||||||||||||
17 | 2. Desempeño del Proceso | El procedieminto no cuenta con indicacadores, porque la forma de controlar es por medio de la verificación de los productos identificadso en la matriz, la cual no se ha completado por que falta la aprobacion de algunos líderes de proceso. | Esta Informacion será reportada en matriz de indicadores y analizada en nueva metodología | Informacion reportada en el nueva metodología implementada en 2° semestre 2015. | Informacion reportada en el nueva metodología implementada en 2° semestre 2015. | LA INFORMACION CORRESPONDIENTE AL PROCESO ESTA REPORTADA EN LA MATRIZ que administra la GCMU la cual se ACCEDE por el siguiente link: https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/d/14eGt7pYXwAxC8m3gVYf0oLfdwzQ17SgfZGoftpxYhes/pubhtml?gid=2060642640&gid=183283413# | |||||||||||||||||||||||||||||
28 | 2.2 Aspectos a destacar en el desempeño b) | Aspecto relacionado | De acuerdo a los resultados de auditorías externas se recibió una No conformidad menor (ncm) Fecha de detección: 14/10/2015 Descripción: Al entrevistar a los trabajadores se evidencio que desconocen los resultados de la revisión por la dirección del mes de mayo, a pesar de que la organización divulgo los resultados por medio de boletines. se evidencio que a los trabajadores no se les ha comunicado la investigación del accidente presentado. | No hay proyectos a descatar dentro de este procedimiento | N/A | Durante el trimestre actual no se presentaron aspectos a destacar por medio de alguna medición. | Se da inicio a la realización del Balance Individual de Gestión el 15 de Noviembre de 2015. En total 251 personas de planta administativa deben diligenciar el balance y a la fecha de cierre que fue el 30 de Noviembre de 2015 se contó con 248 balances terminados, donde los tres balances faltantes correspondes a Licencias reportadas. y posterior a eso los jefes de oficina realizaron la valoración a los funcionarios de planta administrativa. El 14 de diciembre se realizó en el salón de consejos de la Sede Nacional la rendición de cuentas interna ante el Rector de la UNAD, donde se indicó de forma autocritica los logros y las acciones a tomar para aquellos que no se alcanzaron en la vigencia para cada uno de los ejes temáticos que son: 1. Gestión Formativa 2. Gestión Estudiantil y Egresados 3. Gestión Investigativa 4. Gestión Social Comunitaria 5. Gestión Internacional 6. Gestión Tecnopedagógica 7. Gestión para la Calidad y el Mejoramiento Organizacional 8. Eficiencia en la Gestión el Link de grabacion de la rendicion de cuentas interna es: http://conferencia2.unad.edu.co/p44iu855k92/ | El procedimiento "Auditorías Integrales": matriz de indicadores y nueva metodología de análisis 2015. | N. A. | Se realizó el Balance Individual de Gestión el 15 de Noviembre de 2015. En total 251 personas de planta administativa deben diligenciar el balance y a la fecha de cierre que fue el 30 de Noviembre de 2015 se contó con 248 balances terminados, donde los tres balances faltantes correspondes a Licencias reportadas. y posterior a eso los jefes de oficina realizaron la valoración a los funcionarios de planta administrativa. El 14 de diciembre se realizó en el salón de consejos de la Sede Nacional la rendición de cuentas interna ante el Rector de la UNAD, donde se indicó de forma autocritica los logros y las acciones a tomar para aquellos que no se alcanzaron en la vigencia para cada uno de los ejes temáticos que son: 1. Gestión Formativa, 2. Gestión Estudiantil y Egresados, 3. Gestión Investigativa, 4. Gestión Social Comunitaria, 5. Gestión Internacional, 6. Gestión Tecnopedagógica, 7. Gestión para la Calidad y el Mejoramiento Organizacional, 8. Eficiencia en la Gestión el Link de grabacion de la rendicion de cuentas interna es: http://conferencia2.unad.edu.co/p44iu855k92/ Por otra parte de acuerdo a los resultados de auditorías externas se recibió una No conformidad menor (ncm) Fecha de detección: 14/10/2015 Descripción: Al entrevistar a los trabajadores se evidencio que desconocen los resultados de la revisión por la dirección del mes de mayo, a pesar de que la organización divulgo los resultados por medio de boletines. se evidencio que a los trabajadores no se les ha comunicado la investigación del accidente presentado. | Dada la importancia que se tiene en determinar las fichas de los productos se programarán reuniones con los LEG, y líderes de proceso, para determinar la creacion de la fichas de los procesos. | ||||||||||||||||||||||||
29 | Decisiones tomadas o acciones a emprender | Se formuló el plan de mejoramiento 385 donde se asignaron las acciones: 5714: Verificar la usabilidad de las herramientas de reporte de incidentes, condiciones y actos inseguros Producto Final: Informe de usabilidad y acciones de mejora 5715: Descripción: Actualizar y socializar el Formato F-4-9-1 FORMATO DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA, contemplando el mantenimiento de Muebles y enseres. Producto Final: Formato actualizado y socializado F-4-9-1 FORMATO DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE MANTENIMIENTO DE LA Descripción: Actualizar la estrategia de socialización y apropiación de reporte de actos y condiciones inseguras y de los resultados de la revisión por la dirección. Producto Final: Estrategia de socialización y apropiación de reporte de actos y condiciones inseguras y de los resultados de la revisión por la dirección. 5717 Descripción: Actualizar e implementar la estrategia de socialización y apropiación de reporte de actos y condiciones inseguras. Producto Final: Estrategia implementada de socialización y apropiación de reporte de actos y condioones inseguras 5718 Descripción: Actualizar e implementar la estrategia de socialización de los resultados de la revisión por la dirección. Producto Final: estrtaegia de socializacion implementada | N/A | N/A | No aplica | N/A | N. A. | N. A. | Se formuló el plan de mejoramiento 385 donde se asignaron las acciones: 5714: Verificar la usabilidad de las herramientas de reporte de incidentes, condiciones y actos inseguros Producto Final: Informe de usabilidad y acciones de mejora 5715: Descripción: Actualizar y socializar el Formato F-4-9-1 FORMATO DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA, contemplando el mantenimiento de Muebles y enseres. Producto Final: Formato actualizado y socializado F-4-9-1 FORMATO DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE MANTENIMIENTO DE LA 5716 Descripción: Actualizar la estrategia de socialización y apropiación de reporte de actos y condiciones inseguras y de los resultados de la revisión por la dirección. Producto Final: Estrategia de socialización y apropiación de reporte de actos y condiciones inseguras y de los resultados de la revisión por la dirección. 5717 Descripción: Actualizar e implementar la estrategia de socialización y apropiación de reporte de actos y condiciones inseguras. Producto Final: Estrategia implementada de socialización y apropiación de reporte de actos y condioones inseguras 5718 Descripción: Actualizar e implementar la estrategia de socialización de los resultados de la revisión por la dirección. Producto Final: estrtaegia de socializacion implementada | ||||||||||||||||||||||||||
40 | 5 Gestión del riesgo en el proceso | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
41 | Gestión del riesgo en el proceso | Riesgo presentado | Pese a que no hay riesgos documentados dentro de la aplicacion mapa de riesgos se identifica un riesgo puntual que es la entrega no oportuna de los informes | RIESGOS ASOCIADOS: 1. No se contesten las acciones de tutela interpuestas en contra de la UNAD 2. Que no se cumpla con la orden del juez dado en el fallo de tutela por parte de la UNAD | RIESGOS ASOCIADOS AL PREOCESO : 1. Que los Directores de Zona o CEAD no envien en termino la documentaciÓn que hace referencia a la demanda que se instaura en contra de la Universidad | No hay riesgos relacionados en la aplicación mapa de riesgos, pero se identifica como riesgo potencial el NO reporte de la totalidad de los productos no conformes generados por los procesos | Omisión del análisis de la información de percepción de calidad. | El procedimiento no presenta riesgos asociados. | No realizar las auditorias correspondientes o propias del proceso de Control Interno, en sus diferentes escenarios (Sistema de Gestión de Calidad (Sistema Integrado de Gestión), Modelo Estándar de Control Interno). | 1) No presentar los correspondientes informes (bajo responsabilidad de la Oficina de Control Interno) dentro de los términos, condiciones y espacios ya destinados para esta función de la Oficina de Control Interno. 2) No sensibilizar en mecanismos de Autocontrol y Autorregulación, concretamente en lo concerniente a Mapas de Riesgos en los procesos y zonas de la UNAD. 3) Que no haya seguimiento a los mapas de riesgo (riesgo que corresponde a las zonas). En su respectivo orden, las siguientes son las acciones descritas a continuación: | RIESGOS ASOCIADOS al Proceso : 1. No se contesten las acciones de tutela interpuestas en contra de la UNAD, para lo cual se relacionan en el sistema CIANI todas y cada una de las tutelas allegadas a la Secretaria General en el cual se consigna la informacion detallada de las tutelas. 2. Que no se cumpla con la orden del juez dado en el fallo de tutela por parte de la UNAD, por esto dentro del aplicativo CIANI, se consigna la informacion de en que va cada proceso de tutela y si se profirio fallo dentro del mismo o no, 3. Que los Directores de Zona o CEAD no envien en termino la documentación que hace referencia a la demanda que se instaura en contra de la Universidad por ello hay que consignar el tramite de demandas dentro del aplicativo litisoft y realizar acciones de Defensa Integral frente a las demandas que se llever por parte del Abogado Externo de la UNAD 4. Omisión del análisis de la información de percepción de calidad, durante el periodo del 1ro de octubre al 30 de noviembre se tuvo un tiempo promedio de asignación de 2.12 días hábiles, para realizar esta gestión se revisa el contenido de cada PQRS junto con los documentos adjuntos para los casos que amerite, para monitorear el estado de las solicitudes, se genera un reporte cada 4 días hábiles según lo estipulado en la circular informativa 260-011 - Casos reincidentes en la no atención de peticiones, quejas o reclamos +con el fin de notificar a los responsables, jefes de oficina, decanos, gerentes y vicerrectores el estado actual des las PQRS que tienen a cargo. De acuerdo al seguimiento realizado, se obtuvo un nivel de servicio del 76.6% de las PQRS atendidas dentro de los 6 días hábiles y la atención promedio se está realizando en un plazo de 10.8 días hábiles que están por debajo de los términos legales. 5. No realizar las auditorias correspondientes o propias del proceso de Control Interno, en sus diferentes escenarios (Sistema de Gestión de Calidad (Sistema Integrado de Gestión), Modelo Estándar de Control Interno). Ante lo cual, la culminación de todas las fases del ciclo de auditoría vigencia 2015, cuyos Informes Consolidados de Auditoría interna se facilitan para el procedimiento P-1-1 “Gestión de Planes de Mejoramiento del proceso” C-1 “Mejoramiento Universitario”. Consolidación de los catorce (15) informes de auditoría por proceso del SIG así: 13 por procesos del Componente SGC, más 1 del Componente CGA (Norma ISO 14001) y otro del Componente SST (Norma OHSAS 18001 y Decreto 1072 de 26-mayo-2015). Las acciones de mitigación del riesgo son adecuadas y contribuyen a la mitigación del riesgo. 6. No presentar los correspondientes informes (bajo responsabilidad de la Oficina de Control Interno) dentro de los términos, condiciones y espacios ya destinados para esta función de la Oficina de Control Interno.: Austeridad del Gasto emitido para los meses de diciembre de 2014 hasta noviembre de 2015; Informe de Gestión Contractual hasta 3er trimestre de 2015 (CGR). Avances Plan de Mejoramiento a la CGR y al MEN, Seguimiento del Plan Anti-corrupción. Presentación de los Informes Cuatrimestrales de Control Interno con calidad y oportunidad, entre otros informes externos de altísima importancia estratégica para la Universidad. Las acciones de mitigación del riesgo son adecuadas y contribuyen a la mitigación del riesgo. NIVEL DE AVANCE DE ACCIONES: 100%. 7. No sensibilizar en mecanismos de Autocontrol y Autorregulación, concretamente en lo concerniente a Mapas de Riesgos en los procesos y zonas de la UNAD.: Elaboración de Circular OCONT 230-001 (12-III-2015) con los lineamientos para la actualización de los Mapas de Riesgos con su respectivo envío a las zonas, dándose a conocer dichos lineamientos, sensibilizar a los responsables a nivel zonal de los criterios para la administración de los riesgos vigencia 2015. Se realizó una Web conference en Abril con los Centros de las zonas (no solo se sensibilizó en Mapas de Riesgo y la Circular 230-001 y se capacitó en la Aplicación sino que se socializó el Procedimiento de Auditorías Integrales) y una Web conference en fecha del 06 de agosto de 2015 que así mismo fue destinada a los centros zonales. También se han realizado acompañamientos personalizados a las Unidades y Centros a nivel nacional. La OCONT sensibilizó y brindó acompañamiento y asesoría de continuo y por diferentes medios; retroalimentación a riesgos por proceso – procedimiento para centros zonales y unidades en Sede Nacional. Se realizó revisión, diagnóstico y retroalimentación de algunas unidades y centros. Las acciones de mitigación del riesgo son adecuadas y contribuyen a la mitigación del riesgo. NIVEL DE AVANCE DE ACCIONES: 100%. 8. Que no haya seguimiento a los mapas de riesgo (riesgo que corresponde a las zonas). En su respectivo orden, las siguientes son las acciones descritas a continuación: Se realizó de manera ininterrumpida a lo largo de 2015 los seguimientos trimestrales en los Mapas de Riesgos, incluso de manera articulada con los centros de las zonas del país. Se acude a los distintos canales y flujos de comunicación en aras de facilitar estos seguimientos oportunos. Realización de reuniones personalizadas con las diferentes Unidades y zonas. Las acciones de mitigación del riesgo son adecuadas y contribuyen a la mitigación del riesgo. NIVEL DE AVANCE DE ACCIONES: 100%." | RIESGOS ASOCIADOS: 1. No presentar los correspondientes informes (bajo responsabilidad de la Oficina de Control Interno) dentro de los términos, condiciones y espacios ya destinados para esta función de la Oficina de Control Interno. 2. No sensibilizar en mecanismos de Autocontrol y Autorregulación, concretamente en lo concerniente a Mapas de Riesgos en los procesos y zonas de la UNAD. 3. Que no haya seguimiento a los mapas de riesgo (riesgo que corresponde a las zonas). 4. Omisión del análisis de la información de percepción de calidad. 5. No se contesten las acciones de tutela interpuestas en contra de la UNAD 6. Que no se cumpla con la orden del juez dado en el fallo de tutela por parte de la UNAD 7. Que los Directores de Zona o CEAD no envien en termino la documentaciÓn que hace referencia a la demanda que se instaura en contra de la Universidad 8. Demora en la remision de la informacion por parte de las unidades o autoridades competentes En cuando al producto no conforme, pese a que no hay riego documentado dentro de la aplicacion mapa de riesgos se identifica un riesgo puntual para el periodo y es la dificultad en la identifiacion de los requisitos de los productos y/o servicios | |||||||||||||||||||||||
42 | Acción tomada | 1. Se mantiene igual dando cumplimiento a la condición general 3.5) El último informe trimestral de gestión debe ser entregado en la segunda quincena de diciembre con fechas de corte a 15 de diciembre y como parte del cierre de vigencia del Líder Estratégico de Gestión, los 15 días restantes a la terminación de año se deben reportar en el primer ITG de la siguiente vigencia. Oct, Nov, Dic 15, con el fin de dejar documentada la gestión de la vigencia 2015, antes que el personal salga a vacaciones y asegurar que los responsables documenten las situciones y se vea reflejada la realidad de los procesos del SIG. | 1.Se relacionan en el sistema CIANI todas y cada una de las tutelas allegadas a la Secretaria General en el cual se consigna la informacion detallada de las tutelas. 2.Dentro del aplicativo CIANI, se consigna la informacion de en que va cada proceso de tutela y si se profirio fallo dentro del mismo o no. | Consignar el tramite de demandas dentro del aplicativo litisoft y realizar acciones de Defensa Integral frente a las demandas que se llever por parte del Abogado Externo de la UNAD | Una diligenciada la Matriz de Productos y Servicios del SIG, se procederá a la actualización de los formularios de reporte y la socialización del mismo, para generar la cultura del reporte y la importancia ante entes externos. | Durante el periodo del 1ro de octubre al 30 de noviembre se tuvo un tiempo promedio de asignación de 2.12 días hábiles, para realizar esta gestión se revisa el contenido de cada PQRS junto con los documentos adjuntos para los casos que amerite, para monitorear el estado de las solicitudes, se genera un reporte cada 4 días hábiles según lo estipulado en la circular informativa 260-011 - Casos reincidentes en la no atención de peticiones, quejas o reclamos +con el fin de notificar a los responsables, jefes de oficina, decanos, gerentes y vicerrectores el estado actual des las PQRS que tienen a cargo. De acuerdo al seguimiento realizado, se obtuvo un nivel de servicio del 76.6% de las PQRS atendidas dentro de los 6 días hábiles y la atención promedio se está realizando en un plazo de 10.8 días hábiles que están por debajo de los términos legales | N/A | Culminación de todas las fases del ciclo de auditoría vigencia 2015, cuyos Informes Consolidados de Auditoría interna, se facilitan para el procedimiento P-1-1 “Gestión de Planes de Mejoramiento del proceso” C-1 “Mejoramiento Universitario”. Consolidación de los catorce (15) informes de auditoría por proceso del SIG así: 13 por procesos del Componente SGC, más 1 del Componente CGA (Norma ISO 14001) y otro del Componente SST (Norma OHSAS 18001 y Decreto 1072 de 26-mayo-2015). Las acciones de mitigación del riesgo son adecuadas y contribuyen a la mitigación del riesgo. NIVEL DE AVANCE DE ACCIONES: 100%. | 1) Austeridad del Gasto emitido para los meses de diciembre de 2014 hasta noviembre de 2015; Informe de Gestión Contractual hasta 3er trimestre de 2015 (CGR). Avances Plan de Mejoramiento a la CGR y al MEN, Seguimiento del Plan Anti-corrupción. Presentación de los Informes Cuatrimestrales de Control Interno con calidad y oportunidad, entre otros informes externos de altísima importancia estratégica para la Universidad. Las acciones de mitigación del riesgo son adecuadas y contribuyen a la mitigación del riesgo. NIVEL DE AVANCE DE ACCIONES: 100%. 2) Elaboración de Circular OCONT 230-001 (12-III-2015) con los lineamientos para la actualización de los Mapas de Riesgos con su respectivo envío a las zonas, dándose a conocer dichos lineamientos, sensibilizar a los responsables a nivel zonal de los criterios para la administración de los riesgos vigencia 2015. Se realizó una Web conference en Abril con los Centros de las zonas (no solo se sensibilizó en Mapas de Riesgo y la Circular 230-001 y se capacitó en la Aplicación sino que se socializó el Procedimiento de Auditorías Integrales) y una Web conference en fecha del 06 de agosto de 2015 que así mismo fue destinada a los centros zonales. También se han realizado acompañamientos personalizados a las Unidades y Centros a nivel nacional. La OCONT sensibilizó y brindó acompañamiento y asesoría de continuo y por diferentes medios; retroalimentación a riesgos por proceso – procedimiento para centros zonales y unidades en Sede Nacional. Se realizó revisión, diagnóstico y retroalimentación de algunas unidades y centros. Las acciones de mitigación del riesgo son adecuadas y contribuyen a la mitigación del riesgo. NIVEL DE AVANCE DE ACCIONES: 100%. 3) Se realizó de manera ininterrumpida a lo largo de 2015 los seguimientos trimestrales en los Mapas de Riesgos, incluso de manera articulada con los centros de las zonas del país. Se acude a los distintos canales y flujos de comunicación en aras de facilitar estos seguimientos oportunos. Realización de reuniones personalizadas con las diferentes Unidades y zonas. Las acciones de mitigación del riesgo son adecuadas y contribuyen a la mitigación del riesgo. NIVEL DE AVANCE DE ACCIONES: 100%. | ||||||||||||||||||||||||||
43 | 6 Cambios al proceso | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
44 | Cambios al proceso | Cambio implementado | Se ajustaron los ITG en cuanto que se suprimen los capitulos 2 correspondiente a Indicadores se esta reportando y analizando a través de la nueva herramienta dispuesta para tal fin, https://docs.google.com/spreadsheets/d/1VGlphULI_a1n38zsfcguRTWuEuYZY4yGaIQT0kpVTZU/edit#gid=499233152 y el Capítulo 4, Estado de las acciones correctivas y preventivas El reporte y análisis del estado de la acciones se documenta en la matriz administrada desde la GCMU llamada ""Documentación estado acciones vencidas y No iniciadas, que se se envia unicamente a aquellos procesos que tienen acciones pendientes. Esta matriz es administrada desde la GCMU. " | El registro de la información en el aplicativo Litisoft, se ha realizado inmediantamente se notifican las acciones de tutela en la Secretaría General, con el fin de qe los tiempos sean controlados. | El registro de la información en el aplicativo Litisoft, se ha realizado inmediantamente se notifican las acciones de tutela en la Secretaría General, con el fin de qe los tiempos sean controlados. | Procedimeinto fue estandarizado el 11 de noviembre de 2015 y la matriz de productos y servicios del SIG ya se encuentra diligenciada en su totalidad aunque para el proceso de Ciclo de Vida del estudainte la falta la confirmacion de la Dra. Cosntanza Abadía, en el proceso Ciclo de Vida des Estudiante falta la aprobacion de la Dra constanza Abadía y para el proceso de Internacionalizacion el Lider solicito ajustes ya que no esta de acuerdo con los productos planteados por parte de la colaboradora y solicio la revisión por medio de correo enviado a la GCMU el 14 de Diciembre de 2015 | De acuerdo a las solicitudes enviadas por la LEG de Ciclo de Vida del Estudiante se han realizado los cambios de temas solicitados. En conjunto con Secretaría General se realizó seguimiento a las situaciones que no se han atendido en un plazo mayor a los 6 días hábiles, de acuerdo al tipo de vinculación fueron reportados a la oficina de Control Interno Disciplinario y a los interventores de los respectivos contratos. | Se realiza la actualización al procedimiento el 13 de Noviembre de 2015 dejando el balance de gestion a los funcionarios de planta administrativa unicamente, teniendo en cuenta que el ejercicio de Evaluacion Docente no se realiza en simultaneo ni contemplan las mismas etapas, de esta forma la Vicerrectoría Acadéica y de Investigación orienta y lidera el ejercicio de evaluacion docente. Se optimizó en cuanto a actividades pasando de 20 a 15 actividades. La rendicion de cuentas se realizará por ejes temáticos y no por "OP y de igual forma la herramienta para la realimentación se ajusto de forma tal que permite visualizar de las presentaciones en línea y de esta forma tambien se ajusto el formulario de realimentacion . | N. A. | N. A. | 1. Se ajustaron los ITG en cuanto que se suprimen los capitulos 2 correspondiente a Indicadores se esta reportando y analizando a través de la nueva herramienta dispuesta para tal fin, https://docs.google.com/spreadsheets/d/1VGlphULI_a1n38zsfcguRTWuEuYZY4yGaIQT0kpVTZU/edit#gid=499233152 y el Capítulo 4, Estado de las acciones correctivas y preventivas El reporte y análisis del estado de la acciones se documenta en la matriz administrada desde la GCMU llamada ""Documentación estado acciones vencidas y No iniciadas, que se se envia unicamente a aquellos procesos que tienen acciones pendientes. Esta matriz es administrada desde la GCMU. En ATENCION A TUTELAS: El registro de la información en el aplicativo Litisoft, se ha realizado inmediantamente se notifican las acciones de tutela en la Secretaría General, con el fin de qe los tiempos sean controlados. | ||||||||||||||||||||||||
45 | Cambio proyectado | La propuesta para implementar desde el 2016 primer corte es: Los temas de ITG como PRQ, Indicadores, PNC, estado acciones, riesgos se documentan en cada herramienta de acuerdo a quien le aplique y a la frecuencia de las mismas 2. El ITG pasará a ser IGP PROPUESTA Nombre: Informe de Gestión de Proceso – IGP (cada 4 meses) • (Dic 16)-Ene-Feb-mar-abr • May-Jun-jul-ago • Sep-oct-nov-dic 15 3. El IGP será personalizado, cada proceso define la estructura (ejecutiva) y los temas propios a su gestión que son relevantes para el seguimiento de la misma. LA GCMU hará sugerencias para que contemple acciones tomadas, acciones a tomar y seguimiento de un informe a otro, cambios procedimentales implementados y proyectados. 4. el Reporte de aseguramiento de la calidad (semestral), respondiendo a los nuevos periodos de reporte del IGP. Por otra parte el ITG pasa a Cuatrimestral, teniendo en cuenta la particularidad del SIG y la gestión de cada uno de los procesos según las necesidades, lo construye la GCMU y consolida los capítulos que son trasversales es decir los que tenía el anterior ITG (PQRS, Indicadores, estado acciones SSAM, Riesgos, PNC, auditorias, cambios a procesos) reflejando el comportamiento institucional. Adicional este informe se incluye una sección que liste cada uno de los procesos con hipervínculo a cada IGP. | No se tiene ningun cambio proyectado | No se tiene ningun cambio proyectado | Gestión de la Oferta educativa pendiente por revisión de los nuevos procedimientos a estandarizar para definr los PNC asociados a la gestión del proceso. | Durante este trimestre no se contempla realizar cambios adicionales en el procedimiento | N. A. | N. A. | La propuesta para implementar desde el 2016 primer corte es: Los temas de ITG como PRQ, Indicadores, PNC, estado acciones, riesgos se documentan en cada herramienta de acuerdo a quien le aplique y a la frecuencia de las mismas 2. El ITG pasará a ser IGP PROPUESTA Nombre: Informe de Gestión de Proceso – IGP (cada 4 meses) • (Dic 16)-Ene-Feb-mar-abr • May-Jun-jul-ago • Sep-oct-nov-dic 15 3. El IGP será personalizado, cada proceso define la estructura (ejecutiva) y los temas propios a su gestión que son relevantes para el seguimiento de la misma. LA GCMU hará sugerencias para que contemple acciones tomadas, acciones a tomar y seguimiento de un informe a otro, cambios procedimentales implementados y proyectados. 4. el Reporte de aseguramiento de la calidad (semestral), respondiendo a los nuevos periodos de reporte del IGP. Por otra parte el ITG pasa a Cuatrimestral, teniendo en cuenta la particularidad del SIG y la gestión de cada uno de los procesos según las necesidades, lo construye la GCMU y consolida los capítulos que son trasversales es decir los que tenía el anterior ITG (PQRS, Indicadores, estado acciones SSAM, Riesgos, PNC, auditorias, cambios a procesos) reflejando el comportamiento institucional. Adicional este informe se incluye una sección que liste cada uno de los procesos con hipervínculo a cada IGP. |
1 | Consolidado Nacional | Consolidado Nacional | ||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
2 | 1. Percepción de calidad | |||||||||||||||||||
3 | 1.1. Análisis situacional anterior | Tipo de situación | Del periodo anterior no quedaron acciones pendientes de seguimiento derivadas del PQRS o de otras funetes de información a verificar en este trimestre, razón por la cual este punto no aplica en este trimestre | Del trimestre (Julio Septiembre) no quedaron acciones pendientes de seguimiento derivadas del PQRS o de otras funetes de información a verificar en este trimestre, razón por la cual este punto no aplica en este trimestre | ||||||||||||||||
4 | Tema | N/A | N/A | |||||||||||||||||
5 | Acción planteada en el ITG anterior | N/A | N/A | |||||||||||||||||
6 | Detalle de avance de la acción | N/A | N/A | |||||||||||||||||
7 | 1.2 Sistema de atención al usuario | Tipo de situación | PARA EL PERIODO ANALIZADO, SEGUN LA METODOLOGÍA ESTABLECIDA EL PROCEDIMIEINTO NO PRESENTA PQRS PARA ANALIZAR | PARA EL PERIODO ANALIZADO, SEGUN LA METODOLOGÍA ESTABLECIDA EL PROCEDIMIEINTO NO PRESENTA PQRS PARA ANALIZAR | ||||||||||||||||
8 | Tema | N. A. | N. A. | |||||||||||||||||
9 | Análisis de la situación | N. A. | N. A. | |||||||||||||||||
10 | ¿La situación está controlada? | N. A. | N. A. | |||||||||||||||||
11 | En caso de no estar controlada: acción a emprender | N. A. | N. A. | |||||||||||||||||
12 | 1.3 Realimentación desde otras fuentes de información | Fuente de información | Comite Técnico de Gestión integral y MECI | DOCUMENTAR LOS RESLULTADO O LO SUCEDIDO EN EL COMITE INTEGRAL DE GESTION | ||||||||||||||||
13 | Situación o asunto | El 10 de Noviembre se realizó el segundo comite técnico de gestión integral y MECI, en donde se reviso y evaluó por parte de la alta dirección los aspectos mas relevantes de cada uno de los componentes del SIG, de igual forma se revisaron los compromisos del acta anterior en donde se evidenció el cumplimiento de las acciones establecidas en el PLAN DE MEJORAMIENTO PLAN-GCMU-336. En primera instancia se establecio la revision de los siguientes puntos: COMPONENTE DE GESTIÓN DE CALIDAD Gerencia de calidad y mejoramiento Universitario Resultados de Auditoria externa recertificación. Resultados Auditorías Internas Integrales. (Líder de OCONT) Valoración del cambio de nombre de los procesos Gestión de la Investigación y del Conocimiento, Gestión de la Información (Líderes de procedimiento de los procesos). Avances en la estructura de evaluación, medición y seguimiento de los procesos. Revisión y seguimiento de PQRS pendientes que superan los tiempos establecidos por la UNAD. COMPONENTE DE GESTIÓN AMBIENTAL Gerencia de calidad y mejoramiento Universitario Desempeño ambiental de la universidad. Cumplimiento de requisitos legales ambientales. Resultados auditoría interna. Resultados de auditoria externa ISO 14001:2004 Propuestas para la mejora. COMPONENTE DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (Gerencia de Talento Humano Desempeño de seguridad y salud en el trabajo de la universidad. Cumplimiento de requisitos legales de seguridad y salud en el trabajo. Resultados auditoría interna OHSAS 18001:2007 Resultados de auditoria externa OHSAS 18001:2007 Propuestas para la mejora. COMPONENTE DE GESTION DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y COMPONENTE DE SERVICIOS DE INNOVACIÓN TECNOLÓGICA Gerencia de Innovación y Desarrollo Tecnológico (20 min) Desempeño de Gestión de seguridad de la información y servicios de infraestructura tecnológica de la universidad. Cumplimiento de requisitos legales. Avances en la implementación. | ||||||||||||||||||
14 | Análisis de la situación | Una vez presentada la información de cada uno de los componentes y evaluada la situación por el comité técnico se definan los siguientes compromisos. COMPONENTE GESTIÓN DE LA CALIDAD 1. Cambiar el nombre de los procesos de gestión de la información y gestión de programas académicos y de formación (GCMU) 2. Cambiar el objetivo y nombre del Proceso de Investigación (GCMU) 3. Realizar la actualización documental de los procesos que fueron ajustados en el comité. (GCMU) 4. Ajustar la descripción del procedimiento Articulación Académica de Programas del Proceso misional Internacionalización. (VIREL). 5. Revisar y actualizar las matrices de Riesgos en conjunto con los procesos y unidades (OCONT). COMPONENTE DE GESTIÓN AMBIENTAL 1. Valorar por parte de Secretaria general los decretos de deducción de impuestos cuando se cumpla el 100% de los requisitos legales asociados al componente de gestión Ambiental en la sede Nacional JCM, para conocer la viabilidad desde el punto de vista jurídico (SGRAL – GCMU) 2. Realizar las mesas de trabajo con infraestructura física para evaluar la viabilidad y como se podrían ejecutar las recomendaciones sobre el cambio de luminarias LED, uso de energías alternativas e implementación de sistemas de reúso o aprovechamiento de agua. (IMFISICO – GCMU) COMPONENTE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 1. Realizar la última capacitación pendiente con los brigadistas. (GTHUM) 2. Aplicar la encuesta de riesgo psicosocial a la comunidad Unadista. (GTHUM) 3. Implementar acciones locativas en infraestructura física – cancha, parqueadero, puestos de trabajo de contact center. (GTHUM - GAF) 4. Dotar a los funcionarios de elementos ergonómicos según el diagnóstico de los puestos de trabajo. (GTHUM) COMPONENTE DE GESTIÓN DE SERVICIOS DE INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA 1. Actualizar la resolución 2945 de 2009 de infraestructura tecnológica. (GIDT) 2. Actualizar y estandarizar los procedimientos del componente. (GIDT) 3. Actualizar las mediciones e indicadores del componente asociados en los procesos del SIG. (GIDT) 4. Adoptar la Ley 1581 de 2012 para dar cumplimiento a la ley de protección de datos. (SGRAL) (5699-SGRALPLAN-(C-1)-384.Expedir acto administrativo en el que se adopte la ley estatutaria protección de datos 1581 de 2012. COMPONENTE DE GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN 1. Actualizar y estandarizar los procedimientos del componente. (GIDT) 2. Adoptar la Ley 1581 de 2012 para dar cumplimiento a la ley de protección de datos. (SGRAL) (5699-SGRALPLAN-(C-1)-384.Expedir acto administrativo en el que se adopte la ley estatutaria protección de datos 1581 de 2012. 3. Actualizar las mediciones e indicadores del componente asociados en los procesos del SIG. (GIDT) 4. Socializar en un espacio con los Directivos las medidas tomadas para el control de la información Institucional manejada en los dispositivos móviles frente a la posible pérdida de los mismos. (GIDT) | ||||||||||||||||||
15 | ¿La situación está controlada? | si , se documento en el PLAN DE MEJORAMIENTO PLAN-(C-3)-391 | ||||||||||||||||||
16 | En caso de no estar controlada: acción a emprender | A la fecha solamente la acción 5441 se encuentra pendiente de cierre debido a: Según las evidencias suministradas y la información de la LEG de Gestión de la Oferta Académica, no se incluyó evidencias de la socialización del procedimiento, por lo cual, no se dió cierre efectivo de la acción. | ||||||||||||||||||
17 | 2. Desempeño del Proceso | |||||||||||||||||||
18 | 2.1 Análisis de indicadores a) | Indicador | Dentro del proceso de Evaluación y Control dela Gestión, el procedimiento de aseguramiento de la calidad no cuenta con indicador asociado, por lo que no hay acciones pendientes para hacer seguimiento en este periodo. | Dentro del proceso de Evaluación y Control dela Gestión, el procedimiento de aseguramiento de la calidad no cuenta con indicador asociado, por lo que no hay acciones pendientes para hacer seguimiento en este periodo. | ||||||||||||||||
19 | Acción tomada | N/A | N/A | |||||||||||||||||
20 | Descripción del avance | N/A | N/A | |||||||||||||||||
21 | 2.1 Análisis de indicadores b) | Nombre del indicador | No hay indicador definido para este procedimeinto, se controla mendiante los puntos de control establecidos en el procedimiento y através de los seguiientos realizados desde la GCMU. | No hay indicador definido para este procedimeinto, se controla mendiante los puntos de control establecidos en el procedimiento y através de los seguiientos realizados desde la GCMU. | ||||||||||||||||
22 | Tipo de comportamiento | |||||||||||||||||||
23 | Análisis del comportamiento | |||||||||||||||||||
24 | Decisiones tomadas o acciones a emprender | |||||||||||||||||||
25 | 2.2 Aspectos a destacar en el desempeño a) | Aspecto relacionado | ||||||||||||||||||
26 | Acción proyectada | |||||||||||||||||||
27 | Descripción del avance | |||||||||||||||||||
28 | 2.2 Aspectos a destacar en el desempeño b) | Aspecto relacionado | De acuerdo a los resultados de auditorías externas se recibió una No conformidad menor (ncm) Fecha de detección: 14/10/2015 Descripción: Al entrevistar a los trabajadores se evidencio que desconocen los resultados de la revisión por la dirección del mes de mayo, a pesar de que la organización divulgo los resultados por medio de boletines. se evidencio que a los trabajadores no se les ha comunicado la investigación del accidente presentado. | |||||||||||||||||
29 | Decisiones tomadas o acciones a emprender | Se formuló el plan de mejoramiento 385 donde se asignaron las acciones: 5714: Verificar la usabilidad de las herramientas de reporte de incidentes, condiciones y actos inseguros Producto Final: Informe de usabilidad y acciones de mejora 5715: Descripción: Actualizar y socializar el Formato F-4-9-1 FORMATO DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA, contemplando el mantenimiento de Muebles y enseres. Producto Final: Formato actualizado y socializado F-4-9-1 FORMATO DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE MANTENIMIENTO DE LA Descripción: Actualizar la estrategia de socialización y apropiación de reporte de actos y condiciones inseguras y de los resultados de la revisión por la dirección. Producto Final: Estrategia de socialización y apropiación de reporte de actos y condiciones inseguras y de los resultados de la revisión por la dirección. 5717 Descripción: Actualizar e implementar la estrategia de socialización y apropiación de reporte de actos y condiciones inseguras. Producto Final: Estrategia implementada de socialización y apropiación de reporte de actos y condioones inseguras 5718 Descripción: Actualizar e implementar la estrategia de socialización de los resultados de la revisión por la dirección. Producto Final: estrtaegia de socializacion implementada | ||||||||||||||||||
30 | 3 Control y aseguramiento de la calidad | ESTE PUNTO SOLO APLICA PARA LOSPROCESOS MISIONALES | ESTE PUNTO SOLO APLICA PARA LOSPROCESOS MISIONALES | |||||||||||||||||
31 | Control y aseguramiento de la calidad | Nombre del producto/servicio | Durante la vigencia Analizada (abril - junio) no se presentó ningún reporte de producto no conforme. | Durante la vigencia Analizada (abril - junio) no se presentó ningún reporte de producto no conforme. | ||||||||||||||||
32 | Total generados | N/A | N/A | |||||||||||||||||
33 | Total no conformes | N/A | N/A | |||||||||||||||||
34 | Centros donde se originaron | N/A | N/A | |||||||||||||||||
35 | Requisitos incumplidos | N/A | N/A | |||||||||||||||||
36 | Corrección | N/A | N/A | |||||||||||||||||
37 | 4 Estado de las acciones correctivas y preventivas | LA INFORMACION CORRESPONDIENTE AL PROCESO ESTA REPORTADA EN LA MATRIZ DE "Documentación estado acciones vencidas y No iniciadas al 20 de Noviembre de 2015", que administra la GCMU la cual se ACCEDE por el siguiente link: https://goo.gl/4OMjvE | https://goo.gl/4OMjvE | LA INFORMACION CORRESPONDIENTE AL PROCESO ESTA REPORTADA EN LA MATRIZ DE "Documentación estado acciones vencidas y No iniciadas al 20 de septiembre de 2015", que administra la GCMU la cual se ACCEDE por el siguiente link: https://goo.gl/HD6w6s | ||||||||||||||||
40 | 5 Gestión del riesgo en el proceso | |||||||||||||||||||
41 | Gestión del riesgo en el proceso | Riesgo presentado | Pese a que no hay riesgos documentados dentro de la aplicacion mapa de riesgos se identifica un riesgo puntual que es la entrega no oportuna de los informes | Pese a que no hay riesgos documentados dentro de la aplicacion mapa de riesgos se identifica un riesgo puntual que es la entrega no oportuna de los informes | ||||||||||||||||
42 | Acción tomada | 1. Se mantiene igual dando cumplimiento a la condición general 3.5) El último informe trimestral de gestión debe ser entregado en la segunda quincena de diciembre con fechas de corte a 15 de diciembre y como parte del cierre de vigencia del Líder Estratégico de Gestión, los 15 días restantes a la terminación de año se deben reportar en el primer ITG de la siguiente vigencia. Oct, Nov, Dic 15, con el fin de dejar documentada la gestión de la vigencia 2015, antes que el personal salga a vacaciones y asegurar que los responsables documenten las situciones y se vea reflejada la realidad de los procesos del SIG. | Se envian correos a los líderes y LEG y de igual forma se hace mediante comunicación verbal con los LEG. se controla por medio del registro de entrega y a partir de este el seguimiento que se hace mediante el Líder Estratégico de Gestión de cada uno de los procesos. | |||||||||||||||||
43 | 6 Cambios al procedimiento | |||||||||||||||||||
44 | Cambios al procedimeinto | Cambio implementado | Se ajustaron los ITG en cuanto que se suprimen los capitulos 2 correspondiente a Indicadores se esta reportando y analizando a través de la nueva herramienta dispuesta para tal fin, https://docs.google.com/spreadsheets/d/1VGlphULI_a1n38zsfcguRTWuEuYZY4yGaIQT0kpVTZU/edit#gid=499233152 y el Capítulo 4, Estado de las acciones correctivas y preventivas El reporte y análisis del estado de la acciones se documenta en la matriz administrada desde la GCMU llamada ""Documentación estado acciones vencidas y No iniciadas, que se se envia unicamente a aquellos procesos que tienen acciones pendientes. Esta matriz es administrada desde la GCMU. " | INDICAR SI SE HIZO LA IMPLEMENTACION DE : "Se tiene previsto ajustar la documentación del ITG, teniendo en cuenta que: Capitulo 2 correspondiente a Indicadores se esta reportando y analizando a través de la nueva herramienta dispuesta para tal fin, https://docs.google.com/spreadsheets/d/1VGlphULI_a1n38zsfcguRTWuEuYZY4yGaIQT0kpVTZU/edit#gid=499233152 Capítulo 4, Estado de las acciones correctivas y preventivas El reporte y análisis del estado de la acciones se documenta en la matriz administrada desde la GCMU llamada ""Documentación estado acciones vencidas y No iniciadas"", y se envia unicamente a aquellos procesos que tienen acciones pendientes. Esta matriz es administrada desde la GCMU. " | ||||||||||||||||
45 | Cambio proyectado | La propuesta para implementar desde el 2016 primer corte es: Los temas de ITG como PRQ, Indicadores, PNC, estado acciones, riesgos se documentan en cada herramienta de acuerdo a quien le aplique y a la frecuencia de las mismas 2. El ITG pasará a ser IGP PROPUESTA Nombre: Informe de Gestión de Proceso – IGP (cada 4 meses) • (Dic 16)-Ene-Feb-mar-abr • May-Jun-jul-ago • Sep-oct-nov-dic 15 3. El IGP será personalizado, cada proceso define la estructura (ejecutiva) y los temas propios a su gestión que son relevantes para el seguimiento de la misma. LA GCMU hará sugerencias para que contemple acciones tomadas, acciones a tomar y seguimiento de un informe a otro, cambios procedimentales implementados y proyectados. 4. el Reporte de aseguramiento de la calidad (semestral), respondiendo a los nuevos periodos de reporte del IGP. Por otra parte el ITG pasa a Cuatrimestral, teniendo en cuenta la particularidad del SIG y la gestión de cada uno de los procesos según las necesidades, lo construye la GCMU y consolida los capítulos que son trasversales es decir los que tenía el anterior ITG (PQRS, Indicadores, estado acciones SSAM, Riesgos, PNC, auditorias, cambios a procesos) reflejando el comportamiento institucional. Adicional este informe se incluye una sección que liste cada uno de los procesos con hipervínculo a cada IGP. | ||||||||||||||||||
46 | ||||||||||||||||||||
47 | APROBADO |
1 | eg | Consolidado Nacional | Enlaces de Consulta | Consolidado Nacional | ||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
2 | 1. Percepción de calidad | |||||||||||||||||||
3 | 1.1. Análisis situacional anterior | Tipo de situación | Análisis de situaciones por las diferentes unidades que recibieron PQRS relacionadas con el tema de atención brindada por el funcionario. | INDICAR SI, El análisis de estas situaciones en el próximo trimestre se realizará por las diferentes unidades que recibieron estas PQRS, las cuales serán notificadas por parte de la GCMU en donde deberán identificar las situaciones que presentaron algún inconformismo por parte de los usuarios (aspirantes, estudiantes y egresados) de la gestión de un servicio o un trámite el cual tiene una tipificación que está dentro de los temas que se analizan en los demás procesos. | ||||||||||||||||
4 | Tema | Atencion Brindada por el funcionario | N/A | |||||||||||||||||
5 | Acción planteada en el ITG anterior | El analisis se debe realizar por la unidad que atendio las pqrs, sobre la cual la GCMU hará seguimiento. | N/A | |||||||||||||||||
6 | Detalle de avance de la acción | Las siuaciones relacionadas con este tema fueron reportadas a las unidades para realizar el respectivo análisis, de acuerdo al tema que haya presentado alguna queja relacionada con la atención por parte del personal de la UNAD de cara a los usuarios. | N/A | |||||||||||||||||
7 | 1.2 Sistema de atención al usuario | Tipo de situación | Durante el periodo Octubre - Noviembre de 2015, no se presentaron PQRS relacionadas con este procedimiento, razon por la cual este punto no aplica para este periodo. | |||||||||||||||||
8 | Tema | NA | ||||||||||||||||||
9 | Análisis de la situación | NA | ||||||||||||||||||
10 | ¿La situación está controlada? | NA | N/A | |||||||||||||||||
11 | En caso de no estar controlada: acción a emprender | NA | N/A | |||||||||||||||||
12 | 1.3 Realimentación desde otras fuentes de información | Fuente de información | servicio de llamadas atendidas desde el Contact center | N/A | ||||||||||||||||
13 | Situación o asunto | Desde el Contact Center durante el periodo analizado se obtuvo un nivel de servicio del 94% en octubre, 97% en Noviembre y 94% en Diciembre, desde alli se han utilizado diferentes estartegias de servicio para atender este canal en horario de lunes a viernes de 7:00 am a 7:00 pm y los sábados de 8:00 am a 2:00 pm. | N/A | |||||||||||||||||
14 | Análisis de la situación | En octubre ingresaron 7.116 llamadas, en noviembre 4.278 y en diciembre 8.173 de las cuales se tratan especialmente consultas de temas relacionados con proceso de inscripción y matrícula, fechas de apertura de actividades y grados especialente, para poder brindar de esta información el Contact Center tiene establecidas plantillas las cuales son actualizadas de acuerdo al cronograma de la Universidad y trabajada con las unidades proveedoras de información | N/A | |||||||||||||||||
15 | ¿La situación está controlada? | si | N/A | |||||||||||||||||
16 | En caso de no estar controlada: acción a emprender | N/A | N/A | |||||||||||||||||
17 | 2. Desempeño del Proceso | Esta Informacion será reportada en matriz de indicadores y analizada en nueva metodología | Esta Informacion será reportada en matriz de indicadores y analizada en nueva metodología | |||||||||||||||||
31 | 4 Estado de las acciones correctivas y preventivas | El procedimiento no tiene acciones vencidas en el SSAM | LA INFORMACION CORRESPONDIENTE AL PROCESO ESTA REPORTADA EN LA MATRIZ DE "Documentación estado acciones vencidas y No iniciadas al 20 de septiembre de 2015", que administra la GCMU la cual se ACCEDE por el siguiente link: https://goo.gl/HD6w6s | |||||||||||||||||
34 | 5 Gestión del riesgo en el proceso | |||||||||||||||||||
35 | Gestión del riesgo en el proceso | Riesgo presentado | Omisión del análisis de la información de percepción de calidad. | Omisión del análisis de la información de percepción de calidad. | ||||||||||||||||
36 | Acción tomada | Durante el periodo del 1ro de octubre al 30 de noviembre se tuvo un tiempo promedio de asignación de 2.12 días hábiles, para realizar esta gestión se revisa el contenido de cada PQRS junto con los documentos adjuntos para los casos que amerite, para monitorear el estado de las solicitudes, se genera un reporte cada 4 días hábiles según lo estipulado en la circular informativa 260-011 - Casos reincidentes en la no atención de peticiones, quejas o reclamos +con el fin de notificar a los responsables, jefes de oficina, decanos, gerentes y vicerrectores el estado actual des las PQRS que tienen a cargo. De acuerdo al seguimiento realizado, se obtuvo un nivel de servicio del 76.6% de las PQRS atendidas dentro de los 6 días hábiles y la atención promedio se está realizando en un plazo de 10.8 días hábiles que están por debajo de los términos legales | ||||||||||||||||||
37 | 6 Cambios al procedimiento | |||||||||||||||||||
38 | Cambios al proceso | Cambio implementado | De acuerdo a las solicitudes enviadas por la LEG de Ciclo de Vida del Estudiante se han realizado los cambios de temas solicitados. En conjunto con Secretaría General se realizó seguimiento a las situaciones que no se han atendido en un plazo mayor a los 6 días hábiles, de acuerdo al tipo de vinculación fueron reportados a la oficina de Control Interno Disciplinario y a los interventores de los respectivos contratos. | iNDICAR SI SE HIZO LA REESTRUCTURACION QUE SE HABIA DICHO PARA LOS TEMAS RELACIONADOC CON CICLO DE VIDA DEL ESTUDIANTE DENTRO DE LA APLICACION E INDICAR LO QUE SE HIZO | ||||||||||||||||
39 | Cambio proyectado | |||||||||||||||||||
40 | ||||||||||||||||||||
41 | REVISAR OBSERVACIONES | Aprobado |
1 | Consolidado Nacional | Enlaces relacionados | Consolidado Nacional | |||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
2 | 1. Percepción de calidad | |||||||||||||||||||
3 | 1.1. Análisis situacional anterior | Tipo de situación | Del trimestre (JULIO - SEPTIEMBRE) no quedaron acciones pendientes de seguimiento derivadas del PQRS o de otras funetes de información a verificar en este periodo, razón por la cual este punto no aplica en este trimestre | Del trimestre (JULIO - SEPTIEMBRE) no quedaron acciones pendientes de seguimiento derivadas del PQRS o de otras funetes de información a verificar en este periodo, razón por la cual este punto no aplica en este trimestre | ||||||||||||||||
4 | Tema | N/A | N/A | |||||||||||||||||
5 | Acción planteada en el ITG anterior | N/A | N/A | |||||||||||||||||
6 | Detalle de avance de la acción | N/A | N/A | |||||||||||||||||
7 | 1.2 Sistema de atención al usuario | Tipo de situación | Durante el periodo Octubre - Noviembre de 2015, no se presentaron PQRS relacionadas con este procedimiento, razon por la cual este punto no aplica para este periodo. | Durante el periodo Octubre - Noviembre de 2015, no se presentaron PQRS relacionadas con este procedimiento, razon por la cual este punto no aplica para este periodo. | ||||||||||||||||
8 | Tema | NA | NA | |||||||||||||||||
9 | Análisis de la situación | NA | NA | |||||||||||||||||
10 | ¿La situación está controlada? | NA | NA | |||||||||||||||||
11 | En caso de no estar controlada: acción a emprender | NA | NA | |||||||||||||||||
12 | 1.3 Realimentación desde otras fuentes de información | Fuente de información | Auditoria Externa | |||||||||||||||||
13 | Situación o asunto | Durante la auditoria externa realizada al proceso ciclo de vida del estudiante, se pudo evidenciar que no hay una identificación del producto no conforme; sin embargo si se esta tratando y gestionando, lo anterior se soporta que llegó una queja del estudiante por no tener en cuenta todas las materias para su homologación. Acuerdo 034 reemplazado por el 188 del 31 de julio de 2015; sin embargo, este no está identificado como producto no conforme. Lo anterior incumple lo establecido en el numeral 8.3 de las normas ISO 9001:2008 y NTCGP1000:2009 que dice: ” El producto que no sea conforme con los requisitos del producto, se debe identificar y controlar para prevenir su uso o entrega no intencionados”. | ||||||||||||||||||
14 | Análisis de la situación | De acuerdo al análisis de causas realizado, se detectó que los productos no conformes, no se están reportando de acuerdo a la metodología establecida para tal fin. por lo que se formuló el plan de mejoramiento PLAN-(C-3)-382, para la evaluacion del procedimiento (P-3-4) Control y Tratamiento de Productos y Servicios No Conformes y la matriz para el reporte de productos no conformes del Sistema Integrado de Gestión de la UNAD. | ||||||||||||||||||
15 | ¿La situación está controlada? | NO | ||||||||||||||||||
16 | En caso de no estar controlada: acción a emprender | Se hace seguimiento para que los líderes de los procesos de Internacionalizacion, Ciclo de Vida del Estudiante y Gestion de la Oferta Educativa aprueben la información diligenciada en la Matriz por parte de los colaboradores. | ||||||||||||||||||
17 | 2. Desempeño del Proceso | El procedieminto no cuenta con indicacadores, porque la forma de controlar es por medio de la verificación de los productos identificadso en la matriz, la cual no se ha completado por que falta la aprobacion de algunos líderes de proceso. | Esta Informacion será reportada en matriz de indicadores y analizada en nueva metodología | |||||||||||||||||
30 | 3 Control y aseguramiento de la calidad | ESTE PUNTO SOLO APLICA PARA LOS PROCESOS MISIONALES o PRODUCTOS DE CARA AL ESTUDIANTE | ESTE PUNTO SOLO APLICA PARA LOSPROCESOS MISIONALES | |||||||||||||||||
37 | 4 Estado de las acciones correctivas y preventivas | A la fecha el procedieminto no cuenta con acciones vencidas en la aplicacion SSAM, no obtante se encuentra en aprobación el plan PLAN-(C-3)-382, que esta relacionado con "Diligenciar la Matriz de Productos y Servicios del Sistema Integrado de Gestión para los procedimientos liderados por la unidad: Gestión del componente práctico y Gestión de recursos educativos digitales." | LA INFORMACION CORRESPONDIENTE AL PROCESO ESTA REPORTADA EN LA MATRIZ DE "Documentación estado acciones vencidas y No iniciadas al 20 de septiembre de 2015", que administra la GCMU la cual se ACCEDE por el siguiente link: https://goo.gl/HD6w6s | |||||||||||||||||
40 | 5 Gestión del riesgo en el proceso | |||||||||||||||||||
41 | Gestión del riesgo en el proceso | Riesgo presentado | No hay riesgos relacionados en la aplicación mapa de riesgos, pero se identifica como riesgo potencial el NO reporte de la totalidad de los productos no conformes generados por los procesos | Indicar si la matriz ya se encuantra totalmente documentada | ||||||||||||||||
42 | Acción tomada | Una diligenciada la Matriz de Productos y Servicios del SIG, se procederá a la actualización de los formularios de reporte y la socialización del mismo, para generar la cultura del reporte y la importancia ante entes externos. | ||||||||||||||||||
43 | 6 Cambios al procedimiento | |||||||||||||||||||
44 | Cambios al proceso | Cambio implementado | Procedimeinto fue estandarizado el 11 de noviembre de 2015 y la matriz de productos y servicios del SIG ya se encuentra diligenciada en su totalidad aunque para el proceso de Ciclo de Vida del estudainte la falta la confirmacion de la Dra. Cosntanza Abadía, en el proceso Ciclo de Vida des Estudiante falta la aprobacion de la Dra constanza Abadía y para el proceso de Internacionalizacion el Lider solicito ajustes ya que no esta de acuerdo con los productos planteados por parte de la colaboradora y solicio la revisión por medio de correo enviado a la GCMU el 14 de Diciembre de 2015 | indicar si se estandarizo y se socializo Estandarizar y socializar el procedimiento de Control y tratamiento de productos y servicios no conformes | ||||||||||||||||
45 | Cambio proyectado | Gestión de la Oferta educativa pendiente por revisión de los nuevos procedimientos a estandarizar para definr los PNC asociados a la gestión del proceso. | ||||||||||||||||||
46 | ||||||||||||||||||||
47 | APROBADO |
1 | i | Consolidado Nacional | Consolidado Nacional | |||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
2 | 1. Percepción de calidad | |||||||||||||||||||
3 | 1.1. Análisis situacional anterior | Tipo de situación | Del trimestre (julio - septiembre ) no quedaron acciones pendientes de seguimiento derivadas del PQRS o de otras funetes de información a verificar en este periodo, razón por la cual este punto no aplica en este trimestre | Del trimestre (julio - septiembre ) no quedaron acciones pendientes de seguimiento derivadas del PQRS o de otras funetes de información a verificar en este periodo, razón por la cual este punto no aplica en este trimestre | ||||||||||||||||
4 | Tema | N/A | N/A | |||||||||||||||||
5 | Acción planteada en el ITG anterior | N/A | N/A | |||||||||||||||||
6 | Detalle de avance de la acción | N/A | N/A | |||||||||||||||||
7 | 1.2 Sistema de atención al usuario | Tipo de situación | PARA EL PERIODO ANALIZADO, SEGUN LA METODOLOGÍA ESTABLECIDA EL PROCEDIMEINTO NO PRESENTA PQRS PARA ANALIZAR | PARA EL PERIODO ANALIZADO, SEGUN LA METODOLOGÍA ESTABLECIDA EL PROCEDIMEINTO NO PRESENTA PQRS PARA ANALIZAR | ||||||||||||||||
8 | Tema | N. A. | N. A. | |||||||||||||||||
9 | Análisis de la situación | N. A. | N. A. | |||||||||||||||||
10 | ¿La situación está controlada? | N. A. | N. A. | |||||||||||||||||
11 | En caso de no estar controlada: acción a emprender | N. A. | N. A. | |||||||||||||||||
12 | 1.3 Realimentación desde otras fuentes de información | Fuente de información | No se registra información de otras fuentes este trimestre para el procedimiento | No se registra información de otras fuentes este trimestre para el procedimiento | ||||||||||||||||
13 | Situación o asunto | N/A | N/A | |||||||||||||||||
14 | Análisis de la situación | N/A | N/A | |||||||||||||||||
15 | ¿La situación está controlada? | N/A | N/A | |||||||||||||||||
16 | En caso de no estar controlada: acción a emprender | N/A | N/A | |||||||||||||||||
17 | 2. Desempeño del Proceso | |||||||||||||||||||
25 | 2.2 Aspectos a destacar en el desempeño a) | Aspecto relacionado | Dado que este es un evento que se realiza anual, durante el trimestre anterior no quedaron aspectos a destacar en el mismo. | Dado que este es un evento que se realiza anual, durante el trimestre anterior no quedaron aspectos a destacar en el mismo. | ||||||||||||||||
26 | Acción proyectada | N. A. | N. A. | |||||||||||||||||
27 | Descripción del avance | N. A. | N. A. | |||||||||||||||||
28 | 2.2 Aspectos a destacar en el desempeño b) | Aspecto relacionado | Se da inicio a la realización del Balance Individual de Gestión el 15 de Noviembre de 2015. En total 251 personas de planta administativa deben diligenciar el balance y a la fecha de cierre que fue el 30 de Noviembre de 2015 se contó con 248 balances terminados, donde los tres balances faltantes correspondes a Licencias reportadas. y posterior a eso los jefes de oficina realizaron la valoración a los funcionarios de planta administrativa. El 14 de diciembre se realizó en el salón de consejos de la Sede Nacional la rendición de cuentas interna ante el Rector de la UNAD, donde se indicó de forma autocritica los logros y las acciones a tomar para aquellos que no se alcanzaron en la vigencia para cada uno de los ejes temáticos que son: 1. Gestión Formativa 2. Gestión Estudiantil y Egresados 3. Gestión Investigativa 4. Gestión Social Comunitaria 5. Gestión Internacional 6. Gestión Tecnopedagógica 7. Gestión para la Calidad y el Mejoramiento Organizacional 8. Eficiencia en la Gestión el Link de grabacion de la rendicion de cuentas interna es: http://conferencia2.unad.edu.co/p44iu855k92/ | Dado que este es un evento que se realiza anual, durante el trimestre analizado no hay aspectos a destacar en el mismo. | ||||||||||||||||
29 | Decisiones tomadas o acciones a emprender | Para los 3 casos de personas que no han diligenciado el balance de Gestión Individual y que por tener la excusa, la apicación les será habilitada una vez regresen a la Universidad para que procedan a diligenciarlo | N/A | |||||||||||||||||
30 | 3 Control y aseguramiento de la calidad | ESTE PUNTO SOLO APLICA PARA LOSPROCESOS MISIONALES | ESTE PUNTO SOLO APLICA PARA LOSPROCESOS MISIONALES | |||||||||||||||||
31 | Control y aseguramiento de la calidad | Nombre del producto/servicio | ||||||||||||||||||
32 | Total generados | |||||||||||||||||||
33 | Total no conformes | |||||||||||||||||||
34 | Centros donde se originaron | |||||||||||||||||||
35 | Requisitos incumplidos | |||||||||||||||||||
36 | Corrección | |||||||||||||||||||
37 | 4 Estado de las acciones correctivas y preventivas | El procedimiento no tiene acciones correctivas o preventivas pendientes por cerrar o vencidas | LA INFORMACION CORRESPONDIENTE AL PROCESO ESTA REPORTADA EN LA MATRIZ DE "Documentación estado acciones vencidas y No iniciadas al 20 de septiembre de 2015", que administra la GCMU la cual se ACCEDE por el siguiente link: https://goo.gl/HD6w6s | |||||||||||||||||
38 | 4 . a Estado de las acciones correctivas y preventivas sin cerrar | Código de acción y Razón por la que no se ha cerrado | ||||||||||||||||||
39 | 4 . b Estado de las acciones correctivas y preventivas sin iniciar | Código de acción y razon por la q no se ha dado inicio | ||||||||||||||||||
40 | 5 Gestión del riesgo en el proceso | |||||||||||||||||||
41 | Gestión del riesgo en el proceso | Riesgo presentado | El procedimiento no presenta riesgos asociados. | El procedimiento no presenta riesgos asociados. | ||||||||||||||||
42 | Acción tomada | N/A | N/A | |||||||||||||||||
43 | 6 Cambios al proceso | |||||||||||||||||||
44 | Cambios al proceso | Cambio implementado | Se realiza la actualización al procedimiento el 13 de Noviembre de 2015 dejando el balance de gestion a los funcionarios de planta administrativa unicamente, teniendo en cuenta que el ejercicio de Evaluacion Docente no se realiza en simultaneo ni contemplan las mismas etapas, de esta forma la Vicerrectoría Acadéica y de Investigación orienta y lidera el ejercicio de evaluacion docente. Se optimizó en cuanto a actividades pasando de 20 a 15 actividades. La rendicion de cuentas se realizará por ejes temáticos y no por "OP y de igual forma la herramienta para la realimentación se ajusto de forma tal que permite visualizar de las presentaciones en línea y de esta forma tambien se ajusto el formulario de realimentacion . | indicar la actualizacion del procedieminto | ||||||||||||||||
45 | Cambio proyectado | Durante este trimestre no se contempla realizar cambios adicionales en el procedimiento | ||||||||||||||||||
46 | ||||||||||||||||||||
47 | APROBADO |
1 | consolidacion de información ITG | Consolidado Nacional | Consolidado Nacional | |||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
2 | 1. Percepción de calidad | |||||||||||||||||||
3 | 1.1. Análisis situacional anterior | Tipo de situación | Del trimestre (julio - septiembre) no se reportan cciones pendientes de seguimiento derivadas del PQRS o de otras funetes de información a verificar en este periodo, razón por la cual este punto no aplica en este trimestre | Del trimestre (julio - septiembre) no se reportan cciones pendientes de seguimiento derivadas del PQRS o de otras funetes de información a verificar en este periodo, razón por la cual este punto no aplica en este trimestre | ||||||||||||||||
4 | Tema | N/A | N/A | |||||||||||||||||
5 | Acción planteada en el ITG anterior | N/A | N/A | |||||||||||||||||
6 | Detalle de avance de la acción | N/A | N/A | |||||||||||||||||
7 | 1.2 Sistema de atención al usuario | Tipo de situación | PARA EL PERIODO ANALIZADO, SEGUN LA METODOLOGÍA ESTABLECIDA EL PROCEDIMEINTO NO PRESENTA PQRS PARA ANALIZAR | PARA EL PERIODO ANALIZADO, SEGUN LA METODOLOGÍA ESTABLECIDA EL PROCEDIMEINTO NO PRESENTA PQRS PARA ANALIZAR | ||||||||||||||||
8 | Tema | N. A. | N. A. | |||||||||||||||||
9 | Análisis de la situación | N. A. | N. A. | |||||||||||||||||
10 | ¿La situación está controlada? | N. A. | N. A. | |||||||||||||||||
11 | En caso de no estar controlada: acción a emprender | N. A. | N. A. | |||||||||||||||||
12 | 1.3 Realimentación desde otras fuentes de información | Fuente de información | ||||||||||||||||||
13 | Situación o asunto | |||||||||||||||||||
14 | Análisis de la situación | |||||||||||||||||||
15 | ¿La situación está controlada? | |||||||||||||||||||
16 | En caso de no estar controlada: acción a emprender | |||||||||||||||||||
17 | 2. Desempeño del Proceso | |||||||||||||||||||
18 | 2.1 Análisis de indicadores a) | Indicador | Dentro del proceso de Evaluación y Control dela Gestión, el procedimiento planes operativos no reporta acciones pendientes del trimestre anterior para hacerles seguiminto | Dentro del proceso de Evaluación y Control dela Gestión, el procedimiento planes operativos no reporta acciones pendientes del trimestre anterior para hacerles seguiminto | ||||||||||||||||
19 | Acción tomada | N/A | N/A | |||||||||||||||||
20 | Descripción del avance | N/A | N/A | |||||||||||||||||
21 | 2.1 Análisis de indicadores b) | Nombre del indicador | ||||||||||||||||||
22 | Tipo de comportamiento | |||||||||||||||||||
23 | Análisis del comportamiento | |||||||||||||||||||
24 | Decisiones tomadas o acciones a emprender | |||||||||||||||||||
25 | 2.2 Aspectos a destacar en el desempeño a) | Aspecto relacionado | ||||||||||||||||||
26 | Acción proyectada | |||||||||||||||||||
27 | Descripción del avance | |||||||||||||||||||
28 | 2.2 Aspectos a destacar en el desempeño b) | Aspecto relacionado | ||||||||||||||||||
29 | Decisiones tomadas o acciones a emprender | |||||||||||||||||||
37 | 4 Estado de las acciones correctivas y preventivas | LA INFORMACION CORRESPONDIENTE AL PROCESO ESTA REPORTADA EN LA MATRIZ DE "Documentación estado acciones vencidas y No iniciadas al 20 de septiembre de 2015", que administra la GCMU la cual se ACCEDE por el siguiente link: https://goo.gl/HD6w6s | LA INFORMACION CORRESPONDIENTE AL PROCESO ESTA REPORTADA EN LA MATRIZ DE "Documentación estado acciones vencidas y No iniciadas al 20 de septiembre de 2015", que administra la GCMU la cual se ACCEDE por el siguiente link: https://goo.gl/HD6w6s | |||||||||||||||||
38 | 4 . a Estado de las acciones correctivas y preventivas sin cerrar | Código de acción y Razón por la que no se ha cerrado | ||||||||||||||||||
39 | 4 . b Estado de las acciones correctivas y preventivas sin iniciar | Código de acción y razon por la q no se ha dado inicio | ||||||||||||||||||
40 | 5 Gestión del riesgo en el proceso | |||||||||||||||||||
41 | Gestión del riesgo en el proceso | Riesgo presentado | Riesgo: Que las metas del plan de desarrollo no se cumplan | Riesgo: Que las metas del plan de desarrollo no se cumplan | ||||||||||||||||
42 | Acción tomada | |||||||||||||||||||
43 | 6 Cambios al proceso | |||||||||||||||||||
44 | Cambios al proceso | Cambio implementado | cambios a la aplicacion y planes operativos | cambios a la aplicacion y planes operativos | ||||||||||||||||
45 | Cambio proyectado |
1 | consolidacion de información ITG | Consolidado Nacional | Consolidado Nacional | |||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
2 | 1. Percepción de calidad | |||||||||||||||||||
3 | 1.1. Análisis situacional anterior | Tipo de situación | Durante el trimestre anterior, no se presentaron reincidencias, recurrencias o retroalimentaciones desde otras fuentes de información. | Durante el trimestre de junio a septiembre de 2015, no se presentaron reincidencias, recurrencias o retroalimentaciones desde otras fuentes de información. | ||||||||||||||||
4 | Tema | N/A | N/A | |||||||||||||||||
5 | Acción planteada en el ITG anterior | N/A | N/A | |||||||||||||||||
6 | Detalle de avance de la acción | N/A | N/A | |||||||||||||||||
7 | 1.2 Sistema de atención al usuario | Tipo de situación | Para el periodo en estudio, según la metodología establecida, el procedimiento no presenta PQRS para analizar. | Para el periodo en estudio, según la metodología establecida, el procedimiento no presenta PQRS para analizar. | ||||||||||||||||
8 | Tema | N/A | N/A | |||||||||||||||||
9 | Análisis de la situación | N/A | N/A | |||||||||||||||||
10 | ¿La situación está controlada? | N/A | N/A | |||||||||||||||||
11 | En caso de no estar controlada: acción a emprender | N/A | N/A | |||||||||||||||||
12 | 1.3 Realimentación desde otras fuentes de información | Fuente de información | No hay retroalimentación de otras fuentes durante el periodo de octubre a diciembre de 2015 | INDICAR SI HAY INFORMACION DE OTRAS FUENTES | ||||||||||||||||
13 | Situación o asunto | N/A | ||||||||||||||||||
14 | Análisis de la situación | N/A | ||||||||||||||||||
15 | ¿La situación está controlada? | N/A | ||||||||||||||||||
16 | En caso de no estar controlada: acción a emprender | N/A | ||||||||||||||||||
37 | 4 Estado de las acciones correctivas y preventivas | LA INFORMACION CORRESPONDIENTE AL PROCESO ESTA REPORTADA EN LA MATRIZ DE "Documentación estado acciones vencidas y No iniciadas al 20 de Noviembre de 2015", que administra la GCMU la cual se ACCEDE por el siguiente link: https://goo.gl/4OMjvE | LA INFORMACION CORRESPONDIENTE AL PROCESO ESTA REPORTADA EN LA MATRIZ DE "Documentación estado acciones vencidas y No iniciadas al 20 de septiembre de 2015", que administra la GCMU la cual se ACCEDE por el siguiente link: https://goo.gl/HD6w6s | |||||||||||||||||
40 | 5 Gestión del riesgo en el proceso | |||||||||||||||||||
41 | Gestión del riesgo en el proceso | Riesgo presentado | RIESGOS ASOCIADOS: 1. No se contesten las acciones de tutela interpuestas en contra de la UNAD 2. Que no se cumpla con la orden del juez dado en el fallo de tutela por parte de la UNAD | RIESGOS ASOCIADOS: 1. No se contesten las acciones de tutela interpuestas en contra de la UNAD 2. Que no se cumpla con la orden del juez dado en el fallo de tutela por parte de la UNAD | ||||||||||||||||
42 | Acción tomada | 1.Se relacionan en el sistema CIANI todas y cada una de las tutelas allegadas a la Secretaria General en el cual se consigna la informacion detallada de las tutelas. 2.Dentro del aplicativo CIANI, se consigna la informacion de en que va cada proceso de tutela y si se profirio fallo dentro del mismo o no. | INDICAR LAS ACCIONES PARA CADA UNO 1. 2. | |||||||||||||||||
43 | 6 Cambios al proceso | |||||||||||||||||||
44 | Cambios al proceso | Cambio implementado | El registro de la información en el aplicativo Litisoft, se ha realizado inmediantamente se notifican las acciones de tutela en la Secretaría General, con el fin de qe los tiempos sean controlados. | |||||||||||||||||
45 | Cambio proyectado | No se tiene ningun cambio proyectado |
1 | consolidacion de información ITG | Consolidado Nacional | ||
|---|---|---|---|---|
2 | 1. Percepción de calidad | |||
3 | 1.1. Análisis situacional anterior | Tipo de situación | Respecto al ITG anterior, no se presentaron recurrenciancias, reincidencias o retroalimentaciones que determinaran la toma de decisiones | |
4 | Tema | N/A | ||
5 | Acción planteada en el ITG anterior | N/A | ||
6 | Detalle de avance de la acción | N/A | ||
7 | 1.2 Sistema de atención al usuario | Tipo de situación | Según el reporte presentado por la GCMU, no se presentaron PQRS asociadas al procedimiento de atención de tutelas. | |
8 | Tema | N/A | ||
9 | Análisis de la situación | N/A | ||
10 | ¿La situación está controlada? | N/A | ||
11 | En caso de no estar controlada: acción a emprender | N/A | ||
12 | 1.3 Realimentación desde otras fuentes de información | Fuente de información | No existe retroalimentación de otras fuentes | |
13 | Situación o asunto | N/A | ||
14 | Análisis de la situación | N/A | ||
15 | ¿La situación está controlada? | N/A | ||
16 | En caso de no estar controlada: acción a emprender | N/A | ||
17 | 2. Desempeño del Proceso | |||
18 | 2.1 Análisis de indicadores a) | Indicador | Tiempo promedio en contestar demandas | |
19 | Acción tomada | N/A | ||
20 | Descripción del avance | N/A | ||
21 | 2.1 Análisis de indicadores b) | Nombre del indicador | Tiempo promedio en contestar demandas Comportamiento constante Se registran los datos de cuantas demandas se contestaron en el periodo en estudio y en cuanto tiempo se contestaron, arrojando eso el resultado qu se refleja en el indicador | |
22 | Tipo de comportamiento | |||
23 | Análisis del comportamiento | |||
24 | Decisiones tomadas o acciones a emprender | |||
25 | 2.2 Aspectos a destacar en el desempeño a) | Aspecto relacionado | N/A | |
26 | Acción proyectada | N/A | ||
27 | Descripción del avance | N/A | ||
28 | 2.2 Aspectos a destacar en el desempeño b) | Aspecto relacionado | N/A | |
29 | Decisiones tomadas o acciones a emprender | N/A | ||
31 | 4 Estado de las acciones correctivas y preventivas | LA INFORMACION CORRESPONDIENTE AL PROCESO ESTA REPORTADA EN LA MATRIZ DE "Documentación estado acciones vencidas y No iniciadas al 20 de Noviembre de 2015", que administra la GCMU la cual se ACCEDE por el siguiente link: https://goo.gl/4OMjvE | ||
34 | 5 Gestión del riesgo en el proceso | |||
35 | Gestión del riesgo en el proceso | Riesgo presentado | RIESGOS ASOCIADOS AL PREOCESO : 1. Que los Directores de Zona o CEAD no envien en termino la documentaciÓn que hace referencia a la demanda que se instaura en contra de la Universidad | |
36 | Acción tomada | Consignar el tramite de demandas dentro del aplicativo litisoft y realizar acciones de Defensa Integral frente a las demandas que se llever por parte del Abogado Externo de la UNAD | ||
37 | 6 Cambios al proceso | |||
38 | Cambios al proceso | Cambio implementado | El registro de la información en el aplicativo Litisoft, se ha realizado inmediantamente se notifican las acciones de tutela en la Secretaría General, con el fin de qe los tiempos sean controlados. | |
39 | Cambio proyectado | No se tiene ningun cambio proyectado |
1 | consolidacion de información ITG | Consolidado Nacional | ||
|---|---|---|---|---|
2 | 1. Percepción de calidad | |||
3 | 1.1. Análisis situacional anterior | Tipo de situación | Teniendo en cuenta los respectivos ITGs anteriores y con relación al procedimiento de “Auditorías Integrales”, al cierre del 4° Trimestre de 2015 no se reportó recurrencias (en PQRS relacionadas), ni reincidencias, ni realimentaciones desde otras fuentes de información, así mismo se considera pertinente aclarar que no se presentaron PQRS relacionadas ni con el mencionado procedimiento ni con las funciones que desde el punto de vista de las normas externas e internas corresponden a la Oficina de Control Interno; y por consiguiente no aplica diligenciamiento de información para esta sección. | |
4 | Tema | N. A. | ||
5 | Acción planteada en el ITG anterior | N. A. | ||
6 | Detalle de avance de la acción | N. A. | ||
7 | 1.2 Sistema de atención al usuario | Tipo de situación | Con respecto al procedimiento de “Auditorías Integrales” en la vigencia 2015, no se reportó dentro del 4° Trimestre de 2015 recurrencias o reincidencias; así mismo se considera pertinente aclarar que no se presentó PQRS relacionadas; y por consiguiente no se registra información alguna relacionada en el presente ítem. | |
8 | Tema | N. A. | ||
9 | Análisis de la situación | N. A. | ||
10 | ¿La situación está controlada? | N. A. | ||
11 | En caso de no estar controlada: acción a emprender | N. A. | ||
12 | 1.3 Realimentación desde otras fuentes de información | Fuente de información | En cuanto al procedimiento de “Auditorías Integrales”, procedimiento bajo liderazgo de la OCONT, no se reportó PQRS asociadas desde otras fuentes en lo que se refiere al corte correspondiente al 4° trimestre de 2015. | |
13 | Situación o asunto | N. A. | ||
14 | Análisis de la situación | N. A. | ||
15 | ¿La situación está controlada? | N. A. | ||
16 | En caso de no estar controlada: acción a emprender | N. A. | ||
17 | 2. Desempeño del Proceso | Informacion reportada en el nueva metodología implementada en 2° semestre 2015. | ||
18 | 2.1 Análisis de indicadores a) | Indicador | El procedimiento "Auditorías Integrales": matriz de indicadores y nueva metodología de análisis 2015. | |
19 | Acción tomada | N. A. | ||
20 | Descripción del avance | N. A. | ||
21 | 2.1 Análisis de indicadores b) | Nombre del indicador | El procedimiento "Auditorías Integrales": matriz de indicadores y nueva metodología de análisis 2015. | |
22 | Tipo de comportamiento | |||
23 | Análisis del comportamiento | |||
24 | Decisiones tomadas o acciones a emprender | |||
25 | 2.2 Aspectos a destacar en el desempeño a) | Aspecto relacionado | El procedimiento "Auditorías Integrales": matriz de indicadores y nueva metodología de análisis 2015. | |
26 | Acción proyectada | N. A. | ||
27 | Descripción del avance | N. A. | ||
28 | 2.2 Aspectos a destacar en el desempeño b) | Aspecto relacionado | El procedimiento "Auditorías Integrales": matriz de indicadores y nueva metodología de análisis 2015. | |
29 | Decisiones tomadas o acciones a emprender | N. A. | ||
31 | 4 Estado de las acciones correctivas y preventivas | LA INFORMACION CORRESPONDIENTE AL PROCESO ESTA REPORTADA EN LA MATRIZ DE "Documentación estado acciones vencidas y No iniciadas al 20 de septiembre de 2015", que administra la GCMU la cual se ACCEDE por el siguiente link: https://goo.gl/HD6w6s, donde no se visualizan acciones correctivas para este procedimiento. | ||
34 | 5 Gestión del riesgo en el proceso | |||
35 | Gestión del riesgo en el proceso | Riesgo presentado | No realizar las auditorias correspondientes o propias del proceso de Control Interno, en sus diferentes escenarios (Sistema de Gestión de Calidad (Sistema Integrado de Gestión), Modelo Estándar de Control Interno). | |
36 | Acción tomada | Culminación de todas las fases del ciclo de auditoría vigencia 2015, cuyos Informes Consolidados de Auditoría interna, se facilitan para el procedimiento P-1-1 “Gestión de Planes de Mejoramiento del proceso” C-1 “Mejoramiento Universitario”. Consolidación de los catorce (15) informes de auditoría por proceso del SIG así: 13 por procesos del Componente SGC, más 1 del Componente CGA (Norma ISO 14001) y otro del Componente SST (Norma OHSAS 18001 y Decreto 1072 de 26-mayo-2015). Las acciones de mitigación del riesgo son adecuadas y contribuyen a la mitigación del riesgo. NIVEL DE AVANCE DE ACCIONES: 100%. | ||
37 | 6 Cambios al proceso | |||
38 | Cambios al proceso | Cambio implementado | N. A. | |
39 | Cambio proyectado | N. A. |
1 | consolidacion de información ITG | Consolidado Nacional | ||
|---|---|---|---|---|
2 | 1. Percepción de calidad | |||
3 | 1.1. Análisis situacional anterior | Tipo de situación | Con respecto al presente punto, teniendo en cuenta los respectivos ITGs anteriores y con relación al procedimiento de “Administración del Riesgo”, al cierre del 4° Trimestre de 2015 no se reportaron recurrencias (en PQRS relacionadas), ni reincidencias, ni realimentaciones desde otras fuentes de información, así mismo se considera pertinente aclarar que no se presentaron PQRS relacionadas ni con dicho procedimiento ni con las funciones que desde el punto de vista de las normas externas e internas corresponden a la Oficina de Control Interno; y por consiguiente no aplica diligenciamiento de información para esta sección. | |
4 | Tema | N. A. | ||
5 | Acción planteada en el ITG anterior | N. A. | ||
6 | Detalle de avance de la acción | N. A. | ||
7 | 1.2 Sistema de atención al usuario | Tipo de situación | Con respecto al presente punto, y con relación al procedimiento de “Administración del Riesgo” no se reportó dentro del 4° Trimestre de 2015 recurrencias o reincidencias; así mismo se considera pertinente aclarar que no se presentó PQRS relacionadas; y por consiguiente no se registra en esta sección información alguna relacionada. | |
8 | Tema | N. A. | ||
9 | Análisis de la situación | N. A. | ||
10 | ¿La situación está controlada? | N. A. | ||
11 | En caso de no estar controlada: acción a emprender | N. A. | ||
12 | 1.3 Realimentación desde otras fuentes de información | Fuente de información | Con respecto al presente punto y con relación al procedimiento de “Administración del Riesgo”, no se reportó PQRS asociadas desde otras fuentes en lo que se refiere al corte correspondiente al 4° trimestre de 2015. | |
13 | Situación o asunto | N. A. | ||
14 | Análisis de la situación | N. A. | ||
15 | ¿La situación está controlada? | N. A. | ||
16 | En caso de no estar controlada: acción a emprender | N. A. | ||
17 | 2. Desempeño del Proceso | Informacion reportada en el nueva metodología implementada en 2° semestre 2015. | ||
31 | 4 Estado de las acciones correctivas y preventivas | LA INFORMACION CORRESPONDIENTE AL PROCESO ESTA REPORTADA EN LA MATRIZ DE "Documentación estado acciones vencidas y No iniciadas al 20 de septiembre de 2015", que administra la GCMU la cual se ACCEDE por el siguiente link: https://goo.gl/HD6w6s, donde se visualiza que la OCONT en el procedimiento de "Administraciòn del Riesgo", no se registran acciones correctivas, ni preventivas. | ||
34 | 5 Gestión del riesgo en el proceso | |||
35 | Gestión del riesgo en el proceso | Riesgo presentado | 1) No presentar los correspondientes informes (bajo responsabilidad de la Oficina de Control Interno) dentro de los términos, condiciones y espacios ya destinados para esta función de la Oficina de Control Interno. 2) No sensibilizar en mecanismos de Autocontrol y Autorregulación, concretamente en lo concerniente a Mapas de Riesgos en los procesos y zonas de la UNAD. 3) Que no haya seguimiento a los mapas de riesgo (riesgo que corresponde a las zonas). En su respectivo orden, las siguientes son las acciones descritas a continuación: | |
36 | Acción tomada | 1) Austeridad del Gasto emitido para los meses de diciembre de 2014 hasta noviembre de 2015; Informe de Gestión Contractual hasta 3er trimestre de 2015 (CGR). Avances Plan de Mejoramiento a la CGR y al MEN, Seguimiento del Plan Anti-corrupción. Presentación de los Informes Cuatrimestrales de Control Interno con calidad y oportunidad, entre otros informes externos de altísima importancia estratégica para la Universidad. Las acciones de mitigación del riesgo son adecuadas y contribuyen a la mitigación del riesgo. NIVEL DE AVANCE DE ACCIONES: 100%. 2) Elaboración de Circular OCONT 230-001 (12-III-2015) con los lineamientos para la actualización de los Mapas de Riesgos con su respectivo envío a las zonas, dándose a conocer dichos lineamientos, sensibilizar a los responsables a nivel zonal de los criterios para la administración de los riesgos vigencia 2015. Se realizó una Web conference en Abril con los Centros de las zonas (no solo se sensibilizó en Mapas de Riesgo y la Circular 230-001 y se capacitó en la Aplicación sino que se socializó el Procedimiento de Auditorías Integrales) y una Web conference en fecha del 06 de agosto de 2015 que así mismo fue destinada a los centros zonales. También se han realizado acompañamientos personalizados a las Unidades y Centros a nivel nacional. La OCONT sensibilizó y brindó acompañamiento y asesoría de continuo y por diferentes medios; retroalimentación a riesgos por proceso – procedimiento para centros zonales y unidades en Sede Nacional. Se realizó revisión, diagnóstico y retroalimentación de algunas unidades y centros. Las acciones de mitigación del riesgo son adecuadas y contribuyen a la mitigación del riesgo. NIVEL DE AVANCE DE ACCIONES: 100%. 3) Se realizó de manera ininterrumpida a lo largo de 2015 los seguimientos trimestrales en los Mapas de Riesgos, incluso de manera articulada con los centros de las zonas del país. Se acude a los distintos canales y flujos de comunicación en aras de facilitar estos seguimientos oportunos. Realización de reuniones personalizadas con las diferentes Unidades y zonas. Las acciones de mitigación del riesgo son adecuadas y contribuyen a la mitigación del riesgo. NIVEL DE AVANCE DE ACCIONES: 100%. | ||
37 | 6 Cambios al proceso | |||
38 | Cambios al proceso | Cambio implementado | N. A. | |
39 | Cambio proyectado | N. A. |