ASIG-F-012 Lista de Verificación de Documentos.xlsx

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1					SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA SENA EMPRESA ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
2					Lista de Verificación de Documentos
3	Código: ASIG-F-012						Versión: 004				Fecha: 30/09/2020
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5		OBJETIVO		Diligenciar en forma breve y concisa el resultado cuantificable que debe ser alcanzado y mantenido en la aplicación de la lista de verificación.					ALCANCE	Diligenciar el limite de aplicación que tiene la lista de verificación.
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7		DOCUMENTO A EVALUAR		Diligenciar el título del POE a evaluar (Ejemplo: Codificación POE Cargo).					FECHA	Día/Mes/Año que se realiza la calificación y evaluación del POE.
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9		EVALUADOR		Diligenciar los nombres completos de las personas que aplican la lista de verificación para evaluar el POE.					CARGO	Diligenciar las funciones que desempeñan las personas que aplican la lista de verificación para evaluar el POE.
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11					CRITERIOS DE EVALUACIÓN
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13					PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO		DESCRIPCIÓN		DESEMPEÑO		CALIFICACIÓN
14					0% a 60%		No cumple.		Bajo		1
15					61% a 89%		Cumple con observaciones.		Medio		3
16					90% a 100%		Cumple totalmente.		Alto		5
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18		N°	REQUISITOS						CALIFICACIÓN	OBSERVACIONES
19		N°	REQUISITOS						1-3-5	OBSERVACIONES
20		ESTRUCTURA
21		1	El encabezado del documento cumple con los lineamientos establecidos en el Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos (ASIG-SGC-P-002). Logos, nombre completo del SENA, SENA Empresa, nombre del proceso y nombre del documento.
22		2	El código, versión y fecha del documento se encuentran vigentes.
23		3	Los logos del documento presentan las siguientes dimensiones: Largo: 2,5 cm aprox. y Ancho: 2,5 cm aprox. Nota: Margen de variación entre -0.05 y +0.05
24		4	El documento se encuentra justificado, el cual se distribuye el texto de forma homogénea entre las márgenes.
25		5	El documento se encuentra con tipo de letra Arial, tamaño 11 e interlineado 1,15.
26		6	La margen del documento presenta las siguientes medidas: Superior: 2,54 cm, Inferior: 2,54 cm, Izquierda: 2,54 cm y Derecha: 2,54 cm .
27		7	Se establece al inicio del documento objetivo y alcance del mismo.
28		8	Se establece en la parte final del contenido, el Control de Cambios, donde se especifica el cambio realizado, descripción del cambio, fecha del cambio, Nº de versión y responsable.
29		9	Se establece en la parte final del contenido, el Cuadro de Emisión del Documento, donde se especifica quién elaboró/modificó, revisó y aprobó el documento, junto al cargo y fecha.
30		SUBTOTAL							0
31		TOTAL							0%
32		CONTENIDO
33		10	Se especifica el cargo, el jefe inmediato, las funciones y responsabilidades relacionadas en el Manual de Roles y Responsabilidades (GTH-M-001).
34		11	El objetivo del cargo es claro en: ¿Qué se hace?, ¿Para qué se hace? y ¿Cómo se hace?.
35		12	El cargo cuenta con un alcance, que sea claro, entendible, y pertinente con el cargo y las funciones relacionadas en el documento.
36		13	Se relacionan términos y definiciones propios para la comprensión y operación del cargo.
37		14	Se evidencia buena redacción, relación, coherencia y comprensión de los temas referentes al cargo especificados desde el ítem 1 hasta el ítem 8 del documento.
38		15	En el ítem 4 (Documentación de Referencia) se especifican nombres y códigos de los documentos de referencia para mayor interpretación de la información documentada.
39		16	En el ítem 7 (Desarrollo del Contenido) se encuentran organizado de la siguiente manera: actividad, descripción, resultados, documento y/o registro.
40		17	Se identifica la actividad de diagnóstico y en las subactividades se establece la revisión del manual de roles y responsabilidades, resultados de las fichas anteriores y los documentos propios del cargo y/o proceso, además de especificar de manera clara y coherente los responsables, recursos, resultados, documentos y/o registros (Ítem 7).
41		18	Se identifica la actividad planear y las subactividades: diligenciar matriz DOFA, plan operativo, diagrama de GANTT y V heurística, además de especificar de manera clara y coherente los recursos, resultados, documentos y/o registros (Ítem 7).
42		19	Se identifica la actividad ejecutar y tienen relación con PLANEAR, además de especificar de manera clara y coherente los recursos, resultados, documentos y/o registros (Ítem 7).
43		20	Se identifica la actividad a comunicar especificada y direccionada a informar aspectos importantes para el cargo, proceso y/o la estrategia SENA Empresa, además de indicar de manera clara y coherente los recursos, resultados, documentos y/o registros (Ítem 7).
44		21	Se identifica la actividad reporte de resultados, la entrega de informes de acuerdo a la frecuencia requerida por el cargo (Informe quincenal, mensual y trimestral), además de especificar de manera clara y coherente los recursos, resultados, documentos y/o registros (Ítem 7).
45		22	Se identifica la actividad rendir de cuentas y se relacionan las subactividades de entrega de resultados a la alta gerencia y partes interesadas, además de especificar de manera clara y coherente los responsables, recursos, resultados, documentos y/o registros (Ítem 7).
46		23	El flujograma es entendible y maneja correctamente la simbología especificando las actividades propias del cargo, y su descripción son claras y detalladas frente a las actividades, funciones y responsabilidades del cargo.
47		24	En el ítem 8 se establece la información documentada con código y nombre del documento asociado con el cargo.
48		25	En el ítem 9 se especifican los anexos y están relacionados con la información del documento.
49		SUBTOTAL							0
50		TOTAL							#REF!
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52						RESULTADO FINAL
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54						ÍTEM		PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO		DESEMPEÑO
55						ESTRUCTURA		0%		BAJO
56						CONTENIDO		#REF!		#REF!
57						TOTAL		#REF!		#REF!
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